Оформление дела

Помещено в тему: Архивное дело

Оформление дела для передачи в архив Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

  • Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
  • Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
  • Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
  • Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.

 
Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word, Excel.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 134 комментария

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста у нас в садике только сделали архив и документы собрались с 2009 г. по 2013 г., можно ли за все года с 2009 г. по 2013 г. том личного дела сотрудника нумеровать один за другим или надо отдельно нумеровать по каждому году, то есть за 2009 г. собралось 5 личных дел, значит это 5 томов, а за 2010 г. номер тома будет нумероваться с 1 тома или продолжаем на каком томе остановились в 2009 г.

Здравствуйте! Не совсем понятен вопрос. Но могу пояснить следующее. На каждого работника организации заводится личное дело, которое ведется, пока он работает. После увольнения личное дело оформляется и сдается в архив. Личные дела включаются в годовой раздел описи по году увольнения, систематизируются в алфавитном порядке. Если в 2009 году уволилось 5 работников, то в опись личных дел включается 5 дел, в последующие годы нумерация дел продолжается.

Здравствуйте, Евгения! Будьте добры, ответьте пожалуйста на вопрос.

Приказы вышестоящей организации собираем в дело пост. хранения.

Один приказ прислан нам в виде брошюры формата А5 (половина А4), довольно толстой, листов 100. То, что в ней будет сквозная нумерация со всем делом, это понятно (как я понимаю, необходимо нумеровать все листы брошюры, включая её обложку, а последний чистый лист (завершающий, твёрдый) — не нумеруется, т.к. он идёт как чистый лист?).

Но как её прикрепить (дело сдаётся в переплёт, и если просто вложить, то часть текста уйдёт в переплёт и будет не видна, к тому же это будет ненадёжное крепление): предполагаю, что приклеиваются полоски на обложку на корешок брошюры и переплёт уже делается за эти полоски, но опять же это будет ненадёжное крепление.

Возможно, необходимо, как в обычной брошюре, если её оформляют как дело, прошить? Но тогда тоже необходимо приклеивать полоски.

Если можно, поясните пожалуйста. Спасибо.

Здравствуйте! Во-первых, хочу обратить Ваше внимание на то, что не все приказы вышестоящей организации следует оставлять на постоянное хранение. Постоянно они хранятся в фонде этой организации. Вам же следует отбирать на постоянное хранение только те, которые имеют непосредственное отношение к вашей организации. Большинство приказов вышестоящей организации направляется для сведения, срок их хранения – ДМН (до минования надобности) – см. примечание к ст.19 Перечня 2010 г.

Если всё же приходится подшивать (переплетать) подобные брошюры, то нумерация листов будет сквозная, последний (чистый) лист не нумеруется. При необходимости корешок брошюры наращивается, для этого применяются специальные материалы (ледерин, специальный картон и клей). Это уже технические подробности, возможно надо обратиться к хорошему специалисту-переплетчику.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как регистрируются документы, приходящие из суда и все ли надо регистрировать? И как архивировать такие документы. Все дела можно подшить в одну папку (они небольшие) или каждое дело формировать в разные папки?

Здравствуйте! Все поступающие документы должны регистрироваться. При небольшом объеме документов можно формировать документы, поступившие из судебных органов (и направленные) в одно дело.

Здравствуйте, подскажите как мне правильно поступить. Работаю на крупном предприятии, и не так давно меня сделали ответственной за архив. Документов куча, как полезла, а там очень много приказов по основной деятельности еще с 81 года недооформленных. Они прошиты, но поверх нет твердого переплета. Ну, это я постараюсь доделать. Мой вопрос такой: Нужно ли мне делать внутренние описи на эти документы. Там их нет.

Здравствуйте! В соответствии с правилами внутренняя опись документов должна составляться к личным делам уволенных работников. К остальным документам постоянного и долговременного срока хранения внутреннюю опись документов составлять не обязательно.

Здравствуйте! Подскажите, как правильно заполняется тетрадь по архиву личных дел сотрудников, что указываем в тетради.

Здравствуйте! На личные дела уволенных сотрудников составляется опись. В системе учетных документов архива нет такого понятия – тетрадь. С основными учетными документами ведомственного архива можно ознакомиться, изучив рекомендации «Основных правил работы архивов организаций» (2002).

Добрый день!

Допускается ли прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на 4 отверстия? Или обязательны отверстия меньшего диаметра?

Благодарю за ответ.

Здравствуйте! У дырокола слишком большие отверстия, что не позволяет качественно прошить (плотно стянуть) дело.

Здравствуйте Евгения, подскажите, пожалуйста, никак не могу понять, формирую внутреннюю опись дела, состоящую из личных карточек работников за все года существования организации, их немного было. А вот в описи индексы каждой личной карточки должны быть или оставлять пустое место в таблице в этом столбце?

Здравствуйте! Если документы в деле однотипные, внутреннюю опись можно упростить. Для личных карточек ф. Т-2 обычно указывают данные, необходимые для поиска: № п/п, ФИО, номера листов, примечание.

Добрый день!

Я пришла работать в свою организацию недавно. Дел, которые должны были передать в архив очень много скопилось, аж с 1939 года.

Подскажите с чего сперва начать.

Здравствуйте! Начать надо с оформления дел и составления описей дел. Вы можете воспользоваться рекомендациями нашего сайта и основными нормативными документами, которые указаны в рекомендациях.

Добрый день!

Пожалуйста подскажите, как правильно подшить в деле личные карточки (Т-2) уволенных, если за сгиб (как они сложены), то не читается вся информация, если разворачивать подшивать за левый край и загибать, получается тоже как то не очень удобно, т.к. карточки ещё старых сотрудников, а выпускались они на довольно-таки плотной бумаге почти картоне (5 карточек и получается огромное пузо у дела), или их просто разворачивать на А3 формат и подшивать в таком формате.

Заранее спасибо.

Здравствуйте! В ваших комментариях прочла, что прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на четыре отверстия не следует. Я пришла в архив недавно, несколько дел прошиты именно при помощи дырокола, как быть перешивать или оставить так? И ещё вопрос: не все структурные подразделения сдают документы постоянного срока хранения, формировать опись №1 из того что сдают?

Здравствуйте! Перешивать не надо, если текст документов свободно читается, дело крепко сшито, листы не распадаются, корешок закрыт. Если документы постоянного хранения значатся в номенклатуре дел, они должны быть сданы в архив и включены в опись дел постоянного хранения. Попробуйте убедить руководителей структурных о необходимости передачи дел, можно прибегнуть к помощи руководителя организации, издать приказ и т.д.

Здравствуйте! Карточки такой формы подшиваются в сложенном виде, корешок можно нарастить (приклеивают полоску).

Здравствуйте! У меня такой вопрос: 1) можно ли личные дела уволенных прошить не каждый отдельно, а по несколько сотрудников в одно дело? Хотя бы у тех сотрудников, если организация такая уже не функционирует; 2) сколько лет нужно хранить входящую и исходящую корреспонденцию? туда входят переписка в рабочей обстановке на разные темы, собирается за рабочий год (у нас в организации нет электронной переписки, документооборот все в бумажном виде). Заранее спасибо за помощь.

Здравствуйте! 1)Допускается группировать в одно дело несколько личных дел уволенных за один год работников, в алфавитном порядке. Объем дела не должен превышать 250 листов. 2). Сроки хранения переписки могут быть самые разные, в зависимости от направлений деятельности. Переписка группируется в дела в порядке, где за документом-запросом помещается документ-ответ. Нельзя делить переписку на «входящие» — «исходящие».

Добрый день! Подскажите решение: У нас в организации готовятся дела для сдачи в архив, они закрыты и стоят на инвентарном учете, но все требуют переоформления, а именно из двух возможно оформление одного, а из одного два или более (не соответствуют 4 см, заверительный лист внесен как документ в опись и проч...), как это отобразить в книге учета (где числятся дела), в актах и какие оправдательные документы необходимы,,, Возможно, что из одного дела (АРХИВНОГО ИНВЕНТ.) стало два и наоборот? Заранее благодарю

Здравствуйте! По всем этим вопросам лучше проконсультироваться с архивом, в который вы передаете документы, так как впоследствии они будут проверять ваш архив. В учетные документы вносить изменения можно после переработки описей.

Здравствуйте! Я подшиваю входящие документы за 2014 год, все старалась по 250 листов, а последний получается на 300 листов. Как быть? Спасибо.

Здравствуйте! Если это дело постоянного хранения, то надо разделить его на два тома. Дела временного срока хранения могут превышать 250 листов.