Опись дел постоянного хранения – образец составления
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 |
УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января-
22 июня 2011 |
234 | Связка
№ 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля-
27 декабря 2011 |
187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля-
30 декабря 2011 |
40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Евгения, здравствуйте! Какой хороший сайт. Просмотрела несколько тем с Вашими ответами. Хоть вопросы немного повторяются, но Вы отвечаете подробно на каждый вопрос. Вроде все понятно, но... 1. Устав. Предыдущий устав. был утвержден в 2009 г. Следующий в 2013. Устав в описи включаем после утверждения нового (по Вашему ответу). Значит в 2013 году составляем дополнительную опись к 2009, которая была составлена в 2010 г. Можно ли считать устав переходящим делом? Что писать в номенклатуре в примечании? Устав же переходит на следующий год Знаю, что переходящие — это незаконченные дела в текущем году. А устав вроде как закончен. 2. В номенклатуре на 2013 год — учебный план на учебный год. Подразумевается 2013—2014. В опись включаем за 2013? А в 2014 г. будет за 2014—2015? Заранее благодарна от ответ.
Здравствуйте! 1. Устав, утвержденный в 2009 году, включается в годовой раздел описи за 2009 год. И если это ещё действующий устав, всегда возникает неудобство при включении его в опись, так как руководство, как правило, не желает передавать документ на оформление. В таком случае можно включить устав в опись, а в 2013 году оформить документ. Можно оформить заверенную копию с последующей заменой оригиналом. Следует отметить, что сам Устав – это не переходящее дело. Переходящим является дело с учредительными документами, которое ежегодно пополняется (свидетельства, выписки ЕГРЮЛ и пр.). Поэтому целесообразнее формировать устав отдельно от остальных учредительных документов. 2. Документы за 2013/2014 учебный год включаются в годовой раздел описи за 2013 год (всегда по первой дате).
Большое спасибо за ответы. Просматриваю дальше разделы. Ну оооочень нравится сайт. Продолжайте так дальше с нами сотрудничать.
Спасибо, обязательно продолжим публиковать новое и отвечать на вопросы
Здравствуйте!
Какой срок хранения Поручений Президента и Правительства РФ, поступивших в организацию? Если постоянный (ст.5), то по каким оперативным вопросам — 5 лет?
Здравствуйте! 5 лет хранятся поручения Президента, Правительства РФ, других государственных органов и органов местного самоуправления, непосредственно не касающиеся деятельности организации (непрофильные), либо по оперативным (текущим) вопросам.
Здравствуйте! Очень нравится Ваш сайт. Нахожу много полезной информации. У меня вопрос: делается ли внутренняя опись при составлении дел с карточками Т-2.
Спасибо.
Здравствуйте! В соответствии с правилами внутренняя опись документов составляется к личным, судебным, следственным делам, а также на особо ценные документы. Однако многие организации составляют внутренние описи и к другим делам – приказам по основной деятельности, личным карточкам ф. Т-2 и др. При большом объеме документов внутренняя опись для карточек Т-2 очень удобна.
Добрый день, Евгения! Наша организация не является источником комплектования госархива. В этом году впервые занялись наведением порядка в документах за прошлые года. Составляю опись дел пост. хранения сразу за период с 2005 по 2010 гг. У меня вопросы: 1. Можно ли не заполнять графы количество листов у некоторых дел в описи? Например, уставные документы хранятся у директора, доступ к ним для меня невозможен, сам директор подсчетом заниматься не будет. То же с некоторыми делами бухгалтерии — главный бухгалтер хранит годовую бух-ю отчетность и т.п. 2. Когда составляется итоговая запись в описи дел пост. хранения, учитывая, что она ведется не один год? Могу ли я включить все дела за период 2005—2010 гг. в опись и составить итоговую запись, а на последующие года составлю другую новую? Спасибо.
Здравствуйте! 1. Дела, которые не удается оформить сразу, можно включить в опись. Графу о количестве листов заполнить позже, при передаче дел. 2. Итоговая запись делается по результатам оформленной описи, можно за несколько годовых разделов (2005—2010).
добрый день! Имеется вопрос, например, приказ или письмо вышестоящей организации датирован декабрем например 2013 г., а получили мы его для исполнения в январе 2014 г.
Подскажите пожалуйста, в наряд (дело) какого года сшивать? если по дате издания, то в 2013, но не красиво в описи делать например 1. приказ от 20 декабря 2013, а далее 15 января 2014 г. Дело же идет с начала года. спасибо
Здравствуйте! Документ (приказ, письмо и др.) 2013 года, полученный в 2014 году, формируется в деле 2014 года, так как в вашей организации он будет зарегистрирован в 2014 году (по дате поступления).
Здравствуйте. Наша организация — не источник комплектования. Обязательно ли делать историческую справку к описям постоянного хранения?
Здравствуйте! Пока организация действует, историческую справку от вас никто не потребует. Она необходима будет в случае ликвидации организации, при сдаче документов в государственный или муниципальный архив. А в этот момент, как правило, не хватает времени, людей, да и не находятся документы, необходимые для составления исторической справки. Поэтому лучше составить справку заранее, пока у вас имеются в наличии все учредительные документы, приказы и пр. При необходимости (изменениях в функциях и структуре организации) историческую справку надо дополнять.
Евгения, добрый день. Составляю опись дел постоянного хранения за прошлые годы с 1999 — 2010 гг. Дошла до бухгалтерских документов, а именно до документов по инвентаризации. Для дел до 2010 года нужно опираться на «Перечень типовых ... от 2000 года»? В нем согласно ст. 192 такие документы хранятся 5 лет. В 2010 году аналогичная статья (ст. 427) уже со сроком хранения «постоянно» (видимо в 2010 году решили документам по инвентаризации придать более весомое значение). На какую статью опираться мне касательно прошлых лет? От этого зависит, будут ли такие документы вообще включаться в опись. Заранее спасибо.
Здравствуйте! По 2010 год включительно действует перечень 2000 года. Обратите также внимание на примечание к ст. 427 Перечня 2010 года: документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей, движимого имущества хранятся 5 лет. Так что большой разницы с перечнем 2000 года нет. Документы по учету и инвентаризации основных фондов всегда имели срок хранения «постоянно».
Евгения, а где в перечне от 2000 года есть статья по основным фондам (касательно инвентаризации) со сроком хранения «постоянно» Я не могу найти?
Здравствуйте! Действительно, касательно инвентаризации нет статьи со сроком хранения «постоянно», есть по учету основных фондов – ст.428, 429.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, следует ли включать в описи дел по личному составу: книгу выдачи трудовых книжек, Журнал регистрации приказов по личному составу? И еще вопрос: срок хранения журнала учета работников, уходящих на пенсию? ст.901, 75 лет?и следует тогда включать в опись и его тоже? Спасибо.
Здравствуйте! Журнал регистрации приказов по личному составу в опись включается. Книга выдачи трудовых книжек – переходящее дело, ведется в течение десятков лет и хранится в организации до её ликвидации, после чего и включается в опись. Ст. 901 – списки работников, уходящих на льготную пенсию, надо включать в опись дел по личному составу. Если у вас ведется журнал учета всех работников, уходящих на пенсию – это вспомогательный журнал, в перечне его нет, в опись не включается.
Здравствуйте! Еще вот такой вопрос: в организации ведутся личные дела, но основания к приказам — все отдельно; заявления о приеме, заявления на увольнение, на отпуск... До 2007 года заявления о приеме у них даже подшиты. Об увольнении к карточкам Т-2. Вот что мне теперь делать? По сути, основания без личных дел хранят 5 лет. Это получается, что каждый том мне надо пролистать, сделать выемку заявлений, если к ним есть личные дела и все собрать в кучу? Или можно эти основания уничтожить все-таки (2002—2008 гг.)
Здравствуйте! В личные дела должны быть подшиты заявления о приеме и увольнении, заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск хранятся 5 лет и в личные дела не включаются. Придется расшивать дела и переформировывать правильно.
Здравствуйте! Извините за глупый вопрос, но что подразумевается под записками, заменяющими приказы по личному составу? Например, служебная записка о премировании работников за фактически отработанное время по результатам работы за подписью главбуха и утвержденная директором? это он и есть?
Здравствуйте! Служебные записки не относятся к приказам по личному составу. В некоторых организациях вместо приказов по личному составу оформляются записки, как правило, о предоставлении отпусков, командировках и т.п., что, однако, не предусмотрено нормативными документами по делопроизводству, в том числе кадровому.
Здравствуйте, почему-то у вас закрыты старые комментарии, а в них кажется был ответ на мой вопрос...Помогите, пожалуйста, недавно устроилась в организацию, не источник комплектования, и составляю опись дел по личному составу и столкнулась с такой ситуацией. До 2010 г. в приказах по личному составу все было нормально, но с 2010 года ситуация изменилась: все приказы, и о приеме, увольнении, и приказы о предоставлении ежег. отпуска идут вместе и имеют единую нумерацию. Кадры объясняют, что стали работать по 1-с бухгалтерии и эта программа выдает им номера, поэтому как делить приказы они понятия не имеют. Есть два выхода: оставить как есть и расформировать, но тогда придется делать предисловие к описи, где писать о нарушении нумерации по такой-то причине. Есть ли какой-то еще выход, как обойти программу)))) Спасибо.
Здравствуйте! Такие приказы обязательно надо переформировать. В предисловии к описи указать, что нумерация нарушена в связи с переформированием дел. «Обойти» программу 1-с вам должен помочь системный администратор. Но обычно приказы по личному составу формируются в программе «Кадры» (унифицированная система).
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разгребаю архив, нашлись документы 2011 года по охране труда: карты аттестации рабочих мест, перечни рабочих мест и т.п. Следует ли их включать в опись дел по личному составу? и если нет, то где их вообще отразить? или просто хранить 45 лет в архиве? Спасибо.
Здравствуйте! Сроки хранения документов за 2011 год определяются по Перечню 2010 года. В соответствии с перечнем карты аттестации рабочих мест, перечни рабочих мест хранятся 45 лет, при тяжелых, опасных и вредных условиях труда – 75 лет (ст. 602). Акты о несчастных случаях на производстве хранятся 75 лет (ст. 632а). Все эти документы включаются в опись дел по личному составу.
Здравствуйте, огромное спасибо Вашему сайту. И подскажите, пожалуйста, как грамотно оформить опись на дела постоянного хранения, если опись за те годы уже была составлена, согласована с ЭПК и утверждена несколько лет назад. Пример — имеется утвержденная опись дел постоянного хранения за 2004—2009 годы. Сейчас при составлении описи за 2010—2011 годы обнаружилось, что в предыдущие описи не внесен устав, утвержденный в 2009 году, и журнал регистрации приказов по основной деятельности. Заранее благодарю.
Здравствуйте! Во-первых, этот вопрос надо согласовать с архивом, в который вы передаете документы постоянного хранения. Очевидно, документы за 2009 год ещё не переданы в архив. Тогда по согласованию с архивом можно включить упомянутые Вами документы в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2009 под литерными номерами.
Здравствуйте!
Нужно ли включать в опись дел управленческих документов постоянного хранения дело — Номенклатура дел, в самой номенклатуре она есть.
Здравствуйте! Номенклатура дел -документ постоянного срока хранения. Однако в опись дел постоянного хранения можно ее не включать, так как один экземпляр номенклатуры дел передается в государственный или муниципальный архив после её согласования, там она хранится постоянно в наблюдательном деле организации.
Здравствуйте! Согласно старому Перечню 2002 г., отчеты по налогам годовые надо хранить пост. Декларации на обязательное пенсионное страхование за 2002—2008 гг. можно прошить в одно дело и внести в опись дел пост. хранения за 2002 год, поставив в графе «дата дела» — 2002—2008 гг.? И вообще, надо ли вносить в эту опись все виды налоговых деклараций и отчеты по налогам, которые велись в организации за этот период?
Здравствуйте! За этот период все годовые налоговые декларации, декларации на обязательное пенсионное страхование надо включать в опись дел постоянного хранения. Как и другие документы, декларации формируются и включаются в опись по годовым разделам. Можно объединить в одно дело несколько видов деклараций за один год, но неправильно подшивать в одно дело декларации за несколько лет.
Спасибо
Здравствуйте! Огромная благодарность за Ваш сайт. Составляю описи дел постоянного хранения и по личному составу за несколько лет для сдачи в муниципальный архив. Вопрос: включаются ли в описи (и в какую из них) журналы регистрации приказов по основной деятельности, журналы регистрации несчастных случаев? Спасибо.
Здравствуйте! Журналы регистрации приказов по основной деятельности включаются в опись дел постоянного хранения. Журнал регистрации несчастных случаев – в опись дел по личному составу.
Здравствуйте, помогите пожалуйста разобраться.
1. Как включать дела постоянного хранения в опись, если они ведутся в течение нескольких лет?
2. В течение скольких лет можно вообще вести дело постоянного хранения?
3. Если дело не было включено своевременно по дате открытия в опись, как исправить и включить такое дело в опись?
4. Составляю опись постоянного хранения за 2010 год. Дело «Протоколы экспертной комиссии» заведено в 2008 году — закончено 2010 годом. в 2008 году его не включили в опись. как мне быть??? ПОМОГИТЕ, СЛОМАЛА ГОЛОВУ
Здравствуйте!
1. Документы должны формироваться в дело в пределах одного календарного года за исключением переходящих дел (личные дела, судебные, книги учета и пр.). Включаются документы в годовой раздел описи по первой дате. Например, журнал регистрации трудовых договоров за 2010—2011 гг. включаются в опись 2010 года. Личные дела включаются в опись дел по году увольнения.
2. См.1.
3. Дело можно включить в оформленную и согласованную опись за предыдущие годы под дополнительным (литерным) номером.
4. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года. Также в пределах календарного года и формируются дела с протоколами. Если уже сформировано дело за несколько лет, то включается оно в опись по первой дате (в вашем случае – в опись 2008 года).
Здравствуйте!
Большое спасибо за сайт, регулярно просматриваю информацию, все очень полезно.
Не подскажите, по какому принципу оформляется внутренняя опись на приказы по личному составу? Внутри дела документы разложены хронологически по номерам (1лс-165лс), я так и думал описывать, но сотрудники кадровой службы утверждают, что внутренняя опись составляется по алфавиту (фамилии работников). Подскажите, пожалуйста, кто прав?
Здравствуйте! Внутренняя опись документов дела составляется по порядку расположения документов в деле. Для приказов – по хронологии и по номерам приказов. На дела с приказами внутреннюю опись составлять не обязательно (удобно иметь, но правила не требуют обязательно составлять).
Спасибо большое за ответ! Просто речь идет о РЖД, а у них по инструкции внутренние описи составляются на все документы сроком хранения свыше 10 лет.
Помогите разобраться. При составлении описи дел за 2014 г. по личному составу возникают трудности по заполнению графы количество листов. Например: есть дело «Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков по беременности и родам». Начат в 2009 году. Является переходящим делом.
1. Учитывать ли это дело каждый год в ежегодной описи с примечанием «переходящее».
2. Если в деле за 2014 г. внесена одна запись, то какое кол-во листов нужно указывать в описи, какие крайние даты указывать в описи.
Спасибо.
Здравствуйте! Журналы, книги учета, ведущиеся несколько лет, включаются в годовой раздел описи по первой дате и учитываются один раз. В последующих годовых разделах можно сделать ссылки. Например, журнал регистрации за 2009—2014 годы включается в годовой раздел описи за 2009 год с присвоением номера дела (ед.хр.), например, 11. В годовом разделе описи дел за 2014 год можно повторить заголовок без указания в 1-й графе номера дела с отметкой в примечании «см. д. 11». Переходящими такие дела считаются на стадии делопроизводства и учитываются в номенклатуре дел (итоговой записи). В описи дел учитываются один раз. Следует отметить, что опись дел за 2014 год можно начать составлять только по завершении календарного года.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно и где сделать запись об изъятии документа из личного дела. Есть распоряжение руководителя об изъятии анкеты в личном деле и уничтожении её по акту. Копию сделали. Акт об уничтожении сделаем. Не могу нигде найти: нужно ли делать в описи какую либо отметку об изъятии и вложении копии документа? Кроме как в акте это где-то ещё отражается?
Спасибо.
Здравствуйте! Не понятно, зачем понадобилось уничтожать анкету с сохранением копии. Вообще-то изымать документы из дела можно только по постановлению правоохранительных органов. Интересно, что же вы напишете в акте на уничтожение? Какое основание? А отметку об изъятии документа из личного дела можно сделать во внутренней описи документов дела (в графе «примечание»).
Здравствуйте! Спасибо за Ваш профессионализм и доступность изложения. Работаю в муниципальном архиве недавно. Новый источник комплектования — музыкальная школа — на протяжении 52 лет (до 2001 года) вела книгу приказов по основной деятельности и по личному составу в одной тетради, приказы имеют общую нумерацию, разделить их практически невозможно. Что можете посоветовать в таком случае? Можно ли оставить «постоянку» в музыкальной школе, тогда как это оформить документально? В таком случае эти документы включаются в опись, но не передаются? Спасибо.
Здравствуйте! В таких случаях приоритет отдается документам по личному составу, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Заголовок дела: «Книга приказов директора школы по основной деятельности и по личному составу за …». Дело включается в опись дел по личному составу, хранится в школе. В предисловии к описи дел постоянного хранения следует указать, что приказы по основной деятельности за…(годы) велись в одной книге с приказами по личному составу, дело включено в опись дел по личному составу.
Огромное Вам спасибо!
Здравствуйте!!!!!!!!!! Ваш сайт просто находка для любого специалиста начиная с молодого и заканчивая специалиста знающего свое дело. Огромная благодарность Вам и всем кто делает этот сайт и разнообразные темы на нем. Вы очень нам помогаете.
Здравствуйте. Мне известен принцип: 1 год=1 дело. Наш куратор из Гос. архива категорически (призывая отрезать палец, если она не права) призывает совместить дела одного подразделения за ряд лет. На какой документ я могу сослаться, доказывая этот принцип? Я делаю дополнение к описи за предыдущие годы, за которые по этому подразделению не сдавались дела, сделала по каждому делу 1 год=1 дело (патенты, их всего несколько страниц за каждый год). Т.е. в описи за 1969 — 2000 годы — только патенты, а начиная с 2001 года — за каждый год — по 1 — 2 дела другого подразделения, и если объединять патенты, то только за 1969 — 2000 годы, а с 2001 — по каждому году отдельное дело.
И ещё один вопрос. За прошедшие года оформляю дела. Например, патент выдан в 1990 году, через 10 лет он подтверждается (т.е. подтверждение датировано 2000 годом). Я оформляю дело за 1990 год, в заголовке указываю: патент за 1990 год и подтверждение за 2000 год. И так — до сегодняшних дней. А в следующие года — по мере поступления и заведения дела: патенты отдельно, подтверждения отдельно. Правильно? Спасибо.
Здравствуйте! Согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (2002) в дело подшиваются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, судебных и пр. Не могу судить, можно ли отнести патенты к этой категории. Надо видеть сами документы. Если Вы сомневаетесь в консультации куратора, можно вынести этот вопрос на рассмотрение ЭПК.
По второму вопросу. Ваши рассуждения верны. Может быть, все подтверждения на патенты, выданные за один год, объединить в одно дело?
Здравствуйте! Можно ли объединить в одно дело: Годовую бухгалтерскую отчетность (баланс) и документы к ней с заключением аудитора? Это документы постоянного срока хранения, но статьи по Перечню разные. Документы по объему не большие. Заголовок правильно ли будет сформулировать: Годовая бухгалтерская отчетность и аудиторское заключение к ней по итогам деятельности Общества за 2004 год.
Здравствуйте! Такие документы можно объединить с заголовком: «Годовой бухгалтерский отчет общества за 2004 год и аудиторское заключение к нему».
Большое спасибо!!!
Здравствуйте! Оформляем документы по ЗАО с 1999 по 2007 годы. Решением Акционера в то время утверждались: Годовой отчет Общества;
Годовая бух. отчетность.
Можно ли их сформировать в 1 дело со следующим заголовком: Решение Акционера за ____ год и документы к нему (годовой отчет, годовая бух. отчетность).
Или нужно формировать:
Годовой отчет о деятельности Общества за ___ год
Годовой бух. отчетность за ___ год и документы к ней
Решения Акционера за ____ год и документы к ним-отдельно?
Аудиторское заключение по проверке годовой бух. отчетности готовилось в те годы в 2 вариантах:
для директора и для акционера. Оба нужно хранить постоянно. Как правильно сформулировать заголовок дела? Кроме того, составлялись заключения ревизионной комиссии, состав которой утверждался Акционером. Правильно формировать их вместе с Аудиторским заключением или отдельно? Можно ли сделать заголовок дела: Заключение ревизионной комиссии и аудиторское заключение (аудиторской фирмы) по проверке годовой бух. отчетности Общества за ___год?
Здравствуйте! По первому вопросу. Правильно 2-й вариант, дела формируются отдельно. По поводу аудиторского заключения. Если это идентичные экземпляры, то в опись дел постоянного хранения включается один экземпляр, можно объединить вместе с заключением ревизионной комиссии, заголовок составлен правильно.
Добрый день!
Как правильно оформить дело о выпуске ценных бумаг ЗАО (уведомление о гос. регистрации выпуска ценных бумаг, отчет об итогах выпуска, решение о выпуске)? Нужно ли формировать его отдельно? Или сформировать в Учредительные документы Общества? Заранее большое спасибо за ответ.
Здравствуйте! Такое дело формируется отдельно от учредительных документов.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, приказ об утверждении учетной политики и налогового учета предприятия относится к приказам по основной деятельности?
Если положение об оплате труда не утверждалось приказом, а подписывалось как самостоятельный документ, можно ли за все годы существования Общества сформировать их в 1 дело и включить в опись №1 постоянного хранения? Заранее огромное спасибо!!!
Здравствуйте! Приказ об учетной политике относится к приказам по основной деятельности.
Если локальные нормативные акты организации утверждаются не приказами, а как самостоятельные документы, то они формируются отдельно. Правила рекомендуют формировать в дело документы одного календарного года, т. е. надо подшить положения по годам и включить эти дела в опись дел постоянного хранения.
Здравствуйте. Пожалуйста подскажите образец акта инвентаризации документов в архиве.
Здравствуйте! В архиве проводится не инвентаризация, а проверка наличия и состояния дел. На документы постоянного и долговременного срока хранения составляются описи. Все образцы актов и описей составляются в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как мне составлять опись дел за предыдущие года, мне поручили архив, а там никакой документации за прошедшие годы.
Здравствуйте! Надо сначала оформить документы в соответствии с правилами, а затем составить на них опись дел. Вы можете воспользоваться рекомендациями нашего сайта, там подробно всё изложено.
Добрый день! подскажите, пожалуйста, закончив опись папки приказов, наткнулась на проблему в итоговой записи, которая звучит так:
Итого______листов документов
Количество листов внутренней описи ____________.
Вопрос: какие цифры прописывать в первом и во втором случае?
Здравствуйте! В первой графе надо писать цифрами и прописью количество листов дела (самих документов). Во второй – количество листов внутренней описи документов дела. Если внутренняя опись не составлялась, то эта графа не заполняется, либо пишется слово «нет».
Добрый день! В организации поручили заняться архивом. Номенклатуры дел нет и не было, опись никогда не велась, существуют папки с заголовками документов по годам. С чего начать?
Здравствуйте! Начать надо с разработки номенклатуры дел организации на 2015 год, затем приступить к оформлению дел долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и составлению описей. Все эти процедуры изложены на нашем сайте.
В организации (общество с ограниченной ответственностью, в гос.архив дела не передаются) есть документы со сроками хранения по номенклатуре дел 45, 75 лет, не относящиеся к делам по личному составу: «должностные инструкции работников структурных подразделений», «документы об аттестации рабочих мест по условиям труда» и пр. В организации велись 2 описи: №1 (постоянного срока хранения) и №2 (по личному составу). В какую опись следует их включить? Следует ли завести опись дел временного хранения (св. 10 лет)? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Перечисленные Вами документы включаются в опись дел по личному составу.
Подскажите, пожалуйста, будет ли включаться в опись №1 постоянного хранения Расчет за негативное воздействие на окружающую среду, предоставляется ежеквартально в Ростехнадзор с 2006 года (форма утверждена приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 23.05.2006 №459). По Перечню статью затрудняюсь определить.
Здравствуйте! Если это непрофильная деятельность для организации, то срок хранения отчетов 5 лет (ст.469 Перечня 2010 г.)
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить. В период с 2000 по 2006 годы лицевые счета по ф. Т-54 отсутствуют. Оформляем вместо них сводные расчетные ведомости. Кроме них мы должны включить в опись №2 следующие документы:
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН;
Налоговые карточки по учету доходов физических лиц и НДФЛ (форма 1-НДФЛ);
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;
Сведения о доходах физических лиц (ф. 2 НДФЛ);
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета).
Это полный перечень, что необходимо хранить в таком случае?
Здравствуйте! Перечень полный, но в опись дел в такой ситуации достаточно включить сводные расчетно-платежные ведомости.
Здравствуйте! 1. Относятся ли к делам по личному составу «протоколы заседания квалификационной комиссии» (срок хранения 15 лет, с вредными условиями труда — 75 лет), «списки работников с вредными условиями труда» (75 лет), в какую опись их нужно включать?
2. Вносят ли в описи дела, которые не передаются в архив, например Устав предприятия? Спасибо.
Здравствуйте!
1. Перечисленные Вами документы относятся к документам по личному составу и включаются в опись дел по личному составу.
2. Устав предприятия, изменения к нему включаются в опись дел постоянного хранения.
Добрый день! У меня несколько вопросов:
1. Книга приказов в организации формировалась ежегодно единая из приказов по личному составу, основной деятельности, и всех остальных (отпуска, командировки). Каким образом хранить данную книгу, есть ли смысл расформировать приказы и определить сроки хранения по перечню 75 лет, постоянно и 5 лет. При этом как быть с нумерацией?
2. Для чего нужен журнал регистрации приказов, обязателен ли он вообще?
3. Куда подшиваются заявления на отпуск? К приказам о предоставлении отпуска или в отдельную папку?
Здравствуйте!
1. Приказы в данном случае надо переформировать на три дела: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; приказы на отпуска и командировки (срок хранения 5 лет). В предисловии к описи дел постоянного хранения надо написать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дела. Журнал регистрации приказов надо включить в опись дел постоянного хранения.
2. Регистрация приказов необходима для обеспечения учета, контроля, поиска документов и др.
3. Заявления на отпуск формируются в отдельное дело.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, каким образом можно переработать опись дел постоянного хранения в организации, которая составлена с небольшими нарушениями. Согласовать с районным архивом этот вопрос не получилось, ссылаются на нашу вышестоящую организацию, тем тоже не до этого. Хочется навести порядок и дальше составлять описи в соответствии с инструкциями.
Здравствуйте! Методическую помощь в составлении и переработке описей дел постоянного хранения должен оказывать архив, куда организация передает документы. Это их обязанность. Нельзя ответить на вопрос, как переработать описи, не видя самих описей. Могу ответить на более конкретные вопросы по составлению описи дел.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, заголовок дела постоянного хранения в описи №1:"Аудиторское заключение и отчет компании...... по проверке годовой бухгалтерской отчетности Общества, заключение ревизионной комиссии за 2010 год и документы к ним". Но дело в том, что в деле — копия заключение ревизионной комиссии и отчет аудиторской компании. Оригиналы не сохранились. Как правильно это описать:
1. во внутренней описи-в примечании;
2. в листе заверителе;
3. в описи №1 — в примечании и в заголовке;
4. на обложке дела (в заголовке);
5. в предисловии к описи.
Или как-то по-другому. Заранее большое спасибо за помощь.
Здравствуйте! В заголовке дела (на обложке и в описи) делается отметка «Копии» — в конце заголовка. В предисловии к описи надо написать, что подлинники документов (указать, каких) не сохранились, и в опись включены заверенные копии. Этого достаточно.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как поступить.
В 2007 году, к Аудиторскому заключению подшит оригинал годового бухгалтерского баланса.
В документах бухгалтерии сохранилась также копия бухгалтерского баланса за 2007 год.
Организация в соответствии с Перечнем должна хранить постоянно:
1.Годовую бух. отчетность(годовой бух. баланс);
2. Аудиторское заключение и заключение ревизионной комиссии.
Год. бух. баланс всегда прикладывается к аудиторскому заключению. Это правила составления данного документа. Тем не менее хранить должны то и другое.
Следует ли оформлять в сложившейся ситуации копию годового бух. баланса в отдельное дело? Или в предисловии к описи достаточно написать, что оригинал год. бух. баланса подшит к аудиторскому заключению?
Здравствуйте! Годовой баланс предприятия – это только часть годового бухгалтерского отчета. Годовой бухгалтерский отчет со всеми приложениями и пояснительной запиской должен включаться в опись дел постоянного хранения.
Здравствуйте! В нашей организации не составлялись описи дел постоянного срока хранения с 2007 года (мы не являемся источником комплектования гос. архива). старый документовед не делал. Как мне правильно поступить, можно ли в одной описи за все года оформит с 2007-14 гг. Как это оформить? Нужно ли составлять протокол и какая текст. Получается, что каждый год дополняются только приказы по осн. деятельности. Учредительные документы и положения не менялись. Подскажите с чего начать??
Здравствуйте! Можно составить опись за 2007—2014 годы, но по годовым разделам. В опись включаются все документы, имеющие постоянный срок хранения в соответствии с номенклатурой дел. Начать надо с отбора и оформления дел. Все подробности есть на нашем сайте.
Спасибо за ответ. Скажите, в какую опись включить «Документы (положения, акты, обследования, планы) по обеспечению безопасности на опасных производственных объектах» со сроком хранения 75 лет?
Здравствуйте! Все документы со сроком хранения 75 лет включаются в опись дел по личному составу. Однако мне кажется, что вы неверно определили срок хранения перечисленных Вами документов. В соответствии с Перечнем 2010 года 75-летний срок хранения установлен для документов, отражающих работу с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. А документы по обеспечению безопасности на производственных объектах имеют срок хранения «постоянно», либо 5 лет. Ознакомьтесь внимательнее с разделом 7.3. Перечня.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, с чего начать работать с архивом? Наше учреждение существует с 1979 года, но никогда документы до сего момента в архив не сдавались?
Здравствуйте! Для начала вам надо связаться с государственным или муниципальным архивом. Если вы никогда не передавали документы на постоянное хранение, то, скорее всего, ваша организация не входит в список источников комплектования архива. Они должны вам всё пояснить.
Здравствуйте! Если к приказу по основной деятельности лист согласования готовился на отдельном листе, нужно ли его включать в дело и подшивать на постоянное хранение? Листаж дела и количество томов в описи №1 существенно возрастают примерно на 30%. Подскажите, как быть?
Здравствуйте! Листы согласования приказов подшиваются вместе с самими приказами.
Здравствуйте! Следует ли переходящие дела постоянного срока хранения, например Устав предприятия, Дело фонда и пр., включать в опись дел ежегодно, или они вносятся один раз в год заведения дела? Если ежегодно, то при сквозной нумерации описи за несколько лет одно и то же дело будет учтено несколько раз? Предприятие большое, дел очень много и сложно отследить, какие дела в подразделениях переходящие, а какие нет. Подразделения сами предоставляют информацию по итогам года, но часто неверно. Спасибо.
Здравствуйте! Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел ежегодно. В опись дел переходящие дела включаются после их завершения делопроизводством. Дело фонда включается в опись дел постоянного хранения только после ликвидации организации.
Здравствуйте! У нас в организации несколько структурных подразделений, есть здравпункт некоторое время медицинских работников не было, сейчас приняли двоих медработников. Амбулаторные карточки работников завода решили просто перенести не разбирая в архив не составляя актов, описей, они лежат в коробках в беспорядочном состоянии, а мотивируют тем, что медиков переводят в другое помещение, где место ограничено. Карточки работающих, уволенных со всех цехов завода не в упорядоченном состоянии. Каким образом их принимать в архив?
И еще вопрос, бухгалтерия ещё в прошлом году в январе сдали в архив бухгалтерские документы на уничтожение за 2008 г. акты уже давно составлены, но просят не уничтожать, периодически берут нужные им документы, уже 2015 г., а документы все лежат в архиве, можно ли столько времени держать в архиве документы предназначенные на уничтожение, есть какие то сроки или нет?
Здравствуйте! Срок хранения медицинских карт амбулаторных больных – 5 лет после последнего посещения. С учетом этого надо разобрать карты, оставленные на хранение систематизировать в алфавитном порядке.
Срок хранения отобранных к уничтожению документов ничем не регламентируется. Обычно документы сдают на уничтожение сразу после утверждения акта.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли составить одну общую опись на все постоянные документы, имеющиеся в учреждении, не деля их на подразделения?
Здравствуйте! Опись дел постоянного хранения составляется одна. Разделами описи являются структурные подразделения, либо направления деятельности (функции) организации.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить. Разбираем документы бухгалтерии за 1999—2004 годы.
В то время Лицевые счета не формировались (ф. Т-54, Т-54а). Расчетки не сохранились за 1999—2001 годы. Отсутствуют расчетные ведомости по начислению з/п. Есть оборотные ведомости по з/п по месяцам. По каждому сотруднику там указана сумма з/п за месяц, сумма подоходного и сумма отчислений в Пенсионный фонд. Это за 1999—2001 годы.
С 2002 по 2004 годы есть только помесячные расчетки, сформированы не по сотрудникам за год, а по месяцам.
Нужно ли формировать их по алфавиту и за все месяца за годовой период? Или можно оставить так? Впервые сталкиваюсь с такой ситуацией. Спасибо заранее за помощь.
Здравствуйте! Ведомости по заработной плате формируются по месяцам, расчетные листки – по фамилиям работников.
Здравствуйте!
У нас в организации не велись лицевые счета за 1996—2011 годы. Ведомости на выдачу заработной платы отсутствуют. Есть только расчетные листки. Сформированы в тома по месяцам и не по алфавиту сотрудников. Что делать? Взять на хранение только эти документы и включить в опись 2? За некоторые годы есть 1 НДФЛ и 2 НДФЛ и налоговые декларации по единому социальному налогу. Нужно ли их хранить и как оформить. Сшито все беспорядочно.
Здравствуйте! По правилам расчетные листки формируются по фамилиям сотрудников, по алфавиту. В вашем случае дела необходимо переформировать, либо по возможности распечатать заново расчетные листки и сформировать правильно. Если в расчетных листках есть все сведения по заработной плате, то формы 1 НДФЛ, 2 НДФЛ можно не брать. И ещё. Хорошо бы по поводу оформления дел обратиться за консультацией в тот архив, куда впоследствии будут передаваться документы.
Добрый день! Скажите, пожалуйста:
1. трудовые договора хранятся 75 лет. А приказы об изменении окладов работников хранятся постоянно? Нужно включать в приказы по основной деятельности?
2. Штатные расписания — Постоянно.
Штатные расстановки (замещения) — 75 лет. Если за 2010—2013 годы составлялись и те и другие документы, то на хранение в опись 1 включаем штатные расписания, а в опись 2 по личному составу — штатные расстановки. Или оставляем только штатные расписания?
Здравствуйте!
1. Общий (списочный) приказ об изменении окладов работникам включается в приказы по основной деятельности. Если же приказ касается какого-то конкретного работника с указанием должности и ФИО, то это приказ по личному составу.
2. Штатные расписания включаются в опись дел постоянного хранения, штатные расстановки – в опись дел
по личному составу.
Добрый день! Скажите, пожалуйста, в какую опись включать личные дела уволенных руководителей организации? В опись дел постоянного хранения или по личному составу?
Здравствуйте! Личное дело руководителя организации включается в опись дел по личному составу с отметкой в примечании: «хранить постоянно».