Давайте рассмотрим, как формировать и хранить документы по личному составу. Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя.
В данной статье рассмотрены вопросы работы с документами с позиции обеспечения их сохранности и подготовки к архивному хранению (т.е. речь пойдет об уже завершенных делопроизводством делах).
Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:
Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.
Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень (по ссылке можно посмотреть о повсеместно сейчас используемых). Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.
Основное внимание направляем на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.
Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.
Итак, если перед вами поставлена задача в установленном порядке упорядочить документы по личному составу, то необходимо:
Упорядоченные документы долговременного хранения (до 75 лет) могут находиться непосредственно в архиве организации или передаваться по договору на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг).
Во всех случаях должна быть обеспечена их сохранность, даже если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации. В этом случае документы передаются правопреемнику. Если таковой отсутствует, то в вышестоящую организацию. Если опять мимо (отсутствуют перечисленные варианты), то в специализированный городской архив. Возможны варианты названия архива, поэтому всякий раз следует разбираться в конкретных обстоятельствах.
Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам и должна быть обеспечена их сохранность, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).
В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу.
Спасибо за статью, очень полезная и написана доступным языком.
Здравствуйте! Врач-терапевт работает по основному месту работы. Устраивается по совместительству как врач-эндоскопист. Заводиться ли личное дело по совместительству или документы подшиваются в личное дело по основному месту работы? Какими нормативными документами регламентируется? Спасибо.
Здравствуйте! Нормативных документов по этому поводу нет. В некоторых организациях на совместителей заводятся отдельные дела, в других – вместе с основным личным делом. Удобнее второй вариант.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, номер приказа, например, 27/1, считается литерным, если нумерация приказов идет в хронологическом порядке?
Здравствуйте! Литерными называются номера с буквенными обозначениями: 27а, 27б и т.п. 27/1 – приказ под дополнительным номером. Оба случая указывают на то, что приказы зарегистрированы «задним» числом.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста: к каким видам приказов отнести приказы на поощрения, премирование, дисциплинарное взыскание? Кем они оформляются, регистрируются?
Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы относятся к приказам по личному составу (ст. 19 б Перечня 2010 г.). По срокам хранения они будут различаться: приказы о премировании и поощрении – 75 лет, о дисциплинарных взысканиях – 5 лет. Поэтому формировать их надо раздельно (по срокам хранения). Обязанности по формированию и регистрации приказов возлагаются в соответствии с распределением обязанностей в вашей организации, закрепляются в должностных инструкциях. Этим может заниматься как служба делопроизводства, так и кадровая служба.
Здравствуйте, согласно ФЗ №43 от 02.03.2016 года теперь дела по личному составу, начиная от 2003 года, хранятся не 75, а 50 лет?
Здравствуйте! Совершенно верно, согласно новому Закону срок хранения документов по личному составу изменился (50 лет).