Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 582 комментария

Здравствуйте!

Наша организация — научно-исследовательский институт. Работаю недавно, узнала, что в лабораториях ведутся различные дела, неучтенные в номенклатуре института. Мне пояснили, что в институте «двойное» делопроизводство: в научных лабораториях свое, а в административном корпусе — свое. Надо ли все дела лабораторий отражать в единой номенклатуре института, или вариант"двойного" делопроизводства возможен? Если да, то в каких нормативных документах это прописано? Наша организация не является источником комплектования муниципального архива.

Здравствуйте! В «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), написано, что номенклатура дел должна отражать все документируемые участки и вопросы деятельности организации (п. 3.4.8.).

Добрый день! Составляем сейчас опись дел постоянного хранения и возник вопрос. Составляем за 2009 год, по старой номенклатуре, по которому Годовой план храниться должен постоянно, а сейчас же его в новой номенклатуре определили на срок хранения 5 лет (тогда ошиблись) Все равно делать по старой номенклатуре? И старую сдавать в архив? Но она же получается как действует все еще, раз по ней сверяют надо сроки хранения некоторых дел. Помогите, пожалуйста, я уже запуталась.

Здравствуйте! В опись дел за 2009 год включаются дела по номенклатуре 2009 года. Срок хранения мог измениться в связи с выходом нового перечня. Старую номенклатуру дел в госархив сдавать не надо.

Добрый день! Дела формировать необходимо по номенклатуре дел в которой указаны сроки хранения по перечню типовых управленческих документов образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 года.ст.90а — Постоянно.

Номенклатура дел не сдается в архив, если Ваша организация является источником формирования архивного фонда РФ, то один из экземпляров номенклатуры как правило хранится в наблюдательном деле архивной организации, которая берет у вас документы на постоянное хранение. Кроме того номенклатура может несколько раз в год дополняться перечнем документов которые ранее не были в нее включены, так как в структурных подразделениях могут образовываться дела не учтенные ранее в номенклатуре дел. Такие дополнения желательно оформлять протоколом заседания экспертной комиccи вашей организации.

Здравствуйте! У нас молодое бюджетное учреждение — новый спортивный комплекс. Номенклатура дел утверждена в феврале 2013 года. Номера при регистрации входящих, исходящих и внутренних документов присваивались с января 2013 г. так — №1, №2 и т.д. Как нам быть, начать регистрировать документы с февраля по номенклатуре № 01-01 и т.д. или продолжать этот год как регистрировали? И еще, весь март и начало апреля мы регистрировали документы №1, №2,... Как быть?

Здравствуйте! Вы присваивали документам порядковые номера, эту нумерацию надо продолжать, добавляя к ней индексы дел в соответствии с разработанной номенклатурой (01-01/25, 02-05/54 и т.д.). Индексы дел помогают правильно распределять документы по папкам.

Здравствуйте! Спасибо за ответ. А если номенклатура утверждена в феврале, а регистрировать документы мы начнем с индексами только с апреля (номенклатура дорабатывалась), ничего страшного?

Здравствуйте! Если номенклатура уточнялась, начинайте с апреля.

Евгения, подскажите, пожалуйста, статью со сроком хранения журнала регистрации должностных инструкций сотрудников. Спасибо.

Здравствуйте! Это ст.695-б Перечня 2010 г. Срок хранения — 75 лет.

Добрый день, Евгения! Как быть в ситуации, когда для дела, заведенного в отделе, нет подходящей статьи по перечню для определения срока хранения? Если установить срок самим, исходя из соображений практической актуальности, то как это отразить в номенклатуре и каком-либо другом документе? Спасибо.

Здравствуйте! Как правило, в перечнях можно найти соответствующую статью со сроком хранения. Нужно использовать и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (2007), и ведомственные перечни. Сама организация не имеет право устанавливать сроки хранения документов. По правилам экспертная комиссия (ЭК) организации может подготовить на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного органа предложение об определении сроков хранения отдельных документов, не предусмотренных перечнями. И только решением ЭПК могут быть определены сроки хранения отдельных документов и дел.

Евгения, здравствуйте! Составляем номенклатуру дел. Для оборудования, установленного на нашем заводе есть много инструкций и предписаний по эксплуатации с конкретными сроками действия. Обычно на титульном листе таких документов стоит отметка — «срок действия — 5 лет». После прошествия данного времени такие документы перерабатываются и составляются новые. В типовом перечне НТД похожих статей не нашла. Как в таких случаях определять срок в номенклатуре? На что ссылаться? Спасибо.

Здравствуйте! Срок хранения подобных инструкций, если они разработаны не вашей организацией – 3 года после замены новыми (ст. 27 Перечня 2010 г.).

Здравствуйте, Евгения. Помогите, пожалуйста, разобраться. Я, как зав. архивом, при согласовании сводной номенклатуры дел организации, разошлись во мнениях с нач. общего отдела (я недавно работаю в этом архиве). Я считаю, что в конце текущего года, когда утверждается сводная номенклатура дел (НД), не заполняется графа «Кол-во…», потому что, как показывает опыт, это весьма приближенные данные, далекие от истины. При этом, обязательно формируется ИТОГОВАЯ запись о категории и кол-ве дел на основании данных итоговых записей, переданных из подразделений и подписанных их руководителями. По моему мнению, основная задача НД- сформировать полный список дел и определить сроки их хранения. В нормативных документах нет четкого ответа на этот вопрос. А как Вы поступаете? Заранее благодарна.

Здравствуйте! При составлении сводной номенклатуры дел 3 графа номенклатуры и итоговая запись не заполняются, это невозможно сделать в начале года, пока дела ещё только начинают формироваться. В конце текущего года, либо в январе следующего года эти данные необходимо заполнить. В Основных правилах работы архивов организаций (2002) есть рекомендации по заполнению 3 графы и итоговой записи номенклатуры дел (п. 3.4.9., 3.4.10.). Я обычно собираю списки от структурных подразделений (можно в виде служебных записок) о количестве заведенных дел и на основании этих списков заполняю 3 графу номенклатуры дел, после подсчета заполняю итоговую запись.

Добрый день, Евгения. Помогите, пожалуйста, определить сроки хранения некоторых дел организации:

1. Журнал регистрации уведомлений работников о выходе на работу в выходной день (отдел кадров)

2. Журнал учета личного состава (ведется в службе главного энергетика с указанием должностей, фамилий сотрудников службы)

3. Паспорта грузополучателей (заверенные копии) на право приобретения химически опасной продукции. Данные паспорта имеют срок действия 1 год, а какую статью перечня применить к ним я не знаю.

Буду очень признательна за помощь.

Здравствуйте! 1. Можно применить ст. 597 (5 л.). 2. Ст. 685 г. (75 л.). 3. Возможно ст. 760 (1 г. после окончания срока действия паспорта).

Здравствуйте! Нужно составить номенклатуру дел, изначально не было никакой. Но, загвоздка заключается в том, что работаю в организации, где не 1, а 4 самостоятельных ООО. На 4 ООО общая бухгалтерия, общий отдел кадров, общий юридич. отдел и т.д. Все дела за предыдущие года они передают мне в архив. Архив общий на всех. Я так понимаю, что на каждую организацию должна быть своя номенклатура. Могу ли я в каждой номенклатуре слева добавить дополнительный индекс, чтоб мне потом различать к какому ООО относится дело, чтоб зарегистрировать дело в архиве? Напр. 01-02-03, где 01-ООО «Василек», 02-отдел кадров, 03-номер дела. Я понимаю, что в номенклатуре каждого ООО этот индекс получается лишним и ничего не значащим, т.к. он не будет меняться, но я то буду по нему ориентироваться, потому что дел ОЧЕНЬ много. Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Такая индексация допускается в номенклатуре дел.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации создается отдел делопроизводства, в том числе и архив. С чего начинать? Создание номенклатуры дел, создание экспертной комиссии (приказ, протокол), прием дел по описи из отделов......... правильный порядок?

Здравствуйте! Надо разработать номенклатуру дел, положение об экспертной комиссии, положение об архиве (на основании типовых). Затем издать приказ о создании экспертной комиссии. Прием-передачу дел в архив от структурных подразделений следует производить по окончании календарного года.

Добрый день!

Подскажите пожалуйста, каким образом (приказом или другим документом) в организации устанавливаются цифровые обозначения структурных подразделений, для дальнейшего оформления номенклатуры дел? Где эти цифровые обозначения должны быть прописаны? Спасибо!

Здравствуйте! Цифровые обозначения структурных подразделений устанавливаются на основании утвержденной организационной структуры организации. Утверждать их специально не надо, утверждается сама номенклатура дел.

Здравствуйте, Евгения!

1. дела передали из отдела в отдел. в описи постоянного хранения какого отдела указывать их, передавшего или принявшего?

2. как отразится это на номенклатуре дел?

Здравствуйте!

1. На обложках дел и в описи надо указывать наименование того отдела, в котором было завершено делопроизводство этих дел.

2. Если передача дел связана с реорганизацией (изменением структуры) организации, то следовало разработать новую номенклатуру дел. Если этого не было сделано, то изменения следует учесть при утверждении новой номенклатуры дел с 01 января.

Спасибо большое!

СПАСИБО ЗА ОТВЕТ! Подскажите, пожалуйста, еще: кто должен передавать дела в архив (принявший отдел или передавший)?

Здравствуйте! Передает отдел, у которого находятся дела, т.е. принявший.

Здравствуйте, Евгения! Скажите, пожалуйста, когда надо утверждать сводную номенклатуру дел организации — в начале, середине, конце года? Итоговая запись составляется в конце года. НД утверждаем до заполнения итоговой записи или ее потом в конце года вставляем в дело НД организации?

Здравствуйте! Номенклатура дел составляется в конце календарного года, утверждается с 01 января. Итоговая запись заполняется по окончании года. То есть, с 01 января 2014 года Вам надо утвердить номенклатуру дел на 2014 год и сделать итоговую запись к номенклатуре дел 2013 года.

Евгения, если наша организация занимается строительством, можем ли мы сочетать оба Типовых перечня? т.е.при разработке дел технического отдела использовать типовой перечень НТД

Здравствуйте! Для организаций, занимающихся производством, строительством, обязательно надо использовать два перечня – Перечень 2010 г. и Перечень НТД 2007 г.

Добрый день. Помогите, пожалуйста, определить статьи и сроки хранения некоторых дел организации (образовательное учреждение дополнительного образования детей «школа искусств»), есть номенклатуры за предыдущие годы, но сведения все разные. Интересуют статьи и сроки хранения дел:"Тематические планы преподавателей, индивидуальные планы учащихся","протоколы заседаний экзаменационных комиссий","статистические отчеты о работе школы (форма ОШ)","классные журналы","алфавитная книга записи обучающихся","личные дела обучающихся","документы (справки,заявления, выписки из протоколов и др.) об освобождении обучающихся от экзаменов","книга приказов о движении учащихся","журнал регистрации приказов о движении учащихся школы","экзаменационные работы обучающихся","годовой план учебно-воспитательной работы"," учебные программы","протоколы заседаний педагогического совета","протоколы заседаний экзаменационных комиссий". Знаю, что есть отраслевые перечни (документов Министерства просвещения ссср 1980г. и Министерства культуры ссср), но не знаю каким пользоваться. Или использовать новый перечень 25.08.2010г.? Если использовать отраслевые перечни, то они распространяются на всю деятельность учреждения или только на учебно-воспитательную? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! В Вашем случае ведомственный перечень (Министерства просвещения) надо использовать только при определении сроков хранения документов, касающихся учебно-воспитательной работы. Для остальных документов (управленческих, кадровых, бухгалтерских) надо использовать перечень 2010 года. Для поиска документов можно использовать указатель к перечню, либо изучать соответствующие разделы. В Перечне Министерства просвещения надо также использовать соответствующие графы (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов и не передающих документы в госархивы). Почитайте также предисловия к перечням.

Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, нормативный документ, где может быть упомянуто о необходимости согласования с государственным или краевым архивом Примерной Номенклатуры дел для отдаленных структурных подразделений нашей организации (наша организация — федеральная служба госстатистики). спасибо!

Здравствуйте! Это должно быть прописано в региональном законе об архивном деле, либо в Положении об ЭПК (ЭПМК) уполномоченного органа исполнительной власти региона в сфере архивного дела. Кроме того, если ваша организация (федеральная) является источником комплектования государственного архива субъекта РФ, то должен быть заключен трехсторонний договор между организацией, государственным архивом и уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. В таком договоре перечисляются все документы, представляемые на рассмотрение ЭПК (ЭПМК). Хочу уточнить, что номенклатуры дел согласовывает не государственный архив, а ЭПК (ЭПМК) уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здравствуйте, Евгения! спасибо за Ваши консультации! Но вопросы не иссякают.

Подскажите, пожалуйста, в НД за какой год отражать дела, которые формируются в 2013 году информацией за 2012 год. и каждый год по такому же принципу, т. е сейчас мы подготавливаем НД на 2014 год, следовательно информация, которая поступит в 2014 г. от организаций еще нет, дела 2014 года будут наполняться отчетностью за 2013 год. Что нам делать? Раньше мы включали в НД того года, когда формировалось дело. Правильно ли мы делали? Спасибо!

Здравствуйте! Номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году. То есть по номенклатуре дел на 2014 год, которая вводится в действие с 01 января 2014 года, вы начнете формировать дела с документами 2014 года.

Добрый день, Евгения!

Некоторое время назад я перешла работать в небольшую организацию, которая обслуживает НПФ, т.е. ведет счета и договоры негосударственного пенсионного обеспечения. Эту деятельность осуществляет один из департаментов. В номенклатуре документация данного департамента, образующаяся в процессе работы, не отражена. Когда я спросила у своей предшественницы, почему, она ответила, что эти документы не относятся к «основному делопроизводству», и чтобы я не забивала себе голову.

Сейчас у нас происходит реорганизация и из филиалов пришел запрос именно по этим документам, точнее о сроке их хранения и вообще целесообразности хранения.

В частности речь идет о Реестрах сопроводительных документов. Изначально, это документы НПФ, о чем свидетельствуют реквизиты. К нам поступают реестры двух форм. Первая форма остается у нас, на второй ставится отметка об исполнении и указывается ответственный исполнитель, после чего она вместе с обработанными документами возвращается обратно в НПФ. В Москве документы передаются без бумажных сопровождающих реестров, они заполняются в электронном виде. На местах же, до сих пор используются бумажные реестры, дублирующие электронную базу.

С моей точки зрения, реестры, оседающие в наших филиалах можно не хранить, а уничтожить. Но руководитель Департамента, ведущего обработку документов НПФ, считает, что «на всякий случай» реестры можно хранить 1 год. Единственное их отличие от реестра распечатанного, в случае необходимости из эл.базы — наличие «живой» подписи исполнителей на бумаге. Как удалось выяснить, на данный момент нет никаких нормативных документов, которые бы устанавливали порядок работы с документацией НПФ. ФЗ-75 «Об НПФ», также не содержит никаких рекомендаций, в нем речь идет только о документах по пенсионным счетам, к которым наши реестры не относятся.

Евгения, как Вы считаете, следует ли нашим филиалам хранить бумажные реестры, которые в любой момент могут быть распечатаны из эл.базы? Если все-таки хранить надо, то какой срок нужно установить, 1 год, 3 года? И последний вопрос, если срок хранения будет установлен, то при закрытии филиала, он должен будет переслать нам контейнер не нужной бумаги, которая ляжет мертвым грузом, занимая место, до истечения срока хранения?

Извиняюсь за такой длинный вопрос и заранее благодарю за ответ!

Здравствуйте! По первому вопросу отвечу, что в номенклатуру дел включаются все документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации. Тут нет понятий «основное» и «не основное» делопроизводство.

По второму вопросу. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 258 г), определяет срок хранения реестров поступающих и отправляемых документов – 5 лет. В Вашем случае возможно и применение ст. 259 г – 2 г., если речь идет именно не о регистрации, а о списках рассылки документов. Хранить можно в электронном виде. Распечатывать необходимо только документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

Здравствуйте! Скажите пожалуйста, можно ли в одном деле по номенклатуре дел хранить штатное расписание и приказы по изменению штатного расписания?

Здравствуйте! Штатное расписание и документы по его изменению, в том числе копии приказов, хранятся в одном деле.

Здравствуйте! Раньше я работала в общем отделе администрации. В связи с изменениями структуры и сокращением численности... Передать с 1 января 2013 года функции по организации и ведению делопроизводства. Скажите пожалуйста как составить правильно номенклатуру дел на следующий год 2014, если в текущем году некоторые отделы вышли из структуры и стали называться МКУ (муниципальных казенные учреждения), можно ли заголовки отделов изменить на название МКУ

Здравствуйте! Те отделы, которые вышли из структуры администрации и стали самостоятельными учреждениями (МКУ), в номенклатуру дел администрации не включаются.

Формируем НД на 2014 год. Нужно ли вписывать в неё журналы регистрации входящих, исходящих писем, если с марта 2013 года в нашей организации электронный документооборот. И нужно ли составлять итоговую запись, если в организации нет архива (т.к. нет помещения). Все документы хранят структурные подразделения на местах.

Здравствуйте! В номенклатуру дел включаются все документы, в том числе журналы, ведущиеся в электронном виде. Итоговую запись составлять надо, она делается для учета документооборота организации.

Здравствуйте! Составляю номенклатуру дел на 2014 г., подразделения прислали уточненные номенклатуры. Некоторые дела, присутствовавшие в номенклатуре на 2013 г., отсутствуют. Следовательно, я их не включаю в НД на 2014 г. В итоге индексы дел в номенклатуре на 2014 г. сместились, это допускается? Получается, что каждый год с внесением уточнений, индексы дел будут меняться?

Здравствуйте! Надо уточнить, если эти дела действительно не предполагается заводить (формировать) в 2014 году, то их и не надо включать в номенклатуру дел. Индексы дел в номенклатуре меняются из года в год, это неизбежно.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, какую статью можно поставить для копий приказов по основной деятельности, копий штатного расписания, копии положения об оплате труда? и надо ли их вообще включать в номенклатуру отдела? Спасибо.

Здравствуйте! Если дело с копиями документов формируется, то это надо отражать в номенклатуре дел. В данном случае в заголовке дела ставится отметка «Копии». Срок хранения копий – «ДМН» (до минования надобности), ссылка на статью перечня не делается, а в примечании ставится отметка о месте хранения подлинников, например: «подлинники – в д. 02-05».

здравствуйте! Составляю номенклатуру дел на 2014 год (детский дом). На какой Перечень с указанием сроков хранения надо ссылаться???

Здравствуйте! Для определения сроков хранения управленческой, бухгалтерской, кадровой документации следует применять «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Для документов, касающихся специфической деятельности вашего учреждения (по усыновлению, опеке, учебно-воспитательной работе и др.), можно использовать перечень документов Министерства просвещения СССР, утвержденный приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176. Раздел 9 этого перечня определяет сроки хранения документов школ-интернатов и детских домов.

Здравствуйте, не могу точно определить статью Перечня 2007 г. для сроков хранения Карточек учета индивидуальных доз облучения персонала . "Ежеквартальные отчеты по радиационной безопасности и протоколы с результатами индивидуальных доз облучения, выданные ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Самарской области» я подобрала Пост. ЭПК Ст.1478 ТП перечня 2007г. Правильно ли, посоветуйте, пожалуйста.

Здравствуйте! Думаю, статья подобрана неправильно. Ст. 1478 Перечня НТД 2007 года касается отчетов по результатам испытания атомной энергии и отработанного ядерного топлива. То есть, речь идет о контроле над объектами атомной промышленности. Вам же надо подобрать статью о результатах влияния на человека радиации (профиль Вашего центра). В данном случае больше подойдет статья 602 Перечня 2010 года.

Здравствуйте, помогите подобрать статью для определения срока хранения для Журнала учета заявок по светофорным объектам.

Здравствуйте! Возможно, подойдут статьи 839 или 843 Перечня 2010 года.

Добрый день! При проверки номенклатур дел структурных подразделений организации, обнаружила что во всех НД есть дело — «номенклатура дел отдела». Скажите пожалуйста, могут ли структурные подразделения вносить в свою НД данное дело, ведь номенклатуры дел всех отделов, включая сводную, есть в НД отдела ДОУ и храниться там же. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Выписки из сводной номенклатуры дел организации (номенклатуры дел структурных подразделений) должны быть в каждом структурном подразделении, и их принято включать в номенклатуру дел.

Здравствуйте! Могут ли структурные подразделения включать в свою НД делте дела, которые ведутся в другом отделе? Например переписка, касающаяся деятельности отдела (входящая, исходящая), хотя данное дело ведется в НД отдела ДОУ.

Здравствуйте! Если в организации принята централизованная система ведения делопроизводства, когда все поступающие и отправляемые документы регистрируются, формируются и хранятся в службе ДОУ, то структурные подразделения могут формировать у себя дела с перепиской (копии) по своим направлениям деятельности. Если такое дело формируется в структурном подразделении, то оно должно быть включено в номенклатуру дел. Для крупных организаций удобнее смешанная система ведения делопроизводства, когда все поступающие и отправляемые документы регистрируются службой ДОУ, а формируются в структурных подразделениях по направлениям деятельности, в делах с перепиской.

Здравствуйте! Не смогла найти статью в перечне 2010 года «Отчеты по налогам». Подскажите что делать?

Здравствуйте! Посмотрите ст. 392 и ст. 393 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, точно установить статью к книгам продаж и покупок.

Здравствуйте! По Перечню 2010 года – ст. 362. При работе с перечнем пользуйтесь указателем к нему!

Добрый день!

Очень надеемся на Вашу помощь. У нас в банке сложилась следующая ситуация: на протяжении нескольких лет сотрудники одного из управлений не подавали сведений о внесении в НД одного дела, которое по их же положению необходимо сдавать в архив на хранение сроком на 3 года, следовательно такие документы скопились аж с 2006—2007 гг., (официльно никогда не сдавались и соответсвенно официально не уничтожались). На дворе 2014 год, весной планируем уничтожение и тут выясняется эта ситуация. Каким образом эти документы (с 2006 г.) ЗАКОННО, (но не оповещая об этом руководство) сдать в архив на хранение и уничтожить (вкл. по 2010), учитывая, что и в НД за 2014 год это дело также отсутствует? И еще такой вопрос, в акте на уничтожение документации в 2014, должны быть включены индексы дел, срок хранения которых закончился в 2013 г, а если туда будут включены документы, срок хранения которых закончился еще раньше, насколько это критично!?

Очень рассчитываем на Вашу помощь, и еще важный момент, если у руководства все-таки возникнут вопросы, на что можно ссылаться: статьи, ссылки, документы???

Здравствуйте! Нарушением закона является досрочное уничтожение документов (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ), если же документы уничтожаются позже – это не нарушение. ЗАКОННО уничтожить документы можно только, включив их в акт о выделении к уничтожению документов. Акт утверждает руководитель, поэтому обойти его никак не получится. Вставьте эти документы где-нибудь в середине акта. Если акт многостраничный, то руководитель может не обратить на них внимание. В крайнем случае, можно объяснить, что документы были необходимы для работы. А вот передавать в архив документы с истекшими сроками хранения совсем не обязательно, можно сразу включить их в акт на уничтожение. По поводу номенклатуры дел. За предыдущие годы исправить номенклатуры уже не получится, но в номенклатуру дел 2014 года документы включить надо, используя резервные номера, либо добавив их в конце раздела соответствующего структурного подразделения.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста: ст. 351 б,в,г подойдет для «Отчеты по налогам»?

Здравствуйте! ст. 351 – это бухгалтерские балансы. Налоговая отчетность – ст. 392, 393.

Благодарю за ответ! Еще хочу уточнить, можно ли эти документы вставить в общий акт о выделении документов к уничтожению, просто не указывая индекс по НД, просто их перечислить!

Здравствуйте! Не торопитесь уничтожать налоговую отчетность. Дело в том, что Перечень 2010 года действует с 2011 года, для документов, завершенных делопроизводством в 2011 году и позже. До этого действовал Перечень 2000 года, по которому годовые налоговые отчеты имели постоянный срок хранения, квартальные — 5 лет (ст. 170). То есть, сейчас Вы можете отобрать к уничтожению квартальные налоговые отчеты (декларации) по 2008 год включительно. Годовые отчеты включаются в опись дел постоянного хранения. Аналогичные документы за 2011 год могут быть отобраны к уничтожению только в 2017 году. В акте о выделении к уничтожению документов и дел указываются все заголовки дел, отобранных к уничтожению. Допускается не делать ссылки на номенклатуру дел в случае, если она не утверждалась за соответствующий период.

В организации нет архива (организация с 2005 год), организация коммерческая, не является источником формирования госархива, составлена первая номенклатура дел на 2014 год. Какой индекс дела при архивировании я должна присвоить приказам по основной деятельности за 2005—2003 годы и прочим документам с постоянными и длительными сроками хранения, если предыдущей номенклатуры дел не было?

Здравствуйте! Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то в описи дел в графе «индекс дела» ставится отметка «б/и» (без индекса).

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, найти в НТП 2007 г. статью для журнала регистрации заявлений на получение технических условий присоединения к сетям инженерно-технического обеспечения и информации о плате за присоединение объекта капитального строительства к сетям инженерно-технического обеспечения и учета выданных технических условий (отказов в выдаче технических условий) и информации о плате за присоединение объекта капитального строительства к сетям инженерно-технического обеспечения

Здравствуйте! Слишком длинный перечень вопросов и не понятно, это всё в одном журнале? Возможно, подойдет ст. 1056 Перечня НТД.

Добрый день! Составляю итоговую запись к номенклатуре о заведенных делах в 2013 году. В нашей организации есть документы, которые ведутся в эл. виде (журналы регистрации, инвестпрограммы...). Есть с временным сроком хранения, но есть и постоянно. Как лучше подсчитать кол-во дел, которые хранятся только в эл. виде? Спасибо!

Здравствуйте! Подсчет ведется по количеству заведенных дел, учитывая, что одно дело не должно превышать 250 листов. По документам, ведущимся в электронном виде, надо ориентироваться на эту норму. Если распечатывать не предполагается, то можно посчитать количество отдельных файлов каждого наименования.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста,1. если в конце года в заведенном деле не будет ни одного документа, что тогда делать? (Например я завела дело «Распоряжения по основной деятельности», а ни одного распоряжения за год не будет, т.к. всегда составляем приказы). 2. есть приказ на утверждение штатного расписания к нему приложение с самим штатным. В канцелярии хранится оригинал приказа, а бухгалтерия забирает оригинал приложения. можно ли так? И какой номер дела будет у штатного, если у меня в канцелярии дело № 2 (приказы по ОД), а бух себе прописала отдельным делом «Штатные расписания». Спасибо!

Здравствуйте! 1. В номенклатуре дел (в примечании) надо сделать отметку «не заводилось» и в конце года в итоговой записи это дело не учитывать. Старайтесь не включать в номенклатуру дел те дела, которые заведомо не будут заведены. Как правило, по основной деятельности издаются приказы, распоряжения издаются по административно-хозяйственным вопросам. 2. Если штатное расписание утверждено приказом и оформлено как приложение к приказу («УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…»), то в данном случае штатное расписание формируется в деле с приказами по основной деятельности. Другие структурные подразделения (бухгалтерия, отдел кадров) могут заводить у себя дело с аналогичным наименованием, но с добавлением «Копии». Соответственно, дело будет идти под индексом этого структурного подразделения. Можно утверждать штатные расписания иным образом («УТВЕРЖДАЮ, подпись руководителя, дата»). Тогда штатное расписание не будет формироваться в деле с приказами, а в бухгалтерии будет заведено дело с оригиналами документов.

Евгения, здравствуйте. Учреждение меняется: 1. Укоротилось название.2. Изменился тип. Руководство не сменилось. Как быть с такими делами? Журнал учета кадров (Ф.И.О. работника, дата рождения, должность, домашний адрес, № и дата договора, № и дата приказа о приеме на работу, № и дата приказа об увольнении). Книга учета движений трудовых книжек и вкладышей в них. Журнал регистрации трудовых договоров. Журнал учета личных дел. Данные оставшихся работников переносить в новые документы?

Здравствуйте! Если организация ликвидировалась и создана новая организация, то все дела прежней организации закрываются и заводятся новые дела. Если же это реорганизация или переименование, то продолжаются прежние дела. На обложках дел пишется новое наименование организации, старое заключается в скобки.

Здравствуйте. И это касается книги приказов по основной деятельности и по личному составу?

Здравствуйте! Это касается всех дел организации.

Спасибо.

Здравствуйте! Подскажите нужно ли заводить журнал регистрации номенклатур дел структурных подразделений? Как ведется нумерация номенклатур дел?

Здравствуйте! Журнал регистрации номенклатур дел в организации и структурных подразделениях вести не надо.

здравствуйте! Подскажите, что обычно пишется в предисловии и какую статью можно применить к журналу регистрации травматизма и журнал осмотра детей на педикулез (учреждение по реабилитации детей с ОВ). Заранее спасибо

Здравствуйте! В первой части предисловии к описи описываются сфера деятельности, задачи, функции организации, указывается организационная структура за период, который охватывают дела описи. Все данные указываются со ссылками на документы. Для этого необходимы учредительные документы организации, структура, штатное расписание, приказы по основной деятельности и др.

Во второй части предисловия дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в опись, указывается принцип систематизации документов в описи (хронологически-структурный, функциональный и т.д.), описываются особенности формирования дел.

По второму вопросу. Если Ваша организации относится к сфере здравоохранения, то для определения сроков хранения указанных Вами документов (журналов), необходимо пользоваться Перечнем документов с указанием сроков хранения Министерства здравоохранения СССР (1974).

Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся листы согласования приказов по основной деятельности и листы согласования договоров?

Здравствуйте! Листы согласования прилагаются к основным документам, формируются в дело и хранятся в соответствии со сроком хранения самих документов.

Здравствуйте! Пришла в компанию, в которой вообще не налажено делопроизводство, полный бардак в этом деле, соответственно никакой номенклатуры тут никогда и не велось. Директор хочет навести порядок в делопроизводстве. Когда стоит оформлять в таком случае номенклатуру и как ее оформлять?

Здравствуйте! Вы в правильном направлении. Начинать надо с номенклатуры дел. Можно разработать ее сейчас, не надо ждать окончания года. Для начала соберите перечень дел структурных подразделений. Подробные рекомендации по составлению номенклатуры дел приведены на сайте.

Здравствуйте! Подскажите, кто все таки составляет номенклатуру дел? У нас нет делопроизводственного отдела, секретарь, делопроизводитель, архивариус относятся к отделу статистики. В штатном ни у кого не прописано кто за нее ответственный. Я думаю, что делопроизводитель, но никак не архивариус или я ошибаюсь? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! В штатном расписании это и не должно быть прописано, это должно быть внесено в должностные инструкции. Обычно ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводителя, секретаря. Но если у вас опытный архивариус, можно возложить эту функцию и на него. В любом случае, это должно быть решение руководства, и обязательно зафиксировано в должностной инструкции работника.

Добрый день, Евгения! Я работаю год в ООО делопроизводителем. В мои обязанности кроме прочих входит организация архивного хранения. За год я сделала положение об архивном хранении, Положение об ЭК, утвердила номенклатуру дел, составила описи дел за прошлые годы пост. хранения и по личному составу. Любое моё действие у нас проходит множество согласований. Например, в прошлом году, мы согласовывали номенклатуру дел не только с членами ЭК, но и со всеми отделами. В этом году номенклатура дел «застряла» в юридическом отделе. Дело в том, что юрист не совсем доверяет мне, надо мной нет начальника, всю информацию по архиву я черпаю из интернета, из Вашего сайта и других источников. Её задача — меня проверить, но у неё нет на это времени, а визировать или согласовывать, не проверяя, она не хочет. Мне сказали, что я должна сама связаться с нашим местным архивом и заключить с ними договор, чтобы все были спокойны, что мы все делаем правильно. Хотя, как знаю я, коммерческие организации, не являющиеся источником комплектования архивов, могут обращаться с документами, как с частной собственностью и лишь при ликвидации передавать её на гос. хранение. Что Вы мне можете посоветовать по этому поводу?

Здравствуйте! На коммерческие организации тоже распространятся закон об архивном деле (125-ФЗ). По поводу заключения договора на составление номенклатуры дел думаю, что если Вы уже вникли в документооборот организации, изучили все дела, то лучше Вас никто номенклатуру дел не разработает.

Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у почтовых уведомлений?

Здравствуйте! Перечень не определяет сроки хранения почтовых уведомлений. Но их следует хранить вместе с перепиской, если они имеют значение для подтверждения даты получения письма (документа) корреспондентом (адресатом).

Здравствуйте! Подскажите, если в учреждении есть Номенклатура дел сроком на 5 лет. Произошли изменения добавилась новая должность, добавились аналогичные должности (была одна стала две), добавились дела. Знаю, что нужен приказ. Меня интересует правильность формирования основания. Если я укажу в связи с изменениями функций и структуры центра.

Приказываю ... и в конце приказа отменю прошлый приказ об утверждении НД. Так как у него был срок на 5 лет, это не удобно, так как хотим только на год.

Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. Однако утверждаться номенклатура дел в организации должна ежегодно, даже если не было никаких изменений (да хоть перепечатывается). Если номенклатура дел меняется несколько раз в год, либо просто в середине года, то в приказе можно указать: «в связи с изменениями функций и структуры».

Добрый день, коллеги.

Помоги определить статью и срок хранения для следующих документов:

— журнал регистрации нарядов-допусков;

— журнал регистрации стандартных операционных процедур;

— перечень газоопасных работ производства;

— перечень критических значений параметров технологических процессов;

— перечень тупиковых и редко используемых участков;

— перечень обязательной документации на рабочем месте начальника смены;

— технологические схемы.

Заранее благодарю.

Здравствуйте! Чтобы помочь Вам в определении сроков хранения, мне надо знать вид деятельности организации, можно полное название.

Для определения сроков хранения перечисленных Вами документов надо использовать «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007). Разделы Перечня построены по отраслевому признаку.

Добрый день, у нас большое производственное предприятие.

Здравствуйте! Вам надо изучить 8-й раздел вышеназванного Перечня. Он определяет сроки хранения документов, обеспечивающих производственные, в том числе технологические процессы. По 3 и 5 позициям, которые Вы перечислили, статей в перечне нет. По другим позициям предлагаю посмотреть следующие статьи: 1- ст. 1122 или 1123, 2 – ст. 1118, 4 – 1169, 6 – 1107, 7 – 1131.

Спасибо.

Подскажите пожалуйста, предприятию 5 лет, архив до этого не велся, у предприятия 7 дочерних и управляемых обществ, документы по бухгалтерии и по кадрам сдаются в архив управляющей компании, остальные дела хранятся в архиве дочерних, управляемых обществ. Как в этом случае оформлять номенклатуру дел? с управляющей компанией все понятно, все отделы сдают документы в архив, а как быть с дочерними и управляемыми обществами? составить только по бухгалтерии и кадрам? и еще один вопросик. откуда берется номер фонда архива? как я поняла его должен присваивать гос. архив? но мы не сдаем туда документы.

Здравствуйте! В дочерних обществах должны быть свои номенклатуры дел, разработанные в соответствии с их организационными структурами. Номер фонда присваивает государственный или муниципальный архив. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номер фонда, как правило, не присваивается. Но если есть подведомственная сеть, и подведомственные организации передают в головную свои документы, то можно присвоить номера фондов (каждой организации – свой номер, начиная с головной).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какую статью указать ...

Здравствуйте, Анастасия! Это повторный вопрос от вас, а ответ находится здесь — комментарий от 03.06.2014

Спасибо, за предоставленный ответ!!! В процессе возник еще один вопрос. Подскажите, пожалуйста, Управляющая компания оказывает по договору аутсорсинга бухгалтерские и кадровые услуги, а так же осуществляет хранение данных документов. Могу ли я включить эти дела в одну номенклатуру управляющей компании с разбивкой по индексам на управляемые общества?

Например — 01-20, где 01-УК" Цветок"- 20-ок

02-20, где 02 — ООО"Мед" — 20-ок и т.д.?

Если нет, то я должна включить эти документы в управляемые общества? если это так, то каким образов ведь у них нет бухгалтерии и кадров? Буду очень признательна!

Здравствуйте! Если вы ведете и храните эти документы, то надо их указывать в номенклатуре дел. В номенклатуре дел указывается название документов.



Оставить комментарий