Оформление номенклатуры дел организации
Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел, теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением (или как же заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы – это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.
Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).
Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 – секретариат, 12 – любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 – юридический отдел, 25 – любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.
Как правильно составить заголовок
Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.
Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.
Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:
- вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,
- автор,
- адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,
- название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,
- краткое содержание,
- дата или период – особенно важно для планов и отчетов.
Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.
| «Журнал учета движения путевых листов» | вид + содержание |
| «Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам» | вид + авторство + содержание |
| «Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров» | план/отчет + авторство + содержание |
| «Годовой план по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям» | период + план/отчет + содержание |
| «Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» | переписка + с кем (если однородные корреспонденты) + по вопросу |
| «Переписка с отделением пенсионного фонда Некоторого района Города по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» | переписка + с кем (если конкретный корреспондент) + по вопросу |
| «Переписка по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» | переписка + нет с кем (если разнородные корреспонденты) + по вопросу |
| «Документы о планировании профессиональной подготовки и повышении квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» | документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов) |
| «Обращения граждан и документы по их рассмотрению» | «документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки) |
В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.
Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.
Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.
Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).
Систематизация заголовков в номенклатуре дел
Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.
Как точно не следует делать – в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце – приказы руководителя по основной деятельности.
Примерная схема расположения заголовков дел в каждом разделе/подразделе:
- организационно-распорядительная документация – учредительные документы, устав, положения, структура, штатное расписание, приказы и т.д.,
- планы,
- отчеты,
- договоры,
- переписка по различным вопросам,
- документы по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов),
- документы по вопросам вспомогательной деятельности (в скобках разновидности документов),
- примечание к 3 последним пунктам – количество заголовков может колебаться в зависимости от размера организации от одного формируемого в секретариате дела до 20 и более дел уже в каждом отделе,
- учет чего угодно (журналы, книги, базы данных),
- по делопроизводству (сдаточные описи в архив организации, номенклатура дел отдела и т.д.).
В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать.
Количество дел (графа 3) в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи (суммируют по категориям) о количестве заведенных дел в течение завершившегося года.
Сроки хранения дел
Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.
При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: для дела 01-07 в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для дел 02-01, 02-05 срок установлен согласно примечанию в перечне документов.
Организации, которые не передают документы на государственное хранение, не являются источником комплектования госархива, обычно заменяют срок «постоянно» по типовому перечню на срок не менее «10 лет», один из вариантов – «до ликвидации организации». Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя, из практических соображений возможно их увеличение.
При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами.
Примечание (графа 5) служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел (те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись), о передаче дел и другие.
Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде», «электронные документы» или другая подобная. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.
Конец. Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Составляю номенклатуру дел впервые. Как оформить графы номенклатуры дел, если есть тома или части? Хотелось бы видеть образец. Большое спасибо.
Очень часто образуется несколько томов за год. В этом случае оформление номенклатуры дел ничем не отличается, например, от приведенного варианта на этом сайте в статье «Образец номенклатуры дел организации». После окончания года в графе 3 в каждой строке формы проставляют количество дел (томов, частей), в графе 5 в случае необходимости можно делать абсолютно любые отметки о ведении дел.
Можно ли составить номенклатуру на несколько лет одним документом, т.е. допустим, за 2008—2010 год
По правилам делопроизводства номенклатура дел составляется на каждый год вновь. В случае отсутствия изменений функций состав заголовков можно также не изменять (фактически перепечатывают прошлогоднюю номенклатуру дел).
Добрый день! На данный момент в компании, которая работает с 2003 года 2 сотрудника. Архивом никто не занимался. Как нам утверждать номенклатуру на 2014 г., если у нас нет 3-х человек для создания комиссии?
Здравствуйте! Утверждает номенклатуру дел руководитель организации. Экспертная комиссия согласовывает её. Если в организации только 2 сотрудника, можно пока не создавать ЭК. Номенклатуру дел может подписать ответственный составитель, а утверждать в любом случае будет руководитель.
Евгения, здравствуйте!
Наше учреждение является государственным и является источником комплектования гос. архива. В архиве сказали составить письмо-запрос и прикрепить номенклатуру дел. У меня возник такой вопрос, нужно ли согласовывать эту НД с экспертной комиссией организации и ставить гриф согласования. Ведь в архиве могут возникнуть притенении к правильности оформления НД и ее придется переделывать, а могут не принять НД и сказать, что грифа согласования нет. Как мне поступить? Спасибо.
Здравствуйте!
Сначала необходимо оформить согласование номенклатуры дел протоколом заседания экспертной комиссии, затем только направлять ее в госархив. Предварительно можно получить консультацию в госархиве (одна из их функций: осуществлять методическое руководство) по всем вопросам в части ведения архива организации, в том числе по составлению номенклатуры дел. Подробнее о порядке утверждения номенклатуры дел почитайте здесь (во второй части статьи).
Здравствуйте!
Составляю номенклатуру на следующий год, делаю это впервые. Подскажите где брать или кто должен подавать сведения для заполнения третьей графы? До этого времени
эту графу, а так же итоговую запись не заполняли.
Здравствуйте! При составлении номенклатуры дел графа 3 «количество дел» не заполняется. Она заполняется по окончании календарного года: структурные подразделения подают сведения в делопроизводственную службу о количестве фактически заведенных дел (томов) по каждому заголовку. Например, приказы по личному составу – 2 тома; журнал регистрации приказов по личному составу – 1 том; журнал регистрации трудовых договоров – 0 (переходящий с 2010 года). На основании этих сведений работник делопроизводственной службы заполняет 3 графу, а после подсчета количества заведенных дел по категориям, заполняет итоговую запись.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, можно ли в номенклатуре дел группировать статьи? Нигде не могу найти ответ. Например, я хотела создать дело «Учредительные документы» и включить туда устав, свидетельства о регистрации и т.п. и в графе «Сроки хранения...» указать несколько статей по Перечню, которые будут соответствовать перечисленным документам. Просто очень неудобно, когда дела заводятся ради одного или двух документов, хранящихся постоянно. Спасибо Вам огромное, за ответы (обращалась не раз и всегда получала квалифицированную помощь)!
Здравствуйте, Елена! Некоторые заголовки дел можно группировать в одно дело, как в приведенном Вами примере. Главное требование — не группировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как считать в конце года количество переходящих дел для итоговой записи. Например, дело заведено в 2008 году (за 2008 год пишем 1 дело заведено, правильно?), оно ведется несколько лет и закрылось в 2011 году, причем образовалось 5 томов. Какое количество дел писать в 2009, 2010 и 2011 годах.
И еще вопрос дела со сроком хранения ДМН в итоговой записи в какой графе учитывать?
Здравствуйте! Переходящее дело – это дело, которое заведено в 2008 году и закончено в 2011 году (например, журналы регистрации, книги учета). Это один том, а не пять. Если каждый год заводится новый том, это уже не переходящее дело. Если переходящее дело заведено в 2008 году и закончено в 2011 году, в итоговой записи только за 2008 год в графе «переходящих» делается отметка – 1, если несколько переходящих дел с разными индексами, то все они учитываются.
Дела с отметкой «ДМН» в итоговой записи учитываются как дела временного срока хранения, до 10 лет включительно, либо свыше 10 лет – срок хранения определяет сама организация. Но, как правило, это до 10 лет.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Я сейчас заполняю номенклатуру за 2012 год. На предприятии работаю меньше месяца. В комерческом отделе есть дела «Входящая документация переписки с организациями» и «Исходящая...» под номерами 07-03 и 07-04 соотв. Но регистрируются и хранятся они в моем отделе, т.к. я отвечаю за почту по предприятию. Присваиваются номера 05-03 и 05-04 (административная деятельность). Как заполнить номенклатуру комерческого отдела. ставить 0, а в примечаниях написать, что формируются секретарем? И надо ли заводить дела 07-03 и 07-4 в их отделе? Предприятие небольшое, но это филиал.
Не совсем понятно, что значит «заполняете номенклатуру дел на 2012 год»? Составляете итоговую запись?
Ваша ошибка в том, что в номенклатуре дел документы значатся под одними номерами (07-03, 07-04), а при регистрации присваиваются другие номера (05-03,05-04). Индексы в регистрационных номерах должны точно соответствовать номенклатуре дел текущего года. Если Вы регистрируете документы, а на исполнение отдаете в коммерческий отдел, то это будут дела коммерческого отдела. Бывает, что при централизованной организации делопроизводства вся документация (всех отделов) регистрируется в службе делопроизводства (у секретаря). В отделы отдаются копии. Тогда это будут индексы делопроизводственной службы. Но это должно быть оговорено в инструкции по делопроизводству.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если дело, например, «Протоколы Экономического совета», срок хранения которого «постоянно», являясь переходящим делом с 2011 г., то как это дело учитывается в Описи дел постоянного хранения за 2012 г.? Как правило, это дело учитывается в описи за 2011 г., а в опись 2012 г. вносится без порядкового номера, а перед итоговой записью делается запись следующего содержания: «В данной описи включено дело № (указываем порядковый номер по описи 2011 г.) за 2011 год». (Основные правила работы ведомственных архивов, М. 1986). Спасибо.
Здравствуйте! «Основные правила …» рекомендуют формировать в дело документы одного календарного года. Лучше избежать формирования таких «переходящих» дел. Протоколы необходимо сразу формировать по годам. Но если уж такое дело полностью оформлено для передачи в архив, оно включается в опись 2011 года. В описи дел за 2012 год делается отсылочная запись (повторяется заголовок без присвоения номера). Можно такую запись и не делать, так как она никакими нормативными документами не предусмотрена.
Здравствуйте! Я работаю в иностранной фармацевтической компании с представительством в Москве. Штаб-квартирой разработана схема классификации документов с указанием сроков их хранения, общая для всех стран, и нам нужно составить локальную номенклатуру дел с ссылкой на статьи этой классификации и с учетом российских нормативных документов. Я получила информацию о составе документов, образующихся в отделах, и пытаюсь соотнести их со статьями российских перечней с указанием сроков хранения, но многие документы очень специфичны и соотнести их с перечнями трудно. Похожие типы встречаются в перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, но наши документы к этим статьям можно отнести с натяжкой. Правильно ли я понимаю, что если каких-то документов нет в российских перечнях, то можно смело использовать сроки, предложенные штаб-квартирой?
Здравствуйте! Если схема классификации, разработанная штаб-квартирой, согласована с архивными органами, либо имеет ссылки на перечни, то можно смело её применить.
Уточните, пожалуйста, каким образом проводится порядок согласования схемы классификации с архивными органами? Наша организация не является источником комплектования архивов.
На основании ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ все организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными правовыми актами, а также перечнями документов. Часть 3 ст. 6 и часть 1 ст. 23 определяют, что перечни документов с указанием сроков хранения утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган, каковым является Росархив. Таким образом, ваша организация при разработке своей схемы классификации должна была пользоваться перечнями документов, утвержденных Росархивом. При отсутствии определенных документов в перечнях надо обратиться в Росархив, либо в архивный орган вашего региона. К этому надо относиться серьезно. Допустим, в вашей схеме классификации занижен срок хранения документов, связанных с использованием наркотических средств, и вы раньше срока уничтожили эти документы. Это уже статья!
Сроки хранения документов в фармацевтической сфере можно найти в Перечне документов со сроками хранения Минздрава СССР (1974 г.). До сих пор не отменен и его применяют все медицинские и фармацевтические учреждения.
В «Основных правилах работы архивов организаций» написано, что одна из первых стадий работы с электронными документами это запись их на самостоятельные машинные носители. Т.е. их опись может быть составлена только при условии, что они находятся на дискетах, компакт-дисках и т.д. К носителям же идёт и вся сопроводительная документация. Правильно ли я понимаю, что в таком случае нет особых оснований включать в номенклатуру названия журналов регистрации, ведущихся в системе электронного документооборота? Это же только фрагмент информации на жёстком диске сервера, отдельно они не существуют.
Здравствуйте! В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в делопроизводстве организации, в том числе регистрационные журналы, ведущиеся в электронном виде. Вы путаете с составлением описи дел электронных документов.
Добрый день. Организация занимается производством метанола, имеет много отделов и служб кроме производственного. Очень много технической документации: графиков, схем, инструкций, чертежей, связанных с оборудованием. Нужно ли эту документацию (чертежи и т.п.) включать в номенклатуру дел? Возложили обязанность по номенклатуре на меня. Я в технических моментах не разбираюсь, что с чем и куда. Жду ответа. Спасибо.
Здравствуйте! Техническую документацию надо включать в номенклатуру дел. Попросите сотрудников, которые занимаются этим вопросом, составить перечень дел. А сроки хранения можно определить по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры 31.07.2007 № 1182. Кстати, и отредактировать заголовки дел можно на основании этого перечня.
Здравствуйте. В нашей организации в номенклатуру дел Общего отдела включены только журналы регистрации вх/исх док-ции, вх/исх электр. почты и т.п. Они передаются по описям в архив. Документы, зарегистрированные в журналах, в номенклатуру не включаются, в дела не оформляются, хранятся в скоросшивателях (в архиве). Т.е. срок хранения не прописан. Правильно ли это? Как мне теперь оформить их уничтожение? Ведь в акт включаются дела, имеющие индексы согласно номенклатуре? Что делать, подскажите, будьте добры.
Здравствуйте! Все дела, ведущиеся в делопроизводстве организации, должны включаться в номенклатуру дел. Конечно, за предыдущие годы Вы номенклатуру дел уже не исправите. При составлении акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения надо ссылаться на перечни документов с указанием сроков хранения. При отсутствии индексов дел можно ставить в соответствующей графе отметку «б/и».
Спасибо за помощь. Еще раз убедилась в нужности и полезности вашего сайта. Успехов!
Скажите пожалуйста срок хранения и статью утвержденной номенклатуры дел, утвержденные описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения
Здравствуйте! Соответственно: ст.200 а (постоянно), ст.248 а (постоянно), ст. 248 в (3 года после уничтожения дел). Статьи перечня 2010 года.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, например, в транспортном отделе имеются дела с копиями переписки, договоров, приказов, касающимися их деятельности, а оригиналы этих документов хранятся в других структурных подразделениях. Надо ли включать в номенклатуру дел такие дела с копиями документов, если их оригиналы уже были включены в номенклатуру, но только по другим подразделениям?
Здравствуйте! Если папка с копиями документов ведется, её надо обязательно включать в номенклатуру дел с отметкой «копии». В примечании в данном случае делается ссылка на дело с оригиналами: «подлинники – д. 02-07».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, статью и срок хранения Протоколов комиссии по оказанию материальной помощи (учреждение соц. защиты)
Здравствуйте! Поскольку специальной статьи для протоколов комиссии по оказанию материальной помощи в Перечне 2010 года нет, можно воспользоваться ст. 18д (протоколы комиссий), срок хранения – постоянно.
Как и где узнать, является ли организация источником комплектования госархива?
Здравствуйте! Обычно государственный архив сам извещает об этом организации, входящие в список источников комплектования.
Добрый день, Евгения! Помогите, пожалуйста, разобраться!
1. Как заполнять итоговую запись в номенклатуре дел, если есть дела, которые не были заведены в текущем году? Например: Устав учреждения утвержден в 2012 году, он должен быть включен в опись дел постоянного хранения за 2012 год. В номенклатуре дел на 2013 год есть дело «Устав», но в этом году Устав не изменяли и новый не утверждали, нужно ли в итоговой записи писать, что это дело заведено? И в 2014 году в номенклатуру дел опять включать дело «Устав»? И, соответственно в опись дел постоянного хранения должны включаться ВСЕ дела со сроком «Постоянно» из номенклатуры дел? Или только те, которые были реально заведены в этом году?
2. Завели дело «Журнал регистрации обращений граждан», но он к концу года пуст. Считается ли это дело заведенным?
3. Положения о премировании в Перечне 2000 года имеют срок хранения 5 лет (ст. 154), а по Перечню 2010 года – постоянно (ст. 412). Как поступить с Положениями об оплате труда и премировании 2002, 2005, 2006, 2008 годов (до настоящего времени документы в учреждении не уничтожались)?
Здравствуйте!
1. Номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году. Соответственно, не все дела могут быть заведены. В итоговой записи такие дела не учитываются, в примечании к делу в номенклатуре можно сделать отметку «не заведено». В номенклатуру дел на 2014 год следует включать дело «Устав организации». В опись дел постоянного хранения включаются только те дела, которые реально формировались и завершены делопроизводством.
2. Если в журнале нет ни одной записи, его не надо учитывать. Можно оставить его к заведению на следующий год.
3. Положение о премировании (оплате труда) следует включать в опись дел постоянного хранения с 2011 года. Положения за 2002—2007 гг. можно отобрать к уничтожению.
Добрый день! Руководством регулярно перестраивается структура организации. Некоторые виды документов передаются в другой отдел, сами отделы расформировываются, делятся, возникают новые. Следовательно документы меняют свой индекс из года в год. Впоследствии структурным подразделениям приходится использовать при передаче дел в архив, сразу несколько номенклатур за разные годы. И у сотрудников возникают затруднения с индексами дел. Сегодня 03-31, год назад 06-11 в следующем году (к примеру) уже 05-13. Организация крупная, посоветуйте пожалуйста как быть: как «сохранить» более или менее постоянные индексы для формирующихся дел?
Здравствуйте! Если меняется структура организации, смена индексов дел в номенклатуре неизбежна.
Добрый день. Подскажите пожалуйста, в организации в 2012 г. разработали номенклатуру дел, в августе месяце. Но ею практически не пользовались. Сейчас мне поручено создать номенклатуру дел на 2014 г. Нужно ли мне отменить предыдущий приказ о создании номенклатуры дел и начать создавать ее заново?
Здравствуйте! По правилам номенклатура дел утверждается ежегодно с 01 января. Предыдущий приказ отменять не надо, т.к. то была номенклатура на 2012 год, а сейчас разрабатывается на 2014 год. Это разные документы.
Добрый день! Руководством регулярно меняется организационная структура: возникают новые отделы, делятся, упраздняются, ответственность за формирование дел передаётся из отдела в отдел. Таким образом, как следствие меняются числовые индексы дел. К примеру в прошлом году один вид документов имел индекс 03-31, в этом 06-11 в следующем снова 03-хх, потому что 03-11 уже занят другим видом документов. Подскажите как «сохранить» индексы дел в условиях изменяющейся орг. структуры крупной организации (1000+ человек)
Здравствуйте! В условиях часто меняющейся структуры организаций неизбежно изменение индексов дел в номенклатуре. Ведь по правилам основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. В некоторых случаях можно сохранить старые индексы дел в пределах одного структурного подразделения, применяя «резервные номера».
Здравствуйте! Наша организация занимается образовательной деятельностью, в том числе профессиональными курсами, по новому закону об образовании на каждого заключившего договор на обучение (хоть на один час) заводится личное дело, которое по перечню хранится 75 лет. Подскажите, так ли это и нельзя ли применить к этим документам статью 330 Перечня Министерства образования.
Здравствуйте! Если ваша организация не занимается общим средним образованием, то ст.330 Перечня министерства просвещения СССР 1980 года (личные дела учащихся школ) вам не подойдет. Если кроме договора на обучение в личном деле ничего нет, то лучше применить ст. 490 в или 491 того же перечня.
Здраствуйте. Скажите пожалуйста. Правильно я произвожу подсчет томом:
1. индекс дела 20-02 — приказы, количество томом я указываю 5, т.к. у меня пять папок с приказами заполненых в хронологическом порядке с 2010 года, по мере заполнения, и на каждой папке я указываю номер 20-02-1 20-02-2 и т.д.
2. индекс дела 20-03 — копии свидетельств, количество томом указываю 3, т.к. у меня три папки но разделены они по районнам (т.е. где расположены объект центральный, приморский, южный) и указываю номер 20-03-1 20-03-2 20-03-3. Но все три папки еще не заполнены полностью.
Здравствуйте!
1. Подсчет томов дела с одним номенклатурным индексом производится в пределах одного календарного года. Например, если в 2013 году сформировано 2 папки с приказами по основной деятельности, то при составлении итоговой записи к номенклатуре дел учитывается 2 дела с приказами, в 3 графе номенклатуры дел проставляется отметка 2. Дополнительные номера к индексам дел (20-02-1, 20-02-2…) в данном случае присваивать не надо, индекс дела один – 20-01. При оформлении дел для передачи в архив номера томов указываются в заголовке дела (том 1, том 2).
2. Поскольку копии свидетельств изначально формируются по районам, то это сразу следует отразить в номенклатуре дел, в данном случае можно присвоить делам индексы 20-03-1, 20-03-2, 20-03-3. Но это будут уже не тома, а дела с самостоятельными индексами.
Добрый день! Не могу найти подтверждения возможности включения копий документов в состав сводной номенклатуры дел организации. Небольшой перечень возможных копий документов есть в «Перечне типовых управленческих архивных документов», утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558. Допустимо ли при составлении номенклатуры дел организации расширение указанного перечня копий документов?
Здравствуйте! Если дела с копиями документов формируются, их, безусловно, надо включать в сводную номенклатуру дел. Тогда после заголовка дела ставится отметка «Копии», в примечании делается отметка о месте хранения подлинников: «подлинники – в д. 02-03». Срок хранения копий документов – ДМН (до минования надобности), при условии сохранения подлинников. Ссылка на статью перечня в данном случае не делается.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, разобраться в ситуации. Начинаю делать номенлатуру на 2014 год. Ранее номенклатуры не было. Дела хранятся, например в бухгалтерии по годам, а в операционных отделах (транспортно-экспедиционная компания) по названиям компаний клиентов. Что мне делать с делами с 2008 и последующих годов, если учесть тот факт, что в основном в этих делах копии документов, оригиналы которых хранятся в бухгалтерии? Я же не могу их включать в номенклатуру 2014 года? И сколько по перечню хранятся копии документов (не могу найти)? Заранее благодарю за ответ.
Здравствуйте! В номенклатуру дел на 2014 год включаются не дела за предыдущие годы (2008 и др.), а дела, которые предполагается вести в 2014 году. Конечно, по заголовкам они могут быть такими же, как в 2008 г., а могут и отличаться. Если дела с копиями документов формируются, то они должны быть включены в номенклатуру дел. Тогда после заголовка дела ставится отметка «Копии», в примечании делается отметка о месте хранения подлинников: «подлинники – в д. 07-10». Срок хранения копий документов – ДМН (до минования надобности). Ссылка на статью перечня в данном случае не делается.
Добрый день! Помогите пожалуйста определиться со статьей. Отдел предоставил мне номенклатуру дел: 1. входящая документация; 2. Исходящая документация
Здравствуйте! Такой статьи Вы ни в одном перечне не найдете. Дела с перепиской группируются в последовательности, когда документ-ответ помещается за документом-запросом. В перечнях документов с указанием сроков хранения дела с перепиской имеют разные сроки хранения, в зависимости от вопросов: переписка о передаче имущества -10 лет ЭПК; переписка о приобретении хозяйственного имущества и канцтоваров – 1 год. Если Вы составляете сводную номенклатуру дел организации, то должны требовать от структурных подразделений формирования дел с перепиской в соответствии с Правилами, по направлениям деятельности и вопросам.
Здравствуйте! Готовлю номенклатуру дел предприятия (примерно 100 структурных подразделений-СП) на согласование с ЭПМК. Куратор требует: все дела с одним заголовком расположить под одним номером во всех номенклатурах СП. Создать так сказать «рыбу», а ниже включать документы отражающие деятельность данного СП. У меня никак не получается создать такой идиллии. Посоветуйте пожалуйста.
Здравствуйте! Понимаю Вас. В номенклатуре дел предприятия, где 100 подразделений и понятно, что не все с управленческими функциями, требование куратора выполнить практически невозможно. Попытайтесь объяснить, что не во всех СП есть одинаковые заголовки. Можно также апеллировать к тому, что Правила только «рекомендуют» ставить одинаковые индексы для однородных дел.
Здравствуйте!
Организация существует 11 лет, но архивом никто не занимался. Документы складывались в коробки по годам и все. Номенклатура будет создаваться впервые, с чего начать? Существуют документы, у которых истек срок хранения. Как поступить с ними? Можно ли уничтожить их по одному акту?
Здравствуйте! Начать надо с упорядочения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе по личному составу. Только после утверждения описей дел на документы постоянного и долговременного срока хранения можно приступать к отбору на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, все документы с истекшими сроками хранения можно включить в один акт.
Добрый день! Сейчас занимаюсь подготовкой номенклатуры дел организации. С большинством подразделений никаких проблем, но вот с техническим отделом просто невозможно работать. Как определить сколько хранится тот или иной документ? По перечню научно-технической документации половины документов вообще нет, и даже сложно представить под что хотя бы примерно могут подойти те или иные документы. Например, «отчет по контролю часовых нагрузок по фидерам» и дальше все в том же духе. Сами сотрудники технического отдела только могут предположить сколько это должно храниться, но документально ни на что не ссылаются. Я в полной растерянности, не знаю что делать. Номенклатура дел составляется впервые, не на что опереться. ПОМОГИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА!
Здравствуйте! По поводу отчетов, может быть, больше подойдет Перечень 2010 года. Про остальное ничего сказать не могу, так как не видела документы. Но в любом случае, Вы должны использовать перечень НТД 2007 г. и Перечень 2010 г.
Добрый день! Сейчас занимаюсь созданием номенклатуры дел организации на 2014 год. Это первая номенклатура дел организации. Подскажите, пожалуйста, как лучше и надо ли вообще указывать в этой номенклатуре документы, которые хранятся в нашей организации в сейфе. Т.е. есть ряд важных документов, которые создавались в 2010—2013 гг. и как бы сдавать их в архив нецелесообразно, поскольку они постоянно требуются. Можно ли в конце номенклатуры указать типа как-нибудь «сейфовые документы» или «стабильное досье» для их отражения?
Спасибо.
Здравствуйте! В номенклатуру дел включаются все документы организации, не зависимо от того, где они хранятся. И не все документы, включенные в номенклатуру дел, передаются в ведомственный архив. В номенклатуре дел документы систематизируются по структурным подразделениям, ссылки на место хранения («сейфовые документы») не делаются.
Доброго времени суток!
Составляю номенклатуру дел Службы по договорной работе проектной организации.
1) Имеется 3 папки (Переписка по общ. вопросам, Переписка по тендерам и Переписка по договорам), объединенные под одним индексом дела (20-02)
Нужно ли присваивать каждой папке (делу) подиндекс, т.е. 20-02/1, 20-02/2 и 20-02/3 соответственно?
2) Никак не могу уяснить для себя каков же порядок расстановки дел в номенклатуре (в разных источниках разные версии). Сначала должны идти основопол. документы (уставы), затем приказы внутренние, переписка, протоколы совещаний, планы, основная раб. документация (договора), положение о подразделении, ДИ, инстр. по ОТ и журналы разного рода.
Или же: Уставы, затем Положение о подр., ДИ, Инстр. по ОТ (т.к. именно эти документы явл. основоп. для работы конкретного подразделения), затем приказы внутренние и т.д.
Как будет более правильно? И на что сослаться (документ) при установлении порядка?
Здравствуйте!
1) Если формируются 3 дела с перепиской по разным вопросам, то каждому делу (папке) присваивается свой индекс (20-02, 20-03, 20-04).
2) Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре разъясняется в п. 3.4.9. «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Приведенный Вами второй вариант вполне подходит.
Здравствуйте! Очень нужен Ваш совет. Как составить номенклатуру на 2014 год ? У нас новое гос. казенное учреждение, подчиненное министерству здравоохранения ... края, действует только 3 мес. И не все отделы из штатного расписания уже работают (работники будут приниматься ориентировочно в марте). Спасибо!
Здравствуйте! Думаю, в такой ситуации разработать и утвердить номенклатуру дел всего учреждения можно будет только в марте. Сейчас можно составить номенклатуры дел действующих структурных подразделений.
1) По номенклатуре дел заведено дела с постоянным сроком хранения по протоколам совещания генерального директора. В год образуется не более 2-3 протоколов, т.е. общее количество страниц в деле не более 5-10. Могу ли я объединить их при архивировании в одно дело и указать «Протоколы совещания генерального директора за 2005—2008гг».
2) В организации поменялась оргструктура, соответственно те дела, которые раньше велись в одном подразделении, переехали в другое подразделение, соответственно поменялись индексы дел. Номенклатура дел соответственно составляется новая. Могу ли я присвоить очередной порядковый номер новой номенклатуре дел или должна «начать с нуля», т.к. эти дела в том и другом подразделении веду я. И что делать с индексами переходящих дел в таком случае, если они по определению должны сохраниться старыми?
Здравствуйте! 1) Согласно п. 3.5.3. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) в дело подшиваются документы одного календарного года. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, у вас могут не принять такие документы (не утвердить опись дел). Если ваша организация не передает документы в государственный архив, то при небольшом объеме документов за год, можно объединить в дело документы за несколько лет, включив их в годовой раздел описи по первой дате (в Вашем случае протоколы за 2005—2008 гг. — в опись дел за 2005 год).
2) Новой номенклатуре дел присваивается очередной порядковый номер (в пределах календарного года). В соответствии с правилами при утверждении новой номенклатуры дел индексы дел меняются. На обложках дел указываются новые наименования структурных подразделений и новые индексы. Прежние заключаются в скобки.
Здравствуйте! Обращаюсь к Вам за помощью по поводу итоговой записи: если дело являлось переходящим с 2012 года в виде 5 томов, но в 2013 добавились еще 2 тома этого дела и все 7 томов перешли в 2014 год, как мне сделать итоговую за 2013 год? Что считать и когда? Спасибо.
Здравствуйте! Сначала поясните, пожалуйста, что это за дела (заголовок дела по номенклатуре).
Здравствуйте, не могу понять, помогите разобраться. У нас все документы передаются на сканирование и хранение в архив организации сразу после согласования. Сотрудники работают со сканами документов. Поэтому дела формируются в архиве по мере их поступления в течении календарного года.1 вопрос. Переходящие дела (заголовок их: договора с поставщиками услуг... за 2010; договора с поставщиками услуг... 2011 гг и т.д. не закрыты и пополняются постоянно. В НД они все идут за одним индексом 03-32, но сформированы по годам и томам (томов много). Правильно ли что у них один индекс дела?
2 вопрос. При формировании НД (номенклатура дел) на 2014 г. я все дела «пост. хранения» и «переходящие» перенесла в новую НД. Если это неправильно, то как тогда ориентироваться в индексах дел прошлых лет? Помнить их номера не возможно, получается нужно держать все время все номенклатуры дел прошлых лет под рукой?
3 вопрос. Подскажите сроки хранения договоров по аренде помещений, субаренде, лизинге персонала и для лицензионных договоров на передачу неисключительных прав?
Очень жду Ваших комментариев. Заранее спасибо!
Здравствуйте! 1. Если эти договоры имеют один и тот же индекс в номенклатурах дел на 2010 и 2011 годы, то индекс будет один (03-31). 2. Если такие же дела формируются в 2014 году, то их надо включать в номенклатуру дел. 3. Договоры аренды и субаренды – постоянно (ст. 791 Перечня 2010 года); договоры лицензионные – пост. (ст. 85).
Здравствуйте, спасибо за ответ. Хочу только уточнить, получается, что заведено 1 дело № 03-32 «Договора с поставщиками услуг...» и к нему 40 томов: 10 томов за 2010, 15 томов за 2011 и т.д. Все договора еще не закрыты, т.к. к ним идут доп. соглашения и первичка еще. Когда они закроются неизвестно. Как правильно наладить их учет в соответствии с НД, и их хранение?
Здравствуйте! Незавершенные договоры ведутся и хранятся в делопроизводстве до истечения срока действия. Закрытые договоры изымаются из дела и оформляются для передачи в архив организации.
Здравствуйте! Если ваша организация не передает документы в государственный архив, то при небольшом объеме документов за год, можно объединить в дело документы за несколько лет, включив их в годовой раздел описи по первой дате (в Вашем случае протоколы за 2005—2008 гг. — в опись дел за 2005 год).
Вопрос: в 3 графе номенклатуры за 2005 год напротив дела протоколы указывается 1, а в 2006, 2007,2008 годах — 0 переходящее с 2005?
Здравствуйте! В этом случае можно так поступить.
Добрый день! С этого года в нашей компании действует утвержденная номенклатура дел, но при ее применении на практике мы столкнулись с несколькими проблемами:
1.Трудно убедить сотрудников в необходимости оформлять обложки дел, нумеровать листы дела и переплетать завершенные дела, не помещать в дела огромное количество документов. Источником комплектования государственных архивов эти дела не являются. К чему можно апеллировать при объяснении необходимости этого?
2. Большая проблема, с которой мы столкнулись то, что сотрудники некоторых отделов, формирующих большое количество специфической документации в рамках взаимодействия с госорганами, не соблюдают классификацию, утвержденную для них в номенклатуре, а придерживаются привычной им классификации. На практике в одно дело помещаются документы, указанные в номенклатуре под разными индексами, сроки хранения всех документов дела при этом одинаковые и длительные. Соответственно, у них возникает проблема, как указать на корешке два разных индекса.
Посоветуйте, пожалуйста, как можно попытаться решить эти проблемы.
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Если в организации разработана и утверждена инструкция по делопроизводству, где прописаны все нормы формирования и оформления дел в соответствии с действующей номенклатурой, то, как правило, подобных проблем не возникает. Ведь все сотрудники обязаны соблюдать локальные нормативные акты, особенно когда ознакомлены с ними под роспись. Советую вам разработать инструкцию по делопроизводству. При утверждении номенклатуры дел рекомендуется издавать приказ, в котором прописывается, что дела должны формироваться в соответствии с номенклатурой дел и т.п. Хорошо, когда в каждом структурном подразделении организации назначаются ответственные за делопроизводство, которые следят за правильностью формирования и оформления дел. А апеллировать можно к тому, что соблюдение правил формирования и оформления дел облегчает поиск документов, обеспечивает их сохранность. Наконец, это просто лицо организации, показывающее культуру работы с документами.
Здравствуйте. Что Вам мешает адаптировать классификацию номенклатуры к тому, что привычно сотрудникам, при условии, что в папку подшиваются документы одного срока хранения?
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, разрешается ли «дробить» индексы дел? То есть, например, можно ли вместо индексов:
«03 Учебно-воспитательная работа
03-01 План учебно работа на год
03-02 План воспитательной работы на год»
делать индексы:
«03 Учебно-воспитательная работа
03.01 Учебная работа
03.01-01 План учебной работа на год
03.02 Воспитательная работа
03.02-01 План воспитательной работы на год»
по направлениям деятельности? Спасибо.
Здравствуйте! Слишком подробное «дробление» получается. Я бы оставила первый вариант, тем более, если количество дел небольшое.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Я работаю в муниципальном учреждении. Мне нужно составить акты (или отчеты) о ведении утвержденной номенклатуры за 2013 год и 1 половину 2014 года. Что это за акт? Может, можно увидеть образец? Буду рада любой помощи, т.к. на этой работе меньше месяца, знаю немного.
Здравствуйте! Никакими нормативными документами такой акт (отчет) не предусмотрен. Если муниципальный архив требует составить такой документ, пусть даст образец. На мой взгляд, можно в произвольном виде составить информацию о ведении номенклатуры дел (когда утверждена, количество дел по категориям, формирование (заведение) дел в соответствии с номенклатурой и т.д.).
Здравствуйте. Работаю на научно-производственном предприятии. При составлении номенклатуры пользуюсь двумя перечнями (типовых управленческих документов и научно-технических документов). Как в таком случае указывать номер статьи Перечня при определении сроков хранения документов?
Спасибо.
Здравствуйте! В этом случае при ссылке на статью один из перечней указывается с условной отметкой. Например: «ст. 1182 Перечня НТД».
Добрый день. При оформлении номенклатуры дел возник вопрос, по какой статье определить срок хранения актов проверок, проводимых Контрольно-ревизионной инспекцией, Службой финансово-бюджетного надзора, контрольно-счетной палатой по расходованию бюджетных средств. Статья 174 (пост) или статья 402 (5 л)?
Заранее благодарю.
Здравствуйте! ст. 174а.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно внести изменения в утвержденную номенклатуру за 2014 г, если была допущена ошибка в статье. А именно, указана статья 467 д (для месячных документов), а по факту годовые документы, т.е. изменить на 467 б. Заранее благодарю!
Здравствуйте! Поскольку фактически это не изменение в номенклатуру дел, а исправление ошибки, можно просто перепечатать соответствующий лист номенклатуры.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста:
1. В каждом структурном подразделении организации ведется журнал регистрации служебных записок. По какой статье и сколько его хранить? Скорее всего, срок хранения, совпадает со сроком хранения самих служебных записок, но тогда какую статью отметить? Зачастую в номенклатуре дел имеется дело с одним индексом, но с двумя заголовками. Пример:
05-10 Служебные записки. 5 лет ЭПК, ст. 89
05-10 Журнал регистрации служебных записок. 5 лет ЭПК, ст. 89.
Допустимо ли хранить одновременно и служебки и журнала, а в заголовке дела указать: «Документы (служебные записки, журнал регистрации служебных записок) об административно-организационной деятельности»?
Как включить журнал, если он ведется в электронном виде?
2. Возможно ли одновременное хранение в одном деле распоряжений по подразделению и журнала регистрации распоряжений по подразделению?
3. Как объяснить сотрудникам структурных подразделений (чем обосновать), что документы разных временных сроков хранения формируются в разные дела? В Правилах работы архивов организаций указано только о необходимости разделения документов постоянного и временного хранения.
1. Всё же служебные записки и журнал регистрации служебных записок – разные документы, для них в номенклатуре дел должны быть предусмотрены свои индексы со ссылками на разные статьи Перечня. Для регистрационных журналов есть соответствующая статья. В каком структурном подразделении вести журнал регистрации служебных записок – вы должны определиться сами. Это может быть и отдел документационного обеспечения, и любое структурное подразделение, где фактически формируются дела со служебными записками. Если журнал ведется в электронном виде, он также включается в номенклатуру дел с отметкой в примечании: «ведется в электронной форме».
2. Аналогично с первым вопросом – это разные дела!!!
3. Не надо объяснять. Надо просто правильно составить номенклатуру дел и требовать формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Можно приказом назначить в структурных подразделениях ответственных за ведение делопроизводства, в том числе за формирование дел.
Здравствуйте! В организации при подготовке исходящих документов согласование, утверждение и подписание исходящего документа происходит в электронном виде. Если документ должен быть направлен в стороннюю организацию, распечатывается и подписывается бумажный экземпляр. Таким образом, первый экземпляр — электронный и хранится в электронном виде, второй — бумажный — направляется адресату. Подскажите, как в таком случае формировать дела с перепиской, ведь физически туда мы можем поместить только оригиналы входящих документов? Допустимо ли помещать в дело копии электронных оригиналов исходящих документов с пометкой в примечании: оригиналы исходящих документов — в электронном виде?
Здравствуйте! Допускается распечатывать письма на бумажном носителе и хранить их в делах с перепиской.
Добрый день! Хотелось бы уточнить, возможно ли внесение изменений в номенклатуры дел за прошлые годы? Данный вопрос связан с тем, что в нашей организации в разные годы сроки хранения некоторых дел значительно различаются. К примеру, одно и то же дело могло быть то постоянного хранения, то 10 лет и т.д. Кроме того, в прошлом году руководством было принято решение о хранении отдельных документов постоянно, хотя в номенклатурах они имеют совершенно иные сроки хранения. Как поступить в такой ситуации?
Здравствуйте! Изменения в номенклатуры дел за прошедшие годы не вносятся, да в этом и нет смысла. Бывает, что в номенклатуре дел сроки хранения определены неправильно. В этом случае отбор дел на постоянное и долговременное хранение, для уничтожения, проводятся на основании перечней документов с указанием сроков хранения за соответствующие годы.
Добрый день! У нас такая ситуация: к концу года сильно меняется структура предприятия, соответственно появляются новые подразделения, которым присвоят новые индексы, не отраженные в действующей номенклатуре дел. Как быть в такой ситуации? Можно ли сделать уточненную номенклатуру для текущего года и как правильно это сделать?
Здравствуйте! Если номенклатура дел существенно меняется, то утверждается новая номенклатура дел, она может быть утверждена с 01 ноября в связи с существенными изменениями структуры организации. На 2015 год вы можете утвердить эту же номенклатуру.
Здравствуйте! Я правильно понимаю, что номенклатуру дел структурных подразделений нужно регистрировать, следовательно, как обозвать этот журнал правильно? И можно ли завести единый журнал, где будут регистрироваться различные акты? Если да, то опять же, какое наименование журнала?
Здравствуйте! Для регистрации внутренних локальных нормативных актов в организации заводится отдельный журнал. Однако номенклатура дел обычно не регистрируется. Как правило, она разрабатывается один раз в год, при этом не требует регистрации.
Здравствуйте!
На следующий год разрабатываю номенклатуру и сложилась следующая ситуация: у дела «Журнал регистрации...», переходящее с 2004 года, с постоянным сроком хранения изменился номенклатурный индекс. Какой индекс ставить на обложке дела, если это дело перейдет на другой год? В описи оно идет по старому индексу. Как лучше поступить?
Здравствуйте! Правила рекомендуют для переходящих дел сохранять прежние индексы. Если уж не получается, то на обложке дела (журнала) надо указать новый индекс (ниже старого).
Добрый вечер! Если из номенклатуры ликвидируется дело 01-01, а следующие дела со сроком хранения 5 лет (еще не истек). Как быть с порядковыми номерами?
Здравствуйте! При выбытии какого-либо дела из номенклатуры, номенклатура дел на следующий год составляется без этого дела, индексы дел меняются, независимо от сроков хранения дел.
Здравствуйте. В номенклатуру всегда включаются папки только те, которые есть реально и ведутся? У нас был спор с бухгалтером, она говорит, что в номенклатуру нужно включить кроме папок, которые есть реально и ведутся, еще и те папки, которых пока нет, но они есть в типовой номенклатуре и нам подходят. А мое мнение, что номенклатура это перечень именно папок которые есть фактически. Кто прав?
Здравствуйте! Вы правы, в номенклатуру дел включаются только реально ведущиеся дела. Для дел, которые могут быть заведены дополнительно, оставляются резервные номера.
Добрый день! Подскажите, как быть если в подразделении обязательно ведутся более 50 журналов с разными сроками хранения. Как их все обозначить?
Здравствуйте! Если это разные виды журналов, надо все их включать в номенклатуру дел, обозначать в соответствии с их названиями. Для формулировки заголовков можно использовать Перечень 2010 года.
Добрый вечер! Скажите, если у нас в структурных подразделениях ведется много журналов, возможно сделать 2 номенклатуры — сводную и конкретно для этих подразделений (не больше 3 подразделений)
Здравствуйте! В организации составляется сводная номенклатура дел. После утверждения сводной номенклатуры всем подразделениям оформляются выписки из номенклатуры.