Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему: Делопроизводство

Как формировать и хранить приказы по личному составу Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word, Excel.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 46 комментариев

Большое спасибо за ваш сайт и своевременную помощь в решении рабочих вопросов. Вот и теперь нигде не нашла СОГЛАШЕНИЕ ОБ ОТНОШЕНИЯХ И СОТРУДНИЧЕСТВЕ. Не могли бы вы посоветовать, где можно найти его и сопроводительную документацию.

Примерные Соглашения об отношениях и сотрудничестве разработаны Росархивом. Их можно найти на сайте «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Однако, если ваша организация является источником комплектования государственного архива, либо намерена стать им, лучше обратиться в соответствующий государственный архив. Они предложат вам уже готовую форму со своими реквизитами.

Здравствуйте, Евгения! Сайт у вас просто уникальный! Большое за него спасибо!

И теперь по моему вопросу, нашей организации 3 года, архивом вообще никто не занимался. И теперь на меня возложили обязанности в кратчайший срок привести архив в порядок. Номенклатура у нас в порядке, ведется практически со дня создания предприятия. Но я не знаю с чего мне начать сшивать архив отдела кадров? Документы в текущем режиме я подшиваю по номенклатуре, учитывая сроки их хранения. Как мне подшивать личные дела? на каждое дело сделать внутреннюю опись документов дела, пронумеровать его, а дальше что? Сшивать дело за делом в хронологическом порядке и по алфавиту? Личные дела тоже подшивать не более 250 листов и не толще 4 см.?

И еще вопрос по подшивке лицевых счетов? как их сшивать, в какой последовательности?

Очень надеюсь на вашу помощь. Заранее спасибо!

Здравствуйте! На личные дела лучше составить отдельную опись, она так и называется «опись личных дел уволенных работников». Лучше каждое дело подшить отдельно с оформлением внутренней описи, разложить дела по алфавиту и составить опись. Можно подшить в одно дело несколько личных дел (до 250 листов), в алфавитном порядке, но такой описью неудобно пользоваться, неудобно впоследствии изымать дела при необходимости. Лицевые счеты по заработной плате формируются по годам (за год одно дело, если больше 250 листов, разбить на тома). Внутри дела лицевые счета раскладываются по алфавиту фамилий.

Большое спасибо за ответ!

Я так поняла, что на каждое личное дело нужно составить внутреннюю опись, пронумеровать, составить лист-заверитель, сделать обложку, проколоть на 4 прокола и подшить? И хранить каждое дело отдельно, не сшивая их все вместе? Может их можно подшить все отдельно и потом хранить в картонных коробах с завязками?

Извините, если совсем глупые вопросы задаю, просто я в этом деле еще совсем дилетант, а архив формировать надо за 3 года до 01.12.2013 (((

Здравствуйте! В любом случае дела после обработки укладываются в архивные коробки, при отсутствии коробок увязываются в связки. Личные дела можно сшивать и вместе, но удобнее сшивать и описывать отдельно каждое дело.

Здравствуйте! Много статей прочитала, но никак не могу понять одного: приказы по личному составу подшиваются в дело в зависимости от сроков хранения (75 и 5 лет это понятно) и разделяются по буквам (л/с, к), но журнал учета приказов по личному составу ведется один или два? Если один значит будет так: пр.№45-л/с, пр. №46-к ? Тогда как потом их сдавать в архив по-отдельности, ведь получится, что нумерация документов будет не по-порядку? (организация у нас маленькая). Заранее спасибо!

Я подшиваю отдельно приказы под «л/с» (срок хранения 75 лет), туда входят прием, увольнение, перевод; приказы под «к» (срок хранения 5 лет), туда входят краткосрочные командировки, отпуска, приказы о работе в выходной день, отстранение от работы и т.д.; приказы под «о» (срок хранения 75 лет), туда у меня входят приказы на отпуска без содержания з/п., отпуска за вредные условия труда, отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. И на все эти приказы веду разные журналы регистрации. И в архив эти приказы тоже надо сдавать по-отдельности.

Здравствуйте! Правильно, формируются и регистрируются приказы с разными сроками хранения отдельно, в разных журналах.

Добрый день! Спасибо за ответы!

Евгения, а лист-заверитель в конце личного дела нужен? Или достаточно будет внутренней описи личного дела? С архивом отдела кадров я вроде бы разобралась как подготовить, а вот с бухгалтерией не знаю как быть. Какие документы бухгалтерия должна сдавать а архив? Лицевые счета или расчетные ведомости? И надо ли отдельно сшивать лицевые счета (или платежные ведомости) руководителей и работников? Нужна ли форма 2-НДФЛ, годовые расчетные ведомости по отчислению страх.взносов в ФСС, годовые декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование?

Здравствуйте! Лист-заверитель составляется к каждому делу долговременного срока хранения, в том числе к личным делам. В опись дел по личному составу включаются лицевые счета по заработной плате. Расчетно-платежные ведомости включаются только в том случае, если лицевые счета не велись, либо утрачены. Лицевые счета формируются по алфавиту фамилий, независимо от должностей. Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС, отчеты по страхованию включаются в опись дел постоянного хранения. По 2010 включительно в опись дел постоянного хранения надо включать также отчеты по налогам и в пенсионный фонд. То есть, если в перечне документов с указанием сроков хранения и в номенклатуре дел стоит срок хранения «Пост.», дела включаются в опись дел постоянного хранения, если – «75 лет» — в опись дел по личному составу.

Евгения, а как быть с личными карточками Т-2? Их сшивать или можно просто разложить в архивные картонные короба отдельно по годам?

И лицевые счета надо подшивать на всех сотрудников за минувший год, или только уволенных? Я так понимаю, что прошел 2011 год, и мы сшиваем все лицевые счета всех работников организации за 2011 год, так ведь?

Спасибо вам огромное, что помогаете мне ))))

Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 на уволенных сотрудников подшиваются в дела в алфавитном порядке. Лицевые счета формируются и подшиваются на всех сотрудников.

Добрый день! А на карточки т-2 нужно делать общую внутреннюю опись или также как и на личные дела отдельно на каждую карточку? и нумерацию проставлять на каждую карточку отдельно или все по порядку до 250 листа?

И еще, Евгения, такой вопрос, я сшиваю дела за 2010 год и столкнулась с такой ситуацией: в приказы по личному составу со сроком хр. 5 лет подшили приказы на перевод, оказание мат.помощи, на премирование (которые хранятся 75 лет), я их из этой подшивки убрала и теперь получается, что когда я делаю внутреннюю опись документов пишу «номер пропущен» и таких приказов шт. 30-35. Где мне это лучше отразить? во внутренней описи написать «приказ №... отсутствует в связи с технической ошибкой при регистрации» (у вас на сайте вычитала )))))

Или это надо писать в листе-заверителе? Надеюсь понятно написала. Спасибо заранее )))

Здравствуйте! Как же можно составить опись на одну карточку? Личные карточки ф. Т-2 подшиваются вместе в одно дело по году увольнения в алфавитном порядке, если дело больше 250 листов – делится на тома. Нумеруются в пределах одного тома (от 1 до 250). Правила не требуют составлять внутреннюю опись к делам с личными карточками.

Если Вы изымаете приказы из дела 5-летнего срока хранения, то там не надо делать никаких отметок, эти дела не нумеруются, и к ним не составляется внутренняя опись. В листе-заверителе к делу с приказами по личному составу (75 лет) не следует перечислять все «дублетные» номера. Но в предисловии к описи следует указать, что при упорядочении документов было проведено переформирование приказов по личному составу. Внутреннюю опись к приказам по личному составу можно не составлять (правила не требуют). Но журнал регистрации приказов со сроком хранения 75 лет надо включить в опись.

Спасибо! Евгения, теперь возникла такая ситуация:

Я разбираю, проверяю приказы (5 лет), и там есть приказы, которые мы всегда регистрировали в приемной как приказы по основной деятельности (которые 75 лет хранятся) и в архив их сдавала приемная (приказы на оказание мат.помощи, на премирование, на назначение ответственных в кадрах, допуск к самостоятельной работе и т.д.) и сейчас архив приемной подшит за 2010 год, а и что с этими приказами делать мы не знаем. Это надо расшивать, вкладывать эти приказы и все переделывать: опись, нумерацию, лист заверитель? Или можно их как-нибудь просто туда добавить и всё? )))

А приказы 5 лет можно просто хранить в кадрах не сшивая, без описи в папках-регистраторах?

Заранее огромное спасибо! Только благодаря Вам подготавливаю архив! )))

Здравствуйте! На будущее приказы на оказание материальной помощи и о премировании надо регистрировать вместе с приказами по личному составу. Но если они уже были зарегистрированы, сформированы и тем более подшиты вместе с приказами по основной деятельности, лучше оставить так, оговорив особенности формирования дел в предисловии к описи. Документы 5-летнего срока хранения, в том числе приказы, не подлежат подшивке, нумерации и т.д. Их можно хранить на скоросшивателях до отбора дел к уничтожению.

Здравствуйте! Перечитала несколько раз Вашу статью, но никак не могу взять в толк одно. У нас небольшая организация с численностью в 30 человек. Закончился 2013 год. Я собрала все документы за прошедший 2013 год. Приказы по личному составу, уволенных работников я подшила и убрала отдельно в шкаф. А как быть с приказами тех сотрудников, которые работают? Ведь есть такие кто устроился в 2012 г. Я документы, приказы, договора на всех работающих сотрудников храню в одной папке

Здравствуйте! Дело с приказами по личному составу не надо переформировывать, надо только систематизировать приказы в хронологическом порядке, начиная с 1-го номера. Нельзя разделять приказы на уволенных и работающих! Все приказы за год должны быть подшиты в одно дело.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько лет хранятся приказы о привлечении к работе в выходные дни, об исполнении обязанностей, о предоставлении отгулов?

Здравствуйте! Приказы о предоставлении отгулов в счет ранее отработанного времени следует формировать отдельно от приказов по личному составу, вместе с приказами о ежегодных отпусках, срок хранения – 5 лет. Остальные перечисленные Вами приказы надо формировать вместе с приказами по личному составу, срок хранения – 75 лет (ст. 19-б, 19-б прим. Перечня 2010 г.).

Спасибо! А в каком пункте Перечня написано, что приказы о предоставлении отгулов хранятся 5 лет? Я не смогла найти, к сожалению.

Здравствуйте! Конечно, не нашли. Потому что действующим законодательством не предусмотрено понятие «отгул». То, что мы называем отгул – это предоставление дня отдыха в счет отпуска, либо в счет ранее отработанного времени и др. Поэтому целесообразно приравнивать срок хранения подобных приказов к сроку хранения приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках (5 лет).

Евгения, добрый день! Скажите, пожалуйста, я подшила приказы по личному составу вместе с заявлениями (их основаниями). Я подшивала по принципу, что срок их хранения одинаков — 75 лет, их не так много и хотелось, чтобы они лежали вместе для быстрого поиска. Сейчас выяснила, что основания подшиваются к личным делам. Стоит ли мне расшивать дела или можно оставить как есть, а будущем делать по-правильному? Спасибо.

Здравствуйте! Я бы рекомендовала Вам сейчас расшить дела и сформировать правильно. Личные дела работников без заявлений о приеме и увольнении будут не полными.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, по такому вопросу: организация маленькая, за год примерно 5-10 приказов по личному составу и столько же примерно на отпуск, а бывает и меньше за год, 2-3 карточки Т-2 уволенных в год. Есть документы за несколько лет. Можно ли их прошить в одно дело, или обязательно формировать дела по годам? И ещё вопросик: личные дела не ведутся, сколько хранить заявления на увольнение и отпуск б/с?

Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения заявлений- 5 лет (ст. 665 Перечня 2010 г.). Заявления о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет только в составе личного дела. Если личные дела не ведутся, то заявления в опись дел по личному составу не включаются.

По поводу формирования дел. Правила рекомендуют формировать в дело документы за один календарный год. Опись дел составляется по годовым разделам. Если в дело подшиты документы за несколько лет, впоследствии затрудняется поиск документов. Неудобно это и при передаче документов по личному составу в архив (в случае ликвидации организации).

Подскажите, в ТОО ведение личных дел, а так же карточки Т-2 обязательно или можно обойтись без этого? И еще — если у нас в основном сезонные работники, как их оформлять? Спасибо.

Здравствуйте! ТК РФ не содержит требования об обязательном ведении личных дел работников. По остальным вопросам Вам лучше обратиться к специалисту по работе с кадрами, либо в Гострудинспекцию.

Добрый день!

При отборе документов на хранение столкнулась в такой проблемой: приказы по основной деятельности, поощрениях, материальной помощи, командировках, административно-хозяйственным вопросам имеют сплошную нумерацию, так же обстоит дело и с приказами по личному составу (прием, увольнение, перевод, все виды отпуска, наказания) зарегистрированы в одном журнале и имеют сплошную нумерацию. Можно ли прошить все виды приказов по личному составу /основной деятельности в дела по номерам или можно частично списать и прошить, нарушив нумерацию приказов?

Ранее экспертизу ценности как и прошивку документов проводил государственный архив или специализированная фирма. При обработке приказов приказы прошивались с учетом регистрации. Правильно ли?

Заранее признательна за ответ.

Здравствуйте! При подготовке дел на архивное хранение неправильно сформированные дела переформировываются. В предисловии к описи надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как нумеруются прошитые приказы? На учебе говорили, что в правом верхнем углу проставляется номер простым карандашом и не нумеруются подшитые в эту книгу первые листы с заголовком и описью. Спасибо!

Здравствуйте! На учебе вам дали правильную информацию. Уточню только, что не нумеруется первый чистый или титульный лист, а листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Здравствуйте! Если заявление работника — это основание к приказу и храниться отдельно от него, то что является приложением к приказу, которое храниться вместе с ним?

Здравствуйте! Приложение к приказу – это тот документ, который утверждается этим приказом. Для приказов по личному составу это, например, список премируемых сотрудников.

Здравствуйте. Я работаю в кадрах. В этом году руководством был утвержден архив. Теперь мне необходимо подготовить приказы за прошлые годы к передаче в архив. Естественно только те, которые хранятся 75 лет или постоянно. Но закавыка в том, что раньше, до 2006 года, все приказы велись в одной куче и не разделялись по срокам хранения. Что мне теперь делать? Самой их разделять и передавать часть на уничтожение, а часть формировать в соответствии с требованиями к архиву? Или теперь уже все их передать в архив в общей куче, чтобы не нарушилась нумерация?

Здравствуйте! Обычно объем приказов по личному составу 5-летнего срока хранения (отпуска, командировки и пр.) значительно превышает объем приказов со сроком хранения 75 лет. Поэтому целесообразно провести переформирование дел (разделить). Нумерация, конечно, нарушится. В этом случае в предисловии к описи необходимо указать, что нумерация приказов по личному составу нарушена в связи с переформированием дел.

Здравствуйте, такой вопрос, что делать если в приказах при проставлении номеров некоторые номера были пропущены, как это указать во внутренней описи? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Во внутренней описи указываются только приказы (номера), имеющиеся в наличии. В листе-заверителе указываются номера отсутствующих приказов с указанием причины (пропущены в связи с технической ошибкой).

Добрый день, подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить приказы по отпускам и командировкам в личных делах?

Здравствуйте! Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках имеют 5-летний срок хранения, поэтому их не следует формировать в составе личных дел.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа о дисциплинарном взыскании в личном деле госслужащего?

Изымается ли этот приказ при сдаче дела в архив? Благодарю

Здравствуйте! Согласно ст.19-б (примечание) Перечня 2010 года приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет.

Здравствуйте! Приказы о повышении квалификации имеют срок хранения по Перечню 2010 г — 75 лет. В организации есть приказы о направлении на повышение квалификации работников (медики, инженеры и др.) за 2002—2009 гг. Какой срок хранения данных приказов?

Здравствуйте! Эти приказы следует формировать вместе с приказами по личному составу (75 лет).

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, приказы об изменении оклада работнику с указанием Ф.И.О. формируются в приказы по личному составу?