Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии, куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Милашка» Генеральный директор ЗАО «Милашка» В.Д. Болдашкин АКТ 02.11.2012 02.11.2012 № 1 г. Краснодар
1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы | 1 | 42 | — | |
2 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год | 1 | 23 | — | |
3 | Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы | 1 | 29 | — | |
4 | Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год | 1 | 16 | — |
Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.
Состояние документов и описей удовлетворительное.
Одновременно передаются:
Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.
Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н. Черкинзон Председатель комиссии Л.Б. Богомолова Члены комиссии М.С. Олешко В.И. Якина
Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат. Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата. Это нормально.
В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.
Здесь можно посмотреть установленную форму акта приема-передачи архива.
** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word, Excel.
Здравствуйте подскажите пожалуйста приступаю к работе в суде, буду заниматься и архивом, но мне его никто не передает по акту-передачи архива. Как быть, что написать в акте, что принимаю по факту, т.к документы не упорядочены номенклатурой. Ни описей, ни паспорта архива нет.
Здравствуйте! В Вашей ситуации надо все же настоять на приеме дел по акту, в судах ведется строгий учет дел, утрата документов грозит серьёзными последствиями. Надо образовать комиссию, составить акт (приложение 48 «Основных правил работы архивов организаций»), включив в него все описи и другие учетные документы архива.
Добрый день подскажите пожалуйста ссылку на нормативный документ в котором говорится о том, что подпись должна быть на обратной стороне акта или какого-то письма, а не на отдельном листе
Здравствуйте! Подпись должностного лица на документе располагается после текста через 2-3 межстрочных интервала. Никогда не слышала об оформлении подписи на отдельном листе.
Здравствуйте! Назначена ответственной за архив. Подскажите, пожалуйста, как оформить акт о приеме архива, если ответственного за архив не было. Документации никакой не велось. Архив — склад бумаг.
Здравствуйте! В таком случае акт не оформляется.