Образец внутренней описи документов дела

Помещено в тему: Образцы документов

Когда необходима и как составить внутреннюю опись На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

 

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 13 комментариев

Добрый день.

Подскажите, пож-ста, по описи. Правильно ли я понимаю, что опись дела (например, опись приказов по личному составу) будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов...?

Спасибо!

Здравствуйте! По сути это одна и та же информация (например, о каждом приказе), но различие будет в форме этих описей.

Добрый день! Спасибо за ваш замечательный сайт. Изучаю теорию по архивному делопроизводству. Возник вопрос по внутренней описи. Как я поняла, она необходима НЕ для всех документов. А если например, нужно найти в архиве какой-либо приказ в определенном деле, в котором нет внутренней описи. Как искать? Перелистывать весь том дела? Или сначала смотреть дело с журналами регистрации этих приказов, там найти номер, а потом в деле, в котором хранятся сами приказы, искать уже сам документ.

Здравствуйте! Конечно, быстрее найти необходимый приказ в журнале регистрации приказов. Если его нет, то придется перелистывать дело. Некоторые организации составляют внутренние описи на дела с приказами и др. документами. Но, как Вы правильно поняли, правила этого не требуют.

Евгения, здравствуйте. В одном из ответов написано, что на обложке № дела = индексу дела из номенклатуры. А в образце внутренней описи запись такая: внутренняя опись документов дела № 08-24. Индекс 12-17/1367 письмо ОАО «Крук» о направлении прайс-листа. Что означает 08-24?

Здравствуйте! 08-24 – это индекс дела по номенклатуре дел организации. 12-17 – индекс дела поступившего письма (по номенклатуре дел ОАО «Крук»).

Евгения, здравствуйте. А какое может быть такое дело, где идет сбор документов под другим индексом. Если дело входящих документов, то оно хранится 5 лет, и ему не нужна внутренняя опись. Так ли это?

Подскажите, пожалуйста. Я работаю кадровиком в Государственном казенном учреждении. Сдаю дела в архив. Личные дела сотрудников никогда не создавались и не формировались в организации. Да и почитав интернет, пришла к выводу, что это не обязательная процедура для нашей организации. Но в местном архиве с меня требуют формировать личные дела сотрудников, да еще и восстанавливать за предыдущие года. Кто прав и как быть в этой ситуации??

Здравствуйте! Действительно, последние нормативные документы (ТК РФ) не содержат требования о ведении личных дел работников. Тем не менее, в государственных учреждениях принято заводить на сотрудников личные дела. Я бы рекомендовала Вам это делать, во-первых, потому, что это удобно для организации. Естественно, за прежние годы восстанавливать их не надо. Понятно и требование государственного архива, так как впоследствии документы по личному составу могут быть переданы к ним на хранение, им придется выполнять запросы (справки) по этим документам, а с личными делами это гораздо удобнее. Здесь должно быть решение организации. Если Вы категорически не хотите вести личные дела, попросите, чтобы государственный архив предоставил Вам основание (документ), в соответствии с которым организация должна вести личные дела работников.

Посоветуйте пожалуйста! Из законченного производством дела вышивается документ, взамен его вшивается справка-ЗАМЕСТИТЕЛЬ. Нужно или нет исправлять даты на обложке дела, т.к. дата этого документа выносилась на обложку? или даты выносятся на обложку на основании дат внесенных в опись и не важно вышит документ или нет.

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов, подшитых (имеющихся) в деле.

добрый день! подскажите как лучше поступить, у сотрудника уже огромное дело и некуда подшивать новые данные, как можно сделать, например часть 2 личного дела на этого же сотрудника и как это оформить? и что делать с 1 частью?

Здравствуйте! Если дело превышает 250 листов, то его надо разделить на два тома. При этом не следует разрывать один документ на разные тома.