Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.
Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:
Генеральному директору
ОАО «Горящий фитиль»
В.А. Великолукскому
или
ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел
с почтовым адресом
ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
г. Орел, 385001
физическому лицу
Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021
Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:
№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,
или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.
Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.
Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.
Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».
Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:
Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз.
2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.
Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:
Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия
или
И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Другая-Фамилия
Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:
Толстопятов Иван Петрович
234-22-22
На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Спасибо за полезную информацию! Появилась необходимость в оформлении служебных писем, нужно знать и правила оформления реквизитов документов...
Можно многому научиться на этом замечательном сайте!
Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Письмо необходимо направить на 10 предприятий (текст одинаковый), как правильно оформить обращение: «Руководителю предприятия (по списку)», «Руководителям предприятий (по списку)» или персонально на имя каждого руководителя предприятия? В данном случае какие требования к оформлению обращения?
Здравствуйте! Если для Вашей организации данные предприятия являются по каким-либо причинам важными, то можно составить каждому отдельное письмо, обратившись персонально к руководителю. В обычном случае допускается обратиться: «Руководителю предприятия (по списку)», при этом сам список не требуется присылать адресатам. Нормативными актами это не регламентировано.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, вопрос касаается пункта «...Оформление реквизита «подпись» служебного письма» инициалы руководителя расшифровывать? Например, И.И. Иванов или Иван Иванович Иванов?
Здравствуйте! Принято от границы левого поля указывать наименование должности (может занимать несколько строк), ближе к правому полю указывают по образцу И.И. Иванов.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, можно ли в официальном письме не ставить саму подпись, а лишь слово «подпись», если есть регистрационный номер, дата? P.S.: Письмо пересылается по электронной почте.
Здравствуйте!
Письмо, направленное по электронной почте, заверяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Добрый день, подскажите пожалуйста, корректно ли такое написание письма: Уважаемый Иван Иванович! далее текст письма и в конце: С уважением, директор И.И. Иванов? или всё-таки правильно писать одно из двух: либо уважаемый либо «с уважением»?
Здравствуйте! Правила составления деловых писем определяют, что если письмо начинается с обращения «Уважаемый!..», то оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением».
Здравствуйте!
Уточните, пожалуйста, чем закреплено данное правило?
Здравствуйте! Конечно, все правила написания деловых писем носят рекомендательный характер. Это различные пособия по написанию деловых писем, наиболее авторитетное – учебное пособие Янковой В.Ф. «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (п. 4.13.) также рекомендуют заканчивать письма формой «С уважением…». Разумеется, это ещё зависит и от содержание письма.
добрый день,
мне надо написать оф. письмо, в котором будут ссылки на несколько международных соглашений, так вот я думаю, что эти соглашения целесообразней показать в начале письма (пронумеровать как а,б,в,г...) и потом по ходу письма ссылаться (названия этих соглашений очень длинные и упоминаться будут не раз). я вот не знаю как правильней это оформить.
после написания кому это письмо адресовано что и как надо написать (ссылка или еще что), и как по тексту правильней на эти документы ссылаться.
спасибо большое заранее
Здравствуйте! В таких случаях обычно при первом упоминании в тексте документ называется полностью, после чего в скобках указывается сокращенное обозначение, например: «Международная конвенция по охране человеческой жизни на море» (далее – Конвенция). И далее в тексте пишется уже просто «Конвенция».
Добрый вечер. Пришлось воспользоваться услугами интернета для обновления памяти по поводу дополнительного реквизита служебного письма — печать. По ссылке обратилась на Вашу страницу. Обязательна ли она должна присутствовать в служебном письме в настоящее время? Бабушка, к сожалению, умерла и даже негде узнать применялась ли она раньше и допустима ли она сегодня? А вот государственные органы просят (цитирую): «Ваш ответ просим предоставить с сопроводительным письмом, подписанным в соответствии с установленными требованиями документооборота (с подписью законного представителя и гербовой печатью Общества)». Вот сижу и хмурю бровь!
Здравствуйте! Гербовой печатью заверяются гарантийные письма. Обычные служебные письма подписывает руководитель без заверения печатью.
У меня не приняли документы в налоговой, потому что на сопроводительном письме не стояла печать, объяснив, что печать не ставится только на письмах, напечатанных на бланках организации, изготовленных типографским способом. Какой документ регламентирует данный вопрос?
Здравствуйте! Правила оформления документов регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Раздел 7 «Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» регламентирует требования по использованию оттиска печати. По поводу бланков. Действительно, официальные (служебные) письма должны быть оформлены на бланке организации, который должен содержать набор реквизитов, идентифицирующих автора письма. Требования к реквизитам изложены в ГОСТе. ГОСТ устанавливает также, что реквизиты на бланке наносятся «различными техническими средствами», в том числе при помощи средств вычислительной техники. Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. То есть, это требование для государственных органов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие существуют нормы при оформлении в официальной справке адресата. Женщина меняла фамилию несколько раз, требуется ли перечисление всех фамилий, в какой последовательности (от девичей или от последней фамилии), или достаточно указать последнюю фамилию, а в тексте документа по хронологии писать другие фамилии?
Здравствуйте! Не понятно, о какой справке идет речь. Обычно в справке указывается последняя, «действующая» фамилия. При оформлении различных анкет обычно требуют писать наряду с последней девичью фамилию. В этом случае сначала пишется настоящая фамилия, а в скобках указывается девичья.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как составить ответ на служебную записку от преподавателя, который не согласен с тарификацией на следующий год. Заранее спасибо
Здравствуйте! Из Вашего сообщения не понятна суть (содержание) ответа.
Подскажите как подписать кратко «исполняющий обязанности заместителя начальника» и временно исполняющий обязанности заместителя начальника управления"
первый вариант, так же допускается указывать «и. о. заместителя начальника управления»
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно указывать должность руководителя, если письмо написано на бланке предприятия: генеральный директор или генеральный директор ООО «Континент»
Здравствуйте! Если письмо оформлено на бланке предприятия, то при оформлении подписи руководителя название организации не указывается. Правильно: «Генеральный директор».
Здравствуйте! помогите мне написать письмо к начальнику регионального управления от главы службы для совместной работы. Не могу начать, они раньше при неофициальной встрече познакомились и договорились о возможных совместных работах, теперь с нашей стороны нужно написать письмо с предложением для совместных работ и попросить связать нас с соответствующими службами.
Здравствуйте! Предлагаю начать так: «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам заключить договор о сотрудничестве в сфере…».
Здравствуйте. В письме нужно указать, что копия данного документа отправлена другому должностному лицу. Где это написать? в тексте письма или новым абзацем вместо приложений, а может в строке адресата?
Здравствуйте! Это указывается при адресовании письма (в реквизите «адресат»). Сначала указывается первый адресат, ниже второй и т.д. (до 4-х адресатов). Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают
Здравствуйте. Помогите мне пожалуйста. Ищу по всяким сайтам и пытаюсь найти требование к оформлению «Адресанта». Очень прошу если возможно то помогите! Очень срочно! Спасибо заранее.
В данной статье указан ГОСТ, а также приведены примеры оформления данного реквизита. Посмотрите образцы оформления деловых писем на сайте, они все составлены на хорошем уровне с учетом действующих нормативов по делопроизводству.
Здравствуйте! Подскажите, имеет ли значение, с какой стороны электронного письма ставится подпись (справа или слева). Если имеет, то как правильно ее разместить. Спасибо.
Здравствуйте! К электронным документам применяются требования, аналогичные к документам на бумажных носителях. На электронном документе отсутствует личная подпись, может оформляться ЭЦП.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, обязательно ли указывать исполнителя письма во внутреннем документе?
Здравствуйте! На внутренних письмах (служебных записках и др.) исполнителя желательно указывать, чтобы адресату было известно к кому обращаться в случае возникновения дополнительных вопросов.
Добрый день! Возможно ли текст письма на первой странице, а только подпись на втором листе? Считаю недопустимо, но как доказать?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 подпись располагается после текста документа и отметки о наличии приложений через 2-3 межстрочных интервала. Соответственно, подпись не может располагаться на листе без текста самого документа.
Здравствуйте! Подскажите, если пишем письмо с просьбой разрешить что-либо в стороннюю организацию, как правильно должно начинаться обращение: «Просим Вас» или «Прошу Вас»?
Здравствуйте! Если письмо направляется от имени организации, то следует писать: «Просим Вас…».
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, допускается ли и чем регламентируется выделение в служебной корреспонденции (письме) адресата, подписанта, иных слов, фамилий, отдельных предложений в тексте жирным шрифтом?
Здравствуйте! Допускается использовать выделение полужирным шрифтом заголовок письма, адресата. Можно также выделить отдельные фрагменты текста, если нужно обратить внимание корреспондента.
Подскажите, пожалуйста, если я получила письмо от банка без печати и исходящего, даже не на официальном бланке, но по почте с уведомлением. Это письмо считается официальным?
Здравствуйте! Служебное письмо должно быть оформлено на бланке организации, либо заверено печатью организации с необходимыми реквизитами. Возможно, Вам прислали какое-то извещение из банка, подписанное не руководителем, а исполнителем.
У меня вопрос. Мне надо подписывать письма физическим лицом на основании доверенности. Как оформлять реквизит «подпись» в таком случае? Заранее благодарен
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, что за письма и вместо кого Вы должны их подписывать? Если вместо руководителя, то должен быть оформлен приказ на временное исполнение обязанностей.
Здравствуйте! Поясните пожалуйста. Если должность адресата: исполняющий обязанности директора, в шапке пишем полностью «Исполняющему обязанности директора ООО „Лютик“ И.И. Петрову» или допустимо сокращение "И.о. директора ООО «Лютик» И.И. Петрову
Здравствуйте! Допускается сокращение «И.о.».
Здравствуйте, подскажите можно ли отказать в приеме и регистрации телеграммы от физического лица, если в ней неверно указана фамилия директора организации
Здравствуйте! Главное, чтобы наименование организации было написано верно.
Здравствуйте! Если письмо адресовано одному учреждению как правильно в тексте письма написать «Государственное областное учреждение... направляет вам информацию...» или «Государственное областное учреждение... направляет Вам информацию...». Обращение «вам» пишется с большой или маленькой буквы.
Здравствуйте! В деловых письмах принято писать «направляем Вам».
Здравствуйте!
Следует ли отделять строкой (пропускать одну строчку) после обращения/приветствия? Как я сделала в данном случае для примера. Или это пишется одним общим текстом уже со следующей строки?
Спасибо.
Здравствуйте! В деловой переписке принято отделять обращение от основного текста письма. Если текст печатается через 1 межстрочный интервал, то обращение отделяется 2-мя межстрочными интервалами.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, при оформлении подписи в служебной записке — указывается два человека один выше по должности, другой ниже — вопрос: чья фамилия и подпись ставится первой, а чья второй? Спасибо!
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (выше – старшая должность).
Добрый день!
Подскажите, при написании письма, в котором ссылаюсь на абзац действующего договора, как будет вернее написать: 1) 2 абзац п. 2 Договора либо 2) 2-й абзац пункта 2 Договора.
Заранее благодарю за ответ.
Здравствуйте! Правильно – 2-й вариант.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как правильно сокращать в документах временно исполняющего обязанности генерального директора (ВРИО или Врио)?
Спасибо вам огромное за помощь.
Здравствуйте! Если выбирать между ВРИО и Врио, то по правилам сокращения слов в русском языке – ВРИО. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009 предлагают в данных случаях сокращение И.О.
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Как оформить подпись (полный или сокращенный вариант), если письмо оформлено на двух листах, первый лист оформлен на бланке письма, второй лист на чистом листе? Специалисты из Юридического отдела утверждают, что так как второй лист письма оформлен не на бланке, то указывается полный вариант подписи. Спасибо!
Здравствуйте! Даже если документ состоит из нескольких листов, соответственно, первый лист – на бланке организации, подпись оформляется по сокращенному варианту. В ГОСТе говорится об оформлении реквизита «подпись» на документе, а не на первом листе документа.
Добрый день!
Как и чем регламентировано написание обращения в начале письма к лицу «Уважаемый Иван Иванович!»?
Если письмо идет копией нескольким адресатам, нужно ли писать обращение ко всем лицам поименно
«Уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемый Петр Петрович!»
«Уважаемый Семен Семенович!»?
Очень признательна за разъяснения.
Здравствуйте! Нормативными документами по делопроизводству этот вопрос никак не регламентируется. Конечно, если письмо направляется нескольким адресатам, то неуместно в обращении перечислять каждого по имени и отчеству. В данном случае лучше использовать обращение: «Господа!» или «Уважаемые господа!». При обращении к лицам одного профессионального круга можно использовать обращение «Уважаемые коллеги!».
Здравствуйте! Бухгалтер при регистрации служебного задания вписывала рег. номер командировочного удостоверения (т.е. у командировочного и у служебного задания были одинаковые рег. номера). Но в связи с тем, что в нашей организации только сейчас начали «отходить» от командировочных удостоверений возник след. вопрос: т.к. командировочных больше не будет, то тогда КАК и КЕМ должны регистрироваться служебные задания??? И если ли какой-либо документ, где это прописано...
Здравствуйте! Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 08 января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания на командировки. Подтверждением направления работника в командировку является приказ о командировке, а также журнал учета работников, выбывающих в командировки.
Здравствуйте!
В нашу организацию пришло письмо на фирменном бланке предприятия-отправителя (ООО). Текст самого письма не заверен ни печатью организации, ни подписью должностного лица, а только фразой ООО Полет.
Вопрос: Допустимо ли такое оформление писем и обязаны ли мы на него как-то реагировать?
Спасибо.
Здравствуйте! Если письмо оформлено на бланке организации, то печатью организации оно не заверяется, но подпись руководителя, разумеется, должна быть. Реагировать можно по вашему усмотрению, в зависимости от содержания письма и от того, в каких отношениях вы с корреспондентом. Если это ваш партнер, то можно по телефону сообщить, что письмо пришло без подписи, и они дошлют оформленный вариант письма. Если корреспондент не знакомый, и содержание письма для вас не важно, то можно никак не реагировать на такое письмо.
Здравствуйте.
У нас в организации принято, чтобы исполнитель ставил роспись рядом со своей фамилией. Это правильно? Нужно ли и обязательно ли это делать?
Здравствуйте! Если речь идет о реквизите «отметка об исполнителе», то согласно ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит включает в себя ФИО и номер телефона. Подпись исполнителя этим реквизитом не предусмотрена. Если речь идет о визировании, то подпись необходима.
Добрый день! Руководитель часто на месте резолюции просто ставит одну свою подпись и все (без даты, без указания исполнителя, без слов к примеру «В приказ») будь-то заявка, служебная записка, заявление на командировку. Т.о. мы понимаем что это означает «не возражаю, согласен». Хотя сами знаем, что это не правильно. Как руководителю сказать об этом корректно (что просто подпись не допустима в резолюции)?
Здравствуйте! Объясните ему, что есть ГОСТ Р 6.30 0 2003, который регламентирует оформление резолюции: ФИО исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата. Можно сказать, что правильное оформление резолюции повышает ответственность исполнителей, облегчает контроль за исполнением документов.
Здравствуйте.
Подтверждением направления работника в командировку является приказ о командировке, а также журнал учета работников, выбывающих в командировки. Не совсем понятно в данном случае, т.к. в журнале учета работников, выбывающих в командировки мы регистрировали командировочные удостоверения. И если их отменили, то соответственно и регистрация больше в нем не ведется. Тогда как? Объясните, пожалуйста.
Здравствуйте! Журнал регистрации командировочных удостоверений и журнал учета работников, выбывающих в командировки, это два разных журнала. Если вы во втором журнале вели регистрацию командировочных удостоверений, то теперь ведите в нем учет работников, выбывающих в командировки. Обратите внимание, что учет и регистрация – разные понятия.
У нас как раз-таки велся только 1 журнал — это Журнал регистрации командировочных удостоверений. Журнала учета работников, выбывающих в командировки, как выяснилось, и нет вовсе. Т.е. его нам в обязательном порядке следует заводить, если даже он нам не нужен в работе?
Здравствуйте! Однако в своем первом вопросе вы писали, что вели журнал учета работников, выбывающих в командировки. Если в вашей организации нет необходимости вести такой журнал, то не надо его заводить.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться:
1) аукционная документация УТВЕРЖДАЕТСЯ руководителем, т.е. на нее нужно ставить гербовую печать либо мы ее не ставим вообще?
2) в акте приема-передачи расписывается руководитель где заказчик, мы ставим печать «Для документов». Правильно ли мы делаем, либо надо ставить гербовую?
3) Нам известно, что гербовая печать ставится ТОЛЬКО на подпись руководителя и ни на чью больше. Как тогда быть, если руководитель заболел либо в командировке за него же остается его зам. и подписывает док-ты, на кот-х тоже порой требуется проставить гербовую печать.
Здравствуйте! В «Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» есть примерный перечень документов, подлежащих утверждению и примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати. Используя эти примерные перечни, разработайте в своей организации свои конкретные перечни, включите их в инструкцию по делопроизводству, и тогда у вас не будут возникать подобные вопросы. На гриф утверждения ставится гербовая печать, если гриф оформляется как «УТВЕРЖДАЮ». Если: «УТВЕРЖДЕНО приказом…» — печать не ставится. Если есть приказ об исполнении обязанностей руководителя другим лицом, то он может подписывать за руководителя все документы, в том числе те, на которые ставится гербовая печать.
Добрый день!
В нашей организации есть ген. директор и несколько зам. директоров. Служебные записки за их подписью регистрируем инициалы + №, например, АВ-15. В настоящий момент один из замов стал ген. директором, а на его место назначен и.о. зам. директора. Вопрос в следующем — какими инициалами регистрировать с.з.?
Здравствуйте! Практика «привязывания» к регистрационным номерам документов ФИО должностных лиц не оправдывает себя, и вы в этом уже убедились. Лучше применять цифровые обозначения. В настоящее время вам остается только присваивать регистрационным номерам служебных записок вновь назначенного и.о. заместителя директора его инициалы, а с нового года лучше перейти на цифровую регистрацию.
День добрый, друзья! Подскажите, пожалуйста, как надо отправить официальное письмо в Министерство, к которому надо приложить копию Госконтракта на 120 листах? Это обязательно в бумажном виде отправлять, либо можно в электронном: письмо и приложение на диске или флешке? Либо как-то ещё? Заранее благодарен!!
Здравствуйте! Разумеется, письмо и приложение можно направить по электронной почте. Можно направить сопроводительное письмо на бумажном носителе, а приложение на съемном электронном носителе (диске).
Подскажите, пожалуйста, нужно ли ООО, у которого имеется круглая печать, проставлять печать на исходящем письме? Если можно обосновать ответ — буду очень благодарна!
Здравствуйте! Если письмо оформлено на бланке организации, содержащем все необходимые реквизиты, и подписано руководителем организации, то оно не заверяется печатью. Печатью необходимо заверять гарантийные и некоторые другие письма, содержащие финансовые обязательства. Порядок использования оттиска печати при оформлении документов регулирует ГОСТ Р 6.30-2003 (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ, раздел 7).
Здравствуйте! Если адресатов письма более одного, то принято обращение «Уважаемые господа!» или «Господа!» Однако как поступить, если официальное письмо направляется двум женщинам? По идее, обращение «Господа» не предполагает, что обращаются исключительно к мужчинам, но при обращении к двум женщинам «Господа» звучит неуклюже, а, скажем, «Дамы» — комично. Как быть?
Здравствуйте! Если это только две персоны, то можно обратиться по имени и отчеству, например: «Уважаемая Ирина Ивановна! Уважаемая Евгения Петровна!»
или по фамилии:
«Уважаемая госпожа Алферова! Уважаемая госпожа Петрова!».
Если это работники вашего ведомства или сферы деятельности, то допустимо обращение «Уважаемые коллеги!».
У меня вечный вопрос о заглавных и строчных буквах в написании названий должностей в официальных письмах. Разные источники дают противоречивые рекомендации: что с прописной буквы следует писать только названия высших государственных должностей, таких как «Президент Российской Федерации» или «Председатель Правительства»; что названия всех без исключения должностей пишутся со строчной буквы; что с прописной буквы пишутся названия должностей от министра и выше (и что при этом «заместитель Министра транспорта» пишется именно так – «заместитель» с маленькой, «Министра» с большой). Какими источниками следует здесь руководствоваться и каким должно быть общее правило?
Здравствуйте! С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации: Совет Федерации, Государственная Дума, Конституционный Суд, Верховный Суд, Совет Безопасности. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти: Министерство транспорта Российской Федерации, Федеральная служба по труду и занятости Российской Федерации. В распоряжении Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 21.12.2007 № 1576/954 (ред. 24.03.2008) приведены полные и сокращенные наименования высших законодательных и исполнительных органов РФ. Подробно о правильном написании наименований органов власти и должностей, а также написании географических названий, о применении сокращений и пр. изложено в Памятке Главгосэкспертизы России (М., 1999).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как верно писать в тексте письма: «просим» или «прошу»? Подписантом является генеральный директор в единственном числе. Так же есть вопрос об обращении, которое начинается со слова «Уважаемый (-ая)»: если обращаюсь в начале письма таким образом, стоит ли в конце письма писать «С уважением»? Какими источниками следует руководствоваться? Благодарю.
Здравствуйте! ГОСТ Р 6.30-2003 (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ) устанавливает, что в деловой переписке текст излагается от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем), т.к. письма составляются от имени организации, на бланке организации, хотя подписывает их один руководитель. Изложение текста от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю, направляю) возможно, если письмо составляется на бланке должностного лица, либо письмо носит конфиденциальный характер. Методическая литература по составлению деловых писем рекомендует, что если письмо начинается с обращения «Уважаемый…!», оно должно заканчиваться заключительной фразой «С уважением…».
Здравствуйте. В нашу организацию часто приходят письма от департаментов, подписанные не директорами, а начальниками управлений этих департаментов. Подскажите, по правилам на имя кого должен быть ответ: на начальника управления или на директора департамента?
Здравствуйте! Письмо-ответ всегда направляется в тот адрес и на то имя, от кого поступил запрос.
Здравствуйте! Впервые услышала от своего коллеги, что после «Уважаемый...!» не ставится восклицательный знак.
Работаю делопроизводителем, за всю свою профессиональную деятельность не встречала подобных писем. Даже в Ваших ответах в примерах везде стоит восклицательный знак. Может быть существует какой то особый случай? Если существует, то какой.
Здравствуйте! По правилам русского языка обращение всегда выделяется запятой или восклицательным знаком. В деловой переписке обращение к адресату принято заканчивать восклицательным знаком, который указывает на то, что обращению к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.
Добрый день! Подскажите, если текст письма на нескольких страницах, то исполнителя нужно указывать на каждом листе или достаточно на одном? И если на одном, то на каком именно: на первом или последнем? Заранее спасибо за Ваш ответ!
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.25.) отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля.
Добрый день! Наш институт, совместно с соседними институтами нашего города, планируют отправку письма в Министерство. Письмо планируют оформить на официальном бланке нашего института и заверенное подписью директора. Но кроме нашего директора в этом письме должны будут подписаться так же директора соседних институтов (нашего города).
Вопрос: можем ли мы так сделать? (ведь на нашем бланке могут расписываться только директор и его замы). Если нет, то как нам лучше поступить?
Здравствуйте! В подобных случаях оформляется совместное письмо от имени нескольких организаций. Совместное письмо оформляется на стандартном листе бумаги. В верхней части на одном уровне указываются наименования организаций и справочные данные о них. Первой указывается организация – инициатор письма. Если организаций более трех, то наименования организаций указываются одно под другим. Совместное письмо подписывают руководители всех организаций. Подписи оформляются на одном уровне. На совместном письме проставляются регистрационные номера каждой организации, регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов. Некоторые сведения об оформлении совместных писем можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016.