Организация работы ведомственного архива
Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.
Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.
Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.
Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
Учетные документы архива организации
Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.
Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.
Состав документов архива организации
В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:
- постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
- по личному составу,
- временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
- временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.
Проверка наличия и состояния дел в архиве организации
В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.
И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию. Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.
План работы архива организации
Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.
В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.
Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.
Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.
Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.
Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).
Организация использования документов ведомственного архива
Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней. Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела. При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.
Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
И последнее
Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:
- проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
- оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
- участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.
В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.
Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Огромное спасибо! Все очень подробно и понятно!
Здравствуйте! Как узнать относится ли наша организация к организациям, являющимся источником комплектования государственного или муниципального архива?
Здравствуйте!
Обычно специалист гос. или муниц. архива не оставить в покое организацию-источник их комплектования. Работает в непосредственном контакте с подобного рода организациями потому, что они отвечают за правильное упорядочение ваших документов. Если сомневаетесь, то лучше обратиться в архив своего города и самим уточнить там, относится ли ваша организация к какому-либо списку источников комплектования.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, каким должен быть пол в архиве? Допускается ли линолеум?
Здравствуйте! Отделочные материалы, применяемые в помещениях архивохранилищ, в том числе линолеум, должны быть огнестойкими.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, дела, которые хранятся 75 лет ЭПК, относятся к делам постоянного хранения или временного? Куда отнести дела до минования надобности и до замены новыми?
Здравствуйте! Дела со сроком хранения 75 лет и 75 лет ЭПК относятся к делам по личному составу (или долговременного срока хранения). ДМН (до минования надобности) и ДЗН (до замены новыми) – к документам временного срока хранения.
Евгения, добрый день! У меня может быть и глупый вопрос, но все-таки... Согласно правилам в архив передаются дела, законченные делопроизводством. А как поступать с организационными документами, такими как Устав, гос.регистрация, выданные лицензии, Ещё много спецификаций, паспортов качества продукции и т.п. Срок их хранения — постоянно, значит, они должны включатся в опись дел постоянного хранения, а вот в архив вряд ли они передаются, так ведь? Спасибо.
Здравствуйте! Некоторые перечисленные Вами документы передаются на постоянное хранение после завершения ведения или даже после ликвидации организации. Обращайте внимание на 4 графу Перечня – примечание. Однако Устав организации включается в опись дел постоянного хранения и передается в госархив после истечения срока ведомственного хранения.
Добрый день, Евгения! Меня приняли в апреле в организацию численностью около 200 человек. На собеседовании сказали, что мои обязанности — помощь девушке секретарю со всеми её делами плюс архив, который раньше не велся. Уже на первой неделе секретарь передала половину своей работы на меня, причем очень рутинной и постоянной — сканирование, отправка почтовых отправлений. Объем работ с документами очень велик, она до этого не особо то и успевала. Вопрос в том, как объяснить руководству, что организация и ведение архива не может быть «между делом» в свободное от загруженности время. Отделов 17 штук. Документов в каждом огромная масса, в том числе технической, различных инструкций, схем, связанных с производством. Реально ли создать и упорядочить архив с нуля, имея при этом мало свободного времени. Спасибо.
Здравствуйте! Очень понимаю Вас, так как знаю работу и канцелярии, и архива. Существуют нормативы расчета штатной численности работников архива, но они исходят от объема документов, хранящихся в архиве, а он у вас ещё не создан, как я поняла. Так что Вам надо просто поговорить с руководством, объяснить ситуацию. Можно составить примерный план по организации и упорядочению архива с указанием объема документов, разработать положение об архиве и с этими документами идти к руководству, либо написать докладную записку.
Здравствуйте. Было бы очень хорошо если бы вы разместили здесь договор на передачу дел в архив)))))))
Здравствуйте! Передача документов на постоянное хранение оформляется не договором, а актом, который заполняет государственный или муниципальный архив. Образец акта есть в Основных правилах работы архивов организаций (2002).
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, в описе внутренних документов в графе «Название документа» именно что надо указать? Ведь в некоторых письмах названий не бывает...
Здравствуйте! Во внутренней описи документов дела есть графа «Заголовок документа». При правильном оформлении документа, в том числе письма, он должен присутствовать. Если же заголовка нет, надо прочитать документ и коротко написать о его содержании.
Здравствуйте, помогите мне, пожалуйста, вот в таком вопросе. Наша организация-источник комплектов-я Госархива по списку №1. С 1992 г., как и многие организации, поменяла форму собственности на негосударственную. С 2013 г. Госархив требует заключить с ним договор о сотрудничестве, но руководство организации против и договора и сотрудничества. Как объяснить руководству, что выходить из списка №1 и прекращать работу с Госархивом — ошибка?
Здравствуйте! Можно объяснить руководству, что при заключении договора архив будет оказывать бесплатную методическую помощь организации в вопросах делопроизводства и работы архива, в случае ликвидации организации и отсутствии правопреемника бесплатно примет на хранение документы долговременного срока хранения, в том числе по личному составу. Наконец, если организация является источником комплектования государственного архива, то её документы представляют научно-историческую ценность и им обеспечивается постоянное (вечное) хранение.
Спасибо за ответ. Но даже паспорт архива они отказываются подписывать, хоть госархив ежегодно его им присылает. Просто с 2000 года в организации не было архивариуса и новое руководство с правилами работы архива никогда не сталкивалось и все встречает в штыки, хотя понимают, что порядок в архиве быть должен.
Здравствуйте! Если понимают, что порядок должен быть, то шансы на понимание есть. Попробуйте ознакомить руководство с Законом 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В моей практике был случай, когда руководитель, прочитав закон и поняв меру ответственности за сохранность архивных документов, не согласился расторгнуть трехсторонний договор, несмотря на предложение государственного архива. Объясните, что при сотрудничестве архив является помощником, а иногда и гарантом в соблюдении норм Закона.
Доброго дня! Подскажите пожалуйста, в приложении 46 (план работы архива) есть графа срок использования. Что в нем писать? Я уже просто с этим планом голову сломала. Составляю первый раз, что писать в этом плане не знаю.
Здравствуйте! В этом плане, как, кстати, и в других планах работы, есть графа «срок исполнения» (а не «срок использования»). Она заполняется после выполнения того или иного мероприятия. В плане работы архива обычно намечаются такие мероприятия, как проверка наличия и состояния документов, упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, подготовка документов к передаче на государственное хранение и др.
Здравствуйте. Я смотрела основные правила работы архива в 2002 г. и 1985 г. в приложении графа «срок использования», выходит что опечатка.
Здравствуйте! Наверное, в Вашем издании опечатка.
Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, если в организации архив является функцией канцелярии, не структурным подразделением, нужно ли составлять Положение об архиве?
Здравствуйте! Положение надо составлять. Архив организации – это не структурное подразделение и не специальное помещение, как многие думают. Архив – это документальный фонд организации, и в положении об архиве прописывается состав документов архива. Если организация небольшая и нет специального структурного подразделения и должности архивариуса, то приказом руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив. Это тоже должно быть отражено в положении об архиве.
Здравствуйте! Организация хранит документы ДМН 10 лет. Подскажите, а можно ли хранить их больше 10 лет?
Здравствуйте! Можно и больше, если документы нужны для работы. Срок хранения документов с отметкой «ДМН» (до минования надобности) определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Здравствуйте. Наше «верхнее руководство» потребовало от нас (своего филиала) подготовить историческую справку. Я, кончено, прочитала её описание в Основных правилах, нашла инструкцию по её составлению, но нигде не увидела образца или примера такой справки. Можете подсказать, где её увидеть можно? Сам филиал источником комплектования государственного архива не является; сейчас пытаемся с помощью нанятого архивиста «разгрести» те завалы, что сложились с 1959 года.
Здравствуйте! Возможно, любой пример Вам и не подойдет. Историческая справка составляется индивидуально для каждой организации (фонда). Рекомендую Вам запросить историческую справку вашей вышестоящей организации, она больше всего подойдет для вас.
Здравствуйте! подскажите, пожалуйста, где можно посмотреть, по какой системе располагать дела в архиве и как вести научно-справочный аппарат. Спасибо!
Здравствуйте! Эти рекомендации изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002). Еще можно посмотреть материалы на этом сайте.
Добрый день! Подскажите, если организация является источником комплектования госархива, сколько лет она может хранить в своем архиве до передачи на госхранение дела постоянного хранения по основной деятельности и по личному составу?
Здравствуйте! Сроки ведомственного хранения документов Архивного фонда РФ (постоянного хранения) установлены Законом РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 22): документы федеральных органов и организаций – 15 лет; государственных органов субъектов РФ и государственных организаций — 10 лет; органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет. Документы частных компаний хранятся в организации согласно договору с архивом, по сроку, как правило – 10 лет. Другие сроки ведомственного хранения установлены Законом для определенных категорий документов (проектная, конструкторская, технологическая документация, кино-фото-фоно-документы и др.). Документы по личному составу хранятся в организации 75 лет. Передаются в государственный или муниципальный архив только в случае ликвидации организации и отсутствии правопреемника.
Здравствуйте. Составляю план работы архива (ведомственного). Что писать в графе бюджет рабочего времени? И где это можно посмотреть. Заранее спасибо.
Здравствуйте! В 5-ой графе плана работы архива следует указать предполагаемый бюджет времени (в часах) на определенные виды работ в архиве. Лучше исходить из опыта работы. Каких-то обязательных норм сейчас нет. Для ориентира можно воспользоваться приказом Минтруда РФ от 26.03.1992 № 57 «Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий».
Здравствуйте, подскажите как правильно формировать переписку с организацией в дело? Ориентироваться на дату запроса или на дату ответа?
Здравствуйте! Переписка в делах формируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. Пакеты документов формируют в деле по первой (самой ранней) дате.
Здравствуйте! Где можно найти про методические пособие, образец заполнения паспорта ведомственных архивов Республике Казахстан
Здравствуйте! По этому вопросу Вам надо обратиться в Национальный архив Республики Казахстан.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли хранить в архиве аннулированные документы и если да, то каким образом их отделять от актуальных документов?
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, что Вы имеете в виду под термином «аннулированные документы»?
Например, предыдущие редакции документов.
Здравствуйте! Не подписанные документы, черновики, лишние экземпляры в дело не формируются и в архив не передаются.
Здравствуйте! Очень прошу Вас мне подсказать с чего мне начать работать в архиве, которого в организации никогда не было, а в комнате под архив стоят коробки с неразобранными делами. И как мне там сказали, что много надо уже уничтожать. С чего начать, не знаю. Помогите, пожалуйста.
Здравствуйте! Сначала надо разобрать документы (дела) по годам, затем по срокам хранения. Для определения сроков хранения документов надо использовать номенклатуру дел организации и перечни документов с указанием сроков хранения (до 2010 года включительно – Перечень 2000 г., после 2010 года – Перечень 2010 г.). На дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения надо составить описи дел. После утверждения описей можно отобрать к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, может ли быть филиал ФГУПа (обособленное подразделение), находящийся в Санкт-Петербурге, быть источников формирования фондов центрального архива Санкт-Петербурга, если головной офис находится в Москве? Филиал не является самостоятельным юридическим лицом, номенклатура является составной частью номенклатуры всего предприятия, инструкцией по делопроизводству пользуемся головного офиса. Заранее спасибо!
Здравствуйте! Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» решение о включении в состав Архивного фонда РФ документов ФГУП и месте хранения принимают экспертно-проверочные комиссии федеральных государственных архивов. За конкретным разъяснением по вашему вопросу вам следует обратиться в Центральный архив СПБ. Конечно, если ваш филиал не имеет статуса самостоятельного юридического лица, то документы должны передаваться вместе с основным фондом в Москву. Но может быть и иное решение, в зависимости от объема документов, сферы деятельности предприятия и других факторов. Такие примеры есть.
Доброго времени суток! К нам поступают достаточно серьезные запросы из пенсионного фонда, миграц. службы, различных департаментов с просьбой подтверждения диплома, труд. стажа. Срок исполнения по ним — месяц. Проблема в том, что мы пока не можем найти архивариуса. И получается, что половина времени ответа уже прошла и мы боимся, что наступит день Х, когда выйдут все сроки. И если же мы так и не найдем никого, то как тогда быть дабы не получить штраф за просрочку?? Подскажите, пожалуйста.
Здравствуйте! Можно назначить работника, временно исполняющего обязанности архивариуса. Запросы могут исполнять также работники других структурных подразделений (учебной части, канцелярии, отдела кадров). Это должно быть решение вашего руководства.
День добрый! Обследование помещения архива и доковв 2 р/год для своевременного обнаружения насекомых и плесени — а если плесени у нас нет, то что тогда ?? Все равно мы должны заключить договор по обработке?
Также не реже 1 р/мес — санитарные дни. Где их нужно фиксировать, специально заводится журнал или тетрадь, дабы при проверке показать, что они ведутся?
Здравствуйте! В 2.28. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, сказано, что необходимо 2 раза в год в начале и конце отопительного сезона проводить обследование помещения и документов для своевременного обнаружения плесени, грызунов и насекомых. При обнаружении биологических вредителей принимаются меры по дезинфекции и дезинсекции помещения силами работников архива, при необходимости привлекаются соответствующие службы. Если не обнаружено, то ничего не предпринимают.
Правила не регламентируют ведение журнала санитарных дней. Но вы можете сами завести такой журнал, фиксируя в нем, какие работы проводились (обеспыливание документов, обработка помещения антисептиком и др.).
Здравствуйте! Написали служебку на приобретение ионизатора воздуха для архива (согласно сан. гиг. нормам, допустимых уровней ионизации воздуха САНПИН 2.2.4П-94-2003 от 15.06.2003г.), руководитель «дал добро». НО наш фин. -эконом. отдел отказывает нам, обосновывая это не рациональностью приобретения. Что нам делать, чтобы было принято положительное решение в нашу пользу, как быть?
Здравствуйте! Согласно п. 2.15, 2.19 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архивохранилищах должен соблюдаться температурно-влажностный режим, для поддержания которого используется естественная или искусственная вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и агрессивных промышленных отходов. Требований об ионизации воздуха в правилах нет. Если вы хотите обеспечить комфортные условия в рабочей комнате, то напишите, что большую часть рабочего времени работаете в архивохранилище, поэтому просите установить в рабочей комнате ионизатор.
Здравствуйте! Спасибо за подробный ответ. Но мы так и указали «В связи с тем, что большую часть рабочего времени работаем в архиве, поэтому просим установить в архиве ионизатор» Что нам еще посоветуете прибавить?
Здравствуйте! Добавьте, что в противном случае будете требовать проведения аттестации рабочих условий в архивохранилище, и соответственно, доплату за работу в неблагоприятных условиях труда (запыленность, низкая освещенность и др.).
День добрый. Устроилась в архив, мое раб. место не оборудовано ПК и телефоном. Вместо этого у меня есть только нетбук и все. ПК и тел. не устанавливают, т.к. это якобы противоречит противопожарному режиму. Подскажите пожалуйста, как мне обосновать и на что сослаться? Буду Вам крайне благодарна за помощь!
Здравствуйте! Правила не содержат требования об оборудовании рабочего места в архиве ПК и телефоном, так что сослаться на нормативный документ в данном случае нельзя. Можно написать служебную записку, что для работы в архиве необходим ПК (кстати, ноутбук тоже подойдет) и внутренний телефон для ведения учета документов в архиве и связи со структурными подразделениями организации. По поводу противопожарного режима: если ваше рабочее место находится прямо в архивохранилище, а проводка не соответствует требованиям, то, возможно, нельзя установить ПК в соответствии с требованиями нормативных актов РФ по противопожарной безопасности. Но Вы можете требовать для работы отдельную комнату, изолированную от архивохранилища, на основании п. 2.16. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Там сказано, что в архиве должны быть предусмотрены рабочие комнаты для сотрудников архива, которые должны быть изолированы от архивохранилища.
День добрый!
У меня как раз таки само раб. место и находится в самом архивохранилище. Других рабочих комнат нет и не предвидится. ПК и телефон не устанавливают, т.к. запрещены розетки в архиве. Как тогда мне выходить из данной ситуации?
Здравствуйте! В Вашем случае остается только просить предоставить дополнительное помещение для работы, сославшись на Правила, либо работать с ноутбуком.
Здравствуйте! У нас была проверка ведомственным архивом и в предписании нам прописали о том, что нам необходимо обеспечить соблюдение противопожарного режима, а именно: раб. поверхности столов и тумб (непосредственно раб. место архивариуса) обработать противопожарным раствором. Обратившись к пожарникам, дабы устранить данное замечание, они нам сказали, что ничего делать нам не надо, т.к. если они обработают, по истечению времени все сотрется, т.к. за данным столом постоянно будет работать архивариус. Подскажите, пожалуйста, как тогда выполнить мероприятие и исполнить его? Заранее благодарны!
Здравствуйте! Вам надо было уточнить у проверяющих, на основании какого нормативного документа они выставили вам это предписание. Нормативно-правовые акты в области пожарной безопасности содержат требования об обработке огнезащитным составом деревянных стеллажей, по поводу рабочих столов этого требования нет.
Приветствую! Скажите, мы установили в помещении архива 2 шт. гигрометров в разных углах комнаты. Это правильно? Может быть где-то это прописано ?
Здравствуйте! Требование о размещении в архивохранилище контрольно-измерительных приборов, фиксирующих температурно-влажностный режим, содержится в п.2.26. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. В Правилах не указывается, сколько должно быть гигрометров и где они размещаются. Надо просто исходить из целесообразности, ориентируясь на размер архивохранилища.
Здравствуйте! Как нам фиксировать показания гигрометра ежедневно, если архив №1 находится по одному адресу, а №2 — по другому (т.е. чтобы добраться до №2 надо спец-но ехать). А спец-т по архиву один и чаще всего он находится в архиве №1.
Здравствуйте! Фиксируйте показания гигрометра во втором архиве 1 раз в неделю. Только надо внести изменения в ваши локальные нормативные акты, в которых прописаны эти нормы (положение об архиве, инструкция по делопроизводству, должностная инструкция).
Добрый день. У нас в организации встал вопрос переезда архива на 4 этаж с первого. Выделают один кабинет, где будут стоять стеллажи по периметру и мое рабочее место будет в этом же кабинете. Причем стеллажи занимают все пространство этого кабинета. Вопрос: должна ли я вообще сидеть в этом кабинете, дышать пылью от документов или у меня должно быть отдельное помещение от архивного кабинета. Как должно происходить планирование и организация рабочего места архивариуса. Спасибо.
Здравствуйте! Согласно п. 2.16. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, рабочие комнаты сотрудников архива организации должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Подробно об организации работы архива вы можете прочитать в вышеуказанных Правилах
Добрый день. Спасибо большое, что отвечаете на вопросы, заданные вам здесь. Очень помогает.
Я работаю в социальной гостинице для БОМЖей. Архивариусом. И для уничтожения документов пользуюсь Приложением к приказу Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года, если нет чего то в перечне от 2000 года. Приезжала проверка из Департамента и был задан вопрос, почему именно этим пользуемся Перечнем, мы не относимся к Министерству культуры. Честно, не нашла, что ответить, никогда не задавалась этим вопросам. Подскажите, действительно, почему именно Перечнем от 2010 года надо пользоваться, если он идет как приложение к приказу Министерства КУЛЬТУРЫ. Спасибо огромное за ответ. Очень буду ждать.
Здравствуйте! Прочтите название Перечня – «документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправление и организаций». Так что это типовой перечень, для всех организаций. А утвержден он Министерством культуры, потому что в настоящее время Росархив входит в ведение Минкультуры и все документы, касающиеся сроков хранения документов, делопроизводства и пр. утверждаются этим министерством.
Добрый день!
У меня вопрос, а обязательно ли согласовывать описи постоянного и временного срока хранения, а также номенклатуру дел в архиве города? Или можно только рассмотреть и утвердить экспертной комиссией? Я работаю в ПАО, архив не велся никогда должным образом, просто складировалось. Я сейчас оформляю дела, акты на уничтожение, номенклатуру и описи составила.
Здравствуйте! Описи дел постоянного хранения утверждаются, по личному составу – согласовываются (как и номенклатура дел) в архивном органе (ЭПК) только в том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. В остальных организациях описи дел и номенклатура дел согласовываются ЭК организации, утверждаются – руководителем организации.
Здравствуйте! У нас в положении по отделу делопроизводства прописано в п. «Основные задачи»: Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности организации, их архивное хранение, а также организация работы архива организации, экспертной комиссии по экспертизе документов, в том числе структурных подразделений организации. НО это было прописано, когда еще архив входил в отдел. А с 09 января 2017 г. архив отдельно от отдела стал. Поэтому подскажите пожалуйста как будет правильней переформулировать данный пункт?
Здравствуйте! Из данного пункта следует убрать всё, что касается работы архива. Оставить – «организация работы экспертной комиссии…».
Здравствуйте! НО отдел не может без архива организовать работу ЭК Как тогда быть?
Здравствуйте! Напишите «совместно с архивом проводит экспертизу…». На архив нельзя возложить всю работу по экспертизе ценности документов. Экспертиза ценности документов начинается с разработки номенклатуры дел. Работу экспертной комиссии возглавляет, как правило, заместитель руководителя, в состав экспертной комиссии обязательно включаются работники делопроизводственной службы.
МБУК «ЦГБ» г. Нижний Тагил прочитала Вашу статью, очень понравилось. В настоящий момент составляю инструкцию по делопроизводству в организации (городской библиотеке) и думаю, обязательно заводить книгу инвентарных номеров дел законченных в делопроизводстве
В итоговой записи предусмотрено к номенклатуре дел. Какая еще может быть книга?
Добрый день! Подскажите, пжл, как нам быть в такой ситуации. Нам необходимо исключить организацию из списка источников комплектования, поскольку вышел приказ курирующего наш архив органа, что у нас теперь нет полномочий работать с федеральными организациями. Организацию мы известили о прекращении с ними сотрудничества. Но официального ответа от них так и не получили (без их ответа организацию не исключают из списка). Допсоглашение о расторжении Соглашения о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела они отказываются подписывать. На платной основе мы также не имеем права с ними работать, т.к. не являемся самостоятельным органом.
Здравствуйте! Вам лучше обратиться за консультацией по этому вопросу в курирующий вас архивный орган, который издал приказ. По моему мнению, надо написать в организацию письмо, что на основании приказа… они исключаются из списков источников комплектования регионального архива, и далее расторгать договор.
Здравствуйте! У нас проектная организация. Как правильно вести регистрацию проектной документации? По каждому проекту отдельно вести книгу регистрации? И как правильно присвоить инвентарный номер, ведь он не должен повторяться. Спасибо.
Здравствуйте! «Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» утверждены приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71. Правила старые, но нового ничего не разработано и вся работа с научно-технической и проектной документацией строится по их рекомендациям. Согласно правилам единицей учета проектной документации является лист чертежа. Каждой учетной единице присваивается отдельный номер в инвентарной книге учета. Форма книги учета приведена в правилах.
Здравствуйте! Подскажите, как правильно составить топографические указатели на стеллажи, коробки с делами находятся с двух сторон стеллажа, с левой стороны на всех четырех полках идут подряд номера дел с 1 по 640, с правой стороны стеллажа на всех четырех полках идут подряд номера с 641 по 1200. Как правильно в карточке указать: Стеллаж № 1, полка № 1, а номера дел указать с № 1 по № 130 (с левой стороны стеллажа), с № 641 по № 710 ( с правой стороны стеллажа)?
Здравствуйте! Согласно Правилам каждая полка на стеллаже имеет свой номер, поэтому нет необходимости указывать стороны стеллажа (левая, правая). На карточке постеллажного топографического указателя указывается № стеллажа, № полки. Далее проставляются № фонда, описи, ед. хранения. Образец карточки приведен в приложении 1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день! Евгения, подскажите пжл! Книгу нарядов завели в 2016 году и она переходит в 2017, что это дело переходящее, я уже поняла. Как быть с номером дела (индексом)? В 2017 году кодификатор изменился в связи с изменением орг. структуры. Номер дела за 2016 год берем в скобки и ниже пишем уже новый? Правильно? При сдаче в архив во 2-ой графе описи дел указываем 2 индекса?
Здравствуйте! Верно, при изменении индекса дела и наименования отдела новый индекс и наименование проставляются ниже старых, прежние заключаются в скобки. В описи указывается индекс дела по номенклатуре дел соответствующего года. Так, книга за 2016—2017 годы включается в годовой раздел описи за 2016 год, во второй графе описи указывается индекс по номенклатуре дел 2016 года.
Добрый день! У меня к Вам вот такой вопрос. Обязан архивариус организации заполнять архивный шифр дела (на обложке)? Информация везде разная. В архивном шифре дела — номер дела проставляют по НД, а для дел постоянного хранения и по личному составу по описи. Этот верно? Разъясните пжл. Спасибо!
Здравствуйте! Архивный номер (номер дела по описи) проставляется архивариусом организации при упорядочении дел. Архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела) в левом нижнем углу обложки дела проставляется при передаче дел в государственный или муниципальный архив. Индекс дела по номенклатуре дел проставляется в центре обложки, как на делах временного хранения, так и на делах постоянного хранения.
У организации имеется филиал в другом регионе. Часть документов находится в головной организации, а часть в филиале. Филиал является источником комплектования фонда по месту нахождения. Головная организация разрабатывает свое Положение об архиве, филиал свое. Скажите, это допускается?
В этом случае в Положении об Архиве головной организации указывается «Положение о Центральном архиве организации» или «Положение об архиве»???
Спасибо
Здравствуйте! Филиал организации может иметь свой архив, разрабатывать свое положение об архиве. В головной организации должен быть свой архив, но он не должен называться «центральным». Может быть создана центральная экспертная комиссия (ЦЭК), если она согласовывает описи, номенклатуры дел и другие документы филиалов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в каком нормативном документе прописано, кто организует работу экспертной комиссии? Архивариус, т.к. является ее секретарем?
Здравствуйте! Экспертная комиссия – совещательный орган. Работает на основании положения об ЭК, в котором должны быть прописаны функции и права ЭК. Положение об ЭК организации разрабатывается на основании Примерного положения об ЭК, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43. В примерном положении прописано, что ведение делопроизводства комиссии возлагается на секретаря ЭК. Добавьте в своем положении, что организация работы ЭК возлагается на секретаря ЭК, это и будет для вас нормативным документом.