⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Архивная справка – образец составления
Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.
Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.
Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.
Основные правила составления
В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.
Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.
В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).
В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).
Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.
В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.
Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.
Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.
Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.
Архивная справка о трудовом стаже – образец первый
УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ Волчкову Михаилу Артуровичу
ПРОИЗВОДСТВА МЕТЕЛОК ул. Кривой Мзги, д. 41, кв. 111
(Управление ТПМ) г. Белгород, 000000
пр. Прохоренкова, 33, г. Белгород, 000000
телефон: (000)999-00-46; телефакс: (000)999-00-45;
e-mail: kadrovik@metla.ru
ОКПО …, ОГРН …,
ИНН/КПП …
АРХИВНАЯ СПРАВКА
04.04.2014 № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014
Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).
Основание:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.
Руководитель управления Б.Д. Рогозицкий
Кочкина М.А.
00-00-00
Архивная справка о начислении заработной платы – образец второй
ФБУ «ТАГАНРОГСКИЙ Цирковому Ростиславу Алексеевичу
ИНСТИТУТ ИСКУССТВА» пер. Тупиковый, д. 3, кв. 38
(ФБУ «ТИИ») г. Таганрог, 000000
ул. Радецкого, д. 54, Таганрог, 000000
телефон: (10000)9-18-20; телефакс: (10000)9-18-18;
e-mail: iskyssnvo@fby.net
ОКПО …, ОГРН …,
ИНН/КПП …
АРХИВНАЯ СПРАВКА
01.10.2014 № 03-22/0346
На № б/н от 26.09.2014
В соответствии с лицевыми счетами по зарплате работников ФБУ «Таганрогского института искусств» за октябрь—декабрь 2007 г. Цирковому Ростиславу Алексеевичу начислено:
октябрь 2007 г. – 35413,02 руб.;
ноябрь 2007 г.
декабрь 2007 г. – 46328,18 руб.
Информация о начислении за ноябрь 2007 г. в лицевых счетах отсутствует.
Цырковой Ростислав Алексеевич (так фамилия указана в документах) за 2008 г. имел начисления:
январь 2008 г. – 32458,44 руб.;
… (аналогично перечислить)
декабрь 2008 г. – 924,15 руб.
Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.
Основание:
Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237.
Ф. 366, оп. 4, д. 39, л. 199-211.
Директор института Д.Н. Укропов
Яковенко М.О.
0-00-00
В статье приведено всего два образца архивной справки – о стаже работы и заработной плате. Собственно, по приведенной форме можно составлять справки по абсолютно любой тематике. В целях исполнения запроса информация также может быть подготовлена в виде архивной выписки и архивной копии. Из-за ограничений по объему каждой статьи об этом будет уже в последующих публикациях.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте. Подскажите, запуталась, как лучше оформить многостраничный тематический запрос, составленный из множества выписок из приказов (по нескольку на одном странице) — назвать его архивной справкой и в конце документа заверить печатью организации? А посылать при этом на бланке письма организации? Или как приложение к письму? Спасибо.
Здравствуйте! В данной ситуации надо составить сопроводительное письмо на бланке организации, к письму приложить архивную справку. Оформить архивную справку по правилам.
Здравствуйте!
Давно пользуюсь этим сайтом. Очень много полезной информации нашла для себя, за что Вам ОГРОМНОЕ СПАСИБО!
Подскажите, пожалуйста, по архивной справке: нужно ли в ней указывать все переводы и смены должностей? Например работала токарем 2-го разряда, затем 1-го, переведена слесарем, уборщиком и т.д.
Спасибо.
Здравствуйте! Обычно в архивной справке о подтверждении трудового стажа и о заработной плате за определенный период эти сведения не указываются, если только в запросе не просят указать об этом дополнительно, например, в случае утраты трудовой книжки.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, справку (или выписку) о стаже работы для работающего сотрудника должны делать в архиве или в отделе кадров? Если приказы по личному составу за старые годы переданы в архив, но документы по сотруднику находятся в ОК, кто должен делать эту справку для Пенсионного фонда — архив или ОК?
Здравствуйте! Все справки для работающих сотрудников о стаже работы оформляет кадровая служба.
Добрый вечер!
Подскажите, мне необходимо запросить архивную справку формы 9 из другого города моей мамы и бабушки, есть ли какой нибудь образец бланка?
Здравствуйте! Образца нет. Такой запрос составляет в произвольной форме. Главное, указать полный адрес запрашиваемого жилого помещения, ФИО, в том числе девичьи, период (годы) прописанных в помещении.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить справку в пенсионный отдел на сотрудника об отсутствии его данных в архиве учреждения для оформления на пенсию
Здравствуйте! Не понятно, почему данные отсутствуют, если работник у вас работает? Если документы переданы в какой-то архив, укажите об этом в ответе на запрос пенсионного фонда, если утрачены, так и напишите.
Здравствуйте! А как составить справку, если книга приказов в архиве есть, а приказа о приеме и увольнении работника по совместительству за определенный период в этой книге нет?
Здравствуйте! Можно написать: «В деле с приказами по личному составу за 1997 год отсутствует приказ о приеме и увольнении (ФИО) на работу по совместительству. Фонд … Оп. … Д. …». Следует посмотреть приказы по личному составу за предыдущие и последующие годы (3 г.). Проверьте также по лицевым счетам по заработной плате. Если этот работник значится в лицевых счетах, там должна быть отметка о номере и дате приказа.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работница после увольнения из нашей организации сменила фамилию. На какую фамилию выдается архивная справка, на нынешнюю или старую?
Здравствуйте! Архивная справка дается на ту фамилию, которая значится в документе.
Здравствуйте! Получила справку о зарплате 1983-85 гг. для начисления пенсии из Главархива Москвы с ошибкой (Елена вместо Ирина). В справке внизу в основании указаны ссылки: Ф.№ 1000, оп. 1л/с, д.3360, л.139, д.3591, л.33. В ПФР справку не приняли. С кем теперь судиться — со школой, в которой работала, ведь Глаархив представил ссылки на документ?
Здравствуйте! Сначала надо выяснить, кто допустил ошибку – архив при оформлении справки, либо работодатель при оформлении документа. Сразу замечу, что в архивной справке указывается то, что отражено в документе. Если архив допустил ошибку, то её легко исправить повторной справкой. Если же установлено, что ошибка допущена работодателем, то истина доказывается в суде с привлечением дополнительных документов, свидетелей и пр. В этом случае Вам понадобится помощь адвоката.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, в одной архивной справке можно написать стаж работы и начисление заработной платы, со ссылкой на документы (приказы о назначении-увольнении, лицевые счета, расчетные ведомости), или нужно писать две отдельные справки?
Спасибо!
Здравствуйте! Если это один человек, то должна быть одна справка, в которой указаны сведения о стаже работы и о заработной плате.
Как отображается в архивной справке служба в рядах СА
Здравствуйте! Работодатель указывает в архивной справке только сведения о трудовом стаже, по необходимости — о заработной плате своего работника. Сведения о службе в рядах Советской армии указаны в трудовой книжке. Если трудовая книжка утрачена, или по какой-то причине там не отражены эти сведения, то делается запрос в Министерство обороны РФ (конкретно – в управление делами Минобороны).
Здравствуйте! В приказе должность написана сокращенно (эл. сварщик), как писать в справке, полностью (электросварщик) или сокращенно как в приказе и указать «так в тексте приказа»? Написала сокращенно, а пенсионный фонд просит указать полностью...
Здравствуйте! При написании архивной справки все фамилии, должности, наименования и пр. указываются так, как написано в документе. Если есть какие-то расхождения, сокращения, то в скобках указывается «Так в документе», «Так в тексте оригинала». См. п. 5.12. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день.
Мой работодатель не вернул мне на руки трудовую книжку. Хочу её восстановить. Для этого нужны справки из архива о местах моего трудоустройства и периоде работы (архивная справка о трудовом стаже в КБР). На данный момент я проживаю в Ставрополе и приехать лично возможность отсутствует. Каковы мои действия, что нужно сделать?
Спасибо
Здравствуйте! Документы по личному составу, в том числе о трудовом стаже работников, хранятся в организации в течение 75 лет и передаются в государственный или муниципальный архив в случае ликвидации организации. Поэтому Вам надо сделать запросы о стаже работы и о заработной плате во все организации, где Вы работали. Одновременно можно сделать запрос в Центральный государственный архив Кабардино-Балкарской республики, возможно, у них есть сведения о ликвидированных организациях и о месте хранения их документов. В таком запросе надо перечислить все организации и период работы в них. Сведения об архивах КБР и их адреса размещены на сайте Архивной службы Кабардино-Балкарской республики. И всё же надо потребовать от работодателя возврата трудовой книжки, по закону он должен вернуть её. Напишите жалобу на руководителя в Прокуратуру.
Подскажите. пожалуйста. Нужно подтвердить стаж сотруднику, но лички нет, есть только расчетные ведомости. Можно ли составить архивную справку только на основании этих документов? Примет пфр такую справку?
Здравствуйте! Конечно, необходимо составить справку на основании имеющихся документов по заработной плате. В начале справки надо указать, что приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2 не сохранились (утрачены, сгорели). Затем помесячно указываются данные о заработной плате с указанием ФИО, должности работника.
Добрый день. Подскажите пожалуйста. Если справку выдает отдел кадров, то можно написать: справка выдана ... Сотруднику в том, что он действительно работал с ...по... Или нужно как в Би. рекоменд.: в документах архивного фонда...значится и т.д. в основании обязательно указывать фонд, а если он не присвоен, т.к. организация не источник комплектования и фонд один. Можно просто указать: приказы по личному составу ооо ... за 2007 г.
Здравствуйте! В архивной справке обязательно дается ссылка на документ (фонд, опись, дело, лист). Если нет номера фонда, то указывается номер описи, дела, лист. Документы по личному составу за 2007 год должны быть уже упорядочены с составлением описи.
Добрый день! Как правильно оформить запрос в архив, если у работодателя нет информации о периоде совмещения профессии. Сохраняются ли расчетные ведомости и можно ли по ним получить такую справку.
Здравствуйте! Лицевые счета или расчетные ведомости по заработной плате имеют срок хранения 75 лет (с 2003 года – 50 лет). На основании этих документов оформляются архивные справки о заработной плате работников. Работодатель обязан сохранять эти документы и выдавать по ним справки.
Здравствуйте. Пенсионный фонд в Архивной справке просит указать даты зачисления, отчисления, восстановления, окончания обучения. А в приказ этого нет, что писать.
Здравствуйте! В данном случае датами зачисления, отчисления и пр. следует считать даты приказов.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, при оформлении архивной справки об обучении в каком порядке (1-2) указываются фамилии обучавшейся, если поступала в учебное заведение под одной фамилией (девичья), а диплом выдан на другую (вступление в брак)
Здравствуйте! Сначала указывается фамилия, на которую был выдан диплом, в скобках указывается девичья фамилия, которая была при поступлении в ВУЗ.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Нужно подтвердить пребывание жены в месте прохождения службы мужа в Германии. В архивной справке заявлено «члены семьи не указаны». Что делать?
Здравствуйте! Попробуйте ещё раз сделать запрос, указав в нем, что вам нужны сведения не о службе жены, а о пребывании её по месту прохождения вашей службы. В случае повторного отрицательного ответа придется устанавливать факт пребывания жены через суд с помощью свидетелей.
Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в каком нормативном документе есть информация о том, что архивариус не имеет права суммировать или вычитать районные коэффициенты, северные надбавки и любые другие начисления, а также подсчитывать общую сумму заработка за год? И есть ли такое пояснение вообще? Спасибо!
Здравствуйте! Согласно п. 5.12. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архивной справке не допускаются изменения и суммирование данных. Сведения о заработной плате даются как есть, помесячно. Тем более, недопустимо высчитывать коэффициенты.
Здравствуйте! В наш Вуз поступают запросы из Пенсионного фонда о сумме начисленной заработной платы за определённый период (5 лет). Кто должен исполнять подобные запросы — архив организации, где хранятся лицевые счета или бухгалтерия, которая их оформляет и в этот архив сдаёт? Пенсионный фонд требует указывать в справке. что на все суммы были сделаны отчисления, суммы отпускных распределены пропорционально месяцам начисления и справка сделана в соответствии с разъяснениями Минтруда. Может ли архивариус указывать в архивной справке о зарплате подобное?
Здравствуйте! Если в учреждении или организации существует архив со своим штатом, то архивные справки, в том числе справки по заработной плате, исполняют сотрудники архива. Это должно быть прописано в положении об архиве, должностных инструкциях. В отдельных случаях обязанности по исполнению справок по заработной плате возлагается на бухгалтерию. Но это должно быть сделано по распоряжению руководства учреждения, закреплено в положении о структурном подразделении, должностных инструкциях. В вашей ситуации оптимально будет, если архив будет исполнять эти справки с помощью сотрудников бухгалтерии. Опять же для этого должно быть решение руководства ВУЗа.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно составить справку в пенсионный фонд, что книги приказов по личному составу за 1990 год на хранении нет (утеряна до меня).
Здравствуйте! Напишите: «Приказы по личному составу за 1990 год утрачены. Имеется акт о необнаружении документов от 30.12.1995».
Подскажите в каких архивах хранятся сведения о заработной плате по годам с 1987 по 1992 год?
Здравствуйте! Согласно ст. 17 Федерального Закона РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ, а также ранее действующему законодательству, документы по личному составу, к которым относятся и документы по заработной плате, хранятся в организациях до истечения установленных сроков хранения (75 лет). При ликвидации организации документы по личному составу передаются в вышестоящую организацию, при отсутствии таковой – в государственный или муниципальный архив. Следовательно, если организация, в которой вы работали, существует до настоящего времени, то за архивной справкой надо обращаться туда, либо в вышестоящую организацию. Если организация ликвидирована и нет вышестоящей организации, то надо сделать запрос в уполномоченный орган власти в сфере архивного дела вашего региона (комитет, агентство, управление…). Там должны быть сведения о том, в какой архив переданы документы по личному составу при ликвидации организации.
Архив не указывает дату рождения в справка по зарплате. Почему и допустимо ли это?
Здравствуйте! В архивной справке о заработной плате нет необходимости указания о дате рождения. Зачастую архивист и не может указать эту дату. Дело в том, что по Правилам в архивной справке воспроизводятся только те данные, которые указаны в документе, на основании которых составляется архивная справка. Касаемо заработной платы справки составляются на основании ведомостей по заработной плате, лицевых счетов, где, как правило, не указана дата рождения.