Опись дел постоянного хранения – образец составления
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 |
УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января-
22 июня 2011 |
234 | Связка
№ 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля-
27 декабря 2011 |
187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля-
30 декабря 2011 |
40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, опись № 1 состоит из 2-х томов. Дела в обоих томах пронумерованы с № 1 и т.д. Считается ли это ошибкой и как её исправить?
Здравствуйте! При составлении годовых разделов описи дел постоянного хранения нумерация дел в описи продолжается из года в год до завершения описи. Согласно п. 3.10.«Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, опись считается завершенной, если она содержит 9999 ед. хр. То есть, опись не должна превышать четырехзначное число. Завершенная опись подшивается, и заводится новая опись дел постоянного хранения с нумерацией дел с № 1. Новой описи присваивается следующий номер. В вашем случае, если в первом томе описи число дел достигло цифры 9999, а второй том начинается с № 1, то в этом нет нарушения. Только описи не называются «том 1», «том 2». Это будет опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел постоянного хранения.
Если же у вас «первый том» заканчивается, например, номером 990, а «второй том» начинается с первого номера, то это нарушение. Чтобы это исправить, надо исправить нумерацию на делах и во втором томе описи, начав этот раздел с № 991.
Здравствуйте! В течение какого времени после поступления дел в архив нужно составлять описи дел постоянного хранения? Муниципальный архив говорит, что описи составляются через 3 года. По нашей инструкции в архив дела сдаются в течение года после окончания производства по делу. Почему нельзя сделать описи сразу и направить их на утверждение ЭПК? Нигде не нашла ответа на этот вопрос. Спасибо
Здравствуйте! Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Вам следует внести изменение в инструкцию: не в течение года после завершения дел в делопроизводстве, а через год. То есть, дела, завершенные делопроизводством в 2018 должны сдаваться в архив в 2020. После сдачи дел в архив организации можно сразу проводить упорядочение дел и составление описей дел. Не знаю, почему муниципальный архив не принимает описи на рассмотрение ЭПК ранее 3-х лет. Возможно, у них существует график рассмотрения документов на ЭПК, может быть они дают вам 1 год на составление описей.
Здравствуйте, думаю муниципальный архив руководствуется ч. 9
п. 4.11. всё тех же Правил организации хранения ... 2015 года.
ч. 10, а не 9, п. 4.11. Правил
Добрый день. Документам с сроком хранения 5 лет нужна ли опись и может ли она превышать количество 180 листов?
Здравствуйте! Согласно пунктам 4.11. и 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, полному оформлению и описанию (составление описи) подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. На дела со сроком хранения 5 лет опись не составляется. Однако в некоторых случаях, например, при передаче дел в другую организацию, такая опись может быть составлена. При этом дела не подлежат полному оформлению (не подшиваются, листы дела не нумеруются). Количество листов в такой описи может быть любое.
Здравствуйте! Как и когда включать в опись переходящие дела постоянного (свыше 10 лет) хранения?
Здравствуйте! Переходящие дела включаются в опись дел постоянного хранения после их завершения по первой дате. Например, учредительное дело, начатое в 2010 году и завершенное в 2015 году, должно быть включено в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2010 год после его завершения в 2015 году. С этим всегда возникают сложности, если период более 2-3 лет. Можно включить дело под литерным номером, либо заранее оставить номер в соответствующем разделе.