Опись документов в архив
Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.
Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».
Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.
Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:
- делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
- указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
- проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
- должен утвердить начальник отдела.
Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. У нас в садике скопились дела по личному составу: 9 дел уволенных сотрудников, передавая в архив дела в описи надо указывать, что первое дело сотрудника — это том № 1, а второе дело уволенного сотрудника — это том № 2 или не надо указывать № тома 2-го и следующего уволенного сотрудника. Спасибо.
Здравствуйте! Если личные дела подшиты отдельно, то каждому делу присваивается свой архивный номер (№ п/п в описи). Тома не указываются ни в описи, ни на деле.
Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на 250 листах.
И тогда логично предположить, что личное дело такого сотрудника будет состоять из нескольких том.
В этом случае указывать номера томов мы обязаны и на деле и в описи.
Здравствуйте! Вопрос состоял в том, каждому ли делу должен быть присвоен свой номер по описи. Да. Даже если личное дело состоит из 4-х томов, каждый том будет числиться под отдельным архивным номером в описи.
Здравствуйте! Если в архиве организации дела формируются в коробки (например, в коробке №1 хранится 10 дел с номера 1 по 10, в коробке № 2 — с номера 11 по 21), как правильно оформить такие коробки? Спасибо.
Здравствуйте! На архивной коробке указываются следующие сведения: номер фонда; номер описи; название организации; номер коробки (крупным шрифтом в центре); номера единиц хранения (дел): №№ 1-10; крайние даты (годы) единиц хранения.
Здравствуйте, какие документы образовательные учреждения должны сдавать в архив министерства? А какие оставить?
Здравствуйте! Документы передаются в вышестоящую организацию (в вашем случае – министерство) только при ликвидации учреждения. Если учреждение является источником комплектования государственного архива, то документы постоянного хранения передаются в этот архив по истечении срока ведомственного хранения. Документы по личному составу хранятся в учреждении вплоть до его ликвидации.
Здравствуйте. 1: Мне сдала организация описи на утверждение ЭПМК. До этого момента в организации не описывали личные дела уволенных работников, т.е. начали с 2012 года. Соответственно, нумерация ведется с № 1. Утвердили. Теперь им нужно описывать дела за прошлые годы (до 2012 г.). Как быть с нумерацией? 2: Какой период действительно Положение ЭК (например, 3, 5 лет как Номенклатура), если не было изменений? Спасибо!
Здравствуйте! Нумерацию надо исправить, начать с самого раннего года увольнения работников, разумеется, по согласованию с ЭПК.
Положения об ЭК, об архиве следует менять по мере необходимости: в случае каких-либо изменений, либо после разработки новых типовых (примерных) положений.
Здравствуйте! Возникли проблемы с описями дел уволенных сотрудников. У нас на каждого уволенного сотрудника заведена отдельная папка с описи дел нужно указать № 1 личное дело, например Иванова И.И., и т.д. без номером тома. И все, делается в 2 экз. одно остается в отдела, а другое в архив. Все правильно?
Здравствуйте! На личные дела составляется опись личных дел уволенных сотрудников по году увольнения, в пределах одного года личные дела располагаются в алфавитном порядке. Опись составляется в 3-х экземплярах, один остается в отделе кадров, два сдаются в архив.
Спасибо за ответ. Немного запуталась, а как быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица. И в описи дел «принят-сдал» поставить подпись одного лица?
Здравствуйте! В данном случае сдаточную опись можно не оформлять. Просто составляются описи дел, соответственно, после оформления (упорядочения) дел.
Здравствуйте! Какие даты начала и окончания дела необходимо указать для дела «Трудовые договоры работников, уволенных в 2014 году».
Здравствуйте! Это будут крайние даты документов: самая ранняя и самая поздняя даты договоров, подшитых в деле.
Добрый день. Скажите, пожалуйста, в опись № 2 по личному составу не внесли трудовые договоры и допсоглашения к ним. И карточки Т-2. А только приказы по л/с., личные дела уволенных, лицевые счета и индивидуальные сведения. Т.К. сдаем описи № 2 в госархив ,но куратор ничего не сказала что-либо, хотя есть в номенклатуре индекс дела и на договоры и на карточки Т-2. Надо ли включать в опись по л/с договоры и карточки.
Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу. Трудовые договоры могут не включаться в опись №2, если они есть в личных делах уволенных работников.
Здравствуйте! Отдел сдает документы в архив по сдаточной описи. Документы 2010 года. Номенклатуру ввели только в 2012, далее ежегодно утверждается. Какие индексы ставить делам? Согласно номенклатуре 2015 года?
Здравствуйте! Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то индексы ставить не надо. Ставится отметка «б/и» (без индекса).
Здравствуйте! Устроилась недавно и наткнулась на такую проблему: просматривая протоколы заседаний ЭК... в 2014 году на заседании ЭК описи дел по личному составу за 2012—2013 годы была согласована только 1 часть. В конце 2015 года очередное заседание ЭК и снова рассматривался вопрос описи дел по личному составу за 2012—2013 годы 2я часть. И не указана причина почему подлили на 2 части, с чем это связано... Подскажите, пожалуйста, как обосновать проверяющим причину того, что 2 года подряд согласовывали за 2012-13 описи дел частично??
Здравствуйте! Если опись дел по личному составу за 2012—2013 гг. была оформлена как единая опись, то надо было её сразу согласовывать в 2014 году. Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать. Обычно «по частям» опись не согласовывается. Проверяющим можно сказать, например, что в 2014 году в опись не было включено одно дело за 2013 год, поэтому опись согласовывали повторно. Но это только для «отговорки», т.к. это тоже не правильно.
«Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать.» Может быть тогда приписать в протоколе 2014 г. «В связи с недоработкой описи перенести сроки согласования на 2015 год»?
Здравствуйте! Конечно, так будет правильно, если по протоколу 2014 года опись только ставились на рассмотрение, но не была согласована. А если согласована только часть описи, как Вы пишете? Хотя такого не должно быть, опись либо согласовывается, либо нет в связи с недоработкой. Если возможно переделать протокол за 2014 год, то лучше не согласовывать опись «в связи с недоработкой».
Здравствуйте! Первый раз сдаю в архив опись по личному составу. До меня не составляли описи и не сдавали. Я могу сделать одну опись за все года?
Здравствуйте! Допускается оформление единой описи дел по личному составу сразу за несколько годовых разделов. Однако все вопросы по оформлению дел и описей следует согласовывать с архивом, в который вы передаете документы.
Добрый день. Спасибо Вам за ответы. Мы составили описи дел на личные дела сотрудников и описи на карточки Т-2 на несколько лет, но вот с нумерацией проблема, какой номер присвоить описи, порядковый т.е. 1/2004—2005 гг. и так далее?
Здравствуйте! Дела с карточками формы Т-2 на уволенных работников включаются в опись дел по личному составу, в которую входят также приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате и другие документы. Личные дела уволенных работников могут включаться в опись дел по личному составу, но лучше составлять на них отдельную опись. Если у вас две описи: опись дел по личному составу и опись личных дел уволенных работников, то каждой описи присваивается свой номер. Например, Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 личных дел. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Присвоенные номера описям сохраняются, нумерация дел в описи «сквозная», продолжается за несколько лет.
Здравствуйте. Я только устроилась на должность архивариуса в ООО. У нас нет возможности хранить документы в кабинетах отделов и структурных подразделений, поэтому даже дела временного хранения (до 10 лет включительно) сдаются в архив. Раньше все папки, как они есть, просто переносили в помещение архива без описей. Я продолжать такую практику не хочу, но и сильно усложнять прием-передачу документов временного хранения не хотелось бы. Вопрос такой: как должно выглядеть частичное оформление дел временного хранения (особенно тех, что хранятся 5 и менее лет). Какого оформления мне требовать от отделов, чтоб и себя обезопасить и не разводить лишней бюрократии?
Здравствуйте! Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению: не подшиваются, листы не нумеруются. Но обложка дела должна быть оформлена с указанием наименования организации, наименования структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, срок хранения. Если Вы отвечаете за сохранность принятых дел, то, разумеется, дела временного срока хранения должны сдаваться по сдаточным описям, это упростит впоследствии и поиск документов.
Здравствуйте. Помогите разобраться, в архиве организации скопились папки 10 летний давности, в них обобщены документы с разными сроками хранения и с постоянными сроками хранения. Можно ли не расшивать эти документы, а сроки хранения сделать по максимуму (постоянно). Или все равно нужно будет расшить и скомплектовать по срокам?
Здравствуйте! В соответствии с Правилами документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела, тем более, в дела с постоянным сроком хранения не допускается подшивать документы временного хранения. При подготовке описи дел постоянного хранения дела придется расшивать.
Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, сдаточные описи дел временного (до 10 лет включительно) и долгосрочного (свыше10 лет) и постоянного хранения могут отличаться? Столбец 5 (количество листов) при оформлении времянки, мне кажется, можно убрать, ведь листы в них не нумеруются, столбец 6 (срок хранения) при постоянном сроке — тоже не актуален. А под таблицей описи дел со сроками хранения 5 лет, только указать сколько дел передано (без литерных и пропущенных номеров). Сдал — должность, число, подпись; и Принял — должность, число, подпись?
И что такое регистрационно-контрольные карточки к документам, о которых упомянуто в образце сдаточной описи?
Здравствуйте! Перечисленные Вами описи, конечно, отличаются. Образцы этих описей можно посмотреть в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (приложения № 14,15, 23).
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) – это форма регистрации документов (вместо регистрационных журналов). Имеется в виду, что документы на хранение передаются вместе с регистрационными формами – журналами или РКК.
Здравствуйте! Пожалуйста, прокомментируйте 43-ФЗ от 02.03.2016 о внесении изменений в 125-ФЗ об архивном деле в РФ, в части изменения сроков хранения документов по личному составу и принципа исчисления срока хранения по дате создания, а не по дате увольнения.
Здравствуйте! Всё правильно, сроки хранения документов исчисляются со дня создания. Это касается приказов по личному составу, лицевых счетов или других документов по заработной плате. Что касается личных дел уволенных работников и личных карточек ф. Т-2, то в них последние документы и записи также созданы в год увольнения, а не в год приема работника, исчисление будет вестись по этой дате.
Добрый день!
В 2015—2016 гг. документы сдали в архив (крайние даты 1980 — 2015), изначально их приняли у нас без описей, но сейчас поступил запрос на их оформление. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения? Или необходимо делать разбивку по годам?
Здравствуйте! За такой большой период надо разбить описи на несколько разделов. Конкретнее вам должны сказать об этом в архиве, куда вы передаете документы.
Евгения, благодарю Вас за полезную информацию. Вы мне очень помогли в работе. Вы все объясняете четко и ясно, а в руководящих документах зачастую тексты излагаются слишком витиевато. Но эти тексты становятся понятными после Ваших статей.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста. Создаю на предприятии архив с нуля. В папке с приказами по основной деятельности подшиты приказы о допуске к самостоятельной работе и об установлении стимулирующей надбавки. Это ведь документы по личному составу? Их нужно оформить отдельными делами и включить в опись по личному составу или я ошибаюсь?
Огромное спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе.
Здравствуйте! В данном случае лучше не расформировывать дела, эти приказы можно оставить в приказах по основной деятельности. В предисловии к описи следует указать, что в приказах по основной деятельности имеются приказы о допуске и об установлении надбавок.
Здравствуйте!
Ваш сайт для меня — главный помощник, работаю в муниципальном архиве. Конечно, самое ценное — Ваши практические советы. Огромная благодарность Вам за эту работу!
Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив? Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование? Или приложить к акту приема-передачи справку, что 2 дела не переданы на хранение в связи с необходимостью использования в работе? Как будет учтено поступление единиц хранения в таком случае (не сданные дела учитывать в количестве принятых или нет)? Должна ли организация предоставить в архив документ о необходимости оставить дела в организации или это оговаривается устно? Спасибо
Здравствуйте! В данном случае надо передать дела по описи в полном объеме, а после передачи оформить акт выдачи дел во временное пользование.
Добрый день!
При подготовке документов по личному составу для сдачи в гос.архив возник вопрос. Как правильно сшивать трудовые договоры и доп.соглашения к ним? Например: Труд. договор заключен в 2008 г., а доп. соглашения заключены в 2009, 2011, 2014 г. Доп. соглашения сшиваются вместе с трудовым договором (т.е. все в 2008 г.) или отдельно — каждое доп. соглашение сшивать в деле по году его заключения (т.е. в папке за 2009, 2011 и 2014 года)?
Здравствуйте! К трудовому договору подшиваются дополнительные соглашения в хронологическом порядке, т.е. в дело 2008 года подшивается трудовой договор, далее доп. соглашения за 2009—2014 гг. Но лучше формировать подлинники (оригиналы) трудовых договоров в составе личных дел. Тогда не надо формировать отдельное дело с трудовыми договорами, и не запутаетесь с порядком формирования дел.
Здравствуйте, делаю опись личных карточек, личных дел и постоянного срока хранения, скажите сколько страниц содержит личная карточка работника уволенного Т2?
Здравствуйте! Всего несколько страниц. Не рационально на каждого работника заводить отдельное дело с личной карточкой. Объединяйте их в один том. Важно соблюдать общее правило: в томе может быть до 250 листов, до 4 см.
Здравствуйте, скажите как в описи личных карточек должны начинаться фамилии, например, при описи личных дел мы пишем «личное дело Иванова Ивана Ивановича», а личные карточки должны как начинаться?
Здравствуйте! Личные карточки подшиваются в один том. Если работников много, то разбиваются на несколько томов. Заголовок каждого тома дополняется по алфавитному принципу (например, «А — Н», «О — Я» и т.п.).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, составляю опись дел в структурных подразделениях и возникли вопросы:
1. В юридическом отделе заведено 25 папок и все они состоят из договоров, соглашений, контрактов — не подшиты, а количество сосчитать и подшить... нереально. Что делать в таких случаях?
2. Вопрос касается автотранспорта. В организации паспорта ТС хранятся на постоянно основе (по решению ЭК) и есть только крайние даты, а в опись надо и количество листов вносить... как быть, подскажите пожалуйста?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! 1. Постоянному хранению подлежат не все договоры и соглашения. Сначала разберите все дела (папки) с договорами по срокам хранения согласно Перечню2010 года. Дела временного срока хранения можно не подшивать, оставить на скоросшивателях, листы нумеровать не надо, следует только оформить обложку дела с указанием срока хранения. Дела со сроком хранения «постоянно» подлежат полному оформлению: подшивка в твердую обложку или переплет, нумерация листов, составление заверительной надписи, оформление обложки.
2. Согласно ст. 836 Перечня 2010 года паспорта транспортных средств хранятся до списания транспортных средств. В опись дел постоянного хранения эти документы не включаются.
Добрый день! Имею мало опыта работы в архиве, по этому имеются не уточненные вопросы. Вопрос в следующем: предстоит принять личные дела уволенных сотрудников в архив организации, подскажите пожалуйста, я должна принять их на хранение по сдаточной описи или же по акту приема-передачи? И должен ли утверждать директор внутреннюю опись дела и сдаточную опись? Заранее благодарю
Здравствуйте! Согласно п. 4.11., 4.31. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, дела в ведомственный архив поступают от структурных подразделений согласно сдаточным описям. Эти описи не утверждаются руководством. Внутренняя опись документов личного дела должна составляться кадровой службой. Работник архива может её уточнить, исправить при необходимости. Образцы есть в Правилах и на данном сайте.
Подскажите, пожалуйста, первый раз сдаю в архив документы маленького ООО после ликвидации. Запуталась, как оформлять крайние даты дела «Расчетные ведомости по заработной плате работников». У нас с определенного периода доходы стали носить сезонный характер и ведомостей по зарплате стало 2 штуки в год. Специалист из архива, сказала, что я должна в описи за несколько лет перечислить крайние даты дела за несколько лет через запятую. Но если взять период работы фирмы, например с 2003 по 2017 (вообще фирма с 1992 года) и писать только те месяца, когда была зарплата, колонки «Крайние даты» в общей описи дел не хватит, узкая сама по себе. Просто спросить у них нельзя, потому что консультации платные. Два дня уже думаю, что же мне делать? Помогите, пожалуйста. Как это вообще выглядит март,май 2010, февраль май 2011 т.д.?
Здравствуйте! Ведомости должны быть сформированы по годам (за каждый год – отдельный том). В вашем случае крайние даты могу выглядеть так: январь—март, май, июль—август, ноябрь, декабрь 2010г. Для архива действительно важно видеть по описи, за какой период отсутствуют документы по заработной плате. Поэтому это надо указать. При наборе описи на компьютере места в графе «крайние даты» всегда хватит.
Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать: научно-техническая документация сдается в архив организации в 2-х экземплярах. Один экземпляр включается в опись, а что делать со 2-м оригиналом? В какую опись его включить? Спасибо.
Здравствуйте! Структурное подразделение передает в архив организации научно-техническую документацию по описи (акт-опись). В описи делается отметка о наличии двух экземпляров. Обычно в двух экземплярах сдаются отчеты по темам НИР. Отчеты по научно-исследовательским работам (темам НИР) дополнительно учитываются в инвентарной книге учета, где также отмечается наличие 2-х экземпляров. Первый экземпляр отчета по НИР впоследствии передается по описи на государственное хранение, второй экземпляр используется для работы в читальном зале организации. Две описи на один отчет в 2-х экземплярах составлять не надо. Подробнее о передаче НТД, оформлении описей можно ознакомить в «Основных правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (1988) с изменениями 2003 года.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Если были изъяты два приказа по ЛС, то в описи при оформлении дела в архив просто написать все приказы по порядку без двух отсутствующих или нужно указать, что они были изъяты и уничтожены?
Здравствуйте! Если номера приказов пропущены при регистрации, то во внутренней описи документов они не указываются, а в листе-заверителе дела делается отметка, что №№ приказов пропущены. Если зарегистрированные приказы изъяты из дела, то делается отметка во внутренней описи документов дела (если таковая велась для данного дела).
Здравствуйте!
Евгения, будьте добры, объясните пжл. В архив организации сдают дела за тот период, когда было ООО, сейчас АО. В сдаточной описи надо старое название организации брать в скобки и ниже писать новое. Или же пишем название организации только новое, т.е. АО?
Большое спасибо!
Здравствуйте! В сдаточной описи надо указывать то наименование организации, которое действовало в соответствующий период (в вашем случае – ООО).
Здравствуйте! Благодарю ваш коллектив за такой важный и нужный труд! Именно на вашем сайте чаще нахожу ответы на возникающие в работе вопросы! И сейчас тоже прошу вас помочь разобраться. Вопрос на первый взгляд простой, но в руководящих документах не все так очевидно, — Как проставляется номер дела? В Правилах работы архивов сказано, что на обложке дела проставляется индекс дела, номер тома (части), номер дела по сводной описи дел (архивной). В Приложении 11 к Правилам дана форма, на которой указано — «Дело № __ Том № __». Получается, что должны поставить Дело № (индекс дела), а номер по описи ставит архивариус при оформлении дела на хранение. Но во множественных образцах в интернете № Дела не соответствует индексу, например при оформлении Личного дела работника, например — «Дело № 15». Что правильно?
Здравствуйте! Вы ссылаетесь на старые правила. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, образец обложки дела приведен в приложении 28. Здесь также индекс дела проставляется в центре обложки дела (Дело №__). Номер дела по описи (архивный номер) проставляется при упорядочении дел. Этот номер проставляется карандашом выше индекса дела в левой части обложки дела. Архивный шифр (№ фонда, № описи, № ед. хр.) проставляется при передаче дел в государственный или муниципальный архив. Архивный шифр располагается в левом нижнем углу обложки дела (см. приложение 28). Не знаю, что за образец вы нашли в Интернете, возможно, это образец оформления дела на стадии делопроизводства.
Добрый день! Евгения, обращаюсь к Вам с таким вопросом. Работаю архивариусом на предприятии (совсем недавно) и сдающим в архив говорю, что в описи постоянного хранения графу «Срок хранения» опускаем. Но мне говорят, где они будут писать статью по Перечню, как раньше заполняли, так и будем. Мои доводы не убедили. Что мне ответить? Спасибо!
Здравствуйте! Ответить надо, ссылаясь на «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 – приложение 23.
Здравствуйте! Подскажите, как правильно, выписку из номенклатуры дел нужно делать по подразделениям или по месту расположения документов (по кабинетам)
Здравствуйте! Выписка из номенклатуры дел делается по структурным подразделениям. Если отдел расположен в нескольких кабинетах, надо распечатать несколько экземпляров выписки по количеству кабинетов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить в личных делах копии паспорта, ИНН, СНИЛС, справка медосмотра?
Здравствуйте! Да. В личных делах формируются и хранятся копии личных документов работника.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в опись какого года включать личное дело работника, если приказ об его увольнении издан, например, 29.12.2017, а уволен работник 15.01.2018 г.?
Здравствуйте! Согласно п. 4.27. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено личное дело. Таким образом, на обложке дела будет написана дата 29 декабря 2017 г., соответственно, дело следует включить в опись 2017 года.
Добрый день, разъясните, пожалуйста, как происходит процедура передачи архивных документов архивного отдела ликвидированного органа местного самоуправления одного города путем объединения с другим ОМС. На территории образовавшегося муниципального образования создано муниципальное бюджетное учреждение Архив города (архивного отдела нет). Спасибо.
Здравствуйте! В этой ситуации вопрос о передаче документов решает уполномоченный орган власти в сфере архивного дела вашего региона. Надо направить в этот орган письменный запрос. По их решению документы могут быть переданы в архив города, либо оставлены на месте. Это зависит от ряда условий.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как хранить годовые разделы описей дел временного хранения? В Типовом перечне нет статьи для годовых разделов, опираться на статью «описи временного хранения»-3 года после уничтожения дел, ст. 248в?
Здравствуйте! Все описи дел состоят из годовых разделов. Срок хранения описей дел временного хранения и их годовых разделов – 3 г. после уничтожения дел согласно ст. 248в Перечня 2010 года.
Евгения, добрый день!
Если бы не ваш сайт, не знала откуда брать ответы на свои вопросы. Спасибо огромное!
С учетными документами в архиве проблема, до меня очень много проработало людей и видимо ничего не велось должным образом (никого не хочу обидеть). Вопрос у меня по описям. В архиве организации 3 фонда. По правилам у каждого фонда должны быть свои описи: описи структурных подразделений, а потом и сводные годовые.
Просмотрела описи за предыдущие года (архив начал свою деятельность с 2005 года), обнаружила, что описи структурных подразделений сшиты в одно дело, причем 3 фонда вместе, но это не за все года. Нет такого, что на каждый фонд свои документы в отдельной папке. Сводные годовые описи есть не все. Просто лежат кучей описи. Каждый человек делал свои описи и всё. Когда я пришла на эту должность, то мне ничего не передавалось, акта приёма не было, зашла и работай (я не против, работать хочу и сделать всё, как надо). И у меня не получается навести порядок в учетных документах, ведь учет ведется по описям. Архив начал работать с 2005 года, а документы аж с 1954 года, описей много.
Что вы мне посоветуете в этой ситуации? Все описи приводить в порядок самой?
Хочется очень получить от вас ответ, надежда вся на вас. Вот только не знаю, всё-ли объяснила понятно.
Здравствуйте, Татьяна! Очень хочется помочь Вам. Только одна просьба: задавайте более конкретные вопросы. Пока о том, что я поняла. Если в архиве три фонда, то каждому фонду должен быть присвоен свой номер. На каждой описи должен стоять номер фонда и номер описи. В этом случае, даже если все описи будут размещены в одной папке, путаницы не будет. Лучше завести на каждый фонд свою папку. Теперь про описи дел структурных подразделений (сдаточные описи). Они не должны храниться постоянно, срок их хранения – 3 года после утверждения описей дел постоянного хранения (ст. 248-прим.Перечня 2010 года). Спишите их, проще будет разбираться в остальных описях. При отсутствии сводных описей дел постоянного хранения за какие-то годы необходимо их восстановить. Если на делах есть архивные номера, то это будет не сложно.
Здравствуйте, хотела спросить такой вопрос. Я пришла на место старого сотрудника и обнаружила много ошибок в описях прошлых лет. Как мне их переделать? Может есть какой-то акт?
Здравствуйте! Можно переделать описи. В государственных архивах это называется – переработка описей. Акт составлять не надо. Составляется новая опись, прежняя опись включается в новую последним номером. Составляется также переводная таблица номеров описи. Подробнее об этом можно прочитать в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19. П. 5.5.1.1.
Добрый день! Опись по сути в свободной форме с обязательными атрибутами? Передаем в архив журналы за месяц, индекс документа отсутствует, значить эту колонку исключать? есть наименование и период (а не крайние даты). Кол-во листов указывать каким образом? (1 журнал состоит из 2000 листов или 4 сшивок. Указывать каждую сшивку отдельно, чтоб пп совпадал с «В данную опись внесено» или указывать журнал, а в примечании кол-во сшивок и пп не совпадет «В данную опись внесено») Очень жду ответа
Здравствуйте! Сдаточная опись составляется не в свободной форме, а по образцу, приведенному в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Приложение № 23 (опись структурного подразделения). Никакие графы исключать не надо. Если индекс отсутствует, в соответствующей графе делается отметка «б/и» (без индекса). Хотя все журналы должны числиться в номенклатуре дел, а значит, иметь индексы. Каждое дело или том в описи указывается отдельно под своим номером.