⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Обложка дела – образец оформления
Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.
В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).
Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.
Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.
Обложка дела – образец оформления переписки
|
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК» (ООО «Бугорок»)
ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1
Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий
18 января 2012 г. На 242 листах |
Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.
|
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ» (ОАО «Прилив»)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28 Карапузов Максим Андреевич
06 апреля 2007 г. На 44 листах |
При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.
Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.
Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.
Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:
|
05-08 Том 1
Приказы о командировках
2012 год |
Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника?
Здравствуйте! Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.
«Крайние даты» — вы имеете ввиду Дату первого документа который в папку вложили?
У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в 2014 году, а документы вложили туда 2015 года. Вот и вопрос: НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ПИСАТЬ ДАТУ ТОГО ДОКУМЕНТА, КОТОРЫЙ В ПАПКУ ВЛОЖЕН ИЛИ ДАТУ ЗАВЕДЕНИЯ ПО НОМЕНКЛАТУРЕ? СПАСИБО!
Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в 2014 году, вложен документ 2015 года, это должно быть отражено на обложке дела.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какая разница между «архивный шифр» и «архивный шифр дела». Какие данные куда вносятся. На разных сайтах, разная информация и ничего не понятно.
Здравствуйте! Архивный шифр состоит из номера фонда, который присваивается организации архивным учреждением, номера описи и номера дела. При упорядочении дел в организации на каждом деле проставляется архивный номер или номер дела. Полностью архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела) проставляется на делах при передаче дел в государственный или муниципальный архив. По сути, архивный шифр и архивный шифр дела – это одно и то же.
А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела 02-54 стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?
Спасибо.
Это просто цифры для примера. Могут быть любыми. Здесь такие ...
Пример состоит из двух частей:
02 — индекс подразделения (отдела, группы) учреждения, организации. Все зависит от того как разработана Ваша номенклатура дел. В принципе, она должна соответствовать штатному расписанию учреждения, организации. Например, отдел (группа) кадров, бухгалтерия и т.д.
56 — номер по порядку дела согласно номенклатуре.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обложка дела постоянного хранения должна быть подписана «от руки» или можно использовать редактор Word, распечатать ее и приклеить? На предыдущей работе, когда я сдавала дела в муниципальный архив, обязательное требование было — подписывать обложки «от руки». Но наша организация не является источником комплектования муниципального архива.
Здравствуйте! При оформлении дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не допускаются наклейки на обложку дела, т.к. при длительном хранении наклейки не сохраняются. Поэтому обложка оформляется «от руки». Если есть возможность распечатать саму обложку (без наклейки) – используйте редактор Word.
Здравствуйте! При оформлении обложки журнала по охране труда, где ставить литеры в соответствии с номенклатурой дел?
Здравствуйте! Индекс дела по номенклатуре указывается на обложке дела после наименования структурного подразделения, слева.
Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты. В делах с актами о несчастных случаях связанных с производством какую дату правильно указать где «Начато» дату утверждения или дату когда несчастный случай фактически произошел?
Здравствуйте! Указывается дата самого раннего и дата самого позднего документа.
Здравствуйте! Подскажите, если номенклатурное дело переходящее (3 года) и оно было переименовано во 2-й год, то на обложке должно быть новое название или сначала старое, а потом новое? В этом случае сдача дела в архив производится по его названию при открытии или по названию переименованному?
Здравствуйте! Новое название дела пишется после (ниже) старого, старое название заключается в скобки.
Здравствуйте! Допускается ли в документах постоянного срока хранения, конкретно производственных приказах, при архивно-технической обработке оставлять/подшивать копии документов, являющиеся приложением к приказу. Следует ли уже при оформлении приказов в реквизите Приложение писать: Копия письма Минэнерго от 00.00.0000 № 000.
Спасибо, вопрос очень принципиальный, потому как прикладывают акты проверок, приказы вышестоящих организаций и т.п. Иными словами, допускается ли в документы постоянного СХ подшивать копии?
Здравствуйте! Вы путаете два понятия – приложение к приказу и основание для издания приказа. Приложением к приказу является документ, утвержденный этим приказом. Например, если инструкция по делопроизводству утверждена приказом, на ней в правом верхнем углу стоит отметка: «Приложение №1 к приказу…» — это приложение. Приказ или письмо вышестоящей организации не может являться приложением к приказу, это основание для издания приказа. Такие документы должны формироваться в отдельные дела. В деле с приказами по основной деятельности формируются подлинники приказов и приложения к ним, тоже подлинники.