Документы по личному составу

Давайте рассмотрим, как формировать и хранить документы по личному составу. Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя.

В данной статье рассмотрены вопросы работы с документами с позиции обеспечения их сохранности и подготовки к архивному хранению (т.е. речь пойдет об уже завершенных делопроизводством делах).

Основные виды документов

Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

• ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
• различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
• личные дела и личные карточки;
• невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
• по оплате труда (лицевые счета и др.);
• по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
• по награждению работников (представления, копии решений и др.);
• по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
• связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Сроки хранения

Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень (по ссылке можно посмотреть о повсеместно сейчас используемых). Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.

Основное внимание направляем на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.

Что необходимо сделать для долговременного хранения

Итак, если перед вами поставлена задача в установленном порядке упорядочить документы по личному составу, то необходимо:

• используя нормативные перечни документов, определить сроки хранения (прежде всего вас должны интересовать документы с длительными сроками хранения – 15 и 75 лет);
• обеспечить правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто пересистематизируют документы в деле);
• технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, обложки дела, подшивку дела);
• составить опись дел по личному составу;
• в целях сохранности документов определить место их хранения (может быть архив вашей организации, архив правопреемника или вышестоящей организации, городской архив – последние варианты актуальны при ликвидации или реорганизации).

Обеспечить сохранность

Упорядоченные документы долговременного хранения (до 75 лет) могут находиться непосредственно в архиве организации или передаваться по договору на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг).

Во всех случаях должна быть обеспечена их сохранность, даже если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации. В этом случае документы передаются правопреемнику. Если таковой отсутствует, то в вышестоящую организацию. Если опять мимо (отсутствуют перечисленные варианты), то в специализированный городской архив. Возможны варианты названия архива, поэтому всякий раз следует разбираться в конкретных обстоятельствах.

Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам и должна быть обеспечена их сохранность, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).

В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу.

• Приказы по личному составу – их формирование и хранение
• Личное дело работника
• Формирование дел
• Оформление дела
• Обложка дела – образец оформления