Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов
Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:
| Этапы | Мой комментарий |
| В процессе составления номенклатуры дел и формирования дел | Это классическая тема в делопроизводстве, ей посвящена отдельная статья на данном ресурсе. Я считаю хорошую номенклатуру дел надо иметь в любой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма и образуется совсем немного документов. Ну и хорошо, значит, будет легко составить. В серьезном учреждении тем более нужна – для рациональной работы с документами |
| При подготовке законченных делопроизводством документов к передаче в архив организации | Отдельная статья на сайте для этой темы |
| Во время подготовки дел к передаче на государственное хранение | Если только организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, т.е. ее документы будут передаваться туда на постоянное хранение. Как правило, сотрудники архивных учреждений активно общаются с такими организациями. Если вы никогда не слышали об источниках комплектования, то скорее всего вы не имеете к ним никакого отношения, особенно если вы работаете в ООО и т.п. |
Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку.
Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов, на основании которых ведется работа.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.
Экспертная комиссия организации
Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа об изменении состава экспертной комиссии вы можете ознакомиться в разделе «Образцы приказов» данного сайта.
В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения (файл doc).
В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.
Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.
Проведение экспертизы ценности документов
Каждый год в структурных подразделениях проводится отбор документов постоянного и временного (> 10 лет) хранения для передачи в архив организации, решается вопрос о дальнейшем хранении дел с временными сроками (< 10 лет) хранения или об их уничтожении в связи с истекшими сроками хранения.
При этом пользуются номенклатурой дел организации за соответствующий год, типовым и ведомственным (последним, если существует) перечнями документов с указаниями сроков их хранения, а также другими существующими нормативными документами в области архивного дела.
Фактически это обозначает следующее. К примеру, в архиве организации решили обработать документы постоянного хранения и по личному составу за 2011 год. Просмотрели номенклатуру дел, наметили интересующие дела, определили в каких структурных подразделениях они находятся. Пришли в эти отделы и отобрали только намеченные дела постоянного хранения и по личному составу за 2011 год, в установленном порядке передали их в свой архив. В архиве специалист (свой или чужой по договору) проведет научно-техническую обработку этих дел, в соответствии с нормативными требованиями к формированию и оформлению дел. Остальные документы за 2011 год оставили на полках дожидаться, когда сроки хранения истекут или отпадет практическое значение. Попутно в структурных подразделениях отобрали с полок дела с истекшими сроками хранения для их уничтожения.
В процессе отбора документов дела могут переформировываться. Такое может быть, например, из-за неправильного формирования дел в текущем делопроизводстве – поместили в дело документы разных сроков хранения (постоянного и временного), из дел постоянного хранения изымаются черновики, неоформленные, дублетные копии, а также часть документов с отметкой «ЭПК» могли отнести к постоянному сроку хранения. Например, в перечне может быть указан срок «5 лет ЭПК». Часть документов такого дела может быть постоянного хранения как имеющих научно-историческое значение, остальные будут храниться 5 лет.
Обратите внимание, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов организации могут заменять срок хранения «постоянно» по типовому перечню на срок «10 лет» или больший (как вариант «до ликвидации организации»), т.е. у таких организаций может не быть документов постоянного хранения.
В этом случае допускается частичное оформление дел – не проводить пересистематизацию и нумерацию листов, не подшивать в твердую обложку, можно обойтись без листа-заверителя. Иными словами: допускается оставлять документы в папках, в которые помещали документы в текущем делопроизводстве, и затем не проводить каких-либо дополнительных работ по оформлению дел. Однако, данные послабления не распространяются на обработку дел по личному составу. Их срок хранения, как правило, составляет 75 лет, такие документы обрабатываются в установленном порядке.
Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром. В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано. Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения. Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку (постоянного или долговременного хранения), отбираются уже обязательно с полистным просмотром.
Результат экспертизы ценности документов оформляется составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день, Евгения! Спасибо, что отвечаете на наши вопросы (порой повторяющиеся, но все же...). Получила задание организовать архивное хранение документов в организации, где ранее архив никак не велся. Нет ни номенклатур, ни описей, ничего. Зато много документов, требующих обработки. Посоветуйте, за что в первую очередь браться. Из своих соображений, чувствую, что надо сначала понять, что можно уничтожить в связи с истечением сроков хранения. Для этого надо создать приказ об ЭК и положение о её работе. То есть начать хотя бы с избавления от ненужного. Так? Или все-таки первый шаг — это не комиссия, а что-то другое?
Здравствуйте! Начать надо с образования ЭК (приказ о создании ЭК) и разработки и утверждения положения об ЭК, т.к. без экспертной комиссии вы не можете согласовать описи дел и акт на уничтожение документов. Далее Вам надо разобрать все документы на 3 категории: постоянного хранения, долговременного хранения (включая документы по личному составу) и временного хранения. Затем разобрать документы по годам и приступать к обработке. Имейте ввиду, что списывать документы с истекшими сроками хранения можно только после утверждения описей дел за эти годы!
Евгения, посоветуйте, что сделать в первую очередь созданной ЭК при отсутствии номенклатуры дел за все года? Сразу проводить оценку документов в отделах (составлять описи для сдачи дел в архив и выделения к уничтожению) или все-таки разработать номенклатуру на текущий год, а только после этого браться за разбор документов в отделах? Спасибо.
Здравствуйте! Лучше сначала разработать номенклатуру дел. Она позволит Вам ориентироваться в массиве документов и дел.
Евгения, здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в отделах в одно дело формируют различные документы по одной тематике, с одним сроком хранения — постоянно, то что ставить в графе срок хранения по перечню? Статей, применительно такому делу много. Например, есть дело «Документы (распоряжения, заключения, постановления...) по охране почвы». Вроде бы одновременно и к перечню 2010 года можно отнести и НТД касается тоже. Знаю, что основное — это соблюдение срока хранения, но как ссылаться на статьи, если к одному делу их применить можно несколько? Спасибо.
Здравствуйте! Разумеется, можно ссылаться на несколько статей перечня при условии, что срок хранения у них один.
Здравствуйте, Евгения. скажите пожалуйста, чем отличается экспертная комиссия от центральной экспертной комиссии, а также надо ли создавать обе эти комиссии в одной организации. если нет, то какую предпочтительнее.
Здравствуйте! В организации, имеющей несколько подведомственных организаций, создается ЦЭК. В обычной организации – только ЭК.
Здравствуйте. У меня есть один проблемный препод с очень высокими требованиями. На какие вопросы мне нужно найти ответы чтобы рассчитаться с ней? (экспертиза ценности, комплектование, научно-справочный аппарат)
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, в чём Ваша проблема? Вам надо сдать зачет по архивному делу?
Здравствуйте, Евгения. Спасибо, что ответили на мой предыдущий вопрос. Хотела у Вас поинтересоваться:
1) что такое ХДРУ и где оно находится;
2) какие документы в описях дел постоянного хранения относятся к первичным отчетам.
Здравствуйте!
1) Не понимаю, о каком ХДРУ идет речь?
2) Первичные отчеты не включаются в опись дел постоянного хранения.
Здравствуйте. Каков должен быть состав ЭК и количество членов ЭК, если в организации есть архив, секретариат и еще несколько подразделений, которые являются сдатчиками дел в архив?
Здравствуйте! Оптимальный состав ЭК для небольшой организации – 5 человек. Председателем ЭК рекомендуется назначать заместителя руководителя, секретарем – представителя делопроизводственной службы или архива.
Обязательно ли количество должно быть нечетным? Если да, то есть ли какой-то законодательный документ говорящий об этом? Мое руководство хочет иметь четное количество участников
Здравствуйте! Никакого нормативного акта, тем более, законодательного, по этому поводу нет. Просто принято в любой комиссии, где решения принимаются простым большинством голосов, назначать нечетное число членов комиссии, это целесообразно при голосовании.
Здравствуйте. Евгения, скажите пожалуйста где можно посмотреть образец Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела и какие сопроводительные документы к нему требуются. Спасибо за Ваши ответы.
Здравствуйте! На сайте «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Если ваша организация является (планируется стать) источником комплектования государственного архива, то лучше непосредственно обратиться в этот архив. Они предложат готовую форму.
Здравствуйте! ответьте пожалуйста кратко. Какой документ входит в систему распорядительной документации? Какой бланк документа применяют при оформлении внутренней докладной записки? по какой схеме строится текст распорядительного документа? На каких документах простовляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»? спасибо за ответ!
Здравствуйте! Правила оформления распорядительных документов подробно изложены на сайте. Там же есть образцы (бланки) документов, в том числе докладной записки. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на всех поступающих (входящих) документах.
здравствуйте, Евгения. посоветуйте, где можно посмотреть и сравнить положения о ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) и ЭК (Экспертной комиссии)? В чем их существенное отличие?
Здравствуйте! Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Посмотрите на _rusarchives.ru. Отличие простое: ЦЭК создаются в министерствах, ведомствах и организациях, имеющих подведомственную сеть, они контролируют работу ЭК подведомственных организаций и оказывают им методическую помощь. ЭК создаются в организациях, не имеющих подведомственной сети.
Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, следующее:
1) могут ли архивы структурных подразделений, которые находятся в других населенных пунктах, заключать «Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела» с Архивами администраций соответствующих районов, если они (мы) являются источниками комплектования Государственного архива (ГА) и согласовываем с ЭПК ГА необходимые документы — НД, Положение об архиве, Положение о ЭК и др.;
2) если могут, то следует ли нам предоставлять на согласование Архивам администраций все выше перечисленные документы, в т. ч. Инструкцию по делопроизводству (ИД) и какую, созданную у нас или утвержденную в вышестоящем органе?
Спасибо за Ваши ответы!
Здравствуйте! Вы не пишете, что за организация (федеральная, региональная?). Без этого трудно дать консультацию. А вообще подобные вопросы решает уполномоченный орган в области архивного дела в регионе на основании Закона 125-ФЗ.
нужно ли составлять акт если дела не уничтожаются?
Акт составляется при отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. А если дела не уничтожаются, зачем же тогда составлять акт?
Здравствуйте, Евгения!
Наша организация не является источником комплектования архива. Собираемся уничтожить приказы главка, отчеты НИР 30-тилетней давности. Ценности и актуальности они не имеют. Наука давно ушла вперед. Изменились нормативы, ГОСТы и т.д. В какой последовательности это можно сделать? Сначала отразить в протоколе заседания экспертной комиссии сроки хранения (по Перечню 2010 г — постоянно) 10 лет? Затем внести в акт на уничтожение, сославшись на протокол заседания ЭК? Что написать в протоколе? Заранее благодарна.
Здравствуйте! Сначала надо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Основанием для отбора документов к уничтожению являются перечни документов с указанием сроков хранения, действующие на момент создания документов. Поэтому Вам следует ссылаться на «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), более ранний – за 1969 год. Если Ваша организация не является источником комплектования государственного архива, надо смотреть 4 графу перечня (отчеты по НИР – до минования надобности). Приказы вышестоящих организаций также хранятся до минования надобности. Если документы утратили практическое значение, можно включать их в акт. В акте ссылка делается на перечень, а не на протокол ЭК!
Все-таки не понятно. Если в перечне за 1974 год (например) в ст. 689 а) (Тематические отчеты по завершенным темам НИР ) в графе для организаций, документы которых не поступают в госархив, стоит ПРОЧЕРК, а в графе для организаций, документы которых ПОСТУПАЮТ в госархив, стоит срок «постоянно», как поступить нам? Сколько хранить? Мы не являемся источником комплектации госархива. Если уничтожать указанные документы, то как ссылаться на статью?
Здравствуйте! 4-я графа предназначена для организаций вспомогательного и обслуживающего характера. Прочерк означает, что документы, указанные в статье, в данных организациях не образовываются, например, отчеты по темам НИР. В советское время все научно-исследовательские и проектные институты входили в список источников комплектования либо ЦГА НТД, либо областных государственных архивов. Здесь надо разбираться. Вы не пишете название организации, без этого трудно точно что-либо ответить. Возможно, раньше ваша организация являлась источником комплектования государственного архива, и первые экземпляры отчетов уже переданы на госхранение. Или же это какие-то промежуточные (этапные) отчеты, тогда срок их хранения в соответствии со ст. 1309-в перечня 1989 г. — ДМН.
Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в чём разница научно-технической обработки документов и экспертизе научной и практической ценности документов?
Здравствуйте! Экспертиза ценности документов – это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в том числе — государственное хранение, либо на уничтожение. Научно-техническая обработка документов – это оформление документов для долговременного, в том числе, постоянного хранения. Она включает в себя экспертизу ценности документов, в том числе полистную, составление заголовков дел, а также техническую обработку (переплет или подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек дел и др.).
Здравствуйте!
При формировании Положения об экспертной комиссии, я взяла за основу приведенный здесь образец. В нем постоянно упоминается «ваше курирующее архивное учреждение» и «ЭПК Название вашего архивного учреждения».
Правильно ли я понимаю, что для нас, как ООО данное архивное учреждение упоминать в Положение не нужно? Т.к. обращаться и взаимодействовать мы с ним не будем.
Здравствуйте! Если Ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, вы не должны согласовывать положение об ЭК с архивным учреждением, соответственно, пункты о взаимодействии с архивным учреждением надо убрать, о чем написано в пояснении к положению (размещено перед положением).
Здравствуйте, Евгения! пожалуйста помогите, пишу дипломную работу, расскажите про Нормативно-правовое регулирование экспертизы ценности документов в Российской Федерации
Здравствуйте! Так это всё равно, что всю дипломную работу написать. В рамках комментариев это невозможно.
Здравствуйте, Евгения! подскажите, пожалуйста, каким статьям по Перечню 2010 года соответствуют Документы товарно-материальных ценностей и Документы движения имущества? Спасибо.
Здравствуйте! Вы не указываете, какие конкретно документы Вас интересуют, посмотрите ст. 424-435.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли в негосударственной организации создавать экспертную комиссию. Формулировка в «Основных правилах...» кажется не совсем однозначной.
Какую ответственность несет организация, если ЭК нет? Спасибо.
Здравствуйте! ЭК необходима не просто для проформы, а для работы. Например, как вы будете уничтожать документы с истекшими сроками хранения? Не возлагать же ответственность на одного человека.
Разумеется, при отсутствии ЭК никакие санкции к вам не применят. Однако в случае какого-либо конфликта могут проверить соблюдение процедуры. Например, судебные или налоговые органы запросили документы, которые у вас уже уничтожены. Вам необходимо предъявить акт на уничтожение. Если он неправильно оформлен, например, нет согласования ЭК, акт могут посчитать недействительным.
Здравствуйте, спасибо за очень полезные, подробные и профессиональные разъяснения. Но меня все равно мучает вопрос: кто и на основании чего решает: быть организации источником комплектования госархива или нет? Наша организация — Медицинский центр федерального подчинения — ранее с архивом не сотрудничала, ЭК нет, да и номенклатуры тоже. Решили навести порядок в делопроизводстве, и при написании Положения об ЭК возник такой вопрос. Второй вопрос: может ли быть своя номенклатура у секретаря (нет канцелярии)? В общем, на кого «повесить» все журналы регистрации входящих/исходящих документов, приказов и т.д. ?
Здравствуйте! Решение о включении организации в список источников комплектования принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного органа региона. В свою очередь, они руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно Закону государственные органы, органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования в обязательном порядке. По решению ЭПК в этот список включаются также государственные и муниципальные организации, частные организации, документы которых представляют научно-историческую ценность (наиболее значимые для региона организации).
В организации составляется сводная номенклатура дел. Документы секретариата можно выделить в соответствующем структурном подразделении (к которому относится секретарь), либо в начале номенклатуры выделить раздел «Руководство», куда включить приказы по основной деятельности, регистрационные журналы и пр.
Здравствуйте! В нашей компании организована ЭК, есть Положение, регламентирующее ее работу. Но с увольнением зам. ГД мы остались без Председателя ЭК. Других замов у ГД нет и в Администрации никто не понимает суть работы экспертизы цен. документов. В составе ЭК: специалист отдела кадров (единств. должность), ст. бухгалтер, юрисконсульт, секретарь ЭК — секр. -делопроизводитель, который все мероприятия комиссии проводит (протоколы, акты и др.). Вопрос: кого можно назначить председателем? Предлагают секретаря-делопроизводителя. Можно? Заранее признательна.
Здравствуйте! Поскольку секретарь-делопроизводитель выполняет всю текущую работу ЭК, оформляет все документы, его лучше назначить секретарем ЭК, а на должность председателя подошел бы юрисконсульт. Здесь надо учитывать ещё опыт работы специалиста.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, обязательно ли нужен план работы комиссии?
Здравствуйте! Если в положении об ЭК указано, что комиссия работает в соответствии с планом работы (как в типовом положении), то план надо составлять.
Я работаю в государственном учреждении здравоохранения «диспансере». 4 года назад всех нас признали источниками комплектования архива. В ходе работы возникли трудности. Первая, основная, у нас нет помещений под архив, из-за этого нет возможности корректно и в соблюдении правил работать с архивными документами. Второе, документы учреждения не имеют документов представляющих историческую ценность и уникальность. В третьих, так как мы подшефная организация, сведения о нас хранятся, как в Министерстве здравоохранения так и МИАЦ. Подскажите, как лучше поступить, направить письмо в гос.архив города с просьбой о выходе из комплектования госархива (и как тогда составить письмо). Либо — есть ли возможность сократить номенклатуру до минимума: документы личного состава (отдел кадров) и документы бухгалтерии, если есть такая возможность, то на что ссылаться. Заранее благодарна за ответ.
Здравствуйте! Все эти вопросы Вам надо решать с государственным архивом. Могу только высказать свои соображения. Во-первых, отсутствие помещения под архив не является основанием для исключения организации из списка источников комплектования. Архив – это не архивохранилище, а прежде всего, документальный фонд. Вопрос с помещением, конечно, надо решать, но для начала можно приобрести запираемые шкафы и установить их в удобном месте. Тем более, документы по личному составу вы обязаны хранить в течение 75 лет, а их объем, как правило, значительно превышает количество документов постоянного хранения.
По поводу исторической ценности документов. Организация включается в список источников комплектования государственного архива только после изучения и экспертизы ценности документов специалистами архивного органа и последующего решения ЭПК. Вышестоящая организация не может отражать все документы подведомственной организации. Как правило, это только отчетность.
Ваше право написать письмо об исключении из списка, но решение по государственной организации всё равно будет за государственным архивом.
«Сократить» номенклатуру дел – это уже совсем абсурд. Вы должны включать в номенклатуру дел все заводимые в учреждении дела, это для вашего удобства. Кроме того, вас может проверить по этому вопросу вышестоящая организация. Насколько мне известно, в последнее время Минздрав уделяет большое внимание вопросам делопроизводства и архива.
Здравствуйте! Как мне известно, поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы должны быть рассмотрены на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Какие могут быть последствия в случае несоблюдения этих сроков?
Здравствуйте! Действительно, в примерном положении об экспертной комиссии есть такое требование. Очевидно, чтобы ЭК не затягивала рассмотрение документов, что может привести к несвоевременному утверждению номенклатуры дел, нарушению сроков согласования и утверждения описей дел на ЭПК (ЭПМК). Если же Вы имеете в виду какие-либо санкции, то это решает руководитель организации.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, положение об ЭК и об архиве необходимо посылать на рассмотрение в архив организации, так? А какой порядок этого рассмотрения, ведь на документе нет соответствующего грифа для подписей. Утверждать их приказом можно только после рассмотрения или до?
И второй вопрос, действующим примерным положением об ЭК считается документ 95 года, в котором предписано акты об уничтожении направлять на утверждение в архив организации, тогда как в Правилах в форме акта такого грифа опять-таки не предусмотрено. Как быть?
И вообще допускается ли опускать «неудобные» части Примерного положения, касающиеся например сроков заседаний, работы по планам и тп.
Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то положения об архиве и ЭК направляются на согласование в соответствующий архив (не в архив организации, как пишете Вы). Положения утверждаются руководством после согласования их ЭПК соответствующего архивного учреждения. В примерном положении нет указания на отметку о согласовании с ЭПК, так как не все организации обязаны представлять эти положения на рассмотрение соответствующего архивного учреждения, а только те, которые передают на хранение документы в соответствующий государственный или муниципальный архив. Акты о выделении к уничтожению дел на рассмотрение в архивный орган не представляются. В Правилах написано, что акты могут быть утверждены только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного учреждения (п. 2.4.4.). Опять же, это касается только организаций, включенных в список источников комплектования.
Добрый день!
Вопрос по составу комиссии: у нас в службе делопроизводства я одна — офис-менеджер, в комиссию включаю руководителей юридической службы, службы управления персоналом, главного бухгалтера, себя ставлю секретарем комиссии. Может ли секретарь комиссии по приказу разрабатывать само положение по ЭК.
И еще вопрос: у нас группа компаний, где есть управляющая компания (где я собственно и работаю) и подведомственные компании. Необходимо в каждой компании создавать комиссию или достаточно создать ЦЭК в управляющей компании? Тогда как указать и где, что ЦЭК является одной на всех?
Здравствуйте! Обычно секретарь комиссии, занимающийся в соответствии с должностными обязанностями делопроизводством, и разрабатывает положение об ЭК. Это нормально.
Если создается ЦЭК, то в каждой подведомственной компании создаются ЭК, либо создается одна общая ЭК для всего объединения (холдинга). Всё зависит от объема документооборота.
Здравствуйте! У меня такой вопрос. Я сейчас готовлю описи дел за 2011 год. У кадровика запросила документы — приказы по личному составу, она мне не выдала их, запросила, чтобы была проведена экспертиза экспертной комиссией. Могу ли я сама без ЭК отсортировать их. ЭК у нас была создана в 2008 году, с тех пор произошли изменения по составу — уволился зам. председателя. Если кадровик права, что не выдает документы, то с чего мне начинать, посоветуйте. И еще вопрос — наша организация является государственным органом, нужно ли акт на уничтожение заверять в архиве. Спасибо
Здравствуйте! Экспертная комиссия согласовывает уже подготовленные документы. Если состав ЭК изменился, надо внести изменения в приказ. Чтобы обеспечить легитимность проведения экспертизы ценности (отбора) документов, подготовьте приказ о проведении упорядочения документов за 2011 год, назначив ответственного за подготовку документов и обязав руководителей структурных подразделений передать дела для обработки (упорядочения). Акты организаций о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению архивные органы не рассматривают. Однако по Правилам уничтожать документы можно только после утверждения описей дел постоянного хранения.
Добрый день! Интересная статья. У меня такой вопрос: как часто нужно менять положение ЭК? Только при каких-либо изменениях или по истечению какого-то периода (3, 5 лет)? Спасибо.
Здравствуйте! Положение об ЭК пересматривается только в случае каких-либо изменений (может действовать в течение многих лет).
Еще такой вопрос: Если при составлении описи не вошли некоторые дела в соответствие с номенклатурой, нужно написать пояснительную записку. Она должна быть в произвольном виде, или можно найти образец в правилах?
Здравствуйте! К описи дел составляется предисловие, во второй части которого дается информация о составе документов фонда. Здесь и надо пояснить, какие дела отсутствуют и по какой причине (утрачены, не заводились в делопроизводстве и т.д.), эти пояснения делаются в произвольной форме.
Здравствуйте!
У нас из состава ЭК выбыл один член комиссии (уволился). Нужно ли как-либо отражать эти изменения в приказе, или можно обойтись 4 оставшимися членами комиссии и никак это не обговаривать?
Благодарю за ответ!
Здравствуйте! Надо внести изменение в приказ о создании ЭК, введя нового члена комиссии взамен уволенного. Порядок внесения изменений в приказ и образец приказа о внесении изменений есть на сайте.
Здравствуйте. Специалист по кадрам дала мне документы к уничтожению. Из этих папок документы постоянного хранения уже были выбраны. Остались со сроком хранения 3 года. И вот возник вопрос. Как правильно поступить. Я так понимаю, что нужно составить акт на уничтожение и затем вынести его на ЭК. Кадровик говорит, сначала эти документы вынести на рассмотрение ЭК, а потом составлять акт на уничтожение. Подскажите как правильно поступить, и еще она говорит составить приказ, чтобы уничтожение производила ЭК. Верно ли это. Спасибо
Здравствуйте! Сначала составляется акт, затем акт выносится на рассмотрение ЭК. После его утверждает руководитель. Затем документы можно уничтожать.
Добрый день, подскажите, пожалуйста, алгоритм взаимодействия ЦЭК и ЭК. Везде написано, что они взаимодействуют, но не ясно как. Что рассматривает и курирует ЦЭК, а что может самостоятельно решить ЭК? Нужно ли согласовывать акты на уничтожение, одобренные ЭК, с ЦЭК? Заранее большое спасибо.
Здравствуйте! Все эти моменты должны быть прописаны в положениях об ЭК и ЦЭК конкретных организаций. Ориентироваться надо на Примерные положения об ЭК и ЦЭК. В практике работы обычно ЦЭК согласовывают все документы, одобренные ЭК, в том числе акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, понять, что такое описи дел, которые подлежат уничтожению. Что в них вписывать? Или образец где можно посмотреть. В интернете кроме образцов актов ничего не нашла. Спасибо!
Здравствуйте! При отборе к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения составляется акт, описи не составляются, каждое дело не переписывается. Если Вы видели форму акта, то в 5 графе (номер ед. хр. по описи) указываются дела с истекшими сроками хранения, включенные ранее в описи, в 4 графе указывается номер описи. Например, протоколы аттестационной комиссии (срок хранения 15 лет) за 2000 год в 2016 году можно уничтожить. Ранее они были включены в опись дел по личному составу, тогда в акте в 4 графе указывается номер описи, в 5 графе указываются номера дел по описи. Если таких дел (включенных в описи) при отборе дел к уничтожению нет, то графы 4 и 5 акта не заполняются.
Здравствуйте!
Будьте добры, подскажите, если в организации работает 1 человек — директор ООО, то как проводить процедуру уничтожения документов? Нужно ли назначать экспертную комиссию, и в каком тогда составе она будет?
Здравствуйте! Естественно, в этом случае экспертная комиссия не создается. Акт составляет и утверждает директор.
Добрый день, подскажите, пожалуйста, где можно скачать образец Положения об архиве? Спасибо!
Здравствуйте! В следующей статье о ведении архива.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, я работаю в организации с большим количеством филиалов, и я бы хотела создать ЦЭК в аппарате и ЭК в филиалах, не могу найти примеры приказов и положений, чтобы разделить полномочия комиссий, буду очень признательна если сможете помочь с образцами.
Здравствуйте! Существует Примерное положение о ЦЭК, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1998 № 19, на основании его организации разрабатывают свои положения. Можно посмотреть также Положение о ЦЭК Минкультуры РФ, утвержденное приказом Минкультуры от 25.05.2010 № 292.
Здравствуйте! Федеральное государственное учреждение (Университет) не относится более к источнику комплектования администрации города, принимают документы на постоянное хранения последний раз, из-за разграничений полномочий в 2013 году на основании ФЗ-125. Как действовать дальше? Куда обращаться, если я правильно понимаю, то согласование описей, сводной номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией обязательно и сдача документов на постоянное хранение через 15 лет тоже.
Здравствуйте! Ваше учреждение должно получить уведомление от архивного органа региона об исключении из списков источников комплектования муниципального архива и предложение о включении в список источников комплектования государственного архива. Государственные архивы регионального значения принимают документы от федеральных организаций на основе договора. Если вы не получали от архивного органа или от государственного архива никакого извещения, можно самим обратиться к ним за разъяснениями (письменно или по телефону).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, я работаю в организации с большим количеством дел. Вот хотим сдать документы в архив, и там большое количество документов утеряны, за ранее годы документы есть, только по частям и то мало. ЭПК требует, чтоб мы написали объяснительное письмо у вас есть примеры?
Здравствуйте! Примеров объяснительных записок по этому поводу нет. Согласно п. 2.44. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, при обнаружении утраты документов Архивного фонда РФ в течение года проводится их розыск. По результатам розыска составляется справка. Если документы не обнаружены, составляется акт об утрате документов, который рассматривается на ЭК, к акту прилагается справка о проведении розыска. После утверждения руководителем организации, акт направляется в ЭПК архивного органа.
Добрый вечер!
Запуталась в одном вопросе, подскажите пожалуйста.
В моей организации поменялась структура штата с 1 октября (поменялись названия отделов, уволились пенсионеры, взяли новых сотрудников).
В приказ ЭК были включены сотрудники, которые уволились. В связи с этим мне надо делать новый приказ, но вопрос в том, кого включать в состав ЭК? Либо тех сотрудников, документы которых включаются в описи дел, либо достаточно юристов, бухгалтерию и кадров?
Здравствуйте! Рекомендуется включать в состав комиссии работника делопроизводственной службы или архива, кадровой службы, бухгалтерии. Но могут быть и другие варианты. Оптимальный количественный состав комиссии – 5 человек.
Здравствуйте! Если в положение об архиве, ЭК и в инструкцию по делопроизводству не вносились изменения, необходимо ли заново распечатывать и утверждать экспертной комиссией все эти положения на следующий год? Заранее спасибо!)
Здравствуйте! Ежегодно должна утверждаться номенклатура дел организации. Положения об архиве, об ЭК, инструкция по делопроизводству действуют до замены новыми. Ежегодно утверждать эти документы не надо.
Добрый вечер! Комиссия по уничтожению уголовных дел, прекращенных в связи с истечением сроков хранения создается по общим правилам? и вначале положение, потом комиссию?
Здравствуйте! Сначала разрабатывается положение о комиссии, после этого приказом создается комиссия. Хотя экспертная комиссия (ЭК) организации может также заниматься отбором к уничтожению уголовных дел, если включить в её состав компетентных в этом вопросе специалистов.
Добрый день! Работаю в архиве организации. Структурные подразделения уничтожают у себя дела временного (до 10 лет) хранения. Приносят акт на подпись и один экземпляр оставляют мне. У меня такой вопрос. Я должна составить протокол с заседанием экспертной комиссии и внести изменения в учетные документы? Объясните пжл. Спасибо!
Здравствуйте! Заседания ЭК протоколируются, поэтому протокол должен быть. Если Вы секретарь, то должны составить протокол. Изменения в учетные документы вносятся по документам, хранящимся в архиве. Если структурные подразделения не передавали вам документы временного хранения, то изменения в учетные документы после уничтожения этих документов не вносятся.
Добрый день! Мне поручили создать ЭК для уничтожения док-в 2013 г (счета фактуры и т.д.). Номенклатура дел в организации отсутствует, описи тоже. Положение ЭК, протоколы, приказы, акты на уничтожение подготовила.
Вопросы:
1. В связи с тем, что эти документы относятся к делам временного хранения (до 10 лет), можно ли не составлять описи, сделать отметки об уничтожении в примечании сводной номенклатуры дел?
2. Обязательно ли нужно составлять описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и с чем это связано?
По возможности прошу указать ссылки на нормативную документацию.
Здравствуйте! Во-первых, экспертная комиссия (ЭК) создается не только для отбора документов к уничтожению, но также для согласования описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Во-вторых, документы могут быть уничтожены только после утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. На документы временного (до 10 лет) срока хранения описи составлять не надо. При отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожениюсоставляется акт об отборе документов к уничтожению. При этом в номенклатуре дел пометки делать не надо. Все эти вопросы регулируются «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день! Подскажите, действует ли данный перечень — «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Министерства газовой промышленности и подведомственных ему организаций и предприятий» (утв. Мингазпромом СССР 27.07.1979, Главархивом СССР 04.10.1979). Очень подходит для нашей организации и хотим его использовать для составления номенклатуры дел
Здравствуйте! Данный перечень действует для документов, специфических для газовой отрасли. То есть, для управленческих документов (документационное обеспечение управление, кадровая служба, бухгалтерия) надо использовать Перечень 2010 года, для документов, касающихся производственной деятельности – ведомственный перечень.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, т.к. на данный момент у нас в организации отсутствует человек на должности зам. председателя, может ли председатель организации быть председателем экспертной комиссии для сдачи документов в архив? В структуре организации: председатель, правовой инспектор, специалист по организационной работе, гл.бухгалтер.
Здравствуйте! Можно назначить председателем ЭК главного бухгалтера или правового инспектора. Назначать председателем ЭК руководителя не следует, так как он должен утверждать документы (описи, акт и др.), которые ЭК согласовывает. Не может одно должностное лицо и согласовывать документ, и утверждать его.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как быть в такой ситуации. Организация осуществляет деятельность уже практически пять лет. Архива как такового нет, как и не было сотрудника ответственного за это направление. Помещения под архив тоже нет. Сейчас назначили ответственным за эту кухню меня, далекого человека от этой темы (сам экономист). Номенклатура создавалась каждый год кадровиком и утверждалась только директором. Итоговых записей по итогам года в ней не делалось. Сроки хранения при формировании номенклатуры проставлялись из Приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Документы хранятся по отделам (в бухгалтерии свои, в кадрах свои и т.д.). Организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива. И вот возникают в связи с вышеизложенным вопросы: 1. Обязательно ли нужно создавать в такой организации ЭК, если сроки хранения применяем из 558 Приказа? 2.И с чего вообще начать (порядок действий)? Помогите пожалуйста...
Здравствуйте! ЭК создавать надо. Не надо брать всю ответственность на себя.
Начать надо именно с создания ЭК и назначения ответственных за делопроизводство в каждом структурном подразделении. Они помогут вам провести отбор дел, определить сроки хранения документов и дел. Подробно о создании «архива с нуля» вы можете прочитать в статье «Организация работы архива», размещенной на этом сайте.
Здравствуйте!
В «Примерном положении об ЭК организации» есть пункт (или статья?) 8 о взаимодействии ЭК с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также соответствующим государственным (муниципальным) архивом. Наше учреждение не является источником комплектования муниципального архива. Является ли в таком случае п.8 примерного положения обязательным для исполнения ЭК учреждения. Положение об ЭК учреждения в настоящее время разрабатывается. И, к сожалению, вышестоящие архивные организации совсем не заинтересованы в таком взаимодействии. Помогите, пожалуйста!
Здравствуйте! Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то п. 8 Примерного положения об ЭК (2018 г.) опускается при составлении положения об ЭК конкретной организации.
Добрый день. Наша организация была раньше ФГУП, 9 лет назад мы стали АО. Мы никогда не укомплектовывали гос.архив, хотя должны были. Является ли это нарушением? И можем ли мы не укомплектовывать госархив, так как мы сейчас акционерное общество, а не гос.предприятие? Спасибо
Здравствуйте! Согласно Закону от 22.10.2004 №125-ФЗ в список источников комплектования государственных архивов в обязательном порядке включаются государственные органы. Федеральные государственные предприятия включаются в этот список после проведения экспертизы архивным органом. То есть, не все ФГУП являются источниками комплектования государственных архивов. Если бы ваша организация являлась источником ..., то вы бы получили уведомление об этом и регулярно передавали на государственное хранение документы постоянного хранения. Акционерное общество также может быть включено в список источников ... после проведения экспертизы и заключения договора с госархивом. Акционерное общество может выступить инициатором такого договора. При этом согласно Закону любая организация и предприятие обязаны сохранять документы по личному составу, составлять описи, образовывать архив документов по личному составу.
Кто назначает экспертную комиссию предприятия?
Здравствуйте! Экспертная комиссия предприятия назначается приказом руководителя этого предприятия.