Протокол заседания экспертной комиссии
Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.
Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель УФС по РИКБ
по Липецкой области
___________ Н.Я. Красавка
« 27 » декабря 2014 г.
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3
г. Липецк
Председательствующий – В.И. Дротиков
Секретарь – Л.Л. Суздальская
Присутствовали: Г.И. Акапулько, С.Е. Баранкина, А.А. Волкодавка, Т.Ю. Голубчиков
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- 1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.
2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.
3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.
РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.
РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.
РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.
3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.
РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.
4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.
Председательствующий В.И. Дротиков
Секретарь Л.Л. Суздальская
Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии доступен для скачивания в формате doc.
Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте, в нашей организации только создали экспертную комиссию и нужно провести первое заседание, создать протокол. Как можно составить краткое выступление для ознакомления с номенклатурой дел?
Здравствуйте! Поскольку все члены экспертной комиссии тем или иным образом участвовали в подготовке номенклатуры дел, выступление должно быть кратким: «На рассмотрение комиссии представляется сводная номенклатура дел на 2013 год, подготовленная главным специалистом общего отдела на основе номенклатур дел
структурных подразделений. В номенклатуру дел вошли все документируемые участки деятельности организации. Сроки хранения документов и дел определены в соответствии с Перечнем … . Номенклатура дел построена по функционально-структурному принципу. Названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений. Предлагаю членам экспертной комиссии согласовать номенклатуру дел на 2013 год.»
Добрый день!
Есть ли пример Протокола заседания Экспертной комиссии о подведении итогов работы комиссии за год?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Никогда не приходилось составлять такого. Можно написать отчет о проделанной работе, докладную записку руководителю. Для этого пересмотрите все составленные протоколы за год . Обычно по данному вопросу не составляют протокол.
Здравствуйте! У меня такой вопрос. С 1 декабря изменилась организационная структура и штатное расписание Общества. Номенклатура сводная никогда не составлялась. Сейчас я должна оперативно составить ее и утвердить.
Уже многое сделано, но до конца года я явно не успеваю. Можно ли утвердить номенклатуру в начале следующего года или это большое нарушение?
Большое вам спасибо, Евгения.
Здравствуйте, Ольга! Поскольку новая структура действует с 1 декабря, у Вас, конечно, было мало времени для разработки сводной номенклатуры дел. Поэтому серьезного нарушения тут нет. Зачастую в связи с изменением структуры новая номенклатура дел утверждается и в середине года.
Здравствуйте, Я являюсь зав.канцелярией и мне надо оставить Протокол экспертной комиссии (ЭК) по утверждению номенклатуры филиала университета. Я с этим ещё не сталкивалась, помогите мне с чего мне начать, как правильно составить протокол по утверждению данной номенклатуры дел. Заранее СПАСИБО!!!!
Здравствуйте! Во-первых, ЭК организации не утверждает, а согласовывает номенклатуру дел. Утверждает номенклатуру дел руководитель организации после согласования. Если Ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то после согласования на ЭК, номенклатуру дел надо ещё согласовать с ЭПК соответствующего архивного органа. Подробнее по ссылке о порядке утверждения номенклатуры дел. Пример части протокола (СЛУШАЛИ): «... – представила проект номенклатуры дел на 2013 год. Номенклатура дел разработана в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002 г.). В номенклатуру включены все документы, образующиеся в процессе деятельности филиала. Сроки хранения документов определены в соответствии с «Перечнем … (указать его полное название), а также Примерной номенклатурой дел ВУЗов (указать полное название). Предложила согласовать номенклатуру дел на 2013 год.».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, протоколы экспертной комиссии утверждаются? Где хранятся протоколы ЭК — в отдельной папке?
Здравствуйте! Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Можно формировать отдельное дело с протоколами ЭК.
1. Прошу подсказать сроки хранения протоколов ЭК об уничтожении печатей и штампов , пришедших в негодность, неиспользуемых, устаревших.
2. Сколько хранятся акты уничтожения печатей и штампов?
Здравствуйте!
1. Протоколы ЭК хранятся постоянно (ст. 18-д Перечня 2010 г.).
2. В соответствии со ст. 778 Перечня 2010 г. акты уничтожения печатей и штампов хранятся 3 года (при отсутствии журналов учета печатей и штампов с оттисками и слепками – постоянно).
Прошу пояснить вопрос согласования номенклатуры дел ЭПМК архивного учреждения. Организация является коммерческой и хранит все документы у себя. При этом намерена материалы по персоналу передать на хранение в центральный архив (госархив). Требуется ли в этом случае 1. согласование ЭПМК архивного учреждения; 2. согласование всей номенклатуры дел или только номенклатуры дел по персоналу? Спасибо.
Здравствуйте! Прежде всего, все эти вопросы Вы должны решить с государственным архивом, в который собираетесь передавать свои документы. Обычно передача дел на хранение на платной основе оформляется договором, где оговариваются все вопросы. В соответствии с нормативными документами по архивному делу ЭПМК архивного органа согласовывает номенклатуры дел организаций-источников комплектования, документы которых после проведения экспертизы ценности отнесены к составу Архивного фонда РФ (АФ РФ). Документы по личному составу не относятся к АФ РФ, поэтому Вашу номенклатуру дел незачем согласовывать ЭПМК.
Добрый день! Прошу привести пример плана работы ЭК на год.
Здравствуйте! ЭК согласовывает описи дел постоянного и долговременного хранения, номенклатуру дел, локальные нормативные акты организации в сфере делопроизводства. Поэтому в план работы ЭК надо включать рассмотрение намеченных к согласованию документов в текущем году. Начинайте формулировать: Рассмотрение … или Согласование … В 3-й графе плана указывается срок исполнения (можно месяц), в 4-ой – ответственный исполнитель.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, если в течение года в номенклатуру дел нужно добавить документ, нужно ли делать протокол заседания экспертной комиссии? Если нужно, то можете подсказать примерный текст протокола, как представлять документ???
Заранее спасибо!!!
Здравствуйте! При заведении в течение года дел, не включенных в номенклатуру дел на текущий год, они добавляются на место резервных номеров, либо в конце соответствующего раздела без согласования ЭК. На следующий год эти дела включаются в номенклатуру дел с согласованием и утверждением номенклатуры в установленном порядке.
Скажите пожалуйста, в 2007 году была составлена номенклатура дел на 2008 год, несколько статей были подобраны неправильно, дела с 5-летним сроком хранения оказались нужными постоянно, можно ли по заседанию ЭК изменить сроки хранения?
Заранее благодарю.
Здравствуйте! Сроки хранения документов устанавливаются действующими перечнями документов с указанием сроков хранения. Для документов 2008 года действовал Перечень 2000 года. Вам надо определить, действительно ли эти документы постоянного срока хранения. Если да, то их надо включить в опись дел постоянного хранения. Если же эти документы по перечню имеют срок хранения 5 лет, то не надо их включать в опись. Вы имеете право продлить срок хранения документов, если они необходимы для работы. Занижать срок хранения документов нельзя.
Здравствуйте! Можно ли в Положение об ЭК внести изменения о том, что утверждать документы ЭК должен не руководитель этой организации, а кто-то из его заместителей? У нас гос. организация, документы пост. хранения и по личному составу передаём в муниципальный гос. архив. При ответе прошу дать ссылку на соответствующий обосновывающий документ.
Благодарю Вас за помощь в моем вопросе.
Здравствуйте! В ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что документ утверждается руководителем организации, либо иным должностным лицом.
Подскажите, пожалуйста, считаются ли утвержденными и действительными номенклатура дел и описи, составленные и утвержденные госархивом, если в организации-источнике комплектования не создана ЭК и соответственно внутренние заседания ЭК не проводились, протоколов не было, подписи не стоят.
Здравствуйте! Архивный орган должен утверждать описи дел постоянного хранения организации только после согласования их ЭК организации.
Добрый день!
Наша компания является филиалом крупного холдинга, а мы работаем в проектном офисе, где скопилось много различной документации. Поскольку архивные площади не позволяют нам и дальше накапливать эти объёмы, руководство предлагает уничтожить часть документов, которые уже утратили свою актуальность. К этим документам относится рабочая документация (чертежи) и другие документы. Номенклатура дел на нашем проекте не составлялась, по окончании проекта часть документов будет передана в архив Заказчика, который также не возражает против уничтожения ненужной документации. С какой стороны нам подобраться непосредственно к процессу уничтожения? Придётся ли нам составлять номенклатуру или достаточно описи того, что есть в архиве для того, чтобы согласовать акт об уничтожении?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Номенклатуру дел «задним» числом составлять не надо. Документы с истекшими сроками хранения отбираются к уничтожению на основании действующих в соответствующий период перечней документов с указанием сроков хранения. С 2007 года для проектной документации применяется «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (2007). К уничтожению проектно-технической документации надо подходить осторожно, она имеет длительные сроки хранения. Документацию на построенные объекты лучше передать заказчику по акту.
Евгения, здравствуйте, подскажите, работаю в министерстве, при оформлении протоколов (краткого, полного, заседания ЭК) нужен ли герб нашей области над наименованием министерства?
Здравствуйте! Если протокол оформляется на бланке министерства, то изображение герба необходимо.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, директор может утверждать протокол (сверху справа) и одновременно являться председателем комиссии (внизу подписывать протокол). В каком нормативном документе это можно просмотреть. Заранее благодарна за ответ.
Здравствуйте! Обычно председателем экспертной комиссии назначается заместитель руководителя организации, об этом написано в примерном положении об ЭК. Но ни один нормативный документ не указывает, что руководитель не может быть председателем комиссии.
Можно ли правами ЭК продлить сроки хранения документов (3-х 5-и летних) при отборе дел с истекшими сроками на уничтожение. И если можно, то на какой предельный срок?
Здравствуйте! Закон запрещает организациям досрочное уничтожение документов, обратное не запрещено. Если документы необходимы вам для работы, можно отсрочить их уничтожение, однако менять сроки хранения документов в номенклатуре дел не следует.
Подскажите, при составлении номенклатуры дел организации обязательно документы, образующиеся в результате работы различных комиссий (протоколы, справки и т.п.), выделять в отдельные номенклатуры. Или можно их включать в дела служб, руководители которых утверждают протоколы комиссий.
Здравствуйте! Документы различных комиссий обычно в номенклатуре дел не выделяются в отдельные разделы, а включаются в соответствующие разделы по направлениям деятельности.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, согласно какому нормативному акту нумеруются протоколы заседания ЭК? И как они должны нумероваться?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 регистрации (а это и есть присвоение номера) подлежат все создающиеся в организации документы, в том числе протоколы.
Добрый день !
Подскажите, пожалуйста, 1) обязательно ли нужен приказ об утверждении Положения об ЭК или возможно утверждение Положения директором филиала без приказа ?
2) У нас в филиале создан технический архив, в котором хранятся схемы, реестры, карты, паспорта и прочее зданий, сооружений, можно ли его отнести к общему архиву филиала, объединив их или не стоит этого делать ?
3) Поскольку мы филиал и документы все хранится будут у нас, обязательно ли вести протоколы ЭК и сколько раз в год желательно проводить заседания ЭК?
Заранее спасибо.
Здравствуйте!
1) Любое положение, в том числе положение об ЭК, может быть утверждено как приказом, так и без него. Во втором случае гриф утверждения проставляется на первом листе документа, в правом верхнем углу: «УТВЕРЖДАЮ…». Положения об ЭК принято утверждать без приказа.
2) Даже если технический архив и архив общего делопроизводства находятся в одном помещении, храниться и учитываться они должны обособлено. Порядок описания, учета, хранения технической документации имеет свои особенности. Посмотрите «Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий». Объединять общий и технический архивы точно не надо.
3) Экспертная комиссия организации согласовывает номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, утверждает и согласовывает описи дел. По положению все заседания ЭК протоколируются. Поэтому протоколы вести надо. Сколько раз в год – по необходимости. Допустим, рассматривается номенклатура дел – один протокол; рассматриваются описи дел – второй протокол. Но можно рассмотреть эти вопросы на одном заседании, тогда оформляется один протокол.
Здравствуйте! Разъясните, пожалуйста, о сроке завершения делопроизводством документов по приватизации муниципального жилья. В соответствии Федеральным законом Российской Федерации от 04.07.1991 г. № 1541-1 «О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона РФ от 22.02.2017 г. № 14-ФЗ) бесплатная приватизация жилых помещений объявлена бессрочной. Спасибо!
Здравствуйте! Не совсем понятен вопрос. Но пакет документов о приватизации имущества (жилья) считается завершенным делопроизводством после государственной регистрации права собственности и выдачи документов о праве собственности. Срок хранения таких документов – постоянно.
Здравствуйте! Я знаю, что срок хранения дел нельзя уменьшить. Но если в течении работы выяснилось, что нет необходимости хранить дело постоянно. Организация не является составителем документов, хранящихся в деле, а только лишь их согласовывает. Разработчик другая организация. Подскажите, пожалуйста, как поступить? Можно ли на заседании ЦЭК принять такое решение?
Здравствуйте! Организация не вправе занижать сроки. Другое дело, если вы изначально неправильно определили срок хранения документов, тогда можно в номенклатуре дел изменить срок со ссылкой на Перечень. К сожалению, в своем сообщении вы не указали, о каких документах идет речь, и какая у вас организация, поэтому нет возможности ответить вам более конкретно.
Добрый день! У нас автобаза и есть инструкции по безопасности дорожного движения на предприятии. Каков их срок хранения? В перечне не нашла. Обновляются по мере изменений в правилах дорожного движения или смене руководства.
Спасибо!
Здравствуйте! Согласно ст. 27 Перечня 2010 г., разработанные в самой организации, хранятся постоянно, присланные из вышестоящей или иной другой организации – 3 г. после замены новыми.
Протоколы ЭК утверждает руководитель? В каком нормативном документе это указано? В примерном положении от 19.09.95, п.1.2. Указано «Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения», но здесь речь идёт не о протоколе?
Здравствуйте! Решение комиссии оформляется протоколом. Норма об утверждении протоколов ЭК была закреплена в Основных правилах работы архивов организаций, 2002 г. Сейчас новые Правила … умалчивают об этом.
Здравствуйте в организации еще не создана ЭК, Инстр. по делопр., номенклатура с чего мне начать?
Здравствуйте! Начать надо с создания ЭК. Разработать Положение об ЭК, подготовить проект приказа об образовании ЭК. Затем следует разработать номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству.
В связи с новыми приказами Фед. архивного агенства №42,43 меняем положения об архиве и Эк, помогите правильно написать протокол об изменении этих документов
Здравствуйте! Сначала надо внести изменения в положения об архиве и ЭК, а затем протоколом ЭК согласовать новые положения. В решении ЭК можно написать: «Согласовать положение об архиве учреждения, переработанное в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42». Аналогично – решение о согласовании положения об ЭК.
Здравствуйте! В нашей организации на оборотной стороне протокола ЭК необходимо указывать визы всех присутствующих членов комиссии. Подскажите. как правильно оформить визы если например один из членов комиссии не согласен с решением. Нужна ли его подпись или он может просто написать несогласен ?
Здравствуйте! Протокол, как вид организационно-распорядительного документа, не требует проставления виз согласования. Протокол подписывают председатель и секретарь. Все особые мнения по обсуждаемым вопросам заносятся в текст протокола. Решения ЭК принимаются простым большинством.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, имеют ли значение даты протокола и акта. На новом месте работы столкнулась с тем, что протоколы ЭК составляются раньше акта об уничтожении. Например, протокол ЭК от 9.02.2019, а сам акт датирован 19.02.2019. Является ли это нарушением?
Здравствуйте! Порядок такой. Сначала составляется акт, в конце которого проставляется дата составления и подпись составителя. Затем акт согласовывается ЭК, после согласования акт утверждается руководителем организации. На грифе утверждения проставляется дата. Поэтому, если у вас дата 19.02.2019 стоит на грифе утверждения акта, то это нормально. Но дата составления акта должна быть ранее даты согласования на ЭК.