Образец номенклатуры дел организации
В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.
Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия
24.12.2010
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
24.12.2010 № 1
г. Самара
На 2011 год
|
01. Канцелярия |
||||
| 01-01 | Учредительные документы и устав общества | Постоянно ст. 50 а, 51-53 |
Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010) |
|
| 01-02 | Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) | Постоянно ст. 57 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-03 | Штатные расписания и изменения к ним | Постоянно ст. 71 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-04 | Положения о структурных подразделениях | Постоянно ст. 55 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-05 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно ст. 19 а |
||
| 01-06 | Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ст. 19 в |
||
| 01-07 | Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним | Постоянно1 ст. 18 и |
1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК | |
| 01-08 | Инструкция по делопроизводству | Постоянно ст. 27 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-09 | Номенклатура дел | Постоянно ст. 200 а |
||
| 01-10 | Переписка по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 35, 256 |
||
| 01-11 | Резервный номер | |||
| 01-12 | База данных регистрации входящих документов | 5 лет ст. 258 г |
В электронной форме | |
| 01-13 | База данных регистрации исходящих документов | 5 лет ст. 258 г |
В электронной форме | |
| … | … | … | ||
|
02. Отдел кадров |
||||
| 02-01 | Должностные инструкции сотрудников | 75 лет ст. 77 а |
||
| 02-02 | Штатные расписания и изменения к ним. Копии | 3 года ст. 71 б |
Подлинники в деле 01-03 | |
| 02-03 | Приказы директора по основной деятельности. Копии | До минования надобности ст. 19 а |
Подлинники в канцелярии в деле 01-05 | |
| 02-04 | Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) | 75 лет ЭПК ст. 19 б |
||
| 02-05 | Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 лет ст. 19 б |
||
| … | … | … | ||
Начальник канцелярии К.Е. Турчинская
Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3
Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.
С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести «Экологические риски»?
Здравствуйте! «Экологические риски» — это не документ. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д. Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в "Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).
Здравствуйте! Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат? И где он должен быть в номенклатуре?
Здравствуйте! Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях.
Здравствуйте! Как оформить выписку из сводной номенклатуры для структурных подразделений? Должна ли там быть итоговая запись о количестве дел?
Здравствуйте! Просто распечатывается соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием названия структурного подразделения. Итоговая запись не оформляется.
Добрый день! Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. В номенклатуре 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г. , что он переходящий с 2013?
Здравствуйте! В 2013 году не надо указывать это дело как переходящее. Продолжая вести журнал, в 2014 году это дело указывается как переходящее.
Здравствуйте! Подводим итоги по номенклатуре дел 2016 года. Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.
В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? Подскажите как правильно?
Здравствуйте! Правильно писать в гр.3 – 1 дело. Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год. Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее.
Здравствуйте. При формировании смешанного архива в одном деле (электронный и бумажный носитель), в каком столбце и как это отразить в номенклатуре?
Здравствуйте! Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»). При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно. Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.
Доброго дня, Евгения!
Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?
Спасибо заранее за ответ!
Здравствуйте! Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ. Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).
Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г.
Заранее спасибо.Здравствуйте! В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г. Читайте примечание. Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 33 Перечня 2010 г.). ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.
То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности?
Здравствуйте! Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем. Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации. Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело.
Добрый день!
Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).
И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП? (как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.)
Здравствуйте! Теоретически необязательна. Однако она необходима в практике работы самой организации.
Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации. Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.).
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли вести номенклатуру дел Акционерному обществу. Могут проверяющие органы выписать штраф за ее отсутствие?
Здравствуйте! Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вам не надо представлять номенклатуру дел в архивный орган. Потребовать номенклатуру дел может ваша вышестоящая организация или организация-учредитель при проверке ведения делопроизводства. Если таковых нет, то никто не может требовать наличия номенклатуры дел, тем более выписать штраф за её отсутствие. Она нужна, прежде всего, для вас, чтобы навести порядок в делопроизводстве, и главное – установить сроки хранения документов и дел. А вот за досрочное уничтожение документов предусматривается административная ответственность согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать заголовок дела к документам с внутренней перепиской по основной деятельности с руководителем предприятия?
Спасибо заранее за ответ!
Здравствуйте! Можно так: «Переписка структурных подразделений с руководством предприятия по производственным вопросам».
Доброе утро!
У меня вопрос по номенклатуре дел. Скажите пожалуйста, в связи с тем что в ФЗ 125 внесено изменение по срокам хранения (по личному составу и др.) нужно ли в номенклатуру дел ставить срок хранения вместо 75 лет — 50 лет и т.д. (по личным делам) или в примечании прописывать п. ФЗ? и так же по приказам по основной деятельности и по личному составу?
Спасибо.
Здравствуйте! Да, в номенклатуре дел надо ставить срок хранения 50 лет и ссылку на 43-ФЗ.