⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Номенклатура дел организации – составление и утверждение
Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.
Зачем нужна номенклатура дел каждой организации
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:
- группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
- используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
- используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
- применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
- в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:
- визируется ответственным за архив организации,
- подписывается руководителем службы делопроизводства,
- согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
- направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
- утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
- в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
- в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
- в архиве организации,
- рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Порядок текущей работы с номенклатурой дел
После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.
На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.
Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.
После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.
Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Приложение к номенклатуре дел. утвержденной Госархивом и Руководителем организации — «Номенклатура электронных документов» (для сдачи впоследствии в Госархив документов на обособленных электронных носителях) надо ли согласовывать с Госархивом, Экспертной комиссией организации и утверждать Руководителем (как обычную номенклатуру) или нет?
Есть ли образец этого Приложения?
Здравствуйте! В номенклатуру дел организации электронные документы вводятся наравне с документами на бумажном носителе. Оформление, согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Добрый вечер! помогите советом, возникли вопросы при заполнении итоговой записи. Правильно ли я делаю.
В НД на 2018 год я заполняю графу 3 в каждом деле, т.е пишу количество дел (если дело закрыто), либо пишу карандашом. что оно переходящее (в примечании).
Вопрос — в НД есть несколько дел которые сначала числились в одном отделе, а потом (в связи с тем что сотрудник перешел в другой отдел) — в другом. Как отметить в этой НД, что дело теперь в др. отделе? Прочитала в статье — что переходящее дело, если «сохранилось» не под своим индексом, то надо указывать индекс под которым сейчас находится, но у меня возник вопрос ... я не могу сказать до какого года оно переходящее, что мне с этим делать?
И возможно задать некорректный вопрос — надо ли ставить гербовую печать на подпись руководителя в грифе Утверждения руководителя (на первом листе НД)?
Спасибо заранее.
Здравствуйте! 3 графу номенклатуры дел вы заполняете правильно.
Переходящее дело – это дело, ведущееся в течение 2 и более лет. Это может быть дело с учредительными документами, различные журналы, например журнал учета трудовых книжек, личные дела. Если одно и то же дело передано в другой отдел в течение календарного года – это не переходящее дело. На обложке такого дела указывается новое название отдела, старое заключается в скобки. Аналогично — с индексами дел. В номенклатуру дел вносятся изменения (из прежнего отдела дело исключается, в новый — добавляется). Переходящее дело ведется в течение ряда лет, нельзя сразу знать, когда оно завершится. Да это нигде и не требуется указывать. Просто считайте его как переходящее и учитываете в итоговой записи в соответствующей графе.
Гриф утверждения в номенклатуре дел печатью не заверяется. Печать проставляется на уставе организации, положениях, штатном расписании, сметах, на всех финансовых документах.
Добрый день, подскажите какой срок хранения медицинских карт амбулаторного пациента? 5 или 25 лет? Каким перечнем со сроками хранения нужно руководствоваться для медицинских документов? Перечень 493 от 1974 г. действует либо приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980 года N 1030? Также есть Письмо Минздрава России от 07.12.2015 N 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации», но само письмо же не имеет нормативной силы?
Здравствуйте! До выхода в свет нового перечня документов Министерства здравоохранения РФ с указанием сроков хранения, можно руководствоваться Перечнем Минздрава СССР 1974 года в части сроков хранения медицинской документации. Однако указанные Вами приказ Минздрава СССР 1980 года и Письмо Минздрава России от 07.12.2015 имеют некоторые расхождения с Перечнем по срокам хранения, а именно, срок хранения медицинской карты амбулаторного больного устанавливается 25 лет (вместо 5 лет по перечню). Поскольку и приказ, и письмо Минздрава –более поздние документы, надо хранить медицинские карты амбулаторных больных 25 лет.
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста срок хранения (в Перечне я не нашла) документа "Журнал регистрации заявлений отдельных социальных категорий граждан, имеющих право на обеспечение путевкой...может подойдет ст. 258 е?
Спасибо.
Здравствуйте! Поскольку в разделе 11 Перечня 2010 года нет журналов регистрации, то придется использовать ст. 258е.
Здравствуйте. подскажите пожалуйста срок хранения «журнала регистрации ИПР» — прочитала в Интернете что 10 лет или постоянно, но я не уверена и статью в Перечне не нашла. И еще вопрос- какой поставить срок хранения по делу «Соглашения об информационном взаимодействии с организациями — поставщиками услуг» не могу выбрать ст. 223, 300, 436, 456, 980?
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, как расшифровать аббревиатуру ИПР?
По второму вопросу. Поскольку речь идет об информационном взаимодействии, то подойдет ст. 223.
Добрый день! ИПР — индивидуальная программа реабилитации
Здравствуйте! В Перечне 2010 года такого документа нет. Вы можете посмотреть Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974).
Добрый день! При разработке номенклатуры охраны труда возник спор, отдел отказывается применять перечень статей архива к некоторым документам, а руководствуется ТК РФ и приказами Минприроды. Да и вообще, возможно ли руководствоваться сторонними документами при составлении номенклатуры, если в архивном перечне отсутствуют подходящие статьи?
Здравствуйте! Если в перечне отсутствуют статьи для определения сроков хранения некоторых документов, то можно руководствоваться ведомственными перечнями, либо приказами министерств со ссылками на них в номенклатуре дел.
Здравствуйте!
Работаю архивариусом в организации и сейчас разрабатываю номенклатуру дел на 2020 год. Скажите, пжл, надо отображать в номенклатуре дел структурных подразделений копии приказов и распоряжений по предприятию? Их рассылают по электронной почте для сведения (ознакомления) и из них дела не составляют. Спасибо!
Здравствуйте! Если дело не формируется, а по электронной почте рассылаются только некоторые распорядительные документы в целях ознакомления, то отображать их в номенклатуре дел не надо.
Добрый день! Подскажите пжл.
Затрудняюсь в выборе статьи. Есть документы:
1. Регистрационные документы (выписка из ЕГРП, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе) — пост., ст. 39;
2. Документы (информации, справки, сведения), подтверждающие статус юридических лиц — 15 л.(1)ЭПК.
Правильно ли я выбрала статьи? Спасибо большое!
Здравствуйте! Вы правильно определили статьи для этих документов. 1. – ст.39 (пост.). 2. – ст. 37 (15 лет после прекращения деятельности организации).
Добрый день!
Опять обращаюсь к вам за помощью по выбору статей.
Отдел капитального строительства внесло в номенклатуру дел на 2020 год:
1. Проектная документация (чертежи, проект, спецификации) — 20 лет (без статьи). В перечне 2010 года статью не нашла, а вот в перечне 2007 года вроде подходит ст. 473.
2. Исполнительная документация (решения, съемки, акты, журналы учета, выполняемых работ) — постоянно (без статьи). Статью не нашла, ни в перечне 2007 года, ни в перечне 2010 года.
Конечно, буду еще искать.
Но вам большое спасибо, что не оставляете нас без ответа.
Здравствуйте! Трудно определить сроки хранения и статьи по перечню, не видя самих документов и точно не зная специфики вашей организации. Ранее Вы, по-моему, сообщали, что у вас проектная организация, то есть вы выступаете как автор проекта (не заказчик?). Тогда все сроки хранения вам надо искать в Перечне 2007 года в графе 4. Раздел 4. 1.Первый комплект документов следует отнести к ст. 462в, срок хранения в организациях-разработчиках – постоянно. 2. Второй комплект документов – ст. 473. Хотя в скобках тут указаны документы, которые можно отнести к другим статьям: планы съемок – ст. 392, журнал учета выполненных работ – м.б. 1122.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на какие статьи ссылаться, выбирая срок хранения для документов промышленных лабораторий 1.Книга регистрации готовой продукции.2.Журналы регистрации проб воздуха рабочей зоны. 3. Протоколы анализов стоков ливневой канализации 4. Журналы регистрации по механическими химическим испытаниям. Для номенклатуры на следующий год.
Здравствуйте! Для определения сроков хранения перечисленных Вами дел и документов следует использовать "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Предлагаю следующие статьи этого Перечня:
1. Ст. 1115, 3 года;
2. Ст. 1766, 5 лет;
3. Ст. 305, 5 лет ЭПК;
4. Ст. 306, 3 года после окончания испытаний и составления отчета.
Добрый день! В очередной раз выражаю благодарность за ваши советы и сайт в целом!!!
Наша компания занимается газификацией населенных пунктов региона. В типовых перечнях ограниченное количество наших документов, подскажите пожалуйста, к каким документам можно обращаться в подборе статей и сроков хранения. Спасибо!!!
Здравствуйте! Наряду с Перечнем документов 2010 года для управленческих документов вам следует использовать "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Можно также воспользоваться ведомственным перечнем. Это «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Министерства газовой промышленности и подведомственных ему организаций и предприятий», утвержденный МингазпромомСССР 27.07.1979. Это старый перечень, но поскольку нового в вашей отрасли не разработали, можно пользоваться им.
В университете пользовались номенклатурой на 2009 год, в 2017 году утверждена новая номенклатура. При подготовке к сдаче в архив документов университета за 2016—2018 годы придерживаться номенклатуры от 2017 года?
Здравствуйте! Да, следует сдавать документы по номенклатуре 2017 года, так как в номенклатуре 2009 года по некоторым делам и документам могут быть другие сроки хранения. Перечень 2010 года изменил сроки хранения некоторых документов.
Добрый день! Составляем НД на 2020 год, возник вопрос: у нас есть отдел, в котором 3 сотрудника, им неудобно использовать общий индекс дел, как правильно поступить в данном случае? вести отдельные НД каждому сотруднику в отделе или добавлять дополнительную цифру в индекс дел? За ранее благодарны за ответ.
Здравствуйте! Номенклатура дел составляется для структурного подразделения, но не для сотрудников. Поэтому первый номер в индексе должен быть единым, например – 01. Бывают случаи, когда в одном отделе есть несколько разных направлений деятельности. Например, в общем отделе есть служба делопроизводства и кадровая служба. Тогда эти направления разделяются. Например, службе делопроизводства присваивается индекс 01-01, кадровой службе – 01-02. Индекс дела тогда будет трехсложным – 01-01-01, 02-02-01. Но индексы присваиваются направлениям деятельности, а не сотрудникам.
Здравствуйте! К какой статье можно отнести Листы ознакомления (по поручению руководства они должны быть сформированы в отдельное дело и храниться в каждой службе) и какой срок их хранения? Спасибо!
Здравствуйте! Листы ознакомления с приказами формируются в дело с приказами и хранятся вместе с приказами столько же, сколько и сами приказы. Нет необходимости формировать отдельно дела с листами ознакомления. Если всё же руководство настаивает, формируйте копии листов, либо вторые экземпляры и храните до минования надобности (ДМН).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения договоров с организациями на проведение ремонтно-строительных работ. Спасибо.
Здравствуйте! Срок хранения – 5лет ЭПК после истечения срока действия договора (ст. 440 Перечня 2010 года).
Добрый день!
В марте 2019 года на сайте Росархива был опубликован новый документ- Методические рекомендации по разработке номенклатур дел. Объясните пжл, мне не очень понятно, надо ли разрабатывать примерную номенклатуру дел в организации. Я работаю архивариусом, НД разрабатываю я: структурные подразделения сдают свои НД, а я потом составляю сводную. Наша организация не является источником комплектования госархива.
И еще вопрос.
Я доказываю, что по правилам в архив организации не сдают документы временного (до 10 лет) хранения, а мне говорят, что архив для этого и создан, чтобы принимать документы, в том числе и до 10 лет хранения, что эти правила для госархивов. Я понимаю, конечно, что в некоторых подразделениях нет места для хранения такой документации и меня могут обязать принимать такие документы, но помещение ограничено в размерах.
Что вы посоветуете? Спасибо большое!
Здравствуйте! Примерная номенклатура дел может разрабатываться вышестоящей организацией для своих подведомственных организаций. Вам не надо ее разрабатывать. У вас разрабатывается номенклатура дел для своей организации. Вы всё правильно делаете, составляя сводную номенклатуру дел организации на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Напишите докладную записку. Сославшись на Правила, укажите, что вы не должны принимать в архив документы временного (до 10 лет) срока хранения и добавьте, что площадь архивохранилища ограничена, и нет места для хранения этих документов.
Добрый день, на вашем сайте узнала много нового для себя. Работаю секретарем только полгода, помогите пожалуйста. Номенклатуру утвердили в начале 2019 года, за год никаких изменений не произошли, все так же осталось. Мои действия с номенклатурой на 2020 год?
Здравствуйте! По Правилам номенклатура дел должна утверждаться ежегодно. Если никаких изменений нет, надо просто распечатать экземпляр, изменив в шапке «Номенклатура дел на 2020 год» и утвердить ее.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить документы. С архивохранилища были изъяты документы для использования в структурное подразделение. Срок использования не определен. Возможно нужно внести записи в опись? карты заместители будет сложно сделать, так как объем большой, изымались дела, а не конкретные документы. Благодарю за ответ.
Здравствуйте! Это называется не изъятие документов, а выдача дел во временное пользование. Оформляется выдача дел актом о выдаче дел во временное пользование. Делается также запись в книге выдачи дел. Обязательно оформляется карта-заместитель дела. Именно дела, а не документа. И нет никакой сложности в оформлении карты. Подробно о правилах выдачи дел можно прочитать в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. П. 2.45-2.49. В приложениях к правилам есть образцы оформляемых документов (прил.№7, №10).
Добрый день! Скажите, пожалуйста, электронные документы могут быть переходящими?
Здравствуйте! На электронные документы распространяются общие правила делопроизводства, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе. Разумеется, дела с электронными документами могут быть переходящими. Например, журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в электронном виде. Конечно, это дело будет переходящим.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как поступать в итоговой записи с учредительными документами. Организация была создана в позапрошлом году, уставы, свидетельства о регистрации внесены в номенклатуру, в итоговой записи отмечены как постоянные дела. На следующий год эти дела присутствуют в номенклатуре, но как их отразить в итоговой, если это тот же самый устав и положения? Как переходящие?
Спасибо.
Здравствуйте! Такое дело считается переходящим. В итоговой записи к номенклатуре дел оно будет учитываться в графе 3, строка 1 как «переходящее».
Здравствуйте!
Перерабатываю номенклатуру дел на 2020 год, в связи выходом нового перечня. У меня вопрос по НД бухгалтерии. Годовые декларации — постоянно, квартальные декларации — 3 года, эти сроки хранения были поставлены по перечню 2010 года. Сейчас просматриваю и понимаю, что статьи не правильно поставлены.
Сейчас по новому перечню получается, что годовые и квартальные декларации срок хранения 5 лет статья 310? А, как быть с годовыми декларациями прошлых лет (после 2002 года), которые сдавали в архив организации на постоянный срок хранения?
Подскажите пжл. Спасибо!
Здравствуйте! Те дела, которые ещё не успели включить в опись дел постоянного хранения, надо отобрать как дела временного (до 10 лет) срока хранения. Утвержденные описи дел постоянного хранения я бы рекомендовала не трогать, тем более что ваша организация не сдает документы в государственный архив.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если функции организации не поменялись, но, изменилась структура (некоторые отделы объединили), как быть с индексами в номенклатуре?
Здравствуйте! Согласно п. 4.18 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, при изменении структуры организации номенклатура дел пересоставляется и утверждается заново. Соответственно, изменятся и индексы дел.