Номенклатура дел организации – составление и утверждение
Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.
Зачем нужна номенклатура дел каждой организации
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:
- группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
- используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
- используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
- применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
- в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:
- визируется ответственным за архив организации,
- подписывается руководителем службы делопроизводства,
- согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
- направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
- утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
- в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
- в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
- в архиве организации,
- рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Порядок текущей работы с номенклатурой дел
После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.
На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.
Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.
После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.
Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какой № пункта указать для:
— журнала учета товарно-транспортных накладных со штампом «Взамен пропуска № 300»
-журнала забракованных вагоноцистерн из под слива...
Заранее спасибо...
Здравствуйте! Журнал учета товарно-транспортных накладных – ст. 758 или 844 Перечня 2010 года; цистерн – ст. 769.
Здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, найти статьи по Перечню для следующих документов:
1. Акты мероприятий.
2. Журнал учета мероприятий.
3. Видеозаписи концертов, спектаклей.
4. Фотографии сцен из спектаклей, концертов с аннотацией.
5. План подготовки и проведения мероприятий.
6. Документы по муниципальному заданию (сведения, отчеты, мониторинги).
В Перечне 2010 года эти документы не были найдены.
И еще один вопрос: иногда сроки хранения документов устанавливаются другими нормативно-правовыми актами. Проблема в поиске таких нпа. Что Вы можете посоветовать здесь?
Заранее благодарю.
Здравствуйте! 1. По результатам проведения мероприятий (у вас, наверное, культурно-просветительских) обычно составляются информации, справки. Даже если у вас они называются актами, подойдет ст. 555 Перечня 2010 г.
2. – нет в Перечне.
3. Ст. 555 или 960 (в зависимости от сферы деятельности организации).
4. Ст. 555 или 960.
5. Ст. 966.
6. Ст. 470 или 471.
Типовой перечень управленческих документов не может охватить все дела и документы, образующиеся в организации. Надо подбирать подобные (похожие) документы. Существуют также ведомственные перечни, которые отражают именно те документы, которые образуются в организациях какой-либо отрасли. Все они размещены в Интернете. Можно найти их, указав: «Перечень документов с указанием сроков хранения…» — далее указать отрасль или министерство.
Здравствуйте! В середине года у нас в организации произошло слияние трех отделов, разделение одного отдела на два и появились три новых отдела. Как внести эти изменения в номенклатуру? Заранее спасибо.
Здравствуйте! В таких случаях разрабатывается и утверждается новая номенклатура дел.
Добрый день. Подскажите, можно ли вносить изменения в номенклатуру дел предыдущих периодов?
Здравствуйте! В номенклатуру дел за предыдущие годы изменения не вносятся, да в этом и нет необходимости. Номенклатура дел – это, своего рода, плановый документ, устанавливающий, какие документы и дела намечаются к заведению в предстоящем году. Если происходят какие-то изменения в составе дел, то номенклатура корректируется в течение года с последующей переработкой и утверждением на следующий календарный год.
Здравствуйте.
Хотела бы узнать как можно дополнить номенклатуру дел и под каким номером вносить «Журнал учета обращения граждан на телефон доверия МЧС России».
Заранее благодарю.
Здравствуйте! Для внесения в номенклатуру дел дополнительных документов и дел в течение календарного года, оставляются резервные номера. Если резервные номера не были предусмотрены, то дело (журнал) включается в номенклатуру дел соответствующего подразделения последним номером. При разработке номенклатуры дел на следующий год дело включается в номенклатуру обычным порядком. И не забудьте оставить резервные номера.
Добрый день! Скажите, пожалуйста, к какой статье Перечня можно отнести документы студентов, которые сдавали экзамены в аспирантуру, но не поступили?
Здравствуйте! Можно применить ст. 663 Перечня 2010 года.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если в начале года завели журнал или книгу учета (например, обращений граждан), но в течении года в нем не было сделано записей, что писать в конце года в номенклатуре, дело не заведено? И в акт на списание потом его не включать?
И еще вопросик, при оформлении журнала постоянного хранения нумеровать только заполненные листы?
Здравствуйте! Если журнал не велся в течение всего года, то в конце года об этом делается отметка в номенклатуре дел, в итоговой записи дело не учитывается. В акт о выделении дел к уничтожению незаполненный журнал не включается. Его можно использовать на следующий год.
При нумерации листов дела нумеруются только заполненные листы, чистые листы не нумеруются.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, какую статью можно использовать на документы «Счета на оплату»? В нашей номенклатуре проставили статью 362. Но данные документы не являются первичными учетными документами. Поэтому у меня возникает данный вопрос.
Здравствуйте! Можно применить ст. 362 или 368.
Здравствуйте! Наше учреждение является контрольным органом. Подскажите пожалуйста к какой статье и с каким сроком хранения в соответствии с перечнем отнести:
1)заключения на проекты муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления;
2) документы (акты, представления, заключения, справки) о проведении контрольных проверок.
Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 года: 1) – ст. 2б (до минования надобности); 2) – ст. 173а (постоянно).
В нашем ОУ архива толком то и не было, но тут в этом году нас отдали под ведение городского архива. Номенклатуру мы утверждаем у них и тут мы узнаем, что личные дела и карточки вместо 75 лет хранятся 50. Но при этом я такому нигде не могу найти подтверждения. Что мне делать? Сегодня они скажут хранить 50, завтра опять 75. А у меня как раз личные дела к списанию идут по срокам. Нет я конечно их не буду списывать, но что делать если придут и сделают мне замечание, почему я их не списала на уничтожение? И еще в описях и актах у меня будет стоять один срок хранения, а потом когда все изменится, то что, мне все переделывать? Как быть?
Здравствуйте! Согласно Федеральному Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ изменен срок хранения документов по личному составу в организациях с 75 на 50 лет. Это касается документов, созданных после 2003 года. Изучите внимательно закон и внесите изменения в номенклатуру дел. Списывать документы пока рано.
В нашем ОУ базируется пункт выборов и по этой причине документация по выборам храниться в нашем архиве. Не вся, какую-то они забирают с собой, а остальное оставляют нам. У нас же хранятся сейфы, стенды, урны и др. Но в нашей номенклатуре это никак не учитывается. Стоит ли нам вносить такой пункт, как он должен называться и сколько должны храниться док-ты по выборам у нас. Ведь они бывают городского, регионального и федерального уровня. Нашла только один срок — 15 лет.
Здравствуйте! Эти документы не имеют к вам никакого отношения, они принадлежат избирательной кампании, поэтому никак не должны отражаться в вашей номенклатуре дел, тем более, если это «сейфы, стенды, урны».
Здравствуйте. Подскажите, к какой статье отнести документы о взаимодействии с государственной организацией?
Здравствуйте! Всё зависит от видов документов. По взаимодействию с другой организацией могут формироваться дела с перепиской, договорами, планами и пр. и по разным вопросам. И они будут иметь разные сроки хранения. Укажите, какие конкретно документы вас интересуют.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по какой статье можно определить срок хранения Договоров на подключение к сетям водоснабжения и водоотведения
Здравствуйте! Возможно, по аналогии с договорами на электроснабжение – ст. 815, либо ст.817 Перечня 2010 года.
Здравствуйте! Попала в затруднительную ситуацию — в нашем ВУЗе номенклатура была разработана на 2017 год, а за прошлые годы ее нет. Теперь госархив требует сделать номенклатуру за 2014—2016 годы, а за этот период у кафедр и отделов нет и половины документов, предусмотренных номенклатурой 2017 года. Как поступить: создавать номенклатуру по образу и подобию 2017 года или просто взять документы, которые реально есть в наличии у структурных подразделений и сделать по этому списку? Но у каждого отдела в наличии разные документы, у кого-то заведено 37 дел, а у кого-то 12, тогда как у кафедр номенклатура должна быть хоть примерно идентичной... Помогите советом, пожалуйста!
Здравствуйте! Номенклатура дел – это перечень документов и дел, предполагаемых к заведению. Это как бы плановый документ. Задним числом номенклатура дел не разрабатывается. Напишите в архив официальное письмо, что в 2014—2016 гг. номенклатура дел в ВУЗе не разрабатывалась, и задним числом разработать номенклатуры дел не представляется возможным.
Здравствуйте. Организация существует 3 года, номенклатуры не было, впрочем как и архива. Я пришла на должность архивариус. Мне предстоит систематизировать и организовать архив их огромного количества коробок с документами. Я понятия не имею какие документы есть в организации, какие включать в номенклатурные дела. Как этот вопрос можно оптимально быстро и качественно решить? Спасибо
Здравствуйте! В вашей ситуации целесообразно начать с составления номенклатуры дел на 2018 год. Обойдите все структурные подразделения, пусть руководители подготовят вам списки всех дел, которые заводятся в их подразделении в настоящее время. На основании этих списков и «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, составьте номенклатуру дел. После составления номенклатуры вы уже будете ориентироваться в составе документов. После этого можно приступать к разбору «коробок». Надо разобрать дела по годам и срокам хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения за 2015 год можно уже оформлять и составлять на них описи. Порядок оформления дел изложен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Можете также пользоваться рекомендациями на данном сайте.
Здравствуйте! Спасибо за исчерпывающий ответ. Теперь вопрос возник в кадровом производстве. Есть личные дела сотрудников, в них хранятся все приказы за время его работы: отпуск, о переводе, о командировках, трудовой договор 2-й экз. и т.д. Или же надо все эти приказы, договора хранить в накопительных папках отдельно до окончания его работы в организации? После увольнения эти приказы изымаются из накопителя и подшиваются в номенклатурное дело. Как правильно?
1. все приказы хранить в личном деле действующего сотрудника, а после его увольнения «расформировать» личное дело и согласно наименования приказов вшить их в номенклатурное дело?
2. Сразу все приказы и договора(соглашения) в отдельные папки раскладывать?
Спасибо.
Здравствуйте! Личное дело не расформировывается, после увольнения сотрудника оно оформляется на долговременное хранение и включается в опись дел по личному составу, или в отдельную опись личных дел уволенных работников. Подлинники приказов формируются в отдельные дела.
Добрый день! Возникла еще одна проблема. Как правильно хранить и формировать личные дела сотрудников? Сейчас в личном деле хранится всё: приказы, трудовые договора и т.д. Руководитель дал указание расформировать личные дела действующих работников и разложить приказы о приеме, командировках, назначении и перемещении на должность, трудовые договора и т.д. в разные накопительные папки. А как же тогда быть при увольнении этих сотрудников? Ведь сроки у каждого документа разные.
Здравствуйте! В личное дело подшиваются: личный листок по учету кадров, копии личных документов (паспорт, документы об образовании, свидетельства страховые, ИНН и пр.), заявление о приеме на работу, автобиография, трудовой договор, копии приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении, должностные инструкции, материалы аттестации. Подлинники приказов по личному составу формируются в отдельные дела по срокам хранения и видам.
Здравствуйте. Как внести в номенклатуру «Отчетность ФСС» и «Отчетность в ПФ РФ». Спасибо
Здравствуйте! Отредактируйте заголовки дел согласно ст. 390 и 395 Перечня 2010 года и проставьте соответствующие сроки хранения со ссылкой на статьи Перечня.
Здравствуйте,
подскажите, пожалуйста, если при составлении номенклатуры на следующий год, несколько дел объединилось и получилось, что два номера свободны, мне можно на место их вписать другое дело (указать, что по номенклатуре предыдущего года №___) или оставить освободившие номера как резервные номера. И если можно, то на что можно ссылаться по данному вопросу,
заранее спасибо
Здравствуйте! Номенклатура дел на следующий год – это уже новый документ, утверждается заново. Можно вносить в разрабатываемую номенклатуру любые необходимые изменения без ссылок на предыдущую. Если важно сохранить для определенных дел ранее присвоенные индексы, то можно освободившиеся индексы оставить как резервные номера.
Здравствуйте. Подскажите, как регистрировать журналы, которые заводятся в подразделениях организации и Какой срок у такого учетного материала? Как регистрируются (архивируются) дела переданные в архив организации. Какой журнал или книга учета?
И самый острый вопрос: В личном деле запрещено хранить копии документов сотрудника. Выше, Вы писали что в комплектацию входят копии паспорт, снилс. Мы изъяли из ЛД все копии. Сотрудник увольняется — что остается в ЛД уволенного сотрудника когда оно передается в архив? Спасибо
Здравствуйте! В структурных подразделениях могут заводиться самые разные журналы. Сроки хранения – в зависимости от назначения, в соответствии с действующими перечнями документов. В ведомственный архив дела передаются по сдаточным описям. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архиве ведется книга учета поступления и выбытия документов, описи дел и другие учетные документы.
Откуда вы взяли, что в личном деле запрещено хранить копии личных документов? Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 609 в личном деле государственного гражданского служащего должны храниться копии личных документов. Не запрещено это и для личных дел других работников.
Добрый день! Подскажите, как правильно можно изменить срок хранения и (или) указание на статью Перечня по делам, указанным в номенклатуре дел прошлых лет? Деятельность такой организации как МФЦ, сравнительно новая, основная масса документов не подпадает под типовые, а именно расписки (описи) документов, принятых от граждан и переданных в органы власти. При проведении экспертизы ценности по прошествии трех лет установлено, что информативной ценности они не несут, к ним более никто не возвращается. Дополнительно вся информация имеется в электронной базе данных. В номенклатуре дел за прошлые годы (2014—2015) для указанных описей (расписок) была выбрана статья 253 со сроком 5 лет, что по прошествии времени оказалось нецелесообразно.
Здравствуйте! Организация сама не имеет права изменять сроки хранения документов, установленные перечнями. Тем более, категорически недопустимо изменять сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, за предыдущие годы. Если к этим документам вы не возвращаетесь, это не значит, что не надо их хранить. Такие расписки могут понадобиться при любом судебном разбирательстве. И тут уже вас могут привлечь за незаконное уничтожение документов. Может быть, при составлении номенклатуры дел на последующие годы следует изменить ссылку на статью Перечня 2010 г. Возможно, подойдет ст. 259 б. Но лучше проконсультироваться с архивным учреждением. Заочно, не видя самих документов, какие данные в них содержатся, трудно определять сроки хранения и статьи по Перечню.
Так вот, весь вопрос в том, что эти документы не подпадают ни под одну статью перечня по смыслу... .А первоначально им определили неверную статью, так как еще не было понятно, что за тип документов будет формироваться... И мы хотим (наверное решением, протоколом экспертной комиссии) установить для них срок хранения, равный общему сроку исковой давности — 3 года.
Здравствуйте! Согласно п. 4.9. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, экспертная комиссия (ЭК) организации может подготовить предложение об установлении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и направить его на рассмотрение ЭПК архивного органа. Только решением ЭПК архивного органа можно установить сроки хранения документов, не предусмотренных перечнями.
Добрый день! Евгения, прошу Вас помочь в выборе статьи для двух журналов:
1.Журнал учета газоопасных работ.
2.Журнал осмотра технологических трубопроводов.
Спасибо!
Здравствуйте! Для определения сроков хранения документов, касающихся производственных процессов, следует пользоваться "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Точного соответствия статей перечня указанным Вами документам я не нашла. Возможно, подойдут статьи: 1. – 1122; 2. – 1409 или 1423.
Добрый день,
доказываю сотрудникам, что для документов созданных до 2010 года надо использовать перечень 2000 года, а для документов поле 2010 года — перечень 558. Если я права, подскажите на что я могу сослаться в подтверждение?
Здравствуйте! Сослаться можно на то, что любой приказ, как и закон, обратной силы не имеет. Перечень 2010 года вступил в силу с 1 октября 2010 года. Отсюда применение.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие статьи будут у паспорта котла на котельной и у паспорта дегазационной буровой установки?
Здравствуйте! Ст. 803 Перечня 2010 г.
Здравствуйте! Помогите пожалуйста советом. Какой срок хранения документа — журнал учета уведомлений (о переводе, изменении заработной платы, увольнении и др.) по личному составу, может быть ст.259?
Здравствуйте! Больше подойдет ст. 258г
Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, какой может быть срок хранения у документа: Приказы по личному составу на безработных граждан (о назначении мат. пособий, отмене пособий и др.)
Здравствуйте! Если ваша организация – центр занятости населения, то эти приказы должны храниться 75 лет (с 2003 г. – 50 лет) согласно ст. 19 б Перечня 2010 года.
Здравствуйте! При составлении номенклатуры организации на 2017 год в деле «Структуры и схемы организации управления» была указана статья 64-а, со сроком хранения документов «Постоянно». Но в течении работы стало ясно, что документы не подлежат постоянному хранению, так как организация не разрабатывает и не утверждает эти документы, а только лишь согласовывает, то есть должна быть ст. 64-б, со сроком хранения «До замены новыми». Подскажите, пожалуйста, можно ли в номенклатуре на 2018 год в этом деле изменить срок хранения? Как закрыть это дело заведенное в 2017 году? Как оформить итоговую запись? Достаточно ли, прописать такие данные в протоколе заседания ЦЭК организации? Дополнительно, организация является источником формирования НАФ. Спасибо!
Здравствуйте! Если это структура не вашей организации, ваша организация не разрабатывает, а только согласовывает этот документ, то в номенклатуре дел на 2018 год следует изменить срок хранения. В номенклатуре дел на 2017 год в примечании надо сделать отметку «прислано для согласования», в итоговой записи учитывать дело со сроком хранения «до замены новыми».
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно хранить карточки Т2 уволенных работников, знаю, что хранятся отдельно, как прошить (на сколько проколов), как правильно составляется опись (учитывая, что организация маленькая и в год уволенных м.б. 1)???? Заранее спасибо .
Р.S. В архив документы не сдаём. Всё хранится в организации.
Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 уволенных работников подшиваются в отдельное дело. Как и другие дела, карточки подшиваются в 4 прокола, если карточка оформлена на листе формата А5 – можно в 3 прокола. Заголовок дела: «Личные карточки (ф. Т-2) работников, уволенных в 2017 году». Если карточка только одна: «Личная карточка (ф. Т-2) Алексеева Андрея Семеновича».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если номенклатуру дел уточняем на 2018 год нужно ли согласовывать ее с ЭК? И еще вопрос: не поздно будет отдать номенклатуру дел на подпись руководителю в январе текущего года?
Здравствуйте! Согласование с ЭК обязательно в любом случае. Даже если номенклатура дел не меняется, ЭК своим согласованием как бы подтверждает это.
Здравствуйте, наша организация является структурным подразделением Компании. При составлении номенклатуры нашей организации в номере я должна написать номер структурного подразделения, потом номер отдела, затем порядковый номер ? (например 11-01/01)
И второй вопрос, как утверждается и кем номенклатура конкретно одного отдела организации (у нас 14 отделов, участков, служб). Подписывает начальник, архивариус, утверждает директор и согласовывает ЭК ?
И как именно должна согласовать ЭК? Нужен отдельный протокол на каждый отдел (14 протоколов)? Спасибо.
Здравствуйте! Если в организации разрабатывается самостоятельная номенклатура дел, то не обязательно указывать номер вышестоящей организации или компании, тогда индексы в номенклатуре дел будут: 01-01, 01-02… . Если компания настаивает на указании общего номера, то – 11-01-01, 11-01-02 и т.д.
Каждый отдел разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения за подписью руководителя структурного подразделения. Порядок утверждения сводной как в вопросе, только сначала согласование с ЭК, затем утв. директор.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли включать в номенклатуру структурных подразделений должностные инструкции, положения об отделах, регламенты и т.д.
Здравствуйте! Перечисленные Вами документы в обязательном порядке включаются в номенклатуру дел организации. Наименования документов и сроки их хранения указаны в Перечне 2010 года.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, определиться с наименованием и сроками хранения специфического дела. Нам необходимо сформировать дело из уведомлений из Росреестра «о передаче земельного участка из частной собственности в муниципальную собственность» и сопутствующих документов (поиск данных зем.участков, запросов, служ. запискок по ним и т.п.) далее такие участки должны размещать на сайте города с целью предоставления другим желающим гражданам.
Здравствуйте! Срок хранения дела – постоянно согласно ст. 131 Перечня 2010 года. Заголовок дела: «Документы о передаче земельных участков из частной собственности в муниципальную собственность (уведомления Росреестра, выписки из земельного кадастра, ходатайства и др.)».
Добрый день!
Очень нужна ваша помощь, не знаю где искать (в каком нормативном документе) срок хранения «выписки из ИПРА инвалидов, выдаваемые ФГУ МСЭ для центра занятости населения (оригинал)». Спасибо.
Здравствуйте! Скорее всего, эти выписки должны храниться не отдельно, а в составе дела. Посмотрите ст. 900 Перечня 2010 года.
Здравствуйте!
Руководство предприятия (Профиль: научно производственное, со сложной структурой) хочет, чтобы сводная Номенклатура дел (далее — НД), была составлена не по структурному признаку, а была привязана к бизнес-процессам. По их мнению, это позволит не корректировать ежегодно НД. В интернете в последнее время появились упоминания о том, что, якобы, возможно составление НД по функциональному признаку и для предприятий со сложной и меняющейся структурой. Но нигде не нахожу методических указаний на эту тему. Мне подобное намерение не кажется правильным. Оно не соответствует п.4.18 Правил работы архивов организаций от 2015 года: 4.18. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (приложение N 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 26).
Как мне убедить руководство отказаться от такого намерения?
Здравствуйте! Действительно, Правила предлагают построение номенклатуры дел по структурному принципу. Однако на практике в небольших бесструктурных организациях, а также в организациях, подверженных частым изменениям, действуют номенклатуры дел, построенные по функциональным направлениям деятельности. Основные правила работы ведомственных архивов (1985) предусматривали как структурную, так и функциональную схемы построения номенклатуры дел. Разработка номенклатуры дел по функциональному принципу описана в методической литературе, в учебнике «Делопроизводство» под ред. Т.В. Кузнецовой. Однако если вы хотите убедить руководство в своем мнении, ссылайтесь на ст. 4.18. Правил 2015 г.
Здравствуйте! Очень нужна Ваша помощь в следующем. При составлении номенклатуры дел в предыдущие годы был выделен заголовок дела «Материалы к Плану доходов и расходов» и определена была статья 314 «а» т.п. со сроком хранения «постоянно». Однако при составлении номенклатуры на 2018 г. выяснилось, что статья применена не верно, необходимо указать ст.319 т.п. со сроком хранения 5 л. ЭПК. Все предыдущие года сформированные дела сдавались в архив учреждения на постоянное хранение. Что делать сейчас с этими документами, на которые были составлены описи? В Материалах к Плану доходов и расходов содержатся такие документы как, служебные записки, расчеты, корректировки. Сам План хранится постоянно.
Здравствуйте! На будущее оставляйте материалы к планам на временное хранение (5 лет ЭПК). Если дела уже включены в опись дел постоянного хранения, то оставьте, как есть, не изымая их из описи. Тем более что приписка «ЭПК» означает, что при важности некоторых документов, можно оставить дело на постоянное хранение.
Добрый день!
Пожалуйста, подскажите, у нас только утвердили номенклатуру где вписано «Положение о ФГБУ...», как сразу поменяли на «Устав», получается в описи за этот год заголовок дела не будет соответствовать номенклатуре, как быть?
Здравствуйте! Номенклатура дел – это своего рода плановый документ, который предполагает какие-то изменения в течение года. В описи будете писать «Устав», в номенклатуру дел на следующий год внесёте изменение.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, номера статей по Перечню более-менее подходящие под дела с названиями Наряд-задания по обходу абонентов контролерами и Акты-поданного принятого газа. Спасибо.
Здравствуйте! К сожалению, подобных документов нет ни в перечне 2010 года, ни в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007). Возможно, есть ведомственный перечень по направлению деятельности вашей организации. Попробуйте обратиться в вышестоящую организацию.
Добрый день! Проконсультируйте, пжл, т.к. не можем прийти к одному мнению. Работаю архивариусом в организации (организация не передает документы на государственное хранение).
1. В утвержденную НД, по истечении года, когда заполняем 3-ю графу, можно вносить какие-нибудь изменения? Например: какие-то документы не велись или наоборот, завели в течении года. Резервные номера в структурных подразделениях никто не оставляет. И ещё вопрос!
2. При сдаче дел отделами, сверяю с НД по этому году. У некоторых не совпадают кол-во ед. хр. и при этом сдают дела, которых не было в утвержденной НД.
Не знаю, понятно ли написала! Что мне делать в этой ситуации? Подскажите!
Здравствуйте! 1. Не понятно, какие изменения вы планируете вносить в 3-ю графу? Эта графа заполняется только по окончании делопроизводственного года. В ней проставляется количество фактически заведенных дел (томов). Если какие-то дела не велись, то в графе проставляется «0». Для внесения каких-либо уточнений эту графу рекомендуется заполнять карандашом. Если в течение года были заведены дела, не предусмотренные изначально, то они вносятся после.
2. Ещё раз уточняю, что количество единиц хранения проставляется в конце года только по фактически заведенным делам. Вновь заведенные дела добавляются в номенклатуру дел.
Добрый день! У меня 2 вопроса, постараюсь задать по-другому.
1. В архив организации в 2018 году сдали дела за 2016 год. Я их принимаю по НД за 2016 год. Много не совпало по кол-ву ед.хр. (каких-то дел оказалось больше или меньше) и сдали дела, которых не было изначально в утвержденной НД за 2016 год. Что делать в этой ситуации?
2. Утвердили НД на 2017 год, а в начале 2018 года (когда приходится заполнять 3-графу) выясняется, какие-то дела не велись (я поняла, что ставим 0) и завели новые дела (резервных номеров нет), у некоторых дел неправильно проставлены сроки хранения по Перечню. Можно в начале 2018 года создать ЭК по внесению изменений в НД за 2017 год или нет?
Работаю архивариусом недавно, вопросов много, а спросить не у кого. Спасибо!
Здравствуйте! 1. Если дела не были включены в номенклатуру дел, то сроки хранения надо определять согласно Перечню. Рекомендуется делать это с помощью специалистов структурных подразделений. Количество дел устанавливается по фактически сданным делам. В номенклатуру дел 2016 года нет смысла вносить изменения два года спустя, уничтожайте и отбирайте дела в архив по срокам в Перечне. 2. Во-первых, ЭК не создается по каждому отдельному случаю, это постояннодействующая комиссия. Решением ЭК можно исправить сроки хранения дел, сославшись на статьи Перечня.
Добрый день, Евгения.
Будьте добры, подскажите. На какую статью ПТУД 2010 следует ориентироваться для определения срока хранения отчета о результатах самообследования образовательной организации.
Заранее спасибо за помощь.
Здравствуйте! Подойдет ст.468 Перечня 2010 г.
Благодарю за помощь.
Добрый день! Я в полном замешательстве — в перечне 2010 г. нет сроков хранения следующих дел:
1) Документы внутренней переписки с сотрудниками учреждения. 2) Акты, протоколы, планы, справки, внутренние документы учреждения.
Благодарю за оказанную помощь! Вы меня просто спасете!
Здравствуйте! 1) В Перечне сроки хранения переписки, в том числе внутренней (служебные и докладные записки), зависят от вопросов: переписка о выполнении приказов – ст. 21; о командировках – ст. 669; о снятии документов с контроля – ст. 203 и т.д. Если в вашей организации вся внутренняя переписка формируется в одном деле, то срок хранения можно проставить в соответствии со ст. 84 и 88. Перечня 2010 года. 2) Аналогично первому вопросу, сроки хранения этих документов будут зависеть от тематики. Но в данном случае нельзя все документы объединить в одно дело. В разные дела должны формироваться протоколы производственных совещаний и протоколы экспертной комиссии; акты о несчастных случаях и акты приема-передачи дел; кассовые планы и годовые планы работы организации. Все эти виды документов есть в перечне. Для облегчения поиска рекомендую вам пользоваться указателем видов документов к перечню.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в том случае, если, допустим, документы 2014 года не были внесены в план-номенклатуру на 2015 год, можно ли внести эти документы сейчас в план на 2019 год?
Здравствуйте! Если какое-либо дело или документ планируются к заведению в 2019 году, то их обязательно надо включать в разрабатываемую номенклатуру дел.
Добрый день! Подскажите. пожалуйста. на какую статью ссылаться для определения срока хранения паспорт здоровья и мед книжки сотрудников + анкеты пациентов? Благодарю!
Здравствуйте! Для определения сроков хранения медицинской документации следует руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения, утвержденным приказом № 493 от 30 мая 1974 года. Этот перечень до сегодняшнего дня считается действующим.
Добрый день!
Пожалуйста, помогите правильно составить номенклатуру дел на следующий год. Проблема для меня возникла по следующей причине: из состава подразделений нашего учреждения была выведена бухгалтерия в связи с реструктуризацией. Было создано муниципальное учреждение (МКУ), в которое она вошла. В нашем МКУ нет специалистов (бухгалтеров) по данному профилю. Но тем не менее все дела как постоянного, так и краткосрочного хранения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности предлагается оставить в нашей номенклатуре с пометкой "Хранятся в МКУ «ФБЦ». Кто будет отслеживать формирование, ведение, контроль исполнения и т.п. этих дел? Правомерным ли является такое решение? Спасибо
Здравствуйте! Если у вашего учреждения нет функции по бухгалтерскому учету и отчетности, и не ведутся дела по этому направлению, то и включать их в номенклатуру дел не надо. Согласно пунктам 4.15., 4.18.«Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, номенклатура дел должна отражать состав документального фонда организации. Это состав дел, заводимых в организации. Ссылайтесь на Правила.
Здравствуйте! помогите пожалуйста, я работаю в государственной организации, в середине января 2018 года поменялось название моей организации, подскажите пжл что делать с уточненной номенклатурой дел (делать новую или оставить ту же)?
и еще вопрос, как правильно сделать — в уточненной номенклатуре дел есть дела, которые уже не ведутся в некоторых структурных отделах, но дело в том, что дело которое необходимо «убрать» находится в середине списка дел отдела, что мне делать?
и еще, если можно вопросик — правильно ли я поняла, что законченные дела нужно отмечать в номенклатуре дел от руки ручкой? и также с делами, которые были заведены (например с 2013 года)?
Здравствуйте! При изменении названия организации, её структуры и функций сводная номенклатура дел разрабатывается и утверждается заново. Если при изменении номенклатуры дел важно оставить прежние индексы дел, то можно оставить «пустые» номера, обозначив их как «резервные». Это допускается. Переходящие дела отмечаются в 3 графе номенклатуры дел «от руки» ручкой или карандашом, затем учитываются в итоговой записи.
Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить уточненную номенклатуру дел на 2019 год- дело в том, что в январе 2018 года в моей организации — госслужба, сменилось название (штат и отделы не менялись) и в структурных отделах закончились вестись дела в делопроизводстве (некоторые были заведены в начале прошлого года, а некоторые — были заведены несколько лет назад).
Здравствуйте! Если в январе 2018 года изменилось название организации, необходимо было заново утвердить сводную номенклатуру дел на 2018 год. На 2019 год составляется и утверждается новая номенклатура дел с учетом всех изменений.
Здравствуйте! У нас учебное учреждение. Обнаружили сейчас по номенклатуре дел у нас: 1 — заголовок дела приказы директора по контингенту студентов, по факту на самом деле наименование: приказы директора по студентам … 2 — журнал регистрации приказов директора по студентам. Как правильней?
Здравствуйте! Это два разных дела. В 1 формируются сами приказы, во 2 – проводится регистрация приказов. Правильные заголовки дел: 1 – «Приказы директора колледжа по личному составу студентов»; 2 – «Журнал регистрации приказов директора колледжа по личному составу студентов».
Здравствуйте!
Подскажите пжл, какая статья подходит к делу: Акты по приемке оборудования в эксплуатацию (Ростехнадзор) —
1. До списания баланса ст. 527 (перечень Минуглепрома СССР 1983 г.);
2. 5 л. ЭПК ст. 759 (перечень 2010 г.).
Каким перечнем руководствоваться?
И еще скажите пжл: до списания баланса — это какой срок хранения учитывать при заполнении 3-й графы НД?
Спасибо большое!
Здравствуйте! Скорее подойдет ст.362 Перечня 2010 г. Ст. 759 – это акты, рекламации о качестве оборудования. Срок хранения «до списания с баланса» означает, что документ хранится до тех пор, пока оборудование числится на балансе организации. Если это отдельное дело, то оно будет переходящим и учитывается в номенклатуре дел как переходящее дело.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста. Прочитала статьи, но остались вопросы (делаю в первый раз НД). Правильно ли я поняла — каждый год необходимо пересматривать НД, т.е. убирать дела законченные в делопроизводстве отдела и добавлять новые. В НД в моей организации на 2018 год было сделано так — в примечании напротив названия дела просто писалось «дело не ведется» и все. Я так поняла, что это неправильно, надо было просто убрать дела из НД на следующий год или же убирать уже в НД на 2018 год (дела в 2018 году уже не велись)? убирать из НД «не нужные» уже дела, и чтобы оставить нумерацию прежней просто добавить в оставшиеся пустые строки индексов вновь добавленные дела. (и желательно в последовательности). Правильно ли я сделаю, если не буду добавлять в пустые строки вновь добавленные дела, а просто переставлю все дела в отделе последовательно (подниму все наверх)?
Заранее спасибо.
Здравствуйте! Если в течение года в составе дел происходят какие-то изменения (заводятся новые дела, либо не ведутся дела), все это помечается в номенклатуре дел. Вы правильно делаете. При разработке номенклатуры дел на следующий год с учетом изменений, делам лучше присвоить новые индексы. Если для организации важно оставить прежние индексы, то в номенклатуре дел можно оставить «пустые» или резервные номера.
Здравствуйте. Я только начинаю работать в этой сфере и знакомиться с темой ... Подскажите, если номенклатура в организации разработана, какие дальнейшие действия с документами? Когда в архив отдел сдал документы, как они оформляются в дальнейшем, как, что и в какой форме хранится? Буду признательна за помощь.
Здравствуйте! После утверждения сводной номенклатуры дел организации для каждого отдела распечатывается выписка из сводной номенклатуры дел. В отделах заводятся дела в соответствии с номенклатурой дел. Заголовки и индексы дел на обложках должны строго соответствовать номенклатуре дел. Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архив организации документы передаются не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
В обязательном порядке в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, включая документы по личному составу. Документы временного (до 10 лет) срока хранения хранятся в структурных подразделениях организации до истечения срока их хранения.
Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению с составлением описей дел. Требования к оформлению дел изложены в вышеуказанных Правилах.
Здравствуйте! помогите пожалуйста.
В отделе попросили соединить несколько дел в одно — в папку Годовые планы работы (там срок хранения — пост.) добавить дела Оперативные планы (месячные, квартальные) работы отделов (срок хран. ДМН). Могу я это сделать или нет? Спасибо.
Здравствуйте! Нет. Так как согласно п. 4.20. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы постоянного и временного хранения необходимо формировать в отдельные дела. Кроме того, дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. Если у вас утверждена номенклатура дел, то в ней эти дела должны значиться под разными индексами.