Образец акта об уничтожении документов
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.
Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.
Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).
Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).
Это обещанный пример акта:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ УТВЕРЖДАЮ
ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА» Генеральный директор
(ОАО «Кикимора») ___________ И.О. Фамилия
22.10.2010
АКТ
18.10.2010 № 2
г. Ярославль
| Отдел кадров | |||||||
| 12 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии | 2004 | — | 05-03 | 1 | ДМН ст. 6 а |
|
| 13 | Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков | 2004 | — | 05-05 | 3 | 5 лет ст. 6 б |
|
| 14 | Переписка о работе с кадрами | 2004 | — | 05-16 | 1 | 5 лет ЭПК ст. 264, 334 |
|
| 15 | Переписка об оформлении командировок | 2004 | — | 05-17 | 1 | 5 лет ст. 352 |
|
| 16 | Графики отпусков | 2000—2004 | — | 05-25 | 1 | 1 год ст. 356 |
|
| Юридический отдел | |||||||
| 17 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии | 2004 | — | 06-03 | 1 | ДМН ст. 6 а |
|
| 18 | Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства | 2004 | — | 06-15 | 2 | 5 лет ЭПК ст. 61 |
|
| 19 | Переписка по правовым вопросам | 2004 | — | 06-18 | 1 | 3 года ст. 62 |
|
| 20 | Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению | 2004 | — | 06-19 | 2 | 5 лет ст. 56 б |
|
| … | … | ||||||
Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010
*Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».
Скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Спасибо. Вы мне очень помогли.
Здравствуйте! А какой срок хранения у данных актов?
Постоянно. На основании ст. 246 Перечня.
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:
Формы КС-2, КС-3
Договора подрядов
Локальные сметы
Дефектные ведомости
Здравствуйте! Сроки хранения этих документов указаны в Перечне 2010 года. Для быстрого поиска документов рекомендую пользоваться указателем к перечню. Искать надо по ключевому слову (отчеты, договоры, сметы, ведомости). Конкретные формы отчетности в перечне не указаны. Надо искать по темам отчетности, по значимости (по основным или вспомогательным видам деятельности), а также по периодам отчетности.
Добрый день,
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:
1. Договоры с заказчиками (договоры на проведение ремонтно-отделочных и проектных работ);
2. Договоры с Подрядчиками, Поставщиками, Арендодателем 2009 год;
3.Исходящая и входящая корреспонденция
Заранее благодарю
Здравствуйте!
1. ст. 352 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182.
2. ст. 440, 791 Перечня типовых управленческих архивных документов… (2010).
3. По видам переписки (много статей), журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — ст.258 г. Перечня 2010 г.
Добрый день,
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:
— Книга учета спец. бланков
— Заявления на отпуска
— Заявления на ежегодные оплачиваемые отпуска
— Заявления об оплате
Здравствуйте!
— книга учета спец. бланков — ст. 259 г (3 г.)
— заявления на отпуска, в том числе, на ежегодные оплачиваемые — ст. 665 (5 л.)
— заявления об оплате (чего???) м.б. – ст.387, 417 и др.
Всё по Перечню 2010 года.
Здравствуйте! Готовлю акт на уничтожение. Но мой начальник ОК против того, чтобы уничтожить заявления о приеме на работу, не вошедшие в состав ЛД (а вдруг потеряется приказ, то хоть его заявление есть), но ведь согласно Перечню они хранятся 5 лет. И еще вопрос: заявления на отпуска имеют срок хранения 5 лет не зависимо от характера отпуска? (по беременности, без содержания и т.п. тоже хранятся 5 лет?или как приказы-75 лет?) Спасибо.
Здравствуйте! Вопрос: А почему Вы эти заявления не подшиваете в личные дела? Ответ: Заявления о приеме и увольнении, а также об отпуске по уходу за ребенком, без сохранения содержания и т.п. хранятся 75 лет только в составе личных дел. Отдельно (не вошедшие в состав личных дел) они хранятся в соответствии с перечнем 5 лет. Хранить их дольше нет смысла, т.к. только на основании заявления не может быть оформлена справка о трудовом стаже.
Заявление о приеме, если есть ЛД у работника, то подшито в него, а если ЛД не заведено, то просто в отдельной папке хранятся, вот я и предложила их уничтожить (2002—2008 гг.), но начальник против)))). Зато заявления на все виды отпусков хранятся в одной папке. И не переубедить, что это разные срока хранения, им просто не хочется заниматься лишней работой.
Здравствуйте! Понятно теперь, что такая ситуация сложилась в связи с тем, что не на всех сотрудников заводятся личные дела. А начальнику надо показать перечень и попытаться всё же как-то убедить её.
Добрый День! Подскажите как оформляются акты уничтожения историй болезни с истекшим сроком хранения. Нужно ли вписывать ФИО пациентов в акт. Или просто достаточно указать количество историй болезни и дату .
Здравствуйте! При составлении акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения заголовки документов и дел указываются обобщенно. В Вашем случае надо указать количество дел (историй болезни) и крайние даты (годы) документов.
Добрый вечер! Подскажите пожалуйста документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по новому перечню, или по старому перечню. Если мы решили уничтожать документы за период с 2000 года по 2008 год. И включают ли документы в акт на уничтожения которые ЭПК по номенклатуре не включены. И как уничтожит фискальные чеки. Заранее большое Вам спасибо.
Здравствуйте! Документы за 2000—2010 годы отбираются к уничтожению согласно Перечню 2000 года. Документы, не включенные в номенклатуру дел, также уничтожаются в соответствии с актом, в том числе фискальные чеки.
Добрый день! Вопрос: ликвидируется предприятие, что делать с документами временного срока хранения (5 лет или 3 года), если архив не хочет их принимать, т.к. у них нет места для хранения, а уничтожить по акту мы не можем. Но при этом и выбрасывать тоже нельзя.
Здравствуйте! Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязывает хранить документы в пределах сроков, установленных перечнями документов. При ликвидации организации документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, передаются организации-правопреемнику, либо в вышестоящую организацию. При отсутствии таковых ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Если архив отказывается принимать у вас документы, обратитесь с письменным запросом в уполномоченный орган в сфере архивного дела в вашем регионе.
вопрос: как быть с большим объемом временных бухгалтерских документов, когда хранить нет места, а сроки уничтожения еще не подошли? (и предприятие ликвидируется)
Здравствуйте! В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы следует хранить в течение сроков, предусмотренных перечнями документов со сроками хранения. При ликвидации организации ликвидационная комиссия, либо конкурсный управляющий передают документы на хранение в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив. Для определения места хранения документов следует обратиться в уполномоченный орган региона в сфере архивного дела.
Добрый день,
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дела:
-задание на полет,
Здравствуйте! В перечне типовых управленческих документов таких дел нет. Вам следует воспользоваться ведомственным перечнем, либо примерной номенклатурой дел для организаций соответствующей отрасли.
Подскажите как уничтожить Карты-наряды на техническое обслуживание (какая ст по перечню)
Здравствуйте! Надо уточнить, что обслуживается (приборы, оборудование, строительные объекты и пр.). В любом случае надо применять «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007). Возможно, вы не найдете именно такого документа (карта-наряд), тогда надо искать по содержанию аналогичные документы. Посмотрите ст. 1219, 1223, 1422 вышеназванного Перечня.
Добрый день. На основании какого приказа или статьи какого закона можно уничтожить архив складских первичных документов (МХ1, МХ3, складская квитанция), а так же архив товаротранспортных документов как внутрироссийских, так и международных (ТТН, ТрН, CMR, AWB).? Спасибо.
Здравствуйте! Для документов до 2010 года (включительно) — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000), ст. 150, 403. С 2011 г. – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (2010), ст. 362, 762, 765.
Здравствуйте!
Скажите, пожалуйста, срок хранения графика дежурства 1 год. Вопрос: Когда можно уничтожить график дежурства за май 2013 год?
Здравствуйте! Документы за 2013 год со сроком хранения 1 год можно уничтожить после 1 января 2015 года (независимо от того, за какой месяц эти документы – январь или декабрь). Так как по правилам исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Скажите, пожалуйста, сколько времени хранить индивидуальные карты пациентов, если наша организация — медицинский центр, занимающийся лечением бесплодия, работает более 20 лет. Архив не влезает в шкафы. Буду благодарна
Здравствуйте! Сроки хранения медицинской документации установлены ещё Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974 г.). Эти сроки действуют до сих пор. Они подтверждаются отдельными приказами Минздравсоцразвития (от 22.11.2004 №255 и др.). Медицинские карты амбулаторных больных хранятся 5 лет (после последнего посещения), стационарных больных – 25 лет.
Здравствуйте! Подскажите, как уничтожаются единые билеты с голографической маркой (проездные билеты) в вузах?
Здравствуйте! Вам не надо включать проездные билеты в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Это не ваши документы, они и в номенклатуру дел не включаются. Можно просто сжечь их, либо сдать в соответствующую транспортную организацию.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранить акты на уничтожение трудовых книжек и вкладышей к ним? Попадают ли они под статью 686 перечня № 558?
Здравствуйте! Статья 686 не подходит. Акты на уничтожение документов хранятся постоянно в деле фонда (ст. 246 Перечня 2010 года). Только не понятно, в каких случаях вы уничтожаете трудовые книжки? Невостребованные по истечение 75-лет? Или же вы имеете в виду бланки трудовых книжек и вкладышей к ним? Тогда подойдет ст.206 (3 года).
Уничтожен был вкладыш к действующей трудовой книжке из-за его порчи. Вся информация была перенесена на новый вкладыш.
Здравствуйте! Это другое дело. В этом случае акты хранятся 3 года в соответствии со ст.686 Перечня.
Здравствуйте! Хотелось бы понять почему Приказы по основной деятельности копии должны храниться по ст. 6а.
Здравствуйте! На основании ст. 6а Перечня 2000 года приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Копии приказов (при наличии оригиналов) хранятся ДМН (до минования надобности). При составлении акта на уничтожение документов к такому заголовку делается отметка «копии», в примечании – ссылка «оставлены подлинники».
Добрый день!
Подскажите срок хранения договоров гражданско-правового характера с физическими лицами.
В перечне не нашла. Там указаны только договора подряда с физ. лицами — срок хранения у них 75 лет.
Здравствуйте! Ст. 657 Перечня 2010 года относится также к гражданско-правовым договорам.
Здравствуйте!
Могут ли использоваться статьи из перечня 2010 года при уничтожении документов 2008 года?
Здравствуйте! Как любой закон не имеет обратной силы, так Перечень 2010 года применяется к документам, образовавшимся после 2010 года. Для выделения к уничтожению документов за 2008 год следует применять типовой перечень 2000 года.
Добрый день!
Наша организация в скором времени планирует уничтожение документов. Компания частная, документы в государственный архив не передаем. Заключили договор на уничтожение документов со сторонней организацией. Наши юристы считают недостаточным составления лишь только акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, они настаивают также на составлении акта о выделении документов на уничтожение федерального образца. Обязателен ли он? Поскольку после заключения договора выяснилось, что в филиале этой фирмы нет специалистов, кто мог бы сделать этот акт. Нужно пересылать документы в другой город для составления этого акта. Ерунда какая-то. Процесс уничтожения у нас такой: мы составляем приказ, на основании приказа ответственные от структурных подразделений готовят акты, акты передаются на согласование ЭК, где принимается решение об уничтожении документов. Затем документы передаются в стороннюю организацию на уничтожение.
Здравствуйте! Надо составить общий для организации акт о выделении документов к уничтожению, согласовать с ЭК, утвердить руководителем и направить на уничтожение. После уничтожения документов в акте делается отметка, что документы переданы на уничтожение (количество дел, вес, куда, реквизиты накладной). Это общее правило, изложенное в «Основных правилах работы архивов организаций» (2000).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения налоговых деклараций за 2009 год. Где это можно найти?
Здравствуйте! Ст. 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000).
Спасибо вам большое за этот сайт! Очень много полезной информации. И за то, что отвечаете на наши вопросы, большое спасибо!
У меня еще вопрос. У нас в архиве организации находятся документы временного срока хранения (5 лет). Документов по личному составу и постоянного хранения совсем мало. Большинство важных документов хранятся в структурных подразделениях. Начальник говорит, отвечать только за то, что сдано в архив. Вопрос: 1) как составлять описи дел постоянного хранения и по личному составу и нужно ли это, если в архиве только некоторые документы? 2) можно ли в таком случае составлять акт на уничтожение, если везде написано, что документы можно уничтожать только после утверждения описей? Документы из структурных подразделений на обработку никто не дает, да и начальник считает, что это не нужно.
Здравствуйте! Действительно, в соответствии с Правилами документы с истекшими сроками хранения отбираются к уничтожению только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. В вашей ситуации необходимо сначала добиться передачи этих документов из структурных подразделений в архив, оформить дела в соответствии с Правилами и составить на них описи. При этом можно воспользоваться рекомендациями, размещенными на нашем сайте.
Добрый день, Евгения!
Большое Вам спасибо за информацию и отзывы!!!
Подскажите, пожалуйста, есть несколько вопросов:
1. Организации 5 лет, в архив ничего не сдавалось (его собственно как такового и нет, как нет и архивариуса). Вопросом процедуры уничтожения задалась в связи с разработкой положения об архивном делопроизводстве.
Достаточно ли одного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и как оформится в этом случае нижний блок, если не будут привлекаться сторонние организации по уничтожению/утилизации?
2. Прочитала еще Вашу статью о Перечне... Составляла в декабре 2010 года Номенклатуру по перечню от 2010 г. (на 2011-й) — это уже нарушение? (про легитимность только с 2011-го узнала недавно). Можно ли все же ею руководствоваться?
С тех пор не пересматривали номенклатуру, планировала в этом году это сделать. Вроде тоже не нарушение...?
Заранее БЛАГОДАРЮ Вас!!!
Здравствуйте! 1. Организация может самостоятельно уничтожать документы. В данном случае в заключительной части акта вместо слов «документы переданы на переработку…» пишется: «документы измельчены шредером» или «документы уничтожены путем сожжения», после это записи – подписи должностных лиц, присутствующих при уничтожении документов, дата. Документы могут быть уничтожены только после согласования акта о выделении дел к уничтожению экспертной комиссией и утверждения руководителем организации.
2. Номенклатура дел организации на 2011 год должна быть составлена на основании Перечня 2010 года. Номенклатура дел пересоставляется (разрабатывается новая) по мере изменений в структуре и функциях организации, либо в составе документов. Но утверждаться номенклатура дел должна ежегодно с 1 января. То есть в организации на каждый год должна быть номенклатура дел (номенклатура дел на 2011 год, номенклатура дел на 2012 год…). Даже если весь перечень документов в номенклатуре дел не меняется, итоговая запись будет новая за каждый год.
По первому пункту понятно.
По второму уточните, пожалуйста, — ежегодное утверждение номенклатуры каким документом регламентировано?..
И... видимо не сталкивалась ни разу: что означает последняя фраза про итоговые записи?)) Итоговые к чему?..
Еще раз благодарю!!
Здравствуйте! 2. «Основными правилами работы архивов организаций» (2000), п.3.4.6. В конце каждого года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года. (См. приложение 7 Правил).
Евгения, здравствуйте!
Еще, если позволите...
1. Поскольку, как писалось выше, документы в теч. 5 лет в архив не сдавались, как правильнее поступить сейчас? Номенклатуру дел за предыдущие годы я еще смогу оформить по каждому году. А как быть с документами? Принять их текущей датой или как-то иначе оформить? И что в таком случае делать с итоговыми записями в номенклатурах? Итоговая запись должна быть оформлена на оригинале номенклатуры?
2. Нужно ли включать в номенклатуру дел копии уставных документов? Если да, то тоже хранить постоянно?
3. Чем отличаются архивная опись от внутренней?
Благодарю заранее за ответы!!!
Здравствуйте! Составляю акт на уничтожение 2007—2008 гг. по перечню 2000 г. Пожалуйста, подскажите статьи перечня 2000 г. 1. Расходы расчетного периода 2009 г. 2. Постановление президиума ВАС РФ 2000—2008 гг. 3. Документы по оформлению покупателями продукции 2008 г.
Здравствуйте! Срок хранения документов Арбитражного суда, присланных для сведения – ДМН (до минования надобности) – ст. 1б Перечня 2000 г. Под пунктами 1 и 3 формулировки неопределенные, не понятно, что за документы. Обязательно надо указывать вид документа.
Здравствуйте! На предприятии созданы профильные комитеты, которые проводят заседания по оперативным производственным вопросам, раз в две недели. Скажите какой срок хранения данных протоколов.
Здравствуйте! Согласно ст. 18 д Перечня 2010 года – постоянно.
Здравствуйте! Как формировать документы по переписке (входящая и исходящая док. 2006—2007 гг.) постоянного срока хранения, если отсутствует подпись руководителя на некоторых доках за 2006—2007гг. Документы формируются в 2015 г.т.к. работа не велась по делопроизводству. И руководитель на то время который был, уволился. Может в лист-заверителе внести запись? И как емко охарактеризовать?
Здравствуйте! Копии документов можно заверить, тогда они будут иметь юридическую силу.
Добрый день! Подскажите срок хранения Карта-наряд на то самолета. В карте указаны: Дата, время, ФИО авиатехника. Мы предполагаем Ст.615Т Перечня 2010 г. Спасибо.
Здравствуйте! Ст. 615 явно не подходит, посмотрите ст. 837 и 838.
Здравствуйте. Можно ли уничтожить бухгалтерские документы за 2007—2009 год, если номенклатура не составлялась, сроки не прописывали, ОФОРМИВ только акт об уничтожении с перечнем документов?
Здравствуйте! Сроки хранения документов устанавливаются перечнями документов с указанием сроков хранения. При отсутствии номенклатуры дел ссылки в акте на уничтожение документов делаются только на статьи перечня. В Вашем случае основанием для определения сроков хранения документов будет Перечень 2000 года. Бухгалтерские документы за 2007—2009 г. со сроком хранения 5 лет можно уничтожить при условии завершения ревизии и утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за эти годы.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться. Мы государственная организация, являемся источником формирования госархива, но все года существования организации уничтожали документы без согласования с ЭПК госархива по актам об уничтожении. Теперь узнали, что этого делать нельзя. Как нам исправить ситуацию, если это возможно. Наши дальнейшие действия. Заранее благодарю. Спасибо.
Здравствуйте! Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения ЭПК не рассматривают, поэтому вы не должны их представлять в государственный архив. Но уничтожать документы с истекшими сроками хранения можно только после утверждения описей дел постоянного хранения за соответствующий период на ЭПК. Всё это изложено в п. 2.4. «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте. Пришла в организацию на архив с нуля...... Очень вас прошу подсказать мне, как лучше вписать договора на уничтожение в акт о выделении на уничтожение документов. Ничего не уничтожалось с 1997 года. Если вписывать каждый договор, это не реально. Договора хранятся по 5 лет, на услуги охраны, поставку товаров, выполнение работ и т.д. СПАСИБО!!!!
Здравствуйте! В акт на уничтожение документы включаются обобщенно, то есть каждый договор вписывать не надо. Пример: Договоры на оказание охранных услуг, о коммунальном обслуживании… . Далее по графам указываются даты (1997—2000), количество дел, сроки хранения и номера статей по перечню. В примечании надо написать: «срок действия договоров истек». Только меня смущают указанные вами договоры на выполнение работ. Если это договоры подряда, то они должны храниться 75 лет.
Здравствуйте! Гл. бух хочет бух. док-ты (до 2010 года) списать и сдать в макулатуру в связи с истечением предельного срока хранения. В итоге собрали заседание экспертной комиссии на котором решили, что нужно составить опись и путем сжигания их уничтожить. Правильно ли мы все сделали?
Здравствуйте! Для уничтожения документов с истекшими сроками хранения составляется не опись, а акт. На заседании экспертной комиссии этот акт согласовывается, после чего акт должен быть утвержден руководителем организации. Только после этого документы уничтожаются, можно путем сжигания.
Здравствуйте. Был создан акт на уничтожение документов, составили протокол, в котором написали, что документы нужно уничтожить и дату уничтожения. Нужно ли указывать каким способом уничтожили документы
Здравствуйте! После утверждения акта руководителем организации документы подлежат уничтожению: передаются предприятию по переработке вторсырья, либо уничтожаются в организации шредером или путем сожжения. В конце акта делается отметка об этом: «Документы переданы… по товарно-транспортной накладной от…»; «Документы уничтожены путем сожжения». Ниже проставляется подпись и дата. Смотрите форму акта в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как составить акт об уничтожении документов, если организация намерена сама их уничтожить ...
Здравствуйте! В конце акта есть строка «способ уничтожения». Если организация сама уничтожает документы, а не сдает на переработку, то в этой строке указывается: «Документы уничтожены шредером» или «Документы уничтожены путем сожжения».
Здравствуйте. Еще один вопрос... надо ли сделать акт об уничтожении, если сделали акт о выделении к уничтожению докум. и дел и добавили запись в конце что уничтожили столько то дел... или наоборот достаточно сделать акт об уничтожении?
Здравствуйте! Составляется акт о выделении документов к уничтожению, в конце которого делается отметка об уничтожении документов, либо о передаче на утилизацию с указанием даты и номера документа (накладной) о приеме дел на утилизацию. Смотрите форму акта! Я Вам уже писала об этом.
Здравствуйте! Извините что, достаю своими вопросами, но я в архиве недавно и здесь давно никто не наводил порядок. Дело в том, что авансовые отчеты в папке идут вместе с командир. удостоверениями, накладными, квитанциями, проездными (ж/д, авиа билеты). Мне их по отдельности указывать в акте об уничтожении...? Заранее спасибо!
Здравствуйте! В акте о выделении к уничтожению указываются заголовки дел или даже группы дел. В вашем случае дело будет называться «Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним». В скобках можете перечислить документы. См. ст. 362 Перечня 2010 г. Если таких дел несколько, не надо указывать каждое, достаточно указать год (годы) и количество дел.
Добрый день.
Скажите, пожалуйста, уничтожать объяснительные сотрудника, по которым не было вынесено дисциплинарное взыскание необходимо также на основании акта? И через какое время это можно сделать?
Спасибо.
Здравствуйте! Объяснительные записки не подшиваются отдельно, они формируются в составе дел по служебным расследованиям, проверкам и др. Срок хранения зависит от срока хранения всего дела. Это может быть 5 лет, может быть постоянно. По истечении срока хранения дела подлежат списанию на общих основаниях.
Здравствуйте! В акте о выделении к уничтожении арх. доков, не подлежащих хранению от марта 2016 написали, что "на основании Перечня... утв. 27.01.2000 г. Верно ли это ?? Может быть утв. 25.08.2010?
Здравствуйте! Если этим актом списываются документы, образованные до 2010 года (включительно), то ссылка делается на Перечень 2000 года, после 2010 г. – на Перечень 2010 года.
Добрый день! Вопрос по образцу «акта о выделении к уничтожению...». В приказе от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения...» представлены новые формы документов. Из текста приказа не ясно — обязательны ли именно такие формы для коммерческих организаций. В частности вызывают вопросы строки
1) «Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены ЭПК»
2) «Изменения в учетные документы внесены».
Что если организация не сдаёт в архив документы постоянного хранения (максимум 75 лет)?
Что подразумевается под изменениями в учётных документах?
Можно ли убрать/добавить текст в форму 21 («акт о выделении...»)?
К слову: в мае была проверка Роскомнадзора — по акту о выделении к уничтожению старой видоизменённой формы претензий у них не было.
Здравствуйте! При оформлении документов, касающихся работы ведомственного архива, следует придерживаться упомянутых Вами Правил. Разумеется, можно убрать некоторые строки, фразы в формах, если они для вас не подходят, например, если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Добрый день! Каким актом нужно уничтожать неактуальную научно-техническую документацию (чертежи), принятой организацией. И как нужно уничтожать тех. документацию по срокам хранения, например тех. документацию, полученную до Гос.Экспертизы и с истекшим сроком хранения (5 лет). Этим же актом?
Здравствуйте! Всё можно оформить одним актом, только разными пунктами, можно оформить два раздела в одном акте.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, в каком нормативно-правовом акте указываются сроки хранения документов образующихся в деятельности коммерческого учебного учреждения дополнительного профессионального образования? В соответствии с чем необходимо составить номенклатуру дел.
Здравствуйте! При составлении номенклатуры дел вашего учреждения надо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения документов, касающихся учебного процесса, и др. специфики деятельности вашей организации – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (М., 1981).
Добрый день! Принимаю архив. Там беспорядок. Часть документов на стеллажах, часть в коробках на полу. Документы сваливались в архив каждый год, специалиста не было. Что мне делать? С чего начать первым делом? Часть дел имеет 4 комплекта (одинаковые хранятся). Перед уничтожением, что необходимо делать?
Здравствуйте! Сначала надо разобрать документы по годам и срокам хранения. Затем отделить документы постоянного и долговременного сроков хранения, сформировать и оформить дела, составить описи дел постоянного хранения, по личному составу и др. документы долговременного срока хранения. На документы с истекшими сроками хранения надо оформить акт о выделении документов к уничтожению, однако уничтожать дела можно только после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Порядок оформления дел постоянного и долговременного сроков хранения, составления описей дел, оформления акта изложен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Здравствуйте! После реорганизации в 2009 году в составе нашего предприятие появилось несколько филиалов. Архива как такового не было, документы просто складывались в двух помещениях. Сейчас было принято решение создать архив. У меня нет практического опыта работы в архиве, но хочется всё привести в соответствие с требованиями к архиву организации. Не всё понятно по некоторым вопросам. Например, один из филиалов прислал мне акт на уничтожение документов не подлежащих хранению для согласования с экспертной комиссией. Акт утвержден начальником филиала нашего предприятия. Или акт должен утверждать директор предприятия?
Здравствуйте! На предприятиях, имеющих разветвленную сеть с самостоятельными подразделениями, имеющими свои архивы с документами постоянного хранения и по личному составу, может быть образована ЦЭК (центральная экспертная комиссия). Она руководит работой экспертных комиссий (ЭК) своих подразделений. В этом случае ЦЭК согласовывает описи дел, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения подразделений после рассмотрения на ЭК. Утверждает эти документы руководитель подразделения. Если у вас только одна ЭК для всего предприятия, то она согласовывает все описи и акты филиалов. После согласования эти документы утверждает директор предприятия.
Добрый день. Необходимо составить акт на уничтожение дел получателей мер соц. поддержки (локальный акт — 5 л. срок хранения)за 2009—2011 года. Их более 14000. За каждый год нумерация с 1. Необходимо по ФИО вписывать каждое дело? Или можно за год, например, 2009 год 2000 дел?
Здравствуйте! В акте о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения заголовки дел указываются обобщенно. В вашем случае можно указать в акте: «Личные дела получателей мер социальной поддержки (закрытые) 2009—2011 гг. 1400 дел». Ссылка на Перечень или нормативный акт обязательна.
Спасибо за ответ. Необходимо ли в этом случае приложение, где они будут перечислены на случай запроса из ведомства?
Здравствуйте! Правила не требуют составления к акту приложений с перечислением каждого дела или документа. В ответ на запрос можно просто ответить, что срок хранения дела истек, оно уничтожено согласно акту от… №… .
Здравствуйте, в сентябре 2016 года принята на работу в исполнительный ОМСУ. В организации вообще не было номенклатуры дел. Соответственно в октябре 2016 г. разработала и в 2017 году приступили к оформлению дел постоянного хранения для сдачи в архив и формированию дел к уничтожению. По факту с чем я столкнулась, что номенклатура дел разработанная мной очень громоздкая и многие дела практически не формируются, а при согласовании казалось они будут формироваться. Как правильно внести изменения в действующую номенклатуру дел или переписать ее вновь на новый 2018 год? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Надо просто отметить дела, которые не формировались в течение года, и с учетом этого разработать новую номенклатуру дел на 2018 год. Это нормально, когда дела предполагаются к заведению, но фактически не заводятся. В практике такое часто встречается.
Здравствуйте! Составляю акты о выделении к уничтожению дел в архиве суда. Дела с 1991 по 2012 год. За этот период издано 3 перечня для федеральных судов -1999, 2007, 2011 года. В акте следует указать все перечни? И ещё: если в перечне указано, что при увеличении сроков хранения в новом перечне пересматриваются сроки хранения ранее сданных в архив дел. Какую строку по перечню в этом случае указать в акте для данных дел?
Здравствуйте! В этом случае надо оформить три акта. Дело в том, что в акте не перечисляется каждое дело, а указывается сразу группа дел, например: «гражданские дела о расторжении брака. 2011—2012». Если вы будете списывать дела за 1991—2012 гг. одним актом, надо указывать статьи разных перечней, у них могут быть разные сроки хранения, получится путаница. Поэтому рекомендую вам оформить 3 акта согласно перечням 1999, 2007 и 2011 годов.
Действие перечня документов с указанием сроков хранения не распространяется на документы, образованные до издания этого перечня. Например, Перечень 2011 года, вступивший в силу в этом же году, не распространяется на документы, образованные в 1991—2010 гг.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько лет хранить наряды на сдельную оплату труда и наряды на выдачу лечебно-профилактического питания?
Здравствуйте! Эти документы подшиваются в дело с другими бухгалтерскими документами, как основания для выплат, и хранятся 5 лет при условии проведения ревизии согласно ст. 412 Перечня 2010 г.
Здравствуйте!
Работаю архивариусом. Структурные подразделения уничтожают у себя документы временного (до 10 лет) хранения. В архив они не сдавались. Все делают по правилам.
У меня вопрос вот какой.
Принимать мне в архив такие акты, чтобы положить в дело фонда? Как я понимаю, что в деле фонда находятся акты, по которым документы уничтожаются в самом архиве организации, а не в отделах.
Значит, в акте моей подписи не должно быть? И какие я могу внести изменения в учетные документы, когда эти дела находились в структурных подразделениях? Может что-то я не понимаю, объясните пжл. Спасибо! Структурные подразделения графы 4 и 5 акта не заполняют. Верно?
Здравствуйте! Все акты о выделении документов и дел к уничтожению должны храниться в деле фонда. Отбор дел к уничтожению проводится в структурном подразделении, подписывает акт сотрудник, проводивший отбор дел. Но согласовывает акт экспертная комиссия организации, заседания которой протоколируются. Вы, как архивариус, тоже должны входить в состав ЭК. Более того, утверждает акт руководитель организации. Так что Вы ошибочно считаете, что акт – это документ структурного подразделения. Он касается документального фонда организации и должен храниться в деле фонда. Конечно, правильно оформленный акт со всеми подписями и согласованиями.
Добрый день!
Спасибо большое и можно еще спросить.
Надо мне составлять сводный акт? Каждый год будет № п/п сводного акта начинаться с 1 или номер будет продолжаться, как в описи? Если я составляю сводный акт, то графы 4 и 5 не заполняю, так как дела в архив не сдавались и описей нет. Так? Или просто складывать акты структурных подразделений в дело фонда?
И еще подскажите пжл.
Дело фонда заводим на каждый год с документами или складываем в одну папку за все года, сколько этот фонд существует?
Еще раз спасибо!
Здравствуйте! Сводный акт составлять не надо. В Правилах даже нет такого понятия «сводный акт». При заполнении графы 1 в каждом акте нумерация начинается с первого номера. Не путайте с описью. В описи номер в первой графе означает номер дела, это часть архивного шифра, поэтому продолжается из года в год до заведения новой описи. В акте номер в первой графе – это просто номер по порядку. При составлении акта о выделении дел к уничтожению в структурных подразделениях графы 4 и 5 не заполняются. Все акты о выделении дел к уничтожению хранятся в деле фонда. Дело фонда – это переходящее дело, ведется в течение нескольких лет, включается в опись дел постоянного хранения при ликвидации организации.
Здравствуйте!
Я опять к Вам с вопросом. Да, согласна, в Правилах нет понятия «сводный акт», а в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4 за апрель 2017 года как раз говорится про сводный акт.
Как Вы прокомментируете статью в журнале?
Спасибо большое!
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, составляем акт на уничтожение документов. На основании какого перечня его составлять и по камоу перечню указывать номера статей. По перечню, утвержденному в 2010 или в 2019 г.?
Здравствуйте! Для документов, образованных в 2010—2019 годах, в акте на уничтожение надо указывать номера статей по Перечню 2010 года. Поясню, что Перечень 2019 года вступил в действие с 18 февраля 2020 года, через 10 дней после его официального опубликования.
Архивирую документы университета за 20016-2018 год. В 2017 году был утвержден новый Перечень документов и сроков хранения, на основании которого была разработана новая номенклатура дел на 2017 год. Каким Перечнем мне руководствоваться? Спасибо
Здравствуйте! Новый перечень, на основании которого была разработана номенклатура дел на 2017 год, будет действительным для документов за 2017—2018 годы. Для документов за 2016 год следует руководствоваться старым перечнем и номенклатурой дел на 2016 год.
Здравствуйте! 1. Если ранее документы в архив не сдавались, то можно принять их по сдаточной описи сразу за все годы. Номенклатуру дел за предыдущие годы разрабатывать нет смысла.
2. Если в организации заведено дело с копиями документов, то надо включать его в номенклатуру дел. Дела с копиями документов имеют срок хранения ДМН (до минования надобности), в примечании дается ссылка о месте хранения подлинников.
3. Опись дел составляется на оформленные дела, а внутренняя опись документов дела составляется на документы, включенные в одно дело. В обязательном порядке внутренние описи документов составляются к личным делам, для остальных дел это не обязательно.
Здравствуйте! В этой статье рассматривается ситуация, когда структурные подразделения подготавливают предложения службе делопроизводства или архиву на уничтожение документов, а уже эти службы составляют общий (сводный) акт. Обратите внимание, что акты структурных подразделений, приведенные в статье, не имеют ни грифа согласования с ЭК, ни грифа утверждения. То есть это как бы не полный акт, а именно предложение к акту на уничтожение (именно так называет его автор статьи). Конечно, можно пойти по такому алгоритму. Но, на мой взгляд, эта многоступенчатость излишняя. Правила позволяют отобрать документы с истекшими сроками хранения службами делопроизводства и оформить их как полноценные акты. Тогда никакого «сводного» акта не надо.