Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Помещено в тему: Образцы актов

Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии, куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.


 

Закрытое акционерное общество                                                                   УТВЕРЖДАЮ
             «Милашка»                                                                                      Генеральный директор
                                                                                                                    ЗАО «Милашка»
                                                                                                                               В.Д. Болдашкин
                 АКТ                                                                                              02.11.2012
 02.11.2012         № 1
          г. Краснодар

Пример оформления акта приема-передачи архивных документов

1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы 1 42 —
2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год 1 23 —
3 Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы 1 29 —
4 Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год 1 16 —

Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.

Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  • дело фонда,
  • книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);
  • журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  • металлическая печать «Архив».

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  • стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
  • стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
  • 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
  • машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  • гигрометр психрометрический ВИТ-2.

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передала                                                                                                                 О.Г. Стефаницкая

Приняла                                                                                                                   С.Н. Черкинзон

Председатель комиссии                                                                                             Л.Б. Богомолова

Члены комиссии                                                                                                        М.С. Олешко
                                                                                                                                В.И. Якина

 
Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат. Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата. Это нормально.

В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

Здесь можно посмотреть установленную форму акта приема-передачи архива.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 12 комментариев
Нелли | 17 10 2013

Здравствуйте подскажите пожалуйста приступаю к работе в суде, буду заниматься и архивом, но мне его никто не передает по акту-передачи архива. Как быть, что написать в акте, что принимаю по факту, т.к документы не упорядочены номенклатурой. Ни описей, ни паспорта архива нет.
admin | 19 10 2013

Здравствуйте! В Вашей ситуации надо все же настоять на приеме дел по акту, в судах ведется строгий учет дел, утрата документов грозит серьёзными последствиями. Надо образовать комиссию, составить акт (приложение 48 «Основных правил работы архивов организаций»), включив в него все описи и другие учетные документы архива.
Александр | 13 11 2013

Добрый день подскажите пожалуйста ссылку на нормативный документ в котором говорится о том, что подпись должна быть на обратной стороне акта или какого-то письма, а не на отдельном листе
admin | 16 11 2013

Здравствуйте! Подпись должностного лица на документе располагается после текста через 2-3 межстрочных интервала. Никогда не слышала об оформлении подписи на отдельном листе.
Алла | 13 11 2014

Здравствуйте! Назначена ответственной за архив. Подскажите, пожалуйста, как оформить акт о приеме архива, если ответственного за архив не было. Документации никакой не велось. Архив — склад бумаг.
admin | 16 11 2014

Здравствуйте! В таком случае акт не оформляется.
Марина | 09 02 2016

Здравствуйте.

Как оформляется передача технического архива структурного подразделения при ликвидации этого подразделения?
admin | 11 02 2016

Здравствуйте! При ликвидации структурного подразделения все документы, в том числе научно-техническая документация, передаются в ведомственный архив организации по сдаточным описям. Отдельно составляются описи на научно-техническую документацию, документы общего делопроизводства (постоянного и временного сроков хранения).
Анастасия | 13 09 2018

Добрый день. Если есть постоянно экспертная комиссия, утверждены ее состав и положение, то может ли эта комиссия провести прием-передачу архива или из ее состава можно назначить 3-х человек?
admin | 18 09 2018

Здравствуйте! В функции ЭК не входит прием-передача документов при смене зав. архивом. Для этого назначается специальная комиссия, в состав её могут входить и члены ЭК.
Irina | 07 02 2019

АО «Квант» (не является источником комплектования госархива) было создано в 2005 г. Служба ДОУ Общества представлена канцелярией, в подчинении которой находится архив. Архив и канцелярия действуют на основе положений. Их сотрудники руководствуются должностными инструкциями. Кроме названных организационно-правовых актов в 2005 г. была разработана номенклатура дел. Последний раз она утверждалась заведующей канцелярией в 2009 г. и перепечатывалась в 2010 г. Документы постоянного срока хранения сданы в архив Общества по 2009 г.

Какие ошибки допущены в области организации работы с документами в АО «Квант»?
admin | 11 02 2019

Здравствуйте! Номенклатура дел организации должна утверждаться ежегодно на 1 января. За предыдущие годы составлять номенклатуру дел не надо, но не поздно ещё разработать и утвердить номенклатуру дел на 2019 год . Тем более после 2010 года действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Как я понимаю, последняя номенклатура дел разрабатывалась у вас до выхода в свет этого Перечня. Необходимо пересмотреть сроки хранения документов на основе нового перечня. У вас нарушены сроки сдачи документов постоянного хранения и по личному составу в архив общества. Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы сдаются в архив не ранее, чем через один и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.То есть у вас должны быть переданы на хранение в архив общества документы по 2015 год. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу, подлежат полному оформлению с составлением описей дел. Подробно об этом изложено в вышеуказанных Правилах.