Формирование дел

Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.

Вот основные существующие требования к формированию дел:

• Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Это значит – на запрос получен (отправлен) ответ, чисто информационное письмо можно сразу помещать в дело.

• Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой.

• Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл. Если появится в течение года новый документ по той же теме, его помещают рядом.

• Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением рекомендуется использовать другой его экземпляр (копию).

• Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.

• Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел. Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.

• Еще есть такое требование – помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см.

 
При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

• хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),

• иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),

• по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного контрагента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

Думаю, что для начала вполне достаточно информации для правильной организации работы. В каждой организации требуется выработать эффективную схему формирования документов в дела. Использую изложенные в статье правила.

• Документы по личному составу
• Оформление дела
• Формы контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения поручений
• Контроль исполнения документов – организация работы