Формирование дел
Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.
В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.
В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.
Вот основные существующие требования к формированию дел:
- Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Это значит – на запрос получен (отправлен) ответ, чисто информационное письмо можно сразу помещать в дело.
- Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой.
- Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл. Если появится в течение года новый документ по той же теме, его помещают рядом.
- Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением рекомендуется использовать другой его экземпляр (копию).
- Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.
- Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел. Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.
- Еще есть такое требование – помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см.
При определении расположения документов внутри дела руководствуются:
- хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),
- иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),
- по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного контрагента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).
Думаю, что для начала вполне достаточно информации для правильной организации работы. В каждой организации требуется выработать эффективную схему формирования документов в дела. Использую изложенные в статье правила.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дела по личному составу для архивного хранения.В нашей организации архив формируется с «нуля». В личных делах внутренней описи документов нет, а сами дела состоят от 8 до 50 страниц. "Плодить " папки очень не хочется. Необходима внутренняя опись документов дела или можно объединить несколько личных дел в один том и в описи к нему указавать просто страницы личных дел? Пример: Иванов А.А...55- 98,Петров И.И ...99...138
На архивное хранение передаются личные дела только уволенных сотрудников, тогда же они прошиваются. Вообще-то в личных делах должна быть внутренняя опись из-за важности документов в них. Если у Вас не гражданская служба (там ведение дел строго в соотв. с Ук. През. РФ от 30.05.2006 № 609), то можно в один том поместить несколько личных дел для прошивки. Текущие личные дела не уволенных лучше вести отдельно на каждого сотрудника, они ведь пополняются.
здравствуйте, в статье вы пишите про пример формирования дела по вопросно-логическому принципу. скажите, пожалуйста, можно ли сформировать дело с контрактами по внешнеэкономической деятельности и документами к ним в следующей последовательности?
1. договор №1 с ООО «...»
2. приложение к договору №1,
3. акт выполненых работ к договору №1.
4. договор №2 с ОАО «...».
5. приложение к договору №2
и т.д.?
Да
Здравствуйте! Подскажите, как лучше сформировать договора в дела, по какому принципу, дело в том, что у нас нет архива и приходится все начинать с нуля.
Добрый день!
Договоры, как правило, имеют срок хранения 5 лет, поэтому их обычно не передают в архив. В нашей организации предпочитают заводить отдельную папку для каждого договора и туда помещают все документы к нему (акты, счета и т.д.). Если в год заключается 150 договоров, то заводят 150 тоненьких папочек.
Допускается в одну папку помещать документы по нескольким договорам. Удобнее все же, чтобы документы по каждому контрагенту находились вместе в деле. Учитывая, что документы к договорам в течение года могут появляться когда угодно, можно вкладывать их в отдельный файл и так размещать в общей папке. В общем, исходя из изложенного, выработайте для себя наиболее удобную систему работы с договорами.
А как тогда обозначить каждого контрагента в номенклатуре дел?
Не обязательно в номенклатуре дел указывать каждого контрагента. Заголовок можно сформулировать, например, как «Договоры с организациями по хозяйственным вопросам» и тем ограничиться.
Если есть желание все-таки выделить всех, тогда уточняют общий заголовок по принципу:
03-22 «Договоры …»
03-22/1 ООО «Палка»
03-22/2 ОАО «Галка»
03-22/3 и т.д.
Подскажите, пожалуйста, мне нужно уничтожить договора с истекшим сроком хранения, но трудность заключается в том, что у нас в организации раньше не велась номенклатура дел и в принципе договора не оформлены в дела. Подскажите, как нужно сформировать дела и как вписать эти дела в акт о выделении дел к уничтожению?
Здравствуйте! Если договоры не были сформированы в дела, то нет никакого смысла формировать их перед уничтожением. Ссылку в акте (основание для уничтожения) надо сделать на действующий в этот период перечень с указанием сроков хранения. В графе о количестве дел (томов) следует указать примерное количество дел, исходя из того, что в одном деле не более 250 листов.
Скажите, пожалуйста, если дело состоит из 19 листов — как его лучше передать в архив? Объединить с другим делом или можно так?
Само по себе дело может состоять из 19 листов, даже из 2-х листов. Чтобы не плодить «мелкоту», иногда дела объединяют при условии соблюдения требований к формированию. Например, переписку по двум однородным вопросам можно переформировать в одно дело, но никогда – переписку и приказы.
Доскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дело «Переписка с...». В дело включаются и входящие и исходящие документы? Вопрос — ответ, вопрос — ответ? Пока у меня исходящая документация лежит отдельно от входящей, составляю номенклатуру — если формировать такое дело, то для меня скорее всего возникнет большая путаница где и что искать...
Да, в одно дело с перепиской помещаются вместе инициативное письмо и ответ на него. В текущем делопроизводстве формируют так: вниз запрос, сверху ответ (т.е. второй документ с более поздней датой). Особой путаницы не должно получиться. Когда оба документа вместе сразу понятно развитие ситуации. К тому же переписку можно разбить на несколько дел в зависимости от рассматриваемых вопросов.
Здравствуйте!Подскажите, пожалуйста, можно ли объединить в одно дело входящие и исходящие письма одного рабочего года (все письма по различным вопросам)?
Здравствуйте!
>все письма по различным вопросам
Если можно сказать, что по вопросам деятельности отдела, тогда допускается объединять в одно дело. Входящие и исходящие всегда стараются помещать вместе (запрос-ответ) в одно дело.
Здравствуйте!
Где прописано, что каждый год надо заводить НОВЫЕ папки для документов, а нельзя продолжать дело, пока не заполнится вся папка? Ведь приходится хранить 2-3 листика годового отчета за каждый год в отдельных папках.
Здравствуйте!
В п. 3.5.3. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 «прописано», что в дело группируются документы одного календарного года. Если в деле подшиты документы за несколько лет, то при оформлении документов долговременного срока хранения для передачи в архив, а также при подготовке документов с истекшими сроками хранения на уничтожение, дела придется переформировывать. Обычно годовые отчеты имеют значительный объем. 2-3 листа – это очевидно статистические отчеты. Допускается формировать в одно дело годовые статистические отчеты нескольких форм по основным направлениям деятельности организации. Тогда дело за один календарный год будет значительно толще.
Здравствуйте, у меня в организации по номенклатуре исходящая и входящая корреспонденция под отдельными номерами. В течении года мы ведем переписку с многочисленными организациями, бывает даже просто «запрос-ответ», допустимо ли формировать дела отдельно: исходящие и входящие?
Здравствуйте! В соответствии с п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., дела с перепиской необходимо формировать в хронологической последовательности, документ — запрос помещается за документом-ответом. Когда исходящие и входящие письма формируются раздельно, сложно проследить ход решения вопроса и т.п.
Скажите с чего начать, я веду папки входящие и исходящие, с чего начать для правильного ведения документов. Или можно так продолжать? Правда трудно контролировать сроки ответов.
Трудно что-то посоветовать, не видя, как ведутся регистрационные журналы. Регистрацию можно вести в электронном виде, на карточках. На документы со сроками исполнения можно завести контрольную картотеку.
Скажите, пожалуйста, на нашем предприятии нет архива и дела не формируются. Есть входящая информация, которая передается исполнителю под роспись и исходящая, которая формируется по месяцам и хранится у секретаря. Возможно ли такое формирование делопроизводства?
Здравствуйте! Очевидно, у Вас не полное представление о делопроизводстве Вашей организации. В любой организации формируются дела с приказами по основной деятельности и личному составу, личные дела, дела с плановой и отчетной документацией и т.д. Должна вестись и номенклатура дел. Дела с перепиской (входящие и исходящие документы) формируются по определенным вопросам в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
Здравствуйте!
Веду подготовку документов к архивному хранению,книга приказов по основной деятельности состоит из 470 листов, расшиваю, на 2 тома, уточните пожалуйста как правильно указать?
1 вариант: том 1 с 1 по 250, том 2 с 251 по 470?
2 вариант: том 1 с 1 по 250, том 2 с 1 по 220?
Здравствуйте! Правильно – 2-й вариант, так как согласно п. 3.6.9. «Основных правил работы архивов организаций» листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Добрый день! В какой хронологической последовательности правильно формировать дело с перепиской — по дате входящей регистрации или исходящей? При формировании получается письмо-запрос, затем письмо-ответ. Письмо-ответ может быть зарегистрирован уже в следующем месяце. В этом случае как делить на переписку тома?
Здравствуйте! По правилам переписка группируется за календарный год (а не за месяц) и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. Если объем дела превышает 250 листов, его надо делить на тома.
Добрый день! В приложении к входящему письму фотографии. Как их правильно подшить?
Здравствуйте! Фотографии необходимо поместить в конверт. При оформлении дела на долговременное хранение конверт подшивается в составе дела, при нумерации листов вначале нумеруется сам конверт, затем очередным номером каждая фотография в конверте.
Здравствуйте. В организации много лет ведутся папки входящая и исходящая. Выяснила, что это неверно! Подскажите самое главное — как исправлять это?! Разбирать эти папки в одну по принципу запрос-ответ по датам?!
Здравствуйте! Главное, в дальнейшем завести порядок формирования дел с перепиской в соответствии с правилами (запрос-ответ). За предыдущие годы переформировать все дела с перепиской очень сложно. Но надо выделить из них письма, относящиеся к переписке с постоянным сроком хранения (в соответствии с номенклатурой дел).
Здравствуйте! Подскажите как сформировать дело с инструкциями должностными, рабочими и положениями отделов за несколько лет, структурное подразделение реорганизовано и все инструкции «свалили» в архив, теперь их надо оформить. Спасибо.
Здравствуйте! Положения об отделах, рабочие инструкции, разработанные организацией, хранятся постоянно. Их надо разобрать по видам и по годам и подшить. Должностные инструкции хранятся 75 лет, их лучше формировать в составе личных дел.
Здравствуйте, помогите пожалуйста. Готовлю дела для передачи в архив. Дело с приказами — это общая тетрадь в клетку, как такое дело сдавать для постоянного хранения? И как приклеить к ней титульный лист?
Здравствуйте! Скорее всего, это не сами приказы, а журнал регистрации приказов. Обложка дела оформляется на обложке книги (тетради). Если невозможно подписать обложку (темная, заполненная и пр.), титульный лист можно приклеить за край внутренней стороны обложки.
Здравствуйте Евгения! Подскажите пожалуйста, у меня в секретарской 3 папки (и то я снимаю с некоторых входящих документов копию на всякий случай, а оригинал отдаю тому, кто будет исполнять,также и с исходящими):
1-Входящая документация (не требующая ответа)
2- Исходящая (тоже не требующая ответа)
3-Переписка (по различным вопросам).
Так как организация у нас маленькая, документов всех этих очень собирается у меня мало, поэтому могу ли я прошить совместно в дело входящую документацию и переписку, а исходящие отдельно от всего. Или все таки должно быть 3 отдельных дела? И как тогда будут называться дела в номенклатуре?
Здравствуйте! Дела формируются и подшиваются в соответствии с номенклатурой дел. Если в номенклатуре значатся 3 отдельных дела, так же их и надо формировать. Если это дела временного хранения, то хранить их можно на скоросшивателе.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в деле «Переписка по основным направлениям деятельности» под документом-запросом подразумевается исходящий документ только нашей организации или это может быть запрос и от внешней организации?
Если документом-запросом может быть запрос от внешней организации, то как осуществить расположение документов в деле в хронологическом порядке? Ориентироваться на дату документа-запроса?
Здравствуйте! Документ-запрос может быть как исходящим, так и входящим (от внешней организации), смотря кто является инициатором запроса. Располагаются документы в переписке, начиная с документа-запроса (самого раннего).
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, разве нормативные правовые акты (приказы) списываются «В дело»? На лицевой стороне приказа надо писать как он исполнен?
Здравствуйте! На распорядительных документах не делаются подобные отметки. Приказы подшиваются в дело после оформления подписей ознакомления.
Здравствуйте!
Накопилось несколько вопросов, хочу их задать. Подскажите, пожалуйста, возможно ли для дел временного хранения формировать их томами «как есть», без пересчета по 250 листов? Нужно ли удалять скрепки и скобы из этих дел? У нас к каждому документу идет листок резолюции руководителя, необходимо ли его удалять из дела?
Просто формулировка «дела временного хранения подлежат упрощенному порядку формирования» как-то неоднозначно звучит.
Здравствуйте! Дела временного (до 10 лет) срока хранения можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются, количество листов может превышать 250, металлические скрепления не изымаются и т.д. Важно, чтобы была оформлена обложка дела с указанием наименования организации, структурного подразделения, индекса дела, заголовка дела по номенклатуре и срока хранения дела.
Здравствуйте!
Возник вопрос, можно ли при формировании дел по лицевым счетам объединять в одном томе разные буквы? Дела формируются по годам и по алфавиту (фамилии работников). Но бывает ситуация когда на одну из букв (например Ш или Щ) документов очень мало. Реально ли их объединить или это не допускается?
Также хотелось бы уточнить, сколько лет хранятся личные карточки по прохождению инструктажа 5 или 75 лет (в перечне не удалось найти).
Здравствуйте! В одном деле могут быть подшиты хоть все лицевые счета (от «А» до «Я»), лишь бы дело не превышало 250 листов. Если работников много, то можно включать в 1 том ФИО по нескольким буквам.
По поводу второго вопроса. Поясните, какой инструктаж: по правилам техники безопасности? противопожарный? В перечне есть журналы учета проведения инструктажа. Посмотрите.
Добрый день! Спасибо за оперативный ответ!
По поводу второго вопроса, документ называется «Личная карточка по прохождения инструктажей, обучения, стажировки, проверки знаний по охране труда и допуска к работе». Организация ОАО «РЖД». У них есть ведомственный приказ по делопроизводству от 2006 года, но там тоже по этому поводу ничего не нашел.
Про «журналы» в перечне видел, но здесь речь идет именно о личных карточках (формат А4, на одном листе на каждого работника) за 2003—2006 годы. Вот и возник вопрос, надо ли их хранить или можно списать?
Здравствуйте! Поскольку в перечне нет подобных карточек, надо ориентироваться на срок хранения журналов инструктажа (10 лет). Если же вы ведете журналы, а карточки – как вспомогательный документ, то карточки можно списать, сделав в акте отметку «оставлены журналы…».
Добрый день! Подскажите, пожалуйста! можно ли объединить приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет с приказами административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения так же 5 лет. Организация маленькая: 2 человека, этих приказов накопилось с 2012 года от силы 10-15 и тех и других. Срок хранения ведь у них один. Спасибо!
Здравствуйте! В вашем случае можно объединить приказы по срокам хранения.
Добрый день! Подскажите, в дело Переписка надо подшивать приложения к сопроводительному письму? В тексте письма есть отметка о наличии приложений. Или будет достаточно только само сопроводительное письмо?
Здравствуйте! Приложения подшивать надо, так как само сопроводительное письмо не раскрывает содержание переписки.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как и куда подшивать письма, не требующие ответа, т.е. те, которые «для сведения» сотрудники с ними ознакомлены и возвращают мне без комментариев...
Здравствуйте! Не следует заводить для таких писем отдельное дело. Храните их в делах с перепиской по направлениям деятельности. Переписка со сроком хранения «5 лет ЭПК» впоследствии проходит полистную экспертизу ценности, т.е. часть документов может быть оставлена на постоянное хранение, остальные, в том числе подобные письма, отобраны к уничтожению.
можно ли сформировать в одно дело переписку и приказы?
Нет, это грубое нарушение правил формирования дел.
нужно ли где-то делать отметку об изъятии документа из дела?
Здравствуйте! Сначала поясните, кто изымает документы, и из каких дел – постоянного хранения, по личному составу или др.?
Здравствуйте! Вопрос такой: Лицевые счета по заработной плате работников разделены за год на два тома. Том 1 «А-К», том 2 «М-Я». Работники архива рекомендуют не проставлять номера томов в описи. Многотомье проставляется, говорят они в том случае, если дело делится в пределах буквы, например Т.1 «КА-КО», том 2 «КР-КУ». А у нас в отделе принято при разделении на буквы указывать номера томов. Правы ли они? Спасибо за ответ
Здравствуйте! Во втором случае тоже не указываются номера томов, так как в заголовках дел конкретно указано, на какие буквы сформированы лицевые счета в каждом томе. Номера томов указываются если: «К». Том 1. «К». Том 2.
Добрый день.
Подскажите, как правильно составить номенклатуру дел. Индексный номер руководства — 01, канцелярии 13. Как оформит переписку с филиалами по основным направлениям деятельности — 01-24 или 13-24.
Здравствуйте! Если переписка формируется и хранится в канцелярии, то -13-24, если у руководства, то – 01-24.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, допустимо ли класть в личное дело фотографии, статьи о человеке, его статьи или лучше отдельно иметь дело с кадровыми документами, отдельно с прессой и отдельно с фотографиями?
Здравствуйте! В личное дело формируются служебные документы, касающиеся трудовой деятельности (стажа) работника. Это анкета, заявления о приеме, перемещении увольнении, копии приказов и т.п. К анкете прикладывается (наклеивается) фотография. Другие личные фотографии, а также статьи и пр. в личное дело не формируются. Эти документы по решению ЭПК архивного органа могут составлять отдельный личный фонд руководителя крупной организации, либо заслуженного работника, имеющего государственные награды, ученые звания и т.п.
Да, но если сотрудником архивного органа, уже после завершения кадрового делопроизводства, большой комплекс дел был сформирован и прошит именно так — со всем комплексом документов о человеке — это нарушение? Надо ли расформировывать такое дело? На что при этом ссылаться?
Здравствуйте! Если вы подшили в личные дела различные личные фотографии и вырезки из статей, это, конечно нарушение. Я бы рекомендовала исправить ошибку и расшить дела. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, посоветуйтесь со своим куратором.
Перечень документов, формируемых в личном деле государственного гражданского служащего, определен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела». В ст. 656 Перечня 2010 года перечисляются документы личного дела работника.
Здравствуйте. Спасибо за ответ. Подшиты они так были как раз не мной, а именно сотрудником курирующего госархива, обрабатывающим дела по договору, и естественно, они не признают свою неправоту.
Добрый день! У нас в организации протоколом экспертной комиссии продлили хранение договоров на технологическое присоединение до бессрочного хранения (на основании п.80 Правил технологического присоединения, утвержденных постановлением правительства РФ от 27.12.2004 г. № 861 в редакции постановления Правительства от 20.04.2014 № 130). Но теперь возникает вопрос, как оформить опись постоянного хранения договоров и документов к ним (договоров очень много, более тысячи). Каждый договор оформить как отдельное дело (обложка, внутренняя опись, лист-заверитель, прошить в 4 прокола,), а потом поместить эти дела в том (до 250 листов), либо в алфавитном порядке либо но номерам. Но договоры некоторые могут быть переходящими, переписка по ним может длится годами. Что делать?
Здравствуйте! Оформлять документы с договорами на долговременное хранение следует только по завершении срока действия договора.
Здравствуйте! На данный момент прорабатываю папки, хранящиеся в архиве, дело в том, что номенклатуру в организации создали только в 2015 г., до это ни описи ни номенлатуры не было. Сейчас при переработке документов в архиве появилось множество вопросов — как быть если в папках объедены множество документов, в которых разные сроки хранения и разные статьи, можем мы просто взять максимальный срок хранения из этой папки?
Здравствуйте! По правилам вы должны разделить документы по срокам хранения.
Здравствуйте! Помогите разобраться, пожалуйста. Количество листов в деле 250 — это включая листы внутренней описи (при их отдельной нумерации), т.е. 3 л. внутренней описи + 247 л. документов или 3 л. внутренней описи + 250 л. документов? Если правильно первый вариант, тогда в 250 л. включаем и заверительную запись?
Здравствуйте! В заверительной надписи пишем: 247 листов, ниже — +3 листа внутренней описи, на обложке дела и в описи дел указываем 247 листов.
Спасибо за ответ. Получается, мы делали неправильно — у нас количество листов собственно документов 250 + внутренняя опись, т.е. общее количество больше, чем полагается по правилам формирования дела (не больше 4 см или 250 л). Но на обложке указываем 250 л.
Новые дела буду делать правильно, а что со старыми делать?.. Их много. В гос.архив дела не сдаем, т.е. только наш внутренний архив хранит — наверно, можно не переделывать?
Здравствуйте! Конечно, не переделывать, тем более что количество листов считается по листам, указанным в описи.
Спасибо за ответ!
здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какие требования к формированию архивного дела «Договоры с физ. лицами» (в деле подшиты договоры и акты выполненных работ), срок хранения 75 лет. Нужно ли подшивать по месяцу проведения платежа или по алфавиту?
Здравствуйте! Договоры формируются в хронологическом порядке (по дате самого договора) в пределах календарного года.
Подскажите, пожалуйста. Документ получен и зарегистрирован в 2015 году, исполнен и зарегистрирован в 2016 году. Куда подшивать ответ? В номенклатурное дело за 2015 или 2016 год? Спасибо.
Здравствуйте! Такой документ надо подшить в дело за 2016 год.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как поступить в данной ситуации. Исходящая и Входящая переписка формировалась весь год в отдельные папки. Я же устроилась в самом конце 2015 года в данную организацию. Ранее опыта работы с делопроизводством не имела. По номенклатуре дел, у меня есть дело «Переписка с органами местного самоуправления и другими организациями». Как я понимаю, все исходящие документы должны быть прикреплены к входящим, к которым они являются ответом/запросом. Но, просмотрев в архиве дела за прошлые годы и их номенклатуру дел, исходящие документы сшивались в отдельную папку с пометкой «исходящие». В номенклатуре такого дела не было, как и сейчас у меня. А за 2014 год вх/исх. документы подшиты в одну папку, но не как запрос/ответ, а в хаотичном порядке... как будто просто напихали для видимости... Можно ли в данной ситуации мне создать отдельный том дела с пометкой «исходящие», как это и было сделано в предыдущие годы?
Здравствуйте! Дела с перепиской должны формироваться по принципу: запрос-ответ. Неправильно формировать дела «входящие», «исходящие». Тем более, у вас в номенклатуре дел заголовок дела сформулирован правильно.
Добрый день. Документы в томе расположены в хронологической последовательности (приказы, переписка)
Сверху в томе должен быть подшит первый приказ или последний, а первый в самом конце?
И второй вопрос. Журналы регистрации Приказов и корреспонденции ведутся в электронном виде, Надо их распечатывать в конце года или можно оставлять как есть? Где это регламентируется?
Спасибо.
Здравствуйте! На стадии делопроизводства, пока документы хранятся в скоросшивателе, они располагаются в деле в обратном порядке (сверху последний номер, снизу – первый). При подготовке документов к архивному хранению документы перекладываются в хронологической последовательности: сверху первый номер, внизу – последний.
Распечатывать необходимо документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, ведущиеся в электронном виде. Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов можно не распечатывать. Это из практики. К сожалению, нормативными документами это нигде не закреплено.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дело «Приказ по основной деятельности», который содержит приложение 350 листов. В описи при передаче в архив мы пишем Приказы № 1-28
№2 8-29 и т. д. и соответственно оформляются корешки сформированных приказов, как будет следующее дело №30 Т1 и№30 т2 или часть 2
Здравствуйте! В заголовках дел следует писать номера приказов, без обозначения томов. Приказ с приложением на 350 листах следует разделить на два тома. Заголовок дела: «Приказ № 30 директора завода по основной деятельности. Том 1». «То же. Том 2».
Здравствуйте, спасибо за вразумительные ответы (даже по несколько раз). у меня вопрос касательно Формирования внутри дела Регламентов, Положений, Инструкций-дополнений и изменений к ним, в т.ч. должностных, в заключительной части каждого документа прописано Дополнения или Изменения являются неотъемлемой частью «Основного» документа. ВОПРОС: как формировать «Основные» документы и Дополнения если они утверждены в разных годах? По году заведения? Или все вместе, считать переходящими? Где и Что и Как отобразить, что документ разделен или вообще, что к нему имеются дополнения? Надо ли отдельно в описи выделять все Дополнения по Инструкциям? Нигде не прописано, только общее — по датам заведения... Потом же не найти Изм., Доп. Формировать можно по датам или номерам регистрации?
Здравствуйте! Чтобы не было путаницы в этом вопросе, лучше утверждать организационные документы (инструкции, положения, регламенты) распорядительными документами и формировать их вместе ними (в деле с приказами, распоряжениями), как указано в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Тогда подлинники организационных документов и изменения к ним будут подшиваться в деле с приказами (распоряжениями) как приложения к ним, храниться в отделе ДОУ (делопроизводства), а в структурных подразделениях по направлениям деятельности можно заводить дела с копиями этих документов. Например, в бухгалтерии будет формироваться дело с положением о премировании (копия), к нему будут прилагаться изменения за все годы. Срок хранения такого дела – ДМН (до минования надобности), поскольку это копия. Такое дело будет считаться переходящим. Только положения о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) лучше сразу формировать в составе личных дел (подлинники).
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста — допустимо ли передавать дело с заверенными копиями на государственное хранение?
Заранее благодарна
Здравствуйте! Заверенные копии документов имеют юридическую силу. Их можно передавать на государственное хранение, но только в случае порчи или утраты подлинников. О причинах отсутствия подлинников и замене их на копии в конкретных делах следует указать в предисловии к описи дел.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, в приказе о назначении ответ. за делопроизводство в структурных подразделениях можно ли, чтобы каждый раз не менять приказ при приеме-увольнении новых сотрудников, закрепить ответственность за должностями. Например,
ПРИКАЗЫВАЮ
Закрепить ответственность за делопроизводство в подразделениях за следующими должностями:
Общий отдел — старший секретарь
Финансовый отдел — помощник начальника отдела.
И 2-й вопрос — при назначении как им сообщить о том, чтобы они прописали это у себя в должностных инструкциях?
Здравствуйте! В приказе о назначении ответственных лиц должны быть прописаны конкретные фамилии с указанием должности. По второму вопросу. Надо сообщить ответственному лицу за составление должностных инструкций, можно в служебной записке, можно в устной форме.
Здравствуйте, подскажите как быть: Подшиваем и передаём в архив Приказы по основной деятельности. Всего пронумеровано 284 листа. Можно не делить на тома из-за 34 листов или в 1 том- 250 л, а в 2 том — 34 л.
Здравствуйте! При оформлении дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения одно дело не должно превышать 250 листов. В вашем случае следует сформировать два дела с приказами, поделив примерно пополам.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста!! Мы — автономное учреждение! Ежегодно мы заключаем договоры с Центром занятости нашего города на временное трудоустройство несовершеннолетних в качестве подсобных рабочих!! Как правило каждый работает 3-5 дней! С каждым мы заключаем трудовые договоры, которые готовит центр занятости. Скажите какой срок хранение документов по временному трудоустройству несовершеннолетних. В папку с документами входят: паспорт, инн, псс, направление Центра занятости, № лицевого счета для перечисления зарплаты и трудовой договор!!!
Здравствуйте! Согласно ст. 657 Перечня 2010 года трудовые договоры, договоры подряда хранятся 75 лет.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, в нашей организации на сегодняшний день сданы дела, завершенные в 2013 году. Соответственно составлены годовые разделы описей. Сейчас сдают на хранение дело, которое велось с 1996 по 2006 год. Каков порядок приема в архив такого дела? Как оформить в годовом разделе и где его расположить в помещении архива?
Спасибо!
Здравствуйте! Назовите, пожалуйста, что это за дело. Если это личное дело, либо какое-то наблюдательное дело (например, в кредитной организации), то его надо включать в опись по дате завершения (2006 год). Если это журнал регистрации или книга учета, начатый в 1996 году и законченный в 2006 году, то надо включать в опись по первой дате (1996).
Здравствуйте! Подскажите как поступить в ситуации, есть совместные распоряжения заместителей директора (замов много и у каждого своя нумерация и отдельные дела), нумеруются индексами через дробь (1р-5/25р-6). Оригинал распоряжения хранится в деле первого подписанта, а в другом копия? Если только в одном деле, по первой подписи — где во втором деле должна быть отметка, что оригинал искать там то. Во внутренней описи это не предусмотрено, а в листе заверителе отмечают лишь физическое состояние дела.
Заранее спасибо.
Здравствуйте! Не совсем понятно, что за документ издается в вашей организации. Распоряжение издается единолично руководителем организации, либо его заместителем, там должна быть одна подпись. Отметка о месте хранения подлинника документа делается в номенклатуре дел. В графе «примечание» указывается: «подлинник – д. 01-05».
Добрый день! Помоги разобраться с перепиской. Мы СМИ (газета). Периодически поступают письма как из организаций, так и администрации города, ее подразделений, на наши публикации (дают комментарии, просят опубликовать опровержения и т.д). К какой статье перечня относится такая переписка? Реже, на наши публикации поступают исковые заявления, начинаются судебные разбирательства.
Здравствуйте! Для основной части переписки подойдут статьи 32 и 34 Перечня 2010 года. Для переписки по искам – ст. 188 и 189.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно заполнить паспорт архива организации? Интересуют 2 раздел Сведения о документах, графы 1, 4, 8 что вносить в эти графы?
Здравствуйте! В 1 графе указывается общее количество дел, в 4 – количество дел, на которые описи уже утверждены или согласованы ЭПК архивного учреждения, в 8 графе указывается, сколько дел за год образуется в организации (высчитывается среднее число). Все данные указываются отдельно по делам постоянного хранения и по личному составу. Лучше сразу заполнить 4 графу (взять показатель по утвержденным описям). Затем заполнить первую графу: к показателю 4-й графы прибавить дела, не включенные в описи или значащиеся по неутвержденным описям.
Здравствуйте! Мне нужно сформировать дело «Документы проверок организации...» (постоянного хранения). Среди сданных документов много ксерокопий, отсканированных, без печатей, незаверенных. Если их не подшивать, то мало чего останется. Мы — источник комплектования гос.архива. Как правильно поступить?
Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного архива, то вам лучше проконсультироваться по этому вопросу с куратором, показав документы. Заочно провести полистную экспертизу ценности документов сложно. Общие рекомендации по данным документам: акты проверок должны быть подлинными, с датами и подписями. К актам могут быть приложены копии документов организации, лучше заверенные.
Добрый день! У меня к Вам 2 вопроса.
1. Как правильно формировать в дела трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, отдельно друг от друга или вместе, т.к. у нас договоры формируются отдельно от личных дел и доп. соглашения тоже?
2. Как поступить, если в нашей организации все заключенные за год договоры сдавали в архив и сшивались в дела, т.е. в архиве хранятся договоры работающих и уволенных сотрудников? Я думаю, например с этого года начиная нужно оставлять в отделе кадров договоры на вновь принятых, а договоры уволенных пусть вынимают из папки и сдают в архив.
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Чтобы не было путаницы, лучше формировать трудовые договоры в составе личных дел. Тогда всё встанет на свои места: договоры на работающих сотрудников и дополнительные соглашения к ним будут находиться в личном деле, в кадровой службе. После увольнения работника личное дело вместе с трудовыми договорами передается в архив для включения в опись дел по личному составу (или в опись личных дел).
В вашем случае надо ежегодно передавать дело с трудовыми договорами и доп. соглашениями в архив, независимо от того, уволенные это сотрудники или работающие. Архив должен включать дело с трудовыми договорами в опись дел по личному составу. В этом случае затрудняется поиск необходимого договора или доп. соглашения.
Подскажите, пожалуйста:
1. дела недолгосрочного — до 10 лет срока хранения можно не раскладывать в хронологической последовательности?
2. дела постоянного-долговременного срока хранения нужно сдать на переплет в гос.архив. Как правильно их оформить?
3. Можно ли сдать постоянные дела на переплет за старые года?
Заранее благодарю
Здравствуйте!
1. Дела с временного (до 10 лет) срока хранения необходимо систематизировать по годам и срокам хранения, впоследствии это облегчит их списание.
2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению (с переплетом или подшивкой) и включению в описи дел. Организация может сама провести упорядочение документов, может заключить договор с государственным архивом (это платная услуга). Правила оформления документов, составления описей дел изложены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (приложение 28).
3. Все дела постоянного хранения должны быть оформлены в соответствии с Правилами.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, документы о ликвидации организации сколько хранятся? Спасибо
Здравствуйте! Согласно ст. 37 Перечня 2010 года документы о прекращении деятельности организации хранятся 15 лет после прекращения деятельности организации. Решения о прекращении деятельности хранятся постоянно.