Лист-заверитель дела
Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:
- количество листов дела,
- литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать,
- для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),
- при наличии внутренней описи указывается количество ее листов отдельно от количества документов дела.
Особенности состояния и формирования дела часто не заполняют. Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д.
Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.
В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела.
Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте!
Подскажите, лист-заверитель составляется на каждый том дела, или же 1 лист-заверителя на все тома в деле?
Здравствуйте! Чтобы можно было отмечать особенности формирования и состояния каждого отдельного тома, лист-заверитель подшивают в конце каждого тома.
Добрый день! Скажите пожалуйста, если в деле отсутствует одно распоряжение (было отменено), то эта информация указывается в пропущенных листах?
Здравствуйте! При оформлении дела в листе-заверителе делается отметка: распоряжение № 5 отсутствует (аннулировано). А отменяется распоряжение обычно другим распоряжением и тогда нумерация не должна быть нарушена.
Добрый день, подскажите пожалуйста, как оформить пропуск приказа по личному составу? Дело в том, что при подготовке дела к архивному хранению была обнаружена техническая ошибка, приведшая к пропуску в реестре приказов по личному составу за год приказа № 11-Л. В связи с вышеизложенным данный в приказ в организации не издавался.
Здравствуйте! Пропущенные номера приказов отмечаются в листе-заверителе дела: «приказ № 11-л отсутствует в связи с технической ошибкой при регистрации».
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, нужно ли указывать в листе-заверителе, что некоторые документы напечатаны на черновиках (в подразделении некоторое время была напряженка с чистой бумагой)?
Здравствуйте! Поскольку в листе-заверителе указываются особенности физического состояния и формирования дела, то вполне уместно будет отметить, что часть документов напечатана на черновиках.
Здравствуйте! Какую дату правильнее ставить на листе-заверителе после подписи? Сдала опись на согласование в гос. архив, и начала клеить обложки и подписывать листы-заверители (пока опись согласовывается). По идее, если я отдала опись, то все уже должно быть готово. И значит, дата после подписи в листе-заверителе должна стоять более ранняя, чем дата согласования описи ЭК организации?
Здравствуйте! Опись составляется после упорядочения документов, соответственно, даты в листе-заверителе должны быть более ранние, чем дата согласования ЭК.
Здравствуйте! каким образом лист-заверитель оформляется в книгах? подшивается или приклеивается на последний чистый лист, или на внутреннюю сторону обложки?
Здравствуйте! Лист-заверитель в книге оформляется на последнем чистом листе, пишется от руки. Если незаполненного листа нет, то лист-заверитель приклеивается к внутренней стороне обложки книги.
Здравствуйте. В журнале регистрации по личному составу (75 лет, обычная тетрадь) лист-заверитель заполняем на последнем чистом листе. Между заполненными листами (вначале) и листом-заверителя есть чистые листы (незаполненные). Подлежат ли они нумерации? Спасибо за ответ.
Здравствуйте! При нумерации листов дела чистые (незаполненные) листы не нумеруются.
Здравствуйте. 1. По протоколу журнал учета аттестационных листов должен быть в начале заведения прошнурован, пронумерован, печать. Если чистые листы не нумеруются, как быть?
2. Запись происходит раз в пять лет. Получается, что это не переходящее дело. И не докажешь.
Здравствуйте! Лист-заверитель оформляется после завершения дела (журнала), и он не обязательно должен совпадать с записью о количестве листов в журнале. По второму вопросу. Если речь идет о том же журнале, то это как раз переходящее дело.
Здравствуйте.
1. (Должны обязательно) Журнал протоколов аттестационных листов прошнуровали, пронумеровали (45 листов), печать. Как лист-заверитель оформлять после завершения дела, если уже написано — 45 листов?
2. В это журнале сделана последняя запись в 2010 г., в 2011, 2012, 2013 — нет. Планируется в 2014 г. И оно считается переходящим делом? А как предыдущие ответы: Если в течение года записи не было, оно не будет переходящим делом.
Здравствуйте! 1. Вы пронумеровали листы журнала, а заполненных листов по завершении дела может быть меньше. И форма записи другая. 2. Поймите разницу. Например, инструкция по делопроизводству разработана, утверждена. Документ (дело) можно подшить, пронумеровать, как говорят, «закрыть». А подобный журнал можно вести 15-20 лет, и Вы не можете его «закрыть», пока он ведется. Это и есть переходящее дело
Здравствуйте! У меня такой же вопрос.
Если всё-таки заполненных листов меньше в журнале (45 л.), а изначально при заведении дела (журнала учета приказов по осн. деят-ти) пронумеровано 200 листов, и в заверительной надписи указано «прошито 200 листов», а при завершении дела вписали: «заполненных 45 листов», то:
1. заполняется лист-заверитель дела, он приклеевается к последнему чистому листу, который расположен после заполненного;
2. указывается в нём:"В деле прошито и пронумеровано 45 листов (т.е. количество заполненных), с 1 по 45";
3. на обложке дела пишется: «На 45 листах»?
Спасибо заранее за ответ!
Здравствуйте! Вы всё правильно поняли. В листе-заверителе и на обложке дела указывается количество заполненных листов (45), лист-заверитель приклеивается к оборотной стороне последнего листа. Можно лист-заверитель не вклеивать, а заверительную надпись оформить (написать от руки) на последнем чистом листе журнала.
Здравствуйте! При оформлении дел Распоряжений за 2011 г. у некоторых документов не хватает приложений, а также в дело решили включить лист ознакомления и его тоже в некоторых документах не хватает. 1.Как проставлять нумерацию? 2. Как тогда это указать в листе-заверителя? 3. Как указать в листе-заверителя информацию, если в документах имеются исправления (пример год напечатан 2010 и ручкой синей исправлен на 2011 г.). А также обложку дела оформлять какими чернилами?
Здравствуйте! 1. Нумеруется фактическое количество листов, прошитых в деле. 2. В листе- заверителе указываются отсутствующие приказы, отсутствующие приложения (если они были оформлены именно как приложения к приказам). 3. Исправления в тексте приказа не указываются, это делается в делопроизводстве, при подписании приказа. Обложки дел можно оформлять шариковой ручкой.
добрый день, а лист заверитель заполняется от руки или можно напечатать?
Здравствуйте! Лист-заверитель может быть распечатан, может быть заполнен и от руки. Обычно печатается шаблон, а данные о количестве листов, подпись, дата и другие изменяющиеся сведения заполняются от руки.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работаю в университете (не секретарем), но мне поручили сдать документы в архив (книги о присвоении квалификации, книги с протоколами заседаний ГАК). Вопрос в том, кто должен делать дырки на книгах, брошюровать их, составлять лист-заверитель и опись? Я или это дело уже сотрудников архива? Спасибо!
Здравствуйте! Это зависит от распределения обязанностей в каждой конкретной организации и должно быть отражено в локальных нормативных актах (инструкции по делопроизводству, должностной инструкции и др.).
Здравствуйте. Подскажите как правильно написать в листе-заверителе подшито или прошнуровано? И если есть разница, то какая? Спасибо.
Здравствуйте! Образец листа-заверителя приведен в «Основных правилах работы архивов организаций» (приложение 9). В соответствии с ним надо писать: «В деле подшито и пронумеровано».
Здравствуйте! Хотелось бы узнать, можно в лист-заверитель вносить исправления. Например, в деле находится 243 листа, в листе-заверителе указано 245 листов. Можно ли в этом случае зачеркнуть 243 и указать 245 или нужно составить новый лист-заверитель. В том случае, если следует составить новый, то старый лист-заверитель следует изъять или его нужно оставить в деле, но перечеркнуть?
Здравствуйте! Согласно п. 3.6.15. «Основных правил работы архивов организаций» при исправлениях в нумерации листов составляется новый лист-заверитель, старый зачеркивается, но сохраняется в деле.
То есть пересоставляется новый лист-заверитель даже в том случае, если листы правильно пронумерованы, а просто описка в листе-заверителе допущена? Замазывать корректором в случае описки нельзя?
Здравствуйте! Конечно, описку можно исправить корректором.
Здравствуйте. Мне нужно прошить приказы по личному составу за 1997—2006 гг. Отсутствует много приказов в делах. Каким образом это отобразить в заверителе? Или возможно еще что-то необходимо сделать?
Здравствуйте! По возможности надо восстановить отсутствующие приказы (разыскать, компенсировать заверенными копиями). Если же это невозможно, то в листе-заверителе делается отметка об отсутствии приказов: «отсутствуют приказы № 13, 28, 75…». Если же при регистрации была допущена ошибка в нумерации приказов, то пишется: «номера приказов 10, 29, 100 пропущены в связи с технической ошибкой при регистрации».
Добрый день! Возникли разногласия по правильному расположению листа-заверителя в деле — располагается также как все документы для прочтения или переворачивается, т.е. удобен для прочтения при открытии задней крышки?? Слово книга в положении «в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа» — это дело или книга в общепринятом смысле в типографском переплете? Спасибо!
Здравствуйте! Лист-заверитель располагается так же, как все документы (запись — не на оборотной стороне).
Добрый день! Мы составили опись личного состава, на каждого уволенного завели отдельное дело, теперь нам нужно составлять и отдельные лист-заверить и внутреннюю опись, ка каждую папку (дело) тоже отдельно?
Здравствуйте! Если каждое личное дело подшито отдельно, то на каждое дело составляется внутренняя опись документов дела и лист-заверитель.
Спасибо вам огромное за ответы! А что делать с карточками Т-2, их так же подшивать, составлять внутр.опись и т.д.?
Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 на уволенных сотрудников формируются по году увольнения в алфавитном порядке, подшиваются. Внутреннюю опись документов к делу с карточками составлять не обязательно, правила этого не требуют.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в деле нет литерных номеров листов, пропущенных номеров листов, листов внутренней описи и нет никаких особенностей физического состояния и формирования дела, надо ли в листе-заверителе дела делать об этом какую то отметку?
Здравствуйте! В этом случае эти разделы просто не заполняются.
Здравствуйте!
Подскажите, как быть, если приехала проверка и выявила ряд ошибок, после которых необходимо в каждое производство добавить недостающие документы (листы) — можно ли вклеить эти листы? Или необходимо расшивать и вшивать? И нужно ли пересоставлять опись или достаточно внести отметки об этих листах как литерных в листе-заверителе?
Здравствуйте! Если это 2-3 листа, то можно вклеить их в дело и внести изменения в опись, сделать отметки в листе-заверителе. Если же это много листов, то лучше перешить дело и перенумеровать листы.
Здравствуйте. Каждый раз, когда заполняю лист-заверитель, сомневаюсь, права ли я: например, в дело «приказы..., том 1» подшито 243 листа — это сами приказы. К ним начальник отдела составила опись в произвольной форме для облегчения поиска. Сама опись — 8 листов. Все вместе уже 251 лист. В деле должно быть максимум 250. В листе-заверителе я правильно указываю «...прошито и пронумеровано — 243 листа», в графе «+листов внутренней описи — 8 листов». Или у меня все прошито и пронумеровано 251 лист?
Здравствуйте! На обложке дела и в листе-заверителе указывается количество листов дела (в вашем случае – 243), без указания количества листов внутренней описи (оно указывается в отдельной строке).
Добрый день. В единице хранения листы некоторых документы содержать двухстороннюю информацию, т.е. 1 документ содержит информацию на 2 страницах. Надо эту информацию фиксировать в листе-заверителе, что лист № содержит оборотную сторону?
Здравствуйте! Действительно, зачастую текст документа печатается с использованием оборотной стороны листа. Однако при оформлении дел и нумерации листов нумеруются только листы, не страницы (то есть одна сторона листа). В листе-заверителе никак не отмечается наличие в деле «двухсторонних» документов.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, при формировании дела «Приказы по личному составу» надо ли в листе-заверителе указывать приказы, зарегистрированные под дробью, как особенность? И как это прописать?
Здравствуйте! В листе-заверителе указываются отсутствующие номера приказов, литерные и с дробью – нет.
Здравствуйте. Скажите как правильно пришивать лист-заверитель к делу? Куда должна быть обращена текстовая сторона листа-заверителя? Внутрь, т.е. как все документы в деле? Или текст должен быть обращен к задней стороне обложки дела?
Здравствуйте! Текстовая сторона листа-заверителя должна быть расположена внутрь дела (как все документы дела).
здравствуйте! подскажите, пожалуйста, а откуда вообще берется номер дела? Это номер по номенклатуре?
Здравствуйте! Номер дела – это индекс дела по номенклатуре дел. При составлении описи делу присваивается также архивный номер (порядковый номер в описи).
Здравствуйте. Какое количество листов проставлять в заверительной надписи и на обложке дела при наличии в деле литерных листов или при изъятии документов и наличии справки-заместителя? Фактическое или количество должно совпадать с последним номером листа в описи дела? Пример: по описи последний документ на листе №100, имеются еще 2 литерных листа (или 10 листов изъято и подшито 3 справки-заместителя). Спасибо.
Здравствуйте! В заверительной надписи и на обложке дела указывается фактическое количество листов дела, с учетом литерных и пропущенных листов. По поводу изъятых листов не понятно. Если документы были изъяты на стадии делопроизводства, то дело должно оформляться по завершении его делопроизводством, нумерация листов производится уже после изъятия документов. Если документы изымались из архивного дела, то в лист-заверитель вносятся изменения.
Евгения, добрый день!
1). В архив организации сдают книги нарядов, срок хранения 75 лет (типографский переплет). Внутренней описи нет, но ее и не надо, а вот надо вклеивать лист-заверитель? Сдают по старинке: внизу книги два прокола на нитке и приклеена бумажка: кол-во листов, должность, дата. Что будет правильно?
2). Можно ли книгу нарядов заводить в электронном виде или только на бумажном носителе?
Спасибо! Очень помогаете!
Здравствуйте! Лист-заверитель можно вклеить, но если в конце журнала есть свободные чистые листы, можно оформить заверительную надпись на последнем листе от руки.
Книгу можно вести в электронном виде, но если это дело долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, то при передаче в архив листы дела надо распечатать.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, если у меня изначально в деле было пронумеровано, например, 100 листов, а потом добавились два литерных, то теперь в листе-заверителе так и остается «подшито и пронумеровано 100 листов» и просто добавляется, что в том числе литерные 1А, 11А? Или следует указывать уже 102 листа? Ведь последний пронумерованный всё равно останется под номером 100...
Заранее большое спасибо!
Здравствуйте! В листе-заверителе и на обложке дела указывается общее количество листов дела, включая литерные номера (поэтому – «в том числе»). В вашем случае надо указывать 102 листа. Лист-заверитель не нумеруется, листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Если дело окончено, пришит лист заверитель, но позже еще что-то подшили (переписка), старый лист заверитель остается в деле или его надо убирать? Если остается, то нумеруется ли он и вписывается ли в опись? Спасибо.
Здравствуйте! Старый лист-заверитель зачеркивается, но остается в деле. Лист-заверитель, в том числе старый, не нумеруется и во внутренней описи документов не указывается.
Добрый день!
Прошу уточнить:
1. В количество листов дела, которое указывается на листе-заверителе, не включаются листы внутренней описи и сам лист-заверитель? Только листы дела?
2. В общее количество листов дела, которое указывается на обложке, также не включаются листы внутренних описей и сами листы-заверители? Например: в деле 195 листов документов + 3 листа внутренней описи + 3 листа-заверителя (были изменения). В листах-заверителях и на обложке дела указываем «В деле содержится 195 листов»?
Спасибо большое! Очень информативный портал
Здравствуйте! 1. В листе-заверителе указывается общее количество листов дела (количество листов самого документа или документов). Отдельной строкой в листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи документов дела: + листов внутренней описи 3 (три). Сам лист-заверитель не нумеруется и не учитывается.
2. На обложке дела и в описи указывается количество листов дела, без учета листов внутренней описи документов и листа-заверителя. В вашем примере – 195.
Здравствуйте!
1.Книги(канцелярские) с протоколами заседаний ГКК ведутся ,как переходящее дело, можно так?
2.В данной книге листы пронумерованы и подшиты (сколько проколов обязательно?), и чем нумеруются?
3.Заверительная надпись уже сделана. Приклеена на последней странице справа. Куда можно подклеить лист-заверитель?
5.Внутренняя опись здесь нужна и куда ее правильно приклеить?
Спасибо!
Здравствуйте! 1. Если протоколы заседаний комиссии ведутся в журнале, то можно вести этот журнал в течение 2-3 лет. Дело будет считаться переходящим. Нумерация самих протоколов каждый год начинается с первого номера.
2. Если книга (журнал) имеет твердый переплет, то дополнительно прошивать дело не надо. Листы дела нумеруются простым карандашом. В заверительной надписи указывается количество заполненных листов, чистые листы не нумеруются, количество протоколов не указывается.
3. Приведенная вами запись «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» обычно применяется в секретном делопроизводстве, в вашем случае это не надо. Лист-заверитель можно оформить от руки на последнем чистом листе журнала. Распечатанный лист-заверитель приклеивается в конце дела к внутренней стороне обложки дела.
5. В вашем случае внутреннюю опись составлять не обязательно. Если всё же она составлена, то приклеить её можно к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Добрый день! Если в году несколько тетрадей расчетных ведомостей, то из них формируется одно дело? или каждая тетрадь — это одно дело?
Здравствуйте! Все расчетные ведомости за год подшиваются в одно дело. Если дело превышает 250 листов, то оно делится на тома.
Здравствуйте!
Произошла реорганизация путем присоединения. В организации к которой была присоединена наша организация книги приказов по основной деятельности с 2004 года не прошиты, каждый приказ хранится в папке в отдельном файле. Описей и листов-заверителей, естественно, нет. Сейчас это все нужно оформить.
1. Дату в описи и листе-заверителе ставить текущую и подпись лица, который работает на данный момент?
2. По основной деятельности нужно составлять Опись № 2 или Опись № 2 составляется только по личному составу?
3. Какие документы по основной деятельности включаются в Опись № 2?
Здравствуйте! 1. При упорядочении дел и составлении описей в листе-заверителе, в описях дел проставляется должность и подпись работника, который оформлял документы, указывается текущая дата (на момент оформления дел).
2. Как правило, описи дел постоянного хранения присваивается №1, описи дел по личному составу — №2. Если эти номера уже заняты под другие описи, то присваиваются следующие номера. Приказы по основной деятельности включаются в опись дел постоянного хранения (опись №1).
3. В опись дел постоянного хранения включаются все дела и документы со сроком хранения «постоянно». В опись дел по личному составу включаются приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по заработной плате, личные дела и другие документы со сроком хранения по Перечню 2010 г. 75 лет, 45 лет, 25 лет. На личные дела может быть составлена отдельная опись. О номерах описей дел указано выше.
Здравствуйте, подскажите, если при выдаче дела в читальный зал, сотрудник обнаружил ошибку в листе заверители, каким образом он может внести изменения в заверитель, и как правильно после этого внести изменения в учётные документы (опись), например заменить количество листов, на основании какого документа?
Здравствуйте! При перенумерации листов дела, либо при обнаружении ошибок в нумерации, оформляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель перечеркивается, но сохраняется в деле. В описи дел делаются исправления в количестве листов, в примечании — отметка о дате нового листа-заверителя.
Добрый день!
В очередной раз нашла в просторах интернета, как заполнять лист-заверитель. Подскажите пжл, правильно ли это.
Например: В деле подшито и пронумеровано 250 листов; с № 1 по № 250. Литерные номера листов — 17а, 157а и пропущенные номера листов — 240.
В статье было сказано, что к общему кол-ву листов литерные номера прибавляются, а пропущенные номера отнимаются. Получается: 250+2-1=251. Значит, в листе-заверителе пишем, что подшито и пронумеровано 251, а не 250?
Спасибо!
Здравствуйте! В листе- заверителе указывается фактическое количество листов за минусом пропущенных и плюсом литерных листов. В данном примере количество листов – 251, вы правильно посчитали.
Здравствуйте!
Скажите пжл, какое количество литерных номеров может быть?
Трудовой договор состоит из 12 листов. Можно его внести в дело литерными номерами?
Спасибо!
Здравствуйте! Правила не оговаривают, какое количество литерных листов может быть в деле. Написано: в случае большого количества ошибок проводится перенумерация листов дела. В вашем случае вообще можно избежать литерных листов, если поместить документ в конце дела, продолжить нумерацию и составить новый лист-заверитель дела.