Образец внутренней описи документов дела
На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.
Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.
Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.
Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.
На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.
Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день.
Подскажите, пож-ста, по описи. Правильно ли я понимаю, что опись дела (например, опись приказов по личному составу) будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов...?
Спасибо!
Здравствуйте! По сути это одна и та же информация (например, о каждом приказе), но различие будет в форме этих описей.
Добрый день! Спасибо за ваш замечательный сайт. Изучаю теорию по архивному делопроизводству. Возник вопрос по внутренней описи. Как я поняла, она необходима НЕ для всех документов. А если например, нужно найти в архиве какой-либо приказ в определенном деле, в котором нет внутренней описи. Как искать? Перелистывать весь том дела? Или сначала смотреть дело с журналами регистрации этих приказов, там найти номер, а потом в деле, в котором хранятся сами приказы, искать уже сам документ.
Здравствуйте! Конечно, быстрее найти необходимый приказ в журнале регистрации приказов. Если его нет, то придется перелистывать дело. Некоторые организации составляют внутренние описи на дела с приказами и др. документами. Но, как Вы правильно поняли, правила этого не требуют.
Евгения, здравствуйте. В одном из ответов написано, что на обложке № дела = индексу дела из номенклатуры. А в образце внутренней описи запись такая: внутренняя опись документов дела № 08-24. Индекс 12-17/1367 письмо ОАО «Крук» о направлении прайс-листа. Что означает 08-24?
Здравствуйте! 08-24 – это индекс дела по номенклатуре дел организации. 12-17 – индекс дела поступившего письма (по номенклатуре дел ОАО «Крук»).
Евгения, здравствуйте. А какое может быть такое дело, где идет сбор документов под другим индексом. Если дело входящих документов, то оно хранится 5 лет, и ему не нужна внутренняя опись. Так ли это?
Подскажите, пожалуйста. Я работаю кадровиком в Государственном казенном учреждении. Сдаю дела в архив. Личные дела сотрудников никогда не создавались и не формировались в организации. Да и почитав интернет, пришла к выводу, что это не обязательная процедура для нашей организации. Но в местном архиве с меня требуют формировать личные дела сотрудников, да еще и восстанавливать за предыдущие года. Кто прав и как быть в этой ситуации??
Здравствуйте! Действительно, последние нормативные документы (ТК РФ) не содержат требования о ведении личных дел работников. Тем не менее, в государственных учреждениях принято заводить на сотрудников личные дела. Я бы рекомендовала Вам это делать, во-первых, потому, что это удобно для организации. Естественно, за прежние годы восстанавливать их не надо. Понятно и требование государственного архива, так как впоследствии документы по личному составу могут быть переданы к ним на хранение, им придется выполнять запросы (справки) по этим документам, а с личными делами это гораздо удобнее. Здесь должно быть решение организации. Если Вы категорически не хотите вести личные дела, попросите, чтобы государственный архив предоставил Вам основание (документ), в соответствии с которым организация должна вести личные дела работников.
Посоветуйте пожалуйста! Из законченного производством дела вышивается документ, взамен его вшивается справка-ЗАМЕСТИТЕЛЬ. Нужно или нет исправлять даты на обложке дела, т.к. дата этого документа выносилась на обложку? или даты выносятся на обложку на основании дат внесенных в опись и не важно вышит документ или нет.
Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов, подшитых (имеющихся) в деле.
добрый день! подскажите как лучше поступить, у сотрудника уже огромное дело и некуда подшивать новые данные, как можно сделать, например часть 2 личного дела на этого же сотрудника и как это оформить? и что делать с 1 частью?
Здравствуйте! Если дело превышает 250 листов, то его надо разделить на два тома. При этом не следует разрывать один документ на разные тома.
Не могу разобраться, а индекс документа будет какой? Если в номенклатуре индекс дела у нас на все личные карточки работников один номер.
Здравствуйте! На все тома дела с личными карточками будет один и тот же индекс, который значится в номенклатуре дел.
Спасибо за ответ! Извините за повторы вопросов, но никак не могу разобраться. Мы составили опись (личные дела), разделили по годам, к описи составили внутреннюю опись — в ней указаны личные дела всех уволенные сотрудников за год, и здесь же перечислили все документы, содержащиеся в личном деле. В номенклатуре дел по № 01-09 значится личные дела, так нам во внутренней описи на все содержащиеся документы в личном деле тоже указывать № 01-09? Тогда под наименованием документ дела № какой номер ставить?
Здравствуйте! У вас полная каша в голове по этому вопросу. Рекомендую вам внимательно изучить 3 раздел «Основных правил работы архивов организаций» (2002). При составлении описи личных дел архивный номер присваивается каждому делу. На каждом деле и в соответствующей графе описи указывается индекс дела в соответствии с номенклатурой дел этого года (соответствующей годовому разделу).
Внутренняя опись составляется не к описи, а к каждому личному делу. Она и называется – внутренняя опись документов дела, в ней последовательно указываются все документы, подшитые в деле. Внутренняя опись подшивается в начале личного дела. Во второй графе внутренней описи проставляется индекс документа (не индекс дела!!!), это может быть регистрационный номер письма или другого документа. Если номера нет, ставится «б/н».
Здравствуйте! Нужно ли составить внутреннюю опись бухгалтерских документов?
Здравствуйте! Правила не содержат требования по составлению внутренней описи для бухгалтерских документов.
Здравствуйте! Подготавливаем к сдаче документы своей организации в гос.архив на хранение. У меня вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно систематизировать Карточки Т-2 (типовые ф.Т-8 и унифицированные карточки утвержденные от 05.01.2004 № 1). Карточек Т-2 более 500 шт., их необходимо складывать в деревянные ящики (систематизируя по алфавиту и по годам) или в картонные коробки? Существует наглядный образец, как выглядят правильно оформленные карточки Т-2 для сдачи в архив? Заранее Вам благодарна.
Здравствуйте! Карточки ф. Т-2 на уволенных работников включаются в опись дел по личному составу по году увольнения, в пределах года формируются в тома по алфавиту фамилий, переплетаются или прошиваются в твердую обложку в 4 прокола. Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами.
Добрый день! Подготавливаем к сдаче документы своей организации в муниципальный архив на хранение. Проинформируйте, пожалуйста. Если формируется дело из нескольких личных дел, внутренняя опись составляется к каждому личному делу. А лист-заверитель тоже в конце каждого личного дела или один ЛЗ в конце самого дела? И можно ли внутреннюю опись заполнить в печатном варианте, а не от руки? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Внутренняя опись составляется к каждому личному делу. Ко всему тому для удобства пользования можно составить опись (№№ п/п, ФИО, №№ листов, примечание). Внутренние описи можно заполнить в печатном варианте, это даже лучше Лист-заверитель дела составляется один на весь том.
Здравствуйте! У меня к Вам два вопроса: 1. Документы уже подшиты. При приемке дел в архив во внутренней описи дел обнаружилась ошибка. В графе индекс документов проставлен индекс дела. Что делать? Переподшивать заново дела меняя при этом внутреннюю опись? Или можно как-то исправить данную ошибку? 2.Подшиваются ли в личные дела уволившихся сотрудников личная карточка по форме Т-2 или нет. Обязательно ли соблюдать порядок подшивки документов личного дела. Например, порядок подшивки документов личного дела сотрудника таков: личная карточка Т-2, контракты о найме на работу, личный листок по учету кадров, справка-объективка, автобиография, заявление о приеме на работу, приказ документы об образовании. Заранее благодарю.
Здравствуйте! 1. В данном случае во внутренней описи можно сделать исправление с помощью штрих-корректора. 2. Личные карточки ф. Т-2 в личные дела не подшиваются, они формируются в отдельное дело по году увольнения, карточки в деле располагаются в алфавитном порядке. Документы в личном деле располагаются в хронологической последовательности, но в начале дела помещается личный листок по учету кадров или анкета.
Здравствуйте! У меня к Вам 2 вопроса: 1. Я пришла работать в школу, а там в личных делах нет внутренних описей документов, мне надо их составлять? 2. Можно личным делам присвоить н-р: 03-02-15/16, где 03-02 — № по НД, 15 -порядковый номер в журнале учета личных дел, 16 — год заведения личного дела. Заранее спасибо!
Здравствуйте! По правилам к личному делу оформляется внутренняя опись документов дела. Так что лучше сразу доработать это, составить внутренние описи, чтобы впоследствии не было проблем при передаче дел.
При оформлении личных дел уволенных работников на обложке дела проставляется индекс дела по номенклатуре (в вашем случае 03-02). Отдельно проставляется архивный номер согласно описи дел. Для учета личных дел в текущем делопроизводстве (личных дел работающих сотрудников) ваша нумерация вполне подходит.
Добрый день! Формирую дело «Приказы по основной деятельности».
Первый том — в приказе № 4-од приложения — 13 штук. Объем 307 листов. Можно ли оставить все в одном томе? Толщина дела 2.5 — 2.7 см.
Здравствуйте! Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то такое отступление от правил следует согласовать с архивом. Если же документы остаются на хранении в организации, то в данной ситуации можно оставить дело объемом 307 листов.
Здравствуйте, я недавно работаю в школе секретарем. В личном деле учителя внутренняя опись старого образца еще не закончена, но она без графы — номера листов. Можно ли дорисовать карандашом эту графу и проставить номера страниц. Можно ли приложить следующей страницей опись новую, согласно прилож. № 27 Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» или переписать все в новую опись (начиная с 1982 г.).
Здравствуйте! В любом образце внутренней описи документов дела, в том числе и в старом, есть графа «номера листов ед. хр.». Если внутренняя опись была оформлена неправильно, можно исправить, добавив графу. Последующие листы внутренней описи можно оформить по новому образцу.
Если у сотрудника (учителя) сменился паспорт, ему будет необходимо написать заявление о замене паспорта и на основании этого заявления секретарь сделает отметку в Т-2 и вложит в личное дело заверенную копию нового паспорта или достаточно без заявления внести в опись новый документ и вложить в личное дело?
Здравствуйте! Достаточно вложить копию документа в личное дело.
Здр! Нумеруется ли титульный лист и внутренняя опись личного дела при подшивке в общий том.
Здравствуйте! Обложка личного дела или титульный лист не нумеруется. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Сначала нумеруется внутренняя опись, затем с первого номера листы дела. В листе-заверителе отметка о количестве листов внутренней описи делается в отдельной строке. См. п. 4.22., 4.23. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Здравствуйте! При оформлении личного дела инспектор отдела кадров не соuласен с тем, что запись о количестве листов внутренней описи, подпись и дата дублируется во внутренней описи и листе-заверителе дела. Если внутреннюю опись и лист-заверитель дела заполняет один человек, можно ли из внутренней описи убрать и не заполнять строки о количестве листов внутренней описи, фио, подпись и дату составителя описи, а указать всё это в листе-заверителе дела?
Здравствуйте! Если составляется внутренняя опись документов дела, то надо заполнять все реквизиты в ней, в том числе данные о количестве листов внутренней описи, ФИО, подпись дата. Иначе документ будет как бы незавершенным. Лист-заверитель составляется уже позже, в ходе упорядочения дел и составления описей. В нем также надо заполнять все данные.
Здравствуйте! При оформлении внутренней описи на приказы. Есть задвоенные номера, но даты у них разные. Например: 123 от 21.07.2017 и 123 от 16.08.2017, но при этом между этими датами есть еще приказ (нормальной нумерацией и датами). В каком порядке такие приказы указывать в описи: по номеру или дате? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Во внутренней описи документов дела заголовки дел располагаются в хронологической последовательности (по датам). У вас нарушением является то, что существуют разные приказы под одним номером. В этом случае хотя бы к номерам приказов надо добавлять литерные или цифровые обозначения (123а или 123/1).
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, можно ли в одно дело сформировать несколько дел с приказами за разные годы (1 дело за 1 год всего лишь 33 листа) и как это правильно оформить, поскольку если составлять одну опись то получится что как бы есть задвоенные номера приказов, т.к. нумерация каждого гола начинается с 1. Заранее спасибо!
Здравствуйте! По правилам при оформлении дел постоянного и долговременного сроков хранения в одно дело формируются документы одного календарного года.
Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, что такое индекс документа во внутренней описи. Например, если это статистические отчёты организации или подлинники судебных актов.
Здравствуйте! Во 2-й графе внутренней описи документов дела проставляется регистрационный индекс документа – это номер в соответствии с регистрацией документа. Например, для приказов это будет номер приказа, для писем – индекс и регистрационный номер по журналу поступающих или отправляемых документов. Если отчет имеет регистрационный номер, то этот номер и проставляется во 2-й графе, если такого номера нет, то проставляется отметка «б/и» (без индекса). Судебные акты, как правило, имеют регистрационный номер.