Обложка дела – образец оформления
Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.
В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).
Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.
Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.
Обложка дела – образец оформления переписки
|
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК» (ООО «Бугорок»)
ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1
Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий
18 января 2012 г. На 242 листах |
Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.
|
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ» (ОАО «Прилив»)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28 Карапузов Максим Андреевич
06 апреля 2007 г. На 44 листах |
При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.
Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.
Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.
Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:
|
05-08 Том 1
Приказы о командировках
2012 год |
Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день, а подскажите, пожалуйста, как оформлять правильно корешок папок с приказами, служебными записками (ведь я так понимаю, что удобно видеть какую берешь папку, где оформлен корешок, а не только «титул»)...? Заранее спасибо)))
Дописала статью, ответ там
Подскажите, пожалуйста, обложку дела, передаваемого в архив заполнять вручную или можно напечатать и наклеить?
Спасибо.
Если организация не будет передавать документы на госхранение, то разумеется распечатывайте и наклеивайте для ускорения процесса.
Если организация является источником комплектования госархива, то надо узнать их отношение к этому. В нашем городе, например, позиция архива отрицательная к наклеиванию, поэтому как в старину обложки оформляем при помощи ручки. Но у них в госархиве всего один старый компьютер на целый отдел. Возможно архив в вашем городе более продвинутый.
Спасибо за ответ. Ещё один вопрос. Как подшить личные карточки (картонные). Если их подшивать обычным способом (4 прокола и т.д.), то потом не удобно просматривать. Может их подшивать как формат А-3?
У нас документы А3 прошиваются аналогично. Для обеспечения свободного прочтения и перелистывания страниц можно подклеивать полоску бумаги по левому краю карточки, потом прошивать.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, каждое личное дело сшивается отдельно или можно сшить все дела, например за 2011 год?
Добрый день. Прошивают личные дела только уволенных работников. Удобнее всего на каждого формировать отдельное дело. Допускается прошивать в одном деле документы нескольких работников в алфавитном порядке. Тогда во внутренней описи указывают номера листов документов Васечкина, Петрова и т.д.
Оформите обложку дела служебной переписки с Агентством по образованию за 2011 год. Я не знаю как оформлять, помогите.
Посмотрите образец обложки дела с перепиской в статье. Сделайте все как в примере. Заголовок замените на «Переписка с Агентством по образованию по вопросам …» [допишите о чем, обязательно указывать по какому вопросу переписка, хоть так «… по вопросам деятельности отдела»]. ДЕЛО № из номенклатуры, если нет номенклатуры, то ничего не пишут. Чтобы указать даты найдите в деле письма с наиболее ранней и поздней датой. Срок подберите по типовому перечню-2010, возможный вариант 5 лет ЭПК ст. 35.
подскажите, а надо ли подготовить приказ об утверждении корешков на папки, чтобы все структурные подразделения придерживались данной формы? Если да, то что кроме утверждения формы еще необходимо прописать в приказе.
спасибо.
Обычно вопрос об оформлении обложек дел (в том числе корешков папок) оговаривается в инструкции по делопроизводству. Поэтому приказом можно внести дополнение в инструкцию по делопроизводству в части оформления дел. Обычно в данную инструкцию включают образец оформления обложки дела и словами оговаривают, что корешок обложки должен содержать определенную информацию (например, индекс дела по номенклатуре).
Если в Вашей организации нет утвержденной инструкции по делопроизводству (тогда это плохо), то можно попробовать приказами вводить отдельные положения по работе с документами (половинчатое решение). Я полагаю, что приказом утверждать только форму корешка, если нет иных правил оформления и формирования дел будет нерационально.
Подскажите, как оформлять обложку дела,(в том числе для случая, когда дело содержит несколько томов), если в организации нет номенклатуры дел?
Тот же самый принцип оформления как в примерах статьи. Отличие в том, что заголовок придумывают в процессе текущей работы (когда появились документы и их надо хоть куда-то поместить), Дело № без указания индекса, номера томов проставляют по мере появления нового, срок хранения определяют по перечню или не указывают на обложке вовсе. Раз нет номенклатуры дел, то какие уж тут сроки. Понятно, что это не есть хорошо, получается хаос.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как нужно нумеровать личные дела, или это не обязательно делать?
Здравствуйте! Обычно нумеруют в целях учета и обеспечения сохранности. В текущем делопроизводстве номера на обложку переносят из Журнала учета личных дел сотрудников. Когда личные дела переданы в архив, номер берется из сводной описи дел по личному составу или отдельной описи личных дел, уволенных сотрудников.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста если организация сменила наименование в середине года, как оформить обложку для сдачи в архив. И изменения пишутся только за год или за все время существования??? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Считается, что дело относится к тому подразделению, где оно было завершено делопроизводством. Таким образом, за предыдущие годы не надо дела переоформлять. В архиве обрабатываются с наименованием старой организации, даже если таковой больше не существует на момент обработки.
Если наименование организации изменилось в середине года, то старое название берут в скобки, ниже указывают новое (в текущем делопроизводстве). В архиве будут обрабатываться с наименованием уже последней организации.
Здравствуйте!
Подскажите, обложку дела подшивают к документам в дело?
Здравствуйте! Для архивного хранения обложка прошивается (переплетается) вместе с документами дела. В текущем делопроизводстве, как правило, документы группируют в готовую папку и оформляют обложку (в т.ч. ее можно наклеить).
Добрый день! Подскажите как хранить в организации текущие договора с поставщиками,в отдельной папке на каждого поставщика или можно их группировать, например по алфавиту. В каких папках удобнее, т.к все время пополняются. Отсканировано около 300 договоров, с чего начать присваивать номенклатуру дел и составлять опись на каждое дело.
Здравствуйте! При небольшом объеме документов договоры можно хранить в одном деле, расположив их по алфавиту наименований поставщиков. Впоследствии такое дело можно разделить на 2-3 тома. При большом объеме удобнее завести на каждого поставщика отдельную папку. Так как подобные документы всё время пополняются (дополнительные соглашения, акты, накладные и т.п.), советую Вам формировать их в папки с файлами. Независимо от того, одно это будет дело или 300, им присваивается один номенклатурный номер (индекс) с заголовком «Договоры с поставщиками на поставку продукции и документы к ним». Можно каждой папке присвоить дополнительный номер (через дробь). Например, 03-21/1, где 03-21 – индекс дела по номенклатуре, 1 – номер папки. Для оперативного поиска на дела с договорами можно составить реестр, при формировании в одном деле – внутреннюю опись.
Добрый день! подскажите, предприятие сдает документы в архив. и не можем найти опись внутренних приказов по личному составу. В какой форме он сдается?
Здравствуйте! Если вы сдаете документы в ведомственный архив (архив вашей организации), оформляется сдаточная опись. Приказы по личному составу включаются в опись в хронологическом порядке. Внутреннюю опись документов к приказам по личному составу (то есть перечень всех приказов) составлять не обязательно.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если, например у организации мало поставщиков, можно ли договоры подшить за 2 года?
Здравствуйте! Так как срок хранения подобных документов – 5 лет после истечения срока действия договора (ст.436 Перечня 2010 года), можно на стадии делопроизводства хранить в одной папке документы за несколько лет. Впоследствии при отборе документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, придется полистно просматривать их.
Здравствуйте! Можно ли на обложке дела писать только сокращенное название организации или только полное. Или по требованиям обязательно необходимо как полное, так и сокращенное название. Спасибо
Здравствуйте! В соответствии с правилами на обложке дела пишется полное наименование организации. Но не будет ошибкой, если ниже в скобках укажете сокращенное наименование.
Добрый день! будьте добры-разрешите наши споры в отделе... суть вопроса в том, что мы не можем определиться какие ставить даты в строке «начато» и «окончено» на титульном листе ТОМА (в том случае, если дело разбито на тома)? это даты первого и последнего приказа, содержащегося в ТОМЕ или это даты начала и окончания ДЕЛА (к примеру:с 01.01.2012 по 31.12.2012 — и так на всех томах...) спасибо большое, будем благодарны за ответ!
Добрый день! Правильно – первый вариант: даты первого и последнего приказа в каждом томе.
Добрый день!
Подскажите пожалуйста, внутренняя опись составляется для приказов по личному составу? (прием, увольнение, перемещение) и нужно ли во внутренней описи указывать номер тома или он ставится только на обложке?
И еще, если несколько томов приказов по личному составу, номер дела остается тот же (в соответствии с номенклатурой) например, 02-02?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! На дела с приказами по личному составу можно составить внутреннюю опись для удобства пользования. Номер тома ставится только на обложке и в самой описи.
Индекс дела по номенклатуре (2-я графа описи) в данном случае ставится один и тот же (02-02), хоть на 10 томов.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, при формировании дела личных карточек сотрудников для сдачи в архив нужно составлять внутреннюю опись?
Если нет номенклатуры дел, то как нумеровать дела? (начиная с 1 и так далее)?
Можно ли объединить в одно дела приказы по личному составу (например, 2007 — 2011 годы), так как всего за этот период у нас 15 приказов?
Можно ли объединить в один том личные карточки сотрудников за тот же период потому что у нас их тоже всего 7?
Что делать, если у нас коммерческая организация и личные дела не формировались? Нужно ли отдельно формировать дело с заявлениями работников, приказами об отпусках и трудовыми договорами?
Будем благодарны за помощь
Здравствуйте!
Из документов по личному составу правила регламентируют обязательное составление внутренней описи документов дела только для личных дел. На дела с личными карточками ф. Т-2, лицевыми счетами можно составить внутреннюю опись для удобства пользования, особенно если объем дела доходит до 150-200 листов. В такой внутренней описи указываете: № п/п, ФИО, № листов.
Нумерация (проставление архивных шифров) не зависит от номенклатуры дел. Номенклатурный номер ставится во 2-й графе описи («индекс по номенклатуре»), в случае отсутствия номенклатуры дел, можно проставить отметку «б/и» (без индекса). Архивные номера ставятся с 1-го номера при первично обработке дел, в последующем нумерация продолжается.
В данном случае можно сформировать документы за несколько лет в одно дело («Приказы директора предприятия по личному составу за 2007—2010 годы»). Включаете это дело в годовой раздел описи за 2007 год (всегда по первой дате). С личными карточками поступаете аналогично.
Срок хранения трудовых договоров – 75 лет. Обычно они формируются в личных делах. Если личные дела не заводились, то трудовые договоры надо сформировать в дела по датам подписания договоров и включить их в опись дел по личному составу. Приказы на отпуска и заявления хранятся 5 лет. Их включать в опись не надо.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, а главную книгу обязательно вести?
Здравствуйте! Если Вы имеете в виду книгу бухгалтерского учета, Вам лучше обратиться к ФЗ «О бухгалтерском учете» и инструкциям по бухучету. У нас сайт по делопроизводству.
Здравствуйте!
Скажите, пожалуйста, надо сдать приказы по личному составу в архив, а у нас не хватает несколько, не потому, что мы их утеряли, а потому, что наш руководитель «забивает» номер, а вариант бумажный не делает. За несколько лет у нас масса таких пробелов, да и в канцелярии тоже самое по основной деятельности... Как нам оформлять внутреннюю опись? Что указывать в отсутствующих номерах?
Здравствуйте! Номера пропущенных приказов указываются в листе-заверителе к делу, например: «№ приказов 10, 26, 54 отсутствуют в связи с технической ошибкой». Во внутренней описи пропущенные номера не указываются.
Здравствуйте! подскажите пожалуйста можно ли писать несколько номеров статей на последней строчке? если да, то как это лучше сделать?
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, о каких статьях идет речь и где их надо писать (в каком документе?). В номенклатуре дел и на обложке можно указывать несколько, пишут через запятую.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста Главную книгу нужно подшить в картонную папку «Дело»? Вытащила ее из 1"С". И как пронумеровать листы, если книга в альбомном виде?
Здравствуйте! На основании ст. 361 Перечня главная книга бухгалтерского учета хранится 5 лет при условии проведения ревизии. А в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002) полному оформлению дел (подшивка, нумерация листов и пр.) подлежат только дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Так что главную книгу можно не подшивать и не нумеровать листы.
Добрый день. Хочу у Вас спросить. Как правильно принять документы с разных отделов. С чего необходимо начинать?
Здравствуйте! Начать надо с составления сдаточных описей. Каждый отдел должен составить сдаточную опись, в которую включаются документы постоянного и долговременного срока хранения. Отбор документов проводится на основании номенклатуры дел.
Добрый день. Подскажите,пожалуйста, при нумерации листов для последующей прошивки обложке присваивается номер?
Здравствуйте! Обложка дела не нумеруется, так же, как и чистый лист вначале, и лист-заверитель.
скажите пожалуйста заявления на отпуск в личное дело подшивается?
Здравствуйте! В личное дело подшиваются документы со сроками хранения «постоянно» и «75 лет», а приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления на отпуска имеют срок хранения 5 лет (по Перечню 2010 г. соответственно ст. 19а — прим. и ст. 665). Следовательно, заявления на отпуск в личное дело не подшиваются.
Добрый день, Евгения!
разместите пожалуйста еще один образец оформления обложки для книги приказов по основной деятельности или по личному составу
Здравствуйте! Поясните, о какой книге идет речь – журнал регистрации приказов или дело с приказами?
дело с приказами
Здравствуйте!
В заголовке дела с приказами по основной деятельности пишется: «Приказы № 1-205 директора общества по основной деятельности за 2011 год», остальное аналогично приведенному образцу обложки в статье
Здравствуйте, оформляю приказы по основной деятельности для передачи в архив, подскажите пожалуйста, нужно ли подшивать вместе с приказом приложение к нему? (например: приказ утверждающий положение об отделе нужно ли прикреплять само положение?) и как хранятся служебные записки? нужно ли их тоже прикреплять к приказам если они являются основанием приказа?
Здравствуйте! Приказы формируются в дело вместе с приложениями. Основания к приказам, в том числе служебные записки, в дело с приказами не подшиваются.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста как правильно подшивать приказы по кадрам, нужно ли с ними подшивать заявления от работников (например на увольнение)?
Здравствуйте! Заявления работников и прочие документы (основания к приказам) подшиваются отдельно от самих приказов.
Добрый день, Евгения!
Пожалуйста, подскажите. Если у меня все документы поместились в одно дело, я провела архивную обработку по всем правилам. Нужно ли мне ставить ТОМ № 1, если других томов не будет? Или грамотнее оставить строчку с номером тома пустой? Спасибо!
Здравствуйте! Номера томов ставятся только в том случае, если это 2 и более тома.
1. Личным делам при формировании присвоен шифр в соответствии с номенклатурой. При увольнении работника и передаче личного дела в архив сохраняется шифр или присваивается новый? Например, личное дело в текущем хранении было 278, в архиве оно только 27.
2. В архиве личные дела всё время расставляются по алфавиту накопительно за весь период (например с 2009 по 2013 годы)? Или сначала идет раздел уволенные в 2009 году и по алфавиту, уволенные в 2010 году и по алфавиту?
3. Есть ли какие-нибудь правила переплета личных дел? Как сделать корешок тверже, чтобы папки не заваливались?
Здравствуйте!
1. В соответствии с номенклатурой дел на делах указывается индекс дела (пример: 07-15). Приведенные Вами примеры (278, 27) – это, скорее всего, номера по описи. При передаче личных дел уволенных работников в архив организации составляется опись дел. Архивные номера (шифр) присваиваются делам в соответствии с описью.
2. В архиве все дела, в том числе, личные, хранятся в соответствии с описью – по архивным шифрам. Как правило, опись составляется по годовым разделам.
3. В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002) дела долговременного срока хранения переплетаются, либо подшиваются в твердую обложку (картон) в четыре прокола. Чтобы папка была тверже, надо подобрать более плотный картон.
Как подготовить карточки Т-2 старого образца для сдачи в архив? У них нестандартный формат, если их развернуть они будут больше А-4, а если свернуты пополам, то чуть больше половины А-4. Какого размера делать обложку по размерам карточек или брать формат А-4?
Здравствуйте! В таких случаях обложка делается по размерам карточек.
Здравствуйте! Где можно найти образец приказа об обязательной сдаче подразделениями документов в архив. Заранее благодарю.
Здравствуйте! Такого стандартного образца нет. Текст распорядительной части приказа зависит от того, какие документы передаются в архив (постоянного, долговременного, временного сроков хранения), утверждена ли в организации инструкция по делопроизводству с разделом о сроках хранения документов в делопроизводстве и т.д.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, на обложке указывается количество листов, включая количество листов внутренней описи? Или количество листов без листов внутренней описи?
Здравствуйте! На обложке указывается количество листов дела без учета количества листов внутренней описи документов.
Здравствуйте! Подскажите, когда начинаем том №2 дела, нумерация листов продолжается или начинается с единицы, и нумерация описи с 1 или продолжать.
Здравствуйте! Каждый том нумеруется отдельно, то есть нумерация листов второго тома начинается с 1-го номера.
Добрый день! Прошу разъяснить:
1. На титульном листе книг регистрации (например, приказов) указывается ли «на __ листах»?
2. Если в книге регистрации прошито и пронумеровано 100 л., а записи закончены на 85 л. и завели новую книгу, то на титуле как отметить «на 100 (или 85) листах»?
Спасибо.
Здравствуйте!
1. На книгах регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу указывается количество листов. 2. Указывается только количество заполненных листов (85).
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста! У меня два вопроса.
1) При разработке номенклатуры можно ли объединить Устав, ОГРН (изменения к нему), ИНН и разместить их под одним индексом под заголовком «Учредительные документы» (в скобках указать, какие именно документы под ними подразумеваются), несмотря на то, что у каждого документы есть своя статья в Перечне. И в графе «Срок хранения» указать все статьи, в соответствии с перечисленными документами.
2) Если организация небольшая. Документооборот очень маленький. Можно ли все входящие (исходящие) документы с одним сроком хранения (несмотря на разнородность тем) объединить в одно дело и присвоить один индекс, и в графе «Срок хранения» перечислить все номера статей, к которым относится переписка. А также, если возможно, дайте , пожалуйста, ссылку на нормативный документ, в котором описан такой вариант создания номенклатуры дел. Заранее Вас благодарю.
Здравствуйте! 1) В данном случае можно объединить документы в одно дело. 2) Не представляю, как можно сформировать в одно дело всю переписку организации. Например, в одном деле переписка с вышестоящими организациями о представлении отчетности и переписка по коммунальным платежам с предприятиями. Всё же переписку надо разделить.
Добрый день! Подскажите пожалуйста: 1. Номер внутренней описи проставляется по порядку? Например: Внутренняя опись приказов по основной деятельности ТОМ 1 будет первой, а ТОМ 2 — будет вторая опись? И нужен ли какой-то журнал введения описей? 2. Как должна выглядеть обложка архивной коробки дел, что на ней должно быть написано? 3. В каком виде описи дел должны хранится в архиве, в отдельной папке или как-то подкладываются к различным делам за год?
Здравствуйте! 1. Внутренней описи номер не присваивается. Журнал ведения внутренних описей не ведется. После составления описи дел во внутренней описи указывается номер дела: «Внутренняя опись документов ед.хр. №__». 2. На архивной коробке указывается № фонда, № описи, название фонда (организации), № коробки, за какие годы документы. 3. Описи хранятся отдельно, законченная опись подшивается, обложка описи оформляется.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно считать страницы личных дел, если запись ведется с обеих сторон? это одна страница или две страницы
Здравствуйте! По Правилам нумеруются не страницы, а листы дела. Даже если заполнена оборотная сторона листа, лист нумеруется как один.
Здравствуйте! Извините за глупые вопросы. Но я новичок. На обложке дела есть надписи «индекс дела» и «дело №». Это должны быть идентичные номера или нет? Я так понимаю, что индекс дела проставляется по номенклатуре. На обложке указывается «опись №». Номер описи проставляется после сдачи дел в архив и разделения дел на дела постоянного и временного хранения, или проставляются номера описей структурных подразделений, которые сдают дела. В архиве есть старые дела постоянного хранения, с тех пор изменились статьи по Перечню. Нужно ли менять номера статей на обложке дела и в описи дел постоянного хранения? Спасибо за ответы
Здравствуйте! В разделе «Дело №___» проставляется индекс дела по номенклатуре дел, выше (слева) проставляется номер дела по описи, номер описи на обложке дела не указывается. Номера описям дел присваиваются после упорядочения дел и составления описей. Как правило, опись № 1 – опись дел постоянного хранения, опись № 2 – опись дел по личному составу. Сдаточным описям номера можно не присваивать. В старые утвержденные описи исправления не вносятся.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если у меня в деле содержатся документы только, например за июнь—июль 2015 г. Как оформить правильно корешок дела?
Я правильно поняла, что если документы оформлены, например, за 2014 г., то крайние даты будут: 12.01.2014-31.12.2014. А на корешке мы пишем 2014 г.?
Спасибо вам огромное.
Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов, фактически находящихся в деле (например, 12.03.2015-22.11.2015). В плановых и отчетных документах указывается только год.
Здравствуйте! Спасибо Вам огромное за быстрый и ясный ответ.
Скажите, пожалуйста, при частичном оформлении дел оформляют ли обложку дела? Реквизиты такие же оставляют, что у Вас в примере? Еще раз огромное спасибо!!!
Здравствуйте! При частичном оформлении дел (для дел временного срока хранения), обложка дела оформляется полностью. Вам же легче будет работать с оформленными делами, впоследствии проще будет проводить экспертизу документов и дел, при необходимости передачу дел и пр.
Здравствуйте! На обложке дела (уже переплетенного) указано неверное количество листов (в журнале регистрации приказов указаны и чистые, незаполненные листы). Можно исправить закрасив и написать заново?
Здравствуйте! Можно исправить, зачеркнув старую запись, либо аккуратно замазать корректором.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если я из папок-регистраторов убираю документы в большие архивные папки (они значительно больше по объему обычных папок-регистраторов), нужно ли проставлять тома? Тогда ведь у меня меняется количество томов?
В номенклатуре дел указывается ведь кол-во первоначально заведенных дел, которые хранились ранее, пока я их не переложила в архивные папки.
Надеюсь я Вас не очень утомила своим вопросом. Спасибо огромное.
Здравствуйте! В архивные папки или коробки складываются не документы, а дела, сформированные и оформленные соответствующим образом (прошитые, пронумерованные и пр.). На архивные дела должны быть составлены описи.
В итоговой записи к номенклатуре дел указывается количество заведенных дел в делопроизводстве по окончании делопроизводственного года.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если у меня хранятся документы, подлежащие частичному оформлению (до 10 лет) (на данный момент они хранятся в папках-регистраторах, заведена обложка дела на регистраторе). Когда закончится 2015 г., что мне необходимо с ними делать? Листы я не нумеровала. Необходимо переплести их в твердую обложку? Если документы подлежат частичному оформлению, ведь не нужно проводить систематизацию внутри дела, оформлять опись, нумеровать листы, оформлять лист-заверитель дела? Спасибо Вам огромное за Вашу помощь. Очень приятно. Пишу Вам не первый раз.
Здравствуйте! Документы со сроком хранения до 10 лет можно не подшивать в твердую обложку и не нумеровать листы. Необходимо только оформить обложку дела, можно наклеить титульный лист на папку-регистратор.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, у меня есть дело «Планы работ», я его разбила на 4 тома (как мне указывать правильно на обложке дела крайние даты, ведь в плановых и отчетных документах указывается только год). Спасибо.
И еще у меня вопрос — если у нас есть папки с договорами, мой начальник захотел разбить по названиям организаций (в них содержаться разные года). Как я буду указывать тома? Ведь в номенклатуре дел один заголовок. Еще раз огромное спасибо за Вашу помощь.
Здравствуйте! На каждом томе отчета и в описи дел в разделе «крайние даты» указывается только год.
Под одним заголовком номенклатуры дел может быть сформировано несколько томов. Если это однотипные договоры с разными организациями, то они будут значиться под одним индексом.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как быть с личными делами. Кадровик должен во время работы составлять внутреннюю опись, а потом с этой описью сдавать уже в архив и мне не заводить опись? Или ей не нужно ее вести, а я подготовлю при сдаче лист заверитель, опись и наклейку прошито и пронумеровано? Спасибо!
Здравствуйте! Внутренняя опись документов личного дела ведется работником кадровой службы в процессе формирования дела. После передачи дел в архив работник архива проверяет опись, при необходимости вносит изменения или дополнения.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, каким документом регламентируются формы обложки, указанные в статье?
Здравствуйте! Форма обложки дела приведена в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (приложение 28).
Добрый день! Как формировать дела с личными карточками в соответствии с ФЕДЕРАЛЬНЫм ЗАКОНом ОТ 2 МАРТА 2016 Г. N 43-ФЗ "О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ». Пересмотрены сроки хранения документов по личному составу. Если они созданы до 2003 г., то срок хранения составляет 75 лет, а если после 2003 г., — то 50 лет. Я так понимаю, дела с ЛК уволенных до 2003 г. — хранить 75 лет, а уволенных с 2003 г. — 50 лет. Какие будут крайние даты дел с личными карточками? Дата окончания — год увольнения, а начато??? Спасибо!
Здравствуйте! По поводу крайних дат. На деле с личными карточками (ф. Т-2) уволенных сотрудников указывается только год увольнения. Согласно Федеральному Закону срок хранения документов по личному составу, созданных после 2003 года – 50 лет.
Здравствуйте! Как и какие документы нужно оформить для сдачи в гос. архив при ликвидации организации. Какие документы по начислению зарплаты сшиваются, достаточно ли сшить только расчетно-платежные ведомости организации? Спасибо!
Здравствуйте! При ликвидации организации на государственное хранение передаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2, личные дела, лицевые счета по заработной плате, либо расчетно-платежные ведомости. Все эти документы должны быть оформлены в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Дела должны быть подшиты, листы пронумерованы с составлением заверительной надписи, обложки дел оформлены. На все дела должна быть составлена опись дел по личному составу. По договоренности с архивом на хранение передаются также документы временного срока хранения, если срок хранения не истек на период ликвидации организации.
Здравствуйте!
Работаю совсем недавно. До этого работала с документами, но не в архиве. Подскажите, как нужно отражать в деле дополнительно внесенные документы. Например, дело закрыто в 1994 году, срок хранения 75 лет, в 2016 году появились дополнительные документы по делу. Прочитала, что вносится запись во внутреннюю опись и лист-заверитель. А как быть с обложкой? Как быть с описью за 1994 год, надо ли в старую утвержденную опись вносить изменения? Спасибо.
Здравствуйте! В таком случае на обложке дела и в описи дел по личному составу просто исправляется количество листов.
Можно ли для формирования личных дел использовать папку- скоросшиватель, вытянуть металлическую штучку и пришить на 4 дырки личное дело к задней стенке папки?
Здравствуйте! Скоросшиватели можно использовать для подшивки дел, удалив металлические скрепления, только дело подшивается не к задней стенке папки, а специальным способом. Главное условие, чтобы после прошивки дела нитки не были видны снаружи. Конкретно по технике прошивки дел можно проконсультироваться в государственном архиве.
Здравствуйте. Начинаю формировать архив организации с 2010 года, оформлено до этого ничего не было. Вопрос по оформлению обложки дела: если с 2010 по 2014 год у нас было ОАО, а сейчас АО, какое наименование организации указывать на обложке дел пост. хранения: на тот момент или на сегодняшний? А также наименование структурного подразделения и код организации сменились с 2016 года — какие указывать, на дату оформления обложки или какие были в 2010, 2011 и т.д. годах? Оформлять начинаем сейчас, а уже куча изменений за эти годы. И лист-заверитель подписываю ведь сегодняшней датой.
Здравствуйте! Лист-заверитель подписывается сегодняшней датой, а вот на обложке дела указывается то наименование организации и структурного подразделения, индекс дела, которые значились в соответствующем году (на обложке дела 2010 года – наименование организации в 2010 году).