Опись документов в архив
Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.
Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».
Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.
Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:
- делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
- указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
- проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
- должен утвердить начальник отдела.
Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день, подскажите при оформлении ОПИСИ ДЕЛ её № всегда должен состоять из таких элементов ( 05сп-08 )или можно просто валовым методом (1,2,3 и т.д.)?
Какой принцип нумерации ОПИСЕЙ ДЕЛ по личному составу, более 10 лет хранения ?
Какой принцип нумерации ФОНДОВ (если разделены по структурным подразделениям), по номеру структурного подразделения или валовым методом?
05сп-08 – это номер сдаточной описи структурного подразделения (сп), в примере 05 отдел сдает в архив документы за 2008 год.
На основании сдаточных описей составляют описи постоянного хранения, по личному составу и временного св. 10 лет хранения. Им присваивают валовым методом номера 1, 2, 3, …, т.е. для каждой новой описи в организации берут следующий свободный номер.
Все документы одной организации – это отдельный единый фонд. Номер ему присваивают в государственном архиве, обычно после первой передачи документов на госхранение.
Мне говорили на обучении, что можно внутри организации создать фонды (по подразделениям). Нужно ли это делать? Насколько действительно это необходимо?
Если нет тогда на описях по личному составу и т.д.
№ фонда просто не проставляем?
Спасибо большое за ответы!!!
Т.К. данные мелочи очень важны,но практически ни где не комментируются.
У нас в организации около 250 человек и 15 отделов. Нам хватает одной единой экспертной комиссии, единых сводных описей по категориям дел, единого сводного акта на уничтожение документов, одного дела фонда и т.п. С практической точки зрения нам не нужно дополнительное дробление на фонды внутри организации — тогда резко усложнится учет. А мы практически не заглядываем в сдаточные описи отделов после передачи дел в архив.
Проставляем номер фонда, который нам присвоили в госархиве (сдаем туда документы Архивного фонда РФ). Если нет этого номера, то ничего не надо указывать.
Добрый день! Спасибо за очень полезный сайт.
У меня вопросы по сдаточным описям. 1.Скажите нумерация дел в сдаточных описях одного структурного подразделения, так же валовая за несколько лет или нет? 2. В сдаточную опись одного структурного подразделения входят все дела и постоянного, и временного хранения и по личному составу или их тоже надо распределять? Как правильно?.3.Реестр описей это для сдаточных описей или архивных?
Здравствуйте! 1. В сдаточных описях нумерация дел каждый раз начинается с 1-го номера. 2. В сдаточную опись можно включать все передаваемые структурным подразделением дела. 3. Реестр описей составляется на описи дел постоянного и долговременного срока хранения.
Нужно ли делать внутреннюю опись каждого дела в архиве?
На боковой стороне дела, которое уже есть в архиве корешок приклеивается вверху или внизу?
Заранее благодарю.
Только в случае необходимости составляют. Подклеивают внутреннюю опись документов дела к обложке внутри за верхнюю часть.
Здравствуйте! У нас есть дела с 2005 года. Номенклатура дел за этот год не составлялась. Пожалуйста подскажите как указать в описи эти дела (нет не индекса, не сформулированного заголовка).
Здравствуйте! В таком случае можно использовать индексы дел и заголовки из номенклатур дел за предыдущие годы (2004, 2003). Если и их нет, в графе «индекс дела» ставьте б/и (без индекса), а заголовки формулируйте, исходя из состава документов дела.
Здравствуйте!
В нашем архиве не составляется единой сводной описи по категориям дел (есть только сдаточные описи). Насколько это обязательно? Если можно, дайте ссылку на документ, которым устанавливается обязательность этого документа.
Заранее благодарю за ответ!
Здравствуйте! Есть Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива 06.02.2002 и Закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Добрый день! У нас принято составлять описи дел на все документы — на дела временного, долговременного и постоянных сроков хранения и др. дела. Нумерация начата с января 2012г. Подскажите, пожалуйста, как нумеровать описи? Продолжаем нумеровать дальше или начинаем с №1, №2, №3 и т.д.?
Здравствуйте! Если речь идет не о сдаточных описях, то номера описей сохраняются. Например, описи дел постоянного хранения присвоен № 1 в 2012 году. Этот же номер у описи дел постоянного хранения будет и в 2013, 2014 и т.д. годах. Нумерация дел в пределах одной описи – сквозная за все годы до тех пор, когда количество дел в описи достигнет четырехзначной цифры.
После этого опись считается законченной и в последующих годах описи дел постоянного хранения присваивается другой номер. Такой же порядок для описей дел долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Для описей дел временного хранения такой порядок Правилами не предусмотрен, поэтом здесь поступайте на своё усмотрение. Логично присваивать этим описям номера с литерами, обозначающими структурные подразделения.
Добрый день. Дело «Журнал регистрации входной документации» заведено в 2008 г. структурным подразделением — №01/4 «Секретарь руководителя» и передавалось в архив по описям 2008 года (всего на хранении 6 журналов). После реорганизации в 2009 г. дело передано в «Общий отдел» №24. Как ставить на учет новые журналы с крайними датами, например, 30.07.2010-05.11.2012; 06.04.2012-30.10.2012 и т.д.? В 2008 г. общего отдела не было, номенклатуры дел тоже. Документы, которые хранятся в архиве, размещаются так, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и расположены в порядке ежегодных поступлений. Как не нарушить преемственность томов журнала? И таких дел (разных журналов) восемь. Буду благодарна за помощь.
Ирина
Здравствуйте! Крайние даты — это даты самой первой и последней записи в каждом журнале. Журналы нумеруют (проставляют № тома) только если в течение года их завели более одного. Дело относится к тому подразделению, в котором оно завершено делопроизводством. Поэтому документы за 2008 г. будут подразделения «Секретарь руководителя», но передачу в архив осуществляет общий отдел.
Спасибо, я поняла. Но осталось не ясно, по описям за какой год необходимо сдавать журналы, которые имеют крайние даты, например, 30.07.2010-05.11.2012; 06.04.2012-30.10.2012? По правилам за 2010 и 2012 соответственно. То есть, если раньше они включались в опись за 2008 год, то теперь, я не могу продолжить это ряд. Но ведь это один журнал. Возможно я не правильно рассуждаю, и это не важно? Хотелось бы узнать мнение специалиста.
Один журнал включается в опись дел один раз по начальной дате: 30.07.2010-05.11.2012 – в опись дел за 2010 год.
Здравствуйте! В архиве нашей организации есть дела со сроком хранения — 15 лет (скопились дела начиная с 1996 г). Нужно ли составлять на них опись? Как она должна называться? (у нас есть опись № 1 пост. хр. и опись № 2 по личному составу). И если составлять опись то можно ли составить одну опись за все годы или нужно за каждый год отдельную опись составлять? Заранее спасибо
Здравствуйте! 15-летний срок хранения имеют разные документы. Если речь идет о документах по личному составу (например, протоколы аттестационных комиссий), то их надо включать в опись дел по личному составу. На другие документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения можно составить отдельную опись. Если это однотипные документы, то в названии описи должно присутствовать наименование документов, если разные, можно – «опись № 4 дел долговременного срока хранения». Можно составить одну опись за все годы, предварительно включив в акт о выделении к уничтожению документы с истекшими сроками хранения (1996—1997 гг.).
Спасибо за ответ. Речь идет о Протоколах экзаменационной комиссии слушателей, к-е у нас повышают квалификацию. Этих протоколов скопилось очень много. Раньше они подшивались в папки с документами на слушателей (эти дела в обработку не отдавали, и в описях по личному составу их нет), сейчас выделили их в отдельные дела с 15-летним сроком хранения. Значит эти дела нужно вносить в опись по личному составу, а не составлять внутреннюю опись дел со сроком хранения свыше 10 лет?
Здравствуйте! Эти протоколы не надо включать в опись дел по личному составу, т.к. слушатели курсов – не работники вашей организации. Вам надо сформировать эти протоколы по годам и составить на них отдельную опись (опись № 4 дел с протоколами экзаменационной комиссии за 1998—2011 годы).
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как мне наладить работу архива? В нашей организации 30 лет накапливались дела: личные дела, приказы по личным делам, приказы по организации по основной деятельности, научные отчеты, лицевые счета сотрудников (при этом, только с 1973 по 1998 годы), далее бухгалтерия отказалась сдавать дела в архив (хранят в своей архивной). Есть сдаточные описи указанных выше дел, номенклатура по годам и все. Номенклатура на 2013 год утверждена. Что делать дальше? Все дела разложены по подписанным коробкам.
Здравствуйте! На основании сдаточных описей Вам надо составить описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Судя по перечисленным Вами документам, должно быть 4 описи: опись № 1 дел постоянного хранения; опись № 2 дел по личному составу (в неё включаются и лицевые счета по заработной плате); опись № 3 дел уволенных сотрудников; опись № 4 отчетов по темам НИР. Сначала надо разобрать документы по этим группам, затем провести их оформление (подшивку, нумерацию листов, составление листа-заверителя и оформление обложки дела). На оформленные дела составить описи. Рекомендации по составлению описей дел и оформлению дел можно найти на сайте. Вы можете также воспользоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (2002).
Нужно ли составлять сводную годовую опись по сдаточным описям за каждый год? Как поступить?
Конечно, удобнее, когда сводная опись составляется ежегодно. Не накапливается большой объем необработанных дел.
Здравствуйте!
Спасибо за ответы! Очень помогает! Замечательный сайт!
Есть еще вопрос: нашла опись по личному составу за 1990 год. Нумерация внутри описи начинается с 1.1, 1.2, где (1-номер отдела, а вторая цифра — порядковый номер), далее опись заканчивается цифрой 4.2. Как правильно сделать дальше — перенумеровать старую опись и продолжать внутреннюю нумерацию в новой описи? И еще вопрос : новую опись сделать общую за все остальные года?
Здравствуйте, Ирина! Старую опись надо обязательно перенумеровать и дальше продолжать нумерацию за остальные годы. Опись дел по личному составу лучше сделать общую за остальные годы.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, нам нужно ввести Книгу учета бланков строгой отчетности (свидетельства и сертификаты о повышении квалификации слушателей). Какую форму/инструкцию применить? В интернете нашла такую форму 0504045 «Книга учёта бланков строгой отчётности». Можно ли ее изменить и добавить/удалить некоторые графы?
Здравствуйте! Конечно, Вы можете изменить форму, сделав её приемлемой для Вашей организации. Лучше, если это будет закреплено в инструкции по делопроизводству.
Здравствуйте!
Совсем запуталась в описях! Что должно входить в общую опись по личному составу (см. предыдущий коментарий)? Общее название дел, например, «Личные дела уволившихся работников» (АЗ-КУБ), 1972 год, кол-во листов или поименно (Азарова Татьяна Петровна и т.д.). И еще вопрос, «Лицевые счета» были сложены в алфавитном порядке за несколько лет и так переплетены. Их надо расшить и переплести по годам и в сводную опись включить по годам?
Здравствуйте, Ирина! В опись дел по личному составу в обязательном порядке входят: приказы по личному составу, личные карточки на уволенных работников (ф. Т-2), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных работников. В некоторых организациях могут быть и другие документы по личному составу (документы по аттестации, акты о несчастных случаях на производстве и др.). На личные дела уволенных работников можно составить отдельную опись.
Если лицевые счета уже переплетены за несколько лет, можно оставить их, не расшивая. Тогда они включаются в годовой раздел описи по первой дате. Например, в опись дел за 2008 год войдут лицевые счета по заработной плате за 2008—2010 гг.
еще вопрос: на обложке дела пишется: Дело № ____ — сюда нужно ставить индекс дела?
Да, индекс дела по номенклатуре ставится именно в этом месте.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста. В негосударственный архив сдаются дела по личному составу. Номенклатура дел отсутствует, и не велась. В внутренней описи, в графе «Индекс», в связи с отсутствием номенклатуры, нужно писать б/и ?
Здравствуйте! Очевидно, речь идет не о внутренней описи, а об описи дел по личному составу. Если номенклатура дел не составлялась, то во 2-й графе описи проставляется отметка б/и.
Спасибо!
Здравствуйте. ОЧЕНЬ нужна Ваша помощь. В нашем архиве годовые разделы описей дел постоянного хранения (длительного хр. и по личному составу) хранятся с 2008 года не прошитыми, т.е. не оформлены как архивные дела. В номенклатуре дел на 2008-20012 гг. указано, что дела «ОПИСЬ дел постоянного хранения», «ОПИСЬ дел длительного хранения» и «ОПИСЬ дел по личному составу» не заведены. Законченные описи, в случае нашей организации, можно будет сформировать в 2013 году (за 5 лет: с 2008 по 2012гг) и оформить соответствующие дела: «ОПИСЬ дел постоянного хранения за 2008—2012 годы», «ОПИСЬ дел длительного хранения за 2008—2012 годы» и «ОПИСЬ дел по личному составу за 2008—2012 годы». Я понимаю, что номенклатуры нужно корректировать, но как правильно это сделать? Можно эти дела провести как переходящие с 2008 г. и сдать по описям за 2008 год? И, последний вопрос, нужно ли дело «ОПИСЬ дел постоянного хранения» вносить в годовые разделы описей дел постоянного хранения за 2008-20013 годы, в раздел «Архив», не заполняя графы №4 и №5, как для переходящих дел? Помогите, пожалуйста! Ничего в нормативных документах не нашла. Необходим Ваш опыт.
Буду очень признательна за помощь.
Здравствуйте, Ирина! Начнем с того, что описи дел постоянного хранения в годовые разделы описей дел не включаются. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, вы представляете им экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК, а в дальнейшем при передаче дел сдаете 3 экземпляра описей, один остается в организации с отметкой о сдаче дел. Законченные описи (если число заголовков дел достигло четырехзначной цифры) можно прошить. Однако описи дел постоянного хранения обычно подшиваются при передаче в государственный или муниципальный архив. В номенклатуре дел описи дел не будут «переходящими», так как годовые разделы описей дел составляются ежегодно.
Спасибо за розъяснение. Но дело в том, что архив банка не передает дела на хранение в гос.архив. Ранее нас отказались ставить на гос. учет и вносить в реестр (я занимаюсь в данное время этим вопросом). Все дела мы храним в нашем архиве и будем хранить до ликвидации банка. При этом, годовые разделы описей постоянного хранения и по личному составу утверждены и согласованы с ЭПК гос. архива. Номенклатуру дел также утверждало пять лет назад ЭПК. Осталось не понятно, законченную опись не формировать и не сшивать в нашем случае?
Здравствуйте! В такой ситуации законченные описи лучше сшить.
Спасибо за компетентную консультацию, но не пойму, сшитые законченные описи дел постоянного, длительного хранения и по личному составу сдаются в архив по описи или просто хранятся как дела архивного фонда (по примеру описей структурных подразделений)?
Добрый день! на одном из сайтов нашла статью о создании архива «с нуля». В ней описаны в том числе и требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, а именно:
«1. Прием документов осуществляется только по актам.
2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.
3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).»
Правильно ли я понимаю, что под актом здесь подразумевается опись документов в архив от подразделения? И прокомментируйте, пожалуйста, необходимость учета документов в электронном виде. Спасибо.
Здравствуйте! В соответствии с п. 3.7.25. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) документы от структурных подразделений передаются в архив организации по сдаточным описям (см. подробнее). Акт оформляется только при передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, но при этом документы передаются также по описям. Необходимости вести учет документов в электронном виде нет, и правила этого не требуют.
Уточню, я имею в виду электронный учет по процитированному пункту № 2. Учет фиксировать ещё и в электронном виде? Знаю, что вносят информацию по архиву в компьютер с указанием, что и где искать на полках для оперативного поиска. Как у вас на практике? Подскажите, пожалуйста.
Сохраняю все учетные архивные документы в электронном виде. Очень помогает оперативно реагировать.
Евгения, добрый день! Получила задание вести архив организации. Пока успела разработать только положение об архиве и положение об ЭК. Осознаю, что ЭК в основном буду я. Как мне далее действовать, сориентируйте, пожалуйста. Ранее архив не велся, номенклатуры не делались. Мне, наверно, для начала надо посетить отделы один за одним и переписать все имеющиеся в них дела? Или поступить так: в каждом отделе затребовать для экспертизы документы 2009 года и ранних гг., которые в этом году должны быть сдать в архив?
Здравствуйте! Для начала надо разработать номенклатуру дел. Пусть каждый отдел составит список дел, которые у них ведутся. Далее надо на основании перечней документов со сроками хранения определить сроки хранения дел. После составления номенклатуры можно приступать к передаче дел в архив. Документы передаются в архив по сдаточным описям.
Здравствуйте! У нас в учреждении произошла реорганизация. Наше учреждение и + другое были реорганизованы путем их слияния, то есть из двух в одно. Подскажите пожалуйста мне в архиве можно продолжать описи дел постоянного хранения и по личному составу или начинать новые. В каких нормативных актах отражается этот вопрос?
Здравствуйте! Может быть, надо образовывать и новый фонд, и новую опись. Здесь надо читать учредительные документы. Если одна организация ликвидировалась с передачей функций другой, то фонд остается. Если обе организации ликвидировались и образовалась новая, то надо создавать новый фонд и новую опись. Правила фондирования изложены в п. 5.2. «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то этот вопрос надо решать с ними.
Здравствуйте, большое спасибо за ответы на мои вопросы.
К сожалению наша организация не является источником комплектования государственного архива, а вопросы по организации архива есть и немало. Функции нашей организации при реорганизации не менялись, поменялось только название, поэтому фонд остался и все описи (№№ 1,2,3,4) продолжаются вестись дальше — это правильно.
Хотелось бы услышать Вашу точку зрения, что мне делать с делами второй организации с которой мы были реорганизованы путем присоединения. Архива в этой организации не было, дела не оформлялись. Но мне поручили оформить дела по личному составу: приказы и лицевые счета, и хранить их в нашем архиве. На основании их мы выдаем архивные справки, выписки как организация правопреемник. В данный момент оформлена только сдаточная опись. А как мне быть дальше создавать другой фонд этой организации, но дела сдавались не все только по личному составу всего 29 дел или можно их включить в наш фонд с отдельной описью №5 по личному составу? И как мне это отразить в учетных документах? Еще раз спасибо за Вашу работу.
Здравствуйте! Так как документы созданы ещё до объединения с Вашей организацией, им надо присвоить свой самостоятельный номер фонда. На основании сдаточных описей надо составить опись дел по личному составу: приказы по личному составу, карточки ф. Т-2 на уволенных работников, лицевые счета по заработной плате, личные дела на уволенных. Таким образом, это будет отдельный фонд и отдельная опись. А уже со времени объединения надо вести общую опись.
Здравствуйте! У нас номенклатура составляется на 5 лет, а опись надо составлять за каждый год или можно одну за пять лет?
Здравствуйте! По правилам номенклатура дел утверждается ежегодно. Это согласовывается с госархивом один раз в 5 лет. Годовые разделы описи дел постоянного хранения лучше составлять ежегодно. При небольшом объеме документов можно за 2-3 года. Но это надо согласовать с архивом, в который вы передаете документы.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как оформлять переходящее дело в описи постоянного хранения. Это касается штатного расписания — не подшивать же два листа каждый год — и лицензий (по одному листу на каждый год). Я начала рассортировывать дела и делать описи за 2009, 2010 и 2011 года. Какие года надо ставить в описи и в какой.
И у меня есть протоколы пед. совета и заседаний Совета. Раньше их в номенклатуре не было, а теперь они должны храниться постоянно. Но они не только за 2009—2011 года есть, но и с 2006. Их тоже как переходящее дело оформить, в одну папку сшить и занести в опись за 2011 год?
Здравствуйте! Это не переходящие дела. Переходящим считается дело, ведущееся в течение 2-х и более лет, а штатные расписания составляются каждый год. Допускается подшивать в одно дело документы за несколько лет при небольшом количестве листов (штатные расписания за 2009—2010 годы). Такое дело включается в опись по первой дате – в опись дел за 2009 год. Протоколы педсоветов лучше формировать за каждый год (их ведь не по одному листу?), в заголовке надо указывать номера протоколов, за ряд лет это неудобно. Протоколы за 2006 год включаются в опись 2006 года, если опись уже утверждена, можно включить под литерным номером.
Здравствуйте. Не могу подобрать индекс и срок хранения по Перечню к делу «Книга отзывов и предложений» в учебной организации. Надо занести в номенклатуру дел. Подскажите, пожалуйста. Светлана.
Здравствуйте! По аналогии подходит только ст. 258-е Перечня 2010 года (книга обращений граждан).
Добрый день! Сейчас формирую дела по личному составу для передачи на гос.хранение. В делах очень много копий документов (приказы, трудовые договоры, соглашения и т.д.) Оригиналы отбирались для судопроизводства и в принципе большей частью безвозвратны. Организация ликвидируется. Скажите, пожалуйста, как подшивать копии. Надо ли их заверять? Кем ? Каков порядок? Заранее благодарна.
Здравствуйте! Если копии приказов и пр. в личных делах уволенных сотрудников, заверять не надо, если в делах с приказами по личному составу и др. – надо заверить.
Как заверить документ посмотрите здесь. В Вашем случае подпись надо заверить печатью организации.
Здравствуйте! Вопрос у меня по теме проведения проверки наличия и состояния дел постоянного срока хранения. В связи со сменой ответственного за архив провожу проверку. На каждую опись отдельно составляю лист проверки. Нашла несколько дел, которые не были включены в описи. Каким образом это отразить в листе проверки и что нужно с ними сделать: как отразить в описях, которые уже согласованы давным-давно? Спасибо за нужную информацию!
Здравствуйте! В листе проверки наличия и состояния дел должна быть предусмотрена графа «дела, не включенные в опись». По результатам проверки обязательно составляется акт проверки наличия и состояния дел, где в п.7 также делается запись о делах, не включенных в опись, (приложение 22 «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Если обнаруженные дела относятся к документам постоянного хранения и описи уже утверждены ЭПК, надо уведомить об этом государственный (муниципальный) архив. По согласованию с архивом дела можно включить в утвержденные описи под литерными номерами.
Здравствуйте! у меня такой вопрос! у нас произошел пожар сгорел полностью архив (( и нам теперь нужно составить протокол экспертной комиссии о неисправно поврежденных документов, подскажите как правильно составить!!!
Здравствуйте! Форма акта о неисправимо поврежденных документах приведена в приложении 37 «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Сначала составляется этот акт (на основании акта о происшествии), затем акт согласовывается ЭК, что отражается в протоколе ЭК: «СЛУШАЛИ: …. о гибели архивных документов в результате пожара и составлении акта о неисправимо поврежденных документах. РЕШИЛИ: Согласовать акт…».
Добрый день! В организации никогда не составлялись номенклатуры дел, сейчас я занимаюсь сдачей документов в архив, и возник вопрос как составлять опись. Соответственно индексов документов нет, просто пропустить эту строчку? и как объединять дела? в опись можно вносить дела только с одинаковым сроком хранения? можно ли объединить в одной опись дела нескольких лет? если да, то нужно ли начинать нумерацию дел сначала? разъясните, пожалуйста)
Здравствуйте! Если номенклатуры дел не было, то на обложках дел и в описи индексы дел не проставляются. Тогда во второй графе описи (индекс дела по номенклатуре) ставится отметка б/и.
Если речь идет о передаче документов в архив организации (ведомственный архив), то надо действовать по договоренности с заведующим архивом – и по вопросам составления описи, и насчет нумерации. Если же документы передаются в государственный или муниципальный архив, то на документы постоянного хранения составляется отдельная опись (нумерация дел продолжается, если документы уже сдавались). Лучше оформлять описи за каждый годовой раздел (с продолжением нумерации). При небольшом объеме документов можно оформить опись за 2-3 года (с разрешения архива).
Здравствуйте, подскажите пожалуйста. У нас в учреждении заключаются договора аренды, купли-продажи земельных участков и имущества. Их очень много (более 2000, только по аренде земли). За всю деятельность не составлялось ни одной описи. Каким образом я могу учесть эти договора? У нас есть журналы регистрации этих договоров.
Здравствуйте! Перечисленные Вами договоры относятся к документам постоянного хранения. Их надо оформлять в соответствии с Правилами и включать в опись дел постоянного хранения. Если это не делалось ранее, то можно составить на них отдельную опись, предварительно сформировав договоры в дела (по годам, видам и т.д.).
Здравствуйте Евгения, работаю в архиве организации. Пока ещё не знаем, пишем письма, может и источники комплектования.
Посоветуйте на какое периодическое издание подписаться, что бы быть в курсе ГОСТов, последних решений, как определять принадлежность приказов и т.д. Практические советы, которые могут пригодиться в работе.
А не «Вестник архивиста» с историей развитии архивного дела в России.:)
СПАСИБО ВАМ ЗА ВАШ САЙТ!!!! ОЧЕНЬ! ОЧЕНЬ ПОМОГАЕТ.
Здравствуйте! Журнал «Вестник архивиста» больше подходит для работников государственных и муниципальных архивов. Для предприятий рекомендую журналы «Секретарь-референт», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии». В этих изданиях наряду с вопросами организации документооборота рассматриваются вопросы работы ведомственных архивов.
Предприятию 60 лет. Опись №1 утеряна. Каким образом возможно восстановить архив организации? Какие органы правомочны проводить проверку Открытого акционерного общества на факт соблюдения обязательных требований законодательства об архивном деле? Какие санкции могут быть применены к Открытому акционерном обществу при обнаружении факта несоблюдения обязательных требований законодательства об архивном деле?
Здравствуйте! Если утрачена только опись № 1, а сами документы целы, опись можно восстановить. Если Ваша организация является или являлась источником комплектования государственного архива, можно запросить копии описей у них. Если нет, то можно восстановить опись по документам. На каждом деле есть архивный номер, заголовок дела, количество листов. Надо разложить дела в порядке возрастания архивных номеров и заново составить опись.
Проверку обеспечения сохранности архивных документов может проводить уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела в вашем регионе (комитет, отдел, агентство – в каждом регионе свое название). Если у вас есть документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (если организация является или являлась источником комплектования государственного или муниципального архива), то такие проверки проводятся регулярно. Если нет – то проверка может быть проведена выборочно, либо по сигналу. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение закона (незаконное или несвоевременное уничтожение архивных документов, утрату документов АФ РФ и др.) предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Добрый день, Евгения. Хочу услышать Ваш совет. Меня полгода назад приняли в организацию делопроизводителем. В числе прочих обязанностей сказали, что я должна отвечать за архив (структурного подразделения нет). Численность организации (производство + офис) 122 чел. Все работают в режиме постоянного аврала, работы много, обязанностей тоже. Я успела разработать и утвердить «Положение об архиве», «...об ЭК», утвердить сводную номенклатуру дел на текущий год. На бумагах все хорошо, но на деле... Например, издали распоряжение, что нужно полностью оформить (систематизировать и подшить) дела за прошлые годы хотя бы постоянного хранения — это, в основном, бухгалтерские документы и по личному составу. Кадровик-женщина зашивается, сама все приводить в порядок отказывается ввиду отсутствия времени, меня к документам подпускать не желает, видите ли там много конф. информации (сведения об окладах и т.п.). Как мне быть я не знаю.
Здравствуйте, Ирина! Поздравляю, за полгода Вы много успели сделать, учитывая, что для Вас это новая организация. А документы постоянного хранения и по личному составу надо обработать, тем более, есть распоряжение. Вам надо обратиться к руководителю. Он должен обязать кадровика исполнить распоряжение, либо допустить кого-то к документам. Обычно в таких случаях оформляется обязательство о неразглашении конфиденциальной информации.
Здравствуйте. Оформляю дела на хранение в архив за 2001—2008 года. Номенклатура дел утверждена только в 2009 году. За 2001—2008 года указывать номера дел по номенклатуре 2009 года или в графе «индекс дела» ставить «без индекса»???? В 2005 году было переименование организации. На обложке дел до 2005 года какое наименование указывать: прежнее или новое??? Спасибо
Здравствуйте! Если номенклатуры дел не было, при составлении описи в графе «индекс дела» ставится отметка «б/и» (без индекса). На обложке дела указывается название организации, каким оно было на момент завершения дела делопроизводством. То есть до 2005 года указываете старое наименование, в делах за 2005 год, даже если переименование было в декабре, указываете новое наименование организации.
Здравствуйте! Работаю в отделе администрации специалистом, в моих должностных инструкциях в функциональные обязанности входит ведение делопроизводства отдела. Входит ли в мои обязанности и опись документов отдела, когда есть сектор по делопроизводству? Спасибо!
Здравствуйте! Если речь идет о сдаточной описи, то её составляет структурное подразделение организации, то есть специалист, ответственный за делопроизводство в отделе.
Здравствуйте, Евгения! Кто должен составлять опись документов для постоянного хранения межведомственной комиссий, созданной администрацией города, секретарем комиссии или отделом по делопроизводству?
Здравствуйте! Это должно быть прописано в инструкции по делопроизводству, а также в должностных инструкциях. Обычно опись дел постоянного хранения составляют работники ведомственного архива или делопроизводственной службы организации.
Здравствуйте! Надо ли нумеровать расчетные листы, которые приклеены к лицевому счету?
Здравствуйте! Если расчетные листки приклеены к лицевому счету одним краем, то нумеруется каждый лист.
Здравствуйте! У нас в архиве имеются не утвержденные отчеты по нир. Надо ли такие отчеты включать в опись научно-исследовательской документации?
Здравствуйте! Если Ваша организация относится к разработчикам этих отчетов, то в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182, практически все отчеты по темам НИР (промежуточные, этапные и т.д.) хранятся постоянно. Не совсем понятно, что значит «неутвержденные», поэтому посмотрите Перечень сами.
Добрый день. Подскажите мне, пожалуйста, составляю сдаточную опись дел по личному составу опись № 1 л/с за 2012, в этой описи в графе № п/п какой первый номер ставить??? Продолжать нумерацию, которая была в описи № 1 л/с за 2011, то есть начинать допустим с 49 или все же начинать новую нумерацию с 1.
Здравствуйте! Нумерация дел в годовых разделах одной описи продолжается. Начинать надо с 49-го в описи по личному составу дел. Тем не менее на практике закрепилось в сдаточной описи начинать нумерацию с № 1 каждый год.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, в нашей организации сформированы Учетные дела по признанию жилого дома аварийным, в Перечне ТУ архивных документов 2010 г. (жилищно-бытовые вопросы) такая формулировка отсутствует. Каков срок хранения этих документов, практика показывает, что эти документы должны храниться постоянно, но как на самом деле? Спасибо за Ваш очень полезный сайт, очень помогает!
Здравствуйте! Приказом от 31.07.2007 №1182 Минкультуры РФ утвержден «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Посмотрите 6 и 7 разделы этого перечня, там есть подобные документы. Не берусь сама определять сроки хранения, так как Вы не сообщаете название организации, а это важно для таких документов – см. графы перечня.
Здравствуйте! Мне поручил главный бухгалтер (ген. директор в одном лице) составить описи первичных документов, т.к. дела передаются новому ген. директору, надо ли мне подписываться под описью или просто указать, что я её подготавливала?
Здравствуйте! Опись документов подписывает её составитель.
Здравствуйте! Не могу определить срок хранения для дела — Сведения по конвертации пенсионных прав работников (форма СЗВ-К). Подскажите пожалуйста срок хранения и статью, на которую можно сослаться! Заранее благодарю!
Здравствуйте! Не знаю такой формы, но может быть – по аналогии ст. 395 Перечня 2010 г.
Здравствуйте, подскажите. Принимаю архив Банка. Все документы в разобранном состоянии.
Нужно создать архив с нуля. Все упорядочить, распределить. Подскажите как правильно сформировать опись и фонд.
Здравствуйте! Архив надо принять по акту приема-передачи. Для начала на все дела надо составить описи дел: постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет хранения). Описи составляются по годовым разделам. Для организации ведомственного архива можно воспользоваться рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте! Мне нужно сдать в архив документы по несчастным случаям (акты, протоколы, объяснительные, схемы места происшествия и т.д.). В каком виде они сдаются? Их нужно прошивать или можно сдать их в файлах?
Здравствуйте! Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним имеют срок хранения «75 лет» (ст. 632 Перечня 2010 г.). Соответственно, эти дела подлежат полному оформлению (подшивка, нумерация листов, оформление обложек). А кто эту работу должен делать, зависит от распределения обязанностей в вашей организации.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Составляю описи за 2012 год. Номенклатуры за 2012 год не было, но была за 2011 год.
Последняя номенклатура была утверждена в 2013 году, но в ней нет наименований многих дел, которые были в 2012 году. По какой номенклатуре дел лучше составлять описи?
Здравствуйте! «Задним числом» номенклатуру применять нельзя, поэтому в данном случае указываются индексы номенклатуры дел 2011 года. Если в номенклатуру были включены не все дела, то имеющиеся в наличии дела включаются в опись дел на основании перечней документов с указанием сроков хранения. Индексы этих дел не указываются, в соответствующей графе проставляется отметка «б/и» (без индекса).
Добрый день! Подскажите, как правильно сшивать наряд приказов, если имеются приказы с приложением больше 250 листов?
Я знаю, что больше 250 листов нельзя сшивать в один том, как их правильно поделить?
Здравствуйте! Просто разделить дело на два или несколько томов. При этом желательно не «разрывать» месяц.
Добрый день! Это понятно, что можно разделить дело на несколько томов.
Проблема в следующем (писала и ранее) — приказы с приложением больше 250 листов.
Согласно основным правилам работы архивов организаций (п. 3.5.4) написано «приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка».
Вопросы: Как составляется отдельный том? В каком документе делается отметка?
Здравствуйте! Поясню на примере. Приказом (документ) утвержден Стандарт предприятия объемом более 250 листов. Тогда стандарт подшивается отдельно от приказа, в документе (приказе) делается отметка: приложение в 2-х томах на 370 листах.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, поменялся индекс подразделения в середине года. Как я должна оформить внутреннюю опись и обложку дела при его закрытии, заключить в скобки старый индекс и сверху новый или написать ранее дело № такое-то?
Здравствуйте! В описи указывается последний (новый) индекс дела. На обложке дела старый индекс заключается в скобки, ниже пишется новый индекс дела.
Здравствуйте! В госучреждение устроилась недавно, работаю в отделе кадров. Архив заполнен приказами по личному составу и личными делами на уволенных работников с 1996 года. Нашла утвержденные описи дел по личному составу за 1996—2000 гг., 2001—2005 гг.,2006, 2007, 2008. Эти описи были одобрены протоколом ЭПК архивного отдела администрации МОГО «Ухта». Но сами документы не были переданы на хранение в архивный отдел Администрации (государственный архив) и все еще хранятся в нашем учреждении. Я предположила, что дела были оформлены неправильно (т.к. не прошиты и не пронумерованы), возможно поэтому они архивом не были приняты. Я думаю их оформить в соответствии с Основными правилами архивов организаций, 2002 г. Подскажите, если я их оформлю, нужно ли снова составлять Опись № 2 дел по личному составу или их можно будет передать в Архив по акту передачи?
И обязательно ли нужно при оформлении личных дел во внутренней описи дела проставлять номера листов к заголовкам документов? Подскажите, как лучше быть в этой ситуации, знаю, что номера страниц обязательны в оформлении, но в личных делах 1996—2000 годов внутренние описи дел не содержали графу «Номера листов».
Подскажите, пожалуйста, а при оформлении дел приказов по личному составу обязательно ли нужно делать внутреннюю опись документов внутри этого дела? Потому что некоторые приказы прошиты без внутренней описи, и не хотелось бы их расшивать.
Очень рассчитываю на ваш ответ
Здравствуйте! Во-первых, рекомендую Вам все вопросы решать с архивным отделом. По поводу хранения документов по личному составу – они и должны храниться в организации. Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив только в случае ликвидации организации при отсутствии правопреемника. Но опись документов должна быть составлена, дела оформлены в соответствии с Основными правилами.
Внутренняя опись документов личного дела должна содержать заполненную графу «номера листов».
Для дел с приказами по личному составу составлять внутреннюю опись документов не обязательно.
Здравствуйте! Спасибо за ответ. Но дело в том, что в нашем учреждении нет архива. Может ли наше учреждение сдать личные дела и приказы с 1996 года в госархив? или эти дела можно передать только после ликвидации?
Здравствуйте! Согласно Закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и учреждения должны сами хранить и использовать (выдавать справки) документы по личному составу в течение 75 лет. На государственное хранение документы по личному составу передаются только в случае ликвидации организации и отсутствии правопреемника.
Здравствуйте. Наша организация существует с 2007 года. Изначально были разработаны дела постоянного хранения: различные положения, инструкции и т.п. Они хранятся в отделе методологии и сдаются в архив только после замены новыми. На данный момент не сданы еще действующие документы, начиная с 2007. Как их учитывать в сводной описи дел постоянного хранения за указанные годы? Ведь невозможно предусмотреть когда документы будут оформлены в дела, в каком количестве (томов) и реально переданы на хранение в архив по описи? В госархив мы не передаем дела. Заранее благодарна.
Здравствуйте! Перечисленные Вами документы имеют постоянный срок хранения, их надо включать в опись дел постоянного хранения. Для работы в отделе можно оставить заверенные копии документов.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться с описями. На организации архив формируется с нуля. Организация не является источником комплектования госархива. При оформлении дел в подразделениях составляется внутренняя опись документов. В архив все дела передаются по сдаточной описи. Помимо этого необходимо еще составлять описи дел постоянного срока хранения и дел по личному составу? За какой период?
Здравствуйте! Необходимо составить опись дел по личному составу и опись дел постоянного хранения с начала образования организации по 2012 год.
А какая нумерация у этих описей? И если я правильно понимаю, в следующем году опись этих документов составляется на 2013 г.? С продолжением по порядку или заводится отдельный лист за каждый год и по каждому подразделению? И как эти описи подшиваются?
Здравствуйте! Нумерация дел в описи продолжается (сквозная). Законченные описи подшиваются (когда нумерация дел превышает четырехзначное число).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, что делать с финансовыми документами постоянного срока хранения, если наша администрация района исполняет переданные ей полномочия по финансовым вопросам поселения, нам эти документы по завершении финансового года передавать поселению и они пусть включают в свою опись, или мы должны включать бюджет поселения и документы по его исполнению в опись администрации. В соглашении по передаче полномочий ничего не сказано, в нашей номенклатуре этих дел нет. С уважением и спасибо Вам за этот сайт.
Здравствуйте! Если функции поселения переданы вам, то документы надо включать в опись дел постоянного хранения. В номенклатуру дел надо внести изменения.