Опись дел постоянного хранения – образец составления
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 |
УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января-
22 июня 2011 |
234 | Связка
№ 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля-
27 декабря 2011 |
187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля-
30 декабря 2011 |
40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, срок хранения: «Журнал регистрации инструктажа в части обслуживания людей с инвалидностью» и «Протоколы мероприятий по обучению специалистов». Спасибо!
Здравствуйте! Именно таких документов в Перечне 2010 г. нет, но можно применить статьи похожих документов: по первому вопросу – ст. 723 (1 год); по второму – ст. 708 (5 лет ЭПК).
И еще, подскажите, пожалуйста, срок хранения «Сообщения о приеме на работы бывших государственных и муниципальных служащих».
Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 г. – 5 лет ЭПК (ст. 674).
Здравствуйте. Подскажите, в небольшой организации, где нет номенклатуры, фондов, при составлении архивной описи дел как грамотно пронумеровать дела? И как часто проводить опись?
Здравствуйте! При отсутствии номенклатуры дел во второй графе описи дел (индекс дела) проставляется отметка «б/и» (без индекса). Каждому делу присваивается самостоятельный порядковый номер (архивный номер), порядок нумерации дел в описи – валовый. Номер дела проставляется на деле и в первой графе описи (№ п/п).
Здравствуйте! В описи постоянного срока хранения выявлены ошибки, как переработать опись, нужно ли составлять акт о переработанной описи? Спасибо.
Здравствуйте! «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 не предусмотрена переработка описей дел постоянного хранения с составлением акта. Такая переработка проводится в государственных и муниципальных архивах. Все нарушения и ошибки в упорядочении дел и составлении описей дел постоянного хранения выявляются перед утверждением описей дел ЭПК соответствующего архивного органа. Незначительные технические ошибки могут быть устранены перед передачей дел на постоянное хранение по согласованию с архивом. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ошибки в описи дел можно устранить и без переработки, как это понимается в архивном деле, а просто перепечатав опись.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на основе сдаточных описей составляю сводную опись (прежде эта работа в организации не велась). А как быть с делами постоянного хранения, которые подразделение хранит у себя, не включать их в опись? А если через несколько лет они решат их сдать, куда вносить, если опись за тот год будет уже утверждена?
Здравствуйте! Все дела постоянного хранения включаются в опись дел постоянного хранения, опись составляется по годовым разделам. Если дело, необходимое для работы, хранится в структурном подразделении, его надо включить в опись после соответствующей обработки, а затем выдать структурному подразделению под роспись во временное пользование. Для этого существует журнал выдачи документов во временное пользование.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в сдаточные описи нужно включать наряды постоянного срока хранения или их нужно сразу включить в опись постоянного срока хранения. А есть наряды постоянного срока хранения согласно номенклатуре, но в гос.архив не передаются как их оформлять?
Здравствуйте! В сдаточную опись включаются все дела, которые передаются в архив организации от структурных подразделений. Составляются отдельные описи на дела постоянного, долговременного и временного срока хранения. Документы и дела постоянного хранения, которые в соответствии с перечнем хранятся в организации до её ликвидации, включаются в сдаточные описи, если передаются на хранение в ведомственный архив. Если эти документы хранятся в структурном подразделении, то включать их в сдаточные описи не надо.
Еще один вопросик, подскажите, пожалуйста. В организации журналы регистрации приказов по основной деятельности с 2010 по 2014 годы не заводились каждый год новые, а заполнялись от корки до корки. В опись за какой год их теперь внести, отдельно каждый по году заведения, писать переходящее дело или все вместе, и нужно ли им присвоить номера томов?
Огромное спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе!
Здравствуйте! Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2010—2014 годы следует включить в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2010 год с присвоением архивного номера. В годовых разделах описи за 2011—2014 гг. можно сделать в соответствующих разделах записи, указав тот же заголовок дела, но без присвоения номера дела в 1-ой графе, указав в примечании присвоенный архивный номер за 2010 год: см. д.11. Дело одно, и у него может быть только один номер (архивный шифр). Отметка о том, что дело переходящее, в описи не делается.
Здравствуйте! Кадры сдают несколько «Положений» (о премировании, о командировках, о материальной ответственности, по работе с персональными данными и т.д.). Некоторые утверждены приказами и подшиты с ними в книгу приказов. Нужно ли вносить их в опись постоянного хранения и подшивать?
Здравствуйте! Если локальные нормативные акты организации утверждены приказами, то они формируются и подшиваются в деле с приказами по основной деятельности. В таком случае в опись дел постоянного хранения не включается отдельное дело с локальными нормативными актами. В предисловии к описи надо указать, что локальные нормативные акты подшиты в деле с приказами по основной деятельности.
Здравствуйте! В перечне 2000 г. не могу найти статью для «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах», а бухгалтерия сдала их за 2008, 2009,2010 гг. Я так понимаю, что в описи они будут «без индекса», и, как быть со статьей?
Здравствуйте! Посмотрите ст. 157 и 159 Перечня 2000 г., подойдут для установления срока хранения этих документов.
Евгения, здравствуйте! Спасибо вам большое за помощь. Еще подскажите, пожалуйста — как правильно внести в уже утвержденную опись за 2004 г. журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году и находящийся до сих пор в работе?
Здравствуйте! В данном случае дело вносится в опись под литерным номером (например, 202 а) от руки, либо по возможности соответствующий лист описи перепечатывается. Вносятся изменения в итоговую запись описи.
Делаю опись с постоянным сроком хранения работников ЦРБ, скажите кроме главных врачей црб замы их включаем в опись постоянного срока хранения? и кто еще входит в эту опись
Посмотрите по номенклатуре дел. Все документы со сроком хранения постоянно попадают в опись дел постоянного хранения. Личные дела руководства можно включать в состав общей описи личных дел (просто сделайте пометку «хранить постоянно»).
Здравствуйте! Подскажите, документы расследований несчастных случаев на производстве со смертельным исходом хранятся постоянно. В таком случае, в какую опись их вносить...по л/с или постоянного хранения?
Здравствуйте! Эти документы включаются в опись дел постоянного хранения.
Здравствуйте, Евгения, подскажите еще. Описи пост. хранения и по л/с обязательно согласовывать протоколом? Или достаточно внизу подписи составителя и, допустим, согласования гл.бухгалтера?
Здравствуйте! Описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также номенклатуру дел организации согласовывает экспертная комиссия (ЭК). По положению заседания ЭК оформляются протоколом. На отметке о согласовании описи проставляется номер и дата протокола.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, почему в представленном здесь образце описи нумерация начинается с 252 цифры...
Здравствуйте! Это образец оформления описи дел постоянного хранении за очередной год, продолжение годового раздела описи за предыдущий год (нумерация в описи идет сквозная за несколько лет). Номер 252 взят произвольно.
Здравствуйте, при сдаче дел в архив нашла несоответствие количества страниц в деле и в описи. Как быть? Составлять записку о том, что было внесено неправильное количество? И еще одно дело вообще отсутствует в организации, то есть я его и восстановить не могу даже.
Здравствуйте! Количество листов на обложках дел и в описи можно просто исправить (корректором).
Если какое-то дело внесено в опись, но оно отсутствует, надо провести процедуру розыска дела, при отсутствии направить в государственный архив акт об утрате дела. Куратор архива должен проконсультировать вас по этому вопросу.
Здравствуйте! У меня вопрос. Я начал вести архив, и составляю сводную опись. Я конечно понимаю, что документы по личному составу и карточки, личные дела ведутся в разных описях. Но я решил разделить описи по видам документов. Например, опись № 1 для документов постоянного срока хранения (приказы по основной деятельности); опись № 2 — приказы по личному составу (приём-увольнение; отпуска, отпуска без сохранения заработной платы (у нас северяне и «вредники»); опись № 3- личные дела и карточки ф. Т-2; опись № 4 — табеля (северяне и «вредники»); опись № 5 — документы по личному составу, в которую вношу все документы касающиеся личного состава (штатные расписания; карточки учёта работы в районах Крайнего Севера и другие документы, которые не возможно отнести к другим описям. Сводную опись по документам с временными сроками 5 и свыше не веду. Правильно я поступил или нет? Спасибо за ответ.
Здравствуйте! На документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) опись можно не составлять. На документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения составляются описи. Согласно пунктам 4.11. и 4.31. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 отдельные описи составляются на документы постоянного хранения, долговременного хранении и документы по личному составу. То есть, Вам следует объединить в одну опись все документы по личному составу. Допускается выделить в отдельную опись только личные дела уволенных работников.
Здравствуйте! Спасибо за ответ, на заданный ранее. Если можно, я задам другой вопрос. Я объединяю все документы по личному составу в одну опись и выделяю в отдельную опись личные дела и карточки ф. Т-2. Опись по личному составу, как я понимаю составляется в том же порядке как и опись по личным делам (у меня год, подразделение, алфавит). Это первое, второе, тогда как я должен располагать дела на полках, по сводной описи или разделять их по видам: приказы, табеля, лицевые счета)? Или как удобно работать с документами в архиве? Моё мнение, что дела нужно располагать по сводной описи, так кажется легче его находить по номеру, ну и соответственно видно, когда нарушен порядок нумерации, например если дело поставлено не на своё место в массиве. Спасибо за ответ.
Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) включаются в опись дел по личному составу. Они формируются по году увольнения в одно дело, располагаются в деле в алфавитном порядке. На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись, по годовым разделам (по году увольнения), внутри разделов – по алфавиту. В архиве дела располагаются в соответствии с описью, для хранения дел формируются коробки или связки.
Добрый день! Вопрос: Опись за 2015 год должна включать в себя опись за 2014 год? или опись составляется на каждый год отдельно?
Здравствуйте! Описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются по годовым разделам. Опись дел за 2015 год является продолжением описи дел за 2014 год. Допускается оформить опись за 2014—2015 гг., но в ней также будут выделены годовые разделы.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли договора учреждения включать в номенклатуру дел и какой у них будет срок хранения?
Здравствуйте! Если в организации есть договоры, то они формируются в отдельные дела по видам и срокам хранения и обязательно включаются в номенклатуру дел. Сроки различные и определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Добрый день. Нужна Ваша консультация.
Во время работы подрядчика «М...» по формированию дел постоянного срока хранения было обнаружено, что в делах «Приказы по основной деятельности Начальника Управления» 1977 года хранятся приказы как по основной деятельности, так и по личному составу (об увольнении, о выплате премии, о командировании, о премировании). Регистрация приказов сквозная.
В связи с этим возник вопрос, нужно ли изымать документы по личному составу или архивировать все вместе?
Спасибо.
Здравствуйте! Если дела и описи за 1977 год уже сформированы, то можно не изымать документы. При этом приказы должны быть включены в опись дел по личному составу. Если же речь идет об упорядочении документов, то надо расформировать (расшить) дела. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны быть подшиты в разные дела. При этом в предисловии к описи надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, положение об оплате труда и премировании работников имеет срок хранения постоянно (ст. 411 Перечня) и утверждается приказом организации. Понятно, что положение должно хранится в деле с приказами по основной деятельности. Однако сотрудники для удобства последующей работы с положением просят оформить его в отдельное дело. Возможно ли пойти навстречу и оформить положение об оплате в отдельное дело описи дел пост. хранения?
Здравствуйте! Если положение утверждено приказом, то оно должно храниться в деле с приказами по основной деятельности. Можно гриф утверждения проставлять непосредственно на документе, не оформляя приказ: «УТВЕРЖДАЮ…». Тогда положение будет подшиваться в отдельное дело. Если положение подшито в деле с приказами, то для работы можно подшить второй экземпляр в отдельную папку, но в опись дел постоянного хранения такое дело уже не включается, т.к. положение есть в деле с приказами.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, срок хранения заданий из вышестоящей организации на выполнение работ по ремонту, содержанию действующей сети автомобильных дорог общего пользования федерального значения на год.
Здравствуйте! Согласно ст. 6 Перечня 2010 г. срок хранения – постоянно.
И еще вопрос, пожалуйста, помогите с ответом, необходимо ли к формам годовой статистической отчетности, которые оформляем на постоянное хранение, прикладывать элетронные извещения о доставке стат. форм. Извещение — это электрон. документ без подписи, где просто указан статус протокола: например — ошибок не обнаружено, дата отправки отчета, дата обработки и т.д.?
Здравствуйте! Это «квиток» — отчет о доставке электронного документа обязательно надо прикладывать к статистическому отчету. Он подтверждает достоверность отчета, дату документа.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно записать в опись дел, договоры 2014 года постоянного хранения, которые ещё не закончены. К ним постоянно заключаются дополнительные соглашения. Их записывают как переходящие дела в каждый последующий годовой раздел описи? Дело в том, что договора поступают в архив по факту заключения и последующие документы (ДС, акты) к ним тоже сдаются по мере заключения. Наш архив осуществляет оперативное хранение договоров. Какие крайние даты указывать, если в деле несколько договоров: дату первого и последнего договора, либо учитывать даты дополнительных соглашений к ним?
Здравствуйте! Не исполненные (не законченные) договоры не следует включать в опись дел постоянного хранения. На стадии оперативного хранения на обложке дела с незавершенными договорами указывается начальная дата.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в наблюдательном деле наименование организации указывается на момент заведения дела? И еще вопрос — какой срок хранения у документов по хронометражу рабочего времени?
Здравствуйте! При заведении дела на нем указывается действующее наименование организации. При последующих изменениях новое наименование указывается ниже, прежнее заключается в скобки. Все это касается ведения дела на стадии делопроизводства. При подготовке дела для передачи в архив обложка дела оформляется заново, на ней указывается последнее наименование организации.
Для определения срока хранения хронометража рабочего времени подойдет ст. 590 Перечня 2010 года – 5 лет ЭПК.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как исправить? В архиве проведена инвентаризация. Выявлены многочисленные несоответствия в описях: не совпадают названия дел, неправильно пронумерованы документы в деле (соответственно в описи не совпадает колич. страниц), есть неучтенные дела. Дела с 1993 года. Как оформить соответствующие недочеты.
Здравствуйте! Надо перенумеровать листы в неправильно пронумерованных делах с исправлением данных в листе-заверителе, исправить количество листов на обложках дел, при необходимости внести исправления в заголовках дел. Все исправления на обложках дел можно сделать путем зачеркивания, либо с помощью корректора. Заголовки дел и количество листов, указанные на обложках, должны точно соответствовать описи дел. В описи исправления можно сделать с помощью корректора. При большом количестве исправлений отдельные листы описи лучше перепечатать. Дополнительные дела в опись вносятся под литерными номерами.
Здравствуйте! У нас составлены описи постоянного срока хранения за 2004—2007 гг под № 1, 1 л/с, 1 вр. Подскажите пожалуйста при реорганизации организации в 2004 году описи постоянного срока хранения за 2000—2004 гг будут отдельным номером?, т.е. это будут законченные описи? И описи за 2004—2007 гг будут под № 2, 2 л/с, 2 вр. И еще вопрос. В 2009 году к нам присоединилась еще одна организация со своим «несобранным» архивом. Их дела с 2000 года будут будут в отдельной описи или добавлять в мою?
Здравствуйте! Описям дел следует присваивать номера по порядку. Например: Опись № 1 дел постоянного хранения; Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 дел долговременного хранения. Если организация реорганизовалась и зарегистрирована как другое юридическое лицо, то это будет другой архивный фонд со своими описями. Если при реорганизации поменялось наименование организации, то описи продолжаются. Документы сторонней организации будут иметь свой номер фонда и свои описи.
Здравствуйте! Подскажите, как правильно сформировать и составить отдельную опись личному составу (невостребованные трудовые книжки). Я составила опись, где каждая трудовая имеет свой номер. Но сказали не правильно и нужно переделать, разложить по папкам, сформировать дела. И появились такие вопросы:
1. Сколько трудовых должно находится в одной папке
2. Какие присваивать номера папок (дел)
Здравствуйте! Невостребованные трудовые книжки формируются в отдельное дело по году увольнения и включаются в опись дел по личному составу. Каждая трудовая книжка вкладывается в отдельный конверт, конверты сшиваются в дело и нумеруются. Листы трудовой книжки нумеровать не надо. К такому делу составляется внутренняя опись документов, в которой указывается номер по порядку, ФИО, крайние даты трудовой книжки, количество листов, примечание. При изъятии трудовой книжке во внутренней описи документов делается отметка. Заголовок дела: «Невостребованные трудовые книжки работников ООО… за 2014 год». В одном деле может находиться несколько десятков трудовых книжек (надо смотреть по толщине дела). Номер дела присваивается в соответствии с описью дел по личному составу. Такое дело включается в опись в конце годового раздела. Я бы не рекомендовала составлять отдельную опись дел на невостребованные трудовые книжки. Существует практика, когда невостребованная трудовая книжка включается в личное дело уволенного работника. Также трудовая книжка вкладывается в конверт, включается во внутреннюю опись документов личного дела.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Решили провести проверку архива. Получилось, что в описи присутствует много документов, которых на самом деле уже нет (утрачены). И найдены документы с 1945 года (много). Я понимаю, что надо сделать новую опись, включить найденное и убрать уничтоженное. Вопрос-выше прочла, что найденные документы учитываются под литерными номерами. Но у меня их очень много. Можно ли просто составить новую опись и их включить под номерами, а не под буквами?
Здравствуйте! В этом случае на вновь найденные документы надо составить новую дополнительную опись. Только сначала надо провести проверку наличия и состояния документов, оформить акт проверки, а также составить акт об утрате документов и акт о неучтенных делах. Вся эта процедура описана в п. 2.43. -2.44. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, наша организация это территориальный отдел (обособленное структурное подразделение) Управления. Управление находится в другом городе. Наш отдел является источником комплектования гос. архива. Все организационно-распорядительные документы ( в том числе Положение об Отделе, штатное расписание, должностные инструкции) по Отделу утверждаются в Управлении, а нам направляются только копии. А все эти документы мы должны предоставлять на постоянное хранение. Как нам быть, предоставлять их в копиях?
Здравствуйте! Правильно оформленные копии документов принимаются на постоянное хранение. Но решение по этому вопросу должен принимать государственный архив после изучения всего состава документов отдела, а также описей дел вашего управления. Государственный архив утверждает описи дел постоянного хранения, поэтому окончательное решение за ним.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, берём ли на постоянное хранение с приказами по основной деятельности листы ознакомления сотрудников, листы рассылок к ним?
Здравствуйте! Приказы по основной деятельности формируются и подлежат постоянному хранению вместе с листами ознакомления с приказами. Листы рассылки хранятся 2 г. согласно ст. 259б Перечня 2010 г.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! Организацией подготовлены описи для сдачи дел в архив. Название документов для сдачи в архив совпадает с описью один в один, но архив просит устранить недостатки связанные с делопроизводством. Например заменить на обложке дела римскую нумерацию на арабскую, не ставить номер тома и т.д. Как поступить в данной ситуации?
Здравствуйте! В данной ситуации надо исполнить требования архива, иначе описи не будут утверждены. По правилам даты на обложках дел и в описи проставляются арабскими цифрами, либо словесно-цифровым способом (15.05.2019 или 15 мая 2019). По поводу томов. Не знаю, о каких делах идет речь, но не всегда оправдано указание томов на делах. Думаю, специалисты правильно указали вам на ошибки. При исправлении описи дел надо сделать аналогичные исправления и на обложках дел.
Здравствуйте. В нашей организации никогда не было архива ( с 1994 года) сейчас готовим документы постоянного хранения для сдачи в гос. архив. Многие документы утрачены. Дела получаются небольшими, можно ли объединять документы разных лет, чтобы дел было меньше, про максимум в 250 страниц я знаю...
Здравствуйте! Описи дел постоянного хранения составляются по годовым разделам. По правилам в деле должны находиться документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Поэтому объединять документы разных лет в одно дело нельзя. По вопросам оформления дел и оставления описей вам следует консультироваться с государственным архивом, который будет принимать у вас документы.
Здравствуйте, возник вопрос по поводу томов. В приказах по основной деятельности нарушена нумерация, из-за большого объема приказы разделены на несколько дел, крайние даты каждого дела не совпадают (т.е. они уже отличны по крайним датам). На таких делах в обязательном порядке указываются тома?
Здравствуйте! В таком случае следует указать номера томов, это соответствует п. 4.25-4.26. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день, Евгения!
В утвержденном (организацией и городским архивом) «Сводном описе дел постоянного хранения» документы находящиеся в отделах не могут найти. Из некоторых документов, нашла только копии, можно их добавить в опись? (Эти документы не были сданы в архив. В описи в столбце «примечание» указана «находится в ... отделе»). Что делать?
Благодарю за ответ.
Здравствуйте! При утрате подлинников документов их можно заменить копиями, заверенными в установленном порядке.
Добрый день! Подскажите в каких случаях у описи указывается номер тома?
Здравствуйте! Каждому виду описи присваивается свой номер. Нумерация дел в пределах одной описи продолжается из года в год. Годовые разделы описи не подшиваются, хранятся в папке. Когда количество дел в описи превышает четырехзначное число (более 9999 единиц хранения), опись считается законченной. Законченная опись подшивается или переплетается вместе с титульным листом, справочным аппаратом. Листы описи нумеруются с составлением листа-заверителя. И если количество листов подшитой описи будет превышать 250, то такая опись должна делиться на тома. На практике такое встречается редко, в основном в государственных архивах.
Подскажите, пожалуйста, как быть с личным делом руководителя. Включать в опись дел постоянного хранения и как по дате заведения или окончания?
Здравствуйте! Личные дела руководителей включаются в опись личных дел, либо в опись дел по личному составу по году увольнения с пометкой в примечании «хранить постоянно». Впоследствии при проведении экспертизы ценности документов дело будет оставлено на постоянное хранение.
Здравствуйте. Скажите пожалуйста какие виды работ включает в себя архивная обработка документов по личному составу?
Подробно об оформлении дел изложено в п.4.19. -4.30. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день! Какой архивный орган должен утвердить опись дел постоянного хранения муниципального учреждения, если наше учреждение не является источником комплектования архивного учреждения?
Здравствуйте! Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел постоянного хранения и по личному составу должен утверждать только руководитель организации.
Здравствуйте. Можно ли включить в одну «опись дел временного хранения» дела до 10 и свыше 10 лет?
Здравствуйте! На дела временного (до 10 лет) срока хранения опись дел не составляется. Составляются отдельные описи на дела постоянного хранения и на дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.
Здравствуйте,
1. Головная организация просит предоставить описи дел постоянного хранения филиала. Структурного подразделения – архив — в филиале не предусмотрено, все дела хранятся в подразделениях филиала (бухгалтерия, отдел кадров, приемная директора). Каким образом правильно организовать работу по составлению описей?
2. Уточните, пожалуйста, не могу понять когда должен утверждать опись руководитель, если внесение информации в нее продолжаются ежегодно с валовой нумерацией? И когда делать итоговую запись? Ежегодно? Тогда это не одна опись получается…
Здравствуйте! 1. Перед составлением описей дела постоянного хранения должны быть соответствующим образом оформлены (сформированы, подшиты или переплетены, листы пронумерованы и пр.). Можно назначить ответственное лицо для упорядочения документов, либо заключить договор с архивным учреждением на обработку документов.
2. Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу описи. После согласования годового раздела описи дел постоянного хранения ЭК организации она утверждается руководителем организации (для организаций-источников комплектования опись утверждает также ЭПК архивного органа). Нумерация дел в годовых разделах описи постоянного хранения сквозная. Никакого противоречия тут нет. Руководитель утверждает годовой раздел описи.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как вписать пропущенное дело в уже согласованную опись, все напечатано достаточно плотно и не знаю, куда вместить запись литерного дела, может, есть какие-то варианты из вашей практики. Спасибо.
Здравствуйте! Такое встречается часто. Если не получается вписать черной пастой заголовок дела под литерным номером, то можно перепечатать соответствующий лист. Иногда приходится перепечатывать всю опись, тогда приходится восстанавливать подписи и штампы согласования.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли исправить порядковую нумерацию дел в описях? Предыдущим архивариусом каждый годовой раздел сначала нумеровался с №1, а затем несколько лет велась валовая нумерация через все описи. Например: 2010 год, опись №1 с №100 по №150, опись №2 с №151 по №234 и т.д. В итоге получилось, что опись закончена №1000, а фактически в ней 340 единиц хранения. Имею ли я право исправить нумерацию на валовую в каждой описи? (при помощи корректора). Или продолжать следующий годовой раздел с того номера, которым закончена опись?
Здравствуйте! В данном случае надо либо исправить нумерацию дел на сквозную в описи № 1, либо каждому разделу описи присвоить свой номер (опись №1, опись № 2, опись № 3). При исправлении нумерации в описи, её надо исправить также и на делах. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то эти изменения надо согласовать с архивом.
Добрый день! Еще один вопрос. В архиве хранятся дела постоянного хранения, который не подлежат передаче в муниципальный архив (картотеки на судебные дела, алфавитки, акты о выделении дел к уничтожению, паспорт архива и др.) Нужно ли заводить для них отдельную опись дел постоянного хранения? Или достаточно того, что они включены в сдаточые описи?
Здравствуйте! Согласно Правилам все дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению с составлением описей дел. Другое дело, что перечисленные Вами дела и документы относятся к переходящим делам, либо входят в состав переходящих дел, которые ведутся в течение многих лет и подлежат передаче в муниципальный или государственный архив при ликвидации организации (ст. 246 и 247 Перечня 2010 года). Поэтому работайте с картотеками, пополняйте дело фонда, а перед сдачей в муниципальный архив надо будет оформить эти дела.
Добрый день! Подскажите, в какой срок после поступления дел в архив составляются архивные описи? Дела в архив у нас сдаются по окончании календарного года. А описи постоянного хранения на утверждение в ЭПК нужно направлять через 3 года. Получается, либо дела лежат 3 года без описи, либо опись составляется сразу и 3 года лежит без утверждения. Муниципальный архив настаивает на 1 варианте.
Здравствуйте! Не следует сдавать дела в архив сразу по окончании календарного года. Согласно п. 4.1. «Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, дела сдаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.Описи дел направляются на рассмотрение ЭПК через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.11.). Понятно, что необходимо какое-то время на упорядочение дел и составление описей. Поэтому никакого противоречия здесь нет.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, срок хранения журналов по учету первичных средств пожаротушения (точнее — журнала учета огнетушителей). И в каком нормативном документе это прописано?
Здравствуйте! Огнетушители, как и любое другое оборудование и материальные ценности, учитываются согласно журналу учета материальных ценностей. Срок хранения журнала – 5 лет после списания оборудования (ст. 459д Перечня 2010 года).
Здравствуйте! Скажите, если нет архива, или дела не передаются в архив, а хранятся по месту составления, нужно ли составлять опись постоянного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу? Если нет, то где это написано?
Здравствуйте! К понятию «архив» относится не только помещение или архивохранилище, архив – это документальный фонд организации. Описи постоянного хранения и по личному составу составлять надо. Под хранение этих документов можно выделить запираемые шкафы, желательно металлические, в каком-либо структурном подразделении.
Доброй ночи, подскажите, пожалуйста, какую причину не включения документов в опись постоянного срока хранения можно указать в предисловие к описи, такую, чтоб была убедительно для ЭПК. Например, дела не окончен делопроизводством и будут представлены к обработке в следующем году... Спасибо заранее за помощь.
Здравствуйте! Можно написать: «Дело в 2017 году не завершено делопроизводством».
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какой срок хранения:
-наряд-допуск на проведение работ повышенной опасности;
— журнал регистрации этих наряд-допусков;
— акт-допуска для производства работ на территории организации (ст. 609?)?
Спасибо Вам!
Здравствуйте! Первые два дела (документа) относятся к охране труда. Сроки хранения документов, касающихся работ повышенной опасности – 75 лет (ст.615 Перечня 2010 г.). Это однозначно относится к нарядам. Для журнала регистрации нарядов специальной статьи нет, но поскольку регистрируются документы со сроком хранения 75 лет, то и к журналу можно тоже применить эту статью. Если третий документ (акт-допуск) также относится к работе в опасных условиях, то надо применить ст. 617. Если же это просто допуск на предприятие, то ст.890.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как оформить и брать ли вообще на постоянное хранение годовой расчет по страховым взносам по новой, с 2017 года, форме КНД 1151111. Расчет состоит из трех разделов – первые два – расчеты сумм на уплату страховых взносов за год — пост. хр.,
третий же раздел – персонифицированные (индивидуальные) сведения со сроком хранения 75 лет.
Здравствуйте! На постоянное хранение оформляются первые две части. Документы по персонифицированному учету включаются в опись дел по личному составу только в случае отсутствия лицевых счетов по заработной плате.