⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Опись дел постоянного хранения – образец составления
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 |
УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января-
22 июня 2011 |
234 | Связка
№ 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля-
27 декабря 2011 |
187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля-
30 декабря 2011 |
40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько времени или какой период дела постоянного хранения должны находиться в архиве организации (является источником комплектования) перед сдачей их в государственный архив, дела 2006—2011гг.?
Здравствуйте! Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив определяются ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Согласно Закону федеральные органы и организации должны хранить у себя документы постоянного хранения в течение 15 лет, органы и организации субъектов РФ – 10 лет, органы местного самоуправления и муниципальные организации – 5 лет. Кроме того, закон определяет сроки хранения для отдельных видов архивных документов (записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, проектной, конструкторской документации, кино-фото-документов и др.) — от 100 до 3 лет.
Добрый день!
У нас в организации большое количество интересных фото и видеодокументов. Это наша история. Храним постоянно. Как правильно составить к ним аннотации? Есть ли нормативные документы? Нужно ли составлять описи или сделать каталог? Они у нас есть:
— распечатанные (их мало);
— в электронном виде на ресурсе (таких очень много), принцип сортировки-по мероприятиям:
— встречи делегаций и гостей;
— наши будни;
— наши исследования;
— корпоративы;
— конкурсы профессиональные;
— конкурсы для персонала (логотип, лозунги по охране труда и т.д.);
— сотрудники (доска почета и награждения, кандидаты наук, доктора и т.д.);
— научные экспедиции.
Здравствуйте! Все вопросы работы с фотодокументами (обеспечение сохранности, учет, аннотирование и др.) изложены в «Основных правилах работы с кино-фото-фоно-документами и видеофонограммами в ведомственных архивах» (1988). Для обеспечения сохранности цифровых фотодокументов следует придерживаться рекомендаций по работе с электронными документами в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002). Большинство государственных архивов субъектов РФ разработали свои методические рекомендации по работе с цифровыми фотодокументами. Можно обратиться в соответствующий государственный архив за консультацией.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, правильно ли мы составили заголовки в описи дел по личному составу:
Ведомости по начислению заработной платы работникам Общества. Том 1. Январь – февраль 2005 года.
То же. Том 2. Март – апрель 2005 года и т.д.
Нужно ли в заголовке указывать месяца или достаточно их указать в графе-дата дела?
Здравствуйте! Заголовки дел составлены правильно.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как должны составляться описи дел пост. хранения на документы, которые должны храниться постоянно в соответствии с Законом «О государственной тайне»? Указываются ли в описи фамилии, либо только категория дела, количество листов, дата? И каким образом данная опись должна быть согласована с районным архивом?
Здравствуйте! На основании соответствующей инструкции по секретному делопроизводству. Порядок составления описей аналогичен порядку составления описей дел общего делопроизводства. Опись согласовывается с секретной ЭПК соответствующего архивного органа.
Здравствуйте, скажите пожалуйста, опись дел как нужно хранить при сдаче в архив, если они хранятся постоянно? В отдельной папке, сшивать их нужно или они подкладываются к делам?
Здравствуйте! Описи к делам не подкладываются, они хранятся в отдельной папке, законченные описи подшиваются.
Скажите, пожалуйста, если я составила опись дел постоянного хранения например, за 2011 год. Эту опись я откладываю в отдельную папку. Затем составила опись дел за 2012, 2013 гг... Эти описи я также должна подкладывать в ту папку? И до какого момента я должна складывать в папку описи, чтобы их подшить?
Здравствуйте! Все разделы описей, имеющих один номер, формируются в одну папку. То есть, опись № 1 дел постоянного хранения за 2010—2013 годы должна храниться в одной папке. После завершения описи и присвоения нового номера, опись № 1 (все разделы) подшивается с оформлением титульного листа описи.
Здравствуйте, считается ли грубой ошибкой, если служебные записки подшиты к делу вместе с приказами?
Здравствуйте! Конечно. Вместе с приказами формируются только приложения к ним, листы согласования и ознакомления.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, нужно ли хранить описи дел временного срока хранения, если дела уничтожены согласно протокола ЭК? И хранятся ли описи дел, которые составлялись внутри организации, если дела сданы на хранение в межведомственный архив?
Здравствуйте! На основании ст. 248в Перечня 2010 года описи дел временного хранения надо хранить 3 года после уничтожения дел. Описи дел постоянного хранения хранятся постоянно (ст.248а), даже если документы переданы в другой архив.
Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, занимаюсь описями организации. Всплывают документы за прошлые годы, например, за 2009 г. я понимаю, что их следует нумеровать литерами. Вопрос: распечатывать отдельный лист с литерными номерами со всеми итоговыми записями или вносить в опись за настоящее время, например 67а (это пропущенный документ за 2009 г.), а следующий — 356-порядковый номер новой описи? Или перепечатывать старую опись, добавив литерные номера? Спасибо.
Здравствуйте! Допускается вносить заголовки дел с литерными номера в опись, даже вписав от руки именно в соответствующий раздел. Можно перепечатать опись, сохранив или восстановив подписи и отметки об утверждении и согласовании. После итоговой записи заголовки дел с литерными номерами не вносятся.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, обязательно ли составлять предисловие к описям дел постоянного хранения (организация не является источников комплектования государственного архива)
Здравствуйте! Предисловие к описи дел в любом случае составлять надо.
Здравствуйте! Вопрос такой — на этот год была создана, впервые, номенклатура, стали составлять описи, в отделе бухгалтерия были переписаны все документ. На данный момент мы руководствуемся 558 перечнем, документы ранее 2010 г. должны использовать другой перечень, так я понимаю, либо мы может сделать опись с использованием сроков перечня 558?
Здравствуйте! Для определения сроков хранения документов по 2010 год включительно надо использовать «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000).
Спасибо за ответ, подскажите тогда под какую статью «Перечень ...» 2000 г. подходит журнал операций № 7 по выбытию и перемещению не финансированных активов?
Здравствуйте! Подходит ст. 148.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, я совсем запуталась ((( Организация молодая 5 лет. Архив создали в прошлом году, так же в прошлом 2014 году создали номенклатуру дел за 2014 год. А вопрос вот в чем. В архив сданы не все документы постоянного хранения и по личному составу. Как составить опись, например постоянного хранения. Только тех документов которые сданы? Или мне необходимо было создать номенклатуру за 2009—2014 г? И уже исходя оттуда от количества документов создавать опись. Заранее спасибо!!!!
Здравствуйте! Для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу надо собрать все необходимые документы. Номенклатура дел на 2014 год может служить ориентиром для сбора документов за предыдущие годы. Также важно просмотреть весь состав документов непосредственно в структурных подразделениях.
Здравствуйте!
В Ваших комментариях прочитала, что в опись № 1 включаются устав предприятия и журналы регистрации приказов. Скажите пожалуйста, а в госархив они передаются?
И еще вопрос: как быть, если журнал регистрации приказов ведется за несколько лет (и еще даже не закончен), а в опись ошибочно включен в каждый год. Спасибо.
Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного архива, то все дела, включенные в опись № 1 постоянного хранения, впоследствии передаются на хранение в государственный архив.
Такой журнал включается в годовой раздел описи по первой дате, в остальных годовых разделах описи он может быть указан справочно, без присвоения номера (отсылочный номер указывается в примечании). Если же такой журнал включен в каждый годовой раздел описи с присвоением номера, то надо исправлять. Если опись утверждена ЭПК архивного органа, то исправления надо делать по согласованию с архивным учреждением.
Добрый день! Нужно ли включать в опись 2 следующие документы, т. к. отсутствуют лицевые счета, а имеются только расчетные листки работников за 2000—2010 годы:
Индивидуальные сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование работников Общества за 2001 год (ф. СЗВ-3, ф. АДВ-10, ф. АДВ-6);
Индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета работников Общества за 2001 год;
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц работников Общества за 2001 год (ф. 1-НДФЛ). 5 лет ЭПК В отсутствии лицевых счетов 75 лет;
Сведения о доходах физических лиц (ф. 2-НДФЛ) работников Общества за 2001 год 5 лет ЭПК В отсутствии лицевых счетов 75 лет;
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу работников Общества за 2001 год 5 лет ЭПК В отсутствии лицевых счетов 75 лет.
Или нужно сделать отдельную опись на данные документы?
Если бы были в наличии лицевые счета, то эти документы бы хранились 5 лет. Как быть?
Заранее большое спасибо!
Здравствуйте! При отсутствии лицевых счетов по заработной плате в опись дел по личному составу включаются расчетные листки по заработной плате, тогда остальные перечисленные вами документы включать в опись не надо.
Добрый день! За 2003 год отсутствуют лицевые счета и расчетные листки, но есть расчетно-платежные ведомости.
Вопрос: включаются ли в опись дел по личному составу следующие документы:
Индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета;
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц работников Общества за 2003 год (ф. 1-НДФЛ);
Сведения о доходах физических лиц;
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу?
Здравствуйте! Если есть полный комплект расчетно-платежных ведомостей, в которые включены все сведения о заработной плате и других выплатах, их следует включить в опись дел по личному составу за 2003 год. В этом случае остальные перечисленные вами документы не надо включать в опись.
добрый день, поясните, пожалуйста, что с ними делать: включать в акт на уничтожение, или в опись на постоянное хранение?
Здравствуйте! Я почитала Ваши комментарии и хотела узнать правильно ли я поняла. Если приказы о краткосрочных загранкомандировках до 2010 г. имели срок хранения 75 лет, то даже с введением нового Перечня, где срок хранения таких приказов составляет 5 лет, старые приказы будут хранится 75 лет и не нужно пересматривать сроки хранения согласно новому Перечню?
Здравствуйте! Для документов, образовавшихся по 2010 год включительно, действует Перечень 2000 года. По этому перечню все приказы о загранкомандировках хранятся 75 лет.
Добрый день! Подскажите сколько нужно хранить документы по закупкам за 2006—2009 годы, а также протоколы договорной комиссии? В старом перечне статьи не нашла. Заранее большое спасибо!
Здравствуйте! Можно сослаться на ст. 186 перечня 2000 г.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, где регистрируется папка, в которой накапливаются описи дел постоянного хранения за предыдущие года?
Здравствуйте! Папка с описями нигде не регистрируется, она учитывается в номенклатуре дел организации. При большом объеме документов в архиве организации ведется реестр описей. Форма реестра приведена в приложении 26 «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте. Приходится пересоставлять старые описи документов постоянного хранения. Вопрос:
1. можно ли несколько старых описей объединить в одну новую, пересоставленную?
2. как назвать пересоставленуню опись? где написать, что она пересоставлена — в предисловии к описи?
Нумерация описей. Сотрудник присваивал новый номер не описи, а каждому годовому разделу описи, в итоге описей оказалось около 50, в одном фонде, реестра описей нет. Вопрос:
1. можно ли мне завести реестр описей и первый номер присвоить своей пересоставленной описи и дальше номера присваивать по реестру, а старые оставить как есть?
2. реестр описей заводится на каждый фонд отдельно? и нужен ли реестр описей, если в фонде всего 2 описи (документы ауп и личные дела) и фонд больше не будет пополняться?
Здравствуйте!
1. Это называется переработка описей. Объединить описи можно, старые описи не уничтожаются и включаются в переработанную опись дел последним номером.
2. О переработке описи следует указать в предисловии. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то все изменения в описях дел надо согласовывать с архивным учреждением. Разумеется, описи дел постоянного хранения присваивается один номер, нумерация дел в описи продолжается. Если у вас всего 2 описи, то реестр описей можно не составлять.
Евгения, спасибо за ответ, но мне все-таки не очень понятно, можно ли мне переработанной описи присвоить №1 а все предыдущие включить в нее?
Здравствуйте! Переработанной описи присваивается № 1, дела старых описей включаются в новую опись, старые описи подшиваются в одно дело и включаются в переработанную опись под последним номером.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас небольшая организация. В архив поступает очень маленький объем документов постоянного и по личному составу. Можно ли создавать описи этих дел не ежегодно? И пропускать эти пункты в протоколах заседания ЭК, когда будет рассматриваться Акт на уничтожение? Спасибо.
Здравствуйте! При небольшом объеме документов можно оформлять описи дел постоянного хранения и по личному составу за 2-3 года. Акт на уничтожение документов можно рассматривать только после утверждения описей дел.
То есть уничтожать документы каждый год нельзя без описей? Просто сейчас мы готовим к уничтожению документы за 2003—2009 год только еще. Но за этот период описи есть.
Если описи за 2003—2009 годы составлены, то уничтожать документы за 2003—2009 годы можно (с истекшими сроками хранения). Как составите описи за 2010 год, тогда можно уничтожить документы за 2010 год.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Чем отличается сводная опись постоянного хранения от описи постоянного хранения? И еще один вопрос, в описи постоянного хранения можно много отделов упоминать отдел кадров, бухгалтерия, управление делами?? Заранее огромное спасибо.
Здравствуйте! В сводную опись дел постоянного хранения входят дела всех структурных подразделений организации, в которых образуются документы постоянного хранения. Разделами сводной описи дел постоянного хранения являются названия структурных подразделений: управление делами, отдел кадров, бухгалтерия и т.д.
Добрый день! Подскажите, если в номенклатуре дел указано, что есть журнал по регистрации различных нормативно-правовых актов, а когда начала составлять опись дел постоянного срока хранения, журнал не нашла и никто не знает, где он есть. Как быть в данном случае? И еще. Личное дело руководителя организации включается в опись дел постоянного срока хранения или в опись по личному составу? Спасибо!
Здравствуйте! Надо составить опись без данного журнала, а в предисловии к описи указать, что регистрация нормативно-правовых актов в организации не велась, поэтому такой журнал в описи отсутствует. Все личные дела, в том числе со сроком хранения «постоянно», включаются в опись дел по личному составу, либо в опись личных дел. В графе «примечание» к таким делам делается отметка «хранить постоянно», впоследствии они отбираются на постоянное хранение.
Спасибо за ответ! Еще такой вопрос. Как быть, если в номенклатуре дел 2010 года указан «Регламент работы учреждения», но фактически он был заведен в 2011 году. Срок хранения указан — постоянно.
Здравствуйте! Если регламент был утвержден в 2011 году, то документ включается в опись 2011 года.
Подскажите, существует такой термин ,,дела общего делопроизводства,, какие документы туда входят? Только кадров, бухгалтерии и канцелярии или к ним можно отнести документы, связанные непосредственно с деятельностью организации, например, проектно-сметную документацию.
Здравствуйте! Существуют понятия «управленческая документация», «научно-техническая документация» (НТД). Проектно-сметная документация относится к НТД.
Спасибо большое за оперативный ответ! Еще вопрос:
Если в журнале регистрации по отпускам регистрировались приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и о предоставлении декретного отпуска, т.е. регистрация велась вместе с приказами о ежегодных отпусках и учебных отпусках. Можно ли изъять приказы с 75-летним сроком хранения? И как правильно это сделать?
Здравствуйте! Надо провести полистную экспертизу дел с приказами, изъять приказы со сроком хранения 75 лет и включить их в дело с приказами по личному составу со сроком хранения 75 лет. В предисловии к описи дел по личному составу надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел.
Здравствуйте, положение об отделах, о министерстве, регламент утверждены в 2010 году. Составляю опись с 2010 по 2015 год. Как их отразить в описи, если они у меня только в одном экземпляре и переходят из года в год. Неужели их надо показывать каждый год?
Здравствуйте! Включать один раз в опись по году утверждения (2010).
Добрый день. Устроилась руководителем отдела по делопроизводству в организацию, которая была создана в 60 годах прошлого века. Архива в организации нет и этим никто толком не занимался. Последний раз в гос архив дела сдавались в 1974 г. Не знаю с какой стороны начать, чтобы все разгрести. Подскажите советом, опыта такого не имею, поэтому в ступоре.
Здравствуйте! Если раньше документы сдавались в государственный архив, то надо связаться с куратором архива, уточнить, является ли ваша организация источником комплектования архива в настоящее время, если нет, то когда исключена. В архиве можно запросить копии описей дел постоянного хранения и по личному составу. Для начала надо провести упорядочение документов по личному составу (продолжить предыдущие описи).
Добрый день! Подскажите, у нас Книга жалоб и предложений заведена в 2011 году, но в номенклатуру дел за 2011 год она не внесена. Стоит ли указывать книгу в описи дел постоянного срока хранения?
Здравствуйте! В опись дел постоянного хранения книга жалоб и обращений не включается, так как не относится к документам постоянного хранения. Если книга ведется, то в номенклатуру дел её надо включать, можно включить в номенклатуру дел текущего года и на 2016 год.
Большое спасибо за ответ. Подскажите еще, пожалуйста, сроки хранения документов, касающиеся закупок, например, реестр учета заключения контрактов, контракты для осуществления муниципальных закупок организации, планы-графики размещения заказов, а также срок хранения папочки «Мероприятия по противодействию коррупции в организации».
Здравствуйте! По контрактам внимательно почитайте раздел 2.2. Перечня 2010 г. Если ваши формулировки соответствуют самим документам, то подойдут следующие статьи: реестр – ст. 279 (пост.); контракты – ст. 272 (5 лет ЭПК, по крупным поставкам – постоянно); планы-графики – ст. 273 (5 лет ЭПК, по крупным поставкам – постоянно). План мероприятий – ст. 267 (пост.).
и еще подскажите срок хранения «заявления работников на выдачу трудовой книжки на руки»
Ст. 665 Перечня 2010 г. – 5 лет.
Большое спасибо за ответ! у меня есть еще пару вопросов,проконсультируйте, пожалуйста:
1. сроки хранения
а. « Отчет об определении рыночной стоимости арендной платы»;
b."Журнал ознакомления работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и обучения указанных работников";
с. «Журнал регистрации инцидентов информационной безопасности»;
d. «Журнал регистрации письменных запросов граждан на доступ к своим персональным данным»
2. у нас в организации представления к поощрению делаются на всех работников в одном приложении, и данное представление является основанием для издания приказа, где тоже прописываются проценты поощрения на всех работников. Как быть с представлением к поощрению? Изымать их при формировании приказов по Л/С или оставить как приложение к приказу?
Подскажите, пожалуйста, у меня документ план развития техникума на 2008—2012 гг. создан в июне 2008 г.как я должна записать крайние даты в опись постоянного хранения 2008—2012гг. или 2008г. Спасибо
Здравствуйте! Крайние даты в описи дел и на обложке дела проставляются в этом случае как 2008—2012 гг.
Опись №1 формируется в 4-х экземплярах. Подскажите — 1 экз в дело в госархиве; 2-ой экз. в дело со страховыми описями в госархиве; 3-тий экз. возвращаем в организацию которая составила опись. Вопрос — куда девать 4-ый экземпляр описи?
Здравствуйте! Опись дел постоянного хранения печатается в 4-х экземплярах, так как при передаче дел в государственный или муниципальный архив на хранение вместе с делами передается 3 экземпляра описи, 4-й остается в организации с отметкой о приеме-передаче дел.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! Что означают в описи дел «пропущенные номера» — случайно пропущенные листы дела при нумерации? Спасибо!
Здравствуйте! «Пропущенные номера» в описи – это пропуск номеров дел в описи, ошибка в нумерации дел (первая графа описи — № п/п). Пропуск в нумерации листов дела отмечается в заверительной надписи к делу.
Здравствуйте! Подошел срок сдачи документовв в архив, мы их просто можем передать архивариусу и она получается сама составит опись, оформит все как надо ...? Или как?
Здравствуйте! Если речь идет о передаче документов структурного подразделения в архив организации, то сдаточная опись составляется структурным подразделением по согласованию с архивариусом.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, у меня есть несколько дел со сроком хранения по ЭК «Бессрочно». Возник вопрос — в какую опись дел включать, в постоянного хранения или временного (свыше 10 лет). Или вообще не включать и хранить в службе, и все документы со сроков хранения до 10 лет? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Такого срока хранения («бессрочно») нет. Есть срок хранения «постоянно», 75 лет,10 лет, 5 лет. Укажите конкретно, что за документы, тогда можно будет определить срок хранения.
Это дело: «Договоры технологического присоединения к электрическим сетям, заключённые электрическими сетями». Предыдущим работником, протоколом ЭК в 2012 году сроки хранения были изменены на «бессрочно», поэтому и возник такой вопрос — значит необходимо «Постоянно». Спасибо. Проконсультируйте еще по одной проблеме. Есть Журнал проведения инструктажа по технике безопасности (10 л.,ст. 626 б, ПТД) — его необходимо хранить в отделе и не передавать после завершения в общий архив, и соответственно не включать в опись дел временного срока хранения? Или я что-то не так понимаю?
Заранее спасибо.
Здравствуйте! Судя по заголовку, срок хранения этих договоров 5 лет ЭПК (после истечения срока действия договора). Основание: ст. 119 "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
По поводу журнала. Срок хранения вы определили правильно – 10 лет. Если в вашей организации в ведомственный архив передаются только документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, то этот журнал вы не должны передавать в архив, он будет храниться в отделе в течение 10 лет по завершении журнала. Если же, как исключение, в архив передаются документы временного срока хранения, то журнал надо передавать. Любая передача документов в архив организации проводится по сдаточным описям.
Хотим составить опись дел по личному составу за 2013—2015 гг и опись дел долговременного хранения за 2013—2015гг. для сдачи дел в архив организации. В 2011 году такие описи составлялись в присутствии представителя архивного отдела по обработке документов, но уже в 2013 г. описи составлялись без представителя. Как быть нам в этом году? Обязателен ли представитель в составлении описи, где согласовывается с Начальником архива.
Здравствуйте! Для сдачи документов в архив организации и составления описей дел не обязательно присутствие представителя архивного отдела. Но здесь ещё важно, как прописано это в вашей инструкции по делопроизводству. Если в инструкции или другом локальном нормативном акте организации указано, что должен присутствовать представитель, то надо соблюдать этот порядок.
Добрый день! Я работаю в учреждении ФБУ организация существует с 37 года. В результате деятельности образовалось очень много документов. Подскажите, пожалуйста:
является ли обязательным передача документов из организации в муниципальный, государственный архив;
какой порядок передачи в такие архивы при необходимости и куда надо обращаться?
Здравствуйте! В государственный или муниципальный архив передаются документы организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов. Уполномоченный архивный орган региона (архивный отдел, комитет, агентство и т.п.) составляет списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Входит ли ваша организация в эти списки можно узнать, направив запрос в архивный орган.
Здравствуйте, составляю сейчас сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу за 2012, 2013 года. Хотелось бы узнать есть ли изменения в бухгалтерских документах постоянного хранения и по личному составу в этот период? Наш бухгалтер не знает. Организация — государственная федерального значения.
Здравствуйте! По сравнению с 2010 изменений нет. Изучите внимательно раздел 4.1. «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Это действующий перечень.
Добрый день! В опись постоянного хранения индекс дела ставится в соответствии с номенклатурой по году закрытия дела или открытия? В частности, меня интересуют дела клиентов (юр. дела).
Например, дело открыто в 1998 г., а закрыто в 2014 г. В опись я внесла по году закрытия — 2014 г. Индекс взяла из номенклатуры 2014 г.
Если я правильно сделала, в какой нормативке этот момент прописан? (приказ, правила...)
Здравствуйте! Дела клиентов ведутся у вас течение нескольких лет, следовательно, это переходящие дела. По аналогии с личными делами такие дела должны включаться в опись дел по году завершения (у вас 2014 год), следовательно, индекс дела в описи указывается по номенклатуре дел 2014 года. К сожалению, в Правилах об этом нигде не указано.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, возможно ли составить опись дел по личному составу и дел с постоянным сроком хранения за 2012—2013 года, если предыдущие описи делались за каждый год отдельно?
Здравствуйте! Допускается оформлять описи дел постоянного хранения и по личному составу за несколько годовых разделов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить. В отделе кадров издавались приказы об изменении структуры и штатного расписания и регистрировались там же, а не в отделе делопроизводства. Это документы постоянного хранения. Период с 2007 по 2013 годы. Приказы по основной деятельности за этот период оформлены и сшиты. А указанные приказы нашли недавно. Возможно ли их оформить в отдельное дело? Или включить литерными номерами в уже оформленные приказы по основной деятельности, расшить сшитые тома.
Здравствуйте! Если у этих приказов была отдельная регистрация от основных приказов, своя нумерация, то надо подшить их в отдельное дело. В заголовке дела следует отразить содержание приказов. Если же нумерация велась в пределах основных приказов, то лучше расшить дела и подшить все приказы в одно дело, соблюдая нумерацию и хронологию.
Здравствуйте Евгения! Подскажите, пожалуйста, описи дела (тома) долговременного срока хранения присваивается свой номер или индекс дела по номенклатуре.
Здравствуйте! Номер описи и индекс дела по номенклатуре – это разные понятия. В обязательном порядке описи дел присваивается свой номер, например: опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 дел по личному составу и т.д. В пределах каждой описи нумерация дел продолжается, номер описи сохраняется.
Добрый день! Гос.орган, в котором я работаю, является правопреемником ликвидирующейся гос.структуры. Часть постоянки они передадут на хранение в мун. архив. А другая часть (по согласованию с ЭПК) будет передана нам на временное хранение. По решению ЭПК нам надо составить договор с местным архивом об условиях и сроках хранения постоянки ликвидируемой организации. Как его составить? Где взять образец? С чего начать? Местный архив такой практики не имел.
Здравствуйте! Обычно в таких случаях государственный или муниципальный архив подготавливают проект договора. Требуйте с них, у них должны быть аналогичные договоры.
Здравствуйте. У нас мало приказов по основной деятельности, по 10-15 в год. Подскажите, можно ли приказы постоянного хранения по ОД объединить в одну папку за несколько лет? Организация не сдает документы в гос. архив, и сколько они хранятся тогда, если в госархив не сдаём мы их?
Здравствуйте! По правилам в дело включаются документы одного календарного года, тем более это касается организационно-распорядительных документов. В вашем случае хранятся до ликвидации организации.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения Актов на списание основных средств (машины, компьютеры)? Если хранить «постоянно», то прикладывать ли к ним Инвентарные карточки?
Здравствуйте! Согласно ст. 362 перечня 2010 года акты на списание имущества хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
Хороший сайт, но я не нашла ответы на свои вопросы.
Я работаю референтом в представительном органе и описываю документы за срок созыва депутатов — 5 лет с 2008 по 2013 год.
Номенклатура составляется каждый год (есть изменения в сроках хранения). 1) По какой номенклатуре составить опись за 2008 или 2013 год?
Кроме документов депутатов — решения Думы, протоколы Думы и комиссий есть аппарат Думы (1 человек) и в соответствии с номенклатурой накапливаются другие документы постоянного срока хранения — постановления и распоряжения председателя, Бух отчет, штатное расписание и др. документы. Я описываю их тоже за срок созыва (5 лет). Правильно ли я делаю?
Заранее спасибо.
Здравствуйте!
1) При составлении описи дел выборных, представительных органов за определенный период, проставляется индекс дела по последней номенклатуре дел (за 2008—2013 гг. – индекс дела номенклатуры дел 2013 г.)
2) Документы структурных подразделений, не относящихся к выборному периоду, описываются по годовым разделам.
Здравствуйте! В приказах по основной деятельности есть большая часть приказов о награждении за перепись населения. В одном деле могут быть приказы и те и другие. Вопрос: как правильно оформить титульный лист и соответственно опись, чтобы можно было быстро найти приказы о награждении? Граждане делают запросы, не знают номера приказа, и работнику архива нужно найти гражданина по территории, которая его награждала.
Здравствуйте! Надо отразить в заголовке дела наличие приказов о награждении. Можно так: «Приказы №… по основной деятельности за 2010 год. (Имеются приказы о награждении за перепись населения)». Можно эту отметку сделать в описи, в графе «примечание».
Здравствуйте! В номенклатурах дел образовательных учреждений есть документы, регистрируемые как с 1 января (в течение календарного года), так и с 1 сентября (в течение учебного года, т.е. переходящие на следующий календарный год). Как эти в разные годы, оконченные ведением дела, включаются в опись дел постоянного хранения (в один годовой раздел или разные)? Спасибо!
Здравствуйте! Конечно, годовой раздел описи будет один. Дела, формируемые за учебный год, включаются в годовой раздел описи по первой дате. Например, в годовой раздел описи дел за 2015 год будут включены приказы по основной деятельности за 2015 год и учебный план на 2015—2016 гг.
Здравствуйте! Какие дела входят в описи дел постоянного хранения №1, №2, №3, №4, №5, Спасибо за ответ)
Здравствуйте! Обычно описи дел постоянного хранения присваивается №1, описи дел по личному составу — № 2, описи личных дел уволенных работников -№3, № 4, 5 и т.д. могут присваиваться другим описям дел. Например, опись дел научно-технической документации и др., в зависимости от специфики организации. После завершения описи дел (когда число ед. хр. в описи превысит число 9999) описи присваивается новый номер. И если в организации было, например, четыре описи, то описи дел постоянного хранения будет присвоен №5, нумерация дел в описи начнется с первого номера.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста... можно ли составить комбинированную опись дел ликвидированной организации. Включить в одну опись дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Здравствуйте! Нет, это не допускается правилами. Все нормативные документы регламентируют оформление отдельных описей. При хранении эти дела отдельно проходят по учету. Государственный или муниципальный архив просто не примет у вас дела по такой описи.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, вносятся ли в описи дел постоянного хранения инструкции по основной деятельности, поставленные на инвентарный учет. Если да, то вносить их в опись необходимо по дате утверждения или по дате, когда инструкции передаются в архив после разработки новых?
Здравствуйте! Датой инструкции является дата её утверждения. По этой дате документы включаются в опись дел. Поскольку большинство инструкций, разработанных в организации, имеют постоянный срок хранения, необходимо включать эти документы в опись дел постоянного хранения. Для работы можно оставить копии.
Спасибо за ответ. И еще вопрос такого содержания: составлена опись N1 дел постоянного хранения за 2011—2015 гг. В данную опись внесено 60 единиц хранения. Дело закрыто. При составлении описи дел постоянного хранения за 2016 год номер ее остается 1 или будет 2? И нумерация дел в описи будет с N61 или начнется с N1? Дела в архив организации не сдаются, остаются в отделе.
Здравствуйте! Опись дел продолжается с 61-го номера, номер описи в 2016 году сохраняется (№1).
Добрый день!
В настоящее время ведется работа по сдаче в архив организации документов за 2003 год. Номенклатура дел отсутствует. Есть договоры за 2003 год с постоянным сроком хранения и дополнительные соглашения к ним, датированные 2004,2005 годами. Как сформировать дело постоянного хранения по договорам. Куда вписать «допы» в опись: под отдельной позицией или в примечании, либо иным образом?
Здравствуйте! В данном случае формируется одно дело: договор вместе с дополнительными соглашениями. Дело включается в опись по первой дате (2003 год).
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, у нас утрачен оригинал договора постоянного срока хранения, но есть его копия. Как придать копии статус документа, чтобы включить в дело и отправить в архив организации?
Спасибо!
Здравствуйте! Для этого копию документа надо заверить соответствующим образом. Она будет иметь юридическую силу.