⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Согласование и регистрация приказов
Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.
Согласование приказа
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).
Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.
Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.
В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.
Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.
После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).
Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.
Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.
Регистрация приказов
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.
Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.
Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Можно ли при издании приказа задним числом не присваивать ему номер во избежание путаницы, а проставить, например, б/н (без номера)?
Здравствуйте! Нет, это совсем недопустимо, лучше уж присвоить литерный номер.
О согласовании производственных приказов:
Обязательно ли должно быть согласование заместителей начальника управления. На некоторых приказах согласование только юриста. Правильно ли это? Чем я могу убедить руководителя, что согласование — это обязательно, и не просто юриста, а должностных лиц, которых касается содержание приказа: например резолюция одного из замов. Заранее буду благодарна за ответ.
Здравствуйте! Все лица, упомянутые в приказе (которых касается приказ), должны быть ознакомлены с ним под роспись. Это лист ознакомления. Замечу, что резолюция накладывается уже после согласования и подписания приказа. По поводу согласования ГОСТ Р 6.30-2003 прописывает, что документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом, и по необходимости, руководителем службы ДОУ.
Сколько по времени отдел делопроизводства может проверять приказ? После проверки, что и где написать на приказе, если он проверен, к примеру, и там все верно?
Сроки согласования нормативными документами не оговариваются, но, конечно, они должны быть разумными. Можете установить сроки согласования документов в своей инструкции по делопроизводству.
Что делать если приказ по основной деятельности был зарегистрирован в журнале регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Можно ли прекратить действие ошибочно зарегистрированного и издать новый в другом отделении?
Здравствуйте! В данном случае так и надо сделать – отменить приказ по административно-хозяйственной деятельности и издать новый приказ по основной деятельности.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какую надпись надо оставить в журнале, если я отменяю приказ по основной деятельности
Здравствуйте! После издания приказа об отмене этого приказа в журнале регистрации (в примечании) можно сделать отметку, что приказ отменен, проставить номер и дату приказа об отмене.
Здравствуйте. Такая проблема: пришла в отдел кадров недавно, начала наводить порядок и обнаружила 3 приказа, которые не зарегистрировали в журнале. Они были оформлены в июне этого года. Могу ли я сейчас в августе занести их в журнал? Заранее благодарна за ответ
Здравствуйте! Конечно, приказы должны быть зарегистрированы, однако «задним» числом сделать это сложно. Надо смотреть, что за приказ. Если он обязательно привязан к дате (например, прием или увольнение), то в августе зарегистрировать этот приказ уже нельзя.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли вписывать дату в приказе ручкой?
Здравствуйте! Можно, и такое часто встречается. Датой приказа считается дата его подписания, и не всегда можно определить заранее, при подготовке приказа, когда он будет подписан. В этом случае дата проставляется вручную при регистрации после подписания приказа.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли в одном приказе написать «разработать» и «утвердить» определить сроки до какой даты, назначить ответственных. И потом опять издать приказ отдельно об утверждении этого документа, когда он будет готов. Правильно ли это? Или все-таки сначала издать приказ о разработке, определить сроки до какой даты, назначить ответственных, а потом утвердить?
Здравствуйте! Конечно, утверждаются уже подготовленные (разработанные) документы. Однако большой ошибки в первой формулировке нет, если имеется в виду, что документ необходимо утвердить до определенной даты. Если документ требует утверждения, то после его разработки следует издавать приказ об утверждении, допускается также проставление грифа утверждения на самом документе в правом верхнем углу (УТВЕРЖДАЮ), в этом случае приказ не издается, для такого случая и подойдет такая формулировка. Например, «разработать и утвердить» штатное расписание, смету.
Здравствуйте!!
Подскажите: «лист согласования» — это сбор подписей руководителей служб в процессе согласования с ними проекта приказа, а если приказ касается простого работника (закрепление за ним, допустим, автомобиля) , он должен расписываться в приказе об ознакомлении????
Или бытует мнение, что непосредственный руководитель работника, с которым этот приказ был согласован, поставит в известность своего работника об этом приказе????
Какой вариант верный??? И еще, в чьи обязанности входит сбор подписей «с приказом ознакомлен» — исполнителя по приказу или делопроизводителя, регистрирующего данный приказ???
Здравствуйте! Вы смешали в одно два понятия – согласование (визирование) приказа и ознакомление с приказом.
При согласовании проекта приказа он визируется исполнителем, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юридической службой и пр. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа, либо оформляется лист согласования. После подписания приказа руководителем он рассылается для ознакомления всем упомянутым в приказе сотрудникам, а также тем, кого приказ так или иначе касается. Подписи ознакомления проставляются либо на самом приказе, либо оформляется лист ознакомления с приказом.
Обычно работник, регистрирующий приказы, доводит их до сведения работников и собирает подписи ознакомления. Но это решается в самой организации, в соответствии с распределением обязанностей, закрепляется в должностной инструкции и других локальных нормативных актах.
Все таки не понятно, где разместить визы согласования и ознакомление. Можно ли размещать согласование под подписью руководителя, а ознакомление на обратной стороне приказа?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р7.097-2016 визы согласования проставляются на последнем листе документа под подписью, либо на оборотной стороне последнего листа документа. Подписи ознакомления проставляются после виз согласования. Можно оформлять визы согласования и подписи ознакомления на отдельных листах.
Добрый день! Возможно ли зарегистрировать приказ первым рабочим днем года (9 января), при этом указав, что те или иные изменения вступают в силу с 01 января? Понятно, что лучше зарегистрировать последним рабочим днем года, но интересует именно регистрация в первый рабочий день. Спасибо!
Здравствуйте! Именно в данной ситуации можно зарегистрировать приказ датой 09.01. (об изменении с 01.01.), поскольку 9 января – первый рабочий день. Однако нельзя, например, регистрировать приказ 19.01. об изменении с 10.01.
Добрый день!
Если руководитель организации подписал приказ к примеру 21.01.17 в 19;00, следовательно секретарь увидит и зарегистрирует его уже 22.01.17. Но если руководитель с 22.01.17 (включительно) в командировке и его замещают, имеет ли право секретарь зарегистрировать приказ 22.01.17?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 датой приказа считается дата его подписания. Поэтому следует регистрировать приказы в день их подписания. В вашей ситуации можно сделать запись в журнале утром 22.01.2017, проставив дату 21.01.2017.
Здравствуйте! Можно ли вести реестр зарегистрированных приказов, а не журнал или книгу?
Здравствуйте! Можно. По смыслу – это база учета.
Почему Приказы и распоряжения должны подписываться «живой» подписью руководителя? Почему их нельзя подписывать электронной подписью?
Здравствуйте! Электронной цифровой подписью (ЭЦП) подписываются только документы, передаваемые по электронной почте.
Здравствуйте! В нашем колледже есть приказы по студентам. И в данном приказе помимо подписи руководителя чуть ниже ставят подписи: исполнитель, рук-ль исполнителя, рук-ль руководителя исполнителя (что они согласовали).
Это делается в целях экономии бумаги, дабы отдельно не делать лист согласования... Но приказ ведь должен подписывать только директор, т.е. лишних подписей быть не должно?! Как им это объяснить?
Здравствуйте! Разумеется, подписывает приказ только руководитель. Остальное – это визы согласования. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» визы согласования можно проставлять как под подписью руководителя, так и на оборотной стороне последнего листа документа, либо оформляется лист согласования.
Здравствуйте! При согласовании приказа с заинтересованными лицами как правильно написать «Внутреннее согласование» или «Внутренние визы»? И есть ли различие в данных словосочетаниях?
Здравствуйте! Правильно – согласование документа. «Виза» — более узкий термин, означающий реквизит, фиксирующий согласование документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кто должен первым ставить подпись в приказах (например отпуска ежегодные, переводы и проч.) руководитель или работник? Если работник первый, то это он знакомится с проектом приказа... А если руководитель, то это уже является приказ. Где можно найти нормативный документ, где будет прописано, кто первый подписывает приказ. Заранее спасибо
Здравствуйте! Подписывает приказ только руководитель организации! Необходимые визы согласования на проекте приказа проставляются до подписания приказа. Подписи ознакомления работников с приказом ставятся после издания приказа, то есть подписания его руководителем организации.
Добрый день.
Подскажите пожалуйста какой датой регистрировать приказ, если приказывают исполнить 28.03.2018, а приказ принесли 20.04.2018. Не могу же я поставить дату позже? Заранее спасибо
Здравствуйте! Приказ должен регистрироваться в день его подписания, дата приказа должна совпадать с датой его регистрации. В вашей ситуации остается только зарегистрировать приказ под дополнительным (литерным) номером, хотя это тоже является нарушением.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста. При формировании в дела Приказов за подписью Руководителя лист согласования подшивается вместе с приказом и хранится постоянно? Или же их нужно формировать в отдельные дела?
Здравствуйте! Подшиваются в дело вместе с приказами.
Здравствуйте. Работодатель представил мне для ознакомления и подписи приказ о дисципл наказании в виде выговора. Я подписала приказ, написала, что ознакомлена. Копию приказа предоставить отказался. Сказал писать письменно заявление и в трехдневный срок мне представят копию. Приказ мне удалось сфотографировать, уже потом на фото я увидела, что на приказе нет номера никакого. Только дата и Подпись директора. Скажите , это вообще законно? Приказ может быть без номера? Или они будут его регистрировать задним числом? И , получается, в случае чего, приказа как бы и нет вовсе? Просто пугают, чтобы уволилась ... Поскольку таких приказов за неделю на меня стряпают уже 4! И до меня только дошло!!! Чего делать то...
Здравствуйте! Возможно, приказ ещё не успели зарегистрировать, поэтому нет номера. Если дата на приказе проставлена, то «задним» числом его уже нельзя зарегистрировать. Дождитесь заверенной копии. Если там опять не будет номера, то задайте вопрос руководству. На приказе должен быть номер.
Здравствуйте!
В нашей компании иногда (1 — 3 раза в год) издаются приказы с пометкой «ДСП». Готовятся и хранятся они в обособленном подразделении с собственным делопроизводством. Но регистрируются вместе с обычными приказами по ОД. В журнале регистрации делается запись: Приказ с пометкой «ДСП», т.к. содержание его не известно. В папку с приказами подшивается лист с номером, датой и информацией об исполнителе и месте хранения приказа. Нет ли в этом нарушения? Как следует делать правильно? Надо ли указывать наличие таких приказов в деле на листе-заверителе?
Здравствуйте! Приказы с пометкой «ДСП» — это не секретные документы, на них не распространяется отдельное делопроизводство, как для документов, содержащих гос. тайну. Эти приказы хранятся вместе со всеми приказами и регистрируются обычным образом с указанием заголовка приказа. Только на деле с приказами и в номенклатуре дел проставляется отметка «ДСП». Если у вас в организации много таких приказов, то они могут формироваться в отдельное дело, но тогда и регистрироваться они должны отдельно, а не в общем массиве. Нарушением является то, что приказ регистрируется в одном месте, а хранится в другом, что в дело вместо приказа подшивается пустой лист.
Здравствуйте, мне нужно согласовать приказ о воинской учёте с главой администрации. Как это сделать. Надпись снизу согласовано её не устраивает, разве можно наверху шапки приказа ставить Согласовано и Утверждаю?
Здравствуйте! Приказ организации подписывается руководителем этой организации. Грифы согласования и утверждения на приказах не проставляются. Визы согласования согласно ГОСТР 7.0.97-2016 проставляются на последнем листе документа под подписью.
Здравствуйте! Подскажите. пожалуйста. что делать в таких случаях. если работник не хочет согласовывать приказ, так как в приказе есть его обязанность и он просто не хочет исполнять!?
Здравствуйте! Работник не согласовывает приказ, а ставит подпись об ознакомлении с приказом. Если он отказывается от подписи, то в принципиальных ситуациях составляется акт об отказе в ознакомлении с приказом.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно ли издать один приказ по основной деятельности предприятия (приостановление оказания услуг этим предприятием) в отношении нескольких клиентов, но по разным основаниям — по заявлению клиента, по причине неисполнения обязательств по договору (задолженность) и пр.?
На каждого клиента оформлено литерное дело и соответственно договор на оказание услуг.
Здравствуйте! В этом случае следует издать отдельные приказы на каждого клиента.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, а кто должен ознакамливать с приказами — сотрудник службы делопроизводства или кадров?
Здравствуйте! Тот, кто назначен приказом руководителя. Этот вопрос – внутреннее дело организации. Как правило, тот, кто регистрирует приказы и отвечает за их формирование, отвечает и за ознакомление сотрудников с приказами.
Здравствуйте! Можно ли визировать приказы по основной деятельности на бланке приказа?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 визы согласования проставляются на последнем листе документа под подписью, либо на обороте последнего листа документа, либо на листе согласования. Всё это относится и приказам по основной деятельности.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, самый важный документ — это книга приказов или лист о приказе в отпуск ？
Здравствуйте! Нельзя выделить «самый важный документ». Каждый документ имеет свою функцию, поэтому каждый документ важен. Вы ещё, очевидно, путаете понятия. Приказы по личному составу регистрируются в книге регистрации приказов по личному составу и формируются в дело с приказами по личному составу. А «книга приказов» ведется иногда в небольших организациях, это когда приказы не печатаются, а записываются в журнал. Для вас важным документом будет лист ознакомления с приказом, для кадровой службы — приказ о предоставлении ежегодного очередного отпуска.
Здравствуйте, уточните пожалуйста обязательно ли в приказах требуется указывать Ф.И.О. ответственных? Так как приказ бессрочный (например о ежемесячном предоставлении какой либо информации) и хотелось бы указать просто должность. Ведь есть приказ о назначении на должность в котором как раз и указывается Ф.И.О. Так как у нас большое количество ответственных сотрудников придется часто менять данный приказ ввиду большой «текучки». Можно ли указать точный пункт ГОСТа где расписаны данные условия. Спасибо.
Здравствуйте! В приказах о назначении ответственных лиц обязательно указывается должность, ФИО ответственного лица. ГОСТ этот вопрос не регулирует. Можете прочитать об этом в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (п. 3.25.).
Заинтересовал вопрос выше, в конце месяца нашлись не зарегистрированные приказы, как их зарегистрировать В журнал регистрации, если он заполнен, куда вписать приказ?
Здравствуйте! Правильный вариант – записать в порядке регистрации, следующим номером. Место в журнале можно найти, либо добавить (вклеить, прошить) чистые листы.
Добрый день! Вопрос касается регистрации приказов в выходной день. Можно ли зарегистрировать приказ по основной деятельности выходным днем (в экстренных случаях), например для создания комиссии при расследовании несчастных случаев, ЧП и др., если руководить сказал издать приказ незамедлительно?
Здравствуйте! Никакими нормативными актами это не запрещено. Поэтому можно регистрировать приказы датой выходного дня.
Приказ оформляется поздним числом, на что ориентироваться на дату или номер приказа?
Здравствуйте! На дату. Приказы должны формироваться в хронологической последовательности.
Добрый день!
Подскажите, как можно зарегистрировать приказ в день подписания? Допустим, сегодня пришло официальное письмо Роспотребнадзора. В компании в связи с этим должен быть издан приказ от этого же числа. Естественно, в этот день приказ только уйдет на согласование в БД. Подписан он будет только после согласования. После нужно собрать все визы и подпись ГД. В результате всех процедур может пройти не один день, пока пройдет весь процесс согласования. Как поступить в такой ситуации?
Еще вопрос, пока проходит процесс согласования Приказа, один из визирующих может уже уволиться. Но в документе этот человек остаётся визирующим. Можно ли его убрать при распечатывании?
Заранее большое спасибо за ответ!
Здравствуйте! Приказ положено регистрировать в день подписания. В вашей ситуации можно зарезевировать номер приказа с соответствующей датой и после подписания приказа оформить его регистрацию. Если сотрудник, визирующий приказ, впоследствии уволился, его фамилию не надо удалять при распечатывании приказа. Ведь на момент согласования он работал, исполнял свои должностные обязанности.