Регистрация входящих документов
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.
Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).
Прежде чем приступить к регистрации документов
Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют. Исключения:
- адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
- не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
- если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.
Как зарегистрировать входящие документы
- Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
|
ОАО «Кучка» Вх. № 0118 22.08.2014 |
- Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
- Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
- Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
- Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
- копии информационных документов и рекламные материалы,
- поздравительные письма,
- приглашения,
- прейскуранты,
- добавьте что-то еще (если требуется).
Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.
Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте, Евгения!
Подскажите, пожалуйста, как регистрировать печатную рукопись, присланную для рецензии, без сопроводительного письма (часто присылают рукописи соискатели научной степени)? Рукопись после рецензирования направляется обратно автору.
Здравствуйте! Если таких рукописей поступает много, то можно завести для их регистрации отдельный журнал, где записывать автора, название работы, количество листов и т.п.
А на самом экземпляре рукописи ставить штамп входящего документа? Бывает, что соискатели сами просят это делать. А где-нибудь есть указания, каким образом регистрировать подобные документы?
Здравствуйте! Если нет сопроводительного письма, то входящий штамп ставится на 1 листе самого документа (в Вашем случае рукописи).
Если документ пришел в сканированном виде, необходимо ли обязательно заменять его оригиналом?
Здравствуйте! Если это какая-нибудь незначительная информация (для сведения), то документ можно не заменять. Если же это письмо (или другой документ) должны формироваться в деле с перепиской или в ином деле, то документ необходимо заменить оригиналом.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, регистрируются ли такие документы как счет-фактура, счет, акт выполненных, приема работ..., т.е. документы, касающиеся бухгалтерии, если да, то кто их должен регистрировать: бух-ия или секретариат?
Спасибо.
Здравствуйте! Счета и счета-фактуры, как правило, секретарем не регистрируются, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. Еще в организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Акты должны/могут регистрироваться в том структурном подразделении, где оформляются.
Здравствуйте, обязательно ли регистрировать заявления от граждан?
Здравствуйте! Все документы, поступающее в организацию, должны регистрироваться, особенно заявления граждан. Они регистрируются отдельно в специальном журнале и подлежат контролю исполнения. Этот порядок регламентируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
Подскажите, заявление принесено в одном экземпляре. Допустимо ли сначала поставить штамп с входящим номером, а потом сделать копию заявления для жителя или необходимо сначала сделать копию, а потом поставить штамп на оба заявления (оригинал и копию)
Здравствуйте! Да. Но все предпочитают сначала сделать копию, потом поставить на ней штамп (чтобы отметка была «живая», не копийная).
Работаю на 0,5 ставки до обеда, как регистрировать входящую по электронной почте информацию поступающую после обеда? Начальник предъявляет претензии, так как фактически нахожусь в организации, но в другом кабинете и занимаюсь другой оплачиваемой не начальником работой.
Здравствуйте! Все входящие документы должны регистрироваться в день поступления, и только поступившие после 16-00 – на следующий день. В Вашей ситуации надо как-то договориться с руководителем, других вариантов нет.
А каким документом это регламентировано?
Здравствуйте! Последний документ – это «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009, разработанные в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. На основе этих рекомендаций в каждой конкретной организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству.
Добрый день! У нас увольняется сотрудник и просит зарегистрировать его заявление. Отдел кадров говорит, что так положено делать по законодательству. Должна ли я это делать и где это прописано?
Здравствуйте! Правовых норм, обязывающих регистрировать каким-либо образом заявления работников, и, в частности, заявления об увольнении, нет. Есть общее правило о регистрации всех документов, в том числе внутренних. Как правило, внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, в данном случае в кадровой службе. Но все это должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации. Если у вас нет такой инструкции, и ранее заявления об увольнении не регистрировались, в отдельных (спорных) случаях можно зарегистрировать заявление работника об увольнении в журнале регистрации входящих документов.
Скажите пожалуйста, регистрируются ли сборы? Головное предприятие запрашивает информацию у подведомственных учреждений по какому-то вопросу. Причем несколько отделов и по разным вопросам. В итоге приходит вал документов (например 40 подведомственных учреждений на 10 запросов). Как правильно регистрировать эти письма?
Здравствуйте! Не совсем понятно, о чем речь. Такого вида документа, как «сборы» нет. Все поступающие письма, в том числе от подведомственных организаций, регистрируются в обычном порядке.
подскажите, пожалуйста, если руководством дано распоряжение не принимать письма, поступившие по электронной почте от одной организации (мол, пусть шлют почтой, а то шлют без перестану). инструкции по делопроизводству на предприятии нет. можно ли как-то аргументировать эти действия при возникших вопросах со стороны этой организации, почему мы так делаем. и на будущее — можно ли такой пункт прописать в инструкции — по указанию руководства не принимать копии некоторых документов? спасибо
Здравствуйте! Если документ (письмо) передано по электронной почте с соблюдением законодательства об ЭЦП, он имеет юридическую силу и должен быть зарегистрирован с соблюдением единых правил и регистрационных форм. (ГОСТ Р 6.30-2003). Распоряжение Вашего руководства неправомерно.
Здравствуйте.
Поступил конверт с копиями документов без сопроводительного письма. Подскажите, на входящие копии документов необходимо ставить отметку о получении? В фирме пока нет утвержденной инструкции о документообороте.
Спасибо!
Здравствуйте! Как правило, необходимо зафиксировать факт получения копий документов, поэтому надо зарегистрировать. Штамп можно поставить на первом листе копий.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, чем регламентирована обязанность государственного органа ставить штамп с входящим номером на экземпляре документа заявителя при его обращении? В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76) такого не нашел.
Поясню. В одном госурчеждении не принимают документы лично, а предлагают бросить их в специальный ящик на проходной учреждения. Если нужна отметка о вручении — так три раза в день (по расписанию) сотрудник канцелярии спускается чуть ли не с небес и ставит заветный штамп. Под это время нужно подгонять свои планы на день. Считаю это не совсем законным, ищу нормативную базу, подтверждающую, что доказательством обращения в госорган является штамп с входящим номером. Таким образом отказ принять документы непосредственно в момент обращения нарушает право граждан на свободное обращение в гос. орган. Спасибо
Здравствуйте! Действительно, в методических рекомендациях этого нет. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (ст.7) регламентирует, что на втором экземпляре письменного обращения ставится подпись принявшего документ и дата принятия. В комментариях к закону поясняется, что на втором экземпляре документа может проставляться входящий штамп с датой принятия. Об обязанности ставить номер входящего документа в федеральном законодательстве не прописано. Однако в некоторых региональных законах этот момент регламентируется. Кроме того, органы государственной власти и местного самоуправления обязаны разрабатывать свои инструкции по делопроизводству, где подробно указывается порядок приема и регистрации поступающих документов.
На основании своего опыта работы могу пояснить, что проставить входящий номер на втором экземпляре документа в момент обращения гражданина не всегда возможно вследствие большого объема документов, необходимости внесения документа в регистрационный массив (базу данных или журнал регистрации). А вот входящий штамп с датой приема документа, в некоторых случаях, с подписью принявшего документ, вам обязаны поставить в момент обращения. Ссылайтесь на Закон 59-ФЗ.
А можно ссылку на комментарии к Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (ст.7), где регламентируется это положение.
Здравствуйте! Это п. 5 комментарий к ст. 7 ФЗ (подготовлены для Консультант-плюс).
Здравствуйте! А вот у нас такая ситуация получилась, мы в нашей организации при приеме входящих документов ставим штамп с указанием организации «вх. номером и датой и кол-во листов», и на нашем экземпляре и на том, который отдаем заявителю. И вдруг мне руководитель заявил, что мы не имеем права ставить на экземпляре заявителя наш штамп (прозвучала фраза, что «Мы теряем документ». Оказывается, мы можем поставить только подпись с расшифровкой, должность, дату и все. У нас есть утвержденный стандарт «Управление ОРД» и там прописано, только про нашу регистрацию документов, о том что ставиться штамп.
Как быть, и что же правильно делать на самом деле?
Здравствуйте! При приеме документов от заявителя, курьера, и пр. на экземпляре заявителя проставляется регистрационный штамп с датой приема документа. Не понятно, в чем ваш руководитель усмотрел угрозу утраты документов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, являясь филиалом мы должны переписку (служебные записки) с головным предприятием регистрировать отдельно от других входящих/исходящих документов?
Здравствуйте! Допускается регистрировать определенные группы (массивы) документов отдельно от основного объема поступающих/отправляемых документов. При этом следует руководствоваться целесообразностью. В основном отдельные регистрационные массивы выделяются при большом объеме документооборота в организации.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, обязательно ли иметь в организации штамп входящей корреспонденции или достаточно ручкой проставить входящий номер и дату, когда документ принят? Надо ли указывать наименование организации на которую пришел документ?
Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении документа должна содержать наименование организации, дату поступления и номер документа. Конечно, удобнее такую отметку проставлять с помощью штампа.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, регистрировать ли входящую корреспонденцию, если это акты и счета на оплату? И если страниц много — где ставить входящий номер?
Здравствуйте! Если акты и счета направлены без сопроводительного письма, то их можно не регистрировать. Есть примерный перечень нерегистрируемой корреспонденции, куда входят и платежные документы.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, при оприходовании счетов фактур в программе 1С Бухгалтерия 8,2 есть возможность изменить номер входящего документа, т.е. присвоить реальный номер входящего документа от поставщика, а не порядковый номер который присваивается программой 1С и создает определенные неудобства, при формировании актов сверок, ОСВ и т.д. попадает этот порядковый номер, а не реальный номер документа от поставщика. Главный бухгалтер нашей организации считает, что правка порядковой нумерации, является нарушением... и какое за это предусмотрено наказание?
Заранее спасибо)
Здравствуйте! Если вы меняете номер, который присваивает программа, то по вопросу нарушений лучше обратиться к разработчику программы.
Добрый день, сотрудник в своем исходящем письме дал ссылку на ответ письма, которое не было зарегистрировано (хранил у себя), причем оформил его недельнешной давности!
Письмо датировано как месяц назад, и естественно уже зарегистрированы письма и входящие и исходящие за сегодня. Как регистрировать то входящее?
Здравствуйте! Теперь уже только каким-нибудь дополнительным номером (литерным, либо через дробь).
Добрый день! Заявитель принес в организацию письмо, его зарегистрировали, на 2-м экземпляре поставили штамп «получено» с датой, но заявитель потребовал поставить такой же штамп на приложении к письму, которое имеет общую тему с письмом, но ссылки на приложение в самом письме не имеет. Практики такого рода действий нет, обычно отметка о приложениях содержится в письме. Как правильно поступить?
Здравствуйте! Ничего страшного не будет, если вы в порядке исключения проставите отметку на приложении.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, если приказ (копия) сторонней организации, который был прислан для информации и руководства в работе, зарегистрирован как входящий документ 23.03.2015 г., а сам приказ издан 20.11.2014 г., как будет правильнее его хранить — по дате поступления документа или по дате его издания?
Здравствуйте! Копия приказа сторонней организации формируется по дате поступления.
Добрый день.
Менеджеру пришел на E-mail Запрос от контрагента на поставку продукции. Запрос не на фирменном бланке Контрагента, а как частная переписка. Имею ли я права регистрировать такой запрос, если не указано Название нашей фирмы и ФИО кому адресовано.
Здравствуйте! Официальные письма, запросы адресуются на имя руководителя организации, оформляются на бланке организации и подписываются руководителем. В вашей ситуации следует направить контрагенту сообщение о необходимости направления официального запроса.
Добрый день! Помогите, пожалуйста, зарегистрировала обращение от граждан, а начальник сказал, что это для другой организации. Какую отметку поставить в журнал, т.к. каждые полгода Прокуратура сверяет журнал обращений с журналом регистрации исходящей документации на предмет соблюдения сроков ответа??
Здравствуйте! Можно сделать отметку: «зарегистрировано ошибочно», подпись, дата.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации. Веду документооборот в организации, которая включает в себя два ОАО, занимающихся разными вопросами деятельности. Фактически руководит двумя ОАО директор Иванов, в его подчинении сотрудники и одного ОАО, и другого ОАО, а юридически и соответственно по документам, в одной организации директор Иванов, в другой Петров. Возникла путаница с регистрацией входящей документации. 1 вопрос — если письмо пришло на имя директора ОАО «Рога» Иванова, а по тексту запроса я вижу, что это будет исполнять ОАО «Копыта»директора Петрова, куда мне регистрировать письмо? Во входящую той организации, куда поступил запрос, или той, которая будет реально его исполнять? 2. Письмо уже зарегистрировано в ОАО «Рога», но директор отписал на исполнение это письмо сотруднику из ОАО «Копыта», обязана ли я его проводить во входящем журнале ОАО «Копыта», или достаточно того, что уже есть регистрация в ОАО «Рога»? Очень нужен Ваш совет. Спасибо заранее.
Здравствуйте! 1. Если строго соблюдать порядок ведения делопроизводства, то поступившие в ОАО «Рога» письмо надо регистрировать в ОАО «Рога», после резолюции Иванова направить с сопроводительным письмом в ОАО «Копыта». 2. Если документ исполняется в ОАО «Копыта», то он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации поступающих документов этой организации.
Спасибо Вам огромное, ответ исчерпывающий и мне все понятно!
Здравствуйте, подскажите нужно ли регистрировать письмо в журнале входящей корреспонденции, если письмо адресовано не директору, а гл.бухгалтеру?
Здравствуйте! Все письма, документы, поступившие в адрес организации (за исключением с пометкой «лично») должны быть зарегистрированы.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать документооборот в следующем случае. Мы — центральная (головная) организация, к нам относятся офисы в районе на территориальном отдалении. Столкнулись с ситуацией, когда какая-либо организация присылает письмо электронно в центральный (наш) офис, мы его соответственно регистрируем у себя и присваиваем номер, и то же письмо организация присылает в офис в район, и там тоже присваивается свой номер. Выходит, одно письмо регистрируется и у нас, и в районном офисе. Посоветуйте, как добиться единой регистрации, если нет электронного документооборота, заранее спасибо.
Здравствуйте! Если письмо адресовано в два адреса, то должно быть зарегистрировано в обеих организациях. Если же письмо адресовано в центральный офис, то регистрируется там, а в филиале (районе) учитывается под тем же номером.
Здравствуйте! Подскажите, могу ли я отказать в приёмке и регистрации писем, если название нашей организации указано неверно. Письма о необходимости указывать наше название верно, писали неоднократно, но нас продолжают игнорировать.
Здравствуйте! Это ваше право. Только тогда надо отправить письмо назад.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если письмо по электронной почте пришло в выходной день (сб, вс.), оно регистрируется по дате получения или по дате пн.?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Документы, поступившие в нерабочий день, регистрируются на следующий рабочий день. Это касается и писем, поступивших по электронной почте.
Спасибо!
Здравствуйте! Подскажите, если по факсу пришёл неполный пакет документов указанных в приложении к сопроводительному письму, он подлежит регистрации? И на какой ФЗ ссылаться, о документах не подлежащих регистрации в таких случаях? Спасибо!
Здравствуйте! Если документы присланы по факсу, то можно просто попросить дослать недостающие приложения. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 №76 рекомендуют составлять акт в 3-х экземплярах при обнаружении отсутствия присланных документов или приложений.
Здравствуйте, подскажите, как регистрировать техническую документацию (отчеты, проекты и т.д.)? Читала «Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» — там прописано, что регистрация осуществляется в инвентарных книгах, отдельно на отчеты, отдельно на проекты, отдельно на конструкторскую документацию и т.д., при регистрации присваивается свой инвентарный номер? Просто в штампах на отчете есть инв.№ организации-разработчика отчета, может и глупый вопрос, но я запуталась, и где именно на отчете проставляется штамп с инвентарным или архивным номером (если все-таки инвентарный номер присваивается свой)
Здравствуйте! Согласно п. 5.2. «Основных правил работы с НТД в организациях и на предприятиях» научно-техническая документация регистрируется в инвентарных книгах, отдельно по каждой группе документов. Речь идет об НТД, созданной в самой организации. Штампы проставляются в правом нижнем углу первого листа документа (для чертежей – полистно). Передача НТД из одной организации в другую оформляется актом. При передаче (пересылке) к комплекту документов и акту составляется сопроводительное письмо, на нём проставляется входящий штамп при приеме документов. Инвентарные номера на самой НТД не меняются, остаются номера разработчика.
Спасибо!"...Речь идет об НТД, созданной в самой организации..." — как говорится — слона то я и не заметила))))
Здравствуйте. Как правильно регистрировать документ по контрагенту или по дате документа или дате когда поступил документ. Как удобней? Спасибо.
Здравствуйте! Все поступающие (входящие) документы регистрируются по дате поступления (исх. дата может быть любой).
Здравствуйте!
Устроилась на работу в компанию, оказалось, что они не ведут учет входящей корреспонденции, то есть не регистрируют ее, а просто подшивают все письма в папку. Обязательно ли ведение журнала входящей корреспонденции и если да, есть ли ответственность за его отсутствие?
Здравствуйте! Согласно нормативным документам по делопроизводству все поступающие и отправляемые документы должны регистрироваться в журнале, картотеке, либо в электронном виде. Ответственность может быть в том случае, если нарушена инструкция по делопроизводству, разработанная самой организацией.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, подлежат ли регистрации во входящих договора, заключенные между сторонними организациями, но предоставляемые в нашу организацию в виде копий для хранения в досье (как наших клиентов)?
Спасибо!
Здравствуйте! Все документы, поступившие в организацию, должны регистрироваться в журнале (картотеке) регистрации поступающих документов. В соответствующей графе регистрационной формы указывается индекс дела, куда направляется документ (в вашем случае – досье клиента).
Добрый день,
Меня интересует информация по сдаче документации в архив, но не только личных дел и бухгалтерской, а вот экспертные заключения, паспорта оборудования, тендерная документация и др. документы на фирме, как это правильно оформить, ищу образец журнала или акты, положения. Помогите пожалуйста! Спасибо!
Здравствуйте! Для передачи в архив в отдельную опись включаются дела постоянного хранения. Отбор проводится в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Правила оформления дел и составления описи размещены на нашем сайте.
Добрый день.
В нашей организации ведётся таблица исходящей и входящей документации. Нумерация такая: номер п/п — месяц/год. Ни номера подразделений, ни номер дела, ничего такого нет, только по порядку на все регистрируемые документы. Можно так регистрировать? В инструкциях по делопроизводству сказано, что регистрация для всех документов идёт по порядку, как мы делаем.
И ещё, мы делаем копию с исходящего документа и в папках у себя храним копию, а оригинал (он у нас в одном экземпляре) отсылаем организациям или он хранится у исполнителя. Входящие у нас хранятся в оригинале, а копии раздаём исполнителям под роспись. Правильно ли это?
Здравствуйте! Формы журналов регистрации поступающих и отправляемых документов нормативными документами не установлены, однако рекомендуется при регистрации документов кроме даты и порядкового номера указывать индекс дела, где будет храниться документ или его копия.
В целом изложенный Вами порядок работы с поступающими и отправляемыми документами верный.
Здравствуйте! К нам приходят письма с указанием сроков исполнения, но на некоторых директор ставит резолюцию для предложения, для сведения или читал. Как быть со сроками исполнения? Надо ли после таких резолюций требовать от исполнителей отвечать на письма в указанные сроки? Они считают раз для сведения значит отвечать не надо.
Здравствуйте! Этот вопрос вам следует согласовать со своим руководителем (директором). Если срок исполнения устанавливает вышестоящая организация, либо орган исполнительной власти, он обязателен для исполнения, если сторонняя организация – на усмотрение руководителя.
Здравствуйте! У нас заведена след. процедура регистрации вход. документов. При поступлении документа мы регистрируем его и отдаем на подпись руководителю, копию же подшиваем в папку с ВХ. Когда резолюция проставлена на документе — оригинал его отдаем исполнителю, а себе просто фиксируем в журнале регистрации кто исполнитель по нему и все. Т.е. в папке с ВХ мы не заменяем копию без резолюции на копию с резолюцией. Допустимо ли это?
Также подскажите, пожалуйста, если в папке с ВХ за 2014 г. документы распечатаны на черновиках, так и подшиты как нам быть в данном случае?
Здравствуйте! Вы делаете лишнюю работу. Не надо заводить папку «ВХ» и делать копии документов. После резолюции надо сразу отдавать оригинал исполнителю под роспись с указанием в журнале регистрации номера дела, куда подшит документ.
Не совсем поняла Вас в случае если понадобиться вх. письмо где ж его взять-то будет, если не заводить эту папку?! Номер дела, куда подшит документ и будет как раз-таки эта папка с «ВХ».
Хотелось бы получить ответ и на второй вопрос: если в папке с ВХ за 2014 г. документы распечатаны на черновиках, так и подшиты как нам быть в данном случае?
Здравствуйте! Документ должен храниться у исполнителя, при необходимости можно его запросить, ведь в журнале регистрации должна быть указана фамилия исполнителя и номер дела.
Второй вопрос отпадет, если вы не будете заводить папку с копиями и черновиками.
Здравствуйте! Наш отдел делопроизводства тратит неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур. Мы пытаемся доказать гл. бухгалтеру, что учет и сохранность таких документов должна организовать она сама силами своих подчиненных. Но главный бухгалтер категорически отказывается понимать это... Подскажите, пожалуйста, на что можно сослаться нам в данном случае дабы убедить ее в этом?
Здравствуйте! В данном случае всё зависит от того, какая система делопроизводства принята в вашей организации. Если это централизованная система, то все поступающие (входящие) документы должны регистрироваться в службе делопроизводства. При децентрализованной системе поступающие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях. Ссылаться можно только на локальные (вашей организации) документы (инструкции, приказы и др.).
Добрый день! Подскажите, можно ли принимать и регистрировать документы, если они поступают по электронной почте или нарочным, исх. номер датирован 5-ю днями раньше, а срок исполнения указан в день поступления документа. Как следствие, компания не успевает ответить своевременно на письмо, и тем более исполнить указания в письме. Автоматически попадаем на штрафы.
Здравствуйте! Поступающие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, исх. дата любая. При исполнении по возможности стараются укладываться в сроки, при ответе можно дополнительно указывать дату и номер поступившего запроса.
Здравствуйте!!! Подскажите, пожалуйста, ставится ли входящий номер на оригинале договора, который прислала нам подписавшая наш экземпляр организация? Если нет, как тогда он регистрируется?
Здравствуйте! Входящий номер ставится на сопроводительном письме. Сами договоры также могут регистрироваться (тогда номер проставляют).
Здравствуйте! Может немного не по теме. Начальник, читая входящую корреспонденцию, пишет на резолюции фамилию сотрудника, который в данный момент находится в отпуске. Вопрос: нужно ли писать фамилию того сотрудника, который исполняет обязанности или все же он делает правильно? После выхода из отпуска сотрудник может отказаться выполнять долгосрочные телефонограммы, т.к. его фамилия там не указана. Заранее спасибо.
Здравствуйте! В резолюции должна быть указана фамилия того сотрудника, который на данный момент по приказу исполняет обязанности.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в случае если входящее письмо сопровождает договор необходимо регистрировать как входящую корреспонденцию и письмо и договор (с соответствующими сканами)? Кто это должен делать? Например, письмо секретарь, а договор делопроизводитель структурного подразделения, кому адресован договор?
Здравствуйте! При поступлении таких документов в канцелярии (секретариате) регистрируется письмо. Письмо с договором передается в подразделение, которому отписан документ. По поводу регистрации договора могут быть разные варианты, так как направляться может как проект договора, так и договор, уже зарегистрированный контрагентом. Если договор подлежит внутренней регистрации, то он регистрируется согласно принятой в организации системе. Это может быть и в канцелярии, и в структурном подразделении согласно распределению обязанностей.
От поставщика получаем документ «Счет на оплату» в электронном виде, возможно ли хранить данный документ в СЭД без распечатывания и хранения бумажного экземпляра? Финансовая служба требует распечатывать данный документ аргументируя тем, что его необходимо предъявлять в контролирующие органы?
Здравствуйте! Значит, надо распечатывать.
Здравствуйте! Вопрос по телефонограммам и телеграммам. Мы делаем так: регистрируем их как и другие вх. документы в журнале регистрации вх. документов. Но при этом у нас заведена папка, где мы подшиваем только телефонограммы. И в папку «Вх. корреспонденция из различных организаций» мы подшиваем все вх. документы +телеграммы+телефонограммы. Подскажите, пожалуйста, как быть с регистрацией телеграммам и телефонограмм?
Здравствуйте! Рекомендуется регистрировать поступившие телеграммы, телефонограммы и факсограммы в отдельных журналах. Не рекомендуется формировать переписку по принципу «входящая корреспонденция», «исходящие письма». Дела с перепиской формируется по направлениям деятельности.
Я правильно Вас поняла, если у нас в учреждении ведется постоянная переписка с 2-мя вышестоящими орг-ми, то мы заводим под них 2 дела: "Переписка с ООО «Магия», "Переписка с ОАО «Лето» и 1 дело — «Переписка с другими внешними организациями за 2015 год». Т.е. мы продолжаем вести единую регистрацию, но подшиваем мы в папки соответствующие «наименованию» организации?
Здравствуйте! Совершенно верно. Если переписки много, то в пределах каждого корреспондента можно выделить направления (вопросы) переписки. Регистрация всё равно будет общая.
Добрый день!
Если в правом нижнем углу нет места для штампа, то где поставить входящий штамп? Иногда там написано что-нибудь или ставит свой штамп бухгалтерия.
Здравствуйте! Поставьте сверху, в крайнем случае, на обороте листа.
Добрый день! Подскажите как правильно регистрировать поступившие приказы вышестоящей организации?! Известно, что как правило приказу дважды номер не присваивается. Тогда какие отметки делаем при проставляются на документе?
Здравствуйте! Разумеется, приказу другой организации нельзя присваивать свой номер, но зарегистрировать присланный документ надо. Если приказ направлен из вышестоящей организации с сопроводительным письмом, то входящий штамп и регистрационный номер проставляется на письме. Так должно быть. Если сопроводительного письма нет, то штамп и номер приходится ставить на самом приказе.
Добрый день!
Подразделения нашей организации, работающей с физическими и юридическими лицами, расположены в разных городах на территории РФ. При этом филиалами или самостоятельными юридическими лицами они не являются.
Существует локальный нормативный акт (ЛНА) организации, устанавливающий, что официальный прием входящей корреспонденции в адрес нашей организации осуществляется только доверенными лицами и только по местонахождению организации (юридический и фактический адрес основного подразделения), а также по другим определенным адресам (не по всем).
Подразделения, расположенные по адресам, не обозначенным в ЛНА, не имеют права принимать любую входящую корреспонденцию, а поступившую обязаны возвращать автору с указанием установленного ЛНА адреса приема корреспонденции.
Правомерны ли такие установки ЛНА и нет ли противоречия с законодательством?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Законодательством подобные вопросы не регулируются. Нормативные документы по делопроизводству предусматривают как централизованную, так и децентрализованную систему регистрации документов. Организации вправе сами выбирать удобную им форму. Только надо чётко всё прописать в инструкции по делопроизводству.
Добрый день! Поскажите, пожалуйста, как убедить руководство, что нет необходимости регистрировать первичную бух документацию?
Здравствуйте! Добавьте в инструкцию по делопроизводство перечень нерегистрируемых документов, включив в него первичные бухгалтерские документы. Объясните, что эти документы учитываются в книгах и журналах бухгалтерского учета.
Доброго времени суток!
Главный бухгалтер отказывается принимать и расписываться за документы с резолюцией руководителя организации (зарегистрированные в журнале учета входящей корреспонденции), а также служебные на её имя от других сотрудников (зарегистрированные в журнале учета внутренних документов). Что можно предпринять в данной ситуации?
П.С.:Работаю в университете и тут, честно говоря, творится какой-то сумасшедший дом: «это я хочу брать; это не буду брать; это пусть другие делают; я „это“ возьму, но расписываться не буду», причем без разницы, что на многих документах от которых она (а так же некоторые другие сотрудники) отказывается имеется резолюция ректора или документы оформлены не на имя ректора, а конкретно на главного бухгалтера (исполнительные листы из отдела принудительного исполнения на сотрудников для взыскания штрафов). Начальник мой совершенно бесполезен, а так же не желает разбираться с этим балаганом, помогите советом.
Здравствуйте! В таком случае остается только написать докладную записку на имя ректора университета, изложив ситуацию и факты отказа от получения документов.
Здравствуйте! Структурное подразделение хочет внести номенклатурное дело «Входящие документы с электронной почты». Помогите пожалуйста с подбором статьи по Перечню ТУ. Заранее спасибо.
Здравствуйте! Такой статьи в перечне нет, так как вся переписка в перечнях документов с указанием сроков хранения распределяется по вопросам деятельности, и нельзя формировать документы по принципу «входящие», «исходящие».
Добрый день, подскажите пожалуйста, есть ли ГОСТ или Стандарт по регистрации вх. документации, где будет точно прописано, что регистрация документа должна быть в день получения документа и неважно факс, электронная почта или курьер.
Здравствуйте! В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009 прописано, что поступающие документы регистрируются в день поступления, либо на следующий рабочий день при поступлении документа в нерабочее время, документы с отметкой «срочно» регистрируются незамедлительно. Важно, чтобы порядок регистрации и сроки были утверждены в инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Здравствуйте! Помогите разобраться в такой ситуации: в адрес нашей организации от другой организации приходят письма с неверным наименованием нашей организации. Мы писали в их адрес письма о необходимости правильно указывать наше название, но ситуация не меняется (так уже на протяжении 3 лет). Можем ли мы отказаться от приёма таких писем?
Здравствуйте! Формально, конечно, можете.