⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Регистрация исходящих документов
Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:
- исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
- приказы по основной деятельности;
- распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
- докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
- иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).
На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.
Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.
Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).
В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.
Форма журнала регистрации исходящих документов
Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.
Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).
|
Номер |
Дата |
Кому направлен (адресат) |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Куда помещен документ (№ дела) |
Отметка об |
| 982 | 25.05.2014 | Арбитражный суд | О направлении ходатайства | Ковалева А.И. | 04-12 | Отправлено почтой |
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. в одном журнале, двух организаций?
Здравствуйте! Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.
по-любому
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли в организации, помимо журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации входящих документов (где регистрируется вся исходящая / входящая документация), завести также журнал регистрации исходящих запросов ценовой информации (вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник) и соответственно отдельный журнал регистрации входящей ценовой информации (также вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник)? Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Спасибо.
Здравствуйте! Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов (групп) документов.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики?
Здравствуйте! Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами (представление, справки и др.) в составе личного дела, документов по аттестации. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте.
Добрый день! У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было 24.
Новую книгу начинать с 25 или с 1 номера?! Спасибо!
Здравствуйте! Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с 25. В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера.
Здравствуйте! Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий?
Здравствуйте! Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у договора должен быть свой номер.
1 том «забит» под завязку, соответственно заводим 2 том. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более 250 л. В таком случае мы отсчитываем в 1 томе 250 листов а лишку «переносим» в том 2?
Здравствуйте! В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в 250 л. следует дальше заводить второй том. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, 280 листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.
Здравствуйте, по ошибке нарушен хронологический порядок в книге входящей документации (примерно на 300 номеров). Что нужно делать?
Здравствуйте! Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку.
Здравствуйте! У нас по номенклатуре 2016 есть журнал регистрации ком. удост. Т.к. их отменили, мы не ведем регистрацию в нем, а только получается фиксируем тех, кто к нам приезжает и ставим им отметки о прибытии и выбытии. Т.е. в 2017 мы его можем исключить?
Здравствуйте! Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений. Можно вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию командированных лиц (ст. 695 з Перечня 2010 г.).
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз. письма, неся на подпись рук-лю. Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. подписанный передавать — адресату, 2 экз. подписанный подшиваем в дело. А то получается требуя сейчас 2 экз. подписанных получается делопроиз-ль упрощает только себе работу, т.е. не заверяет.
Здравствуйте! Этот порядок устанавливается локальными нормативными актами организации (инструкция по делопроизводству и др.).
Здравствуйте! Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению. Подскажите, перед переплетом дела, нужно ли делать опись приказов по основной деятельности (срок хранения постоянно), если есть регистрационные журналы? Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?
Здравствуйте! К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. Согласно ст. 258 а Перечня 2010 года журналы регистрации приказов по основной деятельности хранятся постоянно. Если регистрация ведется в электронном виде, журнал надо распечатать, подшить и включить в опись дел постоянного хранения отдельным делом.
Можно ли завести 2 журнала исходящих писем, если бухгалтерия сидит в другом офисе, а администрация в другом
Здравствуйте! Допускается децентрализованная регистрация отправляемых (исходящих) документов (регистрация в структурных подразделениях).
Здравствуйте. хотела спросить: до меня документооборотом занимались другие люди (несколько), все по разному вели документы. Так вот на счет журналов регистрации вх. и исх. документов записали в одном журнале несколько лет. Так можно или каждый год отдельно записать и подшивать и на следующий год новый журнал начать? Или же можно совмещать несколько лет в одном журнале регистрации?
Здравствуйте! Допускается продолжать регистрацию документов в одном журнале в течение нескольких лет, пока журнал не закончится. Главное, ежегодно регистрация должна начинаться с первого номера и, разумеется, регистрация поступающих и отправляемых документов ведется в разных журналах.
Здравствуйте! Как регистрации исходящих документов печать поставить, скажите пожалуйста
Здравствуйте! При регистрации исходящих документов печать организации не проставляется. После регистрации на документе проставляется регистрационный номер и дата, для писем – в реквизитах бланка документа.