Регистрация исходящих документов
Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:
- исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
- приказы по основной деятельности;
- распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
- докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
- иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).
На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.
Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.
Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).
В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.
Форма журнала регистрации исходящих документов
Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.
Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).
|
Номер |
Дата |
Кому направлен (адресат) |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Куда помещен документ (№ дела) |
Отметка об |
| 982 | 25.05.2014 | Арбитражный суд | О направлении ходатайства | Ковалева А.И. | 04-12 | Отправлено почтой |
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок. Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной (так делалось до меня). Пример: Исх. 1-14/38 от 25.01.2013. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива? В номенклатуре есть индекс журнала выдачи архивных справок — 18-09. Правильно ли будет ставить исходящий так: 18-09/38 от 25.01.2013? Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года?
Здравствуйте! Вы правы, логичнее проставлять индекс «от архива». Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок. В журнале справки регистрируются, а сама папка со справками в архиве или в приемной? Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов? То есть, при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела, в которое эти справки подшиваются. И надо придерживаться утвержденной номенклатуры дел. Рекомендую Вам на следующий год предусмотреть в номенклатуре дел архива наряду с журналом выдачи архивных справок, дело с архивными справками.
Добрый день! Подскажите, можно ли объединить исходящие номера в журнале регистрации, если ВСЕ номера направляются в одну организацию? (Например исх. № 1-10 в ООО «Мастер»)
Здравствуйте! Может быть один индекс (01-10), но номер у каждого исходящего документа должен быть свой (01-10/250 и т.п.).
Скажите пожалуйста, где я могу пройти курсы кадровика по делопроизводству
Здравствуйте! К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Знаю, что профессиональную подготовку в сфере делопроизводства, в том числе кадрового, проводит ВНИИДАД (посмотрите их сайт). Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов.
Здравствуйте, Евгения!В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр? «Подпись верна» и роспись делопроизводителя? Или на каждом экземпляре ставить штамп «Копия верна»? Если можно, то в каком документе об этом говорится?
Здравствуйте! В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле. Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, т.к. не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы. Как заверить можно прочитать здесь.
Здравствуйте!
При регистрации исходящих писем сначала присваивает № Исх. подразделение-исполнитель, затем Секретариат. Н-р: Исх№ 03-678/01-765. Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат? Спасибо.
Здравствуйте! Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях. Присваивается номенклатурный номер (индекс дела) того дела, где будет храниться документ.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид. график работы; график работы в выход. дни...
И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста. Спасибо.
Здравствуйте! Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции. Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях. Порядок регистрации документов и массивы (группы) регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации. Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации (централизованная или децентрализованная). Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате (графики работы в выходные дни), так и в структурном подразделении (индивидуальные графики работы).
В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой (переподготовкой) специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела). ОЦПК (Отраслевой центр повышения квалификации) ВНИИДАД проводит тематические семинары по делопроизводству (1-2 недели), а также проводит годичные заочные и очно-заочные курсы с выдачей дипломов. Информацию можно посмотреть на сайте ВНИИДАД. В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу. Здесь еще примеры обучения делопроизводству.
Добрый день! Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя? Заранее благодарю.
Здравствуйте! «Копия документа вместе с визами и приложениями…подшивается в дело». («Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. приказом Росархива от 23.11.2009 №76).
Здравствуйте! Спасибо огромное за ответы! И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с 01.01.2014 или 09.01.2014? В исх. письмах если 2 адресата (второму копия) нужно ли писать «Уважаемый...» обращаясь к первому адресату?
Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Если во второй адрес письмо (копия) направляется только для информации, то обращение «Уважаемый…» можно оставить. Если же письмо направлено обоим адресатам, то обращение можно опустить, начав письмо «Просим Вас...», «Предлагаем Вам…», либо использовать этикетную фразу «Уважаемые господа!"
Здравствуйте! Подскажите, можно ли зарегистрировать два письма (совершенно не относящиеся по теме друг к другу) под одним номером, но у одного письма номер будет еще с дробью, например исх №45и №45/1. Заранее спасибо!
Здравствуйте! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Когда к регистрационным номерам добавляют дополнительный знак (45/1, 45а и т.д.) понятно, что произошла техническая ошибка, либо документ зарегистрирован «задним» числом. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого.
Здравствуйте! Можно ли регистрировать письма с одинаковым содержанием в разные организации под одним исходящим номером?
Здравствуйте! Если это одно письмо, адресованное в несколько организаций (все адресаты указаны в письме или составлен список рассылки), то регистрируется под одним номером. Если же письма одинакового содержания оформлены как отдельные (на каждом письме указан свой адресат), то каждое письмо регистрируется отдельно.
Здравствуйте! Тут уже был задан этот вопрос, но хотелось бы уточнить: если во входящих/исходящих письмах указывается — приложение такое-то на стольких-то листах, то я должна делать копии приложений себе при регистрации и подшивать?
Здравствуйте! В дела с перепиской письма подшиваются вместе с приложениями.
Добрый день! Такая проблема, в журнале регистрации обнаружен пропуск номеров (60) как это правильно зафиксировать
Здравствуйте! А листе-заверителе дела напишите: «№ 60 пропущен в связи с технической ошибкой. Подпись. Дата»
Добрый день, у нас в организации недавно утвердилась инструкция по делопроизводству согласно которой журналы регистрации немного другого формата (некоторые пункты добавились), что делать с журналами старыми: я могу продолжить регистрацию в них, а с нового года начать уже с заведения нового журнала.
Здравствуйте! Конечно, удобнее начать новые журналы с нового календарного года. Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, то с этого времени и надо заводить новые формы. Можно закрыть старые журналы, завести новые с продолжением регистрационных номеров.
Добрый день! Подскажите, можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов, а завести отдельный? Когда это можно сделать — с нового года или с нового месяца? и какая будет тогда нумерация?
Здравствуйте! Для любого массива (группы) документов можно завести отдельный регистрационный журнал, лучше с начала календарного года.
Добрый день! Скажите пожалуйста где законодательно прописано, что регистрировать исходящую корреспонденцию можно не только в специальных программах СЭД, но и в электронном виде (Word, Excel). И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов (налоговой полиции). Как им при необходимости предоставлять такой журнал???
Здравствуйте! Российское законодательство не регламентирует подобные вопросы. В нормативно-методических документах по делопроизводству не прописано, что нельзя регистрировать документы в Word, Excel.
Для предоставления журналов проверяющим организациям необходимо просто их распечатать.
Евгения, добрый день! Нам необходим Ваш профессиональный взгляд на один вопрос.
У нас в компании ведется журнал исходящей документации: приказы, исходящие документы и т.п.
Раньше, журнал был разделен на подгруппы: распоряжения, приказы, исходящие документы, и регистрация каждой подгруппы начиналась с №1. Теперь нет никакого разделения — все документы регистрируются одним потоком, им присваиваются номера по порядку.
К чему может привести такая регистрация? Подскажите пожалуйста, как правильно необходимо вести журнал регистрации исходящих документов (у нас достаточно крупная компания)?
Будем бесконечно признательны Вам за ответ.
Здравствуйте! По правилам на каждую группу разделяют по виду документов, срокам хранения. Недопустимо регистрировать все документы в одном журнале. При этом вы почему-то приказы и распоряжения относите к исходящим документам. Это внутренние документы! Регистрация всех документов «одним потоком» приводит к путанице, затрудняется поиск документов, нарушается порядок формирования дел.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как правильно регистрировать ЛНА. У нас в номенклатуре заголовок так и называется «журнал регистрации ЛНА» Казалось бы 1, но при распечатке оказалось Инструкции-1, Положения-2, Регламенты-3, и так 5 видов, как же сшивать все вместе? К тому же его еще и ни разу не распечатывали с 2008 года, вносились и добавлялись строки по регистрации структурных подразделений, издавались изменения к тому или иному документу нумерация «присоседилась». В общем, теперь полная путаница. А сам журнал по Перечню «пост» ср. хр. Можно ли все ЛНА регистрировать сквозным номером, н-р в пределах 5 лет (срока ведения журнала как «Переходящее дело»)? Помогите мне пожалуйста, нигде не могу найти правильное решение, к тому же пересматриваю Инструкцию по делопроизводству, надо прописать эту процедуру. Буду вам очень признательна за ответ.
Здравствуйте! Место и способ регистрации внутренних документов должен определяться инструкцией по делопроизводству организации. Нормативные документы по делопроизводству рекомендуют регистрировать организационно-распорядительные документы организации отдельно по каждому виду. По поводу локальных нормативных актов такой рекомендации нет. Однако удобнее завести отдельные регистрационные формы для каждого вида этих документов, тогда бы у вас не возникали подобные вопросы. Предусмотрите это в новой инструкции по делопроизводству.
Здравствуйте! в журнале исходящих документов, все ли надо регистрировать? Касаемо счета фактур, счет на оплату, Акты ............
Здравствуйте! В организации надо составить перечень нерегистрируемых документов (можно включить в инструкцию по делопроизводству). Обычно счета и счета-фактуры не регистрируются в делопроизводстве.
При отправке писем более чем 4м адресатам составляется список (расчет) рассылки.
Всем письмам присваивается один исходящий номер (к примеру № 100 от 3 июня 2014г., и в расчете рассылки пять адресатов). Получается, что пяти разным адресатам приходит письмо с одинаковым номером.
Вопрос: правильно ли, что на пяти письмах разным адресатам будет стоять одинаковый исх. номер? или меняется номер экземпляра? как поступить в данной ситуации?
Здравствуйте! Если один документ (письмо) рассылается нескольким адресатам, то при регистрации ему присваивается один номер. Считается, что это не пять писем, а одно письмо, направленное нескольким организациям.
Здравствуйте! А если документы (содержание письма) разные, адресаты разные, а список рассылки один, допустимо ли чтобы у них был один исходящий номер? Если нет, то как поступить в данном случае?
Здравствуйте! Разным документам присваиваются разные исходящие номера.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, регистрируются ли характеристики на работников организации для предоставления в ту или иную организацию? Кто и где их регистрирует?
Здравствуйте! Характеристика направляется в стороннюю организацию вместе с сопроводительным письмом. Сопроводительное письмо регистрируется в обычном порядке в службе делопроизводства или у секретаря, либо в другом подразделении (как установлено инструкцией по делопроизводству организации).
Разъясните, пожалуйста, ситуацию. По электронной почте получен официальный ответ на мое заявление, но никаких регистрационных отметок на нем нет, как и подписи, является ли это нарушением правил.
Здравствуйте! Официальные электронные документы подписываются ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Электронная подпись является полноценным аналогом собственноручной подписи. Для граждан учреждения обычно сканируют ответ, чтобы была видна подпись должностного лица. Регистрационный номер должен быть проставлен на письме.
Здравствуйте! Я недавно работаю секретарем и еще не все знаю, входящую корреспонденцию целый месяц не регистрировала, как быть сейчас? заранее спасибо!
еще вопрос: нужно делать копии входящих и исходящих. Спасибо!
Здравствуйте! Надо по возможности зарегистрировать поступившие документы.
Копии документов делаются по необходимости. Например, если надо передать документ на исполнение нескольким исполнителям.
Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, (выше уже был подобный вопрос) ну у меня такая ситуация: я никогда не работала секретарем и первые две недели у меня непонятно что творилось в журналах вх. и исх. корреспонденции, т.е. шла последовательная дата, потом раз и регистрация предыдущем числом (например: было 15.09.14, следующая дата стоит 14.09.14, потом снова 15.09.14), насколько это печально? Спасибо.
Здравствуйте! Это, конечно, печально, но не преступление. Вам могут указать на невнимательность и небрежность в оформлении документов.
добрый день... с 1 января у меня пойдет новый журнал входящ. и исходящ. документов... вопрос такой... могу ли я начать новый год с номера 1, или номера должны продолжаться с прошлого года???? и вопрос второй...у нас 4 юр. лица... ничего страшного, что номера повторяются??.. то есть например в одном юр.лице исходящий номер 1, и в другом юр. лице тоже получается исходящий номер 1, и так по всем юр. лицам... это нормально???.. заранее спасибо
Здравствуйте! С нового календарного года регистрация документов должна начинаться с 1-го номера. Если это самостоятельные юридические лица, у них своя регистрация документов со своими бланками и регистрационными штампами, порядковые номера при регистрации будут повторяться.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации входящие и исходящие письма хранятся в отделах (в которые отписываются письма) и ведется своя регистрация, но с номерами присвоенными в приемной. Можно ли хранить входящие и исходящие письма в одной папке если поток писем незначителен?
Здравствуйте! При формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом.
Добрый день. Подскажите, какая форма у журнала регистрации архива? Какую можно применить?
Здравствуйте! Не понятно, о какой регистрации архива Вы толкуете? Такого журнала нет. Обо всех необходимых учетных формах смотрите здесь.
В каких случаях регистрируют документ по формату «переписка»? Если так, то каков механизм: надо найти вход (запрос) и подшит туда исход (ответ)? вот думаю с нового года завести папки «переписка» по каждому стройобъекту. Просто никогда ранее не делала этого. Проще было с папками «входящие» и «исходящие». Но в послед время много писем формата на ваш запрос и т.д... Но журнал регистрации хочу общий на все, надеюсь найду потом эти письма)
Помогите. Спасибо заранее!
Здравствуйте! Регистрацию поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов необходимо вести в разных журналах.
Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, можно ли использовать самую простую нумерацию исходящих писем типа: 231/14, 232/14 и т. д., где 231 — порядковый номер письма, а 14 — год? А с нового года получится 1/15? У нас маленькая компания и подразделений как таковых нет.
Заранее благодарю!
Здравствуйте! Регистрационный номер отправляемого документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера в соответствии с регистрационным журналом. Если номенклатуры дел пока нет, то проставляйте просто порядковый номер. Год указывать не надо, т.к. дата есть и на документе, и в журнале.
Здравствуйте!
По невнимательности продолжила нумерацию с прошлого года в журнале исходящей документации. Как исправить допущенную ошибку?
Заранее спасибо
Здравствуйте! В данном случае исправить уже нельзя, т.к. номера присвоены отправленным документам. Оставьте как есть «старые» документы, новые начинайте с 1.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста. В одну организацию было направлено письмо с исх. №3 от 01.01.2015 г. в строке вх. № сотрудница компании указала вх. номер своей организации и отправила обратно по скану. Данное письмо (оригинал) должно быть направленно в адрес организации. На оригинале написан вх. номер организации, которая приняла письмо.
Отдел кадров очень сильно отчитал сотрудницу секретариата нашей компании, сказав, что вх. номер она должна указать нашей компании, а не той, которой было отправлено письмо. Скажите, пожалуйста, в чем была проблема?
Здравствуйте! Не всё понятно, но принцип такой: на отправляемых документах проставляется исходящий номер (входящий не ставится), на поступающих – входящий номер.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, ставится ли исходящий номер на актах.
Здравствуйте! Акты регистрируются не в журнале регистрации отправляемых документов, а в журнале регистрации внутренних документов (для актов можно выделить отдельный журнал), поэтому исходящего номера на акте не может быть. А вот регистрационный номер должен быть!
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как быть в такой ситуации: создали письма, директор их подписал, письма зарегистрировали в журнале регистрации, а исполнитель (юрист) далее передумал их отправлять и директор с ним согласился. Как быть? Они ведь уже прошли регистрацию! Нужно ли их хранить? Нужно ли делать какую-то запись в журнале (там уже нет места)?
Здравствуйте! Разумеется, письма не надо подшивать в дело. В журнале можно сделать отметку, например: «аннулировано».
А существует ли процедура аннулирования писем? Или достаточно просто слова? Не нужно составлять акт?
Здравствуйте! Такой процедуры нет. Акт можно оформить в произвольной форме, приложив к нему письмо с резолюцией руководителя: «Отменить», «не отправлять» и т.п.
Обязан ли директор писать резолюции на всех входящих письмах? Наш не пишет. Как потом, если возникнут недоразумения, я смогу доказать, что показывала письмо директору?
Здравствуйте! Если письмо адресовано на имя руководителя или в адрес организации, то резолюция должна быть, в ней, хотя бы должен быть назначен исполнитель. Каких-то нормативных актов, обязывающих ставить резолюцию на поступающих письмах, нет. Но организация может разработать свою инструкцию по делопроизводству, где прописать все процедуры прохождения, рассмотрения, исполнения документов.
Добрый день. Помогите разобраться, пожалуйста. Я работаю в организации, где до меня не было службы делопроизводства, начала с нуля. Инструкции еще нет. Несмотря на то, что в организации несколько юр. лиц, входящих и исходящих документов пока не так много (за месяц примерно 10 в одну сторону). Система регистрации централизованная, все входящие и исходящие документы проходят через меня. Пока непонятно сколько нужно журналов для регистрации. Завела 3 журнала: входящей, исходящей и журнал учета внутренней документации (пока общий на входящие и исходящие, знаю что не совсем корректно, но здесь совсем мизерный документооборот. Стоит ли делать отдельные журналы?). Пока не вижу смысла нумеровать документы как-то сложно, ставлю просто №1 и так далее, независимо от какого юр. лица отправляется документ. Найти нужный документ по требованию при таком объеме весьма несложно. Все равно ведь ориентировка идет на дату, и простой нумерации, на мой взгляд, на данном этапе достаточно. Интересует насколько это правильный подход? И еще вопрос. В организации очень непросто приучить сотрудников отправлять документы с сопроводительными письмами и тем более бывает, что получаю документы без сопроводительного письма от сторонних организаций (возможности потребовать от них такое письмо нет). Каким образом регистрировать документы в таких случаях? Надо ли в журнале помечать что они без сопроводительного письма?
Здравствуйте! Насколько я поняла, у вас ведется единая регистрация документов нескольких юридических лиц. Это, конечно, неправильно. Ведь у каждого юридического лица свой руководитель, свои приказы, должны быть разработаны свои номенклатуры дел. Со временем вы запутаетесь. Приучить своих сотрудников отправлять документы с сопроводительным письмом довольно просто – не регистрировать документ без сопроводительного письма. Поступившие без сопроводительного письма документы придется регистрировать, проставив отметку (штамп) на первом листе документа.
12.01.15 начальник составил приказ о переводе работника на другую должность с 1.01.15, каким числом мне приказ регистрировать?
Такой приказ соответствует порядку делопроизводства?
Здравствуйте! Приказ о назначении на должность с 01.01.2015 может быть издан и зарегистрирован только этой же, либо более ранней датой.
Добрый день! Мне необходимо зарегистрировать доверенность от ношей компании, как лучше ее зарегистрировать? через какую документацию провести? как исходящая документация (письма и т.д.) или отдельный журнал регистрации завести?
Здравствуйте! Обычно доверенности регистрируются в журнале регистрации отправляемых (исходящих) документов. Если они составляют большой объем документов, то можно завести отдельный журнал для регистрации доверенностей.
Добрый день! Работаю недавно секретарём в техникуме, у меня такой вопрос: должны ли расписываться в книге исходящей документации работники отправляющие свои письма и отчёты, до меня этого ни кто не делал. У меня все расписываются только при получении входящей. Спасибо заранее.
Здравствуйте! В журнале регистрации отправляемых (исходящих) документов указывается фамилия исполнителя, роспись не ставится.
Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в нашем детском садике нету исходящие и выходящий документов журналы. Как можно найти образец, чтобы начать вот этот журнал.
Здравствуйте. На сайте имеются оба журнала, даже с примером заполнения.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, ответы на обращения граждан регистрируются в отдельном журнале или можно их регистрировать в исходящих?? В инструкции по делопроизводству не прописано.
Здравствуйте! Можно регистрировать в общем журнале регистрации отправляемых (исходящих) документов. При большом объеме обращений можно завести отдельный журнал.
Скажите, пожалуйста. У нас существует журнал регистрации выдачи доверенностей, нужно ли его заводить с нового года?
Здравствуйте! Новый журнал заводить не обязательно, если он ещё не закончился, но с нового календарного года нумерацию надо начать с 1-го номера.
Здравствуйте! У нас в фирме регистрация исходящих следующая. 1 вариант — после того как директор подпишет письмо в 1 экз., снимается копия с подлинника и подшивается в исходящие, 2 вариант — изначально приносят 2 экз. письма 1 экз. подписывается и отдается на отправку адресату, 2 экз. без подписи подшивается в исходящие. Как должно быть правильно?
Здравствуйте! Правильно оба варианта, но только тогда, когда во втором случае подписываются оба экземпляра.
Здравствуйте. Наш гл. бух. хочет, чтобы мы регистрировали служебные задания как и все исходящие через общий журнал регистрации исх. Либо заводили отдельный журнал регистрации служебных заданий. Как нам быть?
Здравствуйте! Для регистрации внутренних документов заводятся отдельные журналы. Гл. бухгалтер права, надо регистрировать служебные задания, лучше в отдельном журнале.
Скажите, пожалуйста. У нас в канцелярии есть несколько папок с перепиской: переписка с министерством, переписка по хоз деятельности, переписка по судебным вопросам. Они регистрируются все в одном журнале с едиными номерами: исходящие отдельно, входящие отдельно. Правильно ли? Или нужно их регистрировать в отдельных журналах: исходящие по судебным вопросам, исходящие в министерство и т.д.
Здравствуйте! Если документооборот небольшой, то можно регистрировать в одном журнале. То есть будет два журнала – для поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов. При большом документообороте допускается вести несколько журналов по корреспондентам. Только формировать непосредственно сами дела с перепиской нельзя по принципу «входящие», «исходящие». Дела с перепиской формируются по вопросам или направлениям деятельности по принципу «запрос» — «ответ».
Здравствуйте! Знаю, что подчистки и использование различных видов корректоров не допускается. Но если все-таки воспользовались корректором замазали в журнале, то что тогда?
Здравствуйте! Лучше, конечно, не допускать исправлений, но на практике они бывают, и если это не подделка, а просто исправление технической ошибки, то криминала тут нет.
Здравствуйте! Ведется с 2015 года журнал регистрации распоряжений (96 л.), но из них использовали на сегодня только 4 листа. Можно ли продолжить вести данный журнал в 2016 году, начав естественно с новой нумерации и отделив предыдущий 2015 год чертой?
Здравствуйте! Конечно, ведение журнала можно продолжить, начав регистрацию с нового календарного года с 1-го номера.
Нужно ли регистрировать входящие и исходящие договоры, акты, счета, счет-фактуры и акты сверок? Спасибо заранее.
Здравствуйте! Договоры, акты подлежат регистрации. А вот счета, счета-фактуры, присланные без сопроводительного письма, можно не регистрировать, также как различные рекламные письма, поздравительные письма, приглашения.
Здравствуйте! Если мы раньше регистрировали 1 папка с ВХ за №1, 2, 3, 4... а 2 папка с ИСХ за №1, 2, 3, 4... То в итоге по журналам всегда быстро находили нужный документ, т.к. они все шли по порядку. Сейчас же мы собираемся делать «запрос-ответ», т.е. для понимания не совсем ясно, как искать нужный документ, ведь будет ВХ за №2 скреплен с ИСХ за №10. Запутаться ведь можно...
Здравствуйте! В регистрационных журналах надо обязательно указывать индекс дела, куда подшит документ. Тогда не запутаетесь.
Будет ли это грубой ошибкой, если мы будем вести журнал регистрации обращений граждан и журнал регистрации телеграмм электронно? Т.к. за год от силы 5-6 бумаг приходит по каждому журналу, поэтому заводить отдельно не видим смысла…
Здравствуйте! Регистрацию поступающих документов можно вести в электронном виде. Однако обращения граждан следует регистрировать отдельно. Тем более, эти дела (журнал регистрации обращений граждан и журнал регистрации телеграмм) имеют разные сроки хранения.
Здравствуйте! 2016 год для нашей компании юбилейный — 25 лет. В связи с чем директор хочет, чтобы в течение всего 2016 года на бланках писем размещалась об этом информация в виде эмблемы компании и надписи 25 лет. Как я понимаю, нужно вносить изменения в инструкцию по делопроизводству... Тогда что именно писать в приказе в преамбуле и распорядительной части?
Здравствуйте! ГОСТ Р 6.30-2003 четко устанавливает реквизиты для бланков. Согласно ГОСТу изображение эмблемы организации (реквизит 03) на бланках писем и других бланках организации должно соответствовать учредительным документам (уставу) организации. Поэтому не следует вносить изменения в эмблему организации в связи с её юбилеем.
Я прошу прощения, ошиблась НЕ в виде эмблемы а в виде логотипа с цифрой 25 лет. И в уставе ничего такого не прописано. НО исходя из ГОСТа «Код – 09 Справочные данные об организации, а именно п.3.9 ... включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).» Получается мы можем добавить данный логотип в фирменный бланк письма на период юбилея я правильно понимаю?
Здравствуйте! Логотип и эмблема организации – это практически одно и то же. Только логотипом принято называть товарный знак организации, который тем более не следует просто так менять, т.к. согласно ФЗ от 23.09.1992 № 3520-1 (с изменениями от 24.12.2002), товарные знаки подлежат регистрации. По поводу устава. При утверждении и регистрации уставных документов организации утверждается и эмблема или товарный знак организации. В справочных данных об организации согласно ГОСТу возможно добавление дополнительных сведений по усмотрению организации. Здесь можно внести изменение в бланк письма, хотя обычно в деловой переписке не принято на бланке указывать на юбилей организации. Это можно сделать в рекламных проспектах, пригласительных билетах и т.п.
Добрый день!
Подскажите, в 2015 году я вела журнал исх. документации с номерами (№1-01,1-02, 15-01 — это пример).
Номенклатуры дел не было, поэтому решили, что нумеруем так.
С 2016 года, регистрация исходящих писем ведется след. образом 1-06/01,02,03 (1 — номер подразделения, 06 — индекс дела). С 2016 года мы переименовали юр.лицо, и на данный момент официально никто не работает. Писем не много, но правильно будет ли регистрировать с данным индексом и подразделением письма не только в другие организации, а на заявки на пропуск охране БЦ (Они просят на официальном бланке и с подписью директора или уполномоченного подписывать заявки (я имею уполномочие на подписание). Соответственно все эти письма регистрируются вместе, по порядковому номеру. Стоит ли делать отдельный журнал? Письма на пропуск приходиться делать ежедневно.
Здравствуйте! Если документооборот небольшой, то можно вести регистрацию отправляемых (исходящих) документов в одном журнале. Это же касается ваших писем о предоставлении пропусков. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в журнале регистрации и индекса дела по номенклатуре дел, либо буквенного обозначения по усмотрению организации. В вашем случае регистрационный номер должен выглядеть так: 1/01-06, где 1- порядковый номер, 01-06 – индекс дела по номенклатуре дел. У вас, как я поняла, наоборот.
Добрый день! Спасибо, за ответ!
Будет ли критично не менять нумерацию? Или все-таки необходимо издать приказ об изменении нумерации?
Здравствуйте! Можно начать новую нумерацию с начала нового календарного года.