Система электронного документооборота – выбор СЭД

Если появилась потребность ведения делопроизводства по-новому – с автоматизацией процессов обработки документов, то пора задуматься, как наилучшим образом выбрать подходящую систему электронного документооборота (или СЭД). В предыдущей статье уже рассмотрено какого эффекта стоит ожидать от внедрения электронного документооборота.

Некоторые раздумья могут иметь место о целесообразности перехода совсем малым фирмам. Когда сотрудники располагаются в одном-двух помещениях, и каждый человек отвечает сразу за несколько направлений деятельности. В этом случае вероятно совсем не сложно осуществлять взаимодействие в текущей работе с документами внутри коллектива. Тогда главными факторами будут простота и возможность реализации недорого варианта решения.

Частично решить задачу возможно применением строго определенной структуры расположения папок и файлов на сервере. Для движения информационного потока (передача на исполнение, согласование, отправление адресатам документов и т.п.) используют возможности электронной почты. Регистрируют документы в табличной форме в обычном файле, например, в формате xls.

Но если данным способом закрыть возникающие потребности не удается в полной мере, а требуется наладить более эффективное взаимодействие, то пришло время электронного документооборота. Значит, появляется задача: подходящая система электронного документооборота – как ее выбрать грамотно.

Критерии выбора СЭД

Я сразу хочу пояснить, что статья написана с точки зрения делопроизводства. В технических деталях я совсем не разбираюсь, поэтому техническая сторона вопроса не будет рассмотрена совсем.

• Всегда считайте свои денежки. При выборе СЭД обратите внимание не только на цену системы (лицензии), стоит еще просчитать ее окупаемость. Важный момент – и еще необходимо оценить масштаб затрат на обслуживание СЭД уже в процессе ее эксплуатации. Если в штате компании нет компетентного «специального человека» способного разобраться и что-то сделать самостоятельно, то постоянно пользоваться услугами специализируемой организации может быть довольно накладно (скрытые затраты, которые могут оказаться весьма значительными).

• В самом начале следует определиться, что конкретно вы ожидаете получить от системы электронного документооборота. Иными словами надо составить список наиболее важных требований. Ожидаемый функционал – это один из важных критериев для выбора СЭД, чтобы не переплачивать за лишнее или потом не раздражаться от отсутствия необходимой функции. В процессе выбора учитывают объем документооборота, наличие удаленных филиалов, важность связей по горизонтали.

• Оцените простоту (сложность) работы в приобретаемой системе электронного документооборота (настройку, наличие «кнопочек», полей формы для заполнения, скорость операций и т.д.).

• Необходимо определиться со степенью надежности СЭД. Речь идет о возможности репликации (создании дубликата базы данных), резервного копирования, использовании оперативной и архивной базы данных. Об этом лучше узнать у специалистов, разбирающихся в технических деталях, а так же о вопросе совместимости уже имеющегося в компании программного обеспечения с приобретаемой системой.

• Еще необходимо учитывать наличие возможности по «доделыванию» приобретаемой системы под свои чаяния и нужды с помощью своих специалистов или заказа выполнения работы сторонней организации, а также предусмотреть возможность увеличения системы в будущем (в случае необходимости подключения новых пользователей), например из-за роста бизнеса компании.

 
Собственно говоря, перечисленные параметры для выбора СЭД являются взаимоисключающими друг друга. Не бывает одновременно простоты работы с высокой функциональностью и надежностью, и при всем при этом — недорогое решение. Поэтому ваша задача предусмотреть и заплатить только за действительно вам необходимое.

И только читая отзывы в Интернете, правильного решения не принять. Необходимо установить демо-версию предварительно выбранной системы (может даже не одну) и посмотреть – результат совпадает с ожиданиями или нет после тестирования. Учитывайте только, что полностью вы не будете удовлетворены никогда (у каждой системы будут свои сильные стороны и различные слабые места). В процессе использования демо-версии появились вопросы – отлично. Задайте их службе поддержки и посмотрите на скорость реакции, ответ по существу, вежливость, их заинтересованность и т.д.

Читайте продолжение изложения данной темы. В следующей статье будет приведена характеристика наиболее распространенных у нас в стране систем электронного документооборота для облегчения выбора СЭД.

• Формы контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения поручений
• Контроль исполнения документов – организация работы
• Регистрация исходящих документов
• Журнал регистрации входящих документов