Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

В предыдущих статьях было рассмотрено какие преимущества принесет электронный документооборот сотрудникам и компании в целом, а также об основных параметрах выбора СЭД – системы электронного документооборота, наиболее подходящей именно для вашей компании. Сейчас рассмотрим некоторые наиболее распространенные варианты решения.

Исходя из своего опыта по делопроизводству, могу сделать вывод, что определяться стоит начинать со следующих систем электронного документооборота:

1. Евфрат-Документооборот. Считается, что данная система обладает достаточно высокой функциональностью, чтобы организовать электронный документооборот для малых и больших компаний любой формы собственности. Позволяет решить все основные задачи делопроизводства (автоматизировать процесс регистрации документов, возможность быстрого поиска, организовать взаимодействие по работе с документами, проводить контроль исполнительской дисциплины, присутствуют встроенные средства сканирования и распознавания, заложено формирование журналов и отчетов, долговременное хранение электронных документов, разграничение прав доступа, ЭЦП, почтовый клиент). Можно работать не только в локальном офисе, но и в отдельно расположенных офисах.

Отличает простота и удобство настройки и использования с интуитивно понятным интерфейсом. Система Евфрат хорошо подойдет в том числе для фирм со слабой IT-службой. Предлагается как «коробочное» решение, так и возможность проектировать «под себя». Лучше конечно все-таки настраивать под индивидуальные требования. Предоставляется возможность бесплатно скачать демо-версию Е1 Евфрат: система управления документами и бизнес-процессами! для оценки возможностей с официального сайта.

2. DocsVision – еще один программный продукт достойный внимания для автоматизации процессов работ. Обеспечивает ведение всех основных процессов делопроизводства, включая регистрацию и рассмотрение документов, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, ведение архива компании. Существует множество разнообразных приложений, настройкой или доработкой которых возможно развить требующийся функционал, управление направлением сложных потоков обработки информации. Есть возможность интеграции с иными информационными системами, позволяет выполнять репликацию данных. Сайт разработчика http://www.docsvision.com/ для изучения возможностей системы.

3. DIRECTUM – следующий программный продукт, на который стоит обратить внимание. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа.

В системе DIRECTUM можно построить всю работу с договорами (согласование, регистрация, анализ и т.д.), организовать работу по планированию совещаний (определение места, времени и состава участников) и оформлению результатов его проведения (формирование протоколов и контроль их исполнения), а так же организовать работу компании по взаимодействию с клиентами (единая база, переписка, ведение продаж и т.д.).

К списку еще можно дополнительно перечислить множество возможностей. Таким образом, главными достоинствами являются большая функциональность системы, гибкость и достаточная простота. Еще хотелось бы цену хоть сколько-нибудь пониже. К тому же, как правило, требуется дорабатывать систему. Все подробности смотрите на сайте разработчика http://www.directum.ru/.

4. ДЕЛО – еще один вариант решения для автоматизации процессов делопроизводства на бумажных носителях, позволяет ведение полностью электронного документооборота или совмещения режимов (бумажно-электронного).

Может использоваться как в небольших фирмах (от нескольких пользователей), так и в организациях со сложной структурой (до нескольких тысяч компьютеров) со значительным объемом документооборота. Многолетний опыт внедрения системы ДЕЛО. Обладает достаточными возможностями для адаптации под индивидуальные требования и интеграции со многими уже имеющимися информационными системами компании. Отличает простота установки, настройки и дальнейшего использования.

Предлагается «коробочное» решение (заложена возможность работы с поручениями, различные способы согласования, разграничение прав доступа и т.д.), так и возможность доработки на заказ. Официальный сайт разработчика http://www.eos.ru/ , на котором можно узнать подробные сведения о системе ДЕЛО.

Не то что в мире, а в нашей стране существует еще множество решений. Возможно именно для вашей компании наилучшим образом подойдет описанная здесь или какая-либо иная система. Начало положено, а дальше действовать — познакомиться с отзывами о приглянувшейся СЭД, консультации со специалистами специализированной компании по установке и тестирование демо-версии. Так вы сможете оценить – подходит или оказалось совершенно не то, что ожидали.

Каждая система электронного документооборота хорошая и неподходящая в одно и то же время. Важно осознать и принять – согласны вы или нет подстроиться под предлагаемые параметры за известную сумму денег. Изучайте тему и применяйте все полученное на практике, тогда внедренная система электронного документооборота обязательно позволит успешно оптимизировать процесс делопроизводства.

• Формы контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения поручений
• Контроль исполнения документов – организация работы
• Регистрация исходящих документов
• Журнал регистрации входящих документов