Акт приема-передачи документов
В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов (образец как всегда приводится в статье).
Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость.
Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта. Если нет (таковых большинство), то оформляйте в произвольной форме акт на основании приведенного здесь образца. Для пользы дела и добавления уверенности рекомендую прочтение статьи Как составить акт, чтобы получить представление об обязательных реквизитах акта.
Акт приема-передачи документов – образец составлен в произвольной форме
Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Буквоед» Генеральный директор
ОАО «Буквоед» А.М. Некрылкин
08.12.2014
АКТ
08.12.2014 № 2
г. Екатеринбург
приема-передачи кадровых документов
Основание: приказ ОАО «Буквоед» от 07.12.2014 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов».
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель генерального директора Я.В. Анушкин
Члены комиссии: юрисконсульт С.Е. Коновалова
бухгалтер Д.Ю. Трушкина
Присутствовали: начальник отдела кадров В.В. Жеребцова
инспектор отдела кадров А.Н. Филимонина
Начальник отдела кадров Жеребцова В.В. передала, а инспектор отдела кадров Филимонина А.Н. приняла кадровые документы:
| № п/п |
Наименование документа (дела) | Крайние даты | Кол-во документов (томов) | Примечание |
| 1 | Приказы ОАО «Буквоед» по личному составу | 02.02.2011- 18.11.2014 | 8 | Отсутствуют приказы № 12 за 2012 год, № 23 за 2013 год |
| … | … | … | … | |
| … | Личные карточки | 2011—2014 | 82 | |
| … | Трудовые книжки | 2011—2014 | 82 | Составлен перечень – приложение № 2 |
Одновременно передается печать отдела кадров.
В процессе приема-передачи документов установлено:
… (перечисляют все факты, требующие фиксации в акте, в т.ч. выявленные недостатки на основании изучения кадровых документов).
Приложение: 1. Перечень личных дел на 3 л. в 1 экз.
2. Перечень трудовых книжек на 3 л. в 1 экз.
Передала В.В. Жеребцова
Приняла А.Н. Филимонина
Председатель комиссии Я.В. Анушкин
Члены комиссии С.Е. Коновалова
Д.Ю. Трушкина
Очень часто порядок приема-передачи документов в нормативно-правовых актах не находит отражения. Тогда следуйте общему сложившемуся порядку.
Составление акта приема-передачи документов
Основанием процедуры передачи документов обычно служит приказ о назначении состава комиссии, который в свою очередь часто может быть составлен на основании приказа по личному составу о назначении, переводе, увольнении работника или обусловлен иной практической необходимостью. В комиссию следует включать не менее трех человек.
Перечень передаваемых дел удобно оформлять в виде таблицы (как на образце). Таблица так же заполняется в произвольной форме (изменяйте как хотите), тем не менее, из нее должен быть понятен состав документов. Если требуется передать ограниченное количество документов, то таблицу можно изменить по такому образцу:
| № п/п |
Дата | Номер документа |
Наименование документа | Примечания |
| … | ||||
| 8 | 04.08.2014 | 12-24/01268-р | Письмо Администрации г. Урюпинска о передаче … |
В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие (отсутствие) необходимых документов, правильность их составления, формирование дел, в случае необходимости дают общую оценку положения дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений.
Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.
Думаю, что изложено достаточно информации для составления акта приема-передачи документов (образец этот подойдет для передачи любых документов во многих ситуациях). Точнее сказать — для которых не предусмотрено установленной формы и собственного порядка передачи. Возможно для вас окажется также полезным делом ознакомление с образцом акта при смене ответственного за архив.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Большое спасибо, все понятно и доступно, вопрос раскрыт в полном обьеме.Вы очень помогли.
Спасибо вам всем огромное! Вы мне очень помогли! Удачи в личной жизни и во всех делах!
Спасибо большое за своевременную помощь!
Я работаю с 2013 года архивистом. мне принесли акт о приемке-передачи документов из отдела в отдел за 2011 год без дат, без номеров, за подписью руководителя. потребовали номера актов.
Что мне необходимо: потребовать новый акт на данный период времени, где брать эти номера и нужны ли мне эти акты?
Здравствуйте! Попробуйте посмотреть в журнале регистрации внутренних документов (или отдельно актов), если таковой имеется. Если же акты не регистрировались, то номера актов и даты за 2011 год Вы уже не восстановите. Если есть сдаточные описи структурных подразделений, то акты Вам и не нужны.
Добрый день!
Уточните, пожалуйста, применим ли описанный в статье порядок приема-передачи документов при ликвидации отдела компании и передаче его функций другому отделу? Есть ли какие-то особенности?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Конечно, порядок приема-передачи документов и форма акта вполне могут быть применены в Вашем случае. В акте надо указать причину (основание) передачи документов и название отделов.
Добрый день! Скажите, пожалуйста, акты передачи обязательно оформлять с комиссией? Где потом хранить эти акты, в отдельной папке и нужно ли эту папку включать в номенклатуру? Спасибо.
Здравствуйте! Акт – это документ, составляемый группой лиц, преимущественно комиссией. Акты можно формировать в отдельное дело, можно включать в другое дело по принадлежности. Например, акт приема-передачи документов архива можно включить в дело фонда. Все дела, ведущиеся в делопроизводстве, включаются в номенклатуру дел.
Спасибо огромное за ответы. Очень выручаете! Хотела уточнить по поводу включения папки с актами в номенклатуру. Нам сказали, что в номенклатуру организации включаются дела в соответствии с номенклатурой типовой. И если папки нет в типовой ном., то мы ее тоже не включаем в свою, даже если она есть фактически. Что вы думаете по этому поводу? И еще. У нас есть папка с уведомлениями работников о прекращении трудового договора и начале отпуска. Такую папку тоже включить в номенклатуру? Еще раз спасибо за ответы.
Здравствуйте! Если дела фактически ведутся, то их надо включать в номенклатуру дел.
Здравствуйте. Я устраиваюсь на работу архивариусом в банк. Мне сказали составить акт приема-передач документов. Описи есть только за 2014 г. До этого в архиве никто не работал. Помогите как правильно составить акт приёма передач документов. Боюсь ошибиться, ведь большая ответственность.
Здравствуйте! За основу надо взять порядок приема-передачи документов при смене руководителя архива, изложенный в п.10.5, и приложение 48 «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Но перед приемом дел надо обязательно провести проверку наличия и состояния документов. По поводу описей. Если сводная опись дел составлялась только за 2014 год, то, скорее всего, есть сдаточные описи. В кредитных организациях документы в архив просто так не передаются. Обычно структурные подразделения составляют сдаточные описи. Проверьте, возможно, они есть в структурных подразделениях.
Здравствуйте! Ситуация следующая: отдел №1 хочет передать отделу №2 угловой штамп с наименованием организации, т.к. отдел №1 не пользуется им в работе, т.е. он им не нужен. А отделу №2 наоборот необходим. Вариант «В связи в ненадобностью в работе отдела» сама формулировка смущает, не корректная считаем. Подскажите, как будет правильней указать причину в акте приема-передачи в данном случае?
Здравствуйте! Можно написать: «в связи с производственной необходимостью», «в связи с изменением (перераспределением) функций структурных подразделений» и др.
Хотелось бы уточнить в данном случае достаточно будет только акта-передачи штампа или еще в дополнение необходим приказ?
Здравствуйте! Приказы издаются по усмотрению руководства. В данном случае приказ уместен, можно издать распоряжение. При наличии приказа в акте делается ссылка на дату и номер приказа (в разделе «основание»), тогда в акте причину передачи штампа указывать не надо (формулировка отпадает).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как передать документы (журналы), если работник, которому необходимо передать является членом комиссии?
Здравствуйте! Это не имеет значения. Главное, укажите в акте все документы, а также от кого и кому они передаются.
Здравствуйте! У нас в учреждении есть 3 гербовых печати: 1 закреплена за руководителем, 2-я за — гл. бух, а 3-я за бухгалтером. Т.е. бухгалтер при надобности проставляет нашим сотрудникам данную печать на документах, но в связи с сильной загруженностью в последнее время не успевает делать свою работу. Поэтому хочет передать герб. печать в отдел делопроизводства. Вопросы:
1 — может ли отдел делопроизводства отказаться принимать данную печать ? Если да, то тогда на ком она должна числится?
2- какую причину указать в приказе и акте о передаче?
Здравствуйте! В Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ и финансовой службы. Исходя из этого, 3-ю гербовую печать вашей организации логичнее передать руководителю отдела делопроизводства. Передайте по приказу, причину передачи в данном случае можно не указывать.
Если в организации разработана и утверждена инструкция по использованию печатей и штампов, где определены места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования печатями, то подобных разногласий не возникает. Эта инструкция содержит также форму журнала учета печатей и штампов. Ведение такого журнала исключает необходимость составления акта при передаче печатей от одного должностного лица другому.
Спасибо за ответы!
Объясните, пожалуйста, почему ведение такого журнала исключает необходимость составления акта при передаче печатей от одного должностного лица другому? Это как тогда оформлять?
Зачем тогда передачу также гербовой печати от кассира — нач. ОД — приказом ?
Здравствуйте! Поясняю ещё раз. Если в организации утверждена Инструкция по использованию печатей и штампов, где определены места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования печатями, а также разработана форма журнала учета печатей и штампов, то акт приема-передачи печатей, а также приказ оформлять не надо. Посмотрите форму журнала. Там всё фиксируется: оттиск печати, наименование должностей, ФИО ответственных, их подписи и пр. Если такой порядок в организации не установлен, то прием-передачу печатей и штампов можно оформить актом.
О приказе речь шла в случае, когда работник отказывается принимать печать.
Добрый день! Вот такая ситуация: когда устраивалась на работу, предыдущий кадровик был уволен и отсутствовал в городе. В связи с этим акта передачи-приема документов не было. Сейчас обнаружила, что некоторых очень важных документов нет. У некоторых бывших работников не сформированы личные дела, в том числе отсутствуют трудовые договора и многие другие важные документы. Как снять в этой ситуации с себя ответственность перед проверкой?
Здравствуйте! При поступлении на работу Вам надо было настаивать на составлении акта приема-передачи документов даже в отсутствие Вашего предшественника. В таких случаях создается комиссия. В сложившейся ситуации остается только написать докладную записку на имя руководителя, перечислив отсутствующие дела и документы.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, если происходит реорганизация путем присоединения, то дела от присоединяемой организации необходимо принимать по акту-приема передачи (Приложение 41, ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ) или можно воспользоваться свободной формой? При этом составляются описи дел, и все проходит при участии ликвидационной комиссии, которая определяет текущее состояние дел (И кто должен входить в комиссию)?
Здравствуйте! Вы приводите старые правила, которые отменены с 2002 года. Сейчас действуют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. В приложении 23 есть форма акта приема-передачи документов. Можно воспользоваться этой формой. Состав комиссии определяется руководством. Обычно в комиссию входят главный бухгалтер, кадровик, работники делопроизводственной и архивной службы.
В нашем учреждении велся архив с 2006 по 2009 гг, ни до ни после документов нет, да и за эти года, так, чисто символически. Нужно оформить акты приемки-передачи дел в архив за эти года. Как лучше сделать, все одним актом? Например, раз в год всем перечнем, ведь акты нумеруются. И можно ли обойтись без комиссии? Дела мне сдает ст. по делопроизводству, а я принимаю и все это утверждает руководитель учреждения. И что если за архив был ответственным сам чт. по делопроизводству. Получается, что он сам сдал, сам и принял? Такое допускается? Или в таком случае сдавать должен другой человек?
Здравствуйте! Можно оформить один акт приема-передачи. В акте приема-передачи должно быть две подписи (сдающего и принимающего). Утверждает акт руководитель организации. Если одно лицо является ответственным за делопроизводство и архив, то за сдающего акт может подписать руководитель структурного подразделения, либо зам. руководителя (в бесструктурной организации).
Здравствуйте! В объяснении на недостающие дела, ответственный за архив сотрудник пишет, что акт приемки-передачи дел при смене руководства не составлялся, т.к. смена руководства была на основании распоряжения главы города. что мне с них требовать? Ведь акт все равно должен быть?! Мне сдавать описи на ЭПМК Агентства по делам архивов, но как в этой ситуации поступить не знаю.
Здравствуйте! Конечно, в такой ситуации организация должна приложить к описи справку о недостающих делах, либо акт об утрате документов. Справка составляется в том случае, если дело, указанное в номенклатуре дел, по факту не заводилось.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить передачу документов из несколько отделов в архив организации (передача дел постоянного хранения и дел со сроком 75 лет).
Спасибо.
Здравствуйте! Передача документов от структурных подразделений в архив организации проводится по описям структурных подразделений, так называемым, сдаточным описям. Образцытаких описей есть в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (приложения 23, 24). Опись составляет каждое структурное подразделение, отдельные описи составляются на документы постоянного хранения и на документы по личному составу.
Добрый день. Мы юр лицо. Меняем бухгалтерию (фирму). Хотим забрать документы по акту. Они утверждают, что акт и весь перечень документов мы должны писать сами. Но ОНИ ЖЕ передают! Подскажите, где в законе прописано, что ТОТ КТО ПЕРЕДАЕТ документы, ТОТ и должен вписывать их в акт. Большое спасибо
Здравствуйте! В нормативных документах нет указания на то, кто должен оформлять акт. Акт приема-передачи – это обоюдный документ, который может подготовить как одна, так и другая сторона. Там стоят подписи обеих сторон. Обычно оформлением занимается заинтересованная сторона.
Здравствуйте! у нас сейчас на стадии завершения реорганизация в форме присоединения. Нужно составить акт приема передачи документов (учредительных, кадровых и других). Получается часть документов будет вестись далее в головном учреждении (трудовые книжки, личные дела сотрудников и т.д.), часть документов будет храниться у нас в архиве (книги приказов, документы по уволенным работникам и т.д.), а часть документов должна храниться в филиале (мед.книжки (мед.работник есть в филиале) и др.). Нужно ли в акте приема передачи документов отражать как то место дальнейшего хранения документов (головная организация, архив, филиал)? или в акте только пишем те документы, которые мы забираем к себе? но тогда как потом найти были ли данные документы при реорганизации?
Здравствуйте! В акте приема-передачи указываются только те дела и документы, которые передаются принимающей стороне. Для того чтобы зафиксировать, какие документы остаются в каждом подразделении, можно составить акт под другим названием, например «разделительный акт» наподобие разделительного баланса.