Согласование и регистрация приказов
Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.
Согласование приказа
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).
Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.
Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.
В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.
Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.
После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).
Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.
Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.
Регистрация приказов
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.
Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.
Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Если нужно завести приказ задним числом могу посоветовать следующее: перепечатываете приказ и включаете в него параграфы. Например параграф 1 — назначить ответственным за работу с ...... Иванова, параграф — 2 установить дополнительные выплаты следующим сотрудникам ..., параграф 3 — направить на курсы повышения квалификации Сидорову М.Н.
Понятно, что мешанина в приказе, однако выглядит в книге приказов приличней. Да в графе краткое содержание можно дописать совместный. С Уважением Маргарита.
Ой, ведь и вправду удобно и без лишней грязи в номерах. Спасибо за совет
На предприятии осуществляется электронный документооборот. При наличии такой программы регистрации документов неоходимо ли иметь журналы регистрации в бумажном виде?
Можно вести регистрацию приказов только в электронном виде, не дублируя на бумажном носителе. В то же время необходимо учитывать, что срок хранения базы данных регистрации приказов по основной деятельности — постоянно (или до ликвидации организации).
Как правильно ставить регистрационный номер в журнале учета приказов по основной деятельности? № п/п -это порядковый номер или номер приказа?
Фактически это номер приказа. Каждый год в журнале нумерация приказов начинается с № 1.
Добрый день.
Скажите пожалуйста, в большой организации, где выпускается очень много приказов как по основной деятельности, так и по личному составу, как в инструкции по делопроизводству можно определить какие приказы должны обязательно согласовываться с начальником юридического отдела.
Буду очень благодарна за ответ.
С уважением,Татьяна Двинянинова
Добрый день.
Посмотрите в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в фед. орг. исп. власти приложение 15, абзац 5, согласно которому все приказы визируются юристами. В нашей инструкции по делопроизводству в крупной организации присутствует фраза «требующие правовой экспертизы», но фактически все приказы прогоняют через юридическую службу.
Сделайте так же либо перечислите конкретные вопросы, по которым чаще всего возникают трения из-за отсутствия согласования приказов с юридическим отделом и добавьте – и в случае необходимости по иным вопросам.
В организации производится ежемесячное премирование сотрудников согласно действующего Положения о премировании. Подскажите, пожалуйста, какой датой должен быть зарегистрирован приказ. Не будет ли нарушением, если приказ о выплате премии за февраль будет зарегистрирован 1 марта. Фактически результаты работы определяются 1-2 числа месяца, следующего за отчетным, соответственно и приказ фактически появляется в это же время. Нужно ли регстрировать его задним числом?
Посмотрите в Положении о премировании что сказано о сроках принятия решения о выплате. Если ничего, то необходимо закрепить в положении, тогда не возникнет споров и недоразумений. В принципе допускается регистрировать приказ позже периода, за который последует выплата премии.
Добрый день.
Посоветуйтекак составить приказ:
Директор просит сделать приказ с содержанием «прорабов X и Y лишить доплаты на 5 %.»
Как оформить и кто должен согласовать такой приказ?
Здравстуйте!
В Положении о премировании должен быть указан порядок премирования и перечень показателей, служащих основанием для снижения или неназначения премии.
Пример приказа:
В связи … приказываю:
прорабу Х, прорабу У снизить размер доплаты на 5%.
Согласовывают заинтересованные начальники структурных подразделений и зам. руководителя, координирующие их работу.
Добрый день.
Подскажите пожалуйста существует ли форма ответа на Приказ руководителя? Допустим, был Приказ на проведение инвентаризации у комиссионеров (регионы), с некоторыми из них были прекращены деловые отношение несколько лет назад по тем или иным причинам, а в нашей базе данных по ним числится некоторая оставшаяся продукция (еще до моего начала трудовой деятельности в этой компании) Какая форма отчета/ответа должна быть на данный Приказ- письмо в свободной форме?
Спасибо.
Здравствуйте! В целях исполнения приказа возможно составить докладную записку (руководству – проинформировать или предложить что-либо сделать), служебную записку (коллегам для согласования действий – переписка на горизонтальном уровне) или письмо (за пределы организации, в т.ч. в вышестоящую или подчиненную). Отменить приказ или внести в него какие-либо коррективы можно только с помощью другого приказа.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. В приказе на установление надбавки прописан пункт, что «Надбавка в ...% устанавливается до 31.12.2012 или до отмены приказа». На следующий год будет издан новый приказ о установлении надбавки. Необходимо ли в новом приказе прописывать, что «Считать утратившим силу приказ от ... №...» или достаточного того, что указан срок действия установленной надбавки? Спасибо.
Здравствуйте! У вас как-то странно срок установлен, отсюда неоднозначность. Самый распространенный вариант «… установить с 01.01.2012 надбавку в размере …», тогда вы сможете в любое время (хоть в середине года, хоть по плану ежегодно) издать новый приказ о надбавках. В этом случае надо включать пункт «Считать утратившим силу приказ …» в следующий приказ. Или укажите период «с 01.01.2012 по 31.12.2012», тогда приказом не надо отменять.
Добрый день! Если в один день у меня 5-6 приказов. Возможно что нумерация будет через дробь, например: 55/1, 55/2...,55/6 ??
Здравствуйте! Номера присваиваются только в валовом порядке 1,2,3,…, при этом абсолютно не имеет значение 10 приказов в день или только 1 в месяц. Добавление дробей и букв к номеру всегда плохо, обычно так поступают вынужденно (например, если необходим приказ с датой за прошлый месяц, чтобы его «втиснуть»).
Сотрудник устроен на работу 1 ноября может ли приказ о приеме на работу быть от 05 ноября?
Нет. Это явное нарушение. Не может работник 4 дня работать без приказа. Можно наоборот — 1 ноября издать приказ о приеме на работу с 5 ноября.
При устройстве через Центр занятости по предложению работодателя молодой специалист, впервые поступивший на работу, не подписывал ни приказ о приеме на работу, ни трудовой договор, т.к. был уверен, что работодатель будет соблюдать заявленные через ЦЗН условия работы. Однако, получив зарплату в размере МРОТ, потребовал ознакомить с трудовым договором, который подписал, не читая, но дату поставил текущую (месяцем позже). Увидев в трудовом договоре оклад, даже меньший, чем МРОТ, в течение месяца уволился. В день увольнения после получения трудовой книжки расписался за ее получение и попросил копию приказа о приеме на работу. Кадровик сказала, что «за копию приказа надо будет расписаться». Не ожидая того, что уволенному сотруднику могут дать «на подпись задним числом приказ о его приеме на работу», по подсказке кадровика в «нужном месте» закрытого ладонью кадровика документа поставил подпись, как позже оказалось, в приказе о своем приеме на работу с отпечатанной в нем датой приема на работу. Так у работодателя обманом появился задним числом подписанный приказ о приеме на работу. Кадровик не считает свои обманные действия незаконными, потому что «работник сам обязан был подписать приказ в 3-х дневный срок, но не сделал этого». Как обжаловать обманным путем подписанный задним числом приказ о приеме на работу? Считаются ли действия кадровика подлогом? Мошенничеством? Ведь через ЦЗН «зазывали» на работу с «двойным» окладом, но, видимо, сразу не планировали платить по «заявке», да еще в договоре написали об испытательном сроке, не оговоренном заранее. Как обжаловать такое приглашение на работу?
Здравствуйте! Рекомендую Вам обратиться за помощью в этом вопросе к юристу или в гострудинспекцию. У нас делопроизводственный сайт
Можно, но сотруднику фактически приступившему к работе с 01.11 учитываются эти 4-ри дня и в табеле рабочего времени ставят «восьмерки»
В трудовой книжке запись будет произведена по дате приказа. Тогда работник теряет 4 дня, в некоторых случаях это важно. Каким числом тогда оформлять трудовой договор?
И далее. Например, ответственный сотрудник, а он не может подписывать документы с 1 по 4. Или на производстве с работником произошла производственная травма 2 ноября???
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сейчас готовим документы (приказы) к сдаче в архив. А в журнале остались резервные номера пустые. Где это необходимо указать в описи или листе-заверители? И как?
Здравствуйте, Анна! Отметка о пропущенных номерах приказов делается в листе-заверителе. Пример: «№ приказов 13, 113, 213 пропущены в связи с технической ошибкой».
Здравствуйте!
чем грозит нумерация не по нарастающей 1,2,3, а , а с добавлением 1/1, имеется в виду, приказы, оформленные задним числом?
Можно ли вести электронный журнал регистрации приказов и затем в конце года распечатывать его и прошивать? или все-таки нужно вести журнал сразу на бумаге?
Спасибо за помощь!
Здравствуйте, Анастасия! Оформление распорядительных документов задним числом под дополнительными номерами в нормативных документах по делопроизводству не рассматривается, в том числе и как нарушение. Однако проверяющие и вышестоящие организации, как правило, оценивают такие случаи как нарушение, а то и подлог. Поэтому старайтесь избегать этого. Обязательно ведите регистрацию распорядительных документов.
Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, которые ведутся в электронном виде, положено распечатывать. К ним относятся приказы по основной деятельности и по личному составу. Распечатывать можно в конце года.
Здравствуйте!
Грядет новый год, а следовательно с нового года начнется новая нумерация документации и т.д.
А нужно ли заводить новый журнал приказов по основной деятельности с нового года? Или один журнал используется на протяжении нескольких лет? Слышала, что все начинается с приказа о назначении ген.директора... Но он у нас назначен в марте и работает по сей день.
И как же все-таки быть? Есть какие-либо документы регламентирующие данный вопрос?
P.S. Предприятие крупное. Документации много.
Здравствуйте! Нумерация приказов с начала года начинается с № 1, при этом журнал регистрации можно продолжать вести несколько лет. Совершенно не обязательно начинать формирование дела приказом о назначении директора. Когда появится потребность (появится новый директор), тогда и составите (возможно только через 10 лет).
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, есть ли нормативный акт, в котором содержится перечень приказов, необходимых каждый новый год.
Если нет, то — не могли бы Вы помочь мне в этом вопросе. Я знаю, что ежегодно должны издаваться приказы об учетной политике и об утверждении графика отпусков. А вот что еще...?!
Здравствуйте! Такого нормативного акта нет. Каждая организация сама определяет, какие приказы необходимо обновлять ежегодно. Если Вы отвечаете за регистрацию приказов в организации, опросите все структурные подразделения, какие приказы им необходимо издать и поторопите их с подготовкой таковых приказов.
Здравствуйте!
Мне нужно сделать инвентаризацию книги приказов по основной деятельности (по предписанию проверки — несколько приказов стоят под одним номером), для того, чтобы передать ее в архив. Как это сделать? Где найти примерное содержание таких документов? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Надо проверить, чтобы все приказы, зарегистрированные в книге, были в наличии, и сформировать их в валовой последовательности, включая двойные номера. Не понятно, о содержании каких документов Вы говорите, если инструкций, то таковых нет.
Добрый день!
Подкажите, нужно ли заново начинать нумирация приказов, вх/исх писем в новом году? То есть начинается год и должна быть новая нумерация? я знаю, что так делается со счетами. А как быть с приказами и вх/исх письмами?
Заранее благодарю!
Здравствуйте! С нового года необходимо начинать нумерацию регистрации всех документов, в том числе с вх., исх., приказов, актов, договоров и остальных.
Доброго времени суток.
У меня такая ситуация: есть приказ по предприятию, который нужно подписать в двух разных городах и офисе.
Как правильно поступить? Отправить в каждый город по приказу и потом у директора подписывать каждый отдельно (как-то не правильно, приказ должен быть только один) с подписями только из одного города, или же нужно отправлять сначала в один город, потом уже подписанный отправлять в другой? (а если потеряется, то опять всё с начала.)
Здравствуйте! Не понятно, о какой подписи идет речь. Подписывает приказ только руководитель, а он, я надеюсь, находится у вас в одном месте. Несколько подписей может быть в визах согласования и в отметках об ознакомлении с приказом. Первое – до подписи руководителя, второе – после подписи. Поэтому и действовать надо исходя из этого: сначала собрать все визы, а потом уже подписывать приказ. И так как визы согласования проставляются только на первом экземпляре, Вам придется его рассылать согласно очередности виз.
Здравствуйте.
Вопрос о нумерации приказов. В нашей организации есть приказы по основной деятельности и по личному составу, хранятся обе папки в канцелярии. Журнал регистрации ведется в электронном виде в спец. программе.
Как вести регистрацию приказов по личному составу и основной деятельности, чтобы различать их зная только номер и дату... Добавлять литеру к номеру или писать полностью с индексом дела? Или нет вообще такой необходимости и номера будут в валовом порядке каждого вида документов?
Здравствуйте! Обычно к номеру приказа по личному составу добавляют литеру («л/с» или «к» — «25-к»).
Скажите, имеет ли силу приказ в котором сотрудник не стал расписываться, а написал свое не согласие, мне юрист сказала, что по делопроизводству этот приказ считается недействительным. Подскажите.
И еще, в приказе графа «С приказом ознакомлены» обязательно должна быть на обратной стороне нет?
Если приказ оформлен правильно, подписан руководителем и доведен сведения сотрудника, которого он касается, то такой приказ действителен.
Подписи ознакомления с приказом могут проставляться как на лицевой, так и на оборотной стороне приказа. При большом количестве подписей составляется лист ознакомления с приказом.
Здравствуйте! У нас организация небольшая, лица, которые должны согласовывать приказ и которых нужно с ним ознакамливать, одни и те же. До настоящего времени готовились приказы, потом сотрудников ознакамливали с ними. Если собирать изначально визы, то нужен ли будет список для ознакомления сотрудников, которые уже завизировали приказ? Подскажите, пожалуйста,как сделать правильно. Спасибо!
Здравствуйте! Визы согласования проставляются на стадии подготовки проекта документа, до подписания руководителем. В окончательном варианте приказ может быть изменен. Поэтому с подписанным приказом надо ознакомлять всех сотрудников, которых касается приказ.
Добрый день!
Подскажите,пожалуйста, возможна ли регистрация актов (не касаемых бухгалтерского учета) в одном журнале/книге. Общий оборот актов небольшой, например: нам необходимо вести учет Актов приема-передачи (печати и т.д.) и Актов невыполненных работ. Заранее спасибо!
Здравствуйте! Решение о регистрации внутренних документов, к которым относятся акты, принимает сама организация. Допускается регистрировать разные виды актов в одном журнале. Желательно, чтобы это было прописано в вашей инструкции по делопроизводству.
Здравствуйте! У нас на предприятии ведется журнал регистрации приказов. Но удобней было бы регистрировать приказы в электронном виде. Скажите пожалуйста, можно ли будет оспаривать в суде данную регистрацию? То есть, является ли она действительной? И что нужно предоставлять в суд, если потребуют журнал регистрации приказов, а у нас они в электронном виде. Сами приказы подшиваются в папки. Спасибо!
Здравствуйте! Допускается ведение в электронном виде регистрационных журналов и других документов. Однако документы постоянного хранения при этом необходимо распечатывать.
Кто готовит приказы по административно-хозяйственной и основной деятельности в муниципальном казенном учреждении? Нормативно-правовая база подготовки приказа (Приказ, ГОСТ, Типовая инструкция и тому подобное). Спасибо!
Здравствуйте! Подготовка проектов приказов осуществляется структурными подразделениями или сотрудниками на основании поручений руководителя. Как правило, в соответствии с направлениями деятельности структурных подразделений. Например, приказ о проведении аттестации подготавливает кадровая служба. Проекты приказов согласовывают заинтересованные структурные подразделения и юридическая служба организации.
Добрый день! Помогите разобраться в сложившейся ситуации. Предприятие большое, есть много цехов, иногда вопрос о работе в выходной день возникает за пять минут до конца рабочего дня пятницы. Соответственно руководителям цехов нужно подготовить служебную записку с указанием Ф.И.О. лиц и получения согласия на работу в выходной день. Все это конечно оформляется на следующей неделю с опозданием, далее отдел кадров готовит приказ, потом он проходит визовку и в канцелярию приходит на регистрации спустя недели две-три. Как правильно его зарегистрировать? задним числом с дробью или по факту, но тогда расхождения в датах будет. И кто за это будет отвечать в случае проверки. Большое спасибо.
Здравствуйте! В такой ситуации я бы порекомендовала Вам резервировать номера приказов в канцелярии в конце рабочего дня.
Добрый день! Скажите пожалуйста за сколько дней наперед надо ознакомить сотрудника с приказом по предприятию? Например если приказ «О работе в выходные
и праздничные дни».
Здравствуйте! Что значит «наперед»? С приказом можно ознакомить только после того, как он подписан, в этот же день.
Добрый день.
Помогите пожалуйста, на нашем предприятии сложилась такая ситуация с приказами по основной деятельности. По тексту приказа вводим положение с 01.04.2013, а регистрируем приказ текущим числом, и это может быть далеко не 1 апреля, а обычно месяц или полтора позже, то есть 01.05.2013. Я говорю, что так делать нельзя. Но наш руководитель юридического департамента говорит можно!! ссылаясь на то, что договоры же мы заключаем текущей датой, а в тексте прописываем на какой период он действует. И мое слово становиться невесомым. Есть ли какой нибудь нормативный документ, на который можно сослаться защищая свою позицию, может быть даже лучше с указанием последствий таких действий?? Спасибо
Здравствуйте! Если положение вводится в действие с 01.04.2013 и утверждается приказом, то дата регистрации приказа должна быть не позднее 01.04.2013. При формировании дела с приказами в этом случае положение будет идти как приложение к приказу. Иначе не может быть априори. В нормативных документах это не прописано. В споре с юридической службой вы можете выдвинуть аргумент о том, что конкретные договоры приказами не утверждаются.
Вот я тоже так считаю, что положение является приложением к приказу и вводится более ранним числом, чем дата регистрации приказа не может. Но нашей юридической службе это ничего не доказывает.
Спасибо за ответ
Насколько я знаю Приказ перестает быть проектом после проставления всех подписей. Нужно ли в таком случае на проекте писать слово «Проект» или это и так понятно. Либо если слово «проект» на оригинале убирается, тогда подписи все собираются вновь и чем тогда «проект» будет отличаться от конечного готового приказа?
Здравствуйте! При подготовке проектов приказов слово «проект» не пишется. Приказ вступает в силу после подписания его руководителем.
Здравствуйте, подскажите, приказы регистрирую по порядковому номеру, завела новое дело для филиалов, можно ли при регистрации приказов по основной деятельности филиалов к порядковому номеру добавлять аббревиатуру, например, № 01-ф? заранее спасибо)
Здравствуйте! Добавление литеры к номерам приказов правилами делопроизводства допускается.
Здравствуйте! Вопрос в следующем: семь лет назад приказом введен в действие, в целом по всей организации, производственный процесс (использование в работе базы данных), к приказу прилагаются 3 приложения: методические указания, правила пользования и список ответственных по подразделениям, наделенных полномочиями для работы в ней. За годы, в связи с кадровыми изменениями, два раза переутверждали приказами только его — прилагаемый список ответственных. А теперь решили «обновить» полностью и весь приказ — со всеми приложениями ... типа он уже устарел — «старый» стал. Вопрос: может ли быть правильным такой вариант? Что значит устарел? Но ведь сам процесс (использования в работе базы данных) никто не отменял, наоборот он — введенный семь лет назад лишь развивается и совершенствуется, так зачем его «обновлять» целиком? Неужели это правильно? Разве не достаточно отменять одно из приложений — список ответственных по подразделениям (с указанием там их обновленных названий?
Здравствуйте! Если изменения касаются только списка, а методические указания и правила остаются без изменений, то издается приказ о внесении изменений в список ответственных по подразделениям лиц.
здравствуйте! подскажите пожалуйста, вот я устроилась на работу делопроизводителем 11 июля, номенклатура дел по которой работает компания не соответствует стандартам совсем. Можно ли сейчас составить новую номенклатуру, несмотря на то, что сейчас июль месяц?
Здравствуйте! Лучше начать работать над составлением новой номенклатуры дел в ноябре-декабре, а с 01 января 2014 утвердить новую номенклатуру. Ведь если в организации не было никакой реорганизации, менять индексы дел в середине года не очень удобно. Если какие-то документы и дела не включены в номенклатуру дел, можно добавить под резервными номерами или в конце каждого раздела. Если неправильно определены сроки хранения — тоже можно исправить.
Скажите пожалуйста, кто составляет номенклатуру в ТОО?
Здравствуйте! Я же не знаю вашего штатного расписания. Это может быть делопроизводитель, секретарь, либо сотрудник, назначенный приказом ответственным за ведение делопроизводства по ТОО.
Добрый день. Подскажите, может ли работник расписываться на копии приказа? (приказы не на приём и увольнение). Чаще всего это приказы на отпуск. Заявления работники передают в оригинале, а вот на оформленном и подписанном директором приказе расписываются через несколько месяцев. Передавать оригинал страшно — могут не вернуться, а вот копия — подписал и вернул, подшили вместе с оригиналом. Есть ли в этом нарушение законодательства и если есть то как быть?
Здравствуйте! Законодательством эти вопросы не регулируются, но в делопроизводстве принято, что при ознакомлении с приказами работники расписываются на оригинале, который затем подшивается в дело. Получается, Вы засоряете дело с приказами лишними экземплярами. И второе. Незаверенная копия документа не имеет юридической силы. А если до росписи в оригинале документ затребует, например, суд?
Здравствуйте. В учреждении, куда я устроилась делопроизводителем, книги приказов ведет сам директор. Книги начаты недавно, но дело в том, что директор заполняет их от руки, в устаревшем варианте. Вопрос: можно ли начать новую книгу приказов в распечатанном виде, не закончив старую. И как поступить с незаконченной?
Здравствуйте! На новые формы лучше переходить с нового календарного года, с первого номера. Если предположить, что приказов было немного в течение этого года, то перенесите их все в электронный журнал регистрации.
Добрый вечер! Извините, я хотела бы у Вас уточнить, Вы просто не ответили до конца на вопрос Ирины, цитирую: «Как поступить с незаконченной?» Просто у меня подобная ситуация, только вели все книги приказов секретари, и кто на что горазд. Но у нас эти книги с 2011 года, и бардак страшный... Вот я и решила с 2014 г. начать новые книги, но как поступить с незаконченными книгами я не знаю… Что нужно сделать с оставшимися чистыми листами????? Заранее благодарю.
Здравствуйте! Журнал регистрации надо пронумеровать (только заполненные листы), составить лист заверитель и оформить обложку, указав даты начала и окончания дела. Это требования правил. Можно ещё после последней записи проставить знак Z. Только не вырывайте листы, а то нарушится переплет.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, на сколько правильно или неправильно при регистрации нескольких приказов по личному составу одной датой (в один и тот же день) применять порядковые номера через дробь?
Пример. Первый приказ по личному составу: дата приказа 23.02.2012 года № 02-34. В этот же день издается еще два приказа по личному составу: ставим дату 23.02.12 и номера № 02-34/1 и № 02-34/2. Есть ли в этом оформлении ошибка? Какой нормативный документ регламентирует данный вопрос?
Здравствуйте! При регистрации приказов, в том числе по личному составу, каждому приказу присваивается свой номер, даже если в один день регистрируется несколько приказов. Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Индексы дел по номенклатуре к номерам приказов не добавляются. Можно добавлять литерные обозначения к различным видом приказов («о» — приказы об отпусках, «к» — о командировках и т.п.).
В последнем нормативном документе по делопроизводству – «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) определяется только, что «приказы регистрируются … по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно».
Здравствуйте подскажите пожалуйста. На предприятии разработано и утверждено руководителем Положение о трехступенчатом контроле по ОТ. Нужен ли приказ о введении в действие Положения, или достаточно приказа о создании комиссии для проведения этого контроля.
Здравствуйте! Организационные документы (положения, правила, инструкции) могут утверждаться руководителем организации, либо специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, решением, приказом). В первом случае гриф утверждения ставится на самом документе, начинается словом УТВЕРЖДАЮ. Тогда срок введения в действие документа (положения) указывается в самом документе. Во втором случае издается приказ об утверждении документа (положения), где указывается срок введения в действие положения. Тогда гриф утверждения начинается словом УТВЕРЖДЕНО.
Здравствуйте! У нас часто бывают приказы совместные с другими организациями, нужно ли при подготовке к сдаче в архив это указывать? И где в описи или листе-заверителе? Спасибо
Здравствуйте! Если такие приказы у вас формируются отдельно, то это должно быть отражено в заголовке дела. Если они сформированы в общем массиве с приказами по основной деятельности – то такие приказы будут отмечены либо во внутренней описи, либо в регистрационном журнале. В листе-заверителе это отмечать не надо.
Здравствуйте. бывает нужно зарегистрировать приказ по ОД задним числом. можно ли задавать номер через дробь
Здравствуйте! Некоторые организации применяют такое на практике, однако это является нарушением. Датой приказа является дата его подписания. И регистрировать приказы положено в день подписания строго по номерам и датам.
Здравствуйте! В книге приказов зарегистрирован приказ, который, как впоследствии выяснилось, был некорректно составлен. Подскажите, каким образом аннулировать этот приказ? Замазать или заклеить в книге приказов возможно?
Здравствуйте! В таком случае издается приказ об отмене «некорректного» приказа. В книге регистрации ничего исправлять не надо.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста что делать, если отсутствуют несколько номеров приказов с начала года. Нужно ли составить какой-то акт об их отсутствии или сделать это в конце года. Работаю в организации 3 дня.
Здравствуйте! Если пропущены номера приказов (ошибка при регистрации), то по завершении календарного года после переплета или подшивки дела и нумерации листов, делается отметка в листе-заверителе: «Отсутствуют номера приказов 2,5,10 в связи с технической ошибкой при регистрации». Если же отсутствующие приказы утрачены, то составляется акт об утрате документов».
Доброго времени суток! Наша организация с 1 ноября будет называться по-другому. Обязательно будем вводить сводную номенклатуру дел, в тексте приказа о введении номенклатуры, одним из пунктов, хотелось бы указать о закрытии дел бывшей организации (31.10.2013) и формировании дел новой организации, кроме переходящих (личных дел, судебных дел, кредитных дел). Подскажите, пожалуйста, как лучше сформулировать этот пункт приказа.
Здравствуйте! В сообщении Вы говорите о переименовании организации, что не является основанием для закрытия дел. Дела закрываются и передаются в ведомственный архив до истечения календарного года только в случае ликвидации предприятия. Кстати, в этом случае закрываются и переходящие дела. При переименовании организации дела в делопроизводстве продолжаются до завершения года. На обложках дел указывается новое наименование организации, старое заключается в скобки. Если нет изменений в структуре организации, то до 01.01.2014 не надо утверждать новую номенклатуру дел. Уточните по учредительным документам, что у вас – переименование, реорганизация или ликвидация.
Здравствуйте! В журнале регистрации приказов пропущен (оставлено пустое место) один номер приказа, так же точно и в журнале регистрации трудовых книжек. Записать туда никого не могу, т.к. прием работников за более ранней период не совершался. Как поступить в такой ситуации?
Здравствуйте! В листе-заверителе журнала сделать запись, что номер пропущен в связи с технической ошибкой. Такую же запись надо сделать в листе-заверителе к делу с приказами.
Здравствуйте, работаю секретарем в филиале, у нас иногда выпускаются распоряжения и приказы для которых делаются листы согласования или ознакомления. Нужно ли при регистрации приказа собирать подписи в журнал всех людей, что есть в этом приказе или достаточно листа ознакомления (согласования)?
Здравствуйте! В журнале регистрации приказов ставится фамилия исполнителя. Подписи ознакомления (как и согласования) в регистрационном журнале никогда не ставятся. Эти подписи проставляются либо на самом приказе, либо на листе ознакомления (согласования).
Спасибо большое! А если исполнитель сам директор (он же и подписал документ) как тогда быть??
Здравствуйте! Так и пишите фамилию руководителя. Подпись в журнале не ставится!
Здравствуйте. Напишите пожалуйста, книга приказов по личному составу заводится на календарный год? Или её можно вести несколько лет. И не будет ли это ошибкой? Если можно укажите пожалуйста ссылку на документ, где это указывается. Заранее благодарна
Книга приказов заводится на календарный год (номенклатуру нам меняют тоже каждый год, поэтому без этого никак). Ссылку дать не могу соответственно (:
Здравствуйте! Если Вы имеете в виду книгу (журнал) регистрации приказов, то правилами делопроизводства не запрещается вести такой журнал в течение нескольких лет, однако удобнее (особенно для приказов по основной деятельности) заводить его ежегодно. Последний нормативный документ по делопроизводству – это «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как оформить приказ на назначение комиссии по обследованию здания с целью установления необходимости проведения ремонтных работ. Кто должен быть назначен председателем комиссии: инициатор проведения ремонтных работ или компетентное лицо?
Здравствуйте! Такой приказ оформляется как обычный приказ с назначением комиссии (пример). Председателем комиссии назначается любое ответственное должностное лицо организации по решению руководителя.
кто должен собирать подписи под приказами по основной деятельности
Здравствуйте! Должен быть назначен ответственный за регистрацию и формирование приказов по основной деятельности. Как правило, это работник делопроизводственной службы, в небольших организациях – секретарь. Он и должен собирать подписи при ознакомлении работников с приказами. В небольших организациях это может делать и исполнитель (кто готовит проект приказа). Это может быть прописано в инструкции по делопроизводству либо ответственные назначаются приказом.
Здравствуйте! Если в приказе указывается какое-либо возложение обязанностей на лиц визирующих его (на листе согласования), то нужно ли еще печатать лист ознакомления с приказом и повторно собирать их подписи или же достаточно только согласования.
Здравствуйте! Согласование проекта приказа проводится до его подписания руководителем, который может внести изменения в проект приказа. Поэтому должностные лица, участвовавшие в согласовании проекта приказа, включаются в список лиц на ознакомление с приказом.
Здравствуйте! Просьба подсказать как лучше и правильно организовать ознакомление с приказом, если часть сотрудников в списке рассылки находятся вне офиса. Где правильнее писать «С приказом ознакомлены». Все ли приказы отдавать под роспись? Вопрос связан с необходимостью в случае возникновения вопросов у сотрудников по поводу того, что «приказ не получали». На данный момент Приказы направляются по эл-ке. Спасибо.
Здравствуйте! В Вашем случае лучше составлять лист ознакомления с приказом. Сам приказ можно направлять по электронной почте, а лист ознакомления передавать с курьером. Необходимо собирать подписи тех сотрудников, которые упомянуты в приказе и сотрудников, которых приказ касается. С некоторыми приказами надо знакомить всех сотрудников, с некоторыми – только ответственных лиц.
Здравствуйте! Какая запись делается после окончания календарного года в журнале регистрации приказов по о/д и по л/с? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Нормативными документами по делопроизводству не предусмотрено ведение какой-то записи в журналах регистрации по окончании календарного года. К журналам регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу, как и ко всем делам долговременного срока хранения, составляется лист-заверитель дела.
Подскажите пожал, в приказе обычно пишется: контроль Приказа оставляю за собой либо возлагаю на кого то. Если приказом утверждается порядок, можно ли написать: "Контроль приказа и ПОРЯДКА возлагаю на кого то или оставляю за собой?
Здравствуйте! Правильно: «Контроль исполнения приказа возлагаю… или оставляю за собой».
Подскажите, пожалуйста, какие приказы пишутся в самом начале года? С чего начинать?
Здравствуйте! Такого стандартного образца нет, и не может быть, так как в каждой организации есть своя специфика. Посмотрите приказы за предыдущие годы.
Здравствуйте! Работаю в коммунальном предприятии деловодом. На предприятии нет инструкции по делопроизводству и оформлению приказов, нет номенклатуры дел. Подскажите, пожалуйста, должны ли быть указанные выше инструкции и номенклатура? Где можно посмотреть образец? Спасибо!
Здравствуйте! В организации должны быть номенклатура дел и инструкция по делопроизводству. Порядок разработки номенклатуры дел изложен в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), рекомендации по составлению номенклатуры дел есть и в статье на этом сайте.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-техническая документация. Требования к оформлению документов» рекомендует внедрять ГОСТ в организации путем издания инструкции по ДОУ, либо стандарта организации. Основные требования к инструкции по делопроизводству изложены также в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». (Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).