Архивная справка – образец составления

Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.

Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.

Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.

Далее образцы составления архивной справки

ЦНТИ «Прогресс» — обучение секретарей

Центр научно-технической информации «Прогресс» — профессиональный центр обучения специалистов, который занимает лидирующие позиции на рынке образовательных услуг.

Мы проводим семинары в 3 крупных городах России: Санкт-Петербурге, Москве и Новосибирске.

За более чем 17-ти летнюю историю мы разработали уникальные программы обучения для секретарей, личных помощников руководителя и офис-менеджеров, которые призваны усовершенствовать и оптимизировать Вашу работу:

обеспечение работы руководителя, актуальные инструменты оптимизации работы секретаря, поддержание делового этикета и организационной культуры, психологические особенности работы секретаря.

О семинарах

Семинары в Москве: Центр делового развития «Профи-Карьера»

Центр делового развития «Профи-Карьера» является одним из ведущих центров обучения в области делопроизводства и документооборота. С 2002 года мы проводим семинары и тренинги, дающие возможность успешно применять полученные знания и навыки на практике.

Наша целевая аудитория это сотрудники служб ДОУ, секретари, помощники руководителей. Наши преподаватели являются постоянными спикерами конференций секретарей и административных работников.

Познакомиться с программой семинаров

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

Далее о формировании и хранении приказов по личному составу

Семинары ЦНТИ «Прогресс» – обучение по делопроизводству

ЦНТИ «Прогресс» — это одни из крупнейших в нашей стране центров обучения и информационной поддержки руководителей и специалистов.

На протяжении 17 лет ЦНТИ «Прогресс» ежегодно проводит более пятидесяти семинаров по делопроизводству и документообороту. Программы обучения,  прежде всего, представляют интерес для секретарей, помощников руководителей и сотрудников службы ДОУ. Примерно 750 новых слушателей каждый год посещают семинары ЦНТИ «Прогресс» по секретарскому делу, документообороту и делопроизводству. Эта статистика подтверждает высокий уровень профессионализма, а также качества предлагаемых программ.

Далее о программе обучения

Номенклатура дел отдела кадров

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Далее пример номенклатуры дел кадровой службы