⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Номенклатура дел отдела кадров
В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.
При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.
Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.
Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.
У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте. Меня интересует такой вопрос, как поступить с такими делами как положение об экспертной комиссии или такое дело — об оттисках, печатях. Они хранятся постоянно, действуют пока нет нового. Нужно ли их вносить в номенклатуру на сл. год или нет?. Если нет — то как быть?
Здравствуйте! Положение об экспертной комиссии может включаться в дело с приказами по основной деятельности, так как оно утверждается приказом и идет как приложение к нему; может включаться в дело «локальные нормативные акты». Можно оформить и как самостоятельное дело. В любом случае включается в номенклатуру дел по году утверждения. Если положение об ЭК у вас от 2009 г. и не планируется разрабатывать новое, то в номенклатуру 2013 г. его включать не надо.
Журнал учета печатей и штампов – переходящее дело, оно ведется в течение нескольких лет. Включается в номенклатуру обязательно.
подскажите что не включается в номенклатуру дел
Все дела, ведущиеся в делопроизводстве организации, включаются номенклатуру дел. Не включаются печатные издания.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, куда отнести приказы на дополнительные отпуска: к приказам по личному составу или приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Здравствуйте! Если это оплачиваемые отпуска – то к приказам по отпускам (срок хранения 5 лет), если это отпуска без сохранения заработной платы – то к приказам по личному составу (срок хранения 75 лет).
я отношу к приказам по личному составу
здравствуйте Евгения! Утвердили номенклатуру на 2013 год, сейчас произошла реорганизация, изменилась структура, надо ли изменять сейчас номенклатуру.
Здравствуйте! Да. Согласно правилам делопроизводства в течение месяца
Добрый день!
Возникли еще вопросы по номенклатуре:
1. Вы не подскажите, где можно отыскать документ, в котором указаны статьи по медицинской документации с указанием сроков хранения (санитарный журнал, медицинские карты и т.д.)? Где бы ни искала — в каждой номенклатуре лишь года. Так и должно быть?
2. В каждой номенклатуре должна быть Итоговая запись о категориях и количестве дел? Или лишь в тех, которые передают документы на гос. хранение? И что делать, если она обязательна, а в моей организации номенклатуры за прежние года без нее. Мне их переделывать?
Здравствуйте!
1. Сроки хранения медицинской документации указаны в Перечне документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1976 г.). К сожалению, более нового перечня нет. Но он не отменен, и им до сих пор пользуются медицинские учреждения.
2. Итоговую запись к номенклатуре дел составляют все организации, независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Это надо, прежде всего, самой организации. За предыдущие годы итоговые записи составлять не стоит.
Доброго времени суток! Не совсем верная информация.
) Есть приказы со сроками хранения медицинских документов по определенному виду деятельности. Например, по высокотехнологичной мед. помощи — там свой срок хранения документов. Так же и в других отделениях медицины... Приказ Минздрава СССР № 493 от 1974 г. (а не 1976г), действительно не отменен, однако, очень мало что там можно взять (уже не актуален) и в системе здравоохранения этим вопросом, К СОЖАЛЕНИЮ, никто не занимается.
Огромное Вам спасибо!
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, на какие документы несет ответственность делопроизводитель?
Здравствуйте! Это определяется каждой организацией самостоятельно и закрепляется в инструкции по делопроизводству и в должностной инструкции. Обычно делопроизводитель отвечает за обработку поступающих и отправляемых документов, их регистрацию, регистрацию приказов.
Добрый день. На предприятии не была утверждена номенклатура на 2013 год. В июне произошла реорганизация путем присоединения к предприятию трех юридических лиц. Вопрос:
— нужно разработать номенклатуру для предприятия в месячный срок, или ввести новую с января 2014 года?
— какие действия произвести с делами присоединенных трех предприятий?
Спасибо заранее.
Здравствуйте! В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002 г.) при изменении структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Дела присоединенных предприятий включаются в номенклатуру дел.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся дела по административным правонарушениям?
Спасибо!
Здравствуйте! В организациях – 5 лет (после вынесения решения) — ст. 189 Перечня 2010 года.
Добрый день! пожалуйста, помогите разобраться: была одна организация (А) со своей номенклатурой, потом выделилась из этой организации дочка (Б), но вести бухгалтерию, кадровые и юридические вопросы продолжает старая компания (А) по договору. Вопрос: при разработке номенклатуры для новой организации (Б) следует ли включать дела, которые будет вести старая организация (А) в номенклатуру? Заранее спасибо!
Здравствуйте! В номенклатуру дел включаются только те документы (дела), которые ведутся в данной организации, следовательно, в Б не будет кадровых, бухгалтерских и юридических документов и, соответственно, этих разделов.
Добрый день! Как составить сводную номенклатуру дел в холдинге — несколько Обществ? Помимо управленческой документации есть проектная, конструкторская и т.д. Могу я включить все документы в одну номенклатуру? Архив с нуля, никаких шаблонов нет. Нашла Правила работы с научно-технической документацией, но не поняла как присваиваются архивные индексы. У меня получается, что в комплексе документов по одному объекту строительства несколько индексов дел. Совсем запуталась.
Здравствуйте! В сводную номенклатуру дел организации (холдинга) включаются все подразделения (общества). В номенклатуру включается как управленческая документация, так и проектно-изыскательская, проектно-конструкторская и т.п. Для определения сроков хранения Вам надо использовать «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности…» (2010 г.) – для управленческих документов и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007) – для проектно-конструкторской документации. Не обязательно каждому объекту присваивать индекс. Можно сделать обобщенный заголовок под одним индексом («индивидуальные проекты на строительство сооружений…»). Если всё же хотите указать все объекты (а они ведь будут меняться), то можно присвоить им индексы с дробью, например: 10-12/1, 10-12/2 и т.д.
Спасибо.
Здравствуйте. В 2011 г. была утверждена номенклатура, где была просто бухгалтерия. На 2013 г. ее разбили на несколько отделов. Нужно ли ее снова отдавать на утверждение?
Здравствуйте! Номенклатура год утверждается ежегодно с 01 января, даже если не было никаких изменений. Тем более, если произошли структурные изменения, надо разрабатывать новую номенклатуру дел.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, у нас в этом году в отделе бухгалтерия много дел будет закрыто (они будут открыты вновь в другом отделе) как поступить? Остается много пустых клеток в номенклатуре, нужно ли обязательно «поднимать» все или можно резерв оставить в середине?
Здравствуйте! Допускается оставление резервных номеров в середине номенклатуры дел, однако всё должно быть в пределах разумного (5-7 «пустых» номеров). Здесь надо исходить из целесообразности сохранения индексов дел в номенклатуре в течение ряда лет. Если это имеет какое-то практическое значение, то можно пытаться сохранять «старые» номера. Например, когда номенклатура пересоставляется в середине календарного года. Но ведь номенклатура меняется из года в год, и со временем неизбежно изменяются и индексы дел.
Здравствуйте! Подскажите можно ли самим устанавливать сроки хранения некоторых документов, если их нет в перечнях? Специфика учреждения — организация дорожного движения. Если можно, то на основании какого документа? Предполагаю создать приказ в котором установить сроки хранения для этих документов.
Здравствуйте! Организация сама не имеет права устанавливать сроки хранения документов. Экспертная комиссия (ЭК) организации может вынести на рассмотрение ЭПК архивного органа своего региона предложение об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. На основании своего практического опыта могу сказать, что большинство документов можно найти в перечнях. Попробуйте наряду с Перечнем 2010 года применять «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Здравствуйте! Как вести подсчет личных дел сотрудников, учащихся школы, трудовых книжек в конце года? например, за год прибыло 100 учащихся, то в 3 графе номенклатуры, ставить 100?
Здравствуйте! Для подсчета количества заведенных дел и составления итоговой записи в конце календарного года заполняется 3 графа номенклатуры дел. Учитываются только «новые», в приведенном примере – 100.
Добрый день! Подскажите пожалуйста какими документами нужно пользоваться для составления НД водолазной службы? Например, журнал водолазных работ срок хранения 15 лет, а основание?
Здравствуйте! Это зависит от того, к какому ведомству относится ваша водолазная служба. Если к МЧС – то действует перечень документов со сроками хранения системы МЧС (2012). Обычно срок хранения подобных документов устанавливается также ведомственными инструкциями. Например, инструкция по ведению журналов учета водолазных работ.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, можно ли завести журнал временной выдачи трудовых книжек на руки работникам?
Здравствуйте! Если в этом есть необходимость, то можно завести. Однако обычно отдел кадров выдает работникам заверенные копии трудовых книжек.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, по какой статье Перечня можно установить срок хранения протоколов заседания комиссии по распределению выплат стимулирующего характера? Заранее благодарна!
Здравствуйте! Думаю, подойдет ст. 599 Перечня 2010 года.
Добрый день! Предприятие существует 7 месяцев, я вышла на работу первый день и руководитель попросил оформить номенклатуру должностей. с чего начать и как сделать это правильно?
Здравствуйте! Извините, но Ваш вопрос не по адресу. Номенклатуру должностей обычно разрабатывают кадровые службы в соответствии с отраслевой номенклатурой должностей.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, сколько лет хранятся следующие документы: формы СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, АДВ-6-4 и в соответствии с какими статьями «старого» и «нового» перечней типовых управленческих документов?
Здравствуйте! Перечисленные Вами формы относятся к персонифицированному учету работников. В соответствии с перечнями срок хранения этих документов – 5 лет (ст. 477 перечня 2000 г. и 898 перечня 2010 г.).
Добрый день, скажите, если я пришла в сентябре работать в организацию, у них нет номенклатуры кадровых дел, то я должна делать сейчас или с января 2015 года?
Здравствуйте! Вы можете начать составление номенклатуры дел уже сейчас, но вводить в действие номенклатуру с ноября уже нет смысла. Лучше утвердить переработанную и дополненную номенклатуру дел с января 2015 года.
Здравствуйте! Какой существует порядок включения в номенклатуру дел новых дел в течение года? Обязательно ли сопровождается это распорядительными документами и какими? В нашей номенклатуре у каждого подразделения есть в конце запасная строка под названием Резерв.
Спасибо!
Здравствуйте! При наличии резервных номеров новые дела включаются в номенклатуру дел без всяких распорядительных документов.
Здравствуйте, устроилась в организацию, 19 юр. лиц (3 из них огромные). Никаких описей или НД никогда не было. Документы за 15 лет в частично подписанных коробках. Стоит задача привести в порядок и систематизировать документы бухгалтерии, потом кадры и т.д. Дело в том, что в бухгалтерских документах не ориентируюсь, очень проблемно подбирать сроки по перечню. Всяких актов — несколько папок в день, их, в том числе передают в архив и хранят 10+1, хотя это первичка. Планирую так: положение об архиве, потом по юр. лицам составить НД бухгалтерии на 2015 г. (попросила составить список с названиями дел у бухгалтеров). Поправьте, пожалуйста, если что не так...
Здравствуйте! Наряду с положением об архиве надо разработать положение об экспертной комиссии (ЭК), издать приказ о создании ЭК. Далее лучше приступить к разработке номенклатуры дел на 2015 год, как раз самое время. При этом надо опираться не на документы 15-летней давности, а на текущее делопроизводство. Здесь надо работать в тесном взаимодействии со специалистами структурных подразделений. Соберите списки дел, которые ведутся в подразделениях, а также дел, которые предполагаются к заведению в 2015 году (в одном списке). Совместно со специалистами, пользуясь Перечнем 2010, отредактируйте заголовки дел и определите сроки хранения.
Только после составления номенклатуры дел на 2015 год следует приступать к разбору и систематизации «коробок». Более — менее Вы уже изучили документы, будете «узнавать» дела из коробок. Сначала следует систематизировать документы по годам, затем по срокам хранения. Документы с истекшими сроками хранения можно сразу отбирать для составления акта на уничтожение. На документы долговременного хранения (свыше 15 лет) надо составить описи дел. Отдельно следует выделить документы по личному составу (75-летний срок хранения).
Здравствуйте! Под какую статью подходят отчеты по экологии?
Здравствуйте! Ст. 467г или 469г Перечня 2010 г., в зависимости от сферы деятельности организации.
Здравствуйте! В 2015 г. составили новую номенклатуру (до этого не было номенклатуры), как нам быть с документами до 2015 года, сроки хранения некоторых документов прошли, мы их должны уничтожить, есть документы, которые имеют срок постоянного хранения, что с ними делать.
Здравствуйте! Документы постоянного хранения надо оформить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002) и включить их в опись дел постоянного хранения. Рекомендации по разработке описи дел постоянного хранения размещены на нашем сайте.
Здравствуйте! В организации переиздали должностные инструкции, можем ли мы старые инструкции уничтожить или как по статье хранить постоянно.
Здравствуйте! Должностные инструкции работников, разработанные организацией, хранятся 75 лет (ст.77а-прим. Перечня 2010 г.). Рекомендуется подшивать должностные инструкции в личные дела.
Добрый день! Подскажите, необходимо ли обязательно систематизировать дела в номенклатуре дел по их важности или можно добавлять возникающие в течение года дела далее по последующей нумерации?
Здравствуйте! Конечно, если дела добавляются в номенклатуру дел в течение года, то им присваиваются либо резервные номера, либо номера в конце каждого раздела номенклатуры дел. При утверждении номенклатуры дел в начале года рекомендуется систематизировать дела в соответствии с Правилами.
Добрый день! У меня вопрос: номенклатура дел общая, т.е. делопроизводство плюс кадры, но не каждый год обновляем, пользуемся допустим 2011 г. последний вариант. Теперь требуют разделить, но я по основной должности считаюсь как делопроизводитель. Обязательно ли делать так, как просят и как это делать . Спасибо заранее.
Здравствуйте! Что значит общая номенклатура? В организации составляется сводная номенклатура дел, в которую разделами включаются документы всех структурных подразделений. Если же у вас в одном разделе дела кадровой службы и делопроизводственной службы, а сейчас вам надо разделить их, то необходимо разработать новую номенклатуру дел, присвоив каждому разделу свой номер и поместив в них соответствующие дела. Естественно, изменятся индексы всех дел сводной номенклатуры.
По правилам разделы номенклатуры дел должны соответствовать организационной структуре организации, штатному расписанию. То есть, если в вашей организации кадры и делопроизводство входят в один отдел, то их документы должны быть представлены в одном разделе, можно выделить подразделы.
Здравствуйте! Подскажите, личные карточки граждан пребывающих в запасе (офицеры, солдаты, женщины, призывники) ф. Т-2 военно-учетная работа (ВУР), срок хранения у нас ДМН, статья какая? Спасибо заранее.
Здравствуйте! В перечне 2010 года нет соответствующих статей. Сроки хранения регистрационных журналов должны соответствовать срокам хранения самих документов. Посмотрите ст. 220.
Доброе утро!
Подскажите, пожалуйста, в какой последовательности должны располагаться бухгалтерские документы (регистры, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, неиспользованные доверенности, договоры по хоз-ной деятельности, путевые листы, исполнительные листы, первичные документы (кассов. книги, ордера), выписки из лицев. счета, годовые расчет. ведомости по отчисл. страх. взносов, налог. декларации, листки нетрудоспособности, уведомления о лимитах, акты ревизий).
Подскажите, пожалуйста статью по ведомостям по отчислению в Пенсион.фонд страхов.взносов в ФОМС, ФСС?
Здравствуйте! Для систематизации дел в номенклатуре можно использовать порядок расположения аналогичному в перечне документов 2010 года. По второму вопросу – посмотрите ст. 390 и 395 Перечня 2010 года.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, статью к документам —
1. Инвентарные карточки учета нефинансовых активов?
2. Документы (заявления, справки, расчеты, списки, ведомости) на предоставление стандартного налогового вычета по НДФЛ;
3. Договоры и соглашения по хозяйственной деятельности (копии)
4. Закон Нижегородской области «О квотировании рабочих мест» (он разработан нашей организацией, наш отдел по нему работает).
5. Государственная программа «Содействие занятости населения Нижегородской области» (копия) (так же разработано нами, утверждается постановлением Губернатора НО, каждый год вносятся изменения).
Заранее спасибо!
Здравствуйте! В соответствии с Перечнем 2010 года: 1. – ст. 361 или 765; 2. – ст. 384; 3. Договоры имеют разные сроки хранения, надо уточнить, о чем договор. Копии договоров хранятся до минования надобности (ДМН) при наличии подлинников. 4. – ст. 1а; 5. – ст. 262а.
Здравствуйте, сколько хранятся заявления (об отгуле, об административном отпуска, о отпуске по уходу за ребенком, о работе в выходной и праздничный день, об оказании материальной помощи), а так же согласие на работу в выходной и праздничный день, согласие на замещение в учреждении, где хранить эти документы в отдельных делах или они вкладываются в личные дела или другие документы? Сколько хранятся протоколы заседания комиссии по стимулирующим выплатам
Здравствуйте! Заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком следует включать в состав личного дела, хранить 75 лет. Остальные, перечисленные вами заявления, формируются отдельно и хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня 2010 г.).
Протоколы – 75 лет (ст. 599 Перечня 2010 года).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как вести подсчет личных карточек работников (ф.Т-2) по окончании года при заполнении графы 3, аналогично подсчету заведенных личных дел? Заранее благодарю!
Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 формируются в дела, учитываются в гр. 3 в зависимости от количества дел. Если это картотека, то учитывается как одно дело.
Добрый день, подскажите, пожалуйста, на какую статью ссылаться, выбирая срок хранения для 1) Уведомления на ежегодный осн. отпуск 2) Акты на уничтожение труд. книжек и вкладышей (имеются ввиду невостребованные по истечение 75-лет) 3) Акты передачи в архив личных дел и трудовых книжек 4) расписки о приеме и возврате документов воинского учета 5) Карточки учета слушателей курсов профессионального курса
Здравствуйте! В соответствии с Перечнем 2010 года: 1) – ст. 665; 2) – ст. 246; 3) – ст. 246; 4) – ст. 690; 5) – ст. 730.
День добрый! Вопросов два! ПЕРВЫЙ — знаем, что журнал учета заявлений о назначении пособий на детей хранится не менее трех лет, но статью по Перечню 2010 мы подобрать затрудняемся. ВТОРОЙ — также для основных журналов установлены сроки хранения, но журналы учета льготных категорий сотрудников не обязательны для ведения, срок их хранения ведомственным документом не предусмотрен. Он может быть установлен организацией самостоятельно в локальном акте, например, в инструкции по ведению кадрового делопроизводства. Поэтому мы пишем ДМН правильно ли?
Здравствуйте! Журнал учета заявлений хранится 5 лет согласно ст. 258е Перечня 2010 года. Организация не имеет права самостоятельно устанавливать сроки хранения документов. Согласно п. 4.9. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, экспертная комиссия (ЭК) организации может подготовить предложение об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и представить это предложение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения своего региона.
Здравствуйте! Подскажите, что отразить в графе 3 и графе 5 номенклатуры дел, если дело (журнал) было переходящим и закончилось в середине текущего года, в этом же году завели новое дело (журнал), которое также является переходящим.
Здравствуйте! В графе 3 ставите отметку «2», в графе 5 – «переходящее». Замечу, что журналы регистрации поступающих и отправляемых документов не следует считать переходящими, как правило, с нового календарного заводится новый журнал. А вот, например, журнал выдачи трудовых книжек, вкладышей к ним, который, как правило, ведется в течение многих лет, будет переходящим делом.
Здравствуйте Евгения. В нашем ООО некоторые отделы не хотят разрабатывать номенклатуру дел, мотивируя тем, что не сдают документы в архив, а «свои папки и так знают». Так ли необходима номенклатура каждому отделу?
Здравствуйте! Сводная номенклатура дел организации должна включать в себя все дела, заводимые в организации, независимо от сроков хранения документов и дел. Структурные подразделения организации должны разрабатывать номенклатуры дел своих подразделений, либо представлять перечни заводимых дел лицу, ответственному за составление сводной номенклатуры дел.
Здравствуйте!
Журнал регистрации медицинских аптечек и Журнал учета огнетушителей к какому пункту Перечня отнести?
Спасибо.
Здравствуйте! Ст. 765 Перечня 2010 г., огнетушителей – ст. 880.
Здравствуйте, Евгения!
Если можно, опубликуйте, пожалуйста, «Образец номенклатуры дел для Службы ДОУ». Ну или хотя бы ссылку, где его можно посмотреть.
Здравствуйте! Такого образца у нас нет, да его нигде и не будет. Номенклатура дел разрабатывается для конкретной организации с учетом заводимых дел. Некоторые министерства (ведомства) разрабатывают типовые и примерные номенклатуры дел для своих организаций. Есть примерная номенклатура дел ВУЗа, нотариуса, кредитной организации и др., они размещены в Интернете. Можно посмотреть также номенклатуры дел конкретных организаций. Подберите подходящую для вашей сферы деятельности номенклатуру дел, главное, чтобы она была утверждена не ранее 2011 года, выберете раздел ДОУ (общий отдел, канцелярия, управление делами и т.п.).
Спасибо за информацию.
Добрый вечер!
Помогите, пожалуйста, определить срок хранения документа (и статью) и в каком перечне можно его найти.
Новый документ заведен отделом кадров называется «Журнал учета привлечения к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину». Спасибо.
Здравствуйте! Такого журнала в Перечне 2010 года нет. Срок хранения следует установить 5 лет (срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях), либо ДМН (до минования надобности).
Добрый день! Помогите, пожалуйста, определить срок хранения документа, статью. Документ заведён в нотариальной палате, называется «Сведения о совершенных нотариальных действиях главами администраций и специально уполномоченными лицами органов местного самоуправления». Спасибо.
Здравствуйте! Сроки хранения документов, образующихся в процессе нотариальных действий, регламентируются Перечнем документов Министерства юстиции СССР (1980). Приказом Минюста России от 19.12.2013 №229 утверждена примерная номенклатура дел нотариуса, там проставлены сроки хранения документов со ссылкой на Перечень 2010 г. и Перечень Минюста.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранить личные дела уволенных сотрудников, применительно к бюджетному учреждению. Есть ст.656 (б) — 75 лет и ст.665 — 5 лет.
Можно ли не архивировать личные дела (копии документов, дипломы и т.д), но при этом оставить срок хранения на заявления о приеме, увольнение, переводе -75 лет, как основания к приказам по личному составу.
Здравствуйте! Личные дела уволенных работников хранятся 75 лет (ст.656). Документы, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст. 666). Это могут быть заявления о предоставлении отпуска, приказы об отпусках и др. Если в организации личные дела не формируются, то заявления о приеме, переводе, увольнении хранятся 5 лет (ст. 666).
Здравствуйте! Нужна ли служебная записка от руководителя структурного подразделения для внесения новых документов в номенклатуру дел в конце года, или можно просто добавить. И подскажите, пожалуйста, срок хранения журнала регистрации справок донора? Какую можно применить статью?
Работаю в бюджетном учреждении.
Здравствуйте! Можно просто внести новые дела в номенклатуру, утвердив её после обновления. Журнал регистрации хранится 5 лет (ст. 258 г Перечня 2010 г.).
Здравствуйте! В нашей структуре учреждения произошли изменения. Несколько структурных подразделений закрылось. Как быть с нумерацией номенклатуры. Допустим 01-01, 02-01, 03-01, 05-01, 06-01, 08-01. Что делать с пропущенными номерами? Можно ли оставить номенклатуру в таком виде? Составляю её на 2017 год. Спасибо!
Здравствуйте! До конца года можно пользоваться номенклатурой дел с пропущенными номерами, с нового года номенклатуру дел следует переработать, изменив индексацию дел.
Здравствуйте! В нашей организации должностные инструкции хранятся в Отделе кадров в личных делах, вторые экземпляры в СОТ и ЗП и статья в номенклатуре — тоже 75 лет. Можно ли в номенклатуре СОТиЗП по должностным инструкциям сделать ссылку в примечании, что оригиналы хранятся в ОК и статью поставить до минования надобности. В данный момент в архив сдают и ОК и СОТиЗП.
Здравствуйте! Всё правильно. В примечании номенклатуры дел делается отметка о месте хранения подлинников, дело со вторыми экземплярами хранится ДМН.
Здравствуйте! Обрабатываем документы за 2012—2014 гг. Номенклатура была утверждена только на 2010 и на 2014 год. Документы за 2012—2013 г. обработали по номенклатуре 2010 года. В номенклатуре 2014 года увеличился перечень документов. Государственный архив требует документы за 2012—2013 гг. по номенклатуре 2014 года. Подскажите, пожалуйста, могу ли я требовать от сотрудников отделов документы, которые не были прописаны в номенклатуре 2010 года? Специалист гос. архива утверждает, что эти документы должны быть. Заранее огромное спасибо за ответ!
Здравствуйте! Номенклатура дел должна разрабатываться и утверждаться ежегодно. Конечно, нельзя требовать формирование дел за 2012—2013 гг. по номенклатуре дел 2014 года. Но и по сравнению с 2010 годом могли быть изменения в составе документов и дел за 2012—2013 гг. Возможно, сотрудник архива знает, что какие-то дела постоянного хранения формировались в этот период, и требует включить их в опись. Если это не так, то оформите справу за подписью руководителя, что эти дела не были сформированы в 2012—2013 гг.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в связи с изменением сроков хранения документов по личному составу с 75 на 50 лет, к какому сроку относятся следующие документы: личные карточки, договоры, журналы регистрации трудовых договоров, журналы регистрации кадровых приказов. Спасибо!
Здравствуйте! Все перечисленные Вами документы относятся к документам по личному составу и включаются в опись дел по личному составу. Согласно Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ документы по личному составу, образованные с 2003 года, хранятся 50 лет. Поэтому ответ – 50 лет. При этом документы по личному составу государственных служащих хранятся по-прежнему 75 лет.
Добрый день! Вопрос по номенклатуре. Подскажите, пожалуйста, если нет в перечне некоторых документов (например «журнал для записи дежурным сторожам школы», «журнал выдачи ключей», «журнал для заявок рабочих по зданию», «журнал регистрации родителей»), то срок хранения каким образом определить? Спасибо.
Здравствуйте! Перечень не может отражать все документы и дела, имеющиеся в организации, тем более, если заголовки дел названы не корректно, либо дела заводятся необоснованно. В перечне надо искать похожие по содержанию документы. Перечисленные вами журналы, книги учета можно найти в разделах 10.2. 10.4. Перечня 2010 года. Например, ст. 892 – журнал приема-сдачи ключей.
Здравствуйте, Евгения! Работаю архивариусом. Хотела спросить по поводу изменения сроков хранения кадровых документов на 50 лет. Несколько раз говорила отделу кадров, отправила статью, где все подробно показано и рассказано. Но... Все остается, как есть (75 лет). Что делать мне в таком случае? Номенклатурой дел организации занимаюсь я. Спасибо! Надеюсь, что Вы поможете мне в этом вопросе!
Здравствуйте! Конечно, в номенклатуре дел для документов по личному составу надо ставить срок хранения 50 лет согласно Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ. В споре с отделом кадров сошлитесь не на статью, а на Федеральный закон. Если не поможет, сделайте официальный запрос в государственный архив о разъяснении сроков хранения документов по личному составу. Возможно, их убедит ответ компетентных специалистов.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, срок и статью по перечню для Заявлений о перечислений з/п на расчетный счет?
Спасибо.
Здравствуйте! 5 лет согласно ст.665 Перечня 2010 г.