Рейтинг@Mail.ru

Оформление номенклатуры дел организации

Помещено в тему: Номенклатура дел

Займемся оформлением номенклатуры дел Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел, теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением (или как же заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы – это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 – секретариат, 12 – любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 – юридический отдел, 25 – любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.

Как правильно составить заголовок

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

  • вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,
  • автор,
  • адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,
  • название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,
  • краткое содержание,
  • дата или период – особенно важно для планов и отчетов.

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.

«Журнал учета движения путевых листов» вид + содержание
«Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам» вид + авторство + содержание
«Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров» план/отчет + авторство + содержание
«Годовой план по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям» период + план/отчет + содержание
«Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если однородные корреспонденты) + по вопросу
«Переписка с отделением пенсионного фонда Некоторого района Города по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если конкретный корреспондент) + по вопросу
«Переписка по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий»

 
переписка + нет с кем (если разнородные корреспонденты) + по вопросу
«Документы о планировании профессиональной подготовки и повышении квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)
«Обращения граждан и документы по их рассмотрению»

 
«документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.

Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.

Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).

Систематизация заголовков в номенклатуре дел

Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.

Как точно не следует делать – в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце – приказы руководителя по основной деятельности.

Примерная схема расположения заголовков дел в каждом разделе/подразделе:

  • организационно-распорядительная документация – учредительные документы, устав, положения, структура, штатное расписание, приказы и т.д.,
  • планы,
  • отчеты,
  • договоры,
  • переписка по различным вопросам,
  • документы по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов),
  • документы по вопросам вспомогательной деятельности (в скобках разновидности документов),
    • примечание к 3 последним пунктам – количество заголовков может колебаться в зависимости от размера организации от одного формируемого в секретариате дела до 20 и более дел уже в каждом отделе,
  • учет чего угодно (журналы, книги, базы данных),
  • по делопроизводству (сдаточные описи в архив организации, номенклатура дел отдела и т.д.).

В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать.

Количество дел (графа 3) в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи (суммируют по категориям) о количестве заведенных дел в течение завершившегося года.

Сроки хранения дел

Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.

При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: для дела 01-07 в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для дел 02-01, 02-05 срок установлен согласно примечанию в перечне документов.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение, не являются источником комплектования госархива, обычно заменяют срок «постоянно» по типовому перечню на срок не менее «10 лет», один из вариантов – «до ликвидации организации». Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя, из практических соображений возможно их увеличение.

При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами.

Примечание (графа 5) служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел (те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись), о передаче дел и другие.

Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде», «электронные документы» или другая подобная. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.

Конец. Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 246 комментариев

Здравствуйте! Если переходящее дело ведется с 2015 года, закрывается в середине 2016, с середины 2016 открывается новое дело (речь идет о должностных инструкциях, которые потеряли свою актуальность и были заменены новыми) и снова переходят уже в 2017 год. Как отразить в графе 3 номенклатуры структурного подразделения, которое закрывает год по номенклатуре, количество заведенных дел. Надо ли указывать переходящее дело в 2017 год в гр.3 НД, и как в таком случае показывать переходящее с 2015 дело, уже закрытое в 2016. Верно ли будет указать в гр. 3 НД как «2» дела, а в примечании внести уточнения? Спасибо

Здравствуйте! В номенклатуре дел 2016 года в гр.3 ставится отметка «2», в итоговой записи одно дело (заведенное в 2015 году) учитывается как переходящее. В номенклатуре дел 2017 года учитывается одно переходящее дело.

Здравствуйте! Какие письма можно считать «для служебного пользования» — ДСП? Может ли быть письмо для служебного пользования, если на титульном листе не стоит гриф ДСП?

Здравствуйте! Если на входящем письме проставлен гриф «ДСП» (он ставится в правом верхнем углу первого листа документа), то это письмо ограниченного доступа (для служебного пользования). Если такой отметки (грифа) нет, то письмо не относится к документу для служебного пользования. На отправляемом (исходящем) письме отметку «ДСП» проставляет исполнитель на основании внутренней инструкции о работе с документами для служебного пользования. Ограничивается доступ к документам, содержащим персональные сведения работников, сведения по гражданской обороне и др., в зависимости от сферы деятельности организации.

Добрый день.

Пожалуйста, подскажите номер статьи по перечню для Сменных отчетов АЗС.

Спасибо.

Здравствуйте! Ст. 840 перечня 2010 г.

Добрый день, в организацию приходят административные штрафы за нарушение ПДД. Какой срок хранения этих писем и какая статья? Спасибо.

Здравствуйте! Подойдет ст. 409 Перечня 2010 г. Срок хранения – 5 лет.

Здравствуйте, если документы перешли из одного структурного подразделения в другое, как тогда поступить с номерами дел?

Здравствуйте! Если меняется структура организации, функции её отделов, то разрабатывается новая номенклатура дел с присвоением новых индексов дел. Если в середине года только несколько дел перешли из одного отдела в другой, то в новом отделе делам присваиваются новые индексы в конце раздела, в старом отделе номера остаются свободными до конца календарного года. В следующем году составляется новая номенклатура дел с учетом всех изменений.

Добрый день.

Куда следует закрытую номенклатуру за предыдущий год подшить, вместе с приказом об её введение в действие? (в папку приказы по основной деятельности).

Или приказ подшивается в папку с приказами, а номенклатура хранится отдельно в папке дело с другим индексом?

Заранее спасибо.

Здравствуйте! Если номенклатура дел утверждена приказом и оформлена как приложение к приказу (УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…), то она должна подшиваться вместе с приказами по основной деятельности. Если же гриф утверждения оформлен как «УТВЕРЖДАЮ» подпись, дата, то подшивается в отдельное дело. Второй вариант предпочтительнее, так как не загромождается дело с приказами, облегчается поиск документов, и номенклатурой пользоваться удобнее.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, в чью номенклатуру внести журнал учета вьезда-везда автотранспорта на предприятие, который заполняют сотрудники нанятого ЧОПа? В номенклатуру предприятия или ЧОП?

Здравствуйте! Поскольку журнал учета ведут сотрудники ЧОПа, он должен входить в номенклатуру дел ЧОП.

Евгения, здравствуйте! Помогите пжл разобраться в моём вопросе, не могу сообразить. Заполняю 3-ю графу НД за 2017 год. Книгу нарядов завели в 2016 году, она не закончилась, переходит в 2017 год. В 2017 году завели ещё 4 книги. Последняя книга переходит в 2018 год. Сколько в таком случае проставляем кол-во дел за 2017 год? 3 или 4? Спасибо!

Здравствуйте! Если в 2017 году завели 4 книги учета нарядов, да ещё одна книга перешла с 2016 года, то получается, в 3 графе проставляется 5 ед. хр. В итоговой записи к номенклатуре учитывается по этим книгам: всего -5, в том числе переходящих – 2 ед. хр.

Добрый день! Большое спасибо за ответ, все понятно! Евгения, у меня опять к Вам вопрос. Журнал учета первый раз включили в НД в 2014 году, а журнал начали вести в 2009 году.

Журнал является переходящим. Подскажите, какой индекс дела ставить? Спасибо!

Здравствуйте! Надо ставить индекс дела по номенклатуре 2014 года, поскольку ранее журнал не включался в номенклатуру дел, следовательно, индекс дела ему не присваивался.

Здравствуйте! Как правильно заполнить графу 3 в номенклатуре, если журнал завели в 2016 году и указали как переходящий, в 2017 году внесли пару записей и продолжают вести. Правильно понимаю, в номенклатуре 2016 года указываю в графе 3 — 1, а в примечании «переходящее». В итоговой записи за 2016 год: всего — 1, в т.ч. переходящее — 1. В номенклатуре 2017 года, в графе 3 указываю 1, в примечании — переходящее 1. В итоговой записи за 2017 год, такая же запись, как и за 2016 год. Как указать кол-во и заполнить итоговую запись в последующей номенклатуре, когда журнал закроется?

Подскажите, пожалуйста, где можно почитать, как правильно учитывать переходящие дела? Спасибо огромное за разъяснение!

Здравствуйте! В графе 2 («всего») указывается общее количество дел за год по срокам хранения (1-3 строки), в 3-й графе указывается количество переходящих дел. Например: Всего – 150, в том числе переходящих – 1. Если журнал велся в 2016—2018 годах, то в 3-й графе всегда проставляется 1, если, конечно, других переходящих дел не было.

В Правилах нет подробных рекомендаций об учете переходящих дел, хотя сама форма номенклатуры дел указывает о правильном учете. Более подробно можно прочитать в учебном пособии «Делопроизводство» под ред. Т.В. Кузнецовой (есть несколько изданий), раздел «Номенклатура дел».

Евгения, здравствуйте! Помогите пжл разобраться, как поступить мне в этой ситуации (я работаю архивариусом совсем недавно). Номенклатура в организации ведется с 2005 года. В одном структурном подразделении поставили срок хранения делу и так это дело с одним сроком переходит из номенклатуры в номенклатуру, по перечню 2000 года: 5 лет, а по перечню уже 2010 года: 1 год. НД за 2017 год уже закрыта со старым сроком. Можно в НД на 2018 год исправить срок хранения или надо издавать какой-то документ об изменении срока хранения? Спасибо!

Здравствуйте! Конечно, надо проставить срок хранения согласно Перечню 2010 г. Дополнительно никакого документа издавать не надо. Ведь номенклатура дел согласовывается ЭК и утверждается руководителем. В протоколе заседания ЭК можно указать об изменении срока хранения.

Добрый день! Подскажите, п-жта, новичку. В нашей организации была введена номенклатура только в этом году, однако большое количество документов ДМН (законы, приказы, нормативно-правовые акты и т.д.), естественно, датированы более ранними годами. Как поступить с датой начала ведения на обложке подобных дел?

3дравствуйте! На обложках дел всегда указываются начальные и конечные даты документов, подшитых в дело. Правила рекомендуют формировать в дело документы одного года.

Здравствуйте! В течении года в нескольких отделах поменялись сотрудники (уволились), ответственные за хранение дела и переименовали один отдел. Как можно внести эти изменения в уже утвержденную НД за 2018 год? Просто можно исправить или вынести этот вопрос на обсуждение ЭК в конце года, когда будем согласовывать НД на 2019 год? Как сделать правильно? Спасибо!

Здравствуйте! Смена ответственных за делопроизводство и хранение дел никак не должна отражаться в номенклатуре дел. Переименование отдела можно исправить без согласования ЭК.

Здравствуйте! Помогите пожалуйста разобраться с вопросом хранения нарядов (допуски) и журналов их регистрации. В нормативных документах указаны разные сроки хранения. Как мне пояснили, наряды в основном нужны для соблюдения техники безопасности и на подтверждение вредного стажа они не повлияют («вредность» прописывается в трудовом договоре). Подскажите пожалуйста на какой нормативный документ мне ориентироваться для определения срока хранения, если работники работают во вредных, опасных и тяжелых условиях труда и если таких условий нет. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться действующими перечнями документов с указанием сроков хранения. Вы правильно указали статьи перечней: ст. 1025 и 1381 Перечня 2007 г. — наряды на проведение ремонтных работ и наряды-допуски для работ на высоковольтном оборудовании (срок хранения 3 г.); ст. 615 Перечня 2010 г. – наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий (срок хранения 75 лет). В вашей ситуации следует руководствоваться ст. 615 Перечня 2010 г. с учетом поправок, установленных законом 43-ФЗ от 02.03.2016 (для документов после 2003 – 50 лет). Долговременный срок хранения для этих документов необходим для подтверждения льготного стажа работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. В ряде случаев, например, при судебном разбирательстве, одного трудового договора или приказа недостаточно, требуется подтверждение, что работник действительно работал в тяжелых, вредных или опасных условиях. Поэтому применяйте Перечень 2010 года. Занижать сроки хранения документов, установленные перечнями, нельзя, это преследуется законом.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.38MB/0.00045 sec