Рейтинг@Mail.ru

Оформление номенклатуры дел организации

Помещено в тему: Номенклатура дел

Займемся оформлением номенклатуры дел Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел, теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением (или как же заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы – это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 – секретариат, 12 – любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 – юридический отдел, 25 – любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.

Как правильно составить заголовок

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

  • вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,
  • автор,
  • адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,
  • название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,
  • краткое содержание,
  • дата или период – особенно важно для планов и отчетов.

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.

«Журнал учета движения путевых листов» вид + содержание
«Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам» вид + авторство + содержание
«Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров» план/отчет + авторство + содержание
«Годовой план по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям» период + план/отчет + содержание
«Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если однородные корреспонденты) + по вопросу
«Переписка с отделением пенсионного фонда Некоторого района Города по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если конкретный корреспондент) + по вопросу
«Переписка по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий»

 
переписка + нет с кем (если разнородные корреспонденты) + по вопросу
«Документы о планировании профессиональной подготовки и повышении квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)
«Обращения граждан и документы по их рассмотрению»

 
«документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.

Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.

Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).

Систематизация заголовков в номенклатуре дел

Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.

Как точно не следует делать – в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце – приказы руководителя по основной деятельности.

Примерная схема расположения заголовков дел в каждом разделе/подразделе:

  • организационно-распорядительная документация – учредительные документы, устав, положения, структура, штатное расписание, приказы и т.д.,
  • планы,
  • отчеты,
  • договоры,
  • переписка по различным вопросам,
  • документы по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов),
  • документы по вопросам вспомогательной деятельности (в скобках разновидности документов),
    • примечание к 3 последним пунктам – количество заголовков может колебаться в зависимости от размера организации от одного формируемого в секретариате дела до 20 и более дел уже в каждом отделе,
  • учет чего угодно (журналы, книги, базы данных),
  • по делопроизводству (сдаточные описи в архив организации, номенклатура дел отдела и т.д.).

В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать.

Количество дел (графа 3) в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи (суммируют по категориям) о количестве заведенных дел в течение завершившегося года.

Сроки хранения дел

Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.

При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: для дела 01-07 в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для дел 02-01, 02-05 срок установлен согласно примечанию в перечне документов.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение, не являются источником комплектования госархива, обычно заменяют срок «постоянно» по типовому перечню на срок не менее «10 лет», один из вариантов – «до ликвидации организации». Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя, из практических соображений возможно их увеличение.

При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами.

Примечание (графа 5) служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел (те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись), о передаче дел и другие.

Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде», «электронные документы» или другая подобная. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.

Конец. Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 208 комментариев

Добрый день! Мне поставили задачу составить номенклатуру компании, в которой за 22 года ее ни разу не составляли.

Подскажите, пожалуйста, куда правильнее учесть документы прошлых лет. Можно ли, отразить все в одной? А на 2014 создать отдельно?

Спасибо!

Здравствуйте! Номенклатура дел — это предполагаемый перечень дел к заведению в предстоящем году, это своего рода плановый документ. Она вводится в действие с 01 января. За прошлые годы номенклатура дел не составляется. Документы за прошлые годы учитываются в описях дел.

здравствуйте, подскажите, пожалуйста, если НД каждый год новая, то получается, что в архив каждый год будет поступать дело с индексом, например 2-1, как потом искать?

Здравствуйте! Кроме индекса дела (02-01), на обложке указываются заголовок дела, крайние даты документов или год и др., что позволяет идентифицировать дело. Кроме того, при передаче документов в архив составляются сдаточные описи, по которым легко можно найти нужное дело.

Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения типовых форм договоров. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Что значит типовых форм? Сроки хранения договоров зависят от видов договоров. Поясните, о чем договор.

Доброго дня! В нашей организации утверждены несколько типовых форм договоров подряда по объектам строительства и реконструкции, купли-продажи транспортного средства и проч. Эти формы представляют собой что-то вроде шаблонов, в соответствии с которыми оформляются договора с контрагентами.

Здравствуйте! Значит, это незаполненные бланки договоров. Сроки хранения бланков документов перечнями не устанавливаются. Они хранятся до минования надобности.

Добрый день! В нашей организации никогда не было номенклатуры дел, и в прошлом году ее не успели завести. Как быть сейчас?

Здравствуйте! Можно разработать и утвердить номенклатуру дел в начале года.

Доброго дня! Какой срок хранения у экспедиторских расписок (накладных)?

Здравствуйте! 5 лет (при условии проведения ревизии) – ст. 362 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения кадастровых выписок и паспортов на объекты недвижимости.

Здравствуйте! Кадастровые выписки – постоянно (ст. 131 Перечня 2010 года); паспорта на недвижимость – 5 лет после ликвидации здания, сооружения (ст. 802 Перечня 2010 г.).

Спасибо за помощь!

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести претензионные исходящие и входящие письма юридического отдела. Заранее благодарю!

Здравствуйте! Ст. 189 Перечня 2010 г.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста: нужно ли распечатывать бумажный вариант номенклатуры дел и есть ли регламентирующий документ, оговаривающий это?

Здравствуйте! Номенклатура дел организации – это документ постоянного хранения (ст. 200 Перечня 2010 г.), а все документы постоянного хранения должны храниться на бумажном носителе.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье или статьям можно отнести докладные записки на выдачу доверенности и корешок полученной доверенности (бухгалтерия сшивает эти документы вместе). Заранее благодарю!

Здравствуйте! Если корешок доверенности подшивается вместе с докладной запиской, то подойдет ст.412 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! А вы могли бы подсказать какую-нибудь ссылку, о том что корешки доверенности должны храниться. И как тогда правильнее озаглавить такое дело (докладные записки + корешки доверенности). Дело в том, что гл. бухгалтер не согласна, что корешки доверенности должны относиться к ст. 412 (т.к. там сказано про сами доверенности), а также она не считает правильным (или не хочет) чтоб в заголовке звучало «корешки доверенности». Как быть?

Здравствуйте! В перечне такой ссылки нет, как нет статьи для «корешков доверенностей».

Уважаемая Евгения, добрый день! Подскажите, пожалуйста, накопилось несколько вопросов.

1. В 2014 году была составлена номенклатура дел, но не были учтены некоторые дела, соответственно сейчас при составлении итоговой записи за 2014 год, я не знаю как мне учесть эти дела. Резервные номера в номенклатуре не оставлялись.

2. В нашей организации очень много филиалов, в течение 2014 года открылись еще несколько, которые вообще не были учтены в номенклатуре. Как учесть дела, которые сформировались у них, составлять опись дел? (большая часть документов с временными до 10 лет сроками хранения)

3. В филиалах есть архивные документы (которые перешли к нам из другой организации в связи с передачей функций) со сроком хранения постоянно, этими документами филиалы пользуются в работе, до 2014 года не составлялась номенклатура дел и описи, все документы хранятся по месту формирования. Для учета дел постоянного срока хранения и временного свыше 10 лет, нужно составить описи дел, а как учесть дела временного хранения до 10 лет, часть из которых уже можно уничтожать? Очень жду ответы, заранее большое спасибо!

Здравствуйте!

1. Надо просто просчитать эти дела в итоговой записи, сделав ссылку, что такое-то количество дел не предусмотрено номенклатурой.

2. Можно составить акт в произвольной форме о количестве и сроках хранения дел. При небольшом объеме документов можно составить опись.

3. Обязательно надо составить опись на дела постоянного хранения. На дела с истекшими сроками хранения надо составить акт о выделении дел к уничтожению, на оставшиеся дела временного хранения составить опись.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в номенклатуре есть папка «Документы по закупочным процедурам». Срок хранения в перечне указан 5 лет, а если мы не бюджетная организация, а государственное унитарное предприятия с правом хозяйственного ведения, бюджетные деньги не осваиваем, имеем право указать меньший срок хранения и какую статью можно указать?

Здравствуйте! Никакие организации не имеют право занижать сроки хранения документов, установленные перечнями. В течение 5-ти лет организацию могут проверить различные органы, в том числе налоговые.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста:

На данный момент у нас в институте имеется номенклатура дел, утвержденная на 2014 год. На 2015 год она не переутверждалась (человек, который этим занимался уволился). Сейчас сильно изменилась структура в институте. Получается, мне нужно разрабатывать новую номенклатуру. Должны ли старые индексы дел совпадать с новыми? Несколько отделов перестали существовать, но появились новые. Т.е. обязательно ли, например, отдел кадров должен быть 28 как и в старой номенклатуре?

Здравствуйте! Номенклатура дел организации утверждается ежегодно. При изменении структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Прежние индексы дел, в том числе индексы структурных подразделений, сохранять не обязательно.

Как правильно готовить сводную номенклатуру:

1) Самой распечатать примерные списки дел каждого отдела, раздать отделам и ждать от них внесения изменений?

2) Подготовить приказ о предоставлении списка дел каждым отделом самостоятельно, а потом составить проект сводной номенклатуры?

Раньше делалось по первому варианту. Но изучая информацию в интернете, прихожу к выводу, что второй вариант целесообразней.

И еще: у нас по структуре, например: первый проректор имеет в подчинении секретаря и факультеты. Как правильно проставить индексы дел:

Первый проректор 02, секретарь 02-01, факультеты 02-03, 02-04 и т.д.? Или же факультеты будут иметь свои индексы?

Здравствуйте! В первую очередь надо издать приказ о разработке номенклатуры дел, в приказе всё расписать. Как правило, сначала структурные подразделения предоставляют свои списки. Но это – как вам удобнее и как договоритесь.

По второму вопросу. Факультеты должны иметь свои индексы.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько в организации хранится дело «Инструкции по охране труда и пожарной безопасности»? Если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по охране труда, утвержденных Минтрудом РФ от 13.05.2003 указано, что инструкции пересматриваются руководителем предприятия раз в 5 лет, новые просто подшиваются в дело или сроки дела меняются с момента, утвержденной новой инструкции и указывать до замены новыми? Спасибо

Здравствуйте! Согласно ст. 27 Перечня 2010 года инструкции, разработанные самой организацией, хранятся постоянно, присланные из вышестоящих и других организаций – 3 года после замены новыми.

можно ли в номенклатуре дел ставить дробный индекс дела, например, 01-36/1

Здравствуйте! Такая индексация допускается, но лучше 01-36-01.

Здравствуйте.

Есть следующие вопросы.

1. Если в старой номенклатуре дел был указан срок хранения документов 75 лет, а потом выяснилось, что срок хранения был проставлен неправильно, он должен быть 5 лет, это означает, что на следующий год нужно внести в номенклатуру дело с новым сроком хранения? И сколько хранить аналогичные документы за прошлые периоды?

2. Сколько хранить, например, должностные инструкции или разработанные положения, если в них периодически вносятся изменения и они переиздаются в новой редакции, а старые аннулируются приказами. Нужно ли хранить эти старые и сколько?

Мы пользуемся Перечнем Росатома

1. Если в номенклатуре дел срок хранения был проставлен неверно, то на следующий год надо проставить правильный срок хранения. При определении сроков хранения дел надо, прежде всего, руководствоваться перечнями документов. Ошибки в номенклатуре дел не должны влиять на отбор дел.

2. Должностные инструкции хранятся 75 лет, положения о структурных подразделениях – постоянно, внесение изменений не влияет на срок хранения документа.

Здравствуйте, можно ли создать в номенклатуре дел дело под названием: «Недействующая документация»? В этой папке будут храниться недействующие документы, которые нужны будут как справочный материал.

Здравствуйте! Такие заголовки недопустимы в номенклатуре дел. Надо указать по какому вопросу документы, в отдельный том можно «переложить недействующие».

Добрый день! Евгения, подскажите какую статью выбрать для:

1. Книга отзывов и предложений;

2. Журнал кассира операциониста;

3. Бракеражный журнал;

4. Журналы прививок, перевязок, диспансерного наблюдения;

5. Журнал производственного контроля состояния промышленной безопасности, охраны труда и экологии;

6. Журнал передачи дежурств.

Здравствуйте! В соответствии с Перечнем 2010 г.: 1. — ст. 258 е

2. – ст. 459 у

3. – ст. 758

4. – ст. 644

5. – ст. 626

6. – ст. 892.

Здравствуйте, Евгения!

Прошу компетентной консультации, т.к. немного запутались. В стр. подразделении переходящее дело (с 2012—2015) принято закрыть за ненадобностью (срок хранения — 5 л., поэтому осталось на хранении в подразделении). В НД на 2016 г. на его месте поставлен РЕЗЕРВ. Вопрос: правильно ли сделали, оставив резерв, который ведь можно, например, в послед. годах заменить новым сформ. делом, и тогда получится два разных дела под одним индексом? Или оставить хранящееся дело в НД до окончания срока хранения (до 2020 г) и постоянно его вносить в НД? Заранее признательна.

Здравствуйте! Номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году, а не то, что хранится у вас в структурном подразделении. Если дело в 2016 году не будет формироваться, то не надо включать его в номенклатуру дел. Можно поставить резервный номер, если вам важно сохранить в номенклатуре дел индексы последующих дел. Но лучше изменить индексацию.

Здравствуйте Евгения, спасибо вам за ваш сайт, очень много полезной информации! Подскажите, пожалуйста, как поступить в следующей ситуации: в номенклатуру дел структурных подразделений за предыдущие годы (2008—2013гг.) внесены дела постоянного хранения, но по завершению года дела не сформированы и не сданы на хранение, прежний руководитель ДОУ уволился, спрашивать не с кого. Руководители структурных подразделений говорят, что некоторые дела ошибочно внесены в НД и документов фактически нет. Как в таком случае учитывать/составлять опись дел постоянного хранения?

Заранее благодарю ВАС!

Здравствуйте! В таком случае эти дела в опись дел не включаются, а в предисловии к описи указывается, что данные дела в делопроизводстве не заводились.

Здравствуйте! Внедряем СЭД в нашей управляющей компании, необходимо сделать общую номенклатуру для нас управляющей компании и наших компаний в регионах. Собрала с них номенклатуры, но они очень разные. В регионах находятся производства. Как правильно объединить информацию в номенклатуру? Помогите советом, как попроще собрать все воедино? Придумала вот что: если первыми цифрами индексов номенклатуры поставить присвоенные номера для каждого региона, например в Краснодаре 01- ..., в Твери 02... И так далее? Так можно? Но вот как быть дальше?

Здравствуйте! Если необходимо сделать сводную номенклатуру дел всей компании, то надо составить её, сделав основными разделами – номенклатуры дел регионов. Вы правильно «придумали», что каждому региону надо присвоить номер, только 01 должен быть присвоен головной управляющей компании. Индексы дел в такой номенклатуре дел будут шестизначными. Например: 01-02-10, где 01 – номер управляющей компании, 02 – номер структурного подразделения, 10 – номер дела.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, можно ли в отделах заводить номенклатурные дела, где хранятся копии документов, например, табели учета рабочего времени хранятся в отделе кадров, в отделах остаются копии, либо то же самое по положению об отделе, по приказам по основной деятельности. Если можно, то какой срок хранения ДМН?

Заранее благодарю!

Здравствуйте! По необходимости в отделах заводятся дела с копиями документов, они должны включаться в номенклатуру дел организации с отметкой «Копии». Срок хранения таких дел ДМН (до минования надобности), но не менее одного года. В примечании следует делать отметки о месте хранения подлинников документов, например: «подлинники – д. 01-03».

При оформлении номенклатуры дел на 2016 год возник вопрос: кол-во дел (томов) мы не указываем. Получается, т.е. оставляем колонки пустые, так и с пустыми прошиваем и утверждаем? Только в конце 2016 года вписываем их кол-во так?

Все правильно

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, к каким статьям Перечня можно отнести следующие документы:

1. Здание в оперативном управлении, эксплуатационное обслуживание осуществляет сторонняя организация по Гос. контракту, в начале года оформляются Акты приема-передачи объекта на обслуживание, в конце года Акты возврата. Ежемесячно — Акты сдачи-приемки оказанных услуг и Технические акты.

2. И такая же система по транспортному обслуживанию.

Здравствуйте! Акты приема-передачи (в том числе по транспорту) – ст. 801 Перечня 2010 года. Акты сдачи-приемки оказанных услуг – ст. 456.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужно ли включать заведенные в 2015 г. в номенклатуру дел 2016 г. такие дела , как:

1. «технический паспорт здания»

2. «руководство по эксплуатации оборудования»

Заранее Вас благодарю.

Здравствуйте! Если эти дела будут пополняться новыми документами, то их надо включать в номенклатуру дел на 2016 год. Если же это завершенные дела, то в новую номенклатуру дел их включать не надо.

Добрый день, обязательно ли номенклатура должна быть на официальном бланке предприятия? Обязательно ли подписана заведующим архива? Если такого нет? Кто должен подписать? Можно ответственного за делопроизводство? Как проставляется нумерация? Со следующей страницы? Спасибо

Здравствуйте! «Шапка» номенклатуры дел должна быть оформлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 – приложение № 25. То есть в «шапке» должно быть указано полное наименование организации. Для оформления первого листа номенклатуры дел можно использовать общий бланк организации, можно оформить на чистом листе. Подписывает сводную номенклатуру дел её составитель. Это может быть ответственный за делопроизводство, зав. архивом, либо другое должностное лицо. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при изготовлении документов на двух и более страницах (листах) вторая и последующие страницы нумеруются. То есть на первом листе номер не проставляется, это для любого документа, в том числе для номенклатуры дел.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранится Положение об экспертной комиссии и акты об уничтожении документов с истекшими сроками хранения? И какие это статьи по Перечню? Спасибо!

Здравствуйте! Положение об ЭК – постоянно (ст. 57а); акты – постоянно в деле фонда (ст. 246) Перечня 2010 г.

Должно ли акционерное общество согласовывать номенклатуру дел с гос. архивной службой?

Здравствуйте! С архивными учреждениями номенклатуру дел согласовывают только организации, входящие в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, на какую статью ссылаться, выбирая срок хранения для 1) «Акты на установку, списание оборудования, технического заключения» 2) «Товарные накладные на передачу в киоск, для научной библиотеки, на передачу ВТК» и вообще интересует вопрос, можно ли их так объединять в одно дело? 3) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста?

Здравствуйте! Заголовки дел сформулированы не совсем корректно, но попробуйте рассмотреть следующие статьи по Перечню 2010 года: 1) – ст. 362; 2) – ст. 762; 3) – ст. 361.

Подскажите, пожалуйста, а количество томов по окончании года проставляется от руки?

Здравствуйте! Если вы имеете в виду 3-ю графу номенклатуры дел, то она заполняется от руки.

Здравствуйте! У нашего учреждения есть корпуса по нескольким адресам соответственно и на них документы. В номенклатуре эти документы сформированы по отдельным папкам, т.е. «Документы по Ленина, 58» и срок хранения ДМН. Где мы не правы?

Здравствуйте! Неверно сформулирован заголовок. Обязательно надо расшифровать виды документов, их содержание, иначе невозможно определить сроки хранения документов. Например: «Документы (акты, докладные записки, справки) о состоянии помещений и здания по пр. Ленина, 58». Или: «Документы (договоры, акты, заявки) по коммунальному обслуживанию здания по пр. Ленина, 58».

Здравствуйте, Евгения! Не могли бы Вы разобраться со ст. 900 Перечня. Я работаю в центре соц. реабилитации инвалидов и детей-инвалидов. Наш центр оказывает соц. услуги инвалидам и соответственно ведет личные дела на них. Не могу определить срок хранения этих дел: либо 5 лет по ст 900, либо 75 лет, что утверждено Постановлением Правительства РФ от 18.05.2009 г. № 423? И на что ссылаться в номенклатуре?

Здравствуйте! Поскольку срок хранения согласно Постановлению больше, то надо ссылаться на него. Тем более, в ст.900 нет отдельного подраздела, касающегося личных дел детей-инвалидов.

Евгения, и еще подскажите, пожалуйста, сроки хранения документов по противодействию коррупции (положение, план работы и пр.)

Здравствуйте! К «прочим» подойдет ст.680 Перечня 2010 года. Положение – ст. 57, план – ст. 287. Все документы постоянного срока хранения.

Спасибо

Скажите, пожалуйста! В начале года не меняли номенклатуру дел! С 01 апреля у нас реорганизация (меняется тип учреждения с бюджетного на автономное). По номенклатуре дел 2015 года у нас индекс дела 01-Канцелярия, 02-Отделение кадров, 03-Бухгалтерия.

Но с конца 2015 года у нас отсутствует Отделение кадров! Нужно и индексы менять и номенклатуру соответственно! Можем ли мы это сделать после 1 апреля?

Здравствуйте! По правилам при изменении организационной структуры разрабатывается и утверждается новая номенклатура дел, даже если это середина года. Соответственно, индексы отделов и дел меняются.

Здравствуйте! Не смогла подобрать статьи(( Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести следующие дела:

1 — Журнал учета ядов, прекурсоров, спирта

2 — Паспорта по реактивам

3 — Документы (заявки, заявления) для выдачи реактивов

4 — Документы по вопросам контроля температурного режима холодильного оборудования

Заранее благодарю!

Здравствуйте! Этих документов нет в Перечнях 2007г. и 2010 г. Возможно, они есть в ведомственном перечне или примерной номенклатуре дел. К сожалению, Вы не пишете, к какому ведомству относится ваша организация. Если это медицинское учреждение, то можно воспользоваться Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974), либо ведомственными приказами. Минздрав РФ периодически издает приказы о сроках хранения медицинской документации.

Здравствуйте! Высшее учебное заведение у нас. У нас данные дела ведутся в отделе медицинского обеспечения. Если Вас не затруднит сориентируйте нас по статьям и срокам. Будем крайне благодарны Вам!

Здравствуйте! Согласно Перечню документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974): 1. – 3 г., ст. 551; 2. – 3 г., ст. 596; 3. – 5 л., ст. 555. По холодильному оборудованию в этом перечне ничего нет (4).

Здравствуйте!

Подскажите, к какой статье можно отнести «Уведомления о контролируемых сделках», связанные с налоговой отчетностью. Бухгалтерия ставит срок хранения не менее 5 лет.

В Перечне нет такого документа. Если никак не подобрать статью, что делать в таких ситуациях?

Спасибо!

Здравствуйте! В Вашем сообщении недостаточно полно раскрыт заголовок дела, но возможно, подойдут ст. 398-400 Перечня 2010 г. По Правилам для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, экспертная комиссия (ЭК) организации обращается в ЭПК архивного учреждения, представив при этом свои предложения по поводу сроков хранения конкретных документов.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить титульный лист, оглавление и содержание (все об организации) номенклатуры дел? Нигде не могу найти образцы, что на этих листах обязательно надо указывать?

Здравствуйте! Оглавление и содержание – это одно и то же. Для номенклатуры правильно – содержание. В содержании – наименование разделов (например, отделов) и указать лист.

На титульном листе номенклатуры дел сверху пишется полное наименование организации, ниже в скобках сокращённое название. В середине по центру «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ», внизу по центру — год (2016).

Добрый день, в соответствии с инструкцией в аппарате правительства области и органов власти области «на 5 лет составляется номенклатура дел Аппарата Правительства области»

Так все таки на какой период создается номенклатура дел на год или на 5 лет. Если на 5 лет с какой периодичностью тогда вносятся сведения об единицах хранения, как делается примечание о переходящих делах, какими образом оформляется итоговая запись.

Здравствуйте! Формулировка в инструкции неверная. Номенклатура дел утверждается ежегодно на 01 января. В случае изменений структуры и функции организации номенклатура дел может быть пересоставлена и утверждена в течение календарного года. Вероятно, при составлении инструкции неверно поняли п. 4.18. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Там говорится о том, что организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, один раз в 5 лет должны согласовывать свои номенклатуры дел с ЭПК соответствующего архивного органа.

Здравствуйте! В организации созданы несколько отделений с одинаковыми функциями работы. Нужно ли на каждое отделение делать свою номенклатуру дел?

Здравствуйте! Обязательно, если есть подразделение, то в нем должна быть номенклатура дел, которая входит в сводную номенклатуру дел организации. Какие-то дела и документы могут повторяться в сходных по функциям подразделениях, но индексы дел всё равно будут разными, так как каждому подразделению присваивается свой номер.

Здравствуйте! Если в сводной номенклатуре дел ни у кого ничего не поменялось за 2016, то она свое действие продлеват автоматически так получается или это приказом закрепляется?

Здравствуйте! Утверждается ежегодно на 01 января. Если у вас ничего не поменялось, надо перепечатать номенклатуру, изменив название (на 2017 год), и утвердить её, можно приказом, можно просто оформлением грифа «УТВЕРЖДАЮ».

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, при составлении итоговой записи НД в какую группу учитывать документы ДМН до 10 лет хранения?

Здравствуйте! Отдельно учитываются дела временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет включительно). Документы ДМН до 10 лет хранения следует отнести ко второй группе.

Добрый вечер. возможно ли ообзначать дело таким индексом 01-02-03, где 01 — не изменяется и обозначает единый раздел на все документы, 02- индекс подраздела, например к нему относятся все документы по кадровым вопросам, и 03-непорсредственные документы, например, приказы?

Заранее спасибо!

Здравствуйте! 01 – лишний номер в вашем примере. Что значит «единый раздел на документы»? Включение документов в номенклатуру дел означает, что это документальный фонд организации, никакого номера ему присваивать не надо. Индекс дела в номенклатуре дел обычно состоит из двух обозначений, в вашем примере — 02-03.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, могут ли различные «положения» в организации — положение о противодействии коррупции, положение о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности, положение о порядке изготовления, использования, учета, хранения и выдачи печатей и штампов храниться в одном деле? У всех положений срок хранения — постоянно? Может ли Кодекс этики и служебного поведения работников храниться в этом же деле?

Здравствуйте! Если в организации таких документов немного, то можно объединить их в отдельное дело «Локальные нормативные акты организации». Но всё же лучше, когда они будут подшиты по направлениям деятельности, структурным подразделениям, либо вообще по отдельности, это облегчит впоследствии поиск документов. В приведенном Вами примере я бы объединила только положение о бланках строгой отчетности и положение о печатях и штампах.

Добрый день! В подразделениях дело «Номенклатура дел отдела» строго должна быть с индексом, где порядковый номер 1? Мой руководитель убеждает, в том, что по логике номенклатура отдела должна быть первой в самой номенклатуре. Правильно ли это? Я в правилах не нашла. Как убедить начальника, что индекс номенклатуры может быть с любым порядковым номером?

Здравствуйте! Согласно нормативным документам порядок расположения заголовков дел в разделах номенклатуры дел определяется степенью важности документов, их взаимосвязью. В начале раздела располагаются дела с организационно-распорядительной документацией (приказы, протоколы). Номенклатуру дел обычно помещают в конце раздела. См. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009. Приложение № 20.

Добрый день! В нашей организации сложилась такая традиция: листы согласования и листы рассылки к приказам по ОД формировать в отдельное дело. Являются ли они документами к приказам и подходят ли под ст. 19а с постоянным сроком хранения?

И еще такой вопрос: какой срок хранения у курьерских накладных? В Перечне ничего подходящего не нашла.

Здравствуйте! Листы согласования и листы рассылки формируются вместе с приказами.

Для курьерских накладных подходит ст.259б (срок хранения 2 г.).



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.53MB/0.00068 sec