Рейтинг@Mail.ru

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Помещено в тему: Оформление документов

Кратко о том, как правильно составить приказ Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 181 комментарий

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, нужно ли каждый год делать приказы о назначении ответственного лица на одного и того же человека?

Здравствуйте! Ежегодно приказы об ответственных лицах переиздавать не надо, только в случае каких-то изменений (увольнения или необходимости замены ответственных).

Здравствуйте, есть ли какой-нибудь документ регламентирующий порядок нумерации приказов?

Спасибо!

Здравствуйте! В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров, в пределах календарного года.

НОМЕР ПРИКАЗА МОЖНО ПРОНУМЕРОВАТЬ ЧЕРЕЗ ДРОБЬ: НАПРИМЕР №12 ОТ 01.10.2016, 12/1 от 01.10.2016

Здравствуйте! Вопрос о приказе по личному составу (75 лет хранения). Не нашла, где его задать. Подскажите, можно ли одним приказом внести изменения во все приказы о назначении, причем он будет содержать денежную составляющую (у всех меняется одна надбавка) или нужно делать на каждого фигуранта отдельный приказ о внесении изменений?

Здравствуйте! Такой вопрос лучше задать специалисту по работе с кадрами, либо в Гострудинспекцию

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, необходима ли подпись руководителя на приложениях к приказу?

Здравствуйте! Приложения к приказу должны быть подписаны и датированы. Как правило, приложения подписывает исполнитель, подготовивший документ, но это может быть и руководитель.

Добрый день, интересует следующий вопрос. Должен ли быть ознакомлен с приказом под подпись его исполнитель? Если в тексте приказа он фигурирует как председатель созданной комиссии, и на него возложен контроль за исполнением.

Здравствуйте! В данном случае исполнителя надо ознакомить с приказом под роспись.

Здравствуйте! Подскажите, где можно узнать нужно ли расшифровывать инициалы в приказе о назначении ответственных лиц, есть ли какая-либо инструкция по делопроизводству?

Здравствуйте! ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует в распорядительных документах при назначении ответственных лиц указывать должность, фамилию и инициалы (инициалы ставятся после фамилии).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на каком основание нужно обновлять приказы по основной деятельности?

Здравствуйте! Приказы по основной деятельности издаются по мере необходимости.

Добрый день. У нас на предприятии введены списки рассылки, которые указывают исполнители при издании приказов и распоряжений, например:

Текст

Директор И.И.Иванов

Список рассылки: № 5 (ОГМ, ОГП)

П.П.Петрова

22 22

Вопрос: надо ли ставить точку в конце списка рассылки после закрывающей скобки?

Здравствуйте! Думаю, точку ставить не надо.

Здравствуйте! ООО зарегистрировано 3 апреля. Каким числом делать приказ о вступлении в должность ген. директора? 4 и 5 число были выходными днями. Хотела сделать 5-ым числом. Верно ли? деятельность организация в то время еще не начала, может, с начала деятельности организации сделать приказ? Подскажите, пожалуйста

Здравствуйте! Такой приказ должен быть от 3-го апреля.

Здравствуйте! На предприятии на протяжении 10 лет ведется единая нумерация приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственной, так такового деления нет. Все приказы в течении последних 10 лет хранились в секретариате. Возник вопрос об уничтожении приказов у которых истек срок хранения. Как правильно теперь разделить приказы, оформить уничтожение и оставить дальше на хранение у которых срок хранения более 5 лет?

Здравствуйте! Если приказы по основной деятельности формировались вместе с приказами по административно-хозяйственным вопросам, с единой нумерацией, то разделять их не надо, следует оставить приказы на постоянное хранение. В будущем при разработке номенклатуры дел и ведении приказов надо выделить в отдельное дело приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

Здравствуйте! Вопрос про архивное хранение приказов по основной деятельности: Как хранить приложения к приказам? Совместно-постоянно? Например приказ об учетной политике за год с приложением самой учетной политики. Об утверждении документов (штатного расписания, положения, инструкции, новые формы бланков, перечни и пр). Также приказы о дисциплинарных взысканиях, что делать с записками и рапортами?

Здравствуйте! Если документ утверждается приказом и оформлен как приложение к приказу, то он формируется в дело с приказами (вместе с соответствующим приказом). Основания к приказам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

Здравствуйте! Подскажите, а если приложение к приказу еще действует и будет долго еще в работе, например утвержденная приказом инструкция по делопроизводству или положение об отделе, или штатное расписание, а приказы оформляются и сдаются в архив организации, как быть с такими приказами с приложениями? Все равно оформлять приказы с приложениями и сдавать в архив? А как работать?

Здравствуйте! Подлинники (оригиналы) документов сдаются в архив, а работать можно со вторыми экземплярами, копиями, электронными версиями и т.д.

Здравствуйте, нужно ли ставить отметку об исполнителе в приказе по основной деятельности?

Здравствуйте! Реквизит «отметка об исполнителе» (как в письмах) в приказах не оформляется. Фамилия и подпись исполнителя проставляется в визе согласования приказа.

Здравствуйте. Нужно ли писать в приказе слова «по основной деятельности»? Если нет, то на какой закон ссылаться, что бы доказать, что так делать не нужно.

Здравствуйте! Эти слова писать не принято, хотя в нормативных документах конкретно об этом не указано. Можно только сослаться на образцы приказов, приведенных в нормативных документах. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Методические рекомендации по внедрению ГОСТ.

Одним приказом можно утвердить несколько документов, касаемых одного вопроса и вводимых в действие одной датой? Например, приказ "об утверждении Инструкции по ... , привил ... и лимитов ... в ООО «Компания»?

Здравствуйте! Это допускается, только не забудьте оформить документы разными приложениями (Приложение 1 к приказу от… №…, Приложение 2… и т.д.).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли возлагать контроль за исполнением приказана на человека, на которого этим приказом возлагается какая-то ответственность за что-то?

Здравствуйте! Возможно, и такое часто встречается.

Добрый день, подскажите, как правильно оформить выписку из приказа за подписью ген. дир. для предоставления в банк?

Здравствуйте! Образец оформления размещен здесь.

Здравствуйте, подскажите, где найти правильность оформления приказа на путевые листы в войсковых частях?

Здравствуйте! Не совсем понятно, что значит «приказ на путевые листы»?

Если есть ссылка на другой приказ, можно ли сокращать его название? Иногда только название министерского приказа занимает четверть страницы.

Здравствуйте! Можно просто указать дату и номер приказа.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, нужно ли подшивать при подготовке приказов по основной деятельности к хранению листы согласования и листы рассылки? Спасибо!

Здравствуйте! Листы согласования и листы рассылки к приказам по основной деятельности формируются и подшиваются вместе с приказами.

Добрый день!

Подскажите пожалуйста. В 2015 году был издан приказ, после чего в него несколько раз, отдельными приказами вносились изменения (изменения в приложение к приказу). Теперь на 2016 год нужно издать новый приказ, а старый отменить. Вопрос: какой именно приказ отменять? Самый первый, либо самый последний с изменениями?

Заранее спасибо за ответ.

Здравствуйте! В данном случае отменяется первый приказ.

Добрый день, в приказах на подработку «О временном расширении зоны обслуживания» в констатирующей части я указываю так:

В связи с больничным листом Ивановой Ирины Ивановны и руководствуясь ст.60.2 Трудового Кодекса РФ, личным заявлением Петровой Тамары Петровны и дополнительным соглашением к трудовому договору ... А руководитель говорит, что нужно что-то убрать, например заявление.

Подскажите, правильно ли я оформляю преамбулу приказа? Если нет, что я должна оставить.

Здравствуйте! Думаю, Ваш руководитель прав.

Добрый день!

Приказом устанавливаем лимиты на ГСМ для автомобилей сотрудников. В приложении к приказу перечисляем Ф.И.О. сотрудника, автомобиль и лимит топлива. Возможно ли приказ оставить единым, а приложения обновлять ежемесячно (в связи с текучкой). Как оформляются приложения в таком случае?

Здравствуйте! Всё равно это должно оформляться как изменение в приказ (в части приложения).

Хотим вести журнал регистрации приказов в эл. виде (формат Excel) и потом распечатывать и все. Является ли это нарушением?

Здравствуйте! Это допускается. Более того, это удобно, т.к. облегчает поиск документов.

Журнал где мы регистрировали приказы за 2015 год необходимо «закрыть». Как нам его правильно закончить... Подвести жирную черту и сделать запись о том, что итого за 2015 год рег. номеров столько-то. Плюсом сделать отметку о том, что такие-то номера отсутствуют (перечислить их) вследствие технической ошибки при регистрации документов. Все верно?

Здравствуйте! Всё верно, только запись об отсутствующих номерах приказов делается в листе-заверителе, который подшивается в конце дела. Листы журнала должны быть пронумерованы, нумеруются только заполненные листы.

Здравствуйте!

В нашей организации дублируются номера приказов по основной деятельности в силу того, что они заводились в двух территориально разных местах, пришло время формировать их в дела постоянного хранения для сдачи в архив — как правильно — все приказы соединить по дате в один или сформировать 2 тома, каждый из которых будет начинаться с 1-го номера? И ещё вопрос — лист согласования будет перед приказом формироваться или после?

Здравствуйте! Конечно, в данном случае должно быть два тома. Только в заголовке дела надо отразить, что это приказы по разным подразделениям, например: «Приказы № 1-75 директора управления по основной деятельности за 2013 год» и «Приказы № 1-75 директора управления по Сочинскому филиалу за 2013 год». Если же приказы подписаны разными руководителями (Вы об этом ничего не пишете), то это отражается так: «Приказы № 1-75 директора Сочинского филиала по…». Лист согласования размещается после приказа.

Здравствуйте, скажите. пожалуйста, если приказ по основной деятельности не помещается на одном листе, часть текста переходит на второй лист, нумерация страниц должна проставляться? если да, то в каком месте?

Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Здравствуйте! В октябре 2015 года были сделаны приказы об обучении (повышение квалификации), т.е. 2 дня в октябре должны были люди обучатся. Но сейчас в апреле 2016 выясняется, что обучение не проводилось и было перенесено на апрель. Подскажите, пожалуйста, как нам правильно сформулировать текстовку нового приказа: считать недействительными или ошибочно изданными те приказы 2015 года?

Здравствуйте! В данной ситуации октябрьские приказы отменять не надо. Они ведь не ошибочно изданы, а просто не были исполнены. Из этого следует сделать оргвыводы, а в апрельском приказе написать, что «в связи с невыполнением приказа от… №…».

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, обязательно ли к приказу по основной деятельности делать лист ознакомления или достаточно на приказе прописать «Ознакомлены» и перечислить фамилии?

Здравствуйте! Подписи ознакомления можно проставлять на самом приказе. При большом количестве подписей составляется лист ознакомления.

Добрый день!

Помогите, пожалуйста, советом, необходимо ли составлять приказ о том, чтобы структурные отделы передали в архив организации законченные делопроизводством документы или можно ограничится только поручением?

Подскажите, пожалуйста, примерный текст приказа или поручения?

Здравствуйте! Если в локальных нормативных актах организации, например, в инструкции по делопроизводству, прописано о необходимости передачи в архив документов в определенный срок, и структурные подразделения выполняют это требование, то нет необходимости издавать приказ. Если же существует проблема в передаче документов, то следует издать приказ. В распорядительной части такого приказа можно написать: «Руководителям структурных подразделений в срок до 15.01.2017 передать законченные делопроизводством дела постоянного и долговременного срока хранения за 2015 год в архив организации по сдаточным описям».

Добрый день! В нашей организации ведётся ознакомление с приказами по основной деятельности на бумажном носителе, т.е. в оригинале приказа. Как нужно знакомить вновь принятых работников с ранее изданными приказами, например 2013, 2014 годов (если они остаются действующими), и с приказами 2013 года, которые должны быть сданы в архив.

Здравствуйте! Придется поднимать дело и ставить подпись на оригинале. Если дело уже сдано в государственный или муниципальный архив, то подпись придется ставить на втором экземпляре или копии приказа.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, необходимо ли менять все приказы компании каждый год, если руководитель и главный бухгалтер работают по контракту сроком на один год. Т.е. руководство увольняют 31 декабря, а принимают 1 января одних и тех же лиц.

Здравствуйте! Все приказы в данном случае не меняются.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Я — делопроизводитель в организации. Верно ли я понимаю этапы издания приказа: инициатор приказа вносит проект приказа, буквально присылает мне на имейл в формате ворд «черновик», далее я текст оформляю в соответствии со стандартами, далее готовлю лист согласования с фамилиями и отсылаю обратно откорректированный приказ на согласование инициатору... Инициатор приказа согласовывает приказ (собирает подписи), после чего приносит приказ на подпись директору. После подписания директором — я ознакамливаю ответ. лиц под роспись.

Верно ли, что мне должен быть предоставлен проект?

И верно ли, что согласовывать приказ должен инициатор?

Здравствуйте! Все этапы разработки проекта приказа и согласования его Вы изложили правильно. В каждой организации могут быть свои особенности. Например, инициатор приказа приносит делопроизводителю уже согласованный приказ. Делопроизводитель отдает приказ на подпись руководителю, затем регистрирует его и отдает на ознакомление. Лучше, когда в организации разработана инструкция по делопроизводству, в которой расписаны все эти моменты. Для разработки инструкции можно воспользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009, приказ N 76.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в нашу организацию нередко приходят представители ФОМСа с письмом Приказом о проведении проверки, ожидают отметки руководителя об уведомлении и забрав письмо — уходят. НО! Наша организация должна вести учет входящих документов, а в данном случае у нас не остается ничего, нам предлагают сделать электрон. Копию, что нас не устраивает. Как быть в данном случае? Должны ли они составлять такие письма в двух экземплярах? Какое положение, либо инструкция регламентирует правила написания писем, в частности писем в двух экземплярах?

Здравствуйте! Если вам приносят письмо, направленное в адрес вашей организации, вам должны оставить подписанный экземпляр этого письма. Основные требования по оформлению, регистрации и отправке служебных писем изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009, приказ N 76.

Здравствуйте, подскажите при составлении приказа в первую очередь в преамбуле что указываю, к примеру в соответствии со ст. ... кодекс, закон или приказ министерства?

Здравствуйте! Это зависит от содержания приказа, от организации, которая его издает. Обычно, если организация подчиняется министерству, то и ссылаться в преамбуле приказа надо на приказ министерства.

Доброго времени суток!

Подскажите, пожалуйста, столкнулась со следующей проблемой. Организация, где я сейчас работаю, выпускает приказы на фирменном бланке. Я не понимаю, зачем они это делают. На прежних предприятиях, где я работала, мы никогда не издавали приказы на фирменном бланке. И еще. Здесь приказы никем не визируются, их подписывает только директор. В данном случае нужно писать исполнителя? Приказы все по основной деятельности.

Большое спасибо.

Здравствуйте! В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в организациях разрабатываются общий бланк, бланк письма, бланк приказа. Порядок подготовки и оформления приказов подробно изложен в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009. Перед подписанием приказа проект приказа визируется.

Можно ли сдавать в архив, если приказы оформлены задним числом и номера у них получились дробными? Спасибо!

Здравствуйте! Приказы надо сдавать в архив в полном объеме, даже если нарушен порядок их регистрации.

Здравствуйте! Помимо известных «В целях, в соответствии с, в связи и т.д.» можно ли начинать преамбулу со слов На основании представленных документов...либо «Для участия в конкурсе...»??



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.49MB/0.00036 sec