Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 1058 комментариев

Здравствуйте! Хочу попросить директора о выполнении геодезистом замеров, это необходимо мне для выполнения задания. Мы в разных отделах. Прошу помогите мне сформулировать просьбу в служебной записке. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас дать указание геодезисту на проведение замеров на объекте (назвать объект). Данные параметры необходимы для выполнения задания по проектировке… (указать объект)».

Здравствуйте. Я хочу донести до своего руководителя, что нам в организацию нужны ПСП, нет ответственного за электрохозяйство, ответственный за ПБ не имеет удостоверения и не проходил проверку, проводка в удовлетворительном состоянии, не выделяются финансы на создание уголка ОТ. Заранее спасибо

Здравствуйте! Не знаю, что имеется в виду под аббревиатурой ПСП. Но в любом случае, если вы хотите привлечь внимание руководителя к какой-то проблеме, добиться её решения, лучше оформлять не служебную, а докладную записку. Текст – произвольный, Вы, собственно, всё уже написали, желательно только сослаться на соответствующую инструкцию и оформить как докладную записку. Примеры можете посмотреть в комментариях.

Здравствуйте. Хочу донести до директора, что на АЗС нужно заменить входную дверь. Так как дверь в плохом состоянии.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с плохим состоянием входной двери на АЗС прошу установить новую дверь».

Как правильно и грамотно написать служебную записку «о присвоении высшей квалификационной категории»

Здравствуйте! Напишите: «Согласно протоколу квалификационной комиссии от… №… прошу присвоить (должность, ФИО) высшую квалификационную категорию с внесением изменений в соответствующие документы».

Как правильно написать служебную записку о выдаче принтера сотруднику отдела.

Здравствуйте! Напишите: «В связи с производственной необходимостью прошу выдать принтер (должность, ФИО)».

Здравствуйте! Как правильно написать СЗ, чтобы заказать визитки руководителю.

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу заказать визитные карточки для руководителя в количестве 1000 шт. по следующему образцу…».

Здравствуйте.

Помогите написать служебную записку. В нашем кабинете пол моют 1 раз в 2-2,5 недели, а уж чтобы пыль с подоконника протерли — об этом можно не мечтать... Не знаю, как правильно написать.

Здравствуйте: Так и напишите: «Прошу обеспечить регулярную влажную уборку кабинета». Если же Вы хотите пожаловаться на плохую уборку, то напишите докладную записку: «Довожу до Вашего сведения, что в кабинет №1 уборка помещения проводиться…» и т.д.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку о создании или внедрении в программу отчетов. Заранее спасибо.

MAXCACHE: 0.39MB/0.00029 sec