Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

** Система "Е1 Евфрат". Электронный документооборот в действии - установите бесплатно демо-версию и оцените ее преимущества на практике.

** Тысячи вакансий и резюме - поиск работы и подбор персонала в вашем регионе.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 710 комментариев

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить служебную записку о проведении инструктажа с работниками. Требуется ответить на распоряжение руководителя о том, что был проведен инструктаж с работниками.

Здравствуйте! В подобном случае составляется докладная записка, например: «Довожу до Вашего сведения, что 21 апреля 2014 года в соответствии с распоряжением от 12.04.2014 № 25 был проведен инструктаж по противопожарной безопасности с работниками предприятия».

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как правильно написать служебное письмо о том, чтобы изменили фамилию бывшего начальника на нового в заключаемых с абонентами договорах. Отдел продаж и обслуживания абонентов

Здравствуйте! Напишите: В связи со сменой руководства прошу с 21.08.2014 оформлять договоры на абонентское обслуживание за подписью…(ФИО)».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить служебную на имя ген директора, чтобы произвели в бюджет компьютер.

Здравствуйте! Например: «Для организации рабочего места вновь принятого специалиста прошу приобрести новый компьютер».

Здравствуйте. Нужна служебка . Ситуация вкратце. Создал группу в ВКонтакте нашей компании, раскрутил ее и т.п. Ею заинтересовалось начальство, теперь нужно писать служебную — как, почему, с какой целью, что для этого нужно. Как правильно оформить. Благодарен!!

Здравствуйте! Напишите в произвольной форме, с какого времени создали группу «ВКонтакте» и для чего. Это можете знать только Вы. Может быть, с целью рекламы компании?

Привет. Подскажите пожалуйста, как написать служебку, чтобы принять участие в семинаре в др. городе

Здравствуйте! Поскольку решение по таким вопросам – компетенция руководства, надо написать докладную записку, например: «В целях обмена опытом со смежными организациями прошу направить меня на семинар, который состоится 12.05.2014 в Москве».

по правилам оформления док-тов если указывается в начале должность лица, то инициалы пишутся после Фамилии, а не наоборот... Инициалы пишутся в начале в том случае, если перед ФИО идет подпись.

Здравствуйте! Интересно, на какие правила Вы ссылаетесь? Все последние нормативные документы по делопроизводству, в то числе ГОСТ Р 6.30-2003 регламентируют, что при адресовании документа должностному лицу инициалы пишутся перед фамилией. Аналогично – при оформлении подписи, резолюции, грифа согласования и утверждения.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как составить служебную записку, чтобы принять дополнительную штатную единицу (грузчика) на материальный склад.

Здравствуйте! В данном случае надо написать докладную записку. Главное – обосновать необходимость дополнительной штатной единицы (например, увеличение объемов работ).

Здравствуйте! Мне нужно написать Служебную записку плотнику, о замене доски (куда вешают ключи от кабинетов). Я не знаю, как грамотно написать. Помогите пожалуйста.

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу Вас изготовить новую настенную ключницу размером 700×700мм на 20 ключей».

Здравствуйте! Подскажите как составить служебку. Ситуация следующая — в нашем отделе установлены телефоны (внутренние номера), но нет выхода в Москву. Мне по работе необходимо часто созваниваться с предприятиями находящимися в Москве. Но т.к. выхода нет в Москву, приходится бегать и звонить каждый раз от секретаря.

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с регулярными телефонными разговорами с предприятиями Москвы прошу обеспечить доступ к междугородней связи в кабинете отдела комплектации на телефон (указать номер)».

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как правильно написать служебку на имя ген. директора, что нашей организации необходимо место, либо доп. помещение для хранения документов.

Заранее спасибо!

В данном случае надо написать докладную записку, например: «Довожу до Вашего сведения, что для обеспечения сохранности документов постоянного и долговременного хранения необходимо помещение площадью 15 кв. м. Прошу Вас выделить соответствующее помещение для хранения документов».

как правильно написать служебную о том, что по заявке заказали одну деталь (заглушка), а пришла совсем другая и ее надо вернуть в обмен на нужную

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с ошибкой в поставке деталей по накладной от… №… просим заменить заглушку марки З-5 на заглушку марки З-10».

ДОБРЫЙ ДЕНЬ! я проверяла количество гкал на наших счетчиках и сверяла их с данными, которые идут в счете на оплату! как правильно указать на ошибки в служебной? спс

Здравствуйте! Надо просто перечислить все несоответствия.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, как правильно написать служебную записку на тот случай, если по накладной от поставщика пришла деталь с одним названием, а у нас в базе другое название

Здравствуйте! Так и напишите: «Сообщаю, что в соответствии с товарно-транспортной накладной от… № … значится деталь А, в то время как на склад отгружена деталь Б».

Здравствуйте! подскажите как написать служебную записку. заранее благодарна! нужно присутствовать на суд. заседаниях, в связи с этим прошу юр. отделу выделить служебную машину след. сотрудникам на неделю следующую.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с необходимостью присутствия на судебных заседаниях по адресу: (указать) с 09 по 14 июня 2014 г. прошу выделить служебный автомобиль следующим сотрудникам юридического отдела (ФИО)».

Здравствуйте! Директор попросил написать Служебку об отчетности за каждый месяц, не знаю как точно ее составить. Помогите пожалуйста

Здравствуйте! Не понятно, что именно надо написать, то ли о видах отчетности, то ли о сроках. Или о нарушениях в отчетности?

Добрый вечер! Проблема в том, что мне нужно написать служебную записку Начальнику Отдела Потребительского Кредитования о том, чтобы нам открыли доступ к интернету! Заранее спасибо за помощь!

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с производственной необходимостью прошу предоставить доступ в Интернет отделу кредитования».

Подскажите пожалуйста как написать служебную записку о выдаче наличных на подготовительные курсы для поступления в ВУЗ, для сдачи экзаменов?

Здравствуйте! Затрудняюсь ответить на этот вопрос, т.к. даже не предполагала о возможности подобной ситуации.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, нужно обучить вновь прибывшего сотрудника для повышения квалификации, кто кому должен писать служебную записку, чтобы осуществить закупку услуги, если отдел у нас один: только сотрудники и заведующая отделом?

Здравствуйте! Напишите докладную записку руководителю организации.

привет. подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебную записку об отказе от банковской карты и причину

Здравствуйте! Если речь идет о зарплатной банковской карте, то организация и банк не могут оформить её без письменного заявления работника. Вы можете просто не писать такое заявление. Если уж руководство настаивает, то можно написать: «На основании ст. 421 ГК РФ отказываюсь от перечисления заработной платы на банковскую карту». Причину укажите лично свою.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно составить служебную записку на покупку кондиционера. Дело в том, что 1 кондиционер работает на 2 торг. зала, но он не справляется и нужен ещё один кондиционер.

Здравствуйте! В данном случае надо написать докладную записку: «Довожу до Вашего сведения о необходимости установления 2-го кондиционера в торговом зале в связи с тем, что мощность охлаждения одного кондиционера недостаточна для объема данного помещения».

Здравствуйте! Подскажите, как написать служебную записку о выплате задолженности по заработной плате?!!

Здравствуйте! Задержка выплат по заработной плате является нарушением федеральных законов и ст. 142 ТК РФ. Какие тут могут быть служебные записки? Обращайтесь сразу в судебные органы, либо в Гострудинспекцию.

Подскажите как правильно составить докладную записку о смене работы магазина для последующей эффективности продаж

Здравствуйте! Из Вашего сообщения не понятно, какого содержания должна быть докладная записка.

Здравствуйте. Подскажите как написать служебную записку о переносе рабочего компьютера из одного помещения в другое здание, т.к. основная работа ведется именно там. Спасибо.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи со служебной необходимостью прошу Вас установить компьютер на основном месте работы в кабинете № … центрального офиса».

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как правильно написать служебку по поводу выручки. Дело в том, что при графике 13% выручка 9000 руб., посетителей 95 чел. А должна хотя бы выручка 3000руб. Как можно грамотно составить. Спасибо.

Здравствуйте! Совсем непонятна суть вопроса.

Здравствуйте! подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку в отдел ИТ для закупки компьютерных колонок?

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу Вас приобрести для отдела компьютерные колонки».

Здравствуйте! Как правильно писать инициалы — перед фамилией или после? Это чем-то регламентируется и где это можно посмотреть? Спасибо

Здравствуйте! ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что в большинстве случаев инициалы пишутся перед фамилией. Исключение составляет адресование документа. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу, инициалы пишутся после фамилии.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, как написать служебную записку на приобретение нового авто взамен старого! Заранее БЛАГОДАРЕН!!!

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с техническим износом автомобиля (указать марку и регистрационный номер) прошу приобрести новый автомобиль».

Подскажите пожалуйста как правильно и доходчиво написать служебную записку об установлении кондиционера в кабинете. Постоянно мучает духота и высокая температура в кабинете, вентилятор не помогает, мозги плавятся

Спасибо

Здравствуйте! В данном случае лучше написать докладную. Так и напишите, что высокая температура в кабинете (укажите + 35), про мозги лучше не писать.

Добрый день! Прошу помочь составить правильно служебные записки на имя ген.директора: 1) Хочу поменять арендуемый офис на более комфортабельный и выгодный по цене, чем имею сейчас. 2) Хочу сменить рекламные щиты и вывески на более новые (для нового офиса). Заранее спасибо.

Здравствуйте! На имя генерального директора по подобным вопросам оформляются не служебные, а докладные записки. Надо только обосновать необходимость приобретения и заменить «хочу» на «прошу».

Доброе утро! Подскажите пожалуйста как правильно и грамотно изложить суть служебной записки: о расчете потребности людей на подразделение (расчет вела по чел/час). Спасибо

Здравствуйте! Надо грамотно составить сам расчет. А в служебной записке можно написать: «На основании проведенного расчета прошу внести изменение в штатное расписание предприятие по подразделению производственной комплектации».

Добрый день!!! Подскажите пжл как написать служебную записку для упаковки товара? Спасибо!!!

Здравствуйте! Например: «В целях увеличения объемов продаж предлагаю использовать пластиковую тару для упаковки товара». Возможны и другие варианты, смотря какой товар.

Добрый вечер! подскажите пожалуйста как правильно написать служебную записку о замене посуды на пищеблоке (в ходе проверки были выявлены сколы). Заранее спасибо.

Здравствуйте! Так и напишите: «Довожу до Вашего сведения о необходимости замены посуды на пищеблоке, в связи с обнаруженными сколами на посуде».

Здравствуйте! Помогите написать служебную записку на имя директора на тему о сдачи форменного обмундирования при увольнениях сотрудника командиру взвода

Здравствуйте! Напишите докладную записку на имя директора: «Прошу Вас оформить распоряжение о необходимости сдачи форменного обмундирования при увольнении сотрудников командиру взвода».

Здравствуйте! Как написать служебное письмо на предоставление служебного транспорта? Чтобы возили работников на работу и домой.

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу Вас выделить служебный транспорт для доставки работников на работу и домой».

Добрый день! Работаю специалистом по персоналу. Занимаюсь личным составом. Директор адресовал мне письмо с другой организации, на которое я должна подготовить ответ. В письме запрашивают информацию о преступлениях и правонарушениях, совершённых на территории предприятия. Я в этом вопросе не компетентна. Как мне написать служебную записку директору, в которой указать что это не мой вопрос? Спасибо

Здравствуйте! Необходимо написать докладную записку, например: «Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с распределением должностных обязанностей на предприятии, в мою компетенцию не входит работа по профилактике и предупреждению правонарушений».

Добрый день. Подскажите пожалуйста, как написать: Служебную записку с обоснованием. Внедрение Процессингового Центра. Обоснование того, что мы просим выплатить нам бонусы, т.е. сумму сверх установленной оплаты труда.​ Спасибо

Здравствуйте! В данном случае подойдет докладная записка. Если в вашей организации действует бонусная система оплаты труда, то напишите: «На основании положения об оплате труда прошу Вас выплатить бонусы работникам торгового отдела по итогам работы за июнь 2014года». Если же такой системы нет, то можно написать: «В целях наилучшей мотивации работников компании предлагаю разработать бонусную систему оплаты труда».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку руководителю с просьбой командировать в другой город для принятия участия в обучающем семинаре. При этом оплату данного мероприятия должен произвести работодатель. Заранее благодарю.

Здравствуйте! В данном случае составляется докладная записка, например: «Прошу Вас направить меня на обучающий семинар (полное название), который состоится с 18 по 25 августа 2014 г. в г. Самара».

здравствуйте! Нам в новый цех нужны столы, стулья, канцелярские товары, урна. Как писать служебку на все это. Спасибо

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с вводом в эксплуатацию нового цеха прошу оборудовать помещения офисной мебелью и предоставить необходимые канцелярские принадлежности». Можно продолжить конкретным списком.

как пишется записка о передачи печати на производство?

Здравствуйте! Обычно печати передаются по журналу учета выдачи печатей и штампов, без оформления служебной записки. Но если очень надо, напишите: «В связи с необходимостью оформления сертификатов качества, просим передать в отделочный цех печать предприятия».

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как грамотно составить записку о том, что с работником проведены разъяснительные работы, приняты меры и т.д.

Здравствуйте! Не понятно, по какому поводу было разъяснение, и какие меры приняты, но скорее, это будет докладная записка. Начать можно так: «Довожу до Вашего сведения, что ...».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку на приобретение москитной сетки для пищеблока. Спасибо

Здравствуйте! Так и напишите: «В целях соблюдения санитарно-эпидемиологических требований прошу оборудовать окна и двери пищеблока москитными сетками».

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как правильно написать Служебную записку о повышение проездных денег на мерчендайзера по межгороду и супервайзера, так как проезд был 3 грн , а сейчас 4 плюс еще в данный момент у супервайзера 157 торговых точек, а раньше на все эти торговые точки было 2 супервайзера и получается, что платят всего 250 грн, а тратится 700-900, есть в виде таблички маршруты расписаны по деньгам

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с повышением тарифов на проезд в междугородном транспорте прошу Вас повысить оплату расходов на служебные поездки до 900 гривен в месяц». К служебной записке можно приложить расчет.

MAXCACHE: 0.46MB/0.00043 sec