Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 752 комментария

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как написать письмо в организацию, которая не отвечает на письмо? Спасибо.

Здравствуйте! В таких случаях лучше повторить письмо (может быть, адресат не получил первое письмо). В конце письма напишите: «Убедительно просим Вас рассмотреть наше предложение и дать ответ в кратчайшие сроки».

Добрый день!! Подскажите, как правильно составить служебную записку! Суть в том, что московский орган отказался принимать документы, снятые на скане, просит воспользоваться услугами курьера.

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу направить курьера для отправки документов в «московский орган».

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, как написать «умную» служебную. Суть в том, что некие контрагенты поставляют услуги ежемесячно, выставляют нам счета, но суммы фиксированные и мизерные, больше возни с обработкой документов. Хочу повлиять не менеджера и его директора, чтобы он перезаключил договоры с 01.01.2015 на оплату один раз в год общей суммой или один раз в полгода!

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас оформить с 01.01.2015 дополнительное соглашение к договору с поставщиком (наименование), предусмотрев оплату по итогам предоставления услуг за год (полгода)».

Добрый день, подскажите, как правильно написать служебную записку с просьбой в отдел информационных технологий о предоставлении электронных адресов всем сотрудников компании

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу Вас предоставить данные об электронных адресах сотрудников компании всем структурным подразделениям».

Добрый день! Напишите, пожалуйста, как грамотно составить служебную записку в плане отчетности по заказу хоз. нужд?

Здравствуйте! Не совсем понятно, что значит «в плане отчетности». Но в любом случае, служебная записка в адрес соответствующего структурного подразделения составляется в произвольной форме.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, как грамотно написать служебную записку на увеличение бюджетированиия, которое выделяется на канцтовары ежеквартально на 2015 год, в связи с увеличение сотрудников в отделе?

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с увеличением численности работников отдела до 10 человек прошу увеличить с 1 квартала 2015 года финансирование на приобретение канцтоваров до…».

Как правильно сформулировать мысль в сл. записке «В настоящее время часть специалистов РММ (мотористы, а/электрик, токарь) работают вахтовым методом с 8-00 до 20-00 часов и переход их на 6-дневную рабочую неделю невозможен, потому что в свободную вахту они работают в других местах (есть риск потерять специалистов), а для работы в таком режиме, так же на случай болезни и отпуска необходима работа трёх ИТР — двух сменных мастеров (вахтовиков) и начальника РММ.

На основании выше изложенного, прошу Вас оставить прежний уровень заработной платы ст. мастеру РП Иванову А.В.»

Здравствуйте! Не вижу связи между условиями работы вахтовиков и заработной платой одного мастера Иванова.

Как правильно написать записку о настройке программы айтишникам?

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу настроить программу… (название)».

Как написать служебную записку, чтоб предоставили компьютер для работы в нерабочее время (например, нет компа дома)

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с необходимостью сверхурочных работ прошу предоставить мне персональный компьютер для работы дома».

Здравствуйте! Я работаю мастером. Подскажите, как правильно оформить служебную записку для повышения квалификационного разряда моему работнику. Спасибо!

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «Прошу повысить квалификационный разряд сварщику 3 разряда Петрову Александру Ивановичу в связи с завершением испытательного срока и сдачей квалификационного экзамена».

Здравствуйте!

Организация “попросила” оформлять отсылку программы, разрабатываемой мною, не в виде письма с прикрепленными файлами, а в качестве СЗ. То есть указать в СЗ адресатов, привести инструкцию по обновлению. Но как в таких случаях нужно поступать с файлами самого обновления, которые я прикреплял к письму с инструкцией? Указать в качестве приложения к СЗ (будет ли ее секретарь сохранять в системе документооборота)? Дальнейшая пересылка также может понадобится – если по дороге “отвалится” обновление – это будет нехорошо.

Можно, конечно, в СЗ указать путь на ftp сервер за обновлением, но, думаю, перебивая его, пользователи вспомнят добрым словом. Или в СЗ сослаться на письмо по электронке, которое идет “следом”? подскажите, пожалуйста.

Здравствуйте! Не понимаю, почему к письму можно прикрепить файл, а к служебной записке – нет. Служебная записка – это то же письмо, только внутреннего документооборота.

MAXCACHE: 0.38MB/0.00030 sec