Рейтинг@Mail.ru

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Помещено в тему: Оформление документов

Узнать о правилах написания деловых писем Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 329 комментариев

Здравствуйте! При написании служебной записки «в наш адрес поступил запрос ОТ министерства» делопроизводителем было внесено изменение «в наш адрес поступил запрос ИЗ министерства». Подскажите, пожалуйста, какой из вариантов правильный?

Здравствуйте! Правильно – «из министерства».

Здравствуйте! У нас гос учреждение и в этом месяце сменилось наименование Соответственно меняем фирменные бланки. В уставе новое наименование: слово «федеральное» с маленькой буквы. На бланке как правильно тоже с маленькой или т.к. новая строка то с Большой буквы?

Здравствуйте! На бланке организации указывается наименование организации согласно уставу. Другое дело, что и в уставе может быть ошибка. Не могу сказать, есть ли ошибка в вашем случае. Напишите полное наименование вашей организации.

федеральное государственное бюджетное учреждение высшего образования «...» Министерства образования РФ

Здравствуйте! В распоряжении Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 21.12.2007 № 1576/954 (ред. 24.03.2008) приведено правильное наименование органов законодательной и исполнительной власти. К сожалению, нормативного акта о правильном написании названий организационно-правовой формы федеральных государственных учреждений нет. Методические документы рекомендуют писать слова Федеральный, Российский в названиях организационно-правовой формы с прописной буквы. Однако, при утверждении уставов федеральных государственных учреждений, в некоторых случаях слово «Федеральное» пишется с прописной буквы, в других — со строчной. В бланках допускается писать наименование организаций всеми прописными буквами (ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ…), и многие организации этим пользуются. В вашем случае при изготовлении бланков документов слово Федеральное однозначно будет писаться с прописной буквы, так как согласно правилам русского языка первое слово текста пишется с прописной буквы.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как ответить на письмо, когда ранее высланная информация остается без изменений? Спасибо.

Здравствуйте! Недостаточно информации для составления.

Здравствуйте! Мы в дело подшиваем просто копии исходящего документа и все, т.е. 1 экз. письма подписывает рук-ль и после подписания с него делается копия. Это нарушение?

Здравствуйте! Это не нарушение. Но удобнее, когда руководитель подписывает два экземпляра письма. Тогда не надо делать и заверять копию.

У нас на бланках организации указаны и юр. и почтовый адреса, т.е. оба разные. Но согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на бланке организации указывается один адрес – почтовый или юридический. Как быть в таком случае, менять все бланки под конец года и инструкцию?

Здравствуйте! Серьезного нарушения здесь нет, поэтому можно внести изменения в бланки и инструкцию с нового года. На бланке письма рекомендуется указывать почтовый адрес организации.

Добрый день!

Правильно ли начинать письмо обращением «Уважаемый» и заканчивать «С уважением». Как это смотрится стилистически?

Здравствуйте! Специалисты по служебной переписке как раз рекомендуют заканчивать деловое письмо этикетной фразой «с уважением», если письмо начинается с обращения «Уважаемый!». Хотя, конечно, большой ошибки не будет, если вы ограничитесь обращением «Уважаемый!».

Надо ли в подписи к должности добавлять наименование организации? Ведь оно указано в угловом штампе (в реквизитах).

Здравствуйте! Если письмо оформлено на бланке организации, то в реквизите «подпись» наименование организации не указывается.

Добрый день! В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица или все таки множественного? Где это прописано?

Здравствуйте! В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (а не от первого лица единственного числа). Вспомните правила русского языка! Прописано это в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Здравствуйте! Подписываются, как правило, два экз. исх. док-та. 1 экз. — адресату, второй остается в деле. Но опять же 3 й экз. исполнителю тоже нужен... тогда все 3 подписывать?

Здравствуйте! Больше двух экземпляров исходящих писем подписывать не следует. Второй экземпляр после исполнения подшивается в дело. Для чего исполнителю экземпляр? Он в любое время может посмотреть его в деле.

Здравствуйте, работаю в муниципальном автономном учреждении. Составляю сопроводительные письма в организации, в которых указываю документы для передачи. Шапки бланков составляются на глав организаций. То есть начальнику ОП УФМС по Западному району Н.Н. Ивановой. В нашем городе 4 подобные организации в каждом из районов и в 1 из них у начальника имеется классный чин (референт государственной гражданской службы 1 класса). Так вот вопрос. В шапке данного бланка с меня требует руководство указывать данный чин после указания должности руководителя, хотя не Юридический отдел, не отдел кадров и делопроизводства не предоставили мне подтверждение данной информации на любом из носителей. Являются ли требования руководства в оформлении бланка правомерными и имеют ли Юридическую силу. Прошу мотивировать ваш ответ ссылками на закон либо стандарт, дабы суметь дать грамотный ответ руководству. Заранее спасибо.

Здравствуйте! При наличии классного чина у руководителя государственного органа принято указывать его, оформляя реквизит «адресат», хотя ГОСТ Р 7.0.97-2016 никак не оговаривает этот вопрос.

Здравствуйте! Как правильно оформлять шапку циркулярного письма, обращенного к филиалам? Обязательно ли оформлять его отрывными купонами?

Здравствуйте! Не понятно, что такое «отрывные купоны»? Бланк (шапка) письма оформляется согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В этом же ГОСТе изложены правила адресования писем. При направлении письма группе однородных организаций адресат указывается обобщенно, например: «Руководителям филиалов АО «Успех». При этом составляется список рассылки документов.

Добрый день! Разъясните пожалуйста, когда руководитель просить перед должностью в подписной части письма написать «с уважением» правильнее будет напечатать этот текст или же он должен быть написан от руки?

Заранее благодарю за ответ

Здравствуйте! От руки только сама подпись, всё остальное, в том числе слова «с уважением» — печатное.

MAXCACHE: 0.36MB/0.00030 sec