Рейтинг@Mail.ru

Уничтожение документов

Время для уничтожения старых документов В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 344 комментария

Добрый день. Подскажите, кто может затребовать акт об уничтожении дел? Может ли другая организация потребовать данный акт?

Здравствуйте! Конечно, любая организация не может затребовать акт о выделении к уничтожению документов. Такой акт может затребовать вышестоящая организация, проверяющие организации, уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, а также правоохранительные органы в рамках проведения расследования о незаконном или досрочном уничтожении документов.

Добрый день. Если в организации есть своя мусоросжигательная установка, можно ли уничтожить документы с истекшим сроком хранения без приемо-сдаточной накладной?

Здравствуйте! Можно. Тогда в конце акта о выделении к уничтожению документов надо сделать запись: «Документы уничтожены путем сожжения». Далее – дата и подписи присутствующих лиц.

Здравствуйте. А подскажите, пожалуйста, почему в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению не пишем статьи ? И какие последние изменения в нем были?

Здравствуйте! Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 21 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. В графе 7 акта указываются сроки хранения документов и номера статьей по перечню. Так что статьи пишем!

Доброе утро! Можно ли уничтожить дела со сроком хранения 1 год за 2018 год, не ожидая утверждения описей дел пост.хранения за этот год? Мы- источник комплектования гос.архива

Здравствуйте! Нет, нельзя уничтожить. По Правилам, которые вы, очевидно, знаете, документы можно уничтожить только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за эти же годы.

Подскажите, какие надзорные органы могут придти с проверкой и обратить внимание на правильное ведение архива в организации и в особенности кому есть дело как организация уничтожила документы с временным сроком хранения. Мне не понятна мера ответственности. Мне не понятно, как именно должны уничтожаться документы с временным сроком хранения. мы должны заключить договор со сторонней организацией, которая имеет право на утилизацию? Или мы можем создать комиссию, соблюсти формально все требования и просто выкинуть дела на помойку для приличия разорвав их пополам? Нас ведь никто не проверит и по голове не настучит. Акты все есть, процедура соблюдена... Объясните, пожалуйста.

Здравствуйте! Соблюдение законодательства об архивном деле в РФ на местах обеспечивают уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела, действующие в большинстве регионов в составе министерства культуры. Эти органы совместно с государственными архивами проводят регулярные проверки ведомственных архивов органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Другие организации может проверить вышестоящая организация, либо тот же уполномоченный орган в случае какого-либо сигнала (обращения), либо судебного разбирательства.

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, составление акта проводит сама организация. Непосредственно уничтожить документы можно путем сожжения, либо шредером. Но лучший вариант – сдать по накладной конторе по заготовке вторсырья. Они сами вывезут у вас бумаги, заплатят деньги (правда, небольшие) за макулатуру. Всё будет законно и цивилизованно. Выбрасывать «на помойку» не советую. Мошенники могут воспользоваться , такие случаи были.

MAXCACHE: 0.35MB/0.00030 sec