Рейтинг@Mail.ru

Уничтожение документов

Время для уничтожения старых документов В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 267 комментариев

Добрый день! Подскажите, какая статья Перечня 2000 года подходит для хранения личных дел получателей мер социальной поддержки

Здравствуйте! В типовом перечне управленческих документов такой статьи не будет. Вам надо пользоваться ведомственными перечнями. Например, «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства социального обеспечения РСФСР» (М., 1967).

Здравствуйте, проконсультируйте меня пожалуйста. Я пришла в организацию ООО на должность Зав. канцелярии, у них никогда не было номенклатуры дел, ни в одном деле нет нумерации страниц, внутренней описи, описи дел. По акту мне передали все дела. Здесь есть дела — переписки с организациями с 2007 года, мне их сейчас нужно уничтожить. Без номенклатуры и описи я этого ведь не могу сделать? Могу ли я сейчас в середине года утверждать номенклатуру, или дождаться конца года? И обязательно ли на дела постоянного хранения (приказы) пронумеровать страницы и составлять внутреннюю опись? Спасибо заранее

Здравствуйте! Я бы посоветовала Вам начать работу с составления номенклатуры дел, её можно разработать и утвердить и в середине года. Документы с истекшими сроками хранения можно списать, даже если не было номенклатуры дел за соответствующий период, а описи на дела временного срока хранения составлять не обязательно. Ссылаться в акте надо на перечни документов с указанием сроков хранения. Акт можно подготовить, но уничтожать документы можно только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Документы постоянного срока хранения подлежат полному оформлению с прошивкой в твердую обложку.

Добрый день! У нас в организации имеются бланки сертификатов соответствия, не заполненные. Каким образом их можно списать? И какую статью Перечня можно применить для списания?

Здравствуйте! Статьи со сроком хранения незаполненных бланков в перечнях нет, т.к. бланк – это не документ. В организации должен быть разработан порядок учета бланков строгой отчетности, в котором прописывается порядок списания испорченных и незаполненных бланков.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации были сформированы папки с договорами поставщиков, т.е в этой папке все, что касается закупок на все товары и услуги, с такими документами как счета фактур, акты и т.д. Можно ли уничтожить сразу по одним пунктом — договора, либо придется по статьям. Спасибо

Здравствуйте! Если сроки хранения договоров соответствуют срокам хранения прилагаемых документов, либо выше, то можно ссылаться на статью со сроком хранения договора.

Еще раз здравствуйте, дополнительный вопрос в акте на уничтожение указали Журнал операций № 6 (расчет по заработной плате), указали срок хранения ст.148 5 лет, но бухгалтер говорит, что срок у этого документа постоянный, т.к это документы по заработной плате. Так какой же срок хранения? И какая статья?

Здравствуйте! По Перечню 2000 года статья и срок хранения в вашем акте указаны верно. 75 лет хранятся лицевые счета работников по заработной плате (ст. 153), при их отсутствии – ведомости по заработной плате (ст. 155).

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, у нас в отделе сформирована папки:

1. уведомления о лимитах бюджетных обязательств.

2. Проект бюджета на 2010 г. и плановый период на 2011—2012.

3. Перепись населения (в этом деле копии постановлений, распоряжений).

В номенклатуре этих дел нет. Какая у них статья

Здравствуйте! По Перечню 2010 года: 1. – ст. 310; 2. – ст. 315; 3. – ст. 18 и 19 (см. примечание 1).

Добрый день! Разрабатываем номенклатуру, и у нас есть индекс: «Протоколы заседаний межведомственной комиссии по противодействию экстремальной деятельности, присланные для сведения (копии)»в СРОКАХ ХРАНЕНИЯ МЫ УКАЗЫВАЕМ ДМН СТ. 18 (1). ВОПРОС: НУЖНО ЛИ В ПРИМЕЧАНИИ РАСШИФРОВЫВАТЬ (1) ПРИСЛАННЫЕ ДЛЯ СВЕДЕНИЯ — ДО МИНОВАНИЯ НАДОБНОСТИ.

Здравствуйте! В заголовке дела уже указано, что протоколы присланы для сведения и есть отметка «копии», поэтому в примечании не следует писать об этом же.

Добрый день! Скажите, пожалуйста: обнаружили документы иной организации не имеющей отношения к нашей (ранее занимала помещение). Сроки хранения документов разные, в т.ч. ведомости по зарплате (75 лет). Самой организации не существует с 2008 года, можем ли уничтожить чужие документы? Нужны ли какие-нибудь сопровождающие документы и насколько вообще это корректно?

Здравствуйте! Если ваша организация не является правопреемником этой организации, то вы не имеете права уничтожать эти документы, тем более, документы по личному составу. Рекомендую вам обратиться в уполномоченный орган по архивному делу вашего региона, они должны решить судьбу этих документов.

Здравствуйте! Составляем акт на уничтожение дел с истекшим сроком хранения, как внести в номенклатуру дел эти акты и где посмотреть сколько они хранятся?

Здравствуйте! Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения должны храниться в деле фонда. Срок хранения – постоянно (ст.246 Перечня 2010 г.).

Добрый день! Подскажите, как уничтожать документы в медицинских организациях? Планируется закрытие учреждения (поликлиники) на капитальный ремонт, архива нет (не амбулаторные карты, они переезжают по новому адресу в соседнее здание), но одно отделение (имеют свои карты) переезжает по новому адресу и месту в другой район города, а карты куда девать, срок хранения у многих уже прошел (5лет) утилизировать через спец. аппарат, акт нужно составлять? Или оставлять все в архиве учреждения?

Здравствуйте! Если сроки хранения документов истекли, то следует их уничтожить. Перед уничтожением (утилизацией) необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акте не надо переписывать каждую карту, достаточно указать название документа, крайние даты и количество дел. Например: «Карты амбулаторных больных. 2000—2010. 1600». Обязательна также ссылка на статью перечня (основание для списания документов).

Добрый день! Сам акт об уничтожении документов где должен хранится?

Здравствуйте! Согласно ст. 246 перечня 2010 года акты о выделении документов к уничтожению хранятся в деле фонда организации.

Как все-таки утилизируют медицинские документы с истекшим сроком хранения? Не переработку как фтор сырье? На, что сослаться?

Здравствуйте! На все документы с истекшими сроками хранения, в том числе и медицинские, составляется акт о выделении к уничтожению документов. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (п. 4.13.) сказано, что после утверждения акта документы передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов. Утилизацией документов занимаются конторы по переработке вторсырья, они оформляют накладную, подтверждающие факт сдачи документов на утилизацию. Накладная прикладывается к акту, а в акте делается отметка об уничтожении документов.

Мы головной офис Банка, в филиале необходимо уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Банк не является источником комплектования госархива. В Банке есть ЦЭК. Кто подписывает приказ о создании ЭК в филиале? Руководитель Банка или руководитель филиала?

Кто утверждает годовые разделы описей по ЛС и постоянно, голова или филиал? Нужно ли утверждать протокол заседания ЭК? Если да то кто, голова или филиал?

Здравствуйте! Приказ о создании ЭК в филиале подписывает руководитель филиала. Описи дел постоянного хранения и по личному составу филиала утверждает директор филиала, согласовывает – ЭК, затем ЦЭК. Протоколы заседаний ЭК не утверждаются, утверждаются и согласовываются документы, рассматриваемые на ЭК (номенклатура дел, описи, акты и др.). Изучите внимательно типовые положения об ЭК и ЦЭК и подробно пропишите все процедуры в своих положениях.

Добрый день. Подскажите, какое наказание (предусмотрено ли оно вообще), в соответствии с какими статьями каких кодексов, др. документами, предусмотрено за самостоятельное уничтожение документов — сжигание (бухгалтерия таким образом самостоятельно уничтожила переписку 5-летнего срока хранения), за ненадлежащее ведение архива (предыдущий ответственный за архив несвоевременно уничтожал дела, отдавал в переплет, формировал номенклатуры и описи)?

Здравствуйте! Согласно п.1 ст.17 Федерального Закона РФ от 22.10.2014 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. От 23.05.2016) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными актами и перечнями документов. За нарушение архивного законодательства предусмотрена административная ответственность согласно Кодексу РФ об административном правонарушении от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 01.05.2016), ст. 13.20 и 13.25. О конкретном применении этих статей вам лучше проконсультироваться с юристом.

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, можно ли уничтожать документы путем их прессования?

Здравствуйте! Если после прессования документы не возможны к использованию, не читаются, то такой способ утилизации подойдет.

Добрый день!

Скажите, пожалуйста, в нашей организации есть архив, и дела уничтожаются по всем правилам после приема и истечения срока, но есть документы, срок которых истек пока они были у подразделения. Подразделение не хочет сдавать документы, а хочет само уничтожить по акту, можно ли такое и как тогда прописывать ед.хр.? Есть ли какие-то различия в акте архива и акте от подразделения?

Здравствуйте! Акт должен быть единой формы. Лучше, конечно, когда оформляется один акт для всей организации. Допускается, чтобы структурные подразделения самостоятельно отбирали документы к уничтожению. Однако согласовывает такой акт экспертная комиссия (ЭК) организации, куда входит представитель архива, утверждает руководитель организации.

Здравствуйте. Недавно устроилась на предприятие, которое обслуживает весь не большой городок. Предприятие существует с 1934 года. Делопроизводителя и архивариуса ни когда не выло. А архив просто завален не правильно оформленными делами и большая их часть уже давно с истекшими годами хранения. Дела в нем даже по отделам не рассортированы. Описей и номенклатуры дел нет. Руководитель предлагает сначала уничтожить дела не подлежащих хранению. С чего начать?

Здравствуйте! По правилам уничтожать документы с истекшими сроками хранения можно только после того, как будут утверждены описи дел за эти годы. Можно сначала отобрать дела, подлежащие уничтожению, затем провести упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу, составить и утвердить описи, затем уже составлять акт о выделении к уничтожению документов.

Добрый день! Будьте добры, ответьте, пожалуйста, на три вопроса по архивам в ООО.

1. Прошу уточнения по вашему пользователю ирине вот 17 октября. У нас аналогичная ситуация Скажите пожалуйста, Согласно какому пункту каких правил обязательно нужно сделать опись дел с истёкшим сроком, а потом уже составлять акт и уничтожать? Возможно ли пренебречь описью и сразу описать документы в акте?

2. При составление описей на хранение необходимо ли описывать каждый документ, например путевые листы каждый занимают только один лист. Соответственно, это очень большая работа, описывать каждый. Возможно ли обобщить? Данный вопрос интересует по документам в целом и по бухгалтерии, и по кадрам. Необходимо также подтверждение в законодательном акте. Ссылка на статьи .

3. В акты на уничтожение мы дублируем описи дел, у которых истек срок хранения?

Заранее благодарю, вы Очень поможете.

Здравствуйте! 1. Описи дел с истекшими сроками хранения вообще не составляются. Дела с истекшими сроками хранения сразу включаются в акт о выделении дел к уничтожению, но только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. То есть, если истек срок хранения документов за 2010 год, то их можно уничтожить по акту только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за 2010 год. Основание: п. 4.11. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.

2. Описи дел составляются на дела, каждый документ в описи не описывается, за исключением ситуации, когда дело состоит из одного документа. Документы могут быть указаны во внутренней описи документов дела, но такая опись составляется только к личным делам, судебным делам и т.п. Нет необходимости включать дело с путевыми листами в опись дел. Эти документы имеют срок хранения 5 лет, по истечении положенного срока эти документы включаются в акт на уничтожение. Описи дел составляются на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Основание: п. 5.5. вышеуказанных Правил. В акте о выделении дел к уничтожению составляется обобщенный заголовок, например: «Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские…)». Не надо перечислять каждый документ, количество листов не указывается.

Добрый день!

Пытаюсь составить номенклатуру дел для ООО, она тут не велась. Подскажите, пожалуйста, с чего начать? Я никогда этим раньше не занималась!!

Заранее огромное Вам спасибо!!

Здравствуйте! Сначала Вам надо обойти все структурные подразделения организации и собрать списки ведущихся в делопроизводстве дел. Затем надо определить сроки хранения документов и дел в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Порядок составления номенклатуры дел, образец оформления можно посмотреть на нашем сайте.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.44MB/0.00030 sec