Рейтинг@Mail.ru

Исполнение запросов в организации архива

Помещено в тему: Архивное дело

Организуем исполнение каждого запроса В каждом архиве организации необходимо организовать использование хранящихся документов. На практике очень часто требуется на основании архивных документов подготовить информацию – делается архивная справка, другой вариант – архивная выписка, еще один распространенный случай – изготовление архивной копии. Для передачи подготовленных документов заявителю можно составить сопроводительное письмо. На сайте приведены рекомендации по исполнению поступающих запросов в архив конкретной организации с образцами перечисленных документов.

Как привило, в архив организации могут поступать запросы от оформляющих пенсию, для подтверждения какой-либо льготы, поэтому самые распространенные обращения касаются заработной платы, стажа работы, некогда произошедших на работе несчастных случаев, о полученных наградах, об образовании (последнее актуально в учебных заведениях).

В архиве организации обязаны подготовить и бесплатно предоставить информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается. Чтобы избежать неприятностей в дальнейшем (включая возможные судебные преследования), во время исполнения запроса скрупулезно соблюдаем правило: предоставлять архивные сведения только тем, кого они действительно касаются (например, подтвердить свой стаж), а не просто информация очень необходима (например, чтобы найти друга детства). Так что, при подготовке ответа помним о защите персональных данных – сейчас на этом особенно зациклены.

Сначала получение запроса

Первоначально требуется, чтобы в архив поступил письменный запрос от гражданина (обычно ранее работавшего здесь) или сторонней организации, при этом не имеет значение способ доставки. Сам запрос может быть направлен по почте, а может быть и доставлен лично.

Обращение составляется в произвольной форме (необходимо только привести необходимый минимум сведений) или в организации уже может быть заранее заготовлен образец. В этом случае заявителю только следует переписать его, включив свои личные данные.

Согласно принятому в организации порядку делопроизводства запрос проходит последовательно стадии документооборота – регистрацию документа, рассмотрение руководством и передачу его на исполнение в архив своей организации.

Найти документы в архиве для исполнения запроса

У обратившегося с запросом имеется необходимость подтвердить нужные ему сведения согласно имеющимся в архиве организации документам. Хочу сразу обратить внимание, что документы, составленные самим обращающимся за справкой, совершенно не могут служить основанием для ее подготовки. Имеется в виду, что нельзя использовать для подготовки ответа документы, написанные собственноручно заявителем в период его работы в этой организации. Это может быть, точнее не может быть автобиография, анкета и т.п.

Для работы требуется использовать только официальные документы, в установленном порядке подписанные в свое время руководством организации.

Архивные дела могут быть выданы в структурные подразделения для исполнения запроса. Например, в бухгалтерию или отдел кадров, при этом запрос поступит в это подразделение, а в архив организации направят заявку на выдачу нужного дела. В ином случае непосредственно сам работник архива может приступить к подготовке ответа. Все зависит от распределения обязанностей в вашей организации.

Как бы то ни было, в зависимости от запрашиваемой информации первоначально определяют перечень документов в архиве, которые потребуются для работы. Как правило, основным справочным аппаратом в архиве используются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Поиск нужных дел проводить быстро и удобно, когда описи дублируются в электронном виде.

Таким образом, используя имеющиеся архивные описи, отмечают номера дел, которые потребуются для исполнения запроса, проводят их поиск и собственно отбор нужных дел. Проще говоря, на рабочем столе должны оказаться необходимые для исполнения запроса дела, которые нахватали с различных полок в архиве.

Непосредственное исполнение запроса в архиве

Для подготовки информации о трудовом стаже работы и заработной плате очень даже пригодятся сведения о наименованиях структурных подразделений, в которых работал человек (их переименование или переход из одного в другое на протяжении всего интересующего периода). И самый простейший способ получения этих сведений – заглянуть в трудовую книжку (на самом деле часто – в ее копию).

Поэтому при наличии указанных изменений (переходов, переименований и т.п.) за интересующий период работы будет очень умно запросить данную информацию непосредственно у заявителя (попросить сделать копию трудовой или перечислить все изменения в запросе).

Другой способ – приступить к изучению приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в данной организации. Чтобы не завысить период трудового стажа или сумму заработной платы следует учитывать вероятность наличия нескольких приказов о приеме и увольнении. Ибо ситуации и люди бывают разные, и данный человек мог несколько раз, проработав всего несколько дней (месяцев), увольняться, устраиваться на работу, опять уходить.

Не забываем, что иногда фамилия обратившегося может быть другой в интересующий период, изменяться (чаще всего у женщин при вступлении в брак), поэтому надо поинтересоваться о фамилии на период запроса. Иначе так вообще можно не найти никакой нужной информации.

Изучать документы предпочтительно начинать с последнего года работы заявителя в конкретной организации, поэтому следует уточнить наличия в запросе периода его работы. Все, что помнит человек о времени приема и увольнении с работы (год, месяц, лучше добиться от него даже указания конкретного числа).

Чтобы оформить подтверждение трудового стажа часто достаточно подготовить копии нужных приказов по личному составу. Для подтверждения зарплаты первым делом изучают лицевые счета по заработной плате, если нет таковых, то обращаются к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы.

 

 

Если требуют из архива подлинники личных документов

Типичный пример – в личных делах студентов имеются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.). Позднее такие документы могут попросить выдать.

Еще один пример запроса подлинников документов – своевременно невостребованные трудовые книжки (например, в связи со смертью). На самом деле речь может идти о различных видах личных документов, не полученным по каким-либо причинам в свое время их владельцами, и поэтому оказавшимся в архиве организации.

С разрешения руководителя по запросу владельца или его родственника выдача из архива организации подлинников личных документов допускается. Требуется только предъявлять документ, удостоверяющий личность, доверенным лицам потребуется еще нотариально заверенная доверенность. Такие документы допускается также отправлять по запросу ценным письмом.

О сроках подготовки ответа (на основании нормативных требований):

  • в любом случае после регистрации запроса срок ответа составляет не более 30 дней, он может быть продлен еще на 1-30 дней (заявителя в этом случае уведомляют);
  • в общем случае при подготовке информации с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) срок не превышает 15 дней с момента регистрации запроса;
  • если для исполнения запроса его необходимо переслать в иную организацию (т.е. при отсутствии требующихся архивных документов непосредственно в вашей организации), срок устанавливают не более 5 дней.

В результате организации исполнения запроса в архиве на основании архивных документов будет составлен положительный или отрицательный ответ. Положительный ответ предполагает подготовку документа по определенной форме, который можно вручить (или отправить по почте) заявителю. На данном сайте вы найдете образец архивной справки, архивной выписки, а также узнаете, как сделать архивную копию. Подготовка перечисленных документов является распространенной формой ответа на запрос в архивы.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 10 комментариев

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, в архив организации поступают запросы по почте от граждан ранее работавших рукописные и напечатанные, также и в электронном виде и часто без подписей заявителей. Руководитель отдела кадров сомневается должны ли мы исполнять такие запросы, может нам запрашивать ещё и копию паспорта, а если в электронном виде и электронную подпись. Эти вопросы возникли в связи с законом о защите персональных данных.

Здравствуйте! При таких запросах запрашивается заверенная копия трудовой книжки.

Здравствуйте! В нашу организацию обратился бывший студент, он хочет забрать свою дипломную работу из архива, согласно законодательству (какому — не пишет). Срок хранения работы истек в прошлом месяце и, как и все работы, она подготовлена на утилизацию по акту.

Имеет ли он право забрать ее? Какими правилами, положениями, пунктами руководствоваться в данном случае, чтобы дать ему ответ?

Здравствуйте! «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (п.5.14) регламентируется передача архивных копий, архивных выписок по запросам пользователей, в том числе частных лиц. Передача самих документов частным лицам никакими нормативными документами не предусмотрена.

Здравствуйте!

Почему Вы указываете срок 5 дней при отрицательном ответе?

Ведь в п 5.10 Новых правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, устанавливается срок 7 дней со дня регистрации +3 дня на регистрацию, итого 10 дней?

Здравствуйте! Эта статья была размещена ещё до выхода новых Правил. В соответствии с Правилами 2002 года срок исполнения при отрицательном ответе – 5 дней.

Как написать ответ на запрос структурного подразделения организации о том, что запрашиваемые документы в архиве не обнаружены?

Здравствуйте! Нельзя просто написать, что документы не обнаружены, обязательно надо указать причину отсутствия документов: не поступали на хранение в архив (не числятся по сдаточным описям); уничтожены по акту в связи с истечением срока временного хранения; переданы на хранение в государственный архив; выданы во временное пользование другому структурному подразделению. Если все-таки эти документы должны быть в архиве, то необходимо провести проверку наличия документов с оформлением акта, затем провести розыск документов.

Здравствуйте! Поступил в архив запрос с просьбой найти информацию по определенному адресу (как менялись жильцы, статус собственности и т.д.). Последний жилец прописан в 2011 году. Базы поисковой нет, нужно искать полистно. Подскажите, есть ли в таком случае нормы по срокам поиска, к примеру 5 лет до 2011 года и 5 лет после 2011 года. Если да, то дайте, пожалуйста, ссылку на документ. Спасибо!

Здравствуйте! К сожалению, норм по срокам поиска нет. Правила устанавливают, что ответ на запрос должен быть отправлен в течение 30 дней со дня регистрации запроса. По разрешению руководства этот срок может быть продлен ещё на 30 дней.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.39MB/0.00041 sec