Рейтинг@Mail.ru

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Помещено в тему: Описи дел

Порядок и образец составления описи Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

 
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество
«Кориандр»
(ООО «Кориандр») 

Фонд № 854

Опись № 1
дел постоянного хранения

за 2011 год
УТВЕРЖДАЮ
директор
ОАО «Кориандр»
____________В.Н. Фунтикова
30.09.2014 

 

 

 

Начало описи пост. хр.

Общий отдел
252 01-07

 
Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1

 
15 января-

22 июня

2011

 
234 Связка

№ 26

 
253 01-07

 
То же, № 83-128. Том 2

 
08 июля-

27 декабря

2011

 
187
253а 01-08 Распоряжения  № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год

 
02 февраля-

30 декабря

2011
40
254 01-12 Положения об отделах ОАО «Кориандр» 11.01.2011

22.03.2011
86
288 Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Конец описи пост. хр.

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 340 комментариев

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, срок хранения: «Журнал регистрации инструктажа в части обслуживания людей с инвалидностью» и «Протоколы мероприятий по обучению специалистов». Спасибо!

Здравствуйте! Именно таких документов в Перечне 2010 г. нет, но можно применить статьи похожих документов: по первому вопросу – ст. 723 (1 год); по второму – ст. 708 (5 лет ЭПК).

И еще, подскажите, пожалуйста, срок хранения «Сообщения о приеме на работы бывших государственных и муниципальных служащих».

Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 г. – 5 лет ЭПК (ст. 674).

MAXCACHE: 0.33MB/0.00044 sec