Рейтинг@Mail.ru

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Помещено в тему: Описи дел

Порядок и образец составления описи Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

 
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество
«Кориандр»
(ООО «Кориандр») 

Фонд № 854

Опись № 1
дел постоянного хранения

за 2011 год
УТВЕРЖДАЮ
директор
ОАО «Кориандр»
____________В.Н. Фунтикова
30.09.2014 

 

 

 

Начало описи пост. хр.

Общий отдел
252 01-07

 
Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1

 
15 января-

22 июня

2011

 
234 Связка

№ 26

 
253 01-07

 
То же, № 83-128. Том 2

 
08 июля-

27 декабря

2011

 
187
253а 01-08 Распоряжения  № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год

 
02 февраля-

30 декабря

2011
40
254 01-12 Положения об отделах ОАО «Кориандр» 11.01.2011

22.03.2011
86
288 Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Конец описи пост. хр.

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 386 комментариев

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, срок хранения: «Журнал регистрации инструктажа в части обслуживания людей с инвалидностью» и «Протоколы мероприятий по обучению специалистов». Спасибо!

Здравствуйте! Именно таких документов в Перечне 2010 г. нет, но можно применить статьи похожих документов: по первому вопросу – ст. 723 (1 год); по второму – ст. 708 (5 лет ЭПК).

И еще, подскажите, пожалуйста, срок хранения «Сообщения о приеме на работы бывших государственных и муниципальных служащих».

Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 г. – 5 лет ЭПК (ст. 674).

Здравствуйте. Подскажите, в небольшой организации, где нет номенклатуры, фондов, при составлении архивной описи дел как грамотно пронумеровать дела? И как часто проводить опись?

Здравствуйте! При отсутствии номенклатуры дел во второй графе описи дел (индекс дела) проставляется отметка «б/и» (без индекса). Каждому делу присваивается самостоятельный порядковый номер (архивный номер), порядок нумерации дел в описи – валовый. Номер дела проставляется на деле и в первой графе описи (№ п/п).

Здравствуйте! В описи постоянного срока хранения выявлены ошибки, как переработать опись, нужно ли составлять акт о переработанной описи? Спасибо.

Здравствуйте! «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 не предусмотрена переработка описей дел постоянного хранения с составлением акта. Такая переработка проводится в государственных и муниципальных архивах. Все нарушения и ошибки в упорядочении дел и составлении описей дел постоянного хранения выявляются перед утверждением описей дел ЭПК соответствующего архивного органа. Незначительные технические ошибки могут быть устранены перед передачей дел на постоянное хранение по согласованию с архивом. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ошибки в описи дел можно устранить и без переработки, как это понимается в архивном деле, а просто перепечатав опись.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на основе сдаточных описей составляю сводную опись (прежде эта работа в организации не велась). А как быть с делами постоянного хранения, которые подразделение хранит у себя, не включать их в опись? А если через несколько лет они решат их сдать, куда вносить, если опись за тот год будет уже утверждена?

Здравствуйте! Все дела постоянного хранения включаются в опись дел постоянного хранения, опись составляется по годовым разделам. Если дело, необходимое для работы, хранится в структурном подразделении, его надо включить в опись после соответствующей обработки, а затем выдать структурному подразделению под роспись во временное пользование. Для этого существует журнал выдачи документов во временное пользование.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в сдаточные описи нужно включать наряды постоянного срока хранения или их нужно сразу включить в опись постоянного срока хранения. А есть наряды постоянного срока хранения согласно номенклатуре, но в гос.архив не передаются как их оформлять?

Здравствуйте! В сдаточную опись включаются все дела, которые передаются в архив организации от структурных подразделений. Составляются отдельные описи на дела постоянного, долговременного и временного срока хранения. Документы и дела постоянного хранения, которые в соответствии с перечнем хранятся в организации до её ликвидации, включаются в сдаточные описи, если передаются на хранение в ведомственный архив. Если эти документы хранятся в структурном подразделении, то включать их в сдаточные описи не надо.

Еще один вопросик, подскажите, пожалуйста. В организации журналы регистрации приказов по основной деятельности с 2010 по 2014 годы не заводились каждый год новые, а заполнялись от корки до корки. В опись за какой год их теперь внести, отдельно каждый по году заведения, писать переходящее дело или все вместе, и нужно ли им присвоить номера томов?

Огромное спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе!

Здравствуйте! Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2010—2014 годы следует включить в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2010 год с присвоением архивного номера. В годовых разделах описи за 2011—2014 гг. можно сделать в соответствующих разделах записи, указав тот же заголовок дела, но без присвоения номера дела в 1-ой графе, указав в примечании присвоенный архивный номер за 2010 год: см. д.11. Дело одно, и у него может быть только один номер (архивный шифр). Отметка о том, что дело переходящее, в описи не делается.

Здравствуйте! Кадры сдают несколько «Положений» (о премировании, о командировках, о материальной ответственности, по работе с персональными данными и т.д.). Некоторые утверждены приказами и подшиты с ними в книгу приказов. Нужно ли вносить их в опись постоянного хранения и подшивать?

Здравствуйте! Если локальные нормативные акты организации утверждены приказами, то они формируются и подшиваются в деле с приказами по основной деятельности. В таком случае в опись дел постоянного хранения не включается отдельное дело с локальными нормативными актами. В предисловии к описи надо указать, что локальные нормативные акты подшиты в деле с приказами по основной деятельности.

Здравствуйте! В перечне 2000 г. не могу найти статью для «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах», а бухгалтерия сдала их за 2008, 2009,2010 гг. Я так понимаю, что в описи они будут «без индекса», и, как быть со статьей?

Здравствуйте! Посмотрите ст. 157 и 159 Перечня 2000 г., подойдут для установления срока хранения этих документов.

Евгения, здравствуйте! Спасибо вам большое за помощь. Еще подскажите, пожалуйста — как правильно внести в уже утвержденную опись за 2004 г. журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году и находящийся до сих пор в работе?

Здравствуйте! В данном случае дело вносится в опись под литерным номером (например, 202 а) от руки, либо по возможности соответствующий лист описи перепечатывается. Вносятся изменения в итоговую запись описи.

Делаю опись с постоянным сроком хранения работников ЦРБ, скажите кроме главных врачей црб замы их включаем в опись постоянного срока хранения? и кто еще входит в эту опись

Посмотрите по номенклатуре дел. Все документы со сроком хранения постоянно попадают в опись дел постоянного хранения. Личные дела руководства можно включать в состав общей описи личных дел (просто сделайте пометку «хранить постоянно»).

Здравствуйте! Подскажите, документы расследований несчастных случаев на производстве со смертельным исходом хранятся постоянно. В таком случае, в какую опись их вносить...по л/с или постоянного хранения?

Здравствуйте! Эти документы включаются в опись дел постоянного хранения.

Здравствуйте, Евгения, подскажите еще. Описи пост. хранения и по л/с обязательно согласовывать протоколом? Или достаточно внизу подписи составителя и, допустим, согласования гл.бухгалтера?

Здравствуйте! Описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также номенклатуру дел организации согласовывает экспертная комиссия (ЭК). По положению заседания ЭК оформляются протоколом. На отметке о согласовании описи проставляется номер и дата протокола.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, почему в представленном здесь образце описи нумерация начинается с 252 цифры...

Здравствуйте! Это образец оформления описи дел постоянного хранении за очередной год, продолжение годового раздела описи за предыдущий год (нумерация в описи идет сквозная за несколько лет). Номер 252 взят произвольно.

Здравствуйте, при сдаче дел в архив нашла несоответствие количества страниц в деле и в описи. Как быть? Составлять записку о том, что было внесено неправильное количество? И еще одно дело вообще отсутствует в организации, то есть я его и восстановить не могу даже.

Здравствуйте! Количество листов на обложках дел и в описи можно просто исправить (корректором).

Если какое-то дело внесено в опись, но оно отсутствует, надо провести процедуру розыска дела, при отсутствии направить в государственный архив акт об утрате дела. Куратор архива должен проконсультировать вас по этому вопросу.

Здравствуйте! У меня вопрос. Я начал вести архив, и составляю сводную опись. Я конечно понимаю, что документы по личному составу и карточки, личные дела ведутся в разных описях. Но я решил разделить описи по видам документов. Например, опись № 1 для документов постоянного срока хранения (приказы по основной деятельности); опись № 2 — приказы по личному составу (приём-увольнение; отпуска, отпуска без сохранения заработной платы (у нас северяне и «вредники»); опись № 3- личные дела и карточки ф. Т-2; опись № 4 — табеля (северяне и «вредники»); опись № 5 — документы по личному составу, в которую вношу все документы касающиеся личного состава (штатные расписания; карточки учёта работы в районах Крайнего Севера и другие документы, которые не возможно отнести к другим описям. Сводную опись по документам с временными сроками 5 и свыше не веду. Правильно я поступил или нет? Спасибо за ответ.

Здравствуйте! На документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) опись можно не составлять. На документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения составляются описи. Согласно пунктам 4.11. и 4.31. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 отдельные описи составляются на документы постоянного хранения, долговременного хранении и документы по личному составу. То есть, Вам следует объединить в одну опись все документы по личному составу. Допускается выделить в отдельную опись только личные дела уволенных работников.

Здравствуйте! Спасибо за ответ, на заданный ранее. Если можно, я задам другой вопрос. Я объединяю все документы по личному составу в одну опись и выделяю в отдельную опись личные дела и карточки ф. Т-2. Опись по личному составу, как я понимаю составляется в том же порядке как и опись по личным делам (у меня год, подразделение, алфавит). Это первое, второе, тогда как я должен располагать дела на полках, по сводной описи или разделять их по видам: приказы, табеля, лицевые счета)? Или как удобно работать с документами в архиве? Моё мнение, что дела нужно располагать по сводной описи, так кажется легче его находить по номеру, ну и соответственно видно, когда нарушен порядок нумерации, например если дело поставлено не на своё место в массиве. Спасибо за ответ.

Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) включаются в опись дел по личному составу. Они формируются по году увольнения в одно дело, располагаются в деле в алфавитном порядке. На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись, по годовым разделам (по году увольнения), внутри разделов – по алфавиту. В архиве дела располагаются в соответствии с описью, для хранения дел формируются коробки или связки.

Добрый день! Вопрос: Опись за 2015 год должна включать в себя опись за 2014 год? или опись составляется на каждый год отдельно?

Здравствуйте! Описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются по годовым разделам. Опись дел за 2015 год является продолжением описи дел за 2014 год. Допускается оформить опись за 2014—2015 гг., но в ней также будут выделены годовые разделы.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли договора учреждения включать в номенклатуру дел и какой у них будет срок хранения?

Здравствуйте! Если в организации есть договоры, то они формируются в отдельные дела по видам и срокам хранения и обязательно включаются в номенклатуру дел. Сроки различные и определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Добрый день. Нужна Ваша консультация.

Во время работы подрядчика «М...» по формированию дел постоянного срока хранения было обнаружено, что в делах «Приказы по основной деятельности Начальника Управления» 1977 года хранятся приказы как по основной деятельности, так и по личному составу (об увольнении, о выплате премии, о командировании, о премировании). Регистрация приказов сквозная.

В связи с этим возник вопрос, нужно ли изымать документы по личному составу или архивировать все вместе?

Спасибо.

Здравствуйте! Если дела и описи за 1977 год уже сформированы, то можно не изымать документы. При этом приказы должны быть включены в опись дел по личному составу. Если же речь идет об упорядочении документов, то надо расформировать (расшить) дела. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны быть подшиты в разные дела. При этом в предисловии к описи надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, положение об оплате труда и премировании работников имеет срок хранения постоянно (ст. 411 Перечня) и утверждается приказом организации. Понятно, что положение должно хранится в деле с приказами по основной деятельности. Однако сотрудники для удобства последующей работы с положением просят оформить его в отдельное дело. Возможно ли пойти навстречу и оформить положение об оплате в отдельное дело описи дел пост. хранения?

Здравствуйте! Если положение утверждено приказом, то оно должно храниться в деле с приказами по основной деятельности. Можно гриф утверждения проставлять непосредственно на документе, не оформляя приказ: «УТВЕРЖДАЮ…». Тогда положение будет подшиваться в отдельное дело. Если положение подшито в деле с приказами, то для работы можно подшить второй экземпляр в отдельную папку, но в опись дел постоянного хранения такое дело уже не включается, т.к. положение есть в деле с приказами.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, срок хранения заданий из вышестоящей организации на выполнение работ по ремонту, содержанию действующей сети автомобильных дорог общего пользования федерального значения на год.

Здравствуйте! Согласно ст. 6 Перечня 2010 г. срок хранения – постоянно.

И еще вопрос, пожалуйста, помогите с ответом, необходимо ли к формам годовой статистической отчетности, которые оформляем на постоянное хранение, прикладывать элетронные извещения о доставке стат. форм. Извещение — это электрон. документ без подписи, где просто указан статус протокола: например — ошибок не обнаружено, дата отправки отчета, дата обработки и т.д.?

Здравствуйте! Это «квиток» — отчет о доставке электронного документа обязательно надо прикладывать к статистическому отчету. Он подтверждает достоверность отчета, дату документа.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно записать в опись дел, договоры 2014 года постоянного хранения, которые ещё не закончены. К ним постоянно заключаются дополнительные соглашения. Их записывают как переходящие дела в каждый последующий годовой раздел описи? Дело в том, что договора поступают в архив по факту заключения и последующие документы (ДС, акты) к ним тоже сдаются по мере заключения. Наш архив осуществляет оперативное хранение договоров. Какие крайние даты указывать, если в деле несколько договоров: дату первого и последнего договора, либо учитывать даты дополнительных соглашений к ним?

Здравствуйте! Не исполненные (не законченные) договоры не следует включать в опись дел постоянного хранения. На стадии оперативного хранения на обложке дела с незавершенными договорами указывается начальная дата.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в наблюдательном деле наименование организации указывается на момент заведения дела? И еще вопрос — какой срок хранения у документов по хронометражу рабочего времени?

Здравствуйте! При заведении дела на нем указывается действующее наименование организации. При последующих изменениях новое наименование указывается ниже, прежнее заключается в скобки. Все это касается ведения дела на стадии делопроизводства. При подготовке дела для передачи в архив обложка дела оформляется заново, на ней указывается последнее наименование организации.

Для определения срока хранения хронометража рабочего времени подойдет ст. 590 Перечня 2010 года – 5 лет ЭПК.

MAXCACHE: 0.4MB/0.00033 sec