Рейтинг@Mail.ru

Опись документов в архив

Помещено в тему: Описи дел

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
 

 
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

  • делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
  • указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
  • проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
  • должен утвердить начальник отдела.

Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 153 комментария

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. У нас в садике скопились дела по личному составу: 9 дел уволенных сотрудников, передавая в архив дела в описи надо указывать, что первое дело сотрудника — это том № 1, а второе дело уволенного сотрудника — это том № 2 или не надо указывать № тома 2-го и следующего уволенного сотрудника. Спасибо.

Здравствуйте! Если личные дела подшиты отдельно, то каждому делу присваивается свой архивный номер (№ п/п в описи). Тома не указываются ни в описи, ни на деле.

Здравствуйте! Если в архиве организации дела формируются в коробки (например, в коробке №1 хранится 10 дел с номера 1 по 10, в коробке № 2 — с номера 11 по 21), как правильно оформить такие коробки? Спасибо.

Здравствуйте! На архивной коробке указываются следующие сведения: номер фонда; номер описи; название организации; номер коробки (крупным шрифтом в центре); номера единиц хранения (дел): №№ 1-10; крайние даты (годы) единиц хранения.

Здравствуйте, какие документы образовательные учреждения должны сдавать в архив министерства? А какие оставить?

Здравствуйте! Документы передаются в вышестоящую организацию (в вашем случае – министерство) только при ликвидации учреждения. Если учреждение является источником комплектования государственного архива, то документы постоянного хранения передаются в этот архив по истечении срока ведомственного хранения. Документы по личному составу хранятся в учреждении вплоть до его ликвидации.

Здравствуйте. 1: Мне сдала организация описи на утверждение ЭПМК. До этого момента в организации не описывали личные дела уволенных работников, т.е. начали с 2012 года. Соответственно, нумерация ведется с № 1. Утвердили. Теперь им нужно описывать дела за прошлые годы (до 2012 г.). Как быть с нумерацией? 2: Какой период действительно Положение ЭК (например, 3, 5 лет как Номенклатура), если не было изменений? Спасибо!

Здравствуйте! Нумерацию надо исправить, начать с самого раннего года увольнения работников, разумеется, по согласованию с ЭПК.

Положения об ЭК, об архиве следует менять по мере необходимости: в случае каких-либо изменений, либо после разработки новых типовых (примерных) положений.

Здравствуйте! Возникли проблемы с описями дел уволенных сотрудников. У нас на каждого уволенного сотрудника заведена отдельная папка с описи дел нужно указать № 1 личное дело, например Иванова И.И., и т.д. без номером тома. И все, делается в 2 экз. одно остается в отдела, а другое в архив. Все правильно?

Здравствуйте! На личные дела составляется опись личных дел уволенных сотрудников по году увольнения, в пределах одного года личные дела располагаются в алфавитном порядке. Опись составляется в 3-х экземплярах, один остается в отделе кадров, два сдаются в архив.

Спасибо за ответ. Немного запуталась, а как быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица. И в описи дел «принят-сдал» поставить подпись одного лица?

Здравствуйте! В данном случае сдаточную опись можно не оформлять. Просто составляются описи дел, соответственно, после оформления (упорядочения) дел.

Здравствуйте! Какие даты начала и окончания дела необходимо указать для дела «Трудовые договоры работников, уволенных в 2014 году».

Здравствуйте! Это будут крайние даты документов: самая ранняя и самая поздняя даты договоров, подшитых в деле.

Добрый день. Скажите, пожалуйста, в опись № 2 по личному составу не внесли трудовые договоры и допсоглашения к ним. И карточки Т-2. А только приказы по л/с., личные дела уволенных, лицевые счета и индивидуальные сведения. Т.К. сдаем описи № 2 в госархив ,но куратор ничего не сказала что-либо, хотя есть в номенклатуре индекс дела и на договоры и на карточки Т-2. Надо ли включать в опись по л/с договоры и карточки.

Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу. Трудовые договоры могут не включаться в опись №2, если они есть в личных делах уволенных работников.

Здравствуйте! Отдел сдает документы в архив по сдаточной описи. Документы 2010 года. Номенклатуру ввели только в 2012, далее ежегодно утверждается. Какие индексы ставить делам? Согласно номенклатуре 2015 года?

Здравствуйте! Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то индексы ставить не надо. Ставится отметка «б/и» (без индекса).

Здравствуйте! Устроилась недавно и наткнулась на такую проблему: просматривая протоколы заседаний ЭК... в 2014 году на заседании ЭК описи дел по личному составу за 2012—2013 годы была согласована только 1 часть. В конце 2015 года очередное заседание ЭК и снова рассматривался вопрос описи дел по личному составу за 2012—2013 годы 2я часть. И не указана причина почему подлили на 2 части, с чем это связано... Подскажите, пожалуйста, как обосновать проверяющим причину того, что 2 года подряд согласовывали за 2012-13 описи дел частично??

Здравствуйте! Если опись дел по личному составу за 2012—2013 гг. была оформлена как единая опись, то надо было её сразу согласовывать в 2014 году. Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать. Обычно «по частям» опись не согласовывается. Проверяющим можно сказать, например, что в 2014 году в опись не было включено одно дело за 2013 год, поэтому опись согласовывали повторно. Но это только для «отговорки», т.к. это тоже не правильно.

«Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать.» Может быть тогда приписать в протоколе 2014 г. «В связи с недоработкой описи перенести сроки согласования на 2015 год»?

Здравствуйте! Конечно, так будет правильно, если по протоколу 2014 года опись только ставились на рассмотрение, но не была согласована. А если согласована только часть описи, как Вы пишете? Хотя такого не должно быть, опись либо согласовывается, либо нет в связи с недоработкой. Если возможно переделать протокол за 2014 год, то лучше не согласовывать опись «в связи с недоработкой».

Здравствуйте! Первый раз сдаю в архив опись по личному составу. До меня не составляли описи и не сдавали. Я могу сделать одну опись за все года?

Здравствуйте! Допускается оформление единой описи дел по личному составу сразу за несколько годовых разделов. Однако все вопросы по оформлению дел и описей следует согласовывать с архивом, в который вы передаете документы.

Добрый день. Спасибо Вам за ответы. Мы составили описи дел на личные дела сотрудников и описи на карточки Т-2 на несколько лет, но вот с нумерацией проблема, какой номер присвоить описи, порядковый т.е. 1/2004—2005 гг. и так далее?

Здравствуйте! Дела с карточками формы Т-2 на уволенных работников включаются в опись дел по личному составу, в которую входят также приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате и другие документы. Личные дела уволенных работников могут включаться в опись дел по личному составу, но лучше составлять на них отдельную опись. Если у вас две описи: опись дел по личному составу и опись личных дел уволенных работников, то каждой описи присваивается свой номер. Например, Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 личных дел. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Присвоенные номера описям сохраняются, нумерация дел в описи «сквозная», продолжается за несколько лет.

Здравствуйте. Я только устроилась на должность архивариуса в ООО. У нас нет возможности хранить документы в кабинетах отделов и структурных подразделений, поэтому даже дела временного хранения (до 10 лет включительно) сдаются в архив. Раньше все папки, как они есть, просто переносили в помещение архива без описей. Я продолжать такую практику не хочу, но и сильно усложнять прием-передачу документов временного хранения не хотелось бы. Вопрос такой: как должно выглядеть частичное оформление дел временного хранения (особенно тех, что хранятся 5 и менее лет). Какого оформления мне требовать от отделов, чтоб и себя обезопасить и не разводить лишней бюрократии?

Здравствуйте! Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению: не подшиваются, листы не нумеруются. Но обложка дела должна быть оформлена с указанием наименования организации, наименования структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, срок хранения. Если Вы отвечаете за сохранность принятых дел, то, разумеется, дела временного срока хранения должны сдаваться по сдаточным описям, это упростит впоследствии и поиск документов.

Здравствуйте. Помогите разобраться, в архиве организации скопились папки 10 летний давности, в них обобщены документы с разными сроками хранения и с постоянными сроками хранения. Можно ли не расшивать эти документы, а сроки хранения сделать по максимуму (постоянно). Или все равно нужно будет расшить и скомплектовать по срокам?

Здравствуйте! В соответствии с Правилами документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела, тем более, в дела с постоянным сроком хранения не допускается подшивать документы временного хранения. При подготовке описи дел постоянного хранения дела придется расшивать.

Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, сдаточные описи дел временного (до 10 лет включительно) и долгосрочного (свыше10 лет) и постоянного хранения могут отличаться? Столбец 5 (количество листов) при оформлении времянки, мне кажется, можно убрать, ведь листы в них не нумеруются, столбец 6 (срок хранения) при постоянном сроке — тоже не актуален. А под таблицей описи дел со сроками хранения 5 лет, только указать сколько дел передано (без литерных и пропущенных номеров). Сдал — должность, число, подпись; и Принял — должность, число, подпись?

И что такое регистрационно-контрольные карточки к документам, о которых упомянуто в образце сдаточной описи?

Здравствуйте! Перечисленные Вами описи, конечно, отличаются. Образцы этих описей можно посмотреть в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (приложения № 14,15, 23).

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) – это форма регистрации документов (вместо регистрационных журналов). Имеется в виду, что документы на хранение передаются вместе с регистрационными формами – журналами или РКК.

Здравствуйте! Пожалуйста, прокомментируйте 43-ФЗ от 02.03.2016 о внесении изменений в 125-ФЗ об архивном деле в РФ, в части изменения сроков хранения документов по личному составу и принципа исчисления срока хранения по дате создания, а не по дате увольнения.

Здравствуйте! Всё правильно, сроки хранения документов исчисляются со дня создания. Это касается приказов по личному составу, лицевых счетов или других документов по заработной плате. Что касается личных дел уволенных работников и личных карточек ф. Т-2, то в них последние документы и записи также созданы в год увольнения, а не в год приема работника, исчисление будет вестись по этой дате.

Добрый день!

В 2015—2016 гг. документы сдали в архив (крайние даты 1980 — 2015), изначально их приняли у нас без описей, но сейчас поступил запрос на их оформление. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения? Или необходимо делать разбивку по годам?

Здравствуйте! За такой большой период надо разбить описи на несколько разделов. Конкретнее вам должны сказать об этом в архиве, куда вы передаете документы.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.42MB/0.00040 sec