Рейтинг@Mail.ru

Архивная справка – образец составления

Помещено в тему: Образцы документов

Как составить архивную справку Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.

Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.

Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.

Основные правила составления

В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.

В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).

В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).

Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.

В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.

Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.

Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.

Архивная справка о трудовом стаже – образец первый

                УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ                                      Волчкову Михаилу Артуровичу
                 ПРОИЗВОДСТВА МЕТЕЛОК                                       ул. Кривой Мзги, д. 41, кв. 111
                      (Управление ТПМ)                                             г. Белгород, 000000
       пр. Прохоренкова, 33, г. Белгород, 000000
телефон: (000)999-00-46; телефакс: (000)999-00-45;
               e-mail: kadrovik@metla.ru
                ОКПО …, ОГРН …,
                 ИНН/КПП …

 

                АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

04.04.2014    № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014

 

Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).

Основание:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.

 

Руководитель управления                                                                                   Б.Д. Рогозицкий

 

Кочкина М.А.
00-00-00

 

Архивная справка о начислении заработной платы – образец второй

                     ФБУ «ТАГАНРОГСКИЙ                                      Цирковому Ростиславу Алексеевичу
                    ИНСТИТУТ ИСКУССТВА»                                    пер. Тупиковый, д. 3, кв. 38
                         (ФБУ «ТИИ»)                                               г. Таганрог, 000000
      ул.  Радецкого, д. 54, Таганрог, 000000
телефон: (10000)9-18-20; телефакс: (10000)9-18-18;
                e-mail: iskyssnvo@fby.net
                       ОКПО …, ОГРН …,
                         ИНН/КПП …

 

                   АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

01.10.2014    № 03-22/0346
На № б/н от 26.09.2014

 

В соответствии с лицевыми счетами по зарплате работников ФБУ «Таганрогского института искусств» за октябрь—декабрь 2007 г. Цирковому Ростиславу Алексеевичу начислено:

октябрь 2007 г. – 35413,02 руб.;
ноябрь 2007 г.
декабрь 2007 г. – 46328,18 руб.

Информация о начислении за ноябрь 2007 г. в лицевых счетах отсутствует.

Цырковой Ростислав Алексеевич (так фамилия указана в документах) за 2008 г. имел начисления:

январь 2008 г. – 32458,44 руб.;
… (аналогично перечислить)
декабрь 2008 г. – 924,15 руб.

Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.

Основание:
Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237.
Ф. 366, оп. 4, д. 39, л. 199-211.

 

Директор института                                                                                               Д.Н. Укропов

 

Яковенко М.О.
0-00-00

В статье приведено всего два образца архивной справки – о стаже работы и заработной плате. Собственно, по приведенной форме можно составлять справки по абсолютно любой тематике. В целях исполнения запроса информация также может быть подготовлена в виде архивной выписки и архивной копии. Из-за ограничений по объему каждой статьи об этом будет уже в последующих публикациях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 10 комментариев

Здравствуйте. Подскажите, запуталась, как лучше оформить многостраничный тематический запрос, составленный из множества выписок из приказов (по нескольку на одном странице) — назвать его архивной справкой и в конце документа заверить печатью организации? А посылать при этом на бланке письма организации? Или как приложение к письму? Спасибо.

Здравствуйте! В данной ситуации надо составить сопроводительное письмо на бланке организации, к письму приложить архивную справку. Оформить архивную справку по правилам.

Здравствуйте!

Давно пользуюсь этим сайтом. Очень много полезной информации нашла для себя, за что Вам ОГРОМНОЕ СПАСИБО!

Подскажите, пожалуйста, по архивной справке: нужно ли в ней указывать все переводы и смены должностей? Например работала токарем 2-го разряда, затем 1-го, переведена слесарем, уборщиком и т.д.

Спасибо.

Здравствуйте! Обычно в архивной справке о подтверждении трудового стажа и о заработной плате за определенный период эти сведения не указываются, если только в запросе не просят указать об этом дополнительно, например, в случае утраты трудовой книжки.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, справку (или выписку) о стаже работы для работающего сотрудника должны делать в архиве или в отделе кадров? Если приказы по личному составу за старые годы переданы в архив, но документы по сотруднику находятся в ОК, кто должен делать эту справку для Пенсионного фонда — архив или ОК?

Здравствуйте! Все справки для работающих сотрудников о стаже работы оформляет кадровая служба.

Добрый вечер!

Подскажите, мне необходимо запросить архивную справку формы 9 из другого города моей мамы и бабушки, есть ли какой нибудь образец бланка?

Здравствуйте! Образца нет. Такой запрос составляет в произвольной форме. Главное, указать полный адрес запрашиваемого жилого помещения, ФИО, в том числе девичьи, период (годы) прописанных в помещении.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить справку в пенсионный отдел на сотрудника об отсутствии его данных в архиве учреждения для оформления на пенсию

Здравствуйте! Не понятно, почему данные отсутствуют, если работник у вас работает? Если документы переданы в какой-то архив, укажите об этом в ответе на запрос пенсионного фонда, если утрачены, так и напишите.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.39MB/0.00089 sec