Рейтинг@Mail.ru

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Помещено в тему: Образцы актов

Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии, куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.


 

Закрытое акционерное общество                                                                   УТВЕРЖДАЮ
             «Милашка»                                                                                      Генеральный директор
                                                                                                                    ЗАО «Милашка»
                                                                                                                               В.Д. Болдашкин
                 АКТ                                                                                              02.11.2012
 02.11.2012         № 1
          г. Краснодар

Пример оформления акта приема-передачи архивных документов

1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы 1 42
2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год 1 23
3 Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы 1 29
4 Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год 1 16

Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.

Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  • дело фонда,
  • книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);
  • журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  • металлическая печать «Архив».

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  • стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
  • стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
  • 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
  • машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  • гигрометр психрометрический ВИТ-2.

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передала                                                                                                                 О.Г. Стефаницкая

Приняла                                                                                                                   С.Н. Черкинзон

Председатель комиссии                                                                                             Л.Б. Богомолова

Члены комиссии                                                                                                        М.С. Олешко
                                                                                                                                В.И. Якина

 
Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат. Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата. Это нормально.

В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

Здесь можно посмотреть установленную форму акта приема-передачи архива.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 8 комментариев

Здравствуйте подскажите пожалуйста приступаю к работе в суде, буду заниматься и архивом, но мне его никто не передает по акту-передачи архива. Как быть, что написать в акте, что принимаю по факту, т.к документы не упорядочены номенклатурой. Ни описей, ни паспорта архива нет.

Здравствуйте! В Вашей ситуации надо все же настоять на приеме дел по акту, в судах ведется строгий учет дел, утрата документов грозит серьёзными последствиями. Надо образовать комиссию, составить акт (приложение 48 «Основных правил работы архивов организаций»), включив в него все описи и другие учетные документы архива.

Добрый день подскажите пожалуйста ссылку на нормативный документ в котором говорится о том, что подпись должна быть на обратной стороне акта или какого-то письма, а не на отдельном листе

Здравствуйте! Подпись должностного лица на документе располагается после текста через 2-3 межстрочных интервала. Никогда не слышала об оформлении подписи на отдельном листе.

Здравствуйте! Назначена ответственной за архив. Подскажите, пожалуйста, как оформить акт о приеме архива, если ответственного за архив не было. Документации никакой не велось. Архив — склад бумаг.

Здравствуйте! В таком случае акт не оформляется.

Здравствуйте.

Как оформляется передача технического архива структурного подразделения при ликвидации этого подразделения?

Здравствуйте! При ликвидации структурного подразделения все документы, в том числе научно-техническая документация, передаются в ведомственный архив организации по сдаточным описям. Отдельно составляются описи на научно-техническую документацию, документы общего делопроизводства (постоянного и временного сроков хранения).



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.38MB/0.00095 sec